EINAR KORNERUP JYLLAND A/S CVR-NR. 81311714... 4

EINAR KORNERUP JYLLAND A/S CVR-NR. 81311714... 4 UNDERRAMMEAFTALE 027_EINAR KORNERUP JYLLAND A/S CVR-NR. 81311714: RAMMEAFTALE 2013-1115.02/TOTALENTREPRISE/A: TÆT_LAV/D4 MIDTJYLLAND/DELRAMMEAFTALE A04/(3:8)... 4 Bilag 15: INFO 1 Maksimalavance, Nybyggeri... 4 Bilag 19: INFO 5 Kvalitetssikringsproces... 4 (Del 01)...5 (Del 02)...6 (Del 03)...7 (Del 04)...8 (Del 05)...9 Bilag 20: INFO 6 Projekteringsproces... 10 (Del 01)...11 (Del 02)...12 (Del 03)...13 (Del 04)...14 (Del 05)...15 (Del 06)...16 (Del 07)...17 Bilag 21: INFO 7 Udførelsesproces... 17 (Del 01)...18 (Del 02)...20 (Del 03)...22 (Del 04)...24 (Del 05)...25 Bilag 22: INFO 8 Egenkontrolproces... 25 (Del 01)...26 (Del 02)...27 (Del 03)...28 (Del 04)...30 (Del 05)...32 (Del 06)...33 (Del 07)...34 Bilag 23: INFO 9 Mangelafhjælpningsproces for fastlagte gennemgange... 34 (Del 01)...35 (Del 02)...36 (Del 03)...37 Bilag 24: INFO 10 Mangelafhjælpningsproces for øvrige mangler... 37 Bilag 25: INFO 11 Projektorganiseringsprincipper for den fælles organisation... 38 (Del 01)...39 (Del 02)...41 (Del 03)...43 (Del 04)...44 (Del 05)...45 (Del 06)...46 Bilag 26: INFO 12 Projektorganiseringsprincipper for entreprenørs organisation... 46 (Del 01)...47 (Del 02)...49 (Del 03)...51 (Del 04)...52 Bilag 27: INFO 13 Principper for åben økonomi... 53

(Del 01)...53 (Del 02)...54 Bilag 28: INFO 14 Optimeringsprincipper... 54 (Del 01)...55 (Del 02)...56 (Del 03)...57 Bilag 29: INFO 15 Forbehold... 57 UNDERRAMMEAFTALE 123_EINAR KORNERUP JYLLAND A/S CVR-NR. 81311714: RAMMEAFTALE 2013-1115.02/HOVEDENTREPRISE/D: TÆT_LAV/D4 MIDTJYLLAND/DELRAMMEAFTALE A19/(3:7)... 57 Bilag 15: INFO 1 Maksimalavance, Nybyggeri... 57 Bilag 19: INFO 5 Kvalitetssikringsproces... 57 (Del 01)...58 (Del 02)...59 (Del 03)...60 (Del 04)...61 (Del 05)...62 Bilag 21: INFO 7 Udførelsesproces... 63 (Del 01)...64 (Del 02)...66 (Del 03)...68 (Del 04)...70 (Del 05)...71 Bilag 22: INFO 8 Egenkontrolproces... 71 (Del 01)...72 (Del 02)...73 (Del 03)...74 (Del 04)...76 (Del 05)...78 (Del 06)...79 (Del 07)...80 Bilag 23: INFO 9 Mangelafhjælpningsproces for fastlagte gennemgange... 80 (Del 01)...81 (Del 02)...82 (Del 03)...83 Bilag 24: INFO 10 Mangelafhjælpningsproces for øvrige mangler... 83 Bilag 25: INFO 11 Projektorganiseringsprincipper for den fælles organisation... 84 (Del 01)...85 (Del 02)...87 (Del 03)...89 (Del 04)...90 (Del 05)...91 (Del 06)...92 Bilag 26: INFO 12 Projektorganiseringsprincipper for entreprenørs organisation... 92 (Del 01)...93 (Del 02)...95 (Del 03)...97 (Del 04)...98 Bilag 27: INFO 13 Principper for åben økonomi... 99 (Del 01)...99 (Del 02)...100 Bilag 28: INFO 14 Optimeringsprincipper... 100

(Del 01)...101 (Del 02)...102 (Del 03)...103 Bilag 29: INFO 15 Forbehold... 103

Einar Kornerup Jylland A/S CVR-nr. 81311714 Underrammeaftale 027_Einar Kornerup Jylland A/S CVR-nr. 81311714: Rammeaftale 2013-1115.02/Totalentreprise/A: Tæt_lav/D4 Midtjylland/Delrammeaftale A04/(3:8) Bilag 15: INFO 1 Maksimalavance, Nybyggeri ID 0727 9 Bilag 19: INFO 5 Kvalitetssikringsproces ID 0728

(Del 01) Kvalitetssikring Det er EKJ s hensigt at varetage kvalitetssikring i projekterings- og udførelsesfasen med udgangspunkt i firmaets KS-håndbøger, Dette betyder, at der udarbejdes et KS-program for det aktuelle projekt, som bl.a. fastlægger fremgangsmåden samt retningslinjer for kvalitetsplanen, tilsynsplanen, kontrolplanen samt drift- og vedligeholdelsesspecifikationer. I det efterfølgende er givet en sammenfattende beskrivelse af de overordnede retningslinjer for gennemførelse og organisering af kvalitetssikring, i såvel projekterings- som udførelsesfasen i totalentrepriser og hovedentrepriser udført som nybyggeri eller renovering. Ved hovedentrepriser er samme principper for kvalitetssikringen gældende, dog uden tilknytning af egne rådgivere, og ej heller med samme indflydelse på materialevalg som normalt er foretaget af bygherren og dennes rådgivere. Målsætning Målet med det beskrevne system til kvalitetssikring er at lokalisere fejl og fejlkilder og at eliminere disse tidligst muligt. Således at svigt i byggeriet kan undgås. Der tages udgangspunkt i det af bygherren udarbejdede projektmateriale for byggeriet. Ved fejl forstås i denne forbindelse bl.a.: - fejl ved materialer (materialevalg) - fejl ved udstyr (funktionsfejl) - fejl ved konstruktive løsninger (sammenbygningsfejl, fysiske fejl) - fejl ved installationssystemer (funktionsfejl, fysiske fejl) - konstruktive og installationsmæssige løsninger, der tilsidesætter driftshensyn - konstruktive og installationsmæssige løsninger, der ikke på rimelig måde sikrer fleksible anvendelsesmuligheder - målfejl og regnefejl ved dimensionering ID 0729

(Del 02) Valg af materialer og konstruktioner / installationer Det er af stor betydning at både konstruktioner og materialer vælges i overensstemmelse med de intentioner, som bygherren har i det konkrete byggeri. Med afsæt i disse ønsker/krav fra bygherren vælges egnede og gode konstruktioner og materialer, der er afpasset krav om levetid, holdbarhed, aktuelt slid, vejrpåvirkning og nødvendig vedligeholdelse. Konstruktioner/installationer: - udvendige konstruktioner og bygningsdele udformes således, at afledning af vand fra tage, facader og terræn sker kontrolleret mod afløb - Bygningsdele udformes udvendigt uden unødvendig hylder på facader, som kan forårsage frostskader, indsivende vand og samlinger for snavs. Materialer: - Materialer vælges således, at krav om levetid, holdbarhed, modstand mod slid og vejrlig overholdes Miljø: - Det sikres, at alle indbyggede materialer er produceret efter mindst muligt udslip af CO2 og uden anvendelse af børnearbejde. - Materialer skal kunne genanvendes i størst muligt omfang, og i øvrigt kunne deponeres efter gældende lovgivning og på en forsvarlig måde uden gene for vore efterkommere. ID 0730

(Del 03) Fremgangsmåde Generelt For at sikre en systematisk kontrol i et kontinuert forløb knyttes kvalitetssikringen til de sædvanlige faser i byggeprocessen (forprojekt, hovedprojekt og udførelse), begyndende med en detaljeret gennemgang af byggeprogrammet. Det sikres, at valg af bygningsdele og materialer tilpasses krav om en rationel og økonomisk drift. Bygningen udformes således, at den simpelt kan kontrolleres/eftergås løbende i driftsperioden. Ved evt. udskiftning af bygningsdele er disse konstrueret så indgrebet i f.eks. facader, lofter og installationer kan udføres i lokalt afgrænsede områder. Eksempelvis monteres der afspærringsventiler på installationer udvalgte steder, der betyder at kun en mindre del af installationen berøres af indgrebet. Forslagsgranskning Forslagsgranskning vil omfatte en stadig overvågning af projekteringen og dermed drage omsorg for, at kvalitetsdokumentation for anvendte materialer, komponenter, udstyr m.v. foreligger i en form, der kan danne grundlag for vurdering af bygningsværkets hensigtsmæssighed og godkendelse. Produktdokumentation vil senere indgå i drifts- og vedligeholdelsesmanualer. I dispositions- og projektforslagsfaserne gennemføres en omhyggelig kontrol af de konstruktive systemer med hensyn til udførelse, virkemåde, detaljer, samlinger og tolerancer, og tilsvarende granskes installationssystemer med hensyn til udførelse, fremføringsveje, pladskrav, samlinger, tolerancer og tilgængelighed. Blandt andre emner, der underkastes omhyggelig granskning, kan nævnes bygningers klimaskærm - vandafledning, isolering, kuldebroer, fuger, ventilation af konstruktion, vandtæthed, vindtæthed, sammenskæring - samt arbejdsmiljømæssige forhold, specielt i lokaler med høj installationsintensitet. Forslagsgranskningen afrundes med nødvendige korrektioner/justeringer af kvalitetsniveauet. Projektgranskning og projektkontrol Projektgranskning og projektkontrol sker i takt med den afsluttende detailprojektering og gennemføres efter såvel generelle som projektspecifikke checklister. Erfaringerne fra forslagsfasernes gennemløb vil danne baggrund for en prioritering af de produkter, løsninger og funktioner, der ønskes underlagt supplerende kontrol. Det tilsigtes bl.a. med granskningen, at aflede konsekvensvurderinger, der ved negativt udfald kan bevirke omprojektering. ID 0731

(Del 04) Projektmateriale I videst mulig udstrækning indgår i projektmaterialet standarddokumentation, eksempelvis hidrørende fra BPS-bygningsdelsoversigter og -detaljer, SBI-anvisninger og rapporter, BYG- ERFA blade samt gældende godkendelses- og kontrolordninger. Projektgennemgang, projektopfølgning og tilsyn I tilknytning til entreprisens udførelse sikrer rådgiverne, at såvel totalentreprenørens egne afdelinger som underentreprenører og leverandører inden igangsætning er grundigt instrueret i projektmaterialets indhold og intentioner. Der gennemføres sædvanlig projektopfølgning og kvalitativt tilsyn med udførelsen, idet kontinuerlig vejledning på pladsen i den rette forståelse af projektmaterialet gives høj prioritet. Inspektionsrutiner Rådgivernes kvalitetstilsyn suppleres med produktions- og fremstillingskontrol hos de væsentligste producenter og leverandører, eksempelvis af byggekomponenter og udstyr, der specialfremstilles. Ved inspektionen sker kontrol bl.a. på baggrund af allerede anerkendte procedurer og godkendelsesordninger. KS-programmet fastlægger retningslinjerne for udarbejdelse af tilsynsplan og kontrolplan, herunder procedurer for såvel kontrol som fejlretning. Der suppleres med særlige manualer for byggeledelsens og fagtilsynets organisation, arbejdsområder og kompetence. Herved fastlægges også administrative rutiner, f.eks. møder, referater, registrering og formidling af dokumentation samt grundlaget for koordinering af bygningsanlæggets inspektion. Aflevering og årseftersyn Totalentreprenør og rådgivere registrerer samtlige afvigelser for projektmaterialet og begrunder ændringer eller sikrer, at konstaterede fejl og mangler afhjælpes, inden endelig aflevering til bygherren. Ved afleveringen modtager bygherren i redigeret form en inspektionsprotokol, der dokumenterer såvel begrundede ændringer som registrerede/afhjulpne fejl og mangler. Inspektionsprotokollen vil som bilag tillige indeholde væsentlige prøveattester og certifikater til dokumentation af byggeriets kvalitet. "SOM BYGGET" projektmateriale afleveres. Gruppen deltager desuden ved et eventuelt 5-års eftersyn. ID 0732

(Del 05) Organisation Kvalitetssikringen organiseres primært om de 3 grupper - styregruppen, projekteringsgruppen og udførelsesgruppen. Styregruppe 1. Gruppen er med reference til bygherren ansvarlig for projektets kvalitetsniveau. 2. Møder holdes med faste intervaller. Referat med konklusioner tilgår projekteringsgruppen og udførelsesgruppen. 3. Gruppen er ansvarlig for vurdering af byggeprogram med efterfølgende opstilling af referencegrundlag til brug ved projektering og udførelse. En af deltagerne tillægges ansvar som kvalitetskoordinator. 4. Gruppen igangsætter forslags- og projektgranskning, og samtlige tegninger, beskrivelser, produktspecifikationer m.v. forelægges gruppen til godkendelse. 5. Det er gruppens ansvar at koordinere information og kommunikation vedrørende kvalitetssikring. 6. Styregruppen forestår den endelige aflevering af byggeriet til bygherren, herunder overdragelse af inspektionsprotokol samt drifts- og vedligeholdelsesinstruktioner. Projekteringsgruppe 1. Gruppen er med reference til styregruppen ansvarlig for projekteringens forløb i overensstemmelse med byggeprogram, tidsplan og det endelige, opstillede referencegrundlag for kvalitetssikring. 2. Møder holdes med intervaller, der fastlægges efter projekteringens tarv og til sikring af, at det ønskede kvalitetsniveau fastholdes. 3. Gruppen varetager udarbejdelse af drifts- og vedligeholdelsesinstruktioner. 4. Det påhviler gruppen - inden udførelse igangsættes - at informere/instruere entreprenører, leverandører og producenter om projektets intentioner. 5. Sædvanlig projektopfølgning varetages af sagsarkitekt/-ingeniører med tilbagemeldingspligt til projekteringslederen. Udførelsesgruppe 1. Gruppen er med reference til styregruppen ansvarlig for udførelse i overensstemmelse med det udarbejdede projekt og fastlagte kvalitetsniveau.

2. Møder holdes med faste intervaller. Referat med konklusioner tilgår styregruppen og projekteringsgruppen. 3. Gruppen varetager byggeledelse, kvantitativt og kvalitativt fagtilsyn, produktions- og fremstillingskontrol og modtageinspektion. 4. Ved byggeriets afslutning forestår byggeledelse og fagtilsyn afleveringsinspektion med efterfølgende færdiggørelse af inspektionsprotokol. 5. Årseftersyn gennemføres af byggeledelse og fagtilsyn Bilag 20: INFO 6 Projekteringsproces ID 0733

(Del 01) Beskrivelse af generel projekteringsproces Beskrivelse af generel proces for kvalitetssikring af projekteringsfasen og redegørelse for kvalitetsplan med vægt på følgende: Generelt om projektering Projektforløbet organiseres på grundlag af fasemodellen, som er indbygget i FRI s, PLR s og Danske Ark s ydelsesbeskrivelser. Fasemodellen beskriver en trinvis detaljering af projektet, der giver mulighed for at prioritere arbejdet og træffe de rigtige beslutninger på de rigtige tidspunkter i projektforløbet. Faserne er byggeprogram, dispositionsforslag, projektforslag, forprojekt/-myndighedsprojekt, hovedprojekt, udførelse og idriftsættelse. Alt efter, på hvilket niveau en aktuel opgave udbydes, vil vor organisation tage over enten med egne rådgivere eller et fortsættelse af arbejdet sammen med de af bygherre valgte rådgivere. Vi foreslår, straks efter vunden licitation, et overdragelsesseminar, der sikrer, at den opnåede viden i de indledende projektfaser, bliver overdraget i så stort omfang som muligt. (i) Ressourcestyring under fastlagt projekteringsorganisation Den overordnede projektorganisation Vi forestiller os den overordnede projektorganisation ser således ud: - en styregruppe, som øverste organ under bygherre - en projektleder, som knytter sig både til styregruppen som referent og som formidler til projektgruppe og udførelsesgruppe. Projektlederen tilbydes fra EKJ s stab af entrepriseledere - Projektgruppen med bygherrerepræsentanter, evt. brugere og rådgiverrepræsentanter (samt projektleder) og ved totalentrepriser med projekteringsleder. - Projekteringsgruppe med projektering af alle rådgiverydelser og med kontakt til myndigheder, fokusgrupper og udførelsesgruppe. Projekteringsgruppen refererer til projektgruppe og projekteringslederen. - En udførelsesgruppe som består af EKJ med egenproduktion, underentreprenører og leverandører. Udførelsesgruppen refererer til projektgruppen (projekteringsgruppen) og projektlederen. Ovenstående organisationsoversigt vil blive tilpasset den enkelte entreprises type, omfang og kompleksitet. ID 0734

(Del 02) (ii) Dokumentstyring, herunder identifikation og styring af projekteringsdokumenter og ændringer i disse ved logfiler Vi tilbyder, at alle projekter bliver kommunikeret via projektweb. Projektets overordnede kommunikation kan opdeles i 3 hovedgrupper: a. informativ kommunikation b. økonomisk, juridisk kommunikation c. teknisk kommunikation De 3 typer kommunikation dokumenteres i hvert sit bibliotek på projektweb og i samarbejde med bygherre. Vi vil tildele de forskellige aktører i projektet adgang til projektweb ens forskellige niveauer. Denne adgang kan løbende justeres. Alle biblioteker vil løbende blive ajourført, så det gældende materiale altid vil være tilgængeligt. Ældre udgaver af dokumenter vil også altid være tilgængelige i bibliotekernes arkiver. Der bliver endvidere etableret en log, således at dokumenterne kan følges tidsmæssigt. Endvidere kan det spores, hvem der har åbnet hvilke dokumenter. Den informative kommunikation har til formål at holde bygherren og brugerne orienteret om projektets generelle indhold og stade. Heri kan typisk være baggrundsmateriale, udarbejdede skitser og tegninger samt beslutningsreferater. Adgang til dette bibliotek kan være bred, alt efter aftale. Den økonomisk, juridiske kommunikation har til formål at dokumentere projektets økonomiske, tidsmæssige og kvalitetsmæssige aspekter. Der vil i dette bibliotek blive ført statusrapporter med byggeregnskab og status på tid. Disse rapporter kan tilpasses, så rapporterne kan anvendes direkte til bygherrens egen rapportering til baglandet. Den tekniske kommunikation skal dokumentere projektets byggetekniske og installationsmæssige løsninger. Dette bibliotek vil typisk indeholde beskrivelser og tegninger. Til dette bibliotek vil vi foreslå adgang for det fremtidige driftspersonale, der dermed let kan følge med og kommentere på de tekniske løsninger. Det er vigtigt for projektets idriftsættelse, at også driftspersonalet føler ejerskab til de tekniske løsninger. I dette bibliotek vil der også, ved byggeriets afslutning, være As-built-projekt og drifts- og vedligeholdelsesmateriale tilgængeligt. Se endvidere INFO14 (v) for nærmere beskrivelse af driftsprojekt. ID 0735

(Del 03) (iii) Opfyldelse af myndighedskrav Som en fast bestanddel af ethvert projekt er håndtering af myndighedernes krav. Overholdelse af gældende krav i byggelovgivning og diverse vejledninger er et naturligt led i alle projekteringsopgaver, og disse forhold vil blive kontrolleret løbende og i projektgranskningerne. Herunder ikke mindst sikring af, at krav til arbejdsmiljø både i driftssituation og i byggefasen indarbejdes i projektering, og at bygherres pligter mht. arbejdsmiljøkoordinatorrollen også varetages i projekteringsfasen. Udover dette er der det specifikke samarbejde med alle aktuelle myndigheder i forhold til det foreliggende projekt. For at afdække dette forhold anvender vi, så vidt muligt, afholdelse af stjernemøder med myndighederne på så tidligt et stadie som muligt. På disse møder kan det hurtigt afdækkes, om myndighederne har særlige krav til det foreliggende projekt. Det kan være matrikulære, miljømæssige, brandmæssige, veterinære eller bevaringsmæssige forhold, der særligt skal iagttages, eller afdække forhold, der vil kræve en dispensationsbehandling. På et stjernemøde kan også det tidsmæssige perspektiv drøftes, således at projektets tidsplan og myndighedernes muligheder bliver koordineret og tidsmæssigt optimeret. Efter modtagelse af byggetilladelse vil evt. AT-punkter blive indarbejdet i projektet. AT-punkterne vil være et fast punkt på projekteringsmøderne, så der sikres tilbagemelding til relevante myndigheder. Al kommunikation med myndighederne vil være tilgængeligt på projektweb. Op til og i forbindelse med aflevering af byggeriet føres der tilsyn med, at alle AT-punkter er besvaret, færdigmelding fremsendt, og at alle nødvendige delfærdigmeldinger, anlægsgodkendelser, attester og forsikringsdokumentation bliver fremsendt. ID 0736

