ARBEJDERNES BOLIGSELSKAB I GLADSAXE Søborg, den 1. december 2011 JLS/gj ORGANISATIONSBESTYRELSEN REFERAT fra ordinært møde torsdag den 24. november 2011 kl. 17.00 i selskabets administration, mødelokalet, Høje Gladsaxe Torv 2 B, 2. sal Til stede: Ryno Scheil, Mogens Rysgaard, Flemming Larsen, Palle Nielsen, Majbrit H. Jørming, Finn Sørensen, Jesper Langkilde, Lars Ulrik Hansen, Erik Bengtsson, Erling Schrøder, Ole Juel Larsen, Erik Andersen, Anne Schiøler Administrationen: Lone Larsen, Henning Juul Hovmand, Jesper Loose Smith Afbud: Steen Pedersen, John Monberg Åben del Sag 7807 Godkendelse af referat Sag 7808 Revisionsprotokol Sag 7809 De før mødet udsendte skrivelser Sag 7810 Udlejningsforhold Sag 7811 Afdelingsrapporter og driftsspørgsmål Sag 7812 Skoleparken 1 Sag 7813 Støtte til visse boligafdelinger Sag 7814 Afdeling 19 Buddingevej 203 205 Sag 7815 Styringsdialog 2010/11 Høje Gladsaxe Sag 7816 Boligsocial helhedsplan for Høje Gladsaxe Sag 7817 Styringsdialog Sag 7818 Bestyrelsesmøder 2012 Sag 7819 Selskabets beretning Sag 7820 Afdelingsmøder 2012 Sag 7821 Orientering fra administrationen Sag 7822 Kredsudvalget Sag 7823 Fritidsudvalget Sag 7824 BL-cirkulærer Sag 7825 Eventuelt Sag 7826 Næste møde Sag 7827 Øvrige datoer Lukket del Sag 7828 Eventuelle sager til behandling
Åben del 7807 Godkendelse af referat B-sag Referat fra ordinært bestyrelsesmøde torsdag den 3. november 2011 er udsendt den 11. november 2011. Rettelsesside 5 sag 7788 er udsendt den 17. november 2011. Godkendt. 7808 Revisionsprotokol E-sag Revisionsprotokollatet af 11. maj 2011 vedrørende byggeregnskab for Pileparken 6/8, siderne 559-561 er godkendt på bestyrelsesmødet den 26. maj 2011. 7809 De før mødet udsendte skrivelser E-sag Udleveret til bestyrelsesmødet den 3. november 2011 * Invitation til julesammenkomst fredag den 2. december 2011 Udsendt den 17. november 2011 * Rettelsesside 5 til referat fra bestyrelsesmøde den 3. november 2011 * Kopi af brev til Gladsaxe Kommune vedrørende ansøgning om fleksibel udlejning afdeling 31 Kiplingeparken 2
7810 Udlejningsforhold a. Udlejningsoversigt E-sag Udlejningsoversigt for november 2011 er udleveret den 3. november 2011. Godkendt. 7811 Afdelingsrapporter og driftsspørgsmål a. Pileparken 1 badeværelsesrenovering E-sag Hovedentreprisen er afsluttet, ligesom ekstraarbejde på omprojekterede skakter er afsluttede. Mangeludbedring på de to sidste blokke kører planmæssigt. Der udestår en gennemgang af byggeplads og udearealer. For kommende reklamationer afklares det løbende, om reklamationerne kræver øjeblikkelig indsats, eller om de kan afvente en 1-års gennemgang. b. Vadgårdsparken ekstraordinært afdelingsmøde O-sag Der blev givet en orientering om, at der afholdes et ekstraordinært afdelingsmøde den 14. december 2011 for valg af afdelingsbestyrelse grundet uenighed i den nuværende afdelingsbestyrelse. 3
c. Hyrdeparken fjernvarmerør gennem afdelingen O-sag For at forsyne Skoleparken med fjernvarme skal Vestforbrændingen foretage rørgennemføring i Hyrdeparken. Dette vil give en del gener for afdelingen. Umiddelbart var Vestforbrændingen ikke indstillet på at give kompensation for dette, men der er netop kommet en henvendelse, som åbner op for dette. Organisationsbestyrelsen afventer dialog herom, men ellers er der opbakning til Hyrdeparkens krav om kompensation. 7812 Skoleparken 1 a. Helhedsplan E-sag Der er aftalt møde med rådgivningsfirmaet Wissenberg onsdag den 23. november 2011, hvor vi vil drøfte en plan for gennemførelse af en helhedsplan for Skoleparken 1. Første step er gennemførelse af en tilstandsvurdering, der skal præsenteres for Landsbyggefonden for at afklare, hvilke bygningsdele og problemstillinger, der skal undersøges videre på. På mødet blev der indgået en SKI-aftale, hvorefter Wissenberg vil igangsætte forløbet. Det blev yderligere aftalt, at Wissenberg udarbejder en informationsskrivelse til beboerne herom. Informationsskrivelse og afklaringerne på mødet afdækker umiddelbart behovet for afdelingsbestyrelsen i Skoleparken 1, hvorfor der ikke umiddelbart afholdes møde som tidligere aftalt. Det må forventes, at delomkostninger og samlede omkostninger for gennemførelse af helhedsplanen først kan frembringes, når man har mere indsigt i tilstanden. 4
