ARBEJDERNES BOLIGSELSKAB I GLADSAXE Søborg, den 22. juni 2017 JLS/gj ORGANISATIONSBESTYRELSEN REFERAT fra ordinært møde torsdag den 15. juni 2017 kl. 17.00 i selskabets administration, mødelokalet, Høje Gladsaxe Torv 2 B, 2. sal. Til stede: Ryno Scheil, Palle Nielsen, Majbrit Jørming, Finn Sørensen, Carsten Petersen, Lars Ulrik Hansen, Erik Bengtsson, Johnny Vilhelmsen, Michael Kristensen, Anne Schiøler Administrationen: Lone Larsen, Henning Juul Hovmand, Jesper Loose Smith Afbud: Flemming Larsen, Alice Christiansen, Kjell Hansen Åben del Sag 9011 Godkendelse af referat Sag 9012 Revisionsprotokol Sag 9013 De før mødet udsendte skrivelser Sag 9014 Udlejningsforhold Sag 9015 Afdelingsrapporter og driftsspørgsmål Sag 9016 Støtte til visse boligafdelinger Sag 9017 Styringsdialog 2017 Sag 9018 Afdelingens budgetter 2017/18 Sag 9019 Bemyndigelse for juli måned 2017 Sag 9020 Skoleparken 1 renoveringssag / helhedsplan Sag 9021 Effektiviseringspotentialer Sag 9022 Orientering fra administrationen Sag 9023 Kredsudvalget Sag 9024 Fritidsudvalget Sag 9025 BL orientering Sag 9026 Eventuelt Sag 9027 Næste møde Sag 9028 Øvrige datoer Lukket del Sag 9029 Eventuelle sager til behandling
Åben del 9011 Godkendelse af referater B-sag a. Referat fra ordinært bestyrelsesmøde Referat fra ordinært bestyrelsesmøde den 18. maj 2017 er udsendt via mail den 24. maj 2017. 9012 Revisionsprotokol E-sag Revisionsprotokollatet af 23. februar 2017 vedrørende regnskabet for 2015/16, siderne 653 670 er godkendt på bestyrelsesmødet den 23. februar 2017. 9013 De før mødet udsendte skrivelser E-sag Ingen udsendelser. 9014 Udlejningsforhold a. Bytning E-sag Med henvisning til behandling på Organisationsbestyrelsens møde 18. maj 2017, hvor der var en dialog herom, og hvor det fortsat er selskabets holdning, at det skal være så let som muligt at bytte dog skal der være en opstramning omkring overtagelseserklæringer ved misligholdelse. en på mødet blev, at selskabets holdning fastholdes dog med den tilføjelse, at inden bytningen godkendes, skal varmemesterkontoret bekræfte, at lejemålet er besigtiget, og at der ingen misligholdelse er. 2
Med dagsordenen udsendtes udkast til tilrettet bytteskema, hvor dette var indarbejdet. På mødet var der en yderligere orientering og dialog herom. 9015 Afdelingsrapporter og driftsspørgsmål a. Afdeling 04 Hyrdeparken Husorden B-sag Husorden for afdeling 04 Hyrdeparken med de ændringer der vedtoges på afdelingsmødet den 18. maj 2017 udsendtes med dagsordenen til bestyrelsen med indstilling om godkendelse. Ændringerne var markeret i margen. b. Afdeling 04 Hyrdeparken Kollektiv råderet B-sag På afdelingsmødet den 18. maj 2017 godkendte beboerne at forhøje beløbet fra 60.000 kr. til det maksimale beløb på 100.000 kr. til udskiftning af køkkener (kollektiv råderet), hvilket er standard for selskabet. Ved maksimal låneoptagelse på 100.000 kr. vil tillægsleje, finansieret over 15 år udgøre ca. 780 kr. pr. måned. c. Afdeling 10 Tinghøjparken Husorden B-sag Husorden for afdeling 10 Tinghøjparken med de ændringer der vedtoges på afdelingsmødet den 8. maj 2017 udsendtes med dagsordenen til bestyrelsen med indstilling om godkendelse. Ændringer var markeret i margen. d. Afdeling 10 Tinghøjparken Vedligeholdelsesreglement B-sag Tillæg til gældende vedligeholdelsesreglement for afdeling 10 Tinghøjparken med de ændringer der vedtoges på afdelingsmødet den 8. maj 2017 udsendtes med dagsordenen til bestyrelsen med indstilling om godkendelse. Ændringer var markeret i margen. Godkendt, 3
