AlmenHæfte A 2. Helhedsplanlægning og myndighedssamarbejde. Fundamentet for fremtidssikringen

AlmenHæfte A 2 Helhedsplanlægning og myndighedssamarbejde 1 Fundamentet for fremtidssikringen

Indhold 1 1 2 3 4 5 6 7 Helhedsplanen er fundamentet for fremtidssikringen... 4 Helhedsplanens fire faser:... 6 Fase 1: Status og forberedelse... 9 Fase 2: Idéudvikling beboerne kan inddrages... 12 Fase 3: Projektforslag ønskerne prioriteres... 14 Fase 4: Vurdering og godkendelse... 16 Henvisninger... 18 2

Forord AlmenNet er et udviklingssamarbejde mellem 1 almene boligorganisationer og deres samarbejdspartnere, som har til formål at udvikle og støtte 1 fremtidssikringen af almene bebyggelser. Det sker ved at udvikle vejledninger og værktøjer samt ved at udvikle kurser og workshops, som kan opkvalificere de almene boligorganisationer og deres projektledere til at håndtere opgaven. AlmenNet blev i 200 igangsat som et partnerskab mellem Landsbyggefonden og Realdania, og Realdania har finansieret udviklingen frem til 2008. Herefter overgår AlmenNet til en selvstændig udviklingsforening, hvor udviklingsorienterede boligorganisationer overtager ansvaret. Dette hæfte indgår i en serie på fire som tilsammen dækker den indledende analyse, planlægnings og beslutningsproces frem til skema A. Sammen med de tilhørende vejledninger og værktøjer skal de bidrage til et konstruktivt samarbejde mellem beboere, afdelinger, myndigheder og byggeparter om at fremtidssikre de almene bebyggelser. God arbejdslyst! 3

Helhedsplanen er fundamentet for fremtidssikringen 1 Der kan være hjælp at hente hos Landsbyggefonden, når almene boligafdelinger skal renoveres og fremtidssikres. Den såkaldte Renoveringsstøtteordning giver mulighed for at søge om støttede lån til renovering og modernisering, som kan være med til at gøre afdelingen attraktiv i det lokale boligmarked og skabe grundlag for en bred og varieret beboersammensætning. For at ansøgningen kan komme i betragtning, stiller Landsbyggefonden imidlertid et ufravigeligt krav: Der skal være uarbejdet en helhedsplan for udviklingen af boligafdelingen. Grundlaget for samarbejde, støtte og gennemførelse Helhedsplanen er krumtappen i ethvert fornyelsesprojekt, når eksisterende almene bebyggelser skal fremtidssikres. Den er grundlaget for boligafdelingens samarbejde med kommunen og for ansøgning om støtte hos Landsbyggefonden. Uanset om der er tale om en gennemgribende fornyelse eller om en mere begrænset renovering eller genopretning, skal der laves en helhedsplan som grundlag for detailplanlægning, beslutninger og projektledelse. Gennem hele forløbet, fra start til slut, udgør Helhedsplanen den samlende ramme for afdelingens fremtidssikring. En plan for det hele Helhedsplanen skal ikke bare handle om de påtænkte bygningsmæssige forbedringer. Den skal også forholde sig til beboersammensætningen, de økonomiske aspekter ved fremtidssikringen og om der er behov for boligsociale indsatser. Ideelt set skal helhedsplanen forholde sig til alle de udfordringer, der knytter sig til afdelingens fremtidige konkurrenceevne på det lokale boligmarked.

Planen skal være et praktisk redskab gennem hele processen. Den skal opstille klare og forståelige mål med fremtidssikringen og beskrive en strategi for, hvordan man vil komme derhen. 1 5

Helhedsplanlægningens fire faser 2 At udarbejde en helhedsplan er med andre ord en stor og udfordrende opgave. Det kan samtidig være en langvarig proces, hvor der er behov for en omhyggelig styring og opfølgning. Den gennemføres typisk i fire faser. Hver fase har sine klare udfordringer og ønsker om lige så konkrete endemål. A2 HELHEDSPLANLÆGNING OG MYNDIGHEDSSAMARBEJDE I dette AlmenHæfte kan du læse om de forskellige faser og opgaver, som helhedsplanlægningen vil omfatte og de resultater, som skal nås. Hæftet er skrevet som en orientering til forretningsførere, medarbejdere og afdelingsog organisationsbestyrelser i almene boligafdelinger, som skal i gang med at udarbejde en helhedsplan. For de projektledere og medarbejdere og deres rådgivere som sammen med styregruppen for helhedsplanlægningen skal løse opgaven med at udarbejde helhedsplanen, er der udarbejdet en vejledning, der grundigt gennemgår de forskellige faser og anviser værktøjer, som kan støtte dem i opgaven. Foreløbig helhedsplan Endelig helheds- plan Idékatalog Godkendt helhedsplan STATUS OG FOR- BEREDELSE IDÉ- UDVIKLING PROJEKT- FORSLAG VURDERING OG GODKENDELSE 6 Almen- Vejledning A2 Almen- Hæfte A2

