Den danske kvalitetsmodel Arbejdsmiljø i Handicap, psykiatri og udsatte

Den danske kvalitetsmodel Arbejdsmiljø i Handicap, psykiatri og udsatte

Dansk Kvalitetsmodel Kort om kvalitetsmodellen Dansk kvalitetsmodel på det sociale område udfoldes i et samarbejde mellem Danske Regioner og en række kommuner, herunder Viborg Kommune. Kvalitetsmodellen er et resultat af de senere års øgede fokus på dokumentation og kvalitetsudvikling i den offentlige sektor. Et af formålene med Dansk kvalitetsmodel på det sociale område er at sikre kvalitetsudvikling, systematisk dokumentation, synlighed og gennemsigtighed i indsatsen til gavn for borgerne, medarbejderne, de pårørende og offentligheden. På det enkelte tilbud vil kvalitetsmodellen være et redskab, der muliggør faglig udvikling og læring blandt medarbejdere. For borgerne vil modellen medføre øget fokus og styrkelse af den faglige indsats på en række centrale områder. I Kvalitetsmodellen er der indtil nu udviklet seks standarder. Standarderne dækker såvel ydelsesspecifikke som organisatoriske emner. Inden for det ydelsesspecifikke område er der standarder for kommunikation, brugerinddragelse og individuelle planer. Inden for det organisatoriske område er der standarder for ledelse, arbejdsmiljø og kompetenceudvikling. Kvalitetsarbejdet i Viborg Kommune hvordan går vi til værks? I Viborg Kommune er det valgt at igangsætte kvalitetsarbejdet med de tre ydelsesspecifikke standarder. Arbejdet med implementeringen af disse standarder igangsættes på alle tilbuddene inden for ledelsesområdet Specialiserede tilbud psykiatri samt en række af tilbuddene inden for ledelsesområdet Specialiserede tilbud handicap i løbet af foråret 2011. Følgende 9 tilbud deltager i første omgang i implementeringen af Den Danske Kvalitetsmodel: Guldblommevej, Lavendelvej, Stokrosevej 2, Stokrosevej 9 og 11 (psykiatri) samt Egehøj, Gudenåvej, Safranvej og Grønneparken (handicap). Samtidig med implementeringen af de tre ydelsesspecifikke standarder på disse tilbud, vil der i netværket af arbejdsmiljørepræsentanter i Handicap, psykiatri og udsatte blive arbejdet med at implementere standarden for arbejdsmiljø, gældende for hele organisationen. På sigt er det ønsket, at samtlige tilbud inden for organisationen Handicap, psykiatri og udsatte i Viborg Kommune systematisk arbejder med udvikling af kvalitets- og dokumentationsarbejdet med udgangspunkt i konceptet bag den Danske Kvalitetsmodel. Det er udpeget ressourcepersoner på alle de deltagende tilbud. Ressourcepersonerne klædes løbende på til kvalitetsarbejdet via den igangsatte ressourcepersonuddannelse, idet de fungerer som tovholdere og bistår implementering af kvalitetsmodellen i tæt samarbejde med ledelsen, medarbejdere og de lokale MED-udvalg. Innovationscenteret i Handicap, psykiatri og udsatte har den koordinerende rolle i forhold til implementeringen af kvalitetsmodellen på tværs af tilbuddene. Det er også her at dette dokument, der udgør de fælles kommunale retningslinjer for kvalitetsmodellens standard for arbejdsmiljø er udarbejdet. 1