e. Afdeling 10 Tinghøjparken Råderetskatalog B-sag Råderetskatalog for afdeling 10 Tinghøjparken med de ændringer der vedtoges på afdelingsmødet den 8. maj 2017 udsendtes med dagsordenen til bestyrelsen med indstilling om godkendelse. Ændringer var markeret i margen. f. Afdeling 18 Kildeparken 1 Husorden B-sag Husorden for afdeling 18 Kildeparken 1 med de ændringer der vedtoges på afdelingsmødet den 16. maj 2017 udsendtes med dagsordenen til bestyrelsen med indstilling om godkendelse. Ændringerne var markeret i margen. g. Afdeling 22 Torveparken Husorden B-sag Husorden for afdeling 22 Torveparken med de ændringer der vedtoges på afdelingsmødet den 24. april 2017 udsendtes med dagsordenen til bestyrelsen med indstilling om godkendelse. Ændringerne var markeret i margen. h. Afdeling 24 Pileparken 7 Husorden B-sag Husorden for afdeling 24 Pileparken 7 med de ændringer der vedtoges på afdelingsmødet den 8. maj 2017 udsendtes med dagsordenen til bestyrelsen med indstilling om godkendelse. Ændringerne var markeret i margen. i. Afdeling 26 Toftegården Råderetskatalog B-sag Råderetskatalog for afdeling 26 Toftegården med de ændringer der vedtoges på afdelingsmødet den 15. maj 2017 udsendtes med dagsordenen til bestyrelsen med indstilling om godkendelse. Ændringer var markeret i margen. 4
j. Afdeling 31 Kiplingeparken Husorden B-sag Husorden for afdeling 31 Kiplingeparken med de ændringer der vedtoges på afdelingsmødet den 20. april 2017 udsendtes med dagsordenen til bestyrelsen med indstilling om godkendelse. Ændringer var markeret i margen. k. Afdeling 31 Kiplingeparken Vedligeholdelsesreglement B-sag Tillæg til gældende vedligeholdelsesreglement for afdeling 31 Kiplingeparken med de ændringer der vedtoges på afdelingsmødet den 20. april 2017 udsendtes med dagsordenen til bestyrelsen med indstilling om godkendelse. Ændringer var markeret i margen. l. Afdeling 34 Kildeparken 4 Husorden B-sag Husorden for afdeling 34 Kildeparken 4 med de ændringer der vedtoges på afdelingsmødet den 29. maj 2017 udsendtes med dagsordenen til bestyrelsen med indstilling om godkendelse. Ændringer var markeret i margen. m. Afdeling 35 Kagsåvej Kollektiv råderet B-sag På afdelingsmødet den 10. maj 2017 godkendte beboerne udskiftning af badeværelser og køkkener i forbindelse med flytning (kollektiv råderet). Badeværelse Budget for udskiftning af badeværelse, håndværkerudgifter alt inkl. Lånebeløb inkl. administration/diverse omkostninger (5.000 kr.) 100.000 kr. 105.000 kr. Ved låneoptagelse af 105.000 kr. over 15 år er det månedlige lejetillæg ca. 825 kr. som tillægges det enkelte lejemål. Køkken Budget for udskiftning af køkken, håndværkerudgifter alt inkl. Lånebeløb inkl. administration/diverse omkostninger (5.000 kr.) 75.000 kr. 80.000 kr. Ved låneoptagelse af 80.000 kr. over 15 år er det månedlige lejetillæg ca. 610 kr. som tillægges det enkelte lejemål. 5
n. Letbanen ekspropriation E-sag Der henvises til orientering herom på Organisationsbestyrelsesmøde 23. februar 2017, hvor der var vedlagt et bilag Baggrund for og håndtering af ekspropriation. Jf. udsendte brev fra Kommissarius, var der den 6. og 7. juni 2017 besigtigelsesforretning, der kan beskrives, som en afklaring af de tekniske udfordringer der kommer i forbindelse med en ekspropriation. Til besigtigelsesforretningen var letbanestrækningen pyntet i gule og grønne flag. De gule flag markerer permanent ekspropriation, mens de grønne flag markerer midlertidig ekspropriation f.eks. til byggeplads. På mødet blev der givet en yderligere orientering herom. o. Afdeling 39 Moseparken Husorden B-sag Husorden for afdeling 39 Moseparken med de ændringer der vedtoges på afdelingsmødet den 31. maj 2017 udleveredes til bestyrelsen på mødet med indstilling om godkendelse. Ændringerne var markeret i margen. 9016 Støtte til visse boligafdelinger B-sag Ingen sager til behandling. 9017 Styringsdialog 2017 E-sag Styringsdialogmødet blev afholdt den 8. juni 2017. Dagsordenen herfor blev udsendt med dagsordenen. 6