FIGUR 1 PROCESSEN FOR ARBEJDET MED HELHEDSPLANEN Fase Deltagere Milepæle Anslået tid 2 1 STATUS OG FORBERE- DELSE Styregruppen Rådgivere Overblik over afdelingens situation Plan for organisation og proces Den forløbige helhedsplan 1-2 år (inkl. ventetid) IDÉ- 2 UDVIKLING Styregruppen Rådgivere Beboere Idékatalog med alle ønsker, gerne grupperet Ca. 1 år (inkl. ventetid) PROJEKT- 3 FORSLAG Styregruppen Rådgivere Arbejdsgruppe (nedsat af beboerne) Den endelige helhedsplan 1/2-1 år (inkl. ventetid) 4 VURDE- RING OG GODKEN- DELSE Styregruppen Rådgivere Arbejdsgruppe Beboere Afstemning og godkendelse af den endelige helhedsplan, inkl. økonomi 2 mdr. (inkl. ventetid) 7

3 8

Fase 1: Status og forberedelse - Den foreløbige helhedsplan I løbet af denne indledende fase skal man nå frem til to ting: Et nøgternt overblik over situationen og udgangspunktet og en vision for, hvor man vil hen. 3 Visionen er vigtig. Når man skaber et klart billede af, hvor man vil hen, bliver det også lettere at se, hvad der skal til, for at man kan komme derhen. En konkret vision gør målet med fremtidssikringen nemmere at kommunikere. Og når alle har en fælles forståelse, er der også større chancer for, at målet kan nås. En nøgtern bedømmelse af udgangspunktet er afgørende for et godt planlægningsarbejde herunder også for et konstruktivt samarbejde med kommune og Landsbyggefond. Et solidt beslutningsgrundlag kan man opnå ved at gennemføre en systematisk fremtidsanalyse. Læs mere om det i AlmenHæfte A1. 9

3 Otte brikker til den foreløbige helhedsplan Vision og status for afdelingen samles i en foreløbig helhedsplan, som bør omfatte følgende temaer: 1. Visionen: Hvad skal fremtidssikringen føre frem til? Beskriv en realistisk drøm for afdelingens fremtidige udvikling. 2. Omverdenen, byen og nærområdet: Afdelingens status i det lokale boligmarked. Hvilke problemer skal tackles (den bymæssige sammenhæng, dårligt image, stort gennemtræk etc.)? 3. Bebyggelsens udeområder og friarealer: Hvordan udnyttes og fungerer de? Hvilket indtryk giver de udadtil? 4. Bygningerne: Registrering af bygningernes fysiske tilstand. Hvordan opleves de udefra? 5. Boligerne: Registrering af boligernes tekniske stand. Er boligernes størrelser, brugssrum og rumfordeling tidssvarende og attraktive for nuværende og kommende beboere? Er tilgængeligheden i orden? 6. Den boligsociale side: Statistiske nøgletal for beboersammensætningen. Hvordan opleves det boligsociale miljø indefra og udefra? 7. Budget, finansiering og huslejekonsekvens: Hvad er det økonomiske grundlag for fremtidssikringen? Hvad kan huslejen bære og hvad skal der tilføres i støtte? Hvordan kan afdelingen på sigt opnå en bæredygtig økonomi? 8. Aktører og organisering af arbejdet frem til skema A: Hvordan opbygger man en handlekraftig organisering? Hvem skal inddrages i helhedsplanlægningen og hvem skal praktisk drive den igennem? 10

Med den foreløbige helhedsplan har afdelingen skabt grundlag for ansøgning og dialog med kommune og Landsbyggefond. Mange afdelinger har gode erfaringer med tidligt at indlede dette samarbejde. 3 11

