OUTLOOK QUICK GUIDE
VELKOMMEN PÅ KURSUS Vi håber at du vil finde dig godt tilrette på kurset og at du vil få mange gode og konkrete ting med dig herfra. Du kan være sikker på at underviseren vil være klar til at give dig en grundig og fyldestgørende gennemgang at Outlook. Råd til kursisten Efter kurset er det vort håb, at du inden for kort tid læser materialet igennem. Det vil medføre, at du har langt bedre mulighed for at huske de på kurset gennemgåede emner, og herved bliver dit udbytte af kurset langt større. Husk Det er dig der er på kursus, det er dig der skal hjem og arbejde med dette produkt, det er derfor DIG der skal spørge, når der er noget som er uklart for dig. Det er ikke usandsynligt at der er andre end dig som finder det gennemgåede uklart. Vi ønsker dig et godt kursus og held og lykke med materialet og dit videre arbejde med Excel. Spørgsmål efter kurset Efter kursets afslutning har du fortsat mulighed for at få svar på dine spørgsmål, klik blot ind på www.officekursus.dk/sporg herfra vil du kunne kontakte os med dine spørgsmål. Denne service er en del af kursusprisen. Firma kurser Hvis der er flere i Jeres virksomhed der ønsker et kursus kunne det være en mulighed at tage en dialog med os om mulighederne for at afholde et internt kursus i Jeres virksomhed. På disse kurser kan vi langt hen af vejen tilrette indholdet direkte mod Jeres behov i det enkelte program, således får I et udbytte der oftest med det samle kan overføres til det daglige arbejde. Se mere på www.officekursus.dk/kurser Rettigheder til dette materiale Rettighederne til dette materiale tilhører Office kursus.dk. Nogen former for gengivelse af dette materiale uden forudgående aftale er ikke tilladt. COPYRIGHT OFFICEKURSUS.DK Version November 2016 Side 1
Indholdsfortegnelse 1. Kom i gang... 3 2. E-mail (Ctrl +1)... 4 2.1. Meddelelser... 4 2.2. Signatur i meddelelser... 5 2.3. Organisering af meddelelser... 5 2.4. Junk-mail (Uønsket post)... 7 3. Kalender (Ctrl +2)... 8 3.1. Dele kalenderen... 8 3.2. Åbne delt kalender... 8 3.3. Tilgængelighed...9 3.4. Gentagelse...9 3.5. Møder... 10 4. Kontaktpersoner (Ctrl + 3)... 14 4.1. Tilføje og redigere kontakter....14 4.2. Oprette grupper....14 4.3. Adresseliste-vælger...14 5. Opgaver (Ctrl + 4)...16 6. Tillæg... 17 6.1. Tilføje en delt postboks... 17 Side 2 Indholdsfortegnelse
1. Kom i gang Start Outlook på følgende måde: Klik på Start-knappen Skriv Outlook Klik på Microsoft Outlook Hovedvinduet i Outlook ser således ud: 1. Båndet og Filer Båndet er delt ind i faner. Hver fane er delt ind i grupper med kommandoer. Fil er for udskrift og tilpasning af Outlookprogrammet Tips! Fanen Vis giver dig mulighed for at tilpasse udseendet på programmet. 2. Navigationsrude Navigationsruden indeholder dine indbakker og mapper 3. Indholdsruden Viser indhold i en mappe, kalender, adressebog eller opgaveliste. Indhold i Outlook kaldes elementer 4. Læserute Viser indholdet af det markerede objekt. Kan skjules/vises fra fanen Visning. 5. Funktionsvælgeren (Ctrl + 1 til 6) Her vælger du mellem postvisning, kontaktvisning, kalendervisning og opgavevisning. Indholdsfortegnelse Side 3
