Redaktion & tekst Rikke Hovgaard Lorentzen Bent Ole Pedersen Kontakt Folkekirkens Nødhjælp Nørregade 13 1165 København K Telefon 33 15 28 00 1
FORORD... 3 SOM NY REGNSKABSFØRER... 4 HVAD GÅR PENGENE TIL?... 4 BANK... 4 FULDMAGT TIL BANKKONTO... 4 HVEM BESTEMMER OVER PENGENE?... 4 BUTIKKENS REVISOR... 4 ÅRLIG REVISION AF REGNSKAB... 5 DIPLOM TIL BUTIKKEN... 5 DET DAGLIGE REGNSKAB... 5 INDBETALINGER TIL FOLKEKIRKENS NØDHJÆLP... 5 GODE IDÉER... 6 INFORMATION TIL BUTIKKENS FRIVILLIGE... 6 BYTTEPENGE... 6 KASSEAPPARAT... 6 BUTIKSREGNSKAB... 7 KASSEOPGØRELSE I BUTIKKEN... 7 EKSEMPEL PÅ KASSEOPGØRELSE... 7 UDLÆG... 8 BOGFØRING AF REGNSKABET... 9 POSTERINGERNE... 9 ÅRSREGNSKAB... 10 PROCEDURE... 10 REGISTRERING AF FRIVILLIGE... 11 UDFYLDELSE AF ÅRSREGNSKABSARK... 11 ELEKTRONISK REGNSKABSFØRING... 14 BASIS-FANEN... 15 POSTERINGSARK... 15 ÅRSREGNSKAB... 15 DIAGRAMMER... 15 KASSEOPGØRELSE... 16 APPENDIKS... 17 APPENDIKS 1 EKSEMPEL PÅ KASSEOPGØRELSE... 17 APPENDIKS 2 EKSEMPEL PÅ POSTERINGSARK... 17 APPENDIKS 3 ÅRETS GANG... 17 APPENDIKS 3 ÅRETS GANG... 20 2
Forord Denne regnskabsmanual gennemgår arbejdsgange vedrørende daglig regnskabsføring, aflæggelse af årsregnskab, indbetaling af overskud samt andre relevante procedurer i Folkekirkens Nødhjælps genbrugsbutikker. Manualen indeholder også gode råd om optimering af overskud, brugen af kasseapparat og ideer til fremlæggelse af butikkens økonomi for de andre frivillige. Alle Kasseopgørelser, Posteringsark etc. i denne manual kan rekvireres på sekretariatet enten på papir eller i en elektronisk udgave. Vi vil gerne takke dig, fordi du som regnskabsfører, har besluttet dig for at bruge noget af din tid på frivilligt arbejde til fordel for verdens fattigste. Rigtig go arbejdslyst med det daglige regnskab. Hilsen Folkekirkens Nødhjælps Genbrugsgruppe 3
Som ny regnskabsfører Hvad går pengene til? Overskuddet fra Folkekirkens Nødhjælps genbrugsbutikker går til internationalt udviklingsog katastrofearbejde udført af lokale partnerorganisationer. De enkelte butikker kan ikke vælge hvilke specifikke projekter, overskuddet skal gå til. Den udvælgelse sker i Folkekirkens Nødhjælps Internationale Afdeling, der har ansvar for at fordele indsamlede midler samt monitorere brugen af dem. Bank Hver butik skal have åbnet en bankkonto i en lokal bank. Bankkontoen skal stå i Folkekirkens Nødhjælps navn, og regnskabsfører skal have fuldmagt til kontoen. Det er vigtigt at kontoudtog mv. sendes til regnskabsføreren og ikke til Folkekirkens Nødhjælp. Mange regnskabsførere vælger desuden at have en netbank-aftale knyttet til kontoen. Med regelmæssige mellemrum udbydes Folkekirkens Nødhjælps bankforretninger i licitation, så vi altid er sikre på at få de bedste renter og gebyr-priser samlet set. For øjeblikket bruger vi Danske Bank, og der er derfor lavet en særaftale med Danske Bank vedrørende vores genbrugsbutikker. Aftalen indebærer, at butikken ikke betaler gebyr samt at der ikke opkræves afgift for deponering i bankboks. Hvis der ikke er en afdeling af Danske Bank i nærheden af butikken, kan der oprettes en konto hos en lokal bank. Det kan man også foretrække pga. højere rente eller økonomisk støtte til butikken. Uanset grunden er det i sidste ende op til butikken at bestemme, hvilken bank der skal bruges. Fuldmagt til bankkonto En ny regnskabsfører skal have fuldmagt til butikkens konto. Hvis den lokale butik hører under Folkekirkens Nødhjælps aftale med Danske Bank, skal du henvende dig til genbrugsadministrator på hovedkontoret for at få overdraget fuldmagten til dig. Hvis den lokale butik ikke er omfattet af aftalen med Danske Bank men har en lokal aftale, skal du henvende dig i den pågældende bank og selv sørge for de blanketter, der bruges ved overdragelse af fuldmagt. Som oftest kan butikkens kontaktperson hjælpe med dette. Hvem bestemmer over pengene? Hele butikkens frivilliggruppe træffer i fællesskab beslutninger om butikken og herunder også dens