Fase 2: Idéudvikling - Beboerne kan inddrages 4 Når grundlaget for fremtidssikringen er indsamlet og forhandlet på plads, er det tid at konkretisere visionen og planerne. I denne proces kan beboerne og øvrige interessenter inddrages. Målet med denne fase er at udarbejde et idékatalog med prioriterede ønsker. I denne fase tager man igen fat i de centrale temaer, som blev beskrevet i den foreløbige helhedsplan nu med de visionære og kreative briller. Alle gode ideer og forslag skal på bordet, uanset hvor fantasifulde, de er. Den endelige prioritering og valg kommer først senere. Er der gennemført en fremtidsanalyse på afdelingen, vil den også have leveret et godt input til de forskellige elementer i idéfasen: Visionen skal konkretiseres og detaljeres. Beboerne kan inddrages aktivt ved hjælp af forskellige værktøjer. Forholdet til omverdenen, byen og nærområdet tages under kritisk og konstruktiv behandling: Hvad ønsker vi at ændre på? Hvordan kommer vi derhen? Hvordan kunne vi godt tænke os bebyggelsens udearealer og friområder? Hvordan ønsker vi, at de skal tage sig ud, når man oplever bebyggelsen udefra? Hvad skal de bruges til? Hvordan kan vi forene de forskellige krav til par 12

kering, renovationsrum og cykelskure med plads til fællesaktiviteter, samvær og leg? Hvordan skabes solpladser og læ ved beplantning? I den indledende fase blev bygningerne registreret og vurderet med tekniske briller. Nu skal vi have deres kvaliteter og muligheder frem i lyset. Hvilke arkitektoniske og håndværksmæssige kvaliteter rummer de og hvordan kan de fastholdes og udvikles? Er der uudnyttede muligheder i tagetager eller lignende? Er der bygninger, der bør fjernes eller kan man tilbygge nye kvaliteter? At gøre boligerne attraktive og konkurrencedygtige er et vigtigt mål med fremtidssikringen. Det kan handle om funktionelle forbedringer af den enkelte bolig, om at sammenlægge visse boliger for at tilvejebringe et mere varieret boligudbud og om at skabe bedre tilgængelighed. Beboerne kan her inddrages i en række nøglevurderinger, som kan belyse de lokale ønsker og udmøntes i konkrete forslag. Kan boligsociale indsatser bidrage til visionen for fremtidssikringen? Landsbyggefonden har mulighed for at støtte forskellige tiltag, hvis der er boligsociale årsager til udlejningsproblemer mv. Ud fra den konkrete situation kan man sigte mod et normaliseringsperspektiv (målrettet ændring af beboersammensætningen) eller et udviklingsperspektiv, der sigter på at udnytte resurserne i den aktuelle beboermasse. Processen med beboerinddragelsen er nærmere beskrevet i AlmenHæfte A3: Beboerdemokratisk proces fra idé til godkendt skema A samt i den mere udførlige AlmenVejledning A3: Beboerdemokratisk proces fra idé til godkendt skema A. 4 13

5 1

Fase 3: Projektforslag - Ønskerne prioriteres I denne fase udarbejdes den endelige helhedsplan. De bedste løsningsforslag fra idéudviklingen prioriteres og færdigbearbejdes. Økonomien bliver her mere styrende, og det vil ofte være klogt at bruge en ekstern konsulent til at evaluere budget, finansiering og huslejeændringerne. Visionen er uændret den samme, som blev udkrystalliseret i den foregående fase. Her blev temaet om omverdenen, byen og nærområdet også udmøntet i konkrete forslag til forbedringer af udearealer, bygninger eller boliger. De bedste forslag konkretiseres og prissættes. Sideløbende vurderes det, om hele fremtidssikringen realistisk kan gennemføres på én gang eller om man skal overveje alternative strategier. Det kunne eksempelvis være at gennemføre fremtidssikringen trinvist, eller at give beboerne visse muligheder for at tilvælge eller fravælge forbedringer. En vejledning i trinvis fornyelse er under udvikling i AlmenNet og forventes udgivet i begyndelsen af 2008. 5 Tilbage bliver nu for styregruppen at prioritere forslagene til forbedring af: Udeområder og fællesarealer Bygningerne Boligerne De boligsociale forhold 15