2. E-mail (Ctrl +1) 2.1. Meddelelser Du starter en ny e-mail ved at klikke Ny E-mail på båndet (Ctrl+N). Outlook lagrer automatisk meddelelsen i mappen Kladde hvert 3. minut. Du kan arkivere manuelt ved at klikke Gem (Ctrl+S). Skriv navn på modtager i «Til» feltet. Når du begynder at skrive et navn vil Outlook checke seneste adresser og forslå modtagere. Nogle gange er adressen som bliver foreslået forkert. Måske fordi modtageren har skiftet job og fået ny adresse. Klik på «krydset» i slutningen af adressen og denne er slettet. Neste gang du giver rigtig adresse til vedkommende bliver denne opdateret med rigtig adresse. Du kan også slå op i adresselisten efter kontakter baseret på det du har skrevet. Skriv dele af navnet på kontakten og tryk Kontroller navn på båndet (Ctrl+K). Hver e-mail har en maksimum størrelse på 25 MB. Svar og Videresend Svar og videresendelser foretages direkte i læseruten som standard. Du kan dobbeltklikke på en meddelelse i indholdsruden for at åbne den i nyt vindue. Historik følger altid med. De oprindelige vedhæftede filer i en modtaget meddelelse vil ikke følge med når du trykker Svar eller Svar til alle. Vedhæftede filer kommer med når du benytter Videresend. Vedhæftede filer Vedhæftede filer vises i Vedhæft feltet over meddelelsesteksten. Du kan enkelt skifte mellem forhåndsvisning af meddelelsen eller vedhæftning ved at klikke på ikonet for det respektive dokumentet. Nogle dokumenter, som standard Office-dokumenter, kan forhåndsvises direkte i læseruden. Klik på vedhæftet fil for at se vedhæft-fanen på båndet. Her kan du udføre typiske handlinger. Side 4 E-mail (Ctrl +1)
2.2. Signatur i meddelelser For at oprette en ny signatur: 1. Klik Fil Alternativer, vælg E-mail og derefter knappen Signaturer 2. Klik Ny og giv signaturen et navn 3. Indsæt signaturteksten i tekstområdet nedenfor. A. Brug billedeknappen for at indsætte logoen. Hvis du indsatte signaturen med logo, slet denne og indsæt på ny med denne knappen. B. Vælg signatur for ny e-mail C. Vælg signatur for svar og videresending. 4. Derefter gemmer du signaturen med Gem. Signaturen skal skrives som vist til højre. All tekst bortset fra afsenders navn skal skrives med Arial Regular 10 pkt. sort. Afsenders navn skal skrives med Arial Regular 11 pkt. sort og fed skrift. Kontakt IT-koordinator for spørgsmål angående firmalogo. Ved behov kan signaturen enkelt ændres i meddelelsen ved at højreklikke på signaturen og vælge fra listen. 2.3. Organisering af meddelelser Meddelelser og mapper kan enkelt kopieres eller flyttes med «træk og slip» funktionalitet. Man kan også benytte traditionelle metoder som kopier/klip og sæt ind. På båndet under Mappe fanen er der en samling med funktioner for vedligeholdelse af mapper. Mappestrukturen i Outlook er bygget som vist i illustrationen. Opret nye mapper fra fanen Mapper eller ved at højreklikke på mappen du vil gemme undermappe for. Du kan ganske enkelt flytte mapper med træk og slip. E-mail (Ctrl +1) Side 5
Notes. OBS! Fællespostmapper er indtil videre i Lotus Søg Klik i søgefeltet over indholdsruden for at starte en søgning. Båndet vil nu blive udvidet med en ekstra fane, Søg. I denne fane vil du finde nødvendige værktøjer til at søge i Outlook. Som standard vil søgningen omfatte den postmappe du står i, men kan udvides. Du kan filtrere søgningen i gruppen Indskrænk. Klik på den ønskede knap og skriv søgeordet i søgefeltet. Der kan benyttes kombinationer med flere søgeord. Man kan også bruge «Boolske operatorer» som OG, ELLER og IKKE. Det er vigtigt at disse skrives med store bokstaver og at der er mellemrum mellem leddene. andersen link lisenser link OG lisenser fra:andersen Fra:mathias indhold:office Returnerer alle elementer hvor ordet andersen befinder sig i afsender, modtager, eller nævnt i teksten (uafhængig af om det er skrevet med små eller store bokstaver). Returnerer alle elementer hvor ordet link og ordet lisenser forekommer i teksten eller andre felter, i hvilken som helst rækkefølge, elementer hvor kun et af ordene forekommer returneres også. Returnerer elementer med både ordet link og lisenser. Returnerer elementer hvor ordet andersen befinder sig i feltet fra. Returnerer meddelelser hvor Mathias står I fra-feltet OG indholdsteksten indeholder ordet office. Side 6 E-mail (Ctrl +1)