økonomi. I praksis vil regnskabsfører og kontaktperson eller kontaktgruppe dog træffe afgørelse om mindre udgifter i fællesskab. Hvis der er tale om større investeringer, skal planerne diskuteres på et medarbejdermøde, og det anbefales kraftigt, at man tager den tilknyttede konsulent fra Folkekirkens Nødhjælp med på råd. Butikkens revisor Hver butik skal have tilknyttet en revisor. Revisor skal være en, der ikke til daglig er involveret i butikkens arbejde, men som kan bekræfte, at regnskabet ser fornuftigt ud. Revisor kan være den lokale kordegn, en lokal regnskabsfører tilknyttet andet frivilligt arbejde eller en 4
regnskabskyndig person, som vil bruge 1-2 timer årligt på at se regnskabet igennem og garantere for dets rigtighed. Årlig revision af regnskab Folkekirkens Nødhjælp er overfor SKAT ansvarlig for, at alle genbrugsbutikkernes regnskaber føres korrekt. Derfor gennemfører vi hvert år en stikprøvekontrol af butikkernes regnskaber. Ved tilfældig udtrækning udvælges hvert år 3 butikker. De relevante regnskabsførere kontaktes, og efterfølgende indsender de hele butikkens regnskab for det foregående år inklusiv alle bilag til Folkekirkens Nødhjælp. Regnskaberne ses efter, og der foretages kontrol af bilag og bogføring. Efterfølgende får regnskabsfører regnskabet retur med en udtalelse om regnskabet. Årlig revision foretages i 2. eller 3. kvartal. Diplom til butikken Hvert år efter endt årsopgørelse sender Folkekirkens Nødhjælp et diplom til butikken som tak for hjælpen. På diplomet står det totale beløb, som butikken det foregående år har indsendt til Folkekirkens Nødhjælp. Mange butikker vælger at hænge diplomet op i butikken. Det daglige regnskab Det er regnskabsførers ansvar at føre det daglige regnskab for butikken. Efter endt vagt opgør butikkens frivillige dagens salg samt deponerer dagens omsætning i døgnboks. Det er herefter regnskabsfører, der holder styr på indtægter og udgifter samt sørger for betaling af husleje, el, varme etc. En gang årligt udfyldes skema for årsregnskab og indsendes til Folkekirkens Nødhjælp. Regnskab og bilag opbevares hos regnskabsfører i 5 år. Alternativt kan afsluttede regnskaber med bilag opbevares i butikken. Indbetalinger til Folkekirkens Nødhjælp Formålet med genbrugsbutikkerne er at samle penge ind til Folkekirkens Nødhjælps arbejde for verdens fattigste. Derfor indbetales butikkens overskud til Folkekirkens Nødhjælp løbende, og det anbefales at gøre det 4 gange årligt ved afslutningen af hvert kvartal. Til indbetaling har hver butik fået tildelt sin egen kodelinie. Kodelinien gør, at Folkekirkens Nødhjælps regnskabsafdeling automatisk registrerer, hvilken butik der har indbetalt beløbet. Det sparer unødig manuel ompostering. Kodelinien kan fås ved henvendelse til genbrugsadministrator på hovedkontoret. Kodelinien kan bruges både ved indbetaling i banken og ved overførsel via netbank. Der udsendes ikke kvittering for indbetalingerne, men regnskabsfører opfordres til at få kvittering for indbetalingerne i banken eller at printe kvittering for overførslen via netbank. 5
Gode idéer Information til butikkens frivillige Det er motiverende for butikkens øvrige frivillige at følge med i butikkens omsætning. Det kan eksempelvis gøres ved at orientere om økonomien på medarbejdermøder eller ved at hænge en tabel over butikkens omsætning pr. måned op i butikken. En tabel kan eventuelt forsynes med oplysninger om sidste års omsætning, så de frivillige kan følge op- eller nedgang i butikkens omsætning. Byttepenge De fleste butikker lader et mindre beløb blive liggende i butikken, så der er byttepenge til næste dags vagt. Af hensyn til tyveri, er det vigtigt, at der ikke ligger mere end ca. 200 kr. i butikken natten over. Det anbefales, at byttepengene lægges i en pose, som gemmes godt af vejen og gerne i et aflåst skab. Kasseapparat I alle Folkekirkens Nødhjælps nye genbrugsbutikker er et kasseapparat standardudstyr. Fordelen ved et kasseapparat