På mødet var der en kort orientering herom og der henvises til det kommende referat og aftale. 9018 Afdelingens budgetter 2017/18 B-sag I april og maj måned 2017 er der på de ordinære (obligatoriske) afdelingsmøder sket behandling af afdelingens budgetter for 2017/18 (pr. 01.10.2017 30.09.2018). Oversigt med angivelse af dato for afdelingsmøder, godkendelsesforhold samt lejereguleringsprocent og oversigt over gældende etage m² pris pr. 01.10.2017 udsendtes med dagsordenen. Bemærk, at omkring 2/3 af afdelingerne ikke har huslejestigning. Der er ikke valgt afdelingsbestyrelse i: Afdeling 34 Stationsparkens Børneinstitution Afdeling 06 Hulegårdsparken Afdeling 40 Buddinge Mølle Organisationsbestyrelsen er derfor afdelingsbestyrelse i disse tilfælde. Der har i henhold til gældende vedtægter været afholdt afdelingsmøde i afdeling 06 Hulegårdsparken og afdeling 40 Buddinge Mølle. På afdelingsmødet for afdeling 06 Hulegårdsparken og afdeling 40 Buddinge Mølle, foretoges godkendelse af budgetter. Alle afdelingsbudgetter er godkendt på de respektive afdelingsmøder, og eneste ikke godkendte afdelingsbudget er således budgettet for afdelingen 34 Stationsparkens Børneinstitution. Det indstilles således, at * budgetforslag 2017/18 for afdeling 34 Stationsparkens Børneinstitution godkendes samt * at øvrige afdelingsbudgetter som vedtaget på ordinære obligatoriske afdelingsmøder i april/maj 2017 ligeledes godkendes. 7
Indstilling om godkendelse af budgetforslag 2017/18 for afdeling 34 Stationsparkens Børneinstitution fulgtes. Endvidere fulgtes indstillingen om godkendelse af budgetter for 2017/18 for selskabets øvrige afdelinger, således som vedtaget på ordinære obligatoriske afdelingsmøder i april/maj 2017. 9019 Bemyndigelse for juli måned 2017 B-sag Der afholdes ikke bestyrelsesmøde i juli måned 2017, og under henvisning hertil anmodes der om bemyndigelse til formand og næstformand til at træffe beslutninger for selskabet i juli måned 2017. Bemyndigelse blev givet. 9020 Skoleparken 1 renoveringssag / helhedsplan E-sag Der henvises til referat fra Organisationsbestyrelsens møde den 18. maj 2017, hvor status på sagen var beskrevet i nyhedsbrev 15. Denne er fortsat gældende. Der har været afholdt kommunalt borgermøde om lokalplanen den 31. maj 2017. På mødet var der en kort orientering herom. 9021 Effektiviseringspotentialer B-sag Der henvises til referat fra Organisationsbestyrelsens møde den 27. april 2017, hvor der var enighed om at besparelsesmålet er 12,5 mio. kr., svarende til selskabets andel af det samlede mål for den almene sektor på 1,5 mia. kr. Der var også enighed om, at 8