b. Triumfvej 47 - renovering af beboerhotel B-sag Der er aftalt møde med rådgiver og den vindende entreprenør onsdag den 16. november 2011. Formålet med mødet er at finde besparelser, så håndværkerudgifterne kommer ned på et for budgettet acceptabelt niveau. Ligeledes indledes forhandlinger om en entreprisekontrakt. Forhandlingen om entreprisekontrakt udviser, at budgettet kan overholdes. Der er dog ikke afsat meget til uforudsete udgifter. Det anbefales, at der ikke findes yderligere besparelser, for at undgå at gå på kompromis med kvaliteten. Vi har modtaget tilladelse fra Gladsaxe Kommune til det lille tillægsprojekt vedrørende afledning af regnvand til faskine. Dispositionsfonden stiller garanti for eventuelle manglende uforudsete udgifter, hvis dette bliver nødvendigt. 7813 Støtte til visse boligafdelinger E-sag Ingen sager til behandling. 5
7814 Afdeling 19 Buddingevej 203 205 E-sag Der er udbud i hovedentreprise tirsdag den 15. november 2011, og licitation afholdes tirsdag den 6. december 2011. 7815 Styringsdialog 2010/11 Høje Gladsaxe E-sag Referat fra dialogmøde den 16. maj 2011 er modtaget den 28. oktober 2011. Referat herfra udsendtes med dagsordenen. 7816 Boligsocial helhedsplan for Høje Gladsaxe E-sag Der arbejdes fortsat videre med sagen. 6
7817 Styringsdialog 2012 med Gladsaxe Kommune O-sag Brev fra Gladsaxe Kommune af den 26. oktober 2011 med orientering om Styringsdialog 2012 udsendtes med dagsordenen. Heraf fremgår det for Arbejdernes Boligselskab i Gladsaxe: Aflevering af styringsrapport, ultimo marts Afholdelse af møde, primo maj Efter en dialog med kommunen er tidsplanen i 2012 ændret til: Aflevering af styringsrapport, ultimo april Afholdelse af møde, primo juni Tidsplanen internt i Arbejdernes Boligselskab i Gladsaxe vil derfor være følgende: Regnskabet afsluttet 30. september 2011 Indberetning til Landsbyggefondens regnskabsdatabase, ultimo februar 2012 Oplysningsskemaerne udsendes til afdelingsbestyrelserne, medio marts 2012 Information og gennemgang på repræsentantskabsmødet 19. marts 2012 Tidsfrist for tilbagemelding fra afdelingsbestyrelserne, medio april 2012 Aflevering af styringsrapport til kommunen, ultimo april 2012 Afholdelse af møde med kommunen, primo juni 2012 Ovennævnte styringsdialog vil som nævnt være med baggrund i regnskabet 2010/11. Styringsdialogmødet som blev afholdt i januar 2011, var med baggrund i regnskabet 2008/09, og oplysningsskemaerne hertil er ikke blevet afklaret med afdelingsbestyrelserne. Vi er netop nu i gang med oplysningsskemaerne for regnskabet 2009/10, som skal indrapporteres til Almenstyringssystemet. Da kommunen ønsker at styringsdialogen 2012 er med baggrund i regnskabet 2010/11, sker indrapporteringen for regnskabet 2009/10 udelukkende administrativt, altså uden inddragelse af afdelingsbestyrelserne som i stedet for inddrages omkring oplysningsskemaerne for regnskab 2010/11, som beskrevet ovenfor. 7
7818 Bestyrelsesmøder 2012 B-sag Ifølge gældende forretningsorden afholdes ordinære bestyrelsesmøder den 4. torsdag i måneden juli måned dog undtaget. Følgende datoer er således aktuelle for året 2012: Januar - torsdag den 26. januar 2012 Februar - torsdag den 23. februar 2012 Marts - mandag den 19. marts 2012 (ekstraordinært) Marts - torsdag den 22. marts 2012 April - torsdag den 26. april 2012 Maj - torsdag den 24. maj 2012 Juni - torsdag den 28. juni 2012 August - torsdag den 23. august 2012 September - torsdag den 27. september 2012 Oktober - torsdag den 25. oktober 2012 November - torsdag den 22. november 2012 December - torsdag den 20. december 2012 (3. torsdag) Ovennævnte datoer for afholdelse af bestyrelsesmøder i 2012 indstilles godkendt. Ekstraordinært bestyrelsesmøde den 19. marts 2012 afholdes kl. 17.30. På mødet den 15. december 2011 optages punktet Planlægning af Repræsentantskabsmøde den 19. marts 2012 eventuelt med nedsættelse af udvalg. Datoer for afholdelse af bestyrelsesmøder i 2012 godkendtes herefter. 8