Sortere visningen for en mappe Som standard er mappen sorteret efter dato. Dette kan enkelt ændres i toppen af visningsruden. Klik pil ned i slutningen af kolonnehovedet og vælg fra listen. Tips! Forskellige mapper kan have forskellige sorteringer. Vis som diskussioner Du kan enkelt ændre visning til at være sorteret etter diskussioner. Så vil alle tilhørende meddelelser blive samlet i samme tråd. For at indstille diskussionsvisning Vis Vis som diskussioner. Du vil nu få valget mellem at gøre dette for alle mapper eller kun denne. Foretag det valg som passer for dig. 2.4. Junk-mail (Uønsket post) De mail som Outlook mener er junk-mail flyttes automatisk til mappen Junk Mail. Det anbefales at tjekke denne mappen løbende og kontrollere at ikke-junk mail er havnet i mappen Gå til Hjem Junk Email (Uønsket Post)for at angive om en mail er/ ikke er junk e-mail. Du kan også klikke og trække en mail til Junk Email-mappen for at angive den som Junk Email, eller trække den fra mappen for angive at den ikke er Junk Email. E-mail (Ctrl +1) Side 7
3. Kalender (Ctrl +2) Kalenderen holder orden på alle dine aftaler og møder. Aftaler reserverer tid i din kalender og viser tiden som optaget. Møder er aktiviteter som involverer andre. 3.1. Dele kalenderen Kalenderen i Outlook kan deles med andre internt, og man kan angive hvilke rettigheder, andre skal have i sin kalender. For at give/ redigere andres rettigheder i din kalender, vælg Kalender Kalendertilladelser. I dialogboksen vises eksisterende tilladelser som er givet, med mulighed for at ændre og give nye personer specifik adgang. 1. Eksisterende rettigheder «Standard» repræsenterer rettighederne alle andre brugere på systemet har i din kalender. 2. Valg for at tilføje til og fjerne personer. 3. Rettighederne til markeret «person» i listen ovenfor. 4. Område for at angive specifikke rettigheder dersom standardniveauerne (3) ikke dækker det aktuelle behov. 3.2. Åbne delt kalender Skift til kalenderen, på fanen Hjem, klik Åbn kalender og vælg Fra adressekartotek. I dialogboksen som åbnes: Find personen, eller rummet, du ønsker at åbne kalenderen til. Marker denne og klik Kalender nederst til venstre. Klik OK. Side 8 Kalender (Ctrl +2)
Den nye kalender placeres under Delte kalendere. Brug markeringsboksen til venstre for navnet for at åbne/ lukke en delt kalender. Lukke kan også gøres med krydset til højre for navnet over den delte kalender. 3.3. Tilgængelighed Det er vigtigt at have et klart forhold til tilgængelighed («Vis som») i kalenderen. Som standard bliver du markeret som optaget, når du laver en aftale eller et møde. Vær opmærksom på at hvis du vælger Hele dagen, markeret med pil i forrige billede, så vil din tid blive sat som Ledig. Dette fordi «Hele dagen» menes som en mærkedag. Du kan godt bruge dette valg, men husk da at ændre til ønsket værdi som f.eks. «Fraværende» eller «Optaget». 3.4. Gentagelse Hvis der er noget som foregår med et fast interval, f.eks. hver mandag eller sidste ugedag hver måned, kan der oprettes et element med gentagelse i kalenderen. Gentagelse fungerer på samme måde for begivenheder, aftaler og møder. Oprette gentagen begivenhed, aftale eller møde Lav et nyt element på sædvanlig måde, og klik knappen Gentagelse. I dialogboksen som åbnes kan du indsætte intervallet begivenheden, aftalen eller mødet skal foregå i. Kalender (Ctrl +2) Side 9