Fase 4: Vurdering og godkendelse - Grønt lys for fornyelsen 6 I den sidste fase gennemføres en samlet vurdering og beslutning om indholdet i den endelige helhedsplan med projektforslag, budget, finansiering og huslejekonsekvenser. Resultaterne af styregruppens prioriteringer og valg skal herefter formidles ud til arbejdsgrupper, beboere og de øvrige deltagere i processen. Både for de engagerede deltagere og hos alle berørte beboere vil udfaldet af den lange planlægningsproces uvægerligt udløse både glæde og skuffelse. Hvis de negative reaktioner ikke skal blokere for det videre arbejde med fremtidssikringen, er det afgørende vigtigt, at styregruppen fremlægger sine beslutninger i et veltilrettelagt forløb, hvor der lægges stor vægt på at uddybe og forklare valg og fravalg. Der gennemføres herefter en godkendelsesproces i følgende tre trin: Beboernes godkendelse - fx på et fælles beboermøde eller ved skriftlig afstemning Kommunens godkendelse, som kan lettes ved at inddrage kommunen aktivt i helhedsplanlægningen gennem hele planprocessen Landsbyggefondens godkendelse, som normalt er uden de store problemer, hvis den løbende har fulgt sagsforløbet. 16

6 17

Henvisninger AlmenNet har i serie A - Analyser og planlægning i fase A - udgivet nedenstående hæfter og vejledninger, som gratis kan hentes fra www.almennet.dk. 7 AlmenHæfter AlmenHæfter er skrevet til forretningsførere, inspektører og afdelings- og organisationsbestyrelser samt andre med interesse i fornyelse. AlmenHæfter giver inspiration, overblik og grundlag for de overordnede beslutninger i fremtidssikringen. AlmenHæfte A: Introduktion til fremtidssikringen Hvordan man kommer i gang med analyser og planlægning AlmenHæfte A1: Fremtidsanalyse af almene boligafdelinger Din vej til fremtiden AlmenHæfte A2: Helhedsplanlægning og myndighedssamarbejde - Fundamentet for fremtidssikringen. AlmenHæfte A3: Beboerdemokratisk proces fra idé til godkendt skema A. AlmenVejledninger AlmenVejledninger er skrevet til boligorganisationer, projektledere og konsulenter, der er involveret i at styre og gennemføre fremtidssikringen. Almen Vejledninger giver støtte til det praktiske arbejde og sætter rammerne for normal god praksis i den almene sektor. AlmenVejledning A1: Fremtidsanalyse af almene boligafdelinger Din vej til fremtiden AlmenVejledning A2: Helhedsplanlægning og myndighedssamarbejde - Fundamentet for fremtidssikringen. AlmenVejledning A3: Beboerdemokratisk proces fra idé til godkendt skema A. AlmenVærktøjer Til de enkelte vejledninger er der knyttet nogle specifikke værktøjer. En opdateret oversigt findes på www.almennet.dk 18

1 Titel: Helhedsplanlægning og myndighedsbehandling Fundament for fremtidssikringens. AlmenHæfte A2 Udgave: 1. udgave Oktober 2007 Udgiver: AlmenNet, Studiestræde 50, 1554 København V, www.almennet.dk Støtte: Realdania Udarbejdet af: Poul Høegh Østergaard i samarbejde med Niels Haldor Bertelsen og arbejdsgruppen Arbejdsgruppe: Annett B. Lassen, Sille Bjørn og Jens Holck-Christensen. Projektstyregruppe: Niels Haldor Bertelsen, Erik D. Præstegaard og Bjarne Krog-Jensen. Foto og illustration: AAB, Finlandsparken, Vejle samt WITRAZ Arkitekter Grafisk design: Claus Lynggaard/Oktan Tryk: Nofoprint A/S Eftertryk i uddrag tilladt, men kun med kildeangivelsen: AlmenNet (2007). Helhedsplanlægning og myndighedssamarbejde - Fundamentet for fremtidssikringen. AlmenHæfte A2 19

1 www.almennet.dk Helhedsplanen er krumtappen i ethvert fornyelsesprojekt, når eksisterende almene bebyggelser skal fremtidssikres. I dette AlmenHæfte får du et overblik over helhedsplanlægningens fire faser og de aktiviteter, de omfatter, når man har ønsker om at boligafdelingen skal moderniseres og fremtidssikres for også fremover at fremstå som attraktiv for nuværende og kommende beboere. Hæftet henvender sig til forretningsførere, bestyrelser og medarbejdere i almene boligorganisationer, og den støtter dem i at igangsætte, styre og følge op på processen. AlmenNet er en udviklingsforening for fremtidssikring af almene bebyggelser