er, at et det er svært for tyve at stikke af med, man kan høre, hvis nogen åbner det, og det giver et professionelt indtryk af butikken. Et kasseapparat kan desuden holde styr på butikkens salg. Ved at indtaste varegrupper for hvert beløb, der tastes ind, kan kasseapparatet registrere hvilken type vare, der sælges. Kasseapparatet er opsat med 8 varegrupper: Nr. Varegruppe 1 Dametøj 2 Herretøj 3 Børnetøj 4 Sko 5 Ting og sager (porcelæn, glas, nips, billeder, tekstiler) 6 Underholdning (Bøger, blade, musik, film, legetøj) 7 Møbler 8 Elektriske ting inkl. lamper Ved afslutningen af dagen udskrives dagens salgsrapport. Her vises dagens totale salg, og hvor meget der er solgt i hver af de 8 varegrupper. Hvis man vil følge butikkens salg nøjere, kan man ved afslutningen af hver måned udskrive en månedsrapport, der viser butikkens salg fordelt på varegrupperne. Herefter nulstiller kasseapparatet automatisk tællerne i de enkelte varegrupper og begynder forfra. Hvis butikken ønsker kasseapparat, kan regnskabsfører eller kontaktperson kontakte den tilknyttede konsulent fra Folkekirkens Nødhjælp. 6
Butiksregnskab Kasseopgørelse i butikken Efter hver åbningsdag skal butikkens frivillige gøre kassen op. Som regel har butikken åbent så længe, at vagterne er delt i et formiddagshold og et eftermiddagshold. Hvert hold opgør som regel deres salg, men man kan også vælge at opgøre salget én gang pr. åbningsdag. De frivillige gør kasse op ved at bruge en Kasseopgørelse, som fylder et ark pr. måned. Inden Kasseopgørelsen tages i brug, skrives bynavn, måned og år øverst på Kasseopgørelsen Kasseopgørelse for måned, år Dato Kasse start Formiddag Salg form. Udlæg form. Eftermiddag Salg eftm. Udlæg eftm. Dagens salg Indsat i Bank Kasse slut 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 Figur 1: Kasseopgørelse På Kasseopgørelsen er der plads til, at hvert hold noterer navn på de, der har gjort kassen op, dagens salg samt hvad der har været af udlæg. Derudover er der en kolonne til antal byttepenge i kassen ved dagens start, dagens samlede salg, hvad der er indsat i banken samt byttepenge ved dagens slutning. Yderst til venstre står månedens datoer. Eksempel på Kasseopgørelse I figur 2 ses de første 10 dage af en måned for butikken i Xkøbing. Butikken var lukket d 1. og d. 2. og er derfor streget ud. Den 3. var Hans og Kaja på arbejde men kun en halv dag. De startede med 100 kr. i byttepenge og solgte for 212 kr. Da banken i Xkøbing ikke modtager mønter i døgnboksen, satte de 200 kr. i banken, og dermed er den nye beholdning af byttepenge på 112 kr. Dette er noteret både under kasse slut og under kasse start for den næste åbningsdag i butikken. 7
Kasseopgørelse for Xkøbing Januar måned, år 2009 Dato Kasse start Formiddag Salg form. Udlæg form. Eftermiddag Salg eftm. Udlæg eftm. Dagens salg Indsat i Bank Kasse slut 1 2 3 100 Hans, Kaja 212 212 200 112 4 5 112 Solveig, Asger 158 32 Kirsten M, Ulla 647 805 750 135 6 135 Jytte, Vera 24 Ulla, Bente 97 121 200 56 7 56 Tony, Barbro 269 Jeanne, Ann 203 472 400 128 8 128 Anne, Dorthe 198 Bodil, Karen 681 879 850 157 9 157 Hanne, Kaja 208 Kirsten, Inga 415 623 650 130 10 130 Jonna, Yrsa 476 476 500 106 11 12 106 13 14 15 Figur 2: Eksempel på delvist udfyldt Kasseopgørelse. Butikken er åben igen den 5. Om formiddagen havde Solveig og Asger vagten. De solgte for 158 kr. og hentede kaffe til butikken for 32 kr. Da de var færdige med deres vagt, talte de kassen op og kontrollerede, at de rent faktisk overlod kassen til eftermiddagsholdet med det beløb, som de havde solgt for. De lagde kasse start sammen med salg og trak udlæg fra. Kassen skulle derfor indeholde 112+158-32= 238 kr., når deres vagt sluttede. Om eftermiddagen kom Kirsten M. og Ulla. Da de var sidste hold, skulle de, udover at skrive deres eget salg på Kasseopgørelsen på 647 kr., også udfylde de sidste 3 kolonner. Først lagde de salget fra formiddagen sammen med eftermiddagens salg. Det gav 158 + 647= 805 kr. som dagens salg i alt. Derefter så de hvilke sedler, de kunne lægge i døgnboksen. De vurderede også, om der var byttepenge nok til dagen efter. Denne dag var der 800 kr. i sedler, men de lagde kun 750 i bankboksen, så holdet dagen efter havde lidt mere at gøre med. Til sidst regnede de efter, om antallet af byttepenge stemte: Dagens + Kassestart - Indsat i - Udlæg = Kasse slut salg bank 805 + 112-750 - 32 = 135 Sådan fortsætter de frivillige en hel måned med at notere på Kasseopgørelsen. Når måneden er slut, skal regnskabsfører have Kasseopgørelsen sammen med bilag for eventuelle udlæg. Et eksempel på en hel måneds Kasseopgørelse kan ses i appendiks 1. Udlæg Butikken har behov for at indkøbe ting til driften som eksempelvis kaffe, rengøringsmidler eller toiletpapir. Det kan foregå således, at en frivillig indkøber varerne og afleverer en bon i kassen mod det tilsvarende beløb i kontanter. Ved opgørelse af kassen sammentælles bonerne og noteres som udlæg. Udlæg kan også håndteres på andre måder. Medarbejderen kan lægge ud af egne penge og aflevere bon samt kontonummer til regnskabsfører, der efterfølgende overfører pengene di- 8
rekte fra butikkens bankkonto til medarbejderens konto. Herved skal medarbejderne i butikken ikke bruge de to udlægs-kolonner på Kasseopgørelsen. Bogføring af regnskabet Når måneden er slut, og regnskabsfører modtager den udfyldte Kasseopgørelse samt alle bilag, skal regnskabsfører herefter postere samtlige bilag på Posteringsarket. I appendiks 2 ses et Posteringsark, der er udfyldt efter nedenstående beskrivelse. Øverst på Posteringsarket udfyldes måned, år og butiksnavn. Umiddelbart herunder står de forskellige udgiftskonti. Lige under kolonneoverskrifterne kan saldoen fra sidste måned overføres. Da arket i appendiks 2 er fra januar, er alle saldi nulstillede bortset fra indestående i banken. Posteringerne Alle bilag i regnskabet skal nummereres fortløbende, så der står 1 på det første bilag, hvorefter bilagets nummer skrives ind i Posteringsarket sammen med datoen for udgiften. Principielt skal alle beløb skrives to steder på arket: indtægter føres enten som Salg eller Renteindtægt og som indgået i kassen eller banken. Tilsvarende føres udgifter på en udgiftskonto samt som udgået af kassen eller banken. Når et bilag er bogført eller posteret på Posteringsarket, sættes det i et ringbind, hvor alle årets bilag opbevares. I eksemplet i Appendiks 2 er første bilag husleje samt á conto varme på i alt 7.156,12. Dette skrives under udgiftskontoen Husleje, el, vand, varme samt som udgået af banken, da det kører pr. PBS. En kvittering for betaling kan evt. udskrives fra netbank. Bilag 2 er indbetaling af el, og udgiften føres på samme konto som huslejen. Ved betaling af el er der betalt gebyr for indbetalingskortet på 15 kr. Det bogføres under gebyr og bank ud. Selvom det er et underligt tidspunkt at få varmepenge retur, er den indtægt også med i eksemplet. Da varmepenge retur er en reduktion af en udgift, trækkes det fra på udgiftskontoen for varme og posteres som en indtægt i banken. Derved vil varmeudgifterne fremstå korrekte for hele året. Havde man valgt at postere disse penge som et salg, ville salget blive kunstigt højt og udgifterne til varme ville også blive kunstigt høje. Bilag 5 8 er alle udlæg fra butikkens kasse, som posteres under de relevante udgiftskonti samt som udgået af kassen. Bilag 9 og 10 er udgifter betalt direkte fra bankkontoen. Der er tale om regninger fremsendt med posten eller afleveret af håndværkeren. De føres på den relevante udgiftskonto samt som udgået af banken Renter af indestående i banken ses i bilag 11. Disse indtægtsføres under Rente indtægter samt som indgået på bankkontoen. Endelig skal månedens omsætning bogføres ud fra Kasseopgørelsen, der indgår som bilag nummer 12. Start med at lægge kolonnerne sammen på Kasseopgørelsen. Først bogføres månedens totale salg kr. 12.972kr. under kontoen Salg samt som indtægt i kassen. Samtidig registreres det indsatte beløb i banken ved at postere beløbet kr. 12.550kr. som en udgift i Kassen og en indtægt i banken. 9