(Del 04) (iv) Styring af tekniske rådgivere Vi vil i vor projektering altid vælge projekteringsleder fra rådgivergruppen. Det kan være en arkitekt eller en ingeniør afhængig af den aktuelle byggeopgaves tyngdepunkt. Det vil være projekteringslederens ansvar, i sidste ende dog projektlederens, at styre projektet igennem, indholdsmæssigt, kvalitetsmæssigt, tidsmæssigt og indenfor de økonomiske rammer. En stor del af denne rolle vil være den koordinerende mellem de mange aktører i projekteringen. Det kan eksempelvis være arkitekten, landskabsarkitekten, geoteknikeren, statikeren, installationsrådgiverne, brandrådgiver, miljørådgiver, arbejdsmiljøkoordinator og evt. en certificeringskonsulent. Alle skal styres tidsmæssigt, således at nødvendige input kommer rettidigt i projekteringsfaserne. Det kræver en stor erfaring og en godt gennemarbejdet projekteringstidsplan med tilknyttet beslutningsplan at styre en projektering i mål. Til hjælp i koordineringsarbejdet foreslår vi, at der anvendes 3D-projektering, således at alle krydspunkter konstruktivt og installationsmæssigt bliver afdækket. Projekteringen styres via projekteringsmøder med en fast dagsorden. Dagsorden tilpasses det enkelte projekt, men vil altid indeholde de relevante fokuspunkter for aktuelt projekt, bygherreønsker, kvalitet, AT-koordinering, fremdrift, tidsplan, økonomi m.m. Fokuspunkter som angivet i dagsorden er punkter, der skal være skærpet opmærksomhed om. Alle punkter i referat vil blive påført ansvarlig aktør og om nødvendigt en slutdato. Udover den faste dagsorden kan der besluttes særlige temaer for det enkelte møde. Det medfører, at alle er særligt fokuserede på netop dette punkt, hvorfor en løsning hurtigt kan findes. ID 0737

(Del 05) (v) Håndtering af fejl og mangler ved projektet I alle projekter vil der forekomme fejl. Det er derfor vigtigt, at disse opdages og rettes så tidligt som overhovedet muligt. En kvalitetsplan, hvor særlige fokuspunkter behandles, er et vigtigt værktøj, men det er også væsentligt at sikre, at generelle krav, erfaringer m.m. bliver indarbejdet. Der er flere værktøjer, der kan anvendes for tidligt at afdække fejl. Det er vigtigt, at der i projekteringsgruppen er en kultur med åbenhed og ærlighed der gør, at fejl tør indrømmes. Det er også vigtigt at erfaringer - egne eller andres fra tilsvarende byggerier anvendes. En åben tilgang til tilgængelige erfa-blade skal systematiseres og være en del af projektbearbejdningen. Endvidere skal projekteringen baseres på anerkendte gennemprøvede løsninger. Der skal udføres granskninger af projektet i alle faser. Dels hos den enkelte rådgiver, men også tværfaglige granskninger, der kontrollerer koordineringen i projektet. Ved teknisk komplicerede projekter kan inddrages eksterne granskere for særlige områder af projektet. Endvidere kan tekniske hjælpemidler som 3D-projektering hjælpe med både projektering, granskning og afdækning af fejl i krydsningspunkter. Alle granskninger dokumenteres i notat- eller referatform og lægges på projektweb. Disse referater følges op på projekteringsmøder således, at der opnås sikkerhed for, at evt. rettelser føres hele vejen rundt i projektet. Såfremt fejl i projektet når helt frem til byggefasen, skal disse omgående rettes. Det evt. interne opgør må vige for projektets skyld. Der udsendes rettemeddelelser til alle aktører, og evt. rettet projektmateriale uploades umiddelbart på projektweb. ID 0738

(Del 06) (vi) Håndtering af projektændringer Uanset hvor velgennemarbejdet et byggeprogram er, kan der opstå situationer, hvor projektændringer er nødvendige. Det kan være bygherreforhold, ændrede projektforudsætninger, brugerønsker, eller uforudseelige hændelser, der kan medføre projektændringer. En ændring skal hurtigt vurderes i forhold til mulige tidsmæssige, fysiske og økonomiske konsekvenser. Det skal være muligt at fortryde, hvis konsekvenser bliver for store. Vi vil sørge for at have en fleksibel organisation, så ændringer er mulige. Og hurtigt kan implementeres. I de tidlige faser vil ændringer relativt nemt kunne indføjes, mens det i byggefasen kan være mere kompliceret. Hele projekteringsgruppen vil være på projektet helt frem til og med idriftsættelse. Det sikrer, at eventuelle ændringer hurtigt kan indarbejdes, da alle er fortrolige med projektet. (vii) Planlægning af kvalitetssikring i udførelsesfasen En del af projekteringen er udarbejdelse af kvalitets- og tilsynsplan for byggeriet. Allerede i projekteringen vil der via risikoanalyser være emner, der kan identificeres som fokuspunkter både i projekteringen og udførelsen. Det kan være særligt vanskelige funderingsforhold, sårbare bygningsdele eller komplicerede tekniske installationer. Disse punkter vil også være fokuspunkter i kvalitets- og tilsynsplanen for projektet. Udover disse fokuspunkter vil også gængse konstruktioner/installationer blive omfattet af kvalitetsplanen. Kvalitetssikringen vil først og fremmest blive udført af de udførende entreprenører, der via deres eget kvalitetssikringssystem koordineret med projektets tilsynsplan vil være det bærende element i kvalitetssikringen. Totalentreprenør og rådgiverne vil i samarbejde kontrollere, at dette arbejde bliver samvittighedsfuldt udført. Vi vil stille krav om meget fotodokumentation, der sikrer at kontrollen virkeligt bliver udført. En vigtig del af kvalitetssikringen for bl.a. installationer vil være de afsluttende målerapporter. Der vil i tidsplanen for det samlede projekt blive afsat god tid til indkøring af anlæggene, så det sikres at de opsatte mål bliver nået, og at forskellige driftsforhold kan testes. Dette arbejde udføres meget gerne i samarbejde med bygherres driftspersonale, der på denne måde kan blive fortrolige med bygning og installationer. Dette sikrer bedre drift på sigt. Vi deltager også gerne i længerevarende commissioningsaftaler. ID 0739

(Del 07) (viii) Anvendelse af anerkendte tegnings- og beskrivelsesprincipper Vi vil basere vor projektering på anerkendte tegnings- og beskrivelsesprincipper. Vi anvender BIPS-beskrivelser og så vidt muligt 3D projektering. Tegninger skal generelt have en detaljeringsgrad, således at de er let forståelige, fornuftigt målsat, fokus på de svære detaljer og gerne udført, så materialeopmåling let kan udføres. Det sikrer høj kvalitet i projekteringen, udførelsen, og at projektet nemt kan omsættes til drift-materiale. Bilag 21: INFO 7 Udførelsesproces ID 0740

(Del 01) Beskrivelse af den generelle proces for kvalitetssikring af udførelsesfasen samt redegørelse for indhold af kvalitetsplan for udførelsen. (i) Ressourcestyring for tilbudt udførelsesorganisation Vi vil altid tilføre vore sager de nødvendige ressourcer i forhold til sagernes kompleksitet, omfang og tidsplan. Vi vil allokere de medarbejdere, der har de bedste forudsætninger til den aktuelle opgave. Beboertunge renoveringsopgaver kræver nogle kompetencer, mens nybygninger kræver helt andre kompetencer. Vi har tilstræbt at have en medarbejderstab, der alle kan noget af det hele, men samtidig har spidskompetencer indenfor forskellige felter. Det betyder, at vi har en meget fleksibel organisation. Se i øvrigt EKJ s projektorganisation under info 12. (ii) Løbende kvalitetskontrol med udførelsen EKJ s kvalitetssikring EKJ s generelle system for kvalitetssikring er beskrevet nærmere i info 5. Nedenfor er beskrevet, hvordan kvalitetssikringssystemet anvendes gennem byggefasen som et af værktøjerne til processtyringen. Projektgennemgang Snarest efter entreprisekontraktens underskrivelse og før byggestart indkaldes parterne til et projektgennemgangsmøde, og mødet bør have følgende indhold: 01. Projektgennemgangens grundlag 02. Kvalitetsniveau generelt 03. Fremhævning af processer, der kræver speciel opmærksomhed 04. Entreprenørens punkter 05. Gennemgang af leveringstider på produkter/leverancer 06. Eventuelle ændringer i projektet 07. Konsekvenser af ændringerne 08. Detailarbejdsplaner Der udfærdiges referat af projektgennemgangsmødet, og referatet indgår i det samlede dokumentationsmateriale for entreprisen. Processtyring af underentreprenører Underentreprenørens sagsrelaterede kvalitetsstyringssystem gennemgås af EKJ og evt. fagtilsyn og om nødvendigt tilrettes i overensstemmelse med projektets kontrolplan.

Underentreprenørens kontroldokumentation gennemgås jævnligt af EKJ s byggeledelse. Udover underentreprenørens egenkontrol i overensstemmelse med ovenstående foretager EKJ s byggeledelse stikprøvekontroller af det udførte arbejde. ID 0741

(Del 02) Processtyring Aktiviteter, der kræver processtart, fremgår af kontrolplanen for entreprisen. Ved påbegyndelse af sådanne aktiviteter indkalder selskabets byggeledelse til afholdelse af en processtart med deltagelse af underentreprenører, operatører og bygherretilsyn. Ved processtarten gennemgås relevant projektmateriale samt øvrigt relevant materiale. Aktivitetens delprocesser gennemgås og udføres. Evt. ændringer ved udførelsen diskuteres, og det vurderes, om processtarten kan godkendes eller skal gentages. Resultat fra processtarten indføres i et referat. Referatet indgår som dokumentation for entreprenørens kvalitetsstyring. Referat fra processtarten udleveres til bygherretilsynet. Såfremt der måtte være indvendinger til referatet, skal dette oplyses til entreprenøren. Ved processtarten gennemgås, revideres og godkendes proceskontrolskemaer for aktiviteten. Modtagekontrol Formålet med modtagekontrollen er at sikre, at de leverede produkter opfylder de specificerede krav m.h.t. mængde, type og kvalitet, samt at sikre at evt. fejlleverancer bliver behandlet korrekt. Modtagekontrollen foregår ved leveringen, hvor det kontrolleres, at det leverede stemmer overens med det på følgesedlen angivne, og at dette er i overensstemmelse med det bestilte, mht. mængde, type og kvalitet. Hvis der konstateres uoverensstemmelser, fejl, transportskader eller lign., kasseres leverancen. Omfanget af modtagekontrollen for egne og evt. underentreprenørers leverancer fremgår af kontrolplanen for entreprisen. Kontrolskemaer og/eller følgesedler indgår som kontroldokumentation for entreprisen. Proceskontrol For at sikre at arbejdet udføres i overensstemmelse med de kvalitetskrav, der stilles, herunder erfaringerne fra en evt. processtart udfører selskabet proceskontrol. Kontrolprøvning af udførte arbejder er en del af proceskontrollen. Proceskontrollen foregår løbende i nærmere fastlagte kontrolafsnit.

Kontrollen foretages på formands- eller byggepladsingeniørniveau. Håndtering af fejl og afvigelser vil fremgå af proceskontrolskemaet eller vurderes i hvert enkelt tilfælde af den tilkaldte entrepriseleder/byggepladsingeniør. Omfanget af proceskontrol af egne og evt. underentreprenørers arbejder fremgår af kontrolplanen for entreprisen. Proceskontrolskemaer, prøvningsrapporter m.v. indgår som kontroldokumentation for entreprisen. ID 0742

(Del 03) Slutkontrol Slutkontrollen udføres for at sikre, at entreprisen opfylder kvalitetskravene i projektet, således at der er færrest mulige mangler ved afleveringen til bygherren eller ved overdragelse til efterfølgende entrepriser. Der udføres stikprøvevis kontrol af egne og evt. underentreprenørers arbejder. Kontrollen forestås af entrepriselederen eller en af ham bemyndiget person. De ved slutkontrollen konstaterede mangler udbedres inden afholdelse af afleveringsforretning. Slutkontrollen omfatter tillige gennemgang og kontrol af såvel egen som evt. underentreprenørers kontroldokumentation, før denne afleveres til bygherren. Kontrolskemaer samt evt. mangellister indgår som kontroldokumentation for entreprisen. (iii) Identifikation og styring af udførelsesdokumenter og ændringer i disse ved logfiler Styring af dokumenter foregår i organisationen under entrepriselederens (projektlederens) ansvar og arkiveres i selskabets sagsmappesystem samt kopieres over i projekt-web efter aftalt omfang. Alle vedhæftede filer skal markeres/navngives entydigt, så modtager ikke er i tvivl om filens indhold. Fremsendes foreløbige tegninger til information eller godkendelse, skal det fremgå af såvel filnavn som tegning, at det er en foreløbig fil. I projekt-web bliver ingen filer frigivet, før de er lagt ud i udførelsesområdet. På byggepladsen må udelukkende forefindes gældende projektmateriale, dette administreres af byggepladsingeniøren. Afvigelser fra dette kan forekomme i nogle tilfælde. Dette forudsætter, at materialet er tydeligt markeret som forældet/ikke gældende (anvendes mht. historik, findes også i projekt-web arkivafsnit). Alt gældende projektmateriale indføres i relevante mødereferater med entydig angivelse af udgave (dato eller revision). Dokumentmodtagelse Dokumenter modtaget af byggeledelsen distribueres i et af entrepriselederen vurderet omfang (fremgår af projekt-web ens distributionslister). Post modtaget på selskabets adresse datostemples og scannes ind i projekt i aftalt omfang. E-mail modtaget med brevhoved eller brevlignende indhold skal af modtageren udskrives i to eksemplarer, hvoraf den ene arkiveres i sagen og det andet sendes til selskabets direktør.

Al modtaget, sagsrelevant e-mail arkiveres i sagen. Relevante mails videresendes i kopi til den overordnede/direktion. Når en medarbejder ikke er på arbejde (ferie, længerevarende sygdom e. lign.), sendes automatisk en besked retur til afsenderen. ID 0743

(Del 04) Dokumentafsendelse Dokumenter afsendt af byggeledelsen distribueres internt eller uploades på projekt-web i et af afsenderen vurderet omfang. Udgående post noteres i postlister og breve arkiveres i 2 kopier, centralt i selskabet samt i sagsmappen. E-mail med brevhoved eller brevlignende indhold udskrives og eftersendes som brev. Al e-mail arkiveres elektronisk jf. rutiner. Alle dokumenter oplagt på projekt-web lagres på web i nærmere aftalt åremål som minimum til og med idriftsætning. Al up- og downloading fra web registreres på logfil. Efter entreprisens aflevering arkiveres alle dokumenter i selskabets regi under entrepriselederens ansvar. (iv) Styring af og krav til underentreprenører og deres kvalitetssikring Vi vælger, så vidt det er muligt, vore underentreprenører ud fra vort kendskab til den enkelte underentreprenør. Underentreprenørers kvalitetsstyringssystem skal godkendes af selskabet i forbindelse med kontraktindgåelse. Det skal af underentreprenørkontrakten fremgå, at produkter leveres i henhold til byggeleveranceklausulen (AB 92). Underentreprenørers kvalitetssikringssystem skal som minimum opfylde bygherrens krav til KS-materiale samt EKJ s minimumsstandarder. Til mindre underentreprenører tilbyder EKJ hjælp med kvalitetsstyringsarbejdet. Leverandør-, modtage-, proces- og slutkontrol for underentreprenørens arbejde indgår i kontrolplanen for entreprisen. Ved totalentrepriser udarbejdes kontrolplan på basis af fokuspunkter i projektering. Godkendelse af underentreprenørens kvalitetsstyringssystem samt registrering af modtaget kontroldokumentation vil fremgå af udfyldte kontrolskemaer, der indgår i EKJ s KS-manual. Kontroldokumentation arkiveres løbende i sagsmappen for den pågældende entreprise. Erfaringer med de enkelte underentreprenører og deres kvalitetsstyring, tilbagemeldes løbende til vort kvalitetssikringsudvalg. Evt. vigtige bemærkninger om den enkelte underentreprenør kan påføres underentreprenørfortegnelsen. ID 0744

(Del 05) (v) Håndtering af fejl og mangler Håndtering af fejl og mangler i udførelsesfasen foregår i korte træk som følger: Generelt afholdes altid processtartmøder med projektledelse, rådgivere og håndværkere, hvor gældende projektmateriale bliver gennemgået og evt. faldgruber afdækket. Projektet tilrettes omgående om nødvendigt. Referat og evt. tilretninger indføres i projekt-web. Endvidere udføres altid førstegangsproduktioner, hvor udførelse og projektmateriale optimeres. Referat og evt. tilretninger indføres i projekt-web. Heri ønskes deltagelse fra bygherre(og evt. brugere) for forventningsafstemning Når endelig produktion er igangsat, vil EKJ s byggeledere dagligt gennemgå dagens produktion for fejl og mangler. Indføres i KS-journal. Såfremt der måtte være afvigelser, udføres en afvigerapport, der distribueres dels personligt og dels udlægges på projekt-web. Den personlige overlevering skal sikre, at korrigerende udførelse opfattes og tilrettes korrekt. Derudover vil vi udføre runderinger med deltagelse af vore rådgivere, bygherre er også velkommen, i omfang nærmere afstemt efter projektets kompleksitet, omfang m.m. Alle afvigerapporter vil blive gennemgået på førstkommende byggemøde, så opfølgning sikres. Evt. fejlbehæftede leverancer vil omgående blive fjernet fra pladsen. Håndtering af fejl og mangler under aflevering og i garantiperioden er nærmere beskrevet i INFO 9 og 10. Bilag 22: INFO 8 Egenkontrolproces ID 0745

(Del 01) Beskrivelse af proces for udført egenkontrol under alle faser af byggeriet frem til aflevering af byggeriet Indledning For at sikre, at byggeprocessen forløber som planlagt, benyttes EKJ s byggelogistiksystem og kvalitetssikringssystem, der i kombination sikrer, at byggeprocessen foregår efter de aftalte tidsterminer og udføres i den kvalitet, projektet foreskriver. Kontrol med byggeriet samt sikring af, at ovennævnte systemer efterleves og udføres i praksis, kontrolleres af EKJ s byggeledelse ved gennemgang på byggepladsen, hvilket sker hver dag. Byggeprocessens stade samt kontrol og opfølgning af den fremadskridende proces sker på formands- og underentreprenørmøder, der normalt afholdes hver uge. Der udsendes referat af underentreprenørmøderne, hvor udviklingen i den fremadskridende proces fremgår af afsnit om registrering af arbejdets stade. EKJ s logistikstyringssystem Systemet er baseret på principperne i Trimmet byggeri og fokuserer på værdiskabelse, optimering af værdikæden, skabelse af en jævn arbejdsrytme, løbende forbedringer samt at trække ressourcer til byggepladsen, når der er behov for det og derved undgå ressourcespild og unødig oplagring. Ovenstående opnås ved, at den detaljerede planlægning og styring af byggeprocessen foregår på det mellemlange og korte sigt, og at de, der skal gennemføre planerne og udføre arbejdet, inddrages som ansvarlige i planlægningen (formænd og byggeledere). I planlægningen fokuseres på forudsætningerne for at gennemføre arbejdet og årsagerne til afvigelser fra planlægningen. Forudsætningerne for at gennemføre arbejdet udgøres af syv strømme: - De ydre forhold i form af tilladelser, økonomiske rammer m.m. skal være i orden. - Forudgående aktiviteter skal være afsluttede - Information i form af tegninger og beskrivelser skal foreligge - Der skal være plads til fysisk at udføre arbejdet - Mandskab skal være til rådighed - Materialer skal være til stede - Materiel skal være til stede En aktivitet opfattes som sund, når de syv strømme for aktivitetens korrekte udførelse er i orden. Aktiviteten må ikke iværksættes, før den er sund. I praksis koordineres strømmene på de ugentlige formands- og underentreprenørmøder, der styres ved hjælp af:

- Tidsplan/procesplan - Periodeplan/forhindringsliste - Ugeplan Tidsplan/procesplan udarbejdes i starten af byggeprocessen, hvor den overordnede koordinering og udarbejdelse af procesplanen finder sted. ID 0746 (Del 02) Der skelnes mellem bygge- og procesledelse. Byggeledelse styrer tid, økonomi og kvalitet i henhold til det indgåede kontraktgrundlag. Procesledelsen styrer produktionsledelse og service, således at forudsætningerne (de syv strømme) for sunde aktiviteter er til stede. ID 0747

(Del 03) Procesplan Bygge- og procesledelse varetages af EKJ s byggeledelse. Procesplanen udarbejdes ved at: - underinddele byggeriet i logiske enheder - identificere arbejdsoperationer i enhederne - identificere fagenes afhængighed af hinanden og opliste aktiviteterne - sætte tid på aktiviteterne - give aktiviteterne en aktør. Under byggeprocessen afholdes en gang ugentligt formandsmøder, hvor den mellemlange og kortsigtede koordinering af byggeprocessen finder sted. Planlægningen Planlægningen baseres på "Trimmet Byggeris fem grundsætninger": - at fokusere på værdiskabelse - at optimere værdiskabelse - at skabe jævn arbejdsrytme - at benytte pull-logistik (trække ressourcer til efter behov) - at søge perfektion Dette sker under hensyn til, at planlægning sker på mellemlangt og kort sigt samt ved at inddrage alle "niveauer" i planlægningen. Det betyder, at alle aktører deltager i ugentlige planlægningsmøder, hvor logistikken og processerne gennemgås. Det er vores erfaring, at vores logistikstyring medvirker til at skabe et positivt og tillidsfuldt samarbejde mellem alle aktører i byggeprocessen. Desuden fokuseres i planlægningen på samarbejdet med fagtilsyn samt projektopfølgning, således at der også i denne forbindelse etableres et gnidningsløst samarbejde. Periodeplan Periodeplanen beskriver de aktiviteter, der skal udføres indenfor de næste 4-8 uger. Under arbejdet med at sikre, at forudsætningerne for, at aktiviteterne bliver sunde, er til stede, identificeres en række forhindringer. Forhindringerne kan herved løses før de bliver kritiske for byggeprocessen. Periodeplanen etableres ved, at: - identificere de næste 4-8 ugers arbejde - markere, hvilke aktiviteter der er sunde og ikke sunde - identificere de forudsætninger/strømme, der ikke er opfyldt for, at aktiviteterne kan være sunde - kortlægge, hvilke forhindringer der skal afklares for at gøre aktiviteterne sunde. Ugeplan Ugeplanen beskriver de aktiviteter, der skal gennemføres i den kommende uge samt hvilken dag/tidspunkt de skal udføres på. I ugeplanen kan kun optræde sunde aktiviteter.