Fælles kommunale retningslinjer for arbejdsmiljø Hvad er en fælles kommunal retningslinje? Med udgangspunkt i kvalitetsstandarderne i Den Danske Kvalitetsmodel har Viborg Kommune udarbejdet fælles retningslinjer for det lokale arbejde med at implementere kvalitetsstandarderne. De fælles kommunale retningslinjer er gældende for alle tilbud i Viborg Kommune, der deltager i Kvalitetsmodellen og danner rammen for, hvilke fælles elementer arbejdet med standarderne som minimum skal bestå af. På baggrund af den fælles kommunale retningslinje for arbejdsmiljø (dette dokument) udarbejdes lokale tilføjelser, hvor det enkelte tilbud tilpasser retningslinjerne til den specifikke målgruppe og den sociale indsats. Formålet med den lokale proces er at omsætte den fælles kommunale retningslinje til et lokalt dokument med en lokal forankring. Dette dokument udgør de fælles kommunale retningslinjer for kvalitetsmodellens standard for arbejdsmiljø. Formål Kvalitetsmodellens standard for arbejdsmiljø sætter fokus på systematik i arbejdet med arbejdsmiljø og trivsel. Konkret omhandler standarden arbejdspladsvurdering (APV) og trivselsmålinger. Derudover er arbejdsmiljøstrategiplanen en del af de fælles kommunale retningslinier for arbejdsmiljø. Både arbejdsmiljøstrategiplan, APV og trivselsmålinger er vigtige faktorer i indsatsen for at sikre et godt psykisk og fysisk arbejdsmiljø med medarbejdere, der trives. De fælles kommunale retningslinjer beskriver rammerne for, hvordan der arbejdes med arbejdsmiljøstrategiplanen og de lovpligtige faser i APV-processen og kommunens tilgang til trivselsmålinger. Fremgangsmåden Ledelsen på det enkelte tilbud skal i samarbejde med de lokale MED-udvalg og den lokale arbejdsmiljøorganisation udarbejde en anvisning (en skriftlig plan) for arbejdet med arbejdsmiljøstrategiplan, APV og trivselsmålingen. Anvisningen skal leve op til de fælles kommunale retningslinjer for arbejdsmiljø (dette dokument). Af anvisningen skal det fremgå hvordan arbejdet udføres, hvem der er ansvarlig for arbejdets udførelse og hvornår arbejdet finder sted. 2

Retningslinjer for hvordan der arbejdes med arbejdsmiljøstrategiplaner Uafhængigt af kvalitetsmodellen er der formuleret retningslinjer for arbejdsmiljøet via HovedMED. Der er udarbejdet en arbejdsmiljøstrategiplan som findes på Viborg Kommunes hjemmeside og indeholder følgende 6 punkter: 1. Skabelse og vedligeholdelse af den gode arbejdsmiljøkultur 2. Psykisk arbejdsmiljø 3. Fysisk arbejdsmiljø 4. Sundhedsfremme 5. Arbejdsrelateret sygefravær 6. Arbejdsskader De enkelte tilbud i Job & Velfærd skal forholde sig til hvorledes de lokalt vil arbejde med de enkelte punkter. Der skal endvidere ske en indsendelse af udarbejdet arbejdsmiljøstrategiplan i FagMED til FællesMED i Job & Velfærd. Retningslinjer for hvordan der arbejdes med de lovpligtige faser i en APV Viborg Kommunes retningslinjer for APV fremgår i hovedtræk neden for. En arbejdspladsvurdering (også kaldet en APV) er en vurdering af virksomhedens arbejdsmiljø. Formålet med arbejdspladsvurderingen er at sikre, at virksomheden tager hånd om alle væsentlige problemer i arbejdsmiljøet og at der arbejdes systematisk og løbende med at løse og forebygge problemerne. Målet er, at alle ansatte sikres et sikkert og sundt arbejdsmiljø. Man kan finde IKAM's APV-skemaer ved at trykke her. Se under emnet "tjeklister" APV skal omfatte alle problemer af betydning. Pr. 1. januar 2005 blev det pligt at indarbejde sygefraværet i APV'en. Se mere på Arbejdstilsynets hjemmeside http://www.at.dk/sw13635.asp Løbende ajourføring Arbejdspladsvurderingen skal løbende føres ajour, når der sker ændringer i arbejdet, arbejdsmetoder, arbejdsprocesser og arbejdets organisering. En ajourføring kan også være nødvendig, når der kommer ny viden eller nye erfaringer inden for arbejdsmiljøområdet eller nye hjælpemidler bliver opfundet. Arbejdspladsvurderingen er på den måde en løbende proces, som skal gentages hver gang, der sker ændringer af betydning for arbejdsmiljøet og mindst hvert tredje år. Arbejdspladsvurderingen skal gennemføres i samarbejde med arbejdsmiljøorganisationen og/eller de ansatte. Man kan læse om bestemmelserne for APV i Arbejdstilsynets AT-vejledning nr. D.1.1 og bekendtgørelse nr. 559 om arbejdets udførelse. De kan findes på arbejdstilsynets hjemmeside: http://www.at.dk/ 3