Åbne eller redigere gentagen aftale Når et gentaget element åbnes, vises en dialogboks med spørgsmål om hvad der skal åbnes. Du kan vælge at åbne kun den forekomst som blev forsøgt åbnet (Kun denne) eller alle elementerne (Hele serien). 3.5. Møder Et møde er en aktivitet som involverer andre personer og eventuelt fysiske møderum, Lync virtuelle møderum eller eksterne personer. Indkalde til møde Klik Nyt møde i kalender. (1) Udfyld ønskede deltagere i Til, emne for mødet og, om mødet ikke behøver rum, hvor mødet finder Sted. Møderum er beskrevet nedenfor. (2) Angiv tidspunkt eller (3) vælg dato og tidspunkt fra Rumfinder. Tilgængelige datoer vil ændre sig når du tilføjer eller fjerner personer fra indkaldelsen. (4) for en mere detaljeret oversigt over deltagernes tilgængelighed via Planlægningsassistent (beskrevet på neste side). (5) Send indkaldelsen når du er klar. Side 10 Kalender (Ctrl +2)
På højre side finner du Rumfinder Møderummene er grupperet i romlister etter de forskellige lokationer i Orkla. OBS! Dersom du ikke ser lokationen, er rummet ikke migreret endnu. Midlertidig løsning for disse i rød rude nedenfor. Du vælger din lokation under rumfindervælgeren (2) for at se alle ledige møderum på det angivne tidspunkt (1). Hvis ingen rum er tilgængelig justerer du tidspunktet for mødet og listen vil evalueres på ny. Derefter klikker du på ønsket møderum og tid (3) om ønskelig. Fortsæt på næste side. Findes lokalet ikke i listen endnu, gør som beskrevet nedenfor - Ellers gå til næste punkt. Ikke færdig migrerede rum finder du i adressebogen med følgende navne konversion: Meeting Room - Land - Sted - Navn. Disse rum tilføjes som deltagere i stedet, men de bliver reserveret. Klik Tilføj deltagere nederst i venstre hjørne. Søg personen/ personerne som skal deltage, marker denne/ disse og klik Nødvendige eller Valgfri. De obligatoriske kan ses på som «disse skal komme for at mødet skal afholdes», mens valgfrie er i fanen «fint hvis de har mulighed, men mødet gennemføres alligevel». Hvis du er tilfreds kan du nu trykke Send. Ønsker du et lidt større overblik kan du bruge Planlægningsassistent (i gruppen Vis). Knappen Planlægningsassistent viser tilgængelighed for alle involverede i en detaljeret oversigt. Kalender (Ctrl +2) Side 11
1. Viser information fra kalenderne til personer og rum. 2. Viser forslag til tidspunkter på den valgte dagen (øverst i Rumfinder feltet) 3. Hvis du har tilføjet mere end et møderum for at checke tilgængelighed, husk at fjerne hakket på møderum du ikke skal bruge! 4. Klik Send når mødeindkaldelsen er færdig. I deltagerlisten vises det forskellige symboler til venstre for navnene: Mødearrangør Obligatorisk deltaker Valgfri deltaker Ressource (rum eller udstyr) Implementeres senere! Følge op som mødearrangør Når de indkaldte til et møde sender et svar kommer der en e-mail i indboksen til mødearrangør med f.eks. Accepteret eller Afslået foran emnet. Dersom mødearrangøren har behov for at se en oversigt over status på de forskellige deltagere, vil denne oversigt kunne hentes frem i kalenderen. Åbn mødet i kalenderen og vælg knappen Opfølgning. Til højre for deltagerne vises en kolonne med information om hvad de forskellige har svaret. OBS! For at denne liste skal opdateres automatisk kræves det at de indkaldte sender et svar. Side 12 Kalender (Ctrl +2)
Aflyse et møde Hvis du har indkaldt til et møde og det, af en eller anden grund, ikke kan gennemføres, bør der sendes en aflysning. Dette vil da frigøre tiden i kalenderen til de indkaldte personer og møderummet. 1. Åbn mødet i din egen kalender 2. Skriv en meddelelse til deltagerne i notatfeltet 3. Klik Annuller møde. Svare på mødeindkaldelse Mødeinvitationer vil dukke op i indboksen, og i kalenderen vil tiden vises som foreløbig aftale. Svar på mødeindkaldelsen med svarknapperne i invitationen. Det er vigtigt, at du vælger at sende et svar så mødeindkalder ser om du kommer eller ej. Kalender (Ctrl +2) Side 13