7819 Selskabets beretning B-sag Følgende afsnit er planlagt: Indledning 1. Boligpolitik * Lovændringer (indflydelse årsregnskabet) * Nyt ministerium for By-, Bolig- og Landdistrikter * Renoveringsramme og boligsocial helhedsplan 2. Styringsdialog Dokumentationspakke - Afdelingsbestyrelsernes involvering 3. Byggesager * Buddingevej 203 205 * Triumfvej 47 * Helhedsplan Skoleparken 1 4. De større renoveringssager 5. KlimaKlar * Alle afdelinger tilmeldt KlimaKlar Gladsaxe Kommune * Regnvands- kloakproblem forsøg med faskiner i terræn * Fjernvarmeudbygning 6. Administrativ udvikling af serviceydelser * Afdelingsbestyrelsernes adgang til EGboligs administrative system * Elektronisk rekvisition og fakturering * Opstart ny hjemmeside * Opstart af dialog om samarbejdsaftale om beboerdemokratiets 7. Personaleforhold * Ny direktør * Inspektørfunktionen 8. Bestyrelse og udvalg 9. Selskabets økonomi Til foreløbig efterretning. Eventuelle yderligere emner til beretning 2010/11 meddeles administrationen. Udkast til de enkelte punkter udsendes løbende for bemærkninger fra bestyrelsen. 9
7820 Afdelingsmøder 2012 E-sag Endelig mødeoversigt vedrørende afdelingsmøder i januar og februar 2012 afventer stadig en enkelt afdeling. Respektive afdelinger tilskrives endvidere om tildeling af mødedatoer i overensstemmelse med de fremsatte ønsker og datomuligheder i forbindelse med ønske om deltagelse fra bestyrelsen og administrationen. 7821 Orientering fra administrationen O-sag a. Medarbejderseminar Opsamlingen på medarbejderseminaret er blevet behandlet i Virksomhedsnævnet den 8. november 2011 jf. referat fra bestyrelsesmødet den 3. november 2011. I det udsendte referat herfra under pkt. 3 fremgår de punkter, som der er enighed om, at der skal arbejdes videre med. Herudover udsendtes en samlet opsamling fra seminariet med dagsordenen. b. Elektronisk fakturering Jf. kopi af brev, som er udsendt til vores leverandører, overgår Arbejdernes Boligselskab i Gladsaxe pr. 1. december 2011 til elektronisk fakturering. 10
7822 Kredsudvalget E-sag a. Møder Seneste møde i udvalget har været afholdt den 20. september 2011. Referat herfra er udsendt den 29. september 2011. Næste møde i udvalget afholdes den 8. december 2011 i Stengårdsparkens selskabslokale. 7823 Fritidsudvalget a. Møder og referater E-sag Seneste møde i udvalget har været afholdt den 12. november 2011. Referat herfra afventes. Næste møde i udvalget afholdes efter nærmere aftale. 7824 BL- cirkulærer E-sag Ikke udsendt * BL informerer nr. 70 af den 26. oktober 2011 vedrørende HK- og inspektøroverenskomst 2011 2014 * BL informerer nr. 71 af den 2. november 2011 vedrørende Boligdag 11 Gør energi til en del af renoveringsplanen * BL informerer nr. 72 af den 4. november 2011 vedrørende BL s kurser 2012 Udsendt med dagsordenen * BL informerer nr. 73 af den 11. november 2011 vedrørende Orientering om pulje til støtte af Tv-overvågning 11
7825 Eventuelt E-sag Ingen sager til behandling. 7826 Næste møde O-sag Næste ordinære møde afholdes den 15. december 2011. 7827 Øvrige datoer O-sag * Dato for offentliggørelse af dagsorden (udsendelsesdato) Dagsorden for bestyrelsesmøde den 24. november 2011 er udsendt den 17. november 2011 * Eventuelle bemærkninger til referatet Referat fra bestyrelsesmøde den 24. november 2011 udsendes den 1. december 2011 og eventuelle bemærkninger skal være administrationen i hænde senest den 8. december 2011. * Offentliggørelse af referat Referatet offentliggøres den 9. december 2011. 12
Lukket del 7828 Eventuelle sager til behandling E-sag 13
Igangværende sager status Best. Adm. Afd-best. Repr. GK. Udvalg Afsluttet Pileparken 2 trappetårn x x x Renovering, Pileparken 6/8 x x x x Udamortiserede prioriteter x x x Punkthuset 4. og 5. etage x x x Skoleparken 12 familieboliger x x Helhedsplan x x x x Buddingevej 203/205 x x x Boligsocial Helhedsplan x x x Udlejningsbekendtgørelse ændrede bestemmelser x x Dispensation varmemålere x Rygepolitik selskabslokaler x 14