IKAM's anbefalinger Lovgivningens udgangspunkt er forebyggelse ved at identificere risikofaktorerne og sætte ind mod disse, uanset om de har medført symptomer eller ej. IKAM vil herudover anbefale, at APV'en også inddrager positive arbejdsmiljøforhold, ønsker og visioner. Det kan gøres ved at lade APV'en indeholde disse fem elementer: En kortlægning af arbejdsmiljøforholdene på arbejdspladsen. Er der problemer? Hvor er de i givet fald? Hvem rammer de? Hvad fungerer godt? En beskrivelse af de problemer, som bliver opdaget. Hvad er det helt præcist, der er galt og hvor alvorligt er problemet? En beskrivelse af de velfungerende forhold, som man ønsker at bevare eller videreudvikle. En handlingsplan for arbejdsmiljøet, hvor opgaverne er prioriteret ind i et langsigtet perspektiv. Hvad er vigtigst at gøre hér og nu, og hvad kan vente? Hvem skal gøre hvad? Hvem er ansvarlig? En plan for, hvordan der skal følges op. Hvordan skal problemerne løses? Får vi gjort hvad vi aftaler? Er problemet løst? Og har det virket? Det er vigtigt at have et mål At opstille mål for APV kan være med til at få taget hul på diskussionen om, hvad det egentligt er, man vil bruge arbejdspladsvurderingen til. Disse mål kan være gode at holde sig for øje - for at "holde sig på sporet". Når først processen er i gang, fylder detaljer og praktiske spørgsmål nemlig meget. Senere i forløbet kan man finde ud af, om man nåede de mål og delmål, man opstillede. APV kan være en anledning til at opnå en fælles forståelse af, hvad der er godt arbejdsmiljø på arbejdspladsen og hvordan dette nås. Retningslinjer for hvordan der arbejdes med trivselsmålinger Trivselsundersøgelsen er et redskab, der kortlægger den øjeblikkelige tilstand og skaber mulighed for at handle og fremme dialogen om hvilke fremtidige initiativer, der kan skabe endnu bedre arbejdspladser. Kommunen er forpligtet til hvert 3. år at måle medarbejdernes tilfredshed og trivsel. Det er aftalt mellem Kommunernes Landsforening og de faglige organisationer i Aftale om trivsel og sundhed på arbejdspladserne. Præsentation af resultaterne Alle ledere får en resultatrapport der knytter sig til deres område. I denne rapport vil resultaterne fra lederens område fremgå, samt relevante sammenligningsmål. Det anbefales, at nærmeste leder informerer alle medarbejdere i afdelingen/institutionen om delresultater. 4

Prioritering af indsatsen Drøftelserne skal lede frem til en prioritering af, hvilke indsatsområder der skal formuleres initiativer for, og skrives i handleplanen. Inddragelse af MED-systemet Opfølgningen af resultaterne fra trivselsundersøgelsen skal forankret i MED-systemet. Det er MED-udvalgene der har kompetencen og muligheden for at sikre, at der bliver fulgt op på trivselsundersøgelsen. Dette skal udmøntes i en handleplan. Handleplan En vigtig pointe, når man arbejder med resultater fra en trivselsundersøgelse, er at prioritere indsatsområderne. En god handlingsplan indeholder de områder, man vil arbejde med, hvad det præcist er, man vil ændre, hvad man vil gøre ved det og hvordan og hvornår, man vil følge op på indsatsen. Handleplanen skal indeholde følgende: Indsatsområder: Hvilke resultater fra trivselsundersøgelsen har I valgt at fokusere på? Uddybning: Hvad skal konkret ændres? Hvad er målet efter forandringen? Handling/aktivitet: Hvad vil I præcist gøre for at opnå ændringer og hvornår? Hvornår og hvordan vii følge op på indsatserne? Hvordan vil I evaluere Jeres indsats? Ansvarlig: Hvem er ansvarlig for at forandringerne gennemføres? Ansvarlig Lederen af det ledelsesområde, som tilbuddet er en del af, har det overordnede ansvar for det enkelte tilbuds arbejde med Kvalitetsmodellens standard for arbejdsmiljø, herunder at kvalitetsarbejdet lever op til de fælles kommunale retningslinjer (dette dokument). En forudsætning for et godt arbejdsmiljø er, at arbejdsmiljøarbejdet indgår som en naturlig del af ledelsesarbejdet, og at alle medarbejdere deltager aktivt i arbejdet med sikkerhed og trivsel. Arbejdet skal organiseres således, at det foregår ved inddragelse af og i samarbejde med arbejdsmiljørepræsentanter, arbejdsmiljølederrepræsentanter, arbejdsmiljøkoordinatorer, MEDrepræsentanter og MED-udvalg i forhold til drøftelse, planlægning, gennemførelse af og opfølgning på arbejdsmiljøtiltag. Det er den samlede ledergruppe i Handicap, psykiatri og udsatte, der fungerer som styregruppe for arbejdet med implementeringen af den Danske Kvalitetsmodel. Dokumentation Lederen skal sikre, at der foreligger dokumentation for, at man på tilbuddene arbejder i overensstemmelse med kravene i kvalitetsmodellens standard for arbejdsmiljø, herunder de fælles kommunale retningslinjer (dette dokument). 5