følgegruppen skal arbejde videre med effektiviseringspotentialerne omkring indkøb og overblik over arbejdsplaner i den decentrale drift, og at følgegruppen fremkommer med et oplæg til arbejdet hermed, som godkendes på Organisationsbestyrelsesmødet 15. juni 2017. Herudover var der enighed om at administrationen arbejder videre med besparelsespotentialet omkring funktionærboliger. Administrationen har udarbejdet et oplæg til handlingsplan og denne har været behandlet på følgegruppemødet den 8. juni 2017. Tilrettet handlingsplan udsendtes med dagsordenen til endelig godkendelse. På mødet var der en gennemgang af handlingsplanen og en dialog herom. Der var tilslutning til at følge følgegruppens anbefaling om at arbejde videre ud fra handlingsplanen. Herudover var der en kort orientering om status på besparelsespotentialet omkring funktionærboliger. 9022 Orientering fra administrationen Referat fra møde i Virksomhedsnævnet den 17. maj 2017 O-sag Til orientering udsendtes med dagsordenen referat fra mødet i Virksomhedsnævnet den 17. maj 2017. 9023 Kredsudvalget a. Møder E-sag Seneste møde i udvalget er afholdt den 1. juni 2017. Referat herfra blev udleveret på mødet. Der henvises til oplysningen om at pjecerne Nøglen til beboerdemokratiet og Velkommen til fællesskabet uddeles til alle beboerne sammen med BoligBladet i oktober 2017, hvorefter det også udleveres til alle ny indflyttere i indflytningsmaterialet. 9
Næste ordinære møde afholdes 21. september 2017, hvor der jf. referatet afholdes workshop om de næste punkter i fremtidssikring af beboerdemokratiet. Det er besluttet, at afdelingsbestyrelseskonferencen afholdes lørdag den 28. oktober 2017, hvor emnerne er det videre arbejde med fremtidssikring af beboerdemokratiet optimering af afdelingsmødet og kommunikation samt effektiviseringsmuligheder oplæg fra andre beboerdemokrater. 9024 Fritidsudvalget a. Møder og referater E-sag Seneste møde i udvalget har været afholdt den 29. maj 2017. Referat herfra udsendes når det foreligger. Næste møde afholdes efter nærmere aftale. 9025 BL orientering E-sag Udsendt via mail den 31. maj 2017 * BL informerer nr. 10 af den 30. maj 2017 vedrørende Tilmelding til imageskabende TV-program * BL informerer nr. 11 af den 30. maj 2017 vedrørende Hasteindgreb mod solceller Ikke udsendt * BL informerer nr. 12 af den 30. maj 2017 vedrørende Arbejdsskade grundet hudkræft og arbejdsgiveransvar * BL informerer nr. 13 af den 31. maj 2017 vedrørende Almene fagpriser 2017 * BL informerer nr. 14 af den 31. maj 2017 vedrørende Ændring af støttebekendtgørelsen vedrørende hårde hvidevarer 10
BL-politik Udsendt via mail den 31. maj 2017 * BL-politik nr. 8 Fælles front imod stærkt forhøjet grundkapital Udsendt via mail den 6. juni 2017 * BL-politik nr. 9 Grundkapitalen forbliver på 10 pct. frem til og med 2018 9026 Eventuelt O-sag På mødet var der en kort dialog om beboerundersøgelsen med kommentarer, hvor afdelingsbestyrelsen for Mølleparken 1 arbejder på nogle overordnede svar til deres beboer herpå. Denne udsendes til alle afdelingsbestyrelser som inspiration. 9027 Næste møde O-sag a. Ordinært bestyrelsesmøde Næste ordinære bestyrelsesmøde afholdes torsdag den 24. august 2017. 11
9028 Øvrige datoer O-sag Dato for offentliggørelse af dagsorden (udsendelsesdato) Dagsorden for bestyrelsesmøde den 15. juni 2017 udsendes den 8. juni 2017. Eventuelle bemærkninger til referatet Referat fra bestyrelsesmøde den 15. juni 2017 udsendes den 22. juni 2017 og eventuelle bemærkninger skal være administrationen i hænde senest den 29. juni 2017. Offentliggørelse af referat Referatet offentliggøres den 30. juni 2017. 12
Lukket del 9029 Eventuelle sager til behandling E-sag Ingen sager til behandling. 13
Igangværende sager status Best. Adm. Afd-best. Repr. GK. Udvalg Afsluttet Skoleparken 1 Triumfvej 47 Byggeregnskab x x x Funktionærbolig x Indskudslån x 14