Ugeplanen etableres ved, at: - planlægge den kommende uges aktiviteter ved at tage de sunde aktiviteter fra periodeplanen - påføre aktiviteterne tid (indenfor halve dage), sted og ansvarlige Styringen Styringen sker ved procesledelse gennem (PPU) procesplaner og opfølgning på at de ugentlige delmål måling dvs. produktionsledelse og service ikke økonomi. ID 0748

(Del 04) Forhindringslister Der arbejdes med forhindringslister, der medvirker til at gøre usunde aktiviteter sunde en slags bekymringslister til bearbejdning inden aktiviteten igangsættes. EKJ s kvalitetssikring EKJ s generelle system for kvalitetssikring er beskrevet nærmere i info 5. Nedenstående er beskrevet hvordan kvalitetssikringssystemet anvendes gennem byggefasen som et af værktøjerne til processtyringen. Projektgennemgang Snarest efter entreprisekontraktens underskrivelse, og før byggestart indkaldes parterne til et projektgennemgangsmøde, og mødet bør have følgende indhold: 01. Projektgennemgangens grundlag 02. Kvalitetsniveau generelt 03. Fremhævning af processer, der kræver speciel opmærksomhed 04. Entreprenørens punkter 05. Gennemgang af leveringstider på produkter/leverancer 06. Eventuelle ændringer i projektet 07. Konsekvenser af ændringerne 08. Detailarbejdsplaner Der udfærdiges referat af projektgennemgangsmødet, og referatet indgår i det samlede dokumentationsmateriale for entreprisen. Processtyring af underentreprenører Underentreprenørers sagsrelaterede kvalitetsstyringssystem gennemgås af EKJ og evt. fagtilsyn, og om nødvendigt tilrettes i overensstemmelse med projektets kontrolplan. Underentreprenørens kontroldokumentation gennemgås jævnligt af EKJ`s byggeledelse. Udover underentreprenørens egenkontrol i overensstemmelse med ovenstående foretager EKJ`s byggeledelse stikprøvekontroller af det udførte arbejde. Processtyring Aktiviteter, der kræver processtart, fremgår af kontrolplanen for entreprisen. Ved påbegyndelse af sådanne aktiviteter indkalder selskabets byggeledelse til afholdelse af en processtart med deltagelse af underentreprenører, operatører og bygherretilsyn. Ved processtarten gennemgås relevant projektmateriale samt øvrigt relevant materiale. Aktivitetens delprocesser gennemgås og udføres. Evt. ændringer ved udførelsen diskuteres, og det vurderes, om processtarten kan godkendes eller skal gentages.

Resultat fra processtarten indføres i et referat. Referatet indgår som dokumentation for entreprenørens kvalitetsstyring. Referat fra processtarten udleveres til bygherretilsynet. Såfremt der måtte være indvendinger til referatet, skal dette oplyses til entreprenøren. Ved processtarten gennemgås, revideres og godkendes proceskontrolskemaer for aktiviteten. ID 0749

(Del 05) Modtagekontrol Formålet med modtagekontrollen er at sikre, at de leverede produkter opfylder de specificerede krav m.h.t. mængde, type og kvalitet, samt at sikre at evt. fejlleverancer bliver behandlet korrekt. Modtagekontrollen foregår ved leveringen, hvor det kontrolleres, at det leverede stemmer overens med det på følgesedlen angivne, og at dette er i overensstemmelse med det bestilte, mht. mængde, type og kvalitet. Hvis der konstateres uoverensstemmelser, fejl, transportskader eller lign., kasseres leverancen. Omfanget af modtagekontrollen for egne og evt. underentreprenørers leverancer fremgår af kontrolplanen for entreprisen. Kontrolskemaer og/eller følgesedler indgår som kontroldokumentation for entreprisen. Proceskontrol For at sikre at arbejdet udføres i overensstemmelse med de kvalitetskrav, der stilles, herunder erfaringerne fra en evt. processtart udfører selskabet proceskontrol. Kontrolprøvning af udførte arbejder er en del af proceskontrollen. Proceskontrollen foregår løbende i nærmere fastlagte kontrolafsnit. Kontrollen foretages på formands- eller byggepladsingeniørniveau. Håndtering af fejl og afvigelser vil fremgå af proceskontrolskemaet, eller vurderes i hvert enkelt tilfælde af den tilkaldte entrepriseleder/byggepladsingeniør. Omfanget af proceskontrol af egne og evt. underentreprenørers arbejder fremgår af kontrolplanen for entreprisen. Proceskontrolskemaer, prøvningsrapporter m.v. indgår som kontroldokumentation for entreprisen. Slutkontrol Slutkontrollen udføres for at sikre, at entreprisen opfylder kvalitetskravene i projektet således, at der er færrest mulige mangler ved afleveringen til bygherren eller ved overdragelse til efterfølgende entrepriser. Der udføres stikprøvevis kontrol af egne og evt. underentreprenørers arbejder. Kontrollen forestås af entrepriselederen eller en af ham bemyndiget person. De ved slutkontrollen konstaterede mangler udbedres inden afholdelse af

afleveringsforretning. Slutkontrollen omfatter tillige gennemgang og kontrol af såvel egen som evt. underentreprenørers kontroldokumentation, før denne afleveres til bygherren. Kontrolskemaer samt evt. mangellister indgår som kontroldokumentation for entreprisen. ID 0750 (Del 06) Egenkontrol af projekteringen, styring af tekniske rådgivere Vi vil i vor projektering altid vælge projekteringsleder fra rådgivergruppen. Det kan være en arkitekt eller en ingeniør afhængig af den aktuelle byggeopgaves tyngdepunkt. Det vil være projekteringslederens ansvar, i sidste ende dog projektlederens, at styre projektet igennem, indholdsmæssigt, kvalitetsmæssigt, tidsmæssigt og indenfor de økonomiske rammer. En stor del af denne rolle vil være den koordinerende mellem de mange aktører i projekteringen. Det kan eksempelvis være arkitekten, landskabsarkitekten, geoteknikeren, statikeren, installationsrådgiverne, brandrådgiver, miljørådgiver, arbejdsmiljøkoordinater og evt. en certificeringskonsulent. Alle skal styres tidsmæssigt, således at nødvendige input kommer rettidigt i projekteringsfaserne. Det kræver en stor erfaring og en godt gennemarbejdet projekteringstidsplan med tilknyttet beslutningsplan at styre en projektering i mål. Til hjælp i koordineringsarbejdet foreslår vi, at der anvendes 3D-projektering, således at alle krydspunkter konstruktivt og installationsmæssigt bliver afdækket. Projekteringen styres via projekteringsmøder med en fast dagsorden. Dagsorden tilpasses det enkelte projekt, men vil altid indeholde de relevante fokuspunkter for aktuelt projekt, bygherreønsker, kvalitet, AT-koordinering, fremdrift, tidsplan, økonomi mm. Fokuspunkter som angivet i dagsorden er punkter, der skal være skærpet opmærksomhed om. Alle punkter i referat vil blive påført ansvarlig aktør og om nødvendigt en slutdato. Udover den faste dagsorden kan der besluttes særlige temaer for det enkelte møde. Det medfører at alle er særligt fokuserede på netop dette punkt, hvorfor en løsning hurtigt kan findes. ID 0751

(Del 07) Håndtering af fejl og tilretninger I alle projekter vil der forekomme fejl. Det er derfor vigtigt, at disse opdages og rettes så tidligt som overhovedet muligt. En kvalitetsplan, hvor særlige fokuspunkter behandles, er et vigtigt værktøj, men det er også væsentligt at sikre, at generelle krav, erfaringer m.m. bliver indarbejdet. Der er flere værktøjer, der kan anvendes for tidligt at afdække fejl. Det er vigtigt, at der i projekteringsgruppen er en kultur med åbenhed og ærlighed der gør, at fejl tør indrømmes. Det er også vigtigt at erfaringer - egne eller andres, fra tilsvarende byggerier anvendes. En åben tilgang til tilgængelige erfa-blade skal systematiseres og være en del af projektbearbejdningen. Endvidere skal projekteringen baseres på anerkendte gennemprøvede løsninger. Der skal udføres granskninger af projektet i alle faser dels hos den enkelte rådgiver, men også tværfaglige granskninger, der kontrollerer koordineringen i projektet. Ved teknisk komplicerede projekter kan inddrages eksterne granskere for særlige områder af projektet. Projekteringsleder og projektleder deltager i alle granskninger. Endvidere kan tekniske hjælpemidler som 3D-projektering hjælpe med både projektering, granskning og afdækning af fejl i krydsningspunkter. Alle granskninger dokumenteres i notat- eller referatform og lægges på projekt-web. Der er altid påført aktør på ændringstiltag. Disse referater følges op på projekteringsmøder således, at der opnås sikkerhed for, at evt. rettelser føres hele vejen rundt i projektet. Såfremt fejl i projektet når helt frem til byggefasen, skal disse omgående rettes. Det evt. interne opgør må vige for projektets skyld. Der udsendes rettemeddelelser til alle aktører og evt. rettet projektmateriale uploades umiddelbart på projekt-web. Bilag 23: INFO 9 Mangelafhjælpningsproces for fastlagte gennemgange ID 0752

(Del 01) Beskrivelse af tilbudt generel proces for afhjælpning af mangler påvist under afleveringsforretningen, 1-og 5-årsgennemgange (påvist af bygherren). Ved enhver byggesag vil der i slutfasen være restarbejder og mangler i varierende omfang afhængig af byggesagens karakter. Vi er meget opmærksomme på, at oplevelsen af en godt udført byggeproces kan blive skæmmet af et for stort omfang af mangler på afleveringstidspunktet. Det er meget generende for beboerne, og det er vanskeligt at udføre mangelafhjælpningen efter afleverings-tidspunktet. Det er vores mål at kunne aflevere byggeriet uden mangler, og for at nå dette mål gennemfører vi en intern teknisk gennemgang før hver del- og slutaflevering til bygherren. Den tekniske gennemgang er EKJ s interne kontrol af egne samt underentreprenørers arbejde, og det er ikke vores oplæg, at bygherrens rådgivere skal deltage i disse gennemgange. Den tekniske gennemgang og registrering af mangler udføres så tidligt, at konstaterede mangler kan blive udbedret, kontrolleret og godkendt inden aflevering af byggeriet til bygherren. De mangler, der konstateres, vil blive registreret i skemaer for hvert rum/bygningsdel og registreret fagvis. Efter registrering af mangler og restarbejder ved den tekniske gennemgang vil mangellisterne blive udleveret til alle underentreprenører og EKJ s egne fag (beton, tømrer og murer) på et fælles møde. På dette møde deltager EKJ s byggeledelse, formænd og byggeledere fra underentreprenørerne. Mangellisterne gennemgås med det formål at sikre fællesopfattelse af den overordnede plan, herunder tidsplan, for den praktiske afhjælpning af manglerne. For at sikre en effektiv proces er det afgørende, at arbejdet udføres efter en realistisk tidsplan, så manglerne udbedres i den rigtige rækkefølge og hastighed for at undgå, at der opstår nye mangler efter udbedring af de gamle mangler. EKJ s byggeledelse foretager daglig opfølgning og kontrol med fremdriften af arbejderne. Efter de enkelte fag/firmaer har færdigmeldt mangeludbedringen, foretager EKJ`s byggeledelse kontrol af de færdigmeldte arbejders mangeludbedring. ID 0753

(Del 02) (i) Mangler påvist under afleveringsforretningen. Såfremt bygherren i forbindelse med afleveringsforretningen har konstateret og registreret mangler ved det udførte arbejde, vil disse blive udbedret hurtigst muligt og efter aftale med bygherren. Begrænsede mangler: Såfremt de mangler, bygherren har registreret, er i begrænset omfang og karakter, vil udbedringen blive iværksat umiddelbart efter afleveringsforretningen. Efter udbedring af manglerne kontrollerer EKJ dette, inden mangeludbedringen færdigmeldes til bygherren. Omfattende mangler: Hvis manglerne er mere omfattende, eller udbedringen kræver flere aktører, vil udbedringen blive planlagt på et møde med EKJ s byggeledelse, formænd og byggeledere fra underentreprenørerne med det formål at afdække evt. faglige udfordringer/tekniske problemer og sikre en fællesopfattelse af den overordnede plan for udbedring af de påviste mangler. Bygherren eller bygherrens rådgiver inviteres til at deltage i mødet/planlægningen. For at sikre en effektiv proces er det afgørende at arbejdet udføres efter en tidsplan, så manglerne udbedres i den rigtige rækkefølge og hastighed for at undgå at der opstår nye mangler efter udbedring af de gamle mangler. Efter de enkelte fag/firmaer har færdigmeldt mangeludbedringen til EKJ, foretager EKJ s byggeledelse kontrol af mangeludbedring. Herefter færdigmeldes mangeludbedringen til bygherren. (ii) Under 1-års gennemgang (mangler påvist af bygherren) Såfremt bygherren i forbindelse med 1 års gennemgang af entreprisearbejderne har påvist mangler ved det udførte arbejde, vil disse blive udført snarest muligt, og efter nærmere aftale med bygherren. Afhængig af manglernes karakter og omfang vil vi umiddelbart efter modtagelse af bygherrens mangelregistrering indkalde de involverede parter for afklaring af de enkelte manglers karakter og om nødvendigt udarbejde en tidsplan for udbedring af manglerne i overensstemmelse med den tidsfrist, der er aftalt med bygherren. For at sikre en effektiv proces er det afgørende, at manglerne udbedres i den rigtige rækkefølge og hastighed for at undgå, at der opstår nye mangler efter udbedring af de gamle mangler. Tidsplanen følges op hver dag af EKJ s byggeledelse. Efter de enkelte fag/firmaer har færdigmeldt mangeludbedringen, foretager EKJ s byggeledelse kontrol af den samlede mangeludbedring. Herefter færdigmeldes mangeludbedring til bygherren.

ID 0754 (Del 03) (iii) Under 5-års gennemgang (mangler påvist af bygherren) Såfremt bygherren i forbindelse med 5-års gennemgang af entreprisearbejderne har påvist mangler ved det udførte arbejde, vil disse blive udført snarest muligt, og efter nærmere aftale med bygherren. Afhængig af manglernes karakter og omfang vil vi umiddelbart efter modtagelse af bygherrens mangelregistrering indkalde de involverede parter for afklaring af de enkelte manglers karakter og efterfølgende om nødvendigt udarbejde en tidsplan for udbedring af manglerne i overensstemmelse med den tidsfrist, der er aftalt med bygherren. For at sikre en effektiv proces er det afgørende, at manglerne udbedres i den rigtige rækkefølge og hastighed for at undgå, at der opstår nye mangler efter udbedring af de gamle mangler. Tidsplanen følges op hver dag af EKJ s byggeledelse. Efter de enkelte fag/firmaer har færdigmeldt mangeludbedringen, foretager EKJ s byggeledelse kontrol af den samlede mangeludbedring. Herefter færdigmeldes mangeludbedring til bygherren. Bilag 24: INFO 10 Mangelafhjælpningsproces for øvrige mangler ID 0755 Beskrivelse af tilbudt generel proces for afhjælpning af mangler som påvises i perioder imellem afleveringsforretninger, 1 og 5- års gennemgange (påvist af bygherren). Påviste mangler mellem afleveringsforretning og 1 års gennemgang Såfremt bygherren konstaterer mangler efter aflevering af byggeriet, kontaktes EKJ s sagsansvarlige umiddelbart efter konstatering af manglerne. Såfremt de konstaterede forhold er af akut karakter, iværksættes udbedring og afhjælpning straks. EKJ styrer mangeludbedringen og foretager de nødvendige kontroller af manglernes udbedring før færdigmelding til bygherren. Såfremt bygherrens henvendelse skyldes mangler, der ikke er væsentlige og ikke medfører gener for bygherren, vil manglerne blive registreret og senere udbedret ved en samlet udbedring i forbindelse med eventuelle mangler konstateret ved 1-års eftersynet. Påviste mangler mellem 1- og 5-års gennemgang Såfremt bygherren konstaterer mangler i perioden, kontaktes EKJ s sagsansvarlige umiddelbart efter konstatering af manglerne. Såfremt de konstaterede forhold er af akut karakter iværksættes udbedring og afhjælpning straks. EKJ styrer mangeludbedringen og foretager de nødvendige kontroller af manglernes udbedring før færdigmelding til bygherren.