Den sidste postering er forskellen i beholdningen af byttepenge fra månedens start til månedens slutning. Måneden startede med kr. 100kr. i byttepenge og sluttede med kr. 169kr.. De ekstra 69 kr. er lagt til side som byttepenge og skal derfor fjernes fra salget. Det gøres ved at trække beløbet fra under salg og under indtægt i kassen. Havde der været færre byttepenge ved månedens slutning, skulle differencen være bogført som ekstra salg ved at postere dem under Salg og under Indtægt i Kassen. Når alle månedens bilag er posteret, regnes de enkelte kolonner sammen, og totalen skrives i rubrikkerne nederst i hver kolonne. Man kan nu kontrollere om alt er bogført korrekt: - Kassen skal vise det samme samlede beløb både for udgifter og indtægter - De samlede indtægter (salg, renteindtægter) minus de samlede udgifter (husleje, drift, gebyr, forplejning, diverse) skal give det samme beløb som Bankens indtægter minus Bankens udgifter - Bankens startsaldo + Bank indtægter - Bank udgifter skal svare til den faktiske bankbeholdning ifølge bankudtog ved månedens udgang. HUSK at der kan være et par dages forsinkelse før banken har fået bogført alle døgnboksindbetalinger for en måned! Regnskabsfører gør herefter klar til næste måned ved at lægge startsaldo for hver konto sammen med månedens saldo og føre beløbet ind på næste måneds Posteringsark. Da det er årets første måned, har alle indtægts- og udgiftskonti en startsaldo på 0kr., så derfor skal bare månedens saldo overføres. Startsaldoen for Bank februar findes ved at lægge startsaldo for banken januar sammen med månedssaldo for Bank ind og derfra trække månedssaldo for Bank ud. Det giver følgende startsaldi på februar måned som vises i figur 3: Salg Renteindt. Husleje, el, vand, varme Posteringsark Xkøbing 2009, Februar Drift, vedligeh. Inventar Gebyr mv. Forplej, gaver, kaffe Diverse udgifter Indsendt til FKN. 12903,0 0 144,20 7722,86 939,25 15,00 88,00 837,00 0,00 Kasse Indtægt Udgifter Bank Ind 13679,9 5 U d Figur 3: Eksempel på nye startsaldi Bemærk at man ikke kan se mængden af byttepenge ud af Posteringsarket, da Kassen principielt altid ender med at balancere hver måned. Man kan kun se ændringerne i mængden af byttepenge. Årsregnskab Procedure I december måned er det tid til at overføre det sidste beløb til Folkekirkens Nødhjælp. Det er ikke nødvendigt at lave butikkens regnskab færdigt for at overføre den del af overskuddet, 10
der kan undværes. Typisk kan regnskabsfører i sidste halvdel af december se på bankkontoens saldo og vurdere hvor meget, der kan overføres, så der stadig er til husleje og andre udgifter i starten af det nye år. Det er meget vigtigt, at de penge, der hører til årets overskud, overføres inden udgangen af selve kalenderåret. Penge fra et kalenderår vil automatisk blive registreret som overskud i det år, de er indgået. Indbetalingerne i januar vil derfor blive indregnet i det nye års overskud. Regnskabsfører modtager et Årsregnskabsark fra Folkekirkens Nødhjælp, som skal udfyldes og indsendes inden d. 1. februar i det nye år. Registrering af frivillige På Årsregnskabsarket skal regnskabsfører oplyse antallet af frivillige i butikken. Antal findes ved at se på listen over frivillige i butikken pr 31/12 og regne alle - også afløsere og andre løst tilknyttede - med. Dertil lægges det antal frivillige, der evt. er stoppet i årets løb. Totalen skrives på arket. Årlig registrering af frivillige er vigtigt, da Folkekirkens Nødhjælp hvert år skal lave et folkeligt regnskab til Danida. Det folkelige regnskab skal dokumentere organisationens folkelige forankring og er afgørende i forhold til at få bevillinger fra Danida. Udfyldelse af Årsregnskabsark På arket er der nogle faktuelle oplysninger, som skal føres ind. De fleste af de øvrige rubrikker på Årsregnskabsarket