4. Kontaktpersoner (Ctrl + 3) Her vil du finne dine personlige kontakter. Du kan tilføje nye kontakter fra Outlook ved at højreklikke på navnet, eller fra kontaktkort i et hvilket som helst Office program. Som standard vil Outlook først søge i den globale adresselisten (Orkla s adresseliste) og dernæst i din personlige liste. 4.1. Tilføje og redigere kontakter. Hjem Ny kontakt for at oprette en ny kontakt. Udfyld de felter, som er aktuelt for din kontakt og klik Gem. Ingen felter er obligatoriske, men du bør udfylde nødvendige detaljer for at sende e-mail og måske telefonnummer for brug i kontaktkortet på telefonen. 4.2. Oprette grupper. Hvis du ofte sender meddelelser til samme gruppe med personer kan du oprette en gruppe. Hjem Ny og vælg Ny kontaktgruppe. Du kan tilføje personer både fra din private adresseliste og Orkla s globale. Til og med tilføje helt nye kontakter. Vælg aktuelle kontakter, giv gruppen et passende navn og gem. Gruppen vil nu være tilgængelig i kontaktbilledet og i alle steder du søger etter kontakter, f.eks. oprette ny meddelelse. 4.3. Adresseliste-vælger Du ser boksen for at vælge navn når du trykker på Adressekartotek-knappen eller Til-knappen i meddelelser eller mødeindkaldelser. Vælg hvilket adressekartotek, du vil vise (4). Dine personlige kontakter er i mappen Kontakter. Global adresseliste er Orkla s adressebog. Søg så efter kontakter (1) på fornavn eller vælg Flere kolonner for at søge på efternavn. Du kan markere navn fra navnelisten (2) og tilordne dem sin rolle (3) 1. Søgefelt 2. Resultatliste 3. Modtagerfelt 4. Valg af adresseliste Side 14 Kontaktpersoner (Ctrl + 3)
De forskellige adressekartoteker Kontakter Global address List Offline Global Address List Dette er dine egne kontakter, gemt i Personer i Outlook. Den interne adresseliste som administreres på serveren. Din lokale kopi af den interne adresseliste, denne bliver opdateret en gang i døgnet. Valgene under All Address Lists er, filtrerede visninger af den globale adresselisten. Disse viser f.eks. kun eksterne kontakter, kun distributionslister osv. Ikonerne i global adresseliste Ikon Forklaring Kommentar Intern kontakt Personer med dette ikonet er konverteret til Outlook Distributionsliste (gruppe) Ekstern kontakt Møderum Dette ikon vil vises på ansatte som ikke er konverteret til Outlook endnu. Kontaktpersoner (Ctrl + 3) Side 15
5. Opgaver (Ctrl + 4) Brug opgaver for påminde dig selv om ting du skal have gjort. Du kan sætte tidsfrister og du kan tilføje alarm som påmindelse for opgaven. OBS! E-mails som er markeret med opfølgningsflag vil også vises her når visningen er Opgaveliste. Du kan også uddelegere opgaver til kolleger. De får en opgaveforespørgsel i deres indboks om de ønsker at udføre opgaven. Hvis de accepterer vil opgaven automatisk fuldføres hos dig når den fuldføres hos dem. Opgaver kan også vises i kalendervisning ved at vælge Visning Dagens opgaveliste Normal (fungerer med visningerne Dag, Arbejdsuge og Uge). Side 16 Opgaver (Ctrl + 4)
6. Tillæg 6.1. Tilføje en delt postboks Klik Fil Kontoindstillinger Kontoindstillinger Klik på din konto Klik Rediger Klik Flere indstillinger nede i højre hjørne Vælg skillearket Avanceret Klik Tilføj Skriv navnet på den delte postboks Tryk OK. Klik OK Næste Udfør Luk (dette gemmer ændringerne og lukker de forskellige dialogboksene. Den ekstra postboks vises i Mapperuden sammen med din personlige postboks. Tillæg Side 17
H. P. Christensensvej 1 3000 Helsingør Tlf.: 70 260 930 Side 18 Tillæg