Såfremt bygherrens henvendelse skyldes mangler, der ikke er væsentlige og ikke medfører gener for bygherren, vil manglerne blive registreret og senere udbedret ved en samlet udbedring i forbindelse med eventuelle mangler konstateret ved 5-års eftersynet. Bilag 25: INFO 11 Projektorganiseringsprincipper for den fælles organisation ID 0756

(Del 01) Bygherrens og entreprenørens fælles projektorganisation Synergi Synergi defineres som samvirket mellem flere kræfter, som giver en større effekt end blot summen af de enkelte kræfter giver fra sig. Netop synergieffekt i byggesager mellem de involverede parter har vi i EKJ arbejdet med i mange år. I EKJ blev synergieffekten væsentligt bearbejdet og indført i konsortiebyggeri og boligejendomme i 1950 erne. I 1970 erne blev samarbejdsmetoden videreudviklet i en række af EKJ s totalentrepriser. Derfor var det heller ikke svært at indgå i en række partneringsamarbejder fra slutningen af 1990 erne, hvor netop alle kræfter fra de involverede blev samlet i en fælles synergi. Igennem alle disse år udviklede EKJ en samarbejdsmodel både med bygherrer og med øvrige interessenter f.eks. underentreprenører, beboergrupper og myndigheder i byggesagen. Nøgleord: åbenhed Fælles for et integreret samarbejde er i EKJ s terminologi: åbenhed i processen i alle led i samarbejdet. Denne åbenhed gør bl.a., at alle føler sig trygge. Værdigrundlag Vi mener derfor, at der bør opbygges/vedtages et fælles værdigrundlag for alle faser i et samarbejde f.eks. i forbindelse med projektering, udførelse og aflevering. Tro Dette værdigrundlag bør være troen på, at samarbejde er en attraktiv og resultatskabende proces, der skal være til stede hos alle i de enkelte organisationer i særdeleshed hos lederne. Fælles mål I de fælles teams, der dannes, skal alle være indstillet på at forpligte sig til fælles mål. Faglige kompetencer Der er vigtigt, at det sikres, at de faglige kompetencer er til stede i teamet, og at de udnyttes på alle niveauer i teamet. Fokus på teamwork Der skal være fokus på teamwork. De enkelte deltagere i teamet skal udvælges ud fra deres evne til sammen at udgøre et effektivt team. Vision De overordnede mål til organisation og videndeling samt gennemførelse af de enkelte opgaver er: MAKSIMAL VÆRDISKABELSE TIL DEN RETTE PRIS OG TID

Disse mål bør udgøre visionen for samarbejdet og afspejle de to grene af produktivitetsbegrebet værdien og prisen. ID 0757

(Del 02) I den samarbejdsmodel vil vi medvirke til at skabe en proces, der optimerer adfærd, videndeling og organisation, hvorved produktets værdi øges, og prisen reduceres. Det, vi samarbejder om, skal være i fokus hele tiden. Samarbejdet i sig selv er dog ikke nok, men det er en vigtig forudsætning. En samarbejdsmodel, hvor EKJ og rådgivernes, bygherrens og myndighedernes kompetencer indgår i et fælles kompetencelandskab. Vi vægter en værdibaseret adfærd højt, altså pligten og retten til at formidle og dele viden. Det er vores erfaring, at en sådan adfærd ikke kommer af sig selv, det kræver konstant fokus på samarbejdet. Derfor er det vigtigt at vedligeholde samarbejdsånden og målene undervejs i processen. Dette kan bl.a. gøres: Workshops Ved at anvende workshops til at definere samarbejdet. Ved at afholde såkaldte time-outs, hvor man rydder bordet og også drøfter de bløde værdier i samarbejdet i gruppen. Proces Vi vil som noget af det første i opstartsfasen fokusere på beslutningsprocessen. Vi ønsker at medvirke til, at bygherren træffer alle vigtige beslutninger på et professionelt og troværdigt grundlag. Vi ønsker, at alle vigtige beslutninger træffes på det rigtige tidspunkt, det vil sige, når beslutningsgrundlaget er bedst. Til styring af beslutningsprocessen foreslår vi, at der udarbejdes en beslutningsplan, der viser: - hvornår en beslutning skal tages - hvilket beslutningsgrundlag der skal være til stede - hvornår beslutningsgrundlaget skal foreligge - hvem der skal udarbejde det. - der udarbejdes en bygherrebeslutningsplan med møder placeret i interval efter aftale. Med udgangspunkt i projektet foreslår vi i dialog med byggeriets øvrige parter at identificere en række emner, som er væsentlige for funktionalitet i det færdige byggeri. Disse emner kalder vi fokusområder. Vi finder følgende emner væsentlige (i vilkårlig rækkefølge): - interimsforanstaltninger til sikring af byggeriet - evt. foranstaltninger, der sikrer optimal drift af det eksisterende byggeri - evt. genbrug af eksisterende materialer/konstruktioner - lydforhold

- indeklima og miljø - brandsikkerhed - bygningsdrift & vedligehold, herunder rengøring - trivsel - balance mellem anlægsøkonomi og driftsøkonomi - æstetik - beboerhåndtering - miljøteknik 0-energi En gennemgang sammen med byggeriets øvrige parter vil i givet fald supplere listen. ID 0758

(Del 03) Fokusområder For hvert fokusområde udarbejder vi i samarbejde mål, der skal søges tilgodeset i en evt. efterfølgende projektering. I projekteringen indgår fokusområderne som grundlag for kvalitetssikringen. I forbindelse med udførelsesfasen indgår fokusområderne i planlægning og udførelse af tilsynet, hvor udførelsen er kritisk for, at målene kan opfyldes. I forbindelse med afleveringen kan måles, i hvilken grad målene er opfyldt inden for hvert fokusområde. Overordnet sammensætning af fælles projektorganisation EKJ er udvalgt som tilbudsgiver på total- og hovedentrepriser vedr. tæt/lav nybyggeri i Region Midtjylland. Selvfølgelig er den fælles projektorganisation forskellig for total- og hovedentrepriser. Projektorganisationen vil også være forskellig afhængig af opgavens størrelse. Totalentrepriser og større hovedentrepriser Uanset størrelse eller entrepriseform er det vigtigt, at opgaven forankres i ledelserne hos de enkelte deltagere i opgaven. Styregruppe I totalentrepriser og større hovedentrepriser foreslår vi, at der nedsættes en styregruppe bestående af medlemmer fra de enkelte deltagers direktioner/bestyrelser. Styregruppens opgave er at sikre, at de målsætninger og intentioner, som entrepriseaftalen er baseret på, til stadighed efterleves. Det er derfor en klar opgave for styregruppen at iværksætte aktive handlinger, hvis der i organisationen opstår konflikter, der ikke kan løses på projektledelsesniveau. Styregruppemøderne afholdes typisk hver måned og er et intensivt forum for beslutninger, godkendelse og information. Som oftest bliver behovet for styregruppemøder mindre, jo længere man kommer i forløbet, og vil til sidst oftest ende med at være et konfliktløsende organ og en ledelsesmæssig forankring og sparring for den øvrige organisation. Til denne styregruppe knyttes en projektleder, som formidler kommunikation til og fra projektorganisationen. Denne projektleder indgår fuldt ud i projektorganisationen. ID 0759

(Del 04) Den overordnede projektorganisation Vi forestiller os den overordnede projektorganisation ser således ud: - en styregruppe, som øverste organ under bygherre - en projektleder, som knytter sig både til styregruppen som referent og som formidler til projektgruppe og udførelsesgruppe. Projektlederen tilbydes fra EKJ s stab af entrepriseledere - Projektgruppen med bygherrerepræsentanter, evt. brugere og rådgiverrepræsentanter (samt projektleder) og ved totalentrepriser med projekteringsleder. - Projekteringsgruppe med projektering af alle rådgiverydelser og med kontakt til myndigheder, fokusgrupper og udførelsesgruppe. Projekteringsgruppen refererer til projektgruppe og projekteringslederen. - En udførelsesgruppe som består af EKJ med egenproduktion, underentreprenører og leverandører. Udførelsesgruppen refererer til projektgruppen (projekteringsgruppen) og projektlederen. Mindre hovedentrepriser Ved mindre hovedentrepriser komprimeres projektorganisationen. - en projektgruppe bestående af bygherrerepræsentanter, evt. brugere og rådgivere. - en udførelsesgruppe bestående af EKJ med egenproduktion, underentreprenører og leverandører. Således udelades styregruppen i mindre hovedentrepriser. Men der etableres en løbende kontakt mellem ledelsen hos bygherre og EKJ. Mindre hovedentrepriser foreslås gennemført efter samme principper som større hoved- og totalentrepriser som angivet i nærværende afsnit. Projektgruppe Gruppens opgave er at implementere værdimålene i det endelige projekt samt sikre, at den samlede byggeproces forløber i overensstemmelse med de målsætninger, som parterne i fællesskab har opstillet på en indledende workshop. Det er endvidere projektgruppens ansvar, at målsætninger til projektet om økonomi, tid og kvalitet overholdes. Projekteringsgruppe Projekteringsgruppen leverer input og produktion til projektgruppen og sikrer, at de rigtige forudsætninger er til stede på rette tid til at træffe de rette beslutninger. Projektleder Projektlederen deltager i projektgruppen som koordinator i styregruppen og udførelsesgruppen. Dette overlap minimerer risikoen for fejl og misforståelser, da viden fra projekteringsfasen indarbejdes direkte i produktionen. Udførelsesgruppe Udførelsesgruppen gennemfører byggeriet fysisk i nært samarbejde med projektgruppe og projekteringsgruppen.

Fokusgrupper Fokusgrupper er diverse ad hoc-udvalg. Teamet deltager med relevante personer til at afdække konkrete emner. ID 0760 (Del 05) Nøglepersoner Gennem erfaringerne fra en lang række samarbejder, er vi blevet bekræftet i, at en velfungerende projektorganisation er nøglen til succes for den samlede opgave. Ved udpegning af nøglepersoner lægger vi derfor stor vægt på, at personerne rummer både de nødvendige faglige og samarbejdsmæssige kompetencer. Der bør være fokus på: Samarbejde baseret på gensidig respekt, åbenhed og tillid Kreativitet og projektoptimering Faglige kompetencer projektering og produktion Erfaring fra partneringlignende samarbejder Fastholdelse af personer i teamet Beslutningsdygtighed. Det er vigtigt, at de valgte personer supplerer hinanden godt fagligt, og de har alle viden og erfaring fra gennemførelse af byggerier i samarbejde. I EKJ lægger vi vægt på, at de udvalgte har evner til at samarbejde - udvist gennem medvirken på velfungerende partneringlignende projekter samt dokumenteret ved tilbagemeldinger fra samarbejdspartnere. Afrapportering Vi ønsker løbende at orientere bygherren om alle forhold, som har betydning for byggeriets fremdrift og økonomi. Til hvert møde med bygherren vil der således blive afrapporteret status på bl.a. fokuspunkter økonomi fremdrift samarbejde (og evt. konflikter) evt. afvigelser bekymringslister risikovurderinger de næste 14 dage bygherreleverancer ID 0761

(Del 06) Konflikthåndtering I et travlt og kreativt projektforløb kan konflikter ikke undgås. Opgaven er at sikre, at konflikterne ikke udvikler sig langvarigt og belastende for samarbejdet. Løsningen vil ofte være baseret på de samme forudsætninger/-værdier som det øvrige samarbejde gensidig respekt, åbenhed og tillid. Beslutningstrappen er en model der, under forudsætning af at den nødvendige kompetence er delegeret ud i organisationen, sikrer, at beslutningerne tages hurtigt og det rigtige sted i organisationen. Modellen fastlægger, hvor lang tid hvert beslutningsniveau har til at tage en beslutning. Derved sikres, at problemer ikke bliver syltet for efterfølgende at vokse sig store. For at beslutningstrappen skal kunne fungere, skal alle parter på alle niveauer søge mod en løsning, når et problem bliver fremlagt. Sidste trin på trappen skal finde en løsning. Vi vil foreslå, at der arbejdes i tre niveauer, og for disse defineres følgende tidsrum fra et problem identificeres, til det skal være løst eller videregivet til næste niveau: 1. niveau - byggepladsniveau 1 døgn 2. niveau - projektlederniveau 1 døgn 3. niveau styregruppe-/direktionsniveau 2 døgn Såfremt problemet ikke kan løses ved uformel kontakt mellem parterne inden for beslutningstrappens tidsrammer, indkaldes umiddelbart til formelt møde i styregruppen, der må løse problemet. Bilag 26: INFO 12 Projektorganiseringsprincipper for entreprenørs organisation ID 0762

(Del 01) Entreprenørens projektorganisation I tilbudsdokument 11 har vi beskrevet de synergier, der skal medvirke til et godt samarbejde og et godt projektforløb. Dette afsnit er naturligvis baseret på EKJ s holdninger til samarbejde og beskriver også, hvorledes EKJ er gearet til at løse opgaver med de perspektiver, der indgår i tilbudsdokument 11. Einar Kornerup Jylland A/S EKJ er 100% ejet af Einar Kornerup A/S og indgår i Einar Kornerup Koncernen. Koncernen er grundlagt i 1907 og har udviklet sig fra et murermesterfirma til en af de større entreprenører i Danmark. Allerede fra grundlæggelsen har det været altafgørende, at vi gennemfører opgaver med egne håndværkere. Egne håndværkere Således udfører vi i dag vore opgaver med egne håndværkere indenfor: murerarbejde betonarbejde tømrer-/snedkerarbejde hvilket for de fleste opgaver (hoved- eller totalentrepriser), vi udfører, svarer til 40-60 % af opgaven. Det betyder også, at vi generelt har stor fokus på håndværket i de opgaver, vi udfører. EKJ s målsætning I EKJ har vi en målsætning om at udføre ca. 50 % nybyggeri og 50 % ombygning/renovering/restaurering. Det også vigtigt for, at alle vore medarbejdere uddannes i hele spektret inden for vor målsætning. Denne uddannelse/efteruddannelse gennemfører vi med både interne og eksterne kurser, såvel teoretisk som fagligt relateret. Uddannet personale Det betyder også, at en meget stor del af vore medarbejdere besidder en bred palette af nøgleekspertiser. Dette skal ses sammen med, at meget af vort tekniske personale foruden en ingeniør- eller konstruktør-uddannelse har håndværksmæssig baggrund og som ofte suppleret med en økonomisk baggrund som HD, EBA, juridisk grunduddannelse etc. Kvalitets- og arbejdsmiljøkoordinator Vi er organiseret med en selvstændig funktion, som varetager kvalitets- og arbejdsmiljøkoordination, hvis opgave er at auditere de enkelte opgaver, så det rigtige resultat indenfor kvalitets- og arbejdsmiljøsystemer sikres.

Teknisk personale I EKJ har vi således teknisk personale, som besidder know-how og erfaring indenfor alle faser af en husbygningsopgave. Til styring af opgaven anvender vi vort eget videnscenter KSA (Kvalitets Styring i Administrationen). I dette system er al viden i styring beskrevet således, at alle vore byggesager gennemføres efter de samme principper. Dette betyder en kontinuitet bl.a. i forbindelse med sygdom og ferier. ID 0763

(Del 02) Referencer Af vort prækvalifikationsmateriale fremgår antal af medarbejdere samt referencer på husbygningsopgaver og som således beskriver vor alsidighed til de enkelte delaftaler. EKJ s projektorganisation Organisationen i EKJ ser således ud DIREKTION Personale ------------------------------------ IT ENTREPRISECHEFER Kvalitet og arbejdsmiljø Regnskab ENTREPRISELEDERE Sekretariat BYGGEPLADSINGENIØRER FORMÆND HÅNDVÆRKERE Mindre hovedentrepriser For mindre hovedentrepriser udpeges en entrepriseleder til at bære ansvaret for byggesagen. Den fysiske byggeledelse forestås af en byggepladsingeniør, som har ansvaret for ledelse af egne arbejder samt underentreprenører. Til sagen knyttes altid en kvalitets- og arbejdsmiljøkoordinator. Større hovedentrepriser og totalentrepriser For større hoved- og totalentrepriser indgår direktionen i den foreslåede styregruppe. Afhængig af entreprisestørrelse udpeges en entreprisechef som projektchef. Selve byggeriet ledes af en til flere entrepriseledere (afhængig af byggeriets størrelse) som er organiseret med byggepladsingeniører. Denne organisation varetager ledelsen af egenproduktion og underentreprenører. Til sagen knyttes altid en kvalitets- og arbejdsmiljøkoordinator. Projektorganisation Den overordnede proces også i forbindelse med projektering er beskrevet i tilbudsdokument 11. Fasemodellen Ved totalentreprise vil projektforløbet blive organiseret på grundlag af fasemodellen, som er indbygget i FRI s og Danske Ark s ydelsesbeskrivelse. Fasemodellen beskriver en trinvis detaljering af projektet, der giver mulighed for at prioritere arbejdet og træffe de rigtige beslutninger på de rigtige tidspunkter. Ved opgavens start foreligger der normalt oplæg fra bygherre og bruger til et samlet byggeprogram, hvor bygherrens og brugernes krav og ønsker bliver bearbejdet og prioriteret. Projektforløbet fortsætter derefter i selve projekteringsarbejdet, opdelt i dispositionsforslag, projektforslag, forprojekt/myndighedsprojekt og hovedprojekt. Efter udbud af byggearbejderne ligger udførelsesfasen og afslutning med overdragelse.

Budgetter I fasemodellen ligger en successiv detaljering af budgettet for projektet. Allerede i programfasen skal de vigtigste beslutninger tages omkring de økonomiske rammer, omkring omfanget af ydelser, der skal indeholdes i anlægssummen samt omkring forholdet mellem anlæg og drift. ID 0764

(Del 03) Risikoanalyser Vi anvender principper for successiv kalkulation som et redskab til at prioritere indsatsen med at reducere risici. Allerede i programfasen påbegyndes arbejdet med risikoanalyser og worst case scenarier. Dette arbejde skal klarlægge de væsentlige risikofaktorer, der kan påvirke projektets økonomi, således at vi i projekteringsforløbet kan målrette en indsats på at reducere disse risici. Et detaljeret budget er forudsætningen for at etablere et early warning beredskab, hvor projektets delemner, efterhånden som de bliver bearbejdet, konstant holdes op mod budgettet og der reageres på afvigelser. Budgetstyringen er en løbende proces igennem projektfaserne, og hver fase dokumenteres med et opdateret budget. Kvalitet Under projektering udføres kvalitetssikring. Kvalitetssikringen baseres på risikoanalyser, således at der primært fokuseres på emner, der har væsentlig betydning for projektets kvalitet, økonomi og tidsforløb. Tid I programfasen udarbejdes en detaljeret tidsplan for hele projektforløbet. Tidsplanen vil indeholde faste milestones for rådgiverens og for entreprenørens ydelser. Tidsplanen vil også indeholde terminer for bygherrens og brugernes beslutningstagen i forbindelse med projektforløbet. Projektforløb Hver delfase i projektforløbet afsluttes med en dokumentation, der vil være tilgængelig for bygherreprojektledelsen på projektweb. Desuden vil mødereferater, den løbende budgettering, tidsplanlægning m.v. være tilgængelig. I samarbejde med bygherreprojektledelsen vil vi tilrettelægge dokumentationen, så den er direkte anvendelig for bygherrens og brugernes afrapportering til deres respektive baglande. Projektweb Der etableres en projektweb. En projektweb kan anvendes som et arkiv, hvor projektets dokumenter opbevares og efter aftale med bygherren gøres tilgængelige for de relevante personer eller grupper. En projektweb kan også anvendes aktivt til at sikre, at alle projektets aktører har adgang til relevante data og baggrundsmateriale udover det udarbejdede projektmateriale. Inddragelse af brugergrupper Samarbejdet med evt. brugergrupper vil skifte karakter efter de forskellige faser af projektforløbet. Vi opererer med en overordnet opdeling i 3 faseafsnit: 1. Program og forslagsfasen som omfatter byggeprogram, dispositionsforslag og projektforslag 2. Projekteringsfasen som omfatter forprojekt/myndighedsprojekt og hovedprojekt 3. Udførelsesfasen som omfatter byggeriet og aflevering. ID 0765

(Del 04) Kommunikationsplan Projektets kommunikation har 3 overordnede formål, der har betydning for kommunikationens indhold og form: a. informativ kommunikation b. økonomisk, juridisk kommunikation c. teknisk kommunikation De 3 typer kommunikation dokumenteres i hvert sit bibliotek på projektweb, og det aftales med bygherren, hvilke personer/grupper der skal have adgang til informationerne. A. Informativ kommunikation Den informative kommunikation har til formål at holde bygherren og brugerne orienteret om projektets brugsmæssige indhold og stade. I projektets første fase, program og forslagsfasen, vil denne kommunikation primært være baseret på møder. Møderne skal give bygherre, brugere, EKJ og rådgivere mulighed for at udveksle ideer, holdninger og informationer. I program- og forslagsfasen er tovejs kommunikation essentiel, idet projektet i denne fase skal udvikles med input fra mange personer og grupper. Det optimale udbytte af projektudvikling og tovejs kommunikation forudsætter, at de involverede mødes direkte. I projektets projekteringsfase og udførelsesfase vil behovet for møder i en bredere kreds blive væsentligt reduceret. Den informative kommunikation kan i højere grad baseres på énvejs, digitale orienteringer. B. Økonomisk, juridisk kommunikation Den økonomiske og juridiske kommunikation har til formål at dokumentere projektets økonomiske, tidsmæssige og kvalitetsmæssige aspekter. I projektforløbet indgår denne dokumentation i kommunikationen mellem EKJ og bygherren med jævnlige statusrapporter. Udformningen og indholdet af statusrapporterne skal aftales, så rapporterne kan anvendes så direkte som muligt til bygherrens og brugernes egen rapportering til respektive baglande. C. Teknisk kommunikation Den tekniske kommunikation skal dokumentere projektets tekniske løsninger. Indeholdt i denne kommunikation er dokumentation for de tekniske anlæg, efterhånden som projektet udvikles. Denne dokumentation anvendes til dialogen med det tekniske driftspersonale og afsluttes med drifts- og vedligeholdelsesvejledninger. Samtidig med aflevering af DV-materiale afleveres tal for de forventede årsforbrug af tilførte ressourcer. Driftspersonalet kan således reagere, hvis der er afvigelser mellem det skønnede og det faktiske forbrug. Et særskilt afsnit i denne kommunikation kan indeholde dokumentation for projektets bæredygtighed. De opstillede målsætninger holdes op mod de valgte løsninger og de

estimerede ressourceforbrug. Bilag 27: INFO 13 Principper for åben økonomi ID 0766 (Del 01) Principper for entreprenørens anvendelse af åbne økonomiske kalkulationer over for bygherren Vi er naturligvis indstillet på fuld gensidig åbenhed omkring hele sagens økonomiske forhold også blandt alle EKJ s rådgivere og underentreprenører. Fuld åbenhed Ved fuld åbenhed forstår vi, at bygherren på ethvert tidspunkt i forløbet får mulighed for at gennemgå alle forhold omkring økonomi i sagen. Det gælder både kalkulationer, entrepriseregnskaber, dækningsbidrag og avancer samt leverandørrabatter. I EKJ tilfalder alle leverandørrabatter den enkelte byggesag og vil således tilfalde bygherren ved regningsarbejder. Ved fuld åbenhed i sagens økonomi forestiller vi os tilsvarende, at bygherren arbejder med åben økonomi og derfor også giver EKJ mulighed for indsigt i bygherrens økonomi. Sikring af fuld åbenhed Den fulde åbenhed sikres ved, at bygherren til enhver tid kan møde op hos EKJ og underentreprenører/-rådgivere. Desuden tilbydes løbende udskrifter fra EKJ s entreprisebogholderi, som vil kunne samstemmes med det overordnede økonomirapporteringssystem på sagen. Overordnet økonomirapportering Til de enkelte sager er udarbejdes et økonomirapporteringssystem udført i excel-regneark. Rapporteringssystemet opdeles overordnet og tager udgangspunkt i EKJ s budgetrapportering (entreprise-styringssystem) og efterfølgende i EKJ entreprisebogholderisystem. Systemet kan genereres ud i de enkelte bogholderisystemer hos underentreprenører/-projekterende. (i) Principper for åben økonomi Systemet udformes som en stor tilbudsliste som reference tilbage til EKJ s kalkulationssystem. Det kan således sikres, at bygherre kan basere sine budgetter herpå samt følge med i udført arbejde ved acontobetalinger. (ii) objektive, entydige og kontrollerbare elementer I EKJ udfører vi opmåling og kalkulation i systemet Sigma, som kan udspecificeres i detaljer. Det er således muligt at følge opmålingen og detailprissætning i detaljer også efterfølgende. Vi tilbyder at verificere udvalgte detailpriser i forhold til V&S Prisdata, således at det kan kontrolleres, at vi overholder tilbudsdokument 1 og 2. ID 0767