svarer til kolonnerne på Posteringsarket. Derfor kan langt de fleste tal findes ved at lægge startsaldi på december-arket sammen med månedens bevægelser. Bilag Dato Salg Renteindt. Husleje, el, vand, varme Drift, vedligeh. Inventar Gebyr mv. Forplej, gaver, kaffe Diverse udgifter Saldo overført 174231 670,22 84951,46 8422 246 1542 2487 Tekst 142 01/12 Husleje 7156,12 143 03/12 Kaffe 42 144 10/12 Brasso 56 145 12/12 Tilskud til julefrokost 1400 146 14/12 Kørsel af affald 113 147 20/12 Indsendt til FKN 148 31/12 Renteindtægter 240,12 149 31/12 Salg December 27458 150 31/12 Byttep. justering 31 I alt 27489 240,12 7156,12 113 0 1498 0 Figur 4: Udsnit af december måneds Posteringsark Årets totale salg udgør f.eks. kr. 174.231 + 27.489 = i alt kr. 201.720. Indtægter fra andet end salg og renter skal føres separat på årsregnskabet. Ofte har butikken ingen eller yderst få af denne type indtægter, og derfor er der ingen konto specielt til disse på Posteringsarket. De bogføres i løbet af året som salg og udspecificeres i årsregnskabet (se fig. 5). I Xkøbing har man fået kr. 2.500kr. fra den lokale Sparekasse til et arrangement for 11
personalet, og disse penge er indgået i butikkens regnskab som Salg i den måned, hvor pengene blev modtaget. Hvis butikken har deltaget i Giv en Ged er indtægterne herfra ligeledes gået ind i regnskabet sammen med salget. I eksempelet har butikken tilmeldt sig Giv en Ged kampagnen og har solgt geder, høns etc. for i alt kr. 18.510kr.. Dette salg er altså indeholdt i omsætningen på 27.458kr.. Til slut lægges Salg og renteindtægter sammen i Samlede indtægter. I den sidste rubrik under salg trækkes salget af Giv en Ged fra Samlede indtægter, hvilket viser butikkens indtægter i alt. Dermed ser første del af Årsregnskabsarket således ud: Årsregnskab for 2009 Folkekirkens Nødhjælps Genbrugsbutik i Xkøbing Bankforbindelse: Xkøbing Sparekasse Registreringsnummer: 1234 Kontonummer: 1234567 Antal frivillige* beskæftiget i butikken i det forgangne år, inklusiv afløsere: 34 Antal af de frivilliges blad Guldfisken vi ønsker tilsendt når det udgives: 25 *Optæl antal beskæftiget pr 31/12 inkl. afløsere osv. og tillæg dem der er stoppet i løbet af året! Indtægter Renteindtægter 910 Salg 201.720 Samlede indtægter 202.630 Heraf andre indtægter, gaver og sponsorindtægter 2.500 Heraf salg af Giv en Ged 18.510 Indtægter i alt (samlede indtægter salg af Giv en Ged) 184,120 Figur 5: Udsnit af Årsregnskabsark for Xkøbing Bemærk at alle beløb afrundes til hele kroner. Saldi på de enkelte udgiftskonti regnes ud på samme måde som årets salg. Dermed udgør årets samlede udgifter til husleje, varme osv. 84.951,46 + 7.156,12 = 92.107,52 kr. Måske er huslejen for januar måned blevet betalt sidst i december, men det skal man se bort fra. Det vil sikkert være således hvert år, hvorfor der sædvanligvis vil være 12 måneders huslejebetalinger med i hvert årsregnskab. De samlede udgifter for hver udgiftskonto regnes ud og føres på årsregnskabet. Derefter opgøres hvor meget butikken har indsendt til Folkekirkens Nødhjælp i løbet af året. Igen tages udgangspunkt i Posteringsarket for december. 12
Bilag Dato Indsendt til FKN. Kasse Bank Indtægt Udgifter Ind Ud Saldo overført 50.000 37.487,62 Tekst 142 01/12 Husleje 7.156,12 143 03/12 Kaffe 42 144 10/12 Brasso 56 145 12/12 Tilskud til julefrokost 1.400 146 14/12 Kørsel af affald 113 147 20/12 Indsendt til FKN 46.000 46.000 148 31/12 Renteindtægter 240,12 149 31/12 Salg December 27.458 27.278 27.278 150 31/12 Byttep. justering 31 I alt 46.000 27.489 27.489 27.518,12 54.556,12 Figur 6: Udsnit af Posteringsark december Butikken i Xkøbing har indsendt 50.000 kr. i løbet af året og 46.000 kr. i december. Dermed er der i alt indsendt kr. 96.000 kr. Næste del af årsregnskabet ser således ud: Udgifter Husleje, el, vand og varme 92.108 Drift af butik, vedligehold, inventar 8.535 Forplejning, gaver, kaffe 3.040 Bankgebyrer mv. 246 Diverse omkostninger 