Børnehjælpsdagens Kommunikationsstrategi www.bhd.dk
Formål Formålet med kommunikationsstrategien at skabe en stærk, unik profil for Børnehjælpsdagen, der sammentænker, koordinerer og styrer Børnehjælpsdagens interne og eksterne kommunikation. Mere specifikt er formålet at danne en platform, der indbefatter vores fælles mål, så vi er bedre rustet til og står stærkere på et konkurrencedygtigt marked, hvor der kommer stadig flere hjælpeorganisationer til.
SWOT analyse For at kunne lave en fyldestgørende kommunikationsstrategi, der skærper vores profil og rammer plet hos vores målgrupper, er det vigtigt at kigge nærmere på organisations styrker og svagheder, udefrakommende trusler og muligheder.
Strategisk mål Strategiske mål Det strategiske mål med kommunikationen er at øge Børnehjælpsdagens synlighed. Kendskab Denne synlighed skal sikre, at omverdenen får større kendskab til organisationens konkrete arbejde og formål. Handling Synligheden skal sikre handling dvs. at de relevante målgrupper i stigende grad skal/vil støtte Børnehjælpsdagens aktiviteter økonomisk eller gøre brug af vores aktiviteter, tilbud og viden.
God kommunikation Børnehjælpsdagen kommunikationsaktiviteter er baseret på en række kerneværdier, som skaber grundlag for god kommunikation. Værdierne gælder uanset hvilke målgrupper, vi kommunikerer til eller i hvilken forbindelse. Anvendelig Troværdig Tilgængelig
Kerneværdier Anvendelighed Vi skal være tydelige i vores kommunikation. Det er vores budskaber, men de skal tage udgangspunkt i målgruppens behov, situation og tale et sprog, som målgruppen forstår. Kommunikationen skal være målrettet og brugbar nærværende og relevant. Troværdighed Vores kommunikation skal være troværdig. Vi skal have dokumentation for vores udtalelser og viden og sikre, at omverdenen har tillid til vores informationer. Troværdigheden bygger på en høj faglighed, professionalisme og gensidig dialog med de målgrupper, som vi arbejder med. Tilgængelighed Det skal være let at få adgang til information om Børnehjælpsdagen og organisationens aktiviteter. Målgrupperne skal selv kunne finde relevante informationer f.eks. på vores hjemmeside. Ved personlige henvendelser, skal vi yde hurtig og effektiv service.
Principper For at opnå vores strategiske mål skal vi arbejde ud fra en række principper samt en differentieret kommunikation og et medievalg, der er afstemt i forhold til målgruppens behov og forudsætninger. De 5 principper 1. Ledelse og medarbejdere har et fælles ansvar for at skabe god kommunikation. 2. En god intern kommunikation er en forudsætning for en god ekstern kommunikation. 3. Kommunikationen skal være konsistent, selvom den er tilpasset forskellige målgrupper. 4. Kommunikation indgår i enhver aktivitet. 5. Den gode relation frem for den gode historie.
Et fælles ansvar Ledelse og medarbejdere har et fælles ansvar for at skabe god kommunikation Alle ansatte har et fælles ansvar for at profilere Børnehjælpsdagen samt skabe god kommunikation, intern som eksternt og dermed efterleve de fastsatte kommunikationsværdier og principper. Ledelsen har i samarbejde med kommunikationsafdelingen det overordnede ansvar for, at formidlingen af Børnehjælpsdagens arbejde sker i overensstemmelse med kerneværdierne og principperne for god kommunikation. Ledelsen har ansvar for, at medarbejderne er bekendt med Børnehjælpsdagens overordnede mål, visioner og ressourcemæssige rammer samt de organisatoriske beslutninger, der har konsekvenser for medarbejdernes daglige arbejde og dermed for kommunikationen. Medarbejdere i Børnehjælpsdagen har et ansvar for at opsøge de informationer, der er relevante for deres arbejde. Medarbejderne skal tage medansvar, når deres arbejdsopgaver/resultater skal omtales eller kommunikeres ud til omverdenen.
Intern vs. ekstern kommunikation En god intern kommunikation er en forudsætning for en god ekstern kommunikation Når den interne kommunikation fungerer, kan medarbejdere og ledelse kommunikere optimalt med omverdenen. God intern kommunikation skaber engagement, ansvarlighed og arbejdsglæde og sikrer, at medarbejderne er klædt på i deres funktion som ambassadører for Børnehjælpsdagen. Viden og information skal deles på tværs af organisationen, og alle medarbejdere skal have nem adgang til alle relevante informationer, der er afgørende for deres arbejdsområde og -opgaver. Det er ledelsens og kommunikationsafdelingens ansvar at skabe rammer, der sikrer, at medarbejderne kan tilegne sig relevant viden.
Konsistent kommunikation Kommunikationen skal være konsistent, selvom den er tilpasset forskellige målgrupper Selvom Børnehjælpsdagen har kontakt med mange forskellige målgrupper, så skal grundlæggende elementer i kommunikationen være konsistente. Det skal sikre, at organisationen fremstår professionel og med en rød tråd igennem alle aktiviteter. Børnehjælpsdagens visuelle identitet skal overholdes på baggrund af gældende retningslinjer i f.eks. designmanual (brug af logo, skrifttyper, brevskabeloner, farvekoder mv.). Omtale af Børnehjælpsdagen skal ske i overensstemmelse med organisationens gældende vision og værdier samt gældende informationskit og pressepolitik. Officielt informationsmateriale (flyers, annoncer, plakater mv.) og brug af Børnehjælpsdagens logo skal altid godkendes af den marketingsansvarlige i organisationen.