(Del 02) (iii) Redegørelse for gennemsigtighed i kostpriser og mængder Som anført i forrige afsnit udføres EKJ s opmålinger og kalkulationer i systemet Sigma, og vi tilbyder fuld åbenhed omkring dette. I Sigma kalkuleres med kostpriser, som efterfølgende tillægges dækningsbidrag. Systemer kan endvidere omregne de enkelte delpriser med dækningsbidragstillæg. (iv) Økonomisk konsekvensbeskrivelse i forhold til ændringshåndtering Hvis der er ændringer i ydelsen enten i forbindelse med kontraktindgåelse eller under udførelsen, vil ændringer blive opmålt og kalkuleret efter samme principper som den oprindelige opmåling/kalkulation. (v) Overlevering og efterlevelse af tilbud gennem alle faser af byggeriet fra kalkulation til aflevering af byggeriet EKJ tilbyder bygherre fuld tilgang til alle opmålinger og kalkulationer i hele byggeforløbet samt udfører indvendige kontrolberegninger og sammenligning med V&S Prisdata, så kravene i tilbudsdokument 1 og 2 overholdes. Bilag 28: INFO 14 Optimeringsprincipper ID 0768

(Del 01) Beskrivelse af generelle principper og metoder til løbende optimering af byggeriet Beskrivelse af generel proces for projektoptimering herunder: (i) Inddragelse af erfaring og viden fra andre, såvel egne som andres, byggeopgaver, eksempelvis præfabrikeret byggeri Vi har som firma og i samarbejde med mange varierende rådgivere fået dannet en stor intern videnbank, vi kan trække på, så gentagelse af tidligere fejl undgås. Endvidere inddrages erfablade aktivt i projekteringen. Vi indtænker tilstandsvurderinger, miljøanalyser, præ-fab-løsninger, energirenovering, overdækninger, driftsforhold m.v. tidligt i projekteringen, hvor vi også gør os klart, hvilke begrænsninger de enkelte løsninger har. Det er ikke altid, at den nemmeste løsning også er den bedste på sigt. Samlingsdetaljer skal nøje granskes. Med præ-fab er det ikke altid, at f.eks. dampspærren bliver helt optimal. (ii) Sikring af overdragelse og forståelse for projektet. Fra kalkulation til mangelafhjælpning For at sikre at opnået viden bliver i projektet, vil vi sikre kontinuitet i organisationen. Både byggeledere og rådgivere vil være med i projektet hele vejen fra kalkulation til mangelafhjælpning og idriftsættelse. Vi vil allerede i kalkulationsfasen inddrage vore rådgivere og underentreprenører i beregningsprocessen, således at der bliver dannet fælles ramme både økonomisk og kvalitetsmæssigt for den videre projektering. Alle skal føle et ejerskab, så vi i fællesskab kan give en god rådgivning og et godt produkt til vor bygherre. Vor projektleder er med fra start til slut, både i projekteringsfasen og som drivkraft i overdragelsen af byggeriet. (iii) Sikring af, at der i alle faser fra tilbud til mangelafhjælpning er fokus på vurdering af tekniske og økonomiske risici, såvel i overordnede termer og i de enkelte løsningsdetaljer På det overordnede plan arbejder vi med gennemprøvede analyseværktøjer. Som særligt fokuspunkt specielt i de indledende projektfaser forsøger vi at afdække mulige risici i forhold til alle aktører/aktiviteter. Vi oplister alle de, for projektet umiddelbare og mere teoretiske risici, værdisætter dem, og kan dermed holde fokus på de punkter, der kan medføre størst skade på projektet. Dette indsættes i et let overskueligt skema, der inddrages som fokuspunkt i projekteringsmøderne. ID 0769

(Del 02) På det mere praktiske plan, vil vi af hensyn til projektets holdbarhed og bygbarhed, tilstræbe kun at bruge gennemprøvede konstruktioner og teknikker. Vi skal bygge boliger med lang levetid, et godt indeklima, men samtidigt også attraktivt byggeri, som beboerne kan være glade for. Det behøver ikke at blive kedeligt eller ensformigt byggeri. Vi kan sammensætte gennemprøvede konstruktioner på varierende og kreative måder. Blandt andet ved at inddrage landskabet i planløsningerne m.m. På samme vis vil vi også tilstræbe at udføre tekniske anlæg så simple som muligt, men stadig energimæssigt optimeret. Det skal være nemt at holde i drift og billigt at servicere. Det er også i vor interesse at bygge i en kvalitet og robusthed, der ikke giver problemer i den senere drift. Både af hensyn til vor bygherres tilfredshed og til vor egen bundlinje. (iv) Sikring af, at der ikke sub-optimeres, men at der foretages totaløkonomiske betragtninger, hvor også drift inddrages Vi tilbyder at udføre levetidsberegning for udvalgte dele af byggeriet. I samarbejde med bygherre, så aktuelle fokuspunkter kan undersøges. På denne måde dokumenteres det, at totaløkonomien er med i projekteringen, og at sub-optimering undgås. Endvidere vil vi generelt kun anvende anerkendte produkter. Hverken bygherre eller vi har interesse i at være first-movers på nye byggekomponenter. Også på det energimæssige felt vil vi anvendte anerkendte teknikker, som vi ved giver bygherre langvarig og sikker drift. ID 0770

(Del 03) (v) Sikring af, at drift- og vedligeholdelsesmateriale, kvalitetssikringsmateriale og tilhørende kontroldokumenter opsamles for hele byggeriet, og dermed til stadighed er ajourført i forhold til valgte løsninger, komponenter mv. Vi tilbyder As-built udført som minimum niveau 2 iht. ABR89, medmindre andet er angivet i udbudsmaterialet. Vi udarbejder drift- og vedligeholdelsesmateriale enten efter bips A104-systemet eller tilpasset bygherres system, således at driftsorganisationen nemt kan overtage byggeriet. Allerede i projekteringen inddrages bygherres driftsorganisation i valg af komponenter/systemer og i planlægning af idriftsættelsen af byggeriet. Herunder udformning af drift- og vedligeholdelsesmateriale samt aftaler om omfang af målerapporter, tests, attester m.v. til brug for idriftsættelsen og kontrol af forbrug/ydelser i den fremtidige drift. Igennem hele projektet anvendes projekt-web, hvor alt relevant materiale løbende ajourføres. På denne platform kan driftsorganisationen løbende følge med og kommentere projektet. De får dermed let ved at overtage driften i et velkendt projekt. Vi indsamler løbende projektmæssige småjusteringer fra alle fag, formandens små notater, der sikrer, at også de små ændringer bliver tilrettet i beskrivelser og tegninger. Inden aflevering og idriftsættelse gennemgår fagarkitekt eller fagingeniør bygningen sammen med de enkelte underentreprenører som en afsluttende kontrol. Bilag 29: INFO 15 Forbehold ID 0771 Forbeholdsliste Ingen forbehold. Underrammeaftale 123_Einar Kornerup Jylland A/S CVR-nr. 81311714: Rammeaftale 2013-1115.02/Hovedentreprise/D: Tæt_lav/D4 Midtjylland/Delrammeaftale A19/(3:7) Bilag 15: INFO 1 Maksimalavance, Nybyggeri ID 3741 9 Bilag 19: INFO 5 Kvalitetssikringsproces ID 3742

(Del 01) Kvalitetssikring Det er EKJ s hensigt at varetage kvalitetssikring i projekterings- og udførelsesfasen med udgangspunkt i firmaets KS-håndbøger, Dette betyder, at der udarbejdes et KS-program for det aktuelle projekt, som bl.a. fastlægger fremgangsmåden samt retningslinjer for kvalitetsplanen, tilsynsplanen, kontrolplanen samt drift- og vedligeholdelsesspecifikationer. I det efterfølgende er givet en sammenfattende beskrivelse af de overordnede retningslinjer for gennemførelse og organisering af kvalitetssikring, i såvel projekterings- som udførelsesfasen i totalentrepriser og hovedentrepriser udført som nybyggeri eller renovering. Ved hovedentrepriser er samme principper for kvalitetssikringen gældende, dog uden tilknytning af egne rådgivere, og ej heller med samme indflydelse på materialevalg som normalt er foretaget af bygherren og dennes rådgivere. Målsætning Målet med det beskrevne system til kvalitetssikring er at lokalisere fejl og fejlkilder og at eliminere disse tidligst muligt. Således at svigt i byggeriet kan undgås. Der tages udgangspunkt i det af bygherren udarbejdede projektmateriale for byggeriet. Ved fejl forstås i denne forbindelse bl.a.: - fejl ved materialer (materialevalg) - fejl ved udstyr (funktionsfejl) - fejl ved konstruktive løsninger (sammenbygningsfejl, fysiske fejl) - fejl ved installationssystemer (funktionsfejl, fysiske fejl) - konstruktive og installationsmæssige løsninger, der tilsidesætter driftshensyn - konstruktive og installationsmæssige løsninger, der ikke på rimelig måde sikrer fleksible anvendelsesmuligheder - målfejl og regnefejl ved dimensionering ID 3743

(Del 02) Valg af materialer og konstruktioner / installationer Det er af stor betydning at både konstruktioner og materialer vælges i overensstemmelse med de intentioner, som bygherren har i det konkrete byggeri. Med afsæt i disse ønsker/krav fra bygherren vælges egnede og gode konstruktioner og materialer, der er afpasset krav om levetid, holdbarhed, aktuelt slid, vejrpåvirkning og nødvendig vedligeholdelse. Konstruktioner/installationer: - udvendige konstruktioner og bygningsdele udformes således, at afledning af vand fra tage, facader og terræn sker kontrolleret mod afløb - Bygningsdele udformes udvendigt uden unødvendig hylder på facader, som kan forårsage frostskader, indsivende vand og samlinger for snavs. Materialer: - Materialer vælges således, at krav om levetid, holdbarhed, modstand mod slid og vejrlig overholdes Miljø: - Det sikres, at alle indbyggede materialer er produceret efter mindst muligt udslip af CO2 og uden anvendelse af børnearbejde. - Materialer skal kunne genanvendes i størst muligt omfang, og i øvrigt kunne deponeres efter gældende lovgivning og på en forsvarlig måde uden gene for vore efterkommere. ID 3744

(Del 03) Fremgangsmåde Generelt For at sikre en systematisk kontrol i et kontinuert forløb knyttes kvalitetssikringen til de sædvanlige faser i byggeprocessen (forprojekt, hovedprojekt og udførelse), begyndende med en detaljeret gennemgang af byggeprogrammet. Det sikres, at valg af bygningsdele og materialer tilpasses krav om en rationel og økonomisk drift. Bygningen udformes således, at den simpelt kan kontrolleres/eftergås løbende i driftsperioden. Ved evt. udskiftning af bygningsdele er disse konstrueret så indgrebet i f.eks. facader, lofter og installationer kan udføres i lokalt afgrænsede områder. Eksempelvis monteres der afspærringsventiler på installationer udvalgte steder, der betyder at kun en mindre del af installationen berøres af indgrebet. Forslagsgranskning Forslagsgranskning vil omfatte en stadig overvågning af projekteringen og dermed drage omsorg for, at kvalitetsdokumentation for anvendte materialer, komponenter, udstyr m.v. foreligger i en form, der kan danne grundlag for vurdering af bygningsværkets hensigtsmæssighed og godkendelse. Produktdokumentation vil senere indgå i drifts- og vedligeholdelsesmanualer. I dispositions- og projektforslagsfaserne gennemføres en omhyggelig kontrol af de konstruktive systemer med hensyn til udførelse, virkemåde, detaljer, samlinger og tolerancer, og tilsvarende granskes installationssystemer med hensyn til udførelse, fremføringsveje, pladskrav, samlinger, tolerancer og tilgængelighed. Blandt andre emner, der underkastes omhyggelig granskning, kan nævnes bygningers klimaskærm - vandafledning, isolering, kuldebroer, fuger, ventilation af konstruktion, vandtæthed, vindtæthed, sammenskæring - samt arbejdsmiljømæssige forhold, specielt i lokaler med høj installationsintensitet. Forslagsgranskningen afrundes med nødvendige korrektioner/justeringer af kvalitetsniveauet. Projektgranskning og projektkontrol Projektgranskning og projektkontrol sker i takt med den afsluttende detailprojektering og gennemføres efter såvel generelle som projektspecifikke checklister. Erfaringerne fra forslagsfasernes gennemløb vil danne baggrund for en prioritering af de produkter, løsninger og funktioner, der ønskes underlagt supplerende kontrol. Det tilsigtes bl.a. med granskningen, at aflede konsekvensvurderinger, der ved negativt udfald kan bevirke omprojektering. ID 3745

(Del 04) Projektmateriale I videst mulig udstrækning indgår i projektmaterialet standarddokumentation, eksempelvis hidrørende fra BPS-bygningsdelsoversigter og -detaljer, SBI-anvisninger og rapporter, BYG- ERFA blade samt gældende godkendelses- og kontrolordninger. Projektgennemgang, projektopfølgning og tilsyn I tilknytning til entreprisens udførelse sikrer rådgiverne, at såvel totalentreprenørens egne afdelinger som underentreprenører og leverandører inden igangsætning er grundigt instrueret i projektmaterialets indhold og intentioner. Der gennemføres sædvanlig projektopfølgning og kvalitativt tilsyn med udførelsen, idet kontinuerlig vejledning på pladsen i den rette forståelse af projektmaterialet gives høj prioritet. Inspektionsrutiner Rådgivernes kvalitetstilsyn suppleres med produktions- og fremstillingskontrol hos de væsentligste producenter og leverandører, eksempelvis af byggekomponenter og udstyr, der specialfremstilles. Ved inspektionen sker kontrol bl.a. på baggrund af allerede anerkendte procedurer og godkendelsesordninger. KS-programmet fastlægger retningslinjerne for udarbejdelse af tilsynsplan og kontrolplan, herunder procedurer for såvel kontrol som fejlretning. Der suppleres med særlige manualer for byggeledelsens og fagtilsynets organisation, arbejdsområder og kompetence. Herved fastlægges også administrative rutiner, f.eks. møder, referater, registrering og formidling af dokumentation samt grundlaget for koordinering af bygningsanlæggets inspektion. Aflevering og årseftersyn Totalentreprenør og rådgivere registrerer samtlige afvigelser for projektmaterialet og begrunder ændringer eller sikrer, at konstaterede fejl og mangler afhjælpes, inden endelig aflevering til bygherren. Ved afleveringen modtager bygherren i redigeret form en inspektionsprotokol, der dokumenterer såvel begrundede ændringer som registrerede/afhjulpne fejl og mangler. Inspektionsprotokollen vil som bilag tillige indeholde væsentlige prøveattester og certifikater til dokumentation af byggeriets kvalitet. "SOM BYGGET" projektmateriale afleveres. Gruppen deltager desuden ved et eventuelt 5-års eftersyn. ID 3746

(Del 05) Organisation Kvalitetssikringen organiseres primært om de 3 grupper - styregruppen, projekteringsgruppen og udførelsesgruppen. Styregruppe 1. Gruppen er med reference til bygherren ansvarlig for projektets kvalitetsniveau. 2. Møder holdes med faste intervaller. Referat med konklusioner tilgår projekteringsgruppen og udførelsesgruppen. 3. Gruppen er ansvarlig for vurdering af byggeprogram med efterfølgende opstilling af referencegrundlag til brug ved projektering og udførelse. En af deltagerne tillægges ansvar som kvalitetskoordinator. 4. Gruppen igangsætter forslags- og projektgranskning, og samtlige tegninger, beskrivelser, produktspecifikationer m.v. forelægges gruppen til godkendelse. 5. Det er gruppens ansvar at koordinere information og kommunikation vedrørende kvalitetssikring. 6. Styregruppen forestår den endelige aflevering af byggeriet til bygherren, herunder overdragelse af inspektionsprotokol samt drifts- og vedligeholdelsesinstruktioner. Projekteringsgruppe 1. Gruppen er med reference til styregruppen ansvarlig for projekteringens forløb i overensstemmelse med byggeprogram, tidsplan og det endelige, opstillede referencegrundlag for kvalitetssikring. 2. Møder holdes med intervaller, der fastlægges efter projekteringens tarv og til sikring af, at det ønskede kvalitetsniveau fastholdes. 3. Gruppen varetager udarbejdelse af drifts- og vedligeholdelsesinstruktioner. 4. Det påhviler gruppen - inden udførelse igangsættes - at informere/instruere entreprenører, leverandører og producenter om projektets intentioner. 5. Sædvanlig projektopfølgning varetages af sagsarkitekt/-ingeniører med tilbagemeldingspligt til projekteringslederen. Udførelsesgruppe 1. Gruppen er med reference til styregruppen ansvarlig for udførelse i overensstemmelse med det udarbejdede projekt og fastlagte kvalitetsniveau.

2. Møder holdes med faste intervaller. Referat med konklusioner tilgår styregruppen og projekteringsgruppen. 3. Gruppen varetager byggeledelse, kvantitativt og kvalitativt fagtilsyn, produktions- og fremstillingskontrol og modtageinspektion. 4. Ved byggeriets afslutning forestår byggeledelse og fagtilsyn afleveringsinspektion med efterfølgende færdiggørelse af inspektionsprotokol. 5. Årseftersyn gennemføres af byggeledelse og fagtilsyn Bilag 21: INFO 7 Udførelsesproces ID 3747

(Del 01) Beskrivelse af den generelle proces for kvalitetssikring af udførelsesfasen samt redegørelse for indhold af kvalitetsplan for udførelsen. (i) Ressourcestyring for tilbudt udførelsesorganisation Vi vil altid tilføre vore sager de nødvendige ressourcer i forhold til sagernes kompleksitet, omfang og tidsplan. Vi vil allokere de medarbejdere, der har de bedste forudsætninger til den aktuelle opgave. Beboertunge renoveringsopgaver kræver nogle kompetencer, mens nybygninger kræver helt andre kompetencer. Vi har tilstræbt at have en medarbejderstab, der alle kan noget af det hele, men samtidig har spidskompetencer indenfor forskellige felter. Det betyder, at vi har en meget fleksibel organisation. Se i øvrigt EKJ s projektorganisation under info 12. (ii) Løbende kvalitetskontrol med udførelsen EKJ s kvalitetssikring EKJ s generelle system for kvalitetssikring er beskrevet nærmere i info 5. Nedenfor er beskrevet, hvordan kvalitetssikringssystemet anvendes gennem byggefasen som et af værktøjerne til processtyringen. Projektgennemgang Snarest efter entreprisekontraktens underskrivelse og før byggestart indkaldes parterne til et projektgennemgangsmøde, og mødet bør have følgende indhold: 01. Projektgennemgangens grundlag 02. Kvalitetsniveau generelt 03. Fremhævning af processer, der kræver speciel opmærksomhed 04. Entreprenørens punkter 05. Gennemgang af leveringstider på produkter/leverancer 06. Eventuelle ændringer i projektet 07. Konsekvenser af ændringerne 08. Detailarbejdsplaner Der udfærdiges referat af projektgennemgangsmødet, og referatet indgår i det samlede dokumentationsmateriale for entreprisen. Processtyring af underentreprenører Underentreprenørens sagsrelaterede kvalitetsstyringssystem gennemgås af EKJ og evt. fagtilsyn og om nødvendigt tilrettes i overensstemmelse med projektets kontrolplan. Underentreprenørens kontroldokumentation gennemgås jævnligt af EKJ s byggeledelse.