2.487 Udgifter i alt 106.416 Overskud (samlede indtægter udgifter) 96.214 Balance Bankbeholdning 1/1 10.235 + Årets overskud 96.214 = balance 106.449 - Indsendt til FKN 96.000 = Bankbeholdning 31/12 10.449 Figur 7: Udsnit af Årsregnskabsark for Xkøbing. Som det ses af figur 7 beregnes de samlede udgifter for bagefter at finde årets overskud ved at trække de samlede udgifter fra de samlede indtægter i butikken. For Xkøbing bliver det 202.630 106.416 et overskud på 96.214. Man kan kontrollere om alt er bogført korrekt ved at lægge bankbeholdningen pr 1/1 sammen med overskuddet og derfra trække de penge, som er sendt til Folkekirkens Nødhjælp. Dette skulle gerne give samme beløb som indestående i banken pr 31/12. På anden side i årsregnskabet udspecificeres salget pr måned, og længere nede på siden har regnskabsfører mulighed for at komme med kommentarer til regnskabet. Det kan f.eks. være en stigning i huslejen, en ekstra åbningsdag, mere trafik i gaden hvor butikken ligger eller nye tiltag i butikken. Alle faktorer, der hver især kan have betydning for butikkens overskud 13
Måned Salg Måned Salg Januar 12.903 Juli Februar 14.890 August Marts 17.862 September April 12.567 Oktober Maj 11.698 November Juni 10.256 December I alt 8.979 18.974 19.653 20.986 25.463 27.489 201.720 Egne kommentarer til regnskabet (specielle forhold, særligt for i år): Først på året stoppede to af vores rigtig gode medarbejdere og vi måtte holde lukket en eftermiddag mere om ugen. Heldigvis fik vi nye medarbejdere i sommers, så vi kom op på fuld åbningstid igen, men salget droppede noget i denne periode. Giv en Ged har til gengæld betydet en ekstra god indtjening i december. Regnskabsfører Xkøbing 16. januar 2010 Henning Krabbe Jørgensen Sted Dato Underskrift Figur 8: Udsnit af Årsregnskabsark for Xkøbing Til slut skal årsregnskabet underskrives af regnskabsfører og revisor. Revisor skal underskrive begge sider af Årsregnskabsarket. Elektronisk regnskabsføring Regnskabet kan også føres elektronisk i Excel. Kasseopgørelsen skal stadig udfyldes på papir i butikken, men selve Posteringsarket og Årsregnskabsarket findes i regnearket. Regnearket består af: - en Basis-fane med oplysninger om butikken - en fane med Kasseopgørelse som kan printes ud til butikken - tolv faner med Posteringsark, en for hver måned - en fane med Årsregnskab - to faner med diagrammer 14
Der er lagt en række formler ind i regnearket, som blandt andet sørger for at hente data fra en måned til en anden. For at beskytte formlerne mod at blive slettet ved en fejl, er disse celler låst. Det er kun de hvide celler, der kan tastes i. I det følgende gennemgås de enkelte faner. Basis-fanen På Basis-fanen indtastes generelle oplysninger om butikken. Oplysningerne bruges på de efterfølgende ark, og når der ændres i Basis-fanen, ændres der automatisk på alle ark. Eksempelvis bruges årstallet på alle andre faner. Posteringsark I Posteringsarket er der indlagt formler, så arkene selv regner månedstotaler ud og flytter startsaldi til næste måned. Undtagelsen er bankbeholdningen i januar, som regnskabsfører selv skal indtaste. Derudover er der tilføjet et lille tjek under hvert ark, så man kan kontrollere, om tallene er posteret korrekt. I eksemplet med Xkøbing ser kontrollen af januars posteringer således ud: Afstemning, januar Banksaldo primo 10234,86 + Månedens indtægter 13047,20 - Månedens udgifter 9602,11 = Beregnet ultimo saldo i bank 13679,95 Banksaldo ultimo iflg. udtog 13679,95 Forskel 0 Banksaldo ultimo fra ark 13.679,95 Fejl ved opg. af indsat i bank - Figur 9: Eksempel på kontrol af Posteringsark Regnskabsfører skal kun taste bankbeholdningen ved månedens slutning ind under Banksaldo ultimo iflg. Udtog. Husk at banken ofte er et par dage efter med bogføringen. Årsregnskab På fanen med Årsregnskab vil regnearket automatisk udfylde tallene fra de forskellige måneder. Man kan derfor løbende se årets overskud eller omsætning til dato. Når alle