Referencer - Arbejdsmiljøstrategiplan vedtaget i HovedMED i Viborg Kommune - Arbejdspladsvurdering, HR-arbejdsmiljø Viborg Kommune - Sygefravær i APV, arbejdstilsynets hjemmeside: http://www.at.dk/sw13635.asp - Bestemmelserne for APV i Arbejdstilsynets AT-vejledning nr. D.1.1 - Trivselsundersøgelse 2010 Viborg Kommune - Vejledning for procesforslag til opfølgning på trivselsundersøgelse i Viborg Kommune Definition af begreber Arbejdsmiljøstrategi Arbejdsmiljøstrategien skal være en naturlig og integreret del af det daglige arbejde på alle arbejdspladser. Arbejdsmiljøhåndbogen er et redskab til at sætte dette arbejde i system og samtidig en vigtig informationskilde. Et sikkert og sundt arbejdsmiljø er en forudsætning for et godt arbejdsliv. Arbejdsmiljøstrategien skal sikre at vi lever op til lovgivningen og sætter fokus på de særlige udfordringer på vores arbejdsplads. Arbejdspladsvurdering/APV APV er en metode til at systematisere arbejdsmiljøarbejdet. APV kan sikre et overblik over arbejdsmiljøet, der kan danne grundlag for iværksættelse af tiltag til forebyggelse af gener og skader. Lovmæssigt er APV forankret i arbejdsmiljøloven og udmøntet i bekendtgørelse 559 fra 2004 om arbejdets udførelse. Desuden har Arbejdstilsynet udarbejdet en AT-vejledning, der løbende revideres. Hertil kommer adskillige branchevejledninger og tjeklister. Trivsel Der findes mange forskellige bud på definitioner af trivselsbegrebet. Trivsel indebærer, at den enkelte medarbejder oplever balance og overskud både fysisk og mentalt. Trivsel er relateret til arbejdsglæde og følelsen af at mestre arbejdsdagens forskellige situationer og opgaver. Trivsel på arbejdspladsen handler om det, der sker mellem mennesker, den enkelte medarbejders trivsel og det psykiske arbejdsmiljø. Et fokus på trivsel indebærer både et fokus på stressfremmende faktorer og trivselsfremmende handlinger. Tilbud Omfatter alle kommunale bo- og aktivitetstilbud inden for organisationen Handicap, psykiatri og udsatte i Viborg Kommune. Tilbuddene drives efter lov om social service 85 (støtte i eget hjem), 107 (midlertidige botilbud) og 108 (længerevarende botilbud) samt 103 (beskyttet beskæftigelse) og 104 (aktivitets- og samværstilbud). Kvalitetsstandard En standard er et mål for kvalitet med konkrete krav og anvisninger, som lægges til grund for evaluering. Der er i Dansk kvalitetsmodel på det sociale område blevet udarbejdet seks fælles nationale standarder. Standarderne er generiske, hvilket betyder, at de gælder alle kommunale tilbud uanset målgruppe. De generiske standarder sikrer en ensartethed i det faglige niveau på tværs af målgrupper og ydelser. Der er udviklet tre ydelsesspecifikke standarder for henholdsvis kommunikation, brugerinddragelse og individuelle planer og tre organisatoriske standarder for henholdsvis kompetenceudvikling, arbejdsmiljø og ledelse. Fælles kommunal retningslinje (dette dokument) I kvalitetsstandarderne stilles der krav om, at der udarbejdes retningsgivende dokumenter. Dette er en samlet betegnelse for de forskellige typer af beskrivelser af arbejdsgange med videre, der giver retning (udstikker anvisninger) for det daglige arbejde på tilbuddene. Retningsgivende dokumenter kan således bestå af vejledninger, procedurer, retningslinjer og anvisninger, der er udarbejdet på kommunalt niveau. De fælles kommunale retningslinjer skal danne baggrund for udarbejdelse af lokale anvisninger, der er specifikt tilpasset målgruppen og indsatsen på det enkelte tilbud. Anvisningen skal beskrive den generelle fremgangsmåde for, hvordan arbejdet udføres, hvem der er ansvarlig for arbejdets udførelse og hvornår arbejdet finder sted. Denne beskrivelse skal være i overensstemmelse med de fælles kommunale retningslinjer på området og kunne dokumenteres i forbindelse med evaluering af arbejdet med kvalitetsmodellens standarder. 6