Udover underentreprenørens egenkontrol i overensstemmelse med ovenstående foretager EKJ s byggeledelse stikprøvekontroller af det udførte arbejde. ID 3748

(Del 02) Processtyring Aktiviteter, der kræver processtart, fremgår af kontrolplanen for entreprisen. Ved påbegyndelse af sådanne aktiviteter indkalder selskabets byggeledelse til afholdelse af en processtart med deltagelse af underentreprenører, operatører og bygherretilsyn. Ved processtarten gennemgås relevant projektmateriale samt øvrigt relevant materiale. Aktivitetens delprocesser gennemgås og udføres. Evt. ændringer ved udførelsen diskuteres, og det vurderes, om processtarten kan godkendes eller skal gentages. Resultat fra processtarten indføres i et referat. Referatet indgår som dokumentation for entreprenørens kvalitetsstyring. Referat fra processtarten udleveres til bygherretilsynet. Såfremt der måtte være indvendinger til referatet, skal dette oplyses til entreprenøren. Ved processtarten gennemgås, revideres og godkendes proceskontrolskemaer for aktiviteten. Modtagekontrol Formålet med modtagekontrollen er at sikre, at de leverede produkter opfylder de specificerede krav m.h.t. mængde, type og kvalitet, samt at sikre at evt. fejlleverancer bliver behandlet korrekt. Modtagekontrollen foregår ved leveringen, hvor det kontrolleres, at det leverede stemmer overens med det på følgesedlen angivne, og at dette er i overensstemmelse med det bestilte, mht. mængde, type og kvalitet. Hvis der konstateres uoverensstemmelser, fejl, transportskader eller lign., kasseres leverancen. Omfanget af modtagekontrollen for egne og evt. underentreprenørers leverancer fremgår af kontrolplanen for entreprisen. Kontrolskemaer og/eller følgesedler indgår som kontroldokumentation for entreprisen. Proceskontrol For at sikre at arbejdet udføres i overensstemmelse med de kvalitetskrav, der stilles, herunder erfaringerne fra en evt. processtart udfører selskabet proceskontrol. Kontrolprøvning af udførte arbejder er en del af proceskontrollen. Proceskontrollen foregår løbende i nærmere fastlagte kontrolafsnit.

Kontrollen foretages på formands- eller byggepladsingeniørniveau. Håndtering af fejl og afvigelser vil fremgå af proceskontrolskemaet eller vurderes i hvert enkelt tilfælde af den tilkaldte entrepriseleder/byggepladsingeniør. Omfanget af proceskontrol af egne og evt. underentreprenørers arbejder fremgår af kontrolplanen for entreprisen. Proceskontrolskemaer, prøvningsrapporter m.v. indgår som kontroldokumentation for entreprisen. ID 3749

(Del 03) Slutkontrol Slutkontrollen udføres for at sikre, at entreprisen opfylder kvalitetskravene i projektet, således at der er færrest mulige mangler ved afleveringen til bygherren eller ved overdragelse til efterfølgende entrepriser. Der udføres stikprøvevis kontrol af egne og evt. underentreprenørers arbejder. Kontrollen forestås af entrepriselederen eller en af ham bemyndiget person. De ved slutkontrollen konstaterede mangler udbedres inden afholdelse af afleveringsforretning. Slutkontrollen omfatter tillige gennemgang og kontrol af såvel egen som evt. underentreprenørers kontroldokumentation, før denne afleveres til bygherren. Kontrolskemaer samt evt. mangellister indgår som kontroldokumentation for entreprisen. (iii) Identifikation og styring af udførelsesdokumenter og ændringer i disse ved logfiler Styring af dokumenter foregår i organisationen under entrepriselederens (projektlederens) ansvar og arkiveres i selskabets sagsmappesystem samt kopieres over i projekt-web efter aftalt omfang. Alle vedhæftede filer skal markeres/navngives entydigt, så modtager ikke er i tvivl om filens indhold. Fremsendes foreløbige tegninger til information eller godkendelse, skal det fremgå af såvel filnavn som tegning, at det er en foreløbig fil. I projekt-web bliver ingen filer frigivet, før de er lagt ud i udførelsesområdet. På byggepladsen må udelukkende forefindes gældende projektmateriale, dette administreres af byggepladsingeniøren. Afvigelser fra dette kan forekomme i nogle tilfælde. Dette forudsætter, at materialet er tydeligt markeret som forældet/ikke gældende (anvendes mht. historik, findes også i projekt-web arkivafsnit). Alt gældende projektmateriale indføres i relevante mødereferater med entydig angivelse af udgave (dato eller revision). Dokumentmodtagelse Dokumenter modtaget af byggeledelsen distribueres i et af entrepriselederen vurderet omfang (fremgår af projekt-web ens distributionslister). Post modtaget på selskabets adresse datostemples og scannes ind i projekt i aftalt omfang. E-mail modtaget med brevhoved eller brevlignende indhold skal af modtageren udskrives i to eksemplarer, hvoraf den ene arkiveres i sagen og det andet sendes til selskabets direktør.

Al modtaget, sagsrelevant e-mail arkiveres i sagen. Relevante mails videresendes i kopi til den overordnede/direktion. Når en medarbejder ikke er på arbejde (ferie, længerevarende sygdom e. lign.), sendes automatisk en besked retur til afsenderen. ID 3750

(Del 04) Dokumentafsendelse Dokumenter afsendt af byggeledelsen distribueres internt eller uploades på projekt-web i et af afsenderen vurderet omfang. Udgående post noteres i postlister og breve arkiveres i 2 kopier, centralt i selskabet samt i sagsmappen. E-mail med brevhoved eller brevlignende indhold udskrives og eftersendes som brev. Al e-mail arkiveres elektronisk jf. rutiner. Alle dokumenter oplagt på projekt-web lagres på web i nærmere aftalt åremål som minimum til og med idriftsætning. Al up- og downloading fra web registreres på logfil. Efter entreprisens aflevering arkiveres alle dokumenter i selskabets regi under entrepriselederens ansvar. (iv) Styring af og krav til underentreprenører og deres kvalitetssikring Selskabet vælger, så vidt det er muligt, sine underentreprenører ud fra vort kendskab til den enkelte underentreprenør. Underentreprenørers kvalitetsstyringssystem skal godkendes af selskabet i forbindelse med kontraktindgåelse. Det skal af underentreprenørkontrakten fremgå, at produkter leveres i henhold til byggeleveranceklausulen (AB 92). Underentreprenørers kvalitetssikringssystem skal som minimum opfylde bygherrens krav til KS-materiale samt EKJ s minimumsstandarder. Til mindre underentreprenører tilbyder selskabet hjælp med kvalitetsstyringsarbejdet. Leverandør-, modtage-, proces- og slutkontrol for underentreprenørens arbejde indgår i kontrolplanen for entreprisen. Ved totalentrepriser udarbejdes kontrolplan på basis af fokuspunkter i projektering. Godkendelse af underentreprenørens kvalitetsstyringssystem samt registrering af modtaget kontroldokumentation vil fremgå af udfyldte kontrolskemaer, der indgår i EKJ s KS-manual. Kontroldokumentation arkiveres løbende i sagsmappen for den pågældende entreprise. Erfaringer med de enkelte underentreprenører og deres kvalitetsstyring, tilbagemeldes løbende til vort kvalitetssikringsudvalg. Evt. vigtige bemærkninger om den enkelte underentreprenør kan påføres underentreprenørfortegnelsen. ID 3751

(Del 05) (v) Håndtering af fejl og mangler Håndtering af fejl og mangler i udførelsesfasen foregår i korte træk som følger: Generelt afholdes altid processtartmøder med projektledelse, rådgivere og håndværkere, hvor gældende projektmateriale bliver gennemgået og evt. faldgruber afdækket. Projektet tilrettes omgående om nødvendigt. Referat og evt. tilretninger indføres i projekt-web. Endvidere udføres altid førstegangsproduktioner, hvor udførelse og projektmateriale optimeres. Referat og evt. tilretninger indføres i projekt-web. Heri ønskes deltagelse fra bygherre(og evt. brugere) for forventningsafstemning Når endelig produktion er igangsat, vil EKJ s byggeledere dagligt gennemgå dagens produktion for fejl og mangler. Indføres i KS-journal. Såfremt der måtte være afvigelser, udføres en afvigerapport, der distribueres dels personligt og dels udlægges på projekt-web. Den personlige overlevering skal sikre, at korrigerende udførelse opfattes og tilrettes korrekt. Derudover vil vi udføre runderinger med deltagelse af vore rådgivere, bygherre er også velkommen, i omfang nærmere afstemt efter projektets kompleksitet, omfang m.m. Alle afvigerapporter vil blive gennemgået på førstkommende byggemøde, så opfølgning sikres. Evt. fejlbehæftede leverancer vil omgående blive fjernet fra pladsen. Håndtering af fejl og mangler under aflevering og i garantiperioden er nærmere beskrevet i INFO 9 og 10. Bilag 22: INFO 8 Egenkontrolproces ID 3752

(Del 01) Beskrivelse af proces for udført egenkontrol under alle faser af byggeriet frem til aflevering af byggeriet Indledning For at sikre, at byggeprocessen forløber som planlagt, benyttes EKJ s byggelogistiksystem og kvalitetssikringssystem, der i kombination sikrer, at byggeprocessen foregår efter de aftalte tidsterminer og udføres i den kvalitet, projektet foreskriver. Kontrol med byggeriet samt sikring af, at ovennævnte systemer efterleves og udføres i praksis, kontrolleres af EKJ s byggeledelse ved gennemgang på byggepladsen, hvilket sker hver dag. Byggeprocessens stade samt kontrol og opfølgning af den fremadskridende proces sker på formands- og underentreprenørmøder, der normalt afholdes hver uge. Der udsendes referat af underentreprenørmøderne, hvor udviklingen i den fremadskridende proces fremgår af afsnit om registrering af arbejdets stade. EKJ s logistikstyringssystem Systemet er baseret på principperne i Trimmet byggeri og fokuserer på værdiskabelse, optimering af værdikæden, skabelse af en jævn arbejdsrytme, løbende forbedringer samt at trække ressourcer til byggepladsen, når der er behov for det og derved undgå ressourcespild og unødig oplagring. Ovenstående opnås ved, at den detaljerede planlægning og styring af byggeprocessen foregår på det mellemlange og korte sigt, og at de, der skal gennemføre planerne og udføre arbejdet, inddrages som ansvarlige i planlægningen (formænd og byggeledere). I planlægningen fokuseres på forudsætningerne for at gennemføre arbejdet og årsagerne til afvigelser fra planlægningen. Forudsætningerne for at gennemføre arbejdet udgøres af syv strømme: - De ydre forhold i form af tilladelser, økonomiske rammer m.m. skal være i orden. - Forudgående aktiviteter skal være afsluttede - Information i form af tegninger og beskrivelser skal foreligge - Der skal være plads til fysisk at udføre arbejdet - Mandskab skal være til rådighed - Materialer skal være til stede - Materiel skal være til stede En aktivitet opfattes som sund, når de syv strømme for aktivitetens korrekte udførelse er i orden. Aktiviteten må ikke iværksættes, før den er sund. I praksis koordineres strømmene på de ugentlige formands- og underentreprenørmøder, der styres ved hjælp af:

- Tidsplan/procesplan - Periodeplan/forhindringsliste - Ugeplan Tidsplan/procesplan udarbejdes i starten af byggeprocessen, hvor den overordnede koordinering og udarbejdelse af procesplanen finder sted. ID 3753 (Del 02) Der skelnes mellem bygge- og procesledelse. Byggeledelse styrer tid, økonomi og kvalitet i henhold til det indgåede kontraktgrundlag. Procesledelsen styrer produktionsledelse og service, således at forudsætningerne (de syv strømme) for sunde aktiviteter er til stede. ID 3754

(Del 03) Procesplan Bygge- og procesledelse varetages af EKJ s byggeledelse. Procesplanen udarbejdes ved at: - underinddele byggeriet i logiske enheder - identificere arbejdsoperationer i enhederne - identificere fagenes afhængighed af hinanden og opliste aktiviteterne - sætte tid på aktiviteterne - give aktiviteterne en aktør. Under byggeprocessen afholdes en gang ugentligt formandsmøder, hvor den mellemlange og kortsigtede koordinering af byggeprocessen finder sted. Planlægningen Planlægningen baseres på "Trimmet Byggeris fem grundsætninger": - at fokusere på værdiskabelse - at optimere værdiskabelse - at skabe jævn arbejdsrytme - at benytte pull-logistik (trække ressourcer til efter behov) - at søge perfektion Dette sker under hensyn til, at planlægning sker på mellemlangt og kort sigt samt ved at inddrage alle "niveauer" i planlægningen. Det betyder, at alle aktører deltager i ugentlige planlægningsmøder, hvor logistikken og processerne gennemgås. Det er vores erfaring, at vores logistikstyring medvirker til at skabe et positivt og tillidsfuldt samarbejde mellem alle aktører i byggeprocessen. Desuden fokuseres i planlægningen på samarbejdet med fagtilsyn samt projektopfølgning, således at der også i denne forbindelse etableres et gnidningsløst samarbejde. Periodeplan Periodeplanen beskriver de aktiviteter, der skal udføres indenfor de næste 4-8 uger. Under arbejdet med at sikre, at forudsætningerne for, at aktiviteterne bliver sunde, er til stede, identificeres en række forhindringer. Forhindringerne kan herved løses før de bliver kritiske for byggeprocessen. Periodeplanen etableres ved, at: - identificere de næste 4-8 ugers arbejde - markere, hvilke aktiviteter der er sunde og ikke sunde - identificere de forudsætninger/strømme, der ikke er opfyldt for, at aktiviteterne kan være sunde - kortlægge, hvilke forhindringer der skal afklares for at gøre aktiviteterne sunde. Ugeplan Ugeplanen beskriver de aktiviteter, der skal gennemføres i den kommende uge samt hvilken dag/tidspunkt de skal udføres på. I ugeplanen kan kun optræde sunde aktiviteter.

Ugeplanen etableres ved, at: - planlægge den kommende uges aktiviteter ved at tage de sunde aktiviteter fra periodeplanen - påføre aktiviteterne tid (indenfor halve dage), sted og ansvarlige Styringen Styringen sker ved procesledelse gennem (PPU) procesplaner og opfølgning på at de ugentlige delmål måling dvs. produktionsledelse og service ikke økonomi. ID 3755

(Del 04) Forhindringslister Der arbejdes med forhindringslister, der medvirker til at gøre usunde aktiviteter sunde en slags bekymringslister til bearbejdning inden aktiviteten igangsættes. EKJ s kvalitetssikring EKJ s generelle system for kvalitetssikring er beskrevet nærmere i info 5. Nedenstående er beskrevet hvordan kvalitetssikringssystemet anvendes gennem byggefasen som et af værktøjerne til processtyringen. Projektgennemgang Snarest efter entreprisekontraktens underskrivelse, og før byggestart indkaldes parterne til et projektgennemgangsmøde, og mødet bør have følgende indhold: 01. Projektgennemgangens grundlag 02. Kvalitetsniveau generelt 03. Fremhævning af processer, der kræver speciel opmærksomhed 04. Entreprenørens punkter 05. Gennemgang af leveringstider på produkter/leverancer 06. Eventuelle ændringer i projektet 07. Konsekvenser af ændringerne 08. Detailarbejdsplaner Der udfærdiges referat af projektgennemgangsmødet, og referatet indgår i det samlede dokumentationsmateriale for entreprisen. Processtyring af underentreprenører Underentreprenørers sagsrelaterede kvalitetsstyringssystem gennemgås af EKJ og evt. fagtilsyn, og om nødvendigt tilrettes i overensstemmelse med projektets kontrolplan. Underentreprenørens kontroldokumentation gennemgås jævnligt af EKJ`s byggeledelse. Udover underentreprenørens egenkontrol i overensstemmelse med ovenstående foretager EKJ`s byggeledelse stikprøvekontroller af det udførte arbejde. Processtyring Aktiviteter, der kræver processtart, fremgår af kontrolplanen for entreprisen. Ved påbegyndelse af sådanne aktiviteter indkalder selskabets byggeledelse til afholdelse af en processtart med deltagelse af underentreprenører, operatører og bygherretilsyn. Ved processtarten gennemgås relevant projektmateriale samt øvrigt relevant materiale. Aktivitetens delprocesser gennemgås og udføres. Evt. ændringer ved udførelsen diskuteres, og det vurderes, om processtarten kan godkendes eller skal gentages.

Resultat fra processtarten indføres i et referat. Referatet indgår som dokumentation for entreprenørens kvalitetsstyring. Referat fra processtarten udleveres til bygherretilsynet. Såfremt der måtte være indvendinger til referatet, skal dette oplyses til entreprenøren. Ved processtarten gennemgås, revideres og godkendes proceskontrolskemaer for aktiviteten. ID 3756

(Del 05) Modtagekontrol Formålet med modtagekontrollen er at sikre, at de leverede produkter opfylder de specificerede krav m.h.t. mængde, type og kvalitet, samt at sikre at evt. fejlleverancer bliver behandlet korrekt. Modtagekontrollen foregår ved leveringen, hvor det kontrolleres, at det leverede stemmer overens med det på følgesedlen angivne, og at dette er i overensstemmelse med det bestilte, mht. mængde, type og kvalitet. Hvis der konstateres uoverensstemmelser, fejl, transportskader eller lign., kasseres leverancen. Omfanget af modtagekontrollen for egne og evt. underentreprenørers leverancer fremgår af kontrolplanen for entreprisen. Kontrolskemaer og/eller følgesedler indgår som kontroldokumentation for entreprisen. Proceskontrol For at sikre at arbejdet udføres i overensstemmelse med de kvalitetskrav, der stilles, herunder erfaringerne fra en evt. processtart udfører selskabet proceskontrol. Kontrolprøvning af udførte arbejder er en del af proceskontrollen. Proceskontrollen foregår løbende i nærmere fastlagte kontrolafsnit. Kontrollen foretages på formands- eller byggepladsingeniørniveau. Håndtering af fejl og afvigelser vil fremgå af proceskontrolskemaet, eller vurderes i hvert enkelt tilfælde af den tilkaldte entrepriseleder/byggepladsingeniør. Omfanget af proceskontrol af egne og evt. underentreprenørers arbejder fremgår af kontrolplanen for entreprisen. Proceskontrolskemaer, prøvningsrapporter m.v. indgår som kontroldokumentation for entreprisen. Slutkontrol Slutkontrollen udføres for at sikre, at entreprisen opfylder kvalitetskravene i projektet således, at der er færrest mulige mangler ved afleveringen til bygherren eller ved overdragelse til efterfølgende entrepriser. Der udføres stikprøvevis kontrol af egne og evt. underentreprenørers arbejder. Kontrollen forestås af entrepriselederen eller en af ham bemyndiget person. De ved slutkontrollen konstaterede mangler udbedres inden afholdelse af

afleveringsforretning. Slutkontrollen omfatter tillige gennemgang og kontrol af såvel egen som evt. underentreprenørers kontroldokumentation, før denne afleveres til bygherren. Kontrolskemaer samt evt. mangellister indgår som kontroldokumentation for entreprisen. ID 3757 (Del 06) Egenkontrol af projekteringen, styring af tekniske rådgivere Vi vil i vor projektering altid vælge projekteringsleder fra rådgivergruppen. Det kan være en arkitekt eller en ingeniør afhængig af den aktuelle byggeopgaves tyngdepunkt. Det vil være projekteringslederens ansvar, i sidste ende dog projektlederens, at styre projektet igennem, indholdsmæssigt, kvalitetsmæssigt, tidsmæssigt og indenfor de økonomiske rammer. En stor del af denne rolle vil være den koordinerende mellem de mange aktører i projekteringen. Det kan eksempelvis være arkitekten, landskabsarkitekten, geoteknikeren, statikeren, installationsrådgiverne, brandrådgiver, miljørådgiver, arbejdsmiljøkoordinater og evt. en certificeringskonsulent. Alle skal styres tidsmæssigt, således at nødvendige input kommer rettidigt i projekteringsfaserne. Det kræver en stor erfaring og en godt gennemarbejdet projekteringstidsplan med tilknyttet beslutningsplan at styre en projektering i mål. Til hjælp i koordineringsarbejdet foreslår vi, at der anvendes 3D-projektering, således at alle krydspunkter konstruktivt og installationsmæssigt bliver afdækket. Projekteringen styres via projekteringsmøder med en fast dagsorden. Dagsorden tilpasses det enkelte projekt, men vil altid indeholde de relevante fokuspunkter for aktuelt projekt, bygherreønsker, kvalitet, AT-koordinering, fremdrift, tidsplan, økonomi mm. Fokuspunkter som angivet i dagsorden er punkter, der skal være skærpet opmærksomhed om. Alle punkter i referat vil blive påført ansvarlig aktør og om nødvendigt en slutdato. Udover den faste dagsorden kan der besluttes særlige temaer for det enkelte møde. Det medfører at alle er særligt fokuserede på netop dette punkt, hvorfor en løsning hurtigt kan findes. ID 3758