posteringer er korrekt gennemført for året, skal kun ganske få tal indtastes på Årsregnskabsarket. Udover oplysningerne om antal frivillige og antal Guldfisk, skal regnskabsfører taste en eventuel indtægt fra salg af Giv en Ged og sponsorindtægter mv. Arket foretager derefter alle nødvendige udregninger. Man kan kontrollere om det hele passer ved at sammenligne den beregnede bankbeholdning med den faktiske bankbeholdning ved årets udgang. Eventuelle fejl vil typisk være opstået som fejl ved posteringerne. Eventuelle kommentarer til Årsregnskabet udfyldes, arket printes og underskrives af regnskabsfører og revisor. Diagrammer Indbygget i regnearket er to diagrammer - et med omsætning og et med overskud som kan bruges, hvis man eksempelvis ønsker at vise omsætning og overskud for butikkens personale. 15
De omsætningstal, der er tastet ind på Basis-fanen, danner sammen med tallene fra Årsregnskabsarket grundlag for diagrammet over omsætningen. Hvis der ikke er tastet omsætningstal fra tidligere år ind, kan man kun se omsætningen for indeværende år til dato på diagrammet. På diagrammet med overskud kan man se de to seneste års overskud afbilledet med vandrette streger. Årets overskud vises som en stigende kurve. Tallene er igen henholdsvis hentet fra indtastninger på Basis-fanen og fra Årsregnskabsarket. Kasseopgørelse Sidst i regnearket findes en Kasseopgørelse. Den ligger sidst, da denne ikke skal føres på computeren og sjældent skal bruges. Den er blot med for at regnskabsfører kan udskrive den til brug i butikken. 16
Appendiks Appendiks 1 Eksempel på Kasseopgørelse Appendiks 2 Eksempel på Posteringsark Appendiks 3 Årets gang 17
Kasseopgørelse for_xkøbing Januar måned, år _2009 Kasse Salg formid. Udlæg Salg ef- Udlæg Dagens Indsat i Dato start Formiddag form. Eftermiddag term. eftm. salg i alt Bank Kasse slut 1 2 3 100 Hansjørgen, Kaja 212 212 200 112 4 5 112 Solveig, Asger 158 32 Kirsten M, Ulla 647 805 750 135 6 135 Jytte, vera 24 Ulla, Bente 97 121 200 56 7 56 Tony, Barbro 269 Jeanne, Ann 203 472 400 128 8 128 Anne, Dorthe 198 Bodil, Karen 681 879 850 157 9 157 Hanne, Kaja 208 Kirsten, Inga 415 623 650 130 10 130 Jonna, Yrsa 476 476 500 106 11 12 106 Solveig, Asger 230 Marie, Hanne 345 575 550 131 13 131 Jytte, vera 144 Ulla, Bente 410 554 550 135 14 135 Tony, Jette 98 Jeanne, Ann 205 303 300 138 15 138 Anne, Dorthe 352 Bodil, Karen 369 56 721 700 103 16 103 Hanne, Kaja 401 Kirsten, Tove 542 943 900 146 17 146 Ingrid, Hilda 246 246 200 192 18 19 192 Solveig, Asger 117 Marianne 78 195 200 187 20 187 Jytte, vera 384 Ulla, Bente 502 886 900 173 21 173 Tony, Barbro 295 Jeanne, Ann 224 45 519 500 147 22 147 Bodil, Alice 100 Bodil, Karen 364 464 500 111 23 111 Hanne, Kaja 148 Dagmar, Elly 546 694 700 105 24 105 Birthe, Ejnar 198 198 200 103 25 26 103 Solveig, Asger 87 Dagny, Pia 160 247 200 150 27 150 Jytte, vera 249 Ulla, Bente 357 220 606 400 136 28 136 Tony, Barbro 222 Jeanne, Ann 519 741 700 177 29 177 Anne, Dorthe 231 Bodil, Karen 449 680 700 157 30 157 Hanne, Vibe 345 Kirsten, Peter 321 666 700 123 31 123 Kirsten, Tove 146 146 100 169 I alt 5538 32 7434 321 12972 12550 18
Posteringsark Xkøbing 2009, Januar Salg Renteindt. Husleje, el, vand, varme Drift, vedligeh. Inventar Gebyr mv. Forplej, gaver, kaffe Diverse udgifter Indsendt til FKN. Kasse Bank Indtægt Udgifter Ind Ud Saldo overført 10.234,86 Bilag Dato Tekst 1 3/1 Husleje inkl varme 7.156,12 7.156,12 2 3/1 El 1.218,48 1.218,48 3 3/1 Gebyr, indb-kort. 15,00 15,00 4 4/1 Varmepenge retur -651,74 651,74 5 5/1 Kaffe 32,00 32,00 6 15/1 Kaffe og te 56,00 56,00 7 21/1 Affaldssække 45,00 45,00 8 27/1 Trailerleje 220,00 220,00 9 27/1 Annonce 837,00 837,00 10 28/1 Elektriker 674,25 674,25 11 31/1 Rente-indtægter 144,20 144,20 12 31/1 Månedens salg 12.972,00 12.972,00 12.550,00 12.550,00 12 31/1 Byttep., justering -69,00-69,00 I alt 12.903,00 144,20 7.722,86 939,25 15,00 88,00 837,00 0,00 12.903,00 12.903,00 13.345,94 9.900,85 19