Altid kommunikation Kommunikation indgår i enhver aktivitet Ethvert projekt eller aktivitet medfører et behov for kommunikation, f.eks. marketing eller presse. Det er i den forbindelse væsentlig at vurdere kommunikationen, inden projektet eller aktiviteten bliver godkendt/søsat. Hvem er modtager af kommunikationen samt hvornår og hvordan skal kommunikationen eksekveres? Det er vigtigt, at kommunikationen altid har et klart formål, et entydigt budskab og er afstemt i forhold til målgruppen. I alle kampagner og større projekter skal indgå en kommunikationsplan med fokus på målgruppens behov og de mulige informationskanaler. Planen skal ligeledes skitsere de aktuelle ressourcer, så afkastet af kommunikationen er afstemt i forhold til ønskede mål og forventninger, f.eks. fra sponsorer.
Den gode relation Den gode relation frem for den gode historie Kommunikationen i Børnehjælpsdagen tager ofte udgangspunkt i de anbragte børn og unge, som er vores primære målgruppe. Disse børn og unge befinder sig ofte i en sårbar og udsat position. Dét skal vi respektere og tage meget alvorligt. Uanset målet med den strategiske og lavpraktiske kommunikation, skal vi til enhver tid bestræbe, at børnene og de unge samt de voksne omkring dem får en positiv oplevelse. Den gode relation er altid at vælge frem for den gode historie. Ønsker vi at involvere anbragte børn og unge direkte i vores kommunikationstiltag kræver det nøje, etiske overvejelser og et tæt samarbejde med institutioner, plejefamilier, forvaltning mv. Dette princip er i praksis gældende for alle målgrupper, som vi har kontakt til men er i tilfældet med de anbragte børn og unge ekstraordinært vigtigt.
Målgrupper Interne målgrupper Personale Ledelse Bestyrelse Protektor Ambassadører Frivillige Udvalgsmedlemmer Eksterne målgrupper Anbragte børn (AB) Døgninstitutioner, opholdssteder mv. (AB) Plejefamilier, kommuner (AB) Foreninger og sportsklubber (lotterier) Skoleklasser (lotterier) Kræmmere Samarbejdspartnere og sponsorer Journalister (pressen) Private donorer I mange tilfælde er der tale om, at en målgruppe både kan være nuværende eller kommende og det stiller også krav til kommunikationen. F.eks. kan der være tale om at fastholde en nuværende forening, som lotterisælger eller at rekruttere en forening, som kommende lotterisælger.
Aktuelle kanaler/redskaber Interne kommunikationskanaler og -redskaber (aktuelle) www.bhd.dk Nyhedsbrev Aktivitetsoversigt Designmanual Pressepolitik Personale håndbog Info-kit til frivillige Fælles månedsmøder Individuelle månedsmøder Ugemøder Outlook (mail, kalender mv.) Eksterne kommunikationskanaler og -redskaber (aktuelle) www.bhd.dk Nyhedsbrev Facebook Internettet generelt Mail (udsendelse) Informationskit (generel) Diverse foldere om sagen og aktiviteter Annoncer, bannere og anden markedføring Pressens medier (aviser, tv, radio mv.) Ambassadører (kendte, frivillige, talspersoner) Mødeindlæg Events (med standmateriale mv.)
Indsatsområder For at nå vores strategiske mål om at øge Børnehjælpsdagens synlighed lægger vi vægt på en række indsatsområder, hvor vi løbende og strategisk vil styrke kommunikationen, både internt og eksternt. I den forbindelse skal vi indtænke SWOTanalysens resultater, så vi udnytter vores styrker i kommunikationen og forholder os til vores svagheder. Indsatsområder i det/de kommende år Intern og ekstern kommunikation Optimere en række af de nuværende kanaler/redskaber. Lancere nye kanaler/redskaber. Aktiviteter Øge kommunikationsindsatsen i forhold til en række af Børnehjælpsdagens faste aktiviteter. Nye projekter/events med fokus på privat donation/ fundraising og/eller synlighed Strategi- og handlingsplan Kommunikationsindsatsen på de forskellige områder bliver konkretiseret, særskilt, i en strategiplan og en handlingsplan, hvor mål og ressourcer ligeledes er anført. Strategi- og handlingsplanen er et værdifuld redskab i det daglige arbejde, og beskriver en tidsperiode på mellem 1-3 år.
Kreditering Foto-kreditering Jakob Mark: Kampagnefoto (side 1 og 3), ABB aktivitetsbesøg 2011 (side 4 og 10), Børn Cykler for Børn 2011 (side 4, 5 og 10) Ditte Chemnitz (Jakob Mark): Julefest Aalborg 2011 (side 2 0g 6) Kim Agersten: Julefest Roskilde 2011 (side 2 og 8), Riddermarked 2011 (side 9), Zoologisk Have 2011 (side 11), Drømmebanken 2012 (side 12) Merethe S. Raundahl: ABB BMX-dag 2011 (side 5) Jonas Kunzendorf: Børnenes IT-Fond 2011 (side 7) Nils Lund Pedersen: Børnenes IT-Fond 2011 (side 8) Ida Lissau Jacobsen: Drømmebanken 2012 (side 9) Kommunikationsstrategien er udarbejdet af Stine Enevold marketing- og informationsansvarlig, Børnehjælpsdagen Sylvia Emilia Blazejowski presseansvarlig, Børnehjælpsdagen Oprindelig version : 1. april 2011 Revideret version: 1. juni 2012 (aktuel) Design og grafisk opsætning Lisbet Skovbo Olsen grafisk designer, Børnehjælpsdagen Jann Wagner: Drømmebanken 2011 (side 12) Privat: Drømmebanken 2011 (side 6), Lillebror Lotteriet 2011 (side 7), Konfirmation 2012 (side 11)