(Del 07) Håndtering af fejl og tilretninger I alle projekter vil der forekomme fejl. Det er derfor vigtigt, at disse opdages og rettes så tidligt som overhovedet muligt. En kvalitetsplan, hvor særlige fokuspunkter behandles, er et vigtigt værktøj, men det er også væsentligt at sikre, at generelle krav, erfaringer m.m. bliver indarbejdet. Der er flere værktøjer, der kan anvendes for tidligt at afdække fejl. Det er vigtigt, at der i projekteringsgruppen er en kultur med åbenhed og ærlighed der gør, at fejl tør indrømmes. Det er også vigtigt at erfaringer - egne eller andres, fra tilsvarende byggerier anvendes. En åben tilgang til tilgængelige erfa-blade skal systematiseres og være en del af projektbearbejdningen. Endvidere skal projekteringen baseres på anerkendte gennemprøvede løsninger. Der skal udføres granskninger af projektet i alle faser dels hos den enkelte rådgiver, men også tværfaglige granskninger, der kontrollerer koordineringen i projektet. Ved teknisk komplicerede projekter kan inddrages eksterne granskere for særlige områder af projektet. Projekteringsleder og projektleder deltager i alle granskninger. Endvidere kan tekniske hjælpemidler som 3D-projektering hjælpe med både projektering, granskning og afdækning af fejl i krydsningspunkter. Alle granskninger dokumenteres i notat- eller referatform og lægges på projekt-web. Der er altid påført aktør på ændringstiltag. Disse referater følges op på projekteringsmøder således, at der opnås sikkerhed for, at evt. rettelser føres hele vejen rundt i projektet. Såfremt fejl i projektet når helt frem til byggefasen, skal disse omgående rettes. Det evt. interne opgør må vige for projektets skyld. Der udsendes rettemeddelelser til alle aktører og evt. rettet projektmateriale uploades umiddelbart på projekt-web. Bilag 23: INFO 9 Mangelafhjælpningsproces for fastlagte gennemgange ID 3759

(Del 01) Beskrivelse af tilbudt generel proces for afhjælpning af mangler påvist under afleveringsforretningen, 1-og 5-årsgennemgange (påvist af bygherren). Ved enhver byggesag vil der i slutfasen være restarbejder og mangler i varierende omfang afhængig af byggesagens karakter. Vi er meget opmærksomme på, at oplevelsen af en godt udført byggeproces kan blive skæmmet af et for stort omfang af mangler på afleveringstidspunktet. Det er meget generende for beboerne, og det er vanskeligt at udføre mangelafhjælpningen efter afleverings-tidspunktet. Det er vores mål at kunne aflevere byggeriet uden mangler, og for at nå dette mål gennemfører vi en intern teknisk gennemgang før hver del- og slutaflevering til bygherren. Den tekniske gennemgang er EKJ s interne kontrol af egne samt underentreprenørers arbejde, og det er ikke vores oplæg, at bygherrens rådgivere skal deltage i disse gennemgange. Den tekniske gennemgang og registrering af mangler udføres så tidligt, at konstaterede mangler kan blive udbedret, kontrolleret og godkendt inden aflevering af byggeriet til bygherren. De mangler, der konstateres, vil blive registreret i skemaer for hvert rum/bygningsdel og registreret fagvis. Efter registrering af mangler og restarbejder ved den tekniske gennemgang vil mangellisterne blive udleveret til alle underentreprenører og EKJ s egne fag (beton, tømrer og murer) på et fælles møde. På dette møde deltager EKJ s byggeledelse, formænd og byggeledere fra underentreprenørerne. Mangellisterne gennemgås med det formål at sikre fællesopfattelse af den overordnede plan, herunder tidsplan, for den praktiske afhjælpning af manglerne. For at sikre en effektiv proces er det afgørende, at arbejdet udføres efter en realistisk tidsplan, så manglerne udbedres i den rigtige rækkefølge og hastighed for at undgå, at der opstår nye mangler efter udbedring af de gamle mangler. EKJ s byggeledelse foretager daglig opfølgning og kontrol med fremdriften af arbejderne. Efter de enkelte fag/firmaer har færdigmeldt mangeludbedringen, foretager EKJ`s byggeledelse kontrol af de færdigmeldte arbejders mangeludbedring. ID 3760

(Del 02) (i) Mangler påvist under afleveringsforretningen. Såfremt bygherren i forbindelse med afleveringsforretningen har konstateret og registreret mangler ved det udførte arbejde, vil disse blive udbedret hurtigst muligt og efter aftale med bygherren. Begrænsede mangler: Såfremt de mangler, bygherren har registreret, er i begrænset omfang og karakter, vil udbedringen blive iværksat umiddelbart efter afleveringsforretningen. Efter udbedring af manglerne kontrollerer EKJ dette, inden mangeludbedringen færdigmeldes til bygherren. Omfattende mangler: Hvis manglerne er mere omfattende, eller udbedringen kræver flere aktører, vil udbedringen blive planlagt på et møde med EKJ s byggeledelse, formænd og byggeledere fra underentreprenørerne med det formål at afdække evt. faglige udfordringer/tekniske problemer og sikre en fællesopfattelse af den overordnede plan for udbedring af de påviste mangler. Bygherren eller bygherrens rådgiver inviteres til at deltage i mødet/planlægningen. For at sikre en effektiv proces er det afgørende at arbejdet udføres efter en tidsplan, så manglerne udbedres i den rigtige rækkefølge og hastighed for at undgå at der opstår nye mangler efter udbedring af de gamle mangler. Efter de enkelte fag/firmaer har færdigmeldt mangeludbedringen til EKJ, foretager EKJ s byggeledelse kontrol af mangeludbedring. Herefter færdigmeldes mangeludbedringen til bygherren. (ii) Under 1-års gennemgang (mangler påvist af bygherren) Såfremt bygherren i forbindelse med 1 års gennemgang af entreprisearbejderne har påvist mangler ved det udførte arbejde, vil disse blive udført snarest muligt, og efter nærmere aftale med bygherren. Afhængig af manglernes karakter og omfang vil vi umiddelbart efter modtagelse af bygherrens mangelregistrering indkalde de involverede parter for afklaring af de enkelte manglers karakter og om nødvendigt udarbejde en tidsplan for udbedring af manglerne i overensstemmelse med den tidsfrist, der er aftalt med bygherren. For at sikre en effektiv proces er det afgørende, at manglerne udbedres i den rigtige rækkefølge og hastighed for at undgå, at der opstår nye mangler efter udbedring af de gamle mangler. Tidsplanen følges op hver dag af EKJ s byggeledelse. Efter de enkelte fag/firmaer har færdigmeldt mangeludbedringen, foretager EKJ s byggeledelse kontrol af den samlede mangeludbedring. Herefter færdigmeldes mangeludbedring til bygherren.

ID 3761 (Del 03) (iii) Under 5-års gennemgang (mangler påvist af bygherren) Såfremt bygherren i forbindelse med 5-års gennemgang af entreprisearbejderne har påvist mangler ved det udførte arbejde, vil disse blive udført snarest muligt, og efter nærmere aftale med bygherren. Afhængig af manglernes karakter og omfang vil vi umiddelbart efter modtagelse af bygherrens mangelregistrering indkalde de involverede parter for afklaring af de enkelte manglers karakter og efterfølgende om nødvendigt udarbejde en tidsplan for udbedring af manglerne i overensstemmelse med den tidsfrist, der er aftalt med bygherren. For at sikre en effektiv proces er det afgørende, at manglerne udbedres i den rigtige rækkefølge og hastighed for at undgå, at der opstår nye mangler efter udbedring af de gamle mangler. Tidsplanen følges op hver dag af EKJ s byggeledelse. Efter de enkelte fag/firmaer har færdigmeldt mangeludbedringen, foretager EKJ s byggeledelse kontrol af den samlede mangeludbedring. Herefter færdigmeldes mangeludbedring til bygherren. Bilag 24: INFO 10 Mangelafhjælpningsproces for øvrige mangler ID 3762 Beskrivelse af tilbudt generel proces for afhjælpning af mangler som påvises i perioder imellem afleveringsforretninger, 1 og 5- års gennemgange (påvist af bygherren). Påviste mangler mellem afleveringsforretning og 1 års gennemgang Såfremt bygherren konstaterer mangler efter aflevering af byggeriet, kontaktes EKJ s sagsansvarlige umiddelbart efter konstatering af manglerne. Såfremt de konstaterede forhold er af akut karakter, iværksættes udbedring og afhjælpning straks. EKJ styrer mangeludbedringen og foretager de nødvendige kontroller af manglernes udbedring før færdigmelding til bygherren. Såfremt bygherrens henvendelse skyldes mangler, der ikke er væsentlige og ikke medfører gener for bygherren, vil manglerne blive registreret og senere udbedret ved en samlet udbedring i forbindelse med eventuelle mangler konstateret ved 1-års eftersynet. Påviste mangler mellem 1- og 5-års gennemgang Såfremt bygherren konstaterer mangler i perioden, kontaktes EKJ s sagsansvarlige umiddelbart efter konstatering af manglerne. Såfremt de konstaterede forhold er af akut karakter iværksættes udbedring og afhjælpning straks. EKJ styrer mangeludbedringen og foretager de nødvendige kontroller af manglernes udbedring før færdigmelding til bygherren.

Såfremt bygherrens henvendelse skyldes mangler, der ikke er væsentlige og ikke medfører gener for bygherren, vil manglerne blive registreret og senere udbedret ved en samlet udbedring i forbindelse med eventuelle mangler konstateret ved 5-års eftersynet. Bilag 25: INFO 11 Projektorganiseringsprincipper for den fælles organisation ID 3763

(Del 01) Bygherrens og entreprenørens fælles projektorganisation Synergi Synergi defineres som samvirket mellem flere kræfter, som giver en større effekt end blot summen af de enkelte kræfter giver fra sig. Netop synergieffekt i byggesager mellem de involverede parter har vi i EKJ arbejdet med i mange år. I EKJ blev synergieffekten væsentligt bearbejdet og indført i konsortiebyggeri og boligejendomme i 1950 erne. I 1970 erne blev samarbejdsmetoden videreudviklet i en række af EKJ s totalentrepriser. Derfor var det heller ikke svært at indgå i en række partneringsamarbejder fra slutningen af 1990 erne, hvor netop alle kræfter fra de involverede blev samlet i en fælles synergi. Igennem alle disse år udviklede EKJ en samarbejdsmodel både med bygherrer og med øvrige interessenter f.eks. underentreprenører, beboergrupper og myndigheder i byggesagen. Nøgleord: åbenhed Fælles for et integreret samarbejde er i EKJ s terminologi: åbenhed i processen i alle led i samarbejdet. Denne åbenhed gør bl.a., at alle føler sig trygge. Værdigrundlag Vi mener derfor, at der bør opbygges/vedtages et fælles værdigrundlag for alle faser i et samarbejde f.eks. i forbindelse med projektering, udførelse og aflevering. Tro Dette værdigrundlag bør være troen på, at samarbejde er en attraktiv og resultatskabende proces, der skal være til stede hos alle i de enkelte organisationer i særdeleshed hos lederne. Fælles mål I de fælles teams, der dannes, skal alle være indstillet på at forpligte sig til fælles mål. Faglige kompetencer Der er vigtigt, at det sikres, at de faglige kompetencer er til stede i teamet, og at de udnyttes på alle niveauer i teamet. Fokus på teamwork Der skal være fokus på teamwork. De enkelte deltagere i teamet skal udvælges ud fra deres evne til sammen at udgøre et effektivt team. Vision De overordnede mål til organisation og videndeling samt gennemførelse af de enkelte opgaver er: MAKSIMAL VÆRDISKABELSE TIL DEN RETTE PRIS OG TID

Disse mål bør udgøre visionen for samarbejdet og afspejle de to grene af produktivitetsbegrebet værdien og prisen. ID 3764

(Del 02) I den samarbejdsmodel vil vi medvirke til at skabe en proces, der optimerer adfærd, videndeling og organisation, hvorved produktets værdi øges, og prisen reduceres. Det, vi samarbejder om, skal være i fokus hele tiden. Samarbejdet i sig selv er dog ikke nok, men det er en vigtig forudsætning. En samarbejdsmodel, hvor EKJ og rådgivernes, bygherrens og myndighedernes kompetencer indgår i et fælles kompetencelandskab. Vi vægter en værdibaseret adfærd højt, altså pligten og retten til at formidle og dele viden. Det er vores erfaring, at en sådan adfærd ikke kommer af sig selv, det kræver konstant fokus på samarbejdet. Derfor er det vigtigt at vedligeholde samarbejdsånden og målene undervejs i processen. Dette kan bl.a. gøres: Workshops Ved at anvende workshops til at definere samarbejdet. Ved at afholde såkaldte time-outs, hvor man rydder bordet og også drøfter de bløde værdier i samarbejdet i gruppen. Proces Vi vil som noget af det første i opstartsfasen fokusere på beslutningsprocessen. Vi ønsker at medvirke til, at bygherren træffer alle vigtige beslutninger på et professionelt og troværdigt grundlag. Vi ønsker, at alle vigtige beslutninger træffes på det rigtige tidspunkt, det vil sige, når beslutningsgrundlaget er bedst. Til styring af beslutningsprocessen foreslår vi, at der udarbejdes en beslutningsplan, der viser: - hvornår en beslutning skal tages - hvilket beslutningsgrundlag der skal være til stede - hvornår beslutningsgrundlaget skal foreligge - hvem der skal udarbejde det. - der udarbejdes en bygherrebeslutningsplan med møder placeret i interval efter aftale. Med udgangspunkt i projektet foreslår vi i dialog med byggeriets øvrige parter at identificere en række emner, som er væsentlige for funktionalitet i det færdige byggeri. Disse emner kalder vi fokusområder. Vi finder følgende emner væsentlige (i vilkårlig rækkefølge): - interimsforanstaltninger til sikring af byggeriet - evt. foranstaltninger, der sikrer optimal drift af det eksisterende byggeri - evt. genbrug af eksisterende materialer/konstruktioner - lydforhold

- indeklima og miljø - brandsikkerhed - bygningsdrift & vedligehold, herunder rengøring - trivsel - balance mellem anlægsøkonomi og driftsøkonomi - æstetik - beboerhåndtering - miljøteknik 0-energi En gennemgang sammen med byggeriets øvrige parter vil i givet fald supplere listen. ID 3765

(Del 03) Fokusområder For hvert fokusområde udarbejder vi i samarbejde mål, der skal søges tilgodeset i en evt. efterfølgende projektering. I projekteringen indgår fokusområderne som grundlag for kvalitetssikringen. I forbindelse med udførelsesfasen indgår fokusområderne i planlægning og udførelse af tilsynet, hvor udførelsen er kritisk for, at målene kan opfyldes. I forbindelse med afleveringen kan måles, i hvilken grad målene er opfyldt inden for hvert fokusområde. Overordnet sammensætning af fælles projektorganisation EKJ er udvalgt som tilbudsgiver på total- og hovedentrepriser vedr. tæt/lav nybyggeri i Region Midtjylland. Selvfølgelig er den fælles projektorganisation forskellig for total- og hovedentrepriser. Projektorganisationen vil også være forskellig afhængig af opgavens størrelse. Totalentrepriser og større hovedentrepriser Uanset størrelse eller entrepriseform er det vigtigt, at opgaven forankres i ledelserne hos de enkelte deltagere i opgaven. Styregruppe I totalentrepriser og større hovedentrepriser foreslår vi, at der nedsættes en styregruppe bestående af medlemmer fra de enkelte deltagers direktioner/bestyrelser. Styregruppens opgave er at sikre, at de målsætninger og intentioner, som entrepriseaftalen er baseret på, til stadighed efterleves. Det er derfor en klar opgave for styregruppen at iværksætte aktive handlinger, hvis der i organisationen opstår konflikter, der ikke kan løses på projektledelsesniveau. Styregruppemøderne afholdes typisk hver måned og er et intensivt forum for beslutninger, godkendelse og information. Som oftest bliver behovet for styregruppemøder mindre, jo længere man kommer i forløbet, og vil til sidst oftest ende med at være et konfliktløsende organ og en ledelsesmæssig forankring og sparring for den øvrige organisation. Til denne styregruppe knyttes en projektleder, som formidler kommunikation til og fra projektorganisationen. Denne projektleder indgår fuldt ud i projektorganisationen. ID 3766

(Del 04) Den overordnede projektorganisation Vi forestiller os den overordnede projektorganisation ser således ud: - en styregruppe, som øverste organ under bygherre - en projektleder, som knytter sig både til styregruppen som referent og som formidler til projektgruppe og udførelsesgruppe. Projektlederen tilbydes fra EKJ s stab af entrepriseledere - Projektgruppen med bygherrerepræsentanter, evt. brugere og rådgiverrepræsentanter (samt projektleder) og ved totalentrepriser med projekteringsleder. - Projekteringsgruppe med projektering af alle rådgiverydelser og med kontakt til myndigheder, fokusgrupper og udførelsesgruppe. Projekteringsgruppen refererer til projektgruppe og projekteringslederen. - En udførelsesgruppe som består af EKJ med egenproduktion, underentreprenører og leverandører. Udførelsesgruppen refererer til projektgruppen (projekteringsgruppen) og projektlederen. Mindre hovedentrepriser Ved mindre hovedentrepriser komprimeres projektorganisationen. - en projektgruppe bestående af bygherrerepræsentanter, evt. brugere og rådgivere. - en udførelsesgruppe bestående af EKJ med egenproduktion, underentreprenører og leverandører. Således udelades styregruppen i mindre hovedentrepriser. Men der etableres en løbende kontakt mellem ledelsen hos bygherre og EKJ. Mindre hovedentrepriser foreslås gennemført efter samme principper som større hoved- og totalentrepriser som angivet i nærværende afsnit. Projektgruppe Gruppens opgave er at implementere værdimålene i det endelige projekt samt sikre, at den samlede byggeproces forløber i overensstemmelse med de målsætninger, som parterne i fællesskab har opstillet på en indledende workshop. Det er endvidere projektgruppens ansvar, at målsætninger til projektet om økonomi, tid og kvalitet overholdes. Projekteringsgruppe Projekteringsgruppen leverer input og produktion til projektgruppen og sikrer, at de rigtige forudsætninger er til stede på rette tid til at træffe de rette beslutninger. Projektleder Projektlederen deltager i projektgruppen som koordinator i styregruppen og udførelsesgruppen. Dette overlap minimerer risikoen for fejl og misforståelser, da viden fra projekteringsfasen indarbejdes direkte i produktionen. Udførelsesgruppe Udførelsesgruppen gennemfører byggeriet fysisk i nært samarbejde med projektgruppe og projekteringsgruppen.

Fokusgrupper Fokusgrupper er diverse ad hoc-udvalg. Teamet deltager med relevante personer til at afdække konkrete emner. ID 3767 (Del 05) Nøglepersoner Gennem erfaringerne fra en lang række samarbejder, er vi blevet bekræftet i, at en velfungerende projektorganisation er nøglen til succes for den samlede opgave. Ved udpegning af nøglepersoner lægger vi derfor stor vægt på, at personerne rummer både de nødvendige faglige og samarbejdsmæssige kompetencer. Der bør være fokus på: Samarbejde baseret på gensidig respekt, åbenhed og tillid Kreativitet og projektoptimering Faglige kompetencer projektering og produktion Erfaring fra partneringlignende samarbejder Fastholdelse af personer i teamet Beslutningsdygtighed. Det er vigtigt, at de valgte personer supplerer hinanden godt fagligt, og de har alle viden og erfaring fra gennemførelse af byggerier i samarbejde. I EKJ lægger vi vægt på, at de udvalgte har evner til at samarbejde - udvist gennem medvirken på velfungerende partneringlignende projekter samt dokumenteret ved tilbagemeldinger fra samarbejdspartnere. Afrapportering Vi ønsker løbende at orientere bygherren om alle forhold, som har betydning for byggeriets fremdrift og økonomi. Til hvert møde med bygherren vil der således blive afrapporteret status på bl.a. fokuspunkter økonomi fremdrift samarbejde (og evt. konflikter) evt. afvigelser bekymringslister risikovurderinger de næste 14 dage bygherreleverancer ID 3768

(Del 06) Konflikthåndtering I et travlt og kreativt projektforløb kan konflikter ikke undgås. Opgaven er at sikre, at konflikterne ikke udvikler sig langvarigt og belastende for samarbejdet. Løsningen vil ofte være baseret på de samme forudsætninger/-værdier som det øvrige samarbejde gensidig respekt, åbenhed og tillid. Beslutningstrappen er en model der, under forudsætning af at den nødvendige kompetence er delegeret ud i organisationen, sikrer, at beslutningerne tages hurtigt og det rigtige sted i organisationen. Modellen fastlægger, hvor lang tid hvert beslutningsniveau har til at tage en beslutning. Derved sikres, at problemer ikke bliver syltet for efterfølgende at vokse sig store. For at beslutningstrappen skal kunne fungere, skal alle parter på alle niveauer søge mod en løsning, når et problem bliver fremlagt. Sidste trin på trappen skal finde en løsning. Vi vil foreslå, at der arbejdes i tre niveauer, og for disse defineres følgende tidsrum fra et problem identificeres, til det skal være løst eller videregivet til næste niveau: 1. niveau - byggepladsniveau 1 døgn 2. niveau - projektlederniveau 1 døgn 3. niveau styregruppe-/direktionsniveau 2 døgn Såfremt problemet ikke kan løses ved uformel kontakt mellem parterne inden for beslutningstrappens tidsrammer, indkaldes umiddelbart til formelt møde i styregruppen, der må løse problemet. Bilag 26: INFO 12 Projektorganiseringsprincipper for entreprenørs organisation ID 3769

(Del 01) Entreprenørens projektorganisation I tilbudsdokument 11 har vi beskrevet de synergier, der skal medvirke til et godt samarbejde og et godt projektforløb. Dette afsnit er naturligvis baseret på EKJ s holdninger til samarbejde og beskriver også, hvorledes EKJ er gearet til at løse opgaver med de perspektiver, der indgår i tilbudsdokument 11. Einar Kornerup Jylland A/S EKJ er 100% ejet af Einar Kornerup A/S og indgår i Einar Kornerup Koncernen. Koncernen er grundlagt i 1907 og har udviklet sig fra et murermesterfirma til en af de større entreprenører i Danmark. Allerede fra grundlæggelsen har det været altafgørende, at vi gennemfører opgaver med egne håndværkere. Egne håndværkere Således udfører vi i dag vore opgaver med egne håndværkere indenfor: murerarbejde betonarbejde tømrer-/snedkerarbejde hvilket for de fleste opgaver (hoved- eller totalentrepriser), vi udfører, svarer til 40-60 % af opgaven. Det betyder også, at vi generelt har stor fokus på håndværket i de opgaver, vi udfører. EKJ s målsætning I EKJ har vi en målsætning om at udføre ca. 50 % nybyggeri og 50 % ombygning/renovering/restaurering. Det også vigtigt for, at alle vore medarbejdere uddannes i hele spektret inden for vor målsætning. Denne uddannelse/efteruddannelse gennemfører vi med både interne og eksterne kurser, såvel teoretisk som fagligt relateret. Uddannet personale Det betyder også, at en meget stor del af vore medarbejdere besidder en bred palette af nøgleekspertiser. Dette skal ses sammen med, at meget af vort tekniske personale foruden en ingeniør- eller konstruktør-uddannelse har håndværksmæssig baggrund og som ofte suppleret med en økonomisk baggrund som HD, EBA, juridisk grunduddannelse etc. Kvalitets- og arbejdsmiljøkoordinator Vi er organiseret med en selvstændig funktion, som varetager kvalitets- og arbejdsmiljøkoordination, hvis opgave er at auditere de enkelte opgaver, så det rigtige resultat indenfor kvalitets- og arbejdsmiljøsystemer sikres.

Teknisk personale I EKJ har vi således teknisk personale, som besidder know-how og erfaring indenfor alle faser af en husbygningsopgave. Til styring af opgaven anvender vi vort eget videnscenter KSA (Kvalitets Styring i Administrationen). I dette system er al viden i styring beskrevet således, at alle vore byggesager gennemføres efter de samme principper. Dette betyder en kontinuitet bl.a. i forbindelse med sygdom og ferier. ID 3770

(Del 02) Referencer Af vort prækvalifikationsmateriale fremgår antal af medarbejdere samt referencer på husbygningsopgaver og som således beskriver vor alsidighed til de enkelte delaftaler. EKJ s projektorganisation Organisationen i EKJ ser således ud DIREKTION Personale ------------------------------------ IT ENTREPRISECHEFER Kvalitet og arbejdsmiljø Regnskab ENTREPRISELEDERE Sekretariat BYGGEPLADSINGENIØRER FORMÆND HÅNDVÆRKERE Mindre hovedentrepriser For mindre hovedentrepriser udpeges en entrepriseleder til at bære ansvaret for byggesagen. Den fysiske byggeledelse forestås af en byggepladsingeniør, som har ansvaret for ledelse af egne arbejder samt underentreprenører. Til sagen knyttes altid en kvalitets- og arbejdsmiljøkoordinator. Større hovedentrepriser og totalentrepriser For større hoved- og totalentrepriser indgår direktionen i den foreslåede styregruppe. Afhængig af entreprisestørrelse udpeges en entreprisechef som projektchef. Selve byggeriet ledes af en til flere entrepriseledere (afhængig af byggeriets størrelse) som er organiseret med byggepladsingeniører. Denne organisation varetager ledelsen af egenproduktion og underentreprenører. Til sagen knyttes altid en kvalitets- og arbejdsmiljøkoordinator. Projektorganisation Den overordnede proces også i forbindelse med projektering er beskrevet i tilbudsdokument 11. Fasemodellen Ved totalentreprise vil projektforløbet blive organiseret på grundlag af fasemodellen, som er indbygget i FRI s og Danske Ark s ydelsesbeskrivelse. Fasemodellen beskriver en trinvis detaljering af projektet, der giver mulighed for at prioritere arbejdet og træffe de rigtige beslutninger på de rigtige tidspunkter. Ved opgavens start foreligger der normalt oplæg fra bygherre og bruger til et samlet byggeprogram, hvor bygherrens og brugernes krav og ønsker bliver bearbejdet og prioriteret. Projektforløbet fortsætter derefter i selve projekteringsarbejdet, opdelt i dispositionsforslag, projektforslag, forprojekt/myndighedsprojekt og hovedprojekt. Efter udbud af byggearbejderne ligger udførelsesfasen og afslutning med overdragelse.

Budgetter I fasemodellen ligger en successiv detaljering af budgettet for projektet. Allerede i programfasen skal de vigtigste beslutninger tages omkring de økonomiske rammer, omkring omfanget af ydelser, der skal indeholdes i anlægssummen samt omkring forholdet mellem anlæg og drift. ID 3771

(Del 03) Risikoanalyser Vi anvender principper for successiv kalkulation som et redskab til at prioritere indsatsen med at reducere risici. Allerede i programfasen påbegyndes arbejdet med risikoanalyser og worst case scenarier. Dette arbejde skal klarlægge de væsentlige risikofaktorer, der kan påvirke projektets økonomi, således at vi i projekteringsforløbet kan målrette en indsats på at reducere disse risici. Et detaljeret budget er forudsætningen for at etablere et early warning beredskab, hvor projektets delemner, efterhånden som de bliver bearbejdet, konstant holdes op mod budgettet og der reageres på afvigelser. Budgetstyringen er en løbende proces igennem projektfaserne, og hver fase dokumenteres med et opdateret budget. Kvalitet Under projektering udføres kvalitetssikring. Kvalitetssikringen baseres på risikoanalyser, således at der primært fokuseres på emner, der har væsentlig betydning for projektets kvalitet, økonomi og tidsforløb. Tid I programfasen udarbejdes en detaljeret tidsplan for hele projektforløbet. Tidsplanen vil indeholde faste milestones for rådgiverens og for entreprenørens ydelser. Tidsplanen vil også indeholde terminer for bygherrens og brugernes beslutningstagen i forbindelse med projektforløbet. Projektforløb Hver delfase i projektforløbet afsluttes med en dokumentation, der vil være tilgængelig for bygherreprojektledelsen på projektweb. Desuden vil mødereferater, den løbende budgettering, tidsplanlægning m.v. være tilgængelig. I samarbejde med bygherreprojektledelsen vil vi tilrettelægge dokumentationen, så den er direkte anvendelig for bygherrens og brugernes afrapportering til deres respektive baglande. Projektweb Der etableres en projektweb. En projektweb kan anvendes som et arkiv, hvor projektets dokumenter opbevares og efter aftale med bygherren gøres tilgængelige for de relevante personer eller grupper. En projektweb kan også anvendes aktivt til at sikre, at alle projektets aktører har adgang til relevante data og baggrundsmateriale udover det udarbejdede projektmateriale. Inddragelse af brugergrupper Samarbejdet med evt. brugergrupper vil skifte karakter efter de forskellige faser af projektforløbet. Vi opererer med en overordnet opdeling i 3 faseafsnit: 1. Program og forslagsfasen som omfatter byggeprogram, dispositionsforslag og projektforslag 2. Projekteringsfasen som omfatter forprojekt/myndighedsprojekt og hovedprojekt 3. Udførelsesfasen som omfatter byggeriet og aflevering. ID 3772

(Del 04) Kommunikationsplan Projektets kommunikation har 3 overordnede formål, der har betydning for kommunikationens indhold og form: a. informativ kommunikation b. økonomisk, juridisk kommunikation c. teknisk kommunikation De 3 typer kommunikation dokumenteres i hvert sit bibliotek på projektweb, og det aftales med bygherren, hvilke personer/grupper der skal have adgang til informationerne. A. Informativ kommunikation Den informative kommunikation har til formål at holde bygherren og brugerne orienteret om projektets brugsmæssige indhold og stade. I projektets første fase, program og forslagsfasen, vil denne kommunikation primært være baseret på møder. Møderne skal give bygherre, brugere, EKJ og rådgivere mulighed for at udveksle ideer, holdninger og informationer. I program- og forslagsfasen er tovejs kommunikation essentiel, idet projektet i denne fase skal udvikles med input fra mange personer og grupper. Det optimale udbytte af projektudvikling og tovejs kommunikation forudsætter, at de involverede mødes direkte. I projektets projekteringsfase og udførelsesfase vil behovet for møder i en bredere kreds blive væsentligt reduceret. Den informative kommunikation kan i højere grad baseres på énvejs, digitale orienteringer. B. Økonomisk, juridisk kommunikation Den økonomiske og juridiske kommunikation har til formål at dokumentere projektets økonomiske, tidsmæssige og kvalitetsmæssige aspekter. I projektforløbet indgår denne dokumentation i kommunikationen mellem EKJ og bygherren med jævnlige statusrapporter. Udformningen og indholdet af statusrapporterne skal aftales, så rapporterne kan anvendes så direkte som muligt til bygherrens og brugernes egen rapportering til respektive baglande. C. Teknisk kommunikation Den tekniske kommunikation skal dokumentere projektets tekniske løsninger. Indeholdt i denne kommunikation er dokumentation for de tekniske anlæg, efterhånden som projektet udvikles. Denne dokumentation anvendes til dialogen med det tekniske driftspersonale og afsluttes med drifts- og vedligeholdelsesvejledninger. Samtidig med aflevering af DV-materiale afleveres tal for de forventede årsforbrug af tilførte ressourcer. Driftspersonalet kan således reagere, hvis der er afvigelser mellem det skønnede og det faktiske forbrug. Et særskilt afsnit i denne kommunikation kan indeholde dokumentation for projektets bæredygtighed. De opstillede målsætninger holdes op mod de valgte løsninger og de estimerede ressourceforbrug.

Bilag 27: INFO 13 Principper for åben økonomi ID 3773 (Del 01) Principper for entreprenørens anvendelse af åbne økonomiske kalkulationer over for bygherren Vi er naturligvis indstillet på fuld gensidig åbenhed omkring hele sagens økonomiske forhold også blandt alle EKJ s rådgivere og underentreprenører. Fuld åbenhed Ved fuld åbenhed forstår vi, at bygherren på ethvert tidspunkt i forløbet får mulighed for at gennemgå alle forhold omkring økonomi i sagen. Det gælder både kalkulationer, entrepriseregnskaber, dækningsbidrag og avancer samt leverandørrabatter. I EKJ tilfalder alle leverandørrabatter den enkelte byggesag og vil således tilfalde bygherren ved regningsarbejder. Ved fuld åbenhed i sagens økonomi forestiller vi os tilsvarende, at bygherren arbejder med åben økonomi og derfor også giver EKJ mulighed for indsigt i bygherrens økonomi. Sikring af fuld åbenhed Den fulde åbenhed sikres ved, at bygherren til enhver tid kan møde op hos EKJ og underentreprenører/-rådgivere. Desuden tilbydes løbende udskrifter fra EKJ s entreprisebogholderi, som vil kunne samstemmes med det overordnede økonomirapporteringssystem på sagen. Overordnet økonomirapportering Til de enkelte sager er udarbejdes et økonomirapporteringssystem udført i excel-regneark. Rapporteringssystemet opdeles overordnet og tager udgangspunkt i EKJ s budgetrapportering (entreprise-styringssystem) og efterfølgende i EKJ entreprisebogholderisystem. Systemet kan genereres ud i de enkelte bogholderisystemer hos underentreprenører/-projekterende. (i) Principper for åben økonomi Systemet udformes som en stor tilbudsliste som reference tilbage til EKJ s kalkulationssystem. Det kan således sikres, at bygherre kan basere sine budgetter herpå samt følge med i udført arbejde ved acontobetalinger. (ii) objektive, entydige og kontrollerbare elementer I EKJ udfører vi opmåling og kalkulation i systemet Sigma, som kan udspecificeres i detaljer. Det er således muligt at følge opmålingen og detailprissætning i detaljer også efterfølgende. Vi tilbyder at verificere udvalgte detailpriser i forhold til V&S Prisdata, således at det kan kontrolleres, at vi overholder tilbudsdokument 1 og 2. ID 3774

(Del 02) (iii) Redegørelse for gennemsigtighed i kostpriser og mængder Som anført i forrige afsnit udføres EKJ s opmålinger og kalkulationer i systemet Sigma, og vi tilbyder fuld åbenhed omkring dette. I Sigma kalkuleres med kostpriser, som efterfølgende tillægges dækningsbidrag. Systemer kan endvidere omregne de enkelte delpriser med dækningsbidragstillæg. (iv) Økonomisk konsekvensbeskrivelse i forhold til ændringshåndtering Hvis der er ændringer i ydelsen enten i forbindelse med kontraktindgåelse eller under udførelsen, vil ændringer blive opmålt og kalkuleret efter samme principper som den oprindelige opmåling/kalkulation. (v) Overlevering og efterlevelse af tilbud gennem alle faser af byggeriet fra kalkulation til aflevering af byggeriet EKJ tilbyder bygherre fuld tilgang til alle opmålinger og kalkulationer i hele byggeforløbet samt udfører indvendige kontrolberegninger og sammenligning med V&S Prisdata, så kravene i tilbudsdokument 1 og 2 overholdes. Bilag 28: INFO 14 Optimeringsprincipper ID 3775

(Del 01) Beskrivelse af generelle principper og metoder til løbende optimering af byggeriet Beskrivelse af generel proces for projektoptimering herunder: (i) Inddragelse af erfaring og viden fra andre, såvel egne som andres, byggeopgaver, eksempelvis præfabrikeret byggeri Vi har som firma og i samarbejde med mange varierende rådgivere fået dannet en stor intern videnbank, vi kan trække på, så gentagelse af tidligere fejl undgås. Endvidere inddrages erfablade aktivt i projekteringen. Vi indtænker tilstandsvurderinger, miljøanalyser, præ-fab-løsninger, energirenovering, overdækninger, driftsforhold m.v. tidligt i projekteringen, hvor vi også gør os klart, hvilke begrænsninger de enkelte løsninger har. Det er ikke altid, at den nemmeste løsning også er den bedste på sigt. Samlingsdetaljer skal nøje granskes. Med præ-fab er det ikke altid, at f.eks. dampspærren bliver helt optimal. (ii) Sikring af overdragelse og forståelse for projektet. Fra kalkulation til mangelafhjælpning For at sikre at opnået viden bliver i projektet, vil vi sikre kontinuitet i organisationen. Både byggeledere og rådgivere vil være med i projektet hele vejen fra kalkulation til mangelafhjælpning og idriftsættelse. Vi vil allerede i kalkulationsfasen inddrage vore rådgivere og underentreprenører i beregningsprocessen, således at der bliver dannet fælles ramme både økonomisk og kvalitetsmæssigt for den videre projektering. Alle skal føle et ejerskab, så vi i fællesskab kan give en god rådgivning og et godt produkt til vor bygherre. Vor projektleder er med fra start til slut, både i projekteringsfasen og som drivkraft i overdragelsen af byggeriet. (iii) Sikring af, at der i alle faser fra tilbud til mangelafhjælpning er fokus på vurdering af tekniske og økonomiske risici, såvel i overordnede termer og i de enkelte løsningsdetaljer På det overordnede plan arbejder vi med gennemprøvede analyseværktøjer. Som særligt fokuspunkt specielt i de indledende projektfaser forsøger vi at afdække mulige risici i forhold til alle aktører/aktiviteter. Vi oplister alle de, for projektet umiddelbare og mere teoretiske risici, værdisætter dem, og kan dermed holde fokus på de punkter, der kan medføre størst skade på projektet. Dette indsættes i et let overskueligt skema, der inddrages som fokuspunkt i projekteringsmøderne. ID 3776

(Del 02) På det mere praktiske plan, vil vi af hensyn til projektets holdbarhed og bygbarhed, tilstræbe kun at bruge gennemprøvede konstruktioner og teknikker. Vi skal bygge boliger med lang levetid, et godt indeklima, men samtidigt også attraktivt byggeri, som beboerne kan være glade for. Det behøver ikke at blive kedeligt eller ensformigt byggeri. Vi kan sammensætte gennemprøvede konstruktioner på varierende og kreative måder. Blandt andet ved at inddrage landskabet i planløsningerne m.m. På samme vis vil vi også tilstræbe at udføre tekniske anlæg så simple som muligt, men stadig energimæssigt optimeret. Det skal være nemt at holde i drift og billigt at servicere. Det er også i vor interesse at bygge i en kvalitet og robusthed, der ikke giver problemer i den senere drift. Både af hensyn til vor bygherres tilfredshed og til vor egen bundlinje. (iv) Sikring af, at der ikke sub-optimeres, men at der foretages totaløkonomiske betragtninger, hvor også drift inddrages Vi tilbyder at udføre levetidsberegning for udvalgte dele af byggeriet. I samarbejde med bygherre, så aktuelle fokuspunkter kan undersøges. På denne måde dokumenteres det, at totaløkonomien er med i projekteringen, og at sub-optimering undgås. Endvidere vil vi generelt kun anvende anerkendte produkter. Hverken bygherre eller vi har interesse i at være first-movers på nye byggekomponenter. Også på det energimæssige felt vil vi anvendte anerkendte teknikker, som vi ved giver bygherre langvarig og sikker drift. ID 3777

(Del 03) (v) Sikring af, at drift- og vedligeholdelsesmateriale, kvalitetssikringsmateriale og tilhørende kontroldokumenter opsamles for hele byggeriet, og dermed til stadighed er ajourført i forhold til valgte løsninger, komponenter mv. Vi tilbyder As-built udført som minimum niveau 2 iht. ABR89, medmindre andet er angivet i udbudsmaterialet. Vi udarbejder drift- og vedligeholdelsesmateriale enten efter bips A104-systemet eller tilpasset bygherres system, således at driftsorganisationen nemt kan overtage byggeriet. Allerede i projekteringen inddrages bygherres driftsorganisation i valg af komponenter/systemer og i planlægning af idriftsættelsen af byggeriet. Herunder udformning af drift- og vedligeholdelsesmateriale samt aftaler om omfang af målerapporter, tests, attester m.v. til brug for idriftsættelsen og kontrol af forbrug/ydelser i den fremtidige drift. Igennem hele projektet anvendes projekt-web, hvor alt relevant materiale løbende ajourføres. På denne platform kan driftsorganisationen løbende følge med og kommentere projektet. De får dermed let ved at overtage driften i et velkendt projekt. Vi indsamler løbende projektmæssige småjusteringer fra alle fag, formandens små notater, der sikrer, at også de små ændringer bliver tilrettet i beskrivelser og tegninger. Inden aflevering og idriftsættelse gennemgår fagarkitekt eller fagingeniør bygningen sammen med de enkelte underentreprenører som en afsluttende kontrol. Bilag 29: INFO 15 Forbehold ID 3778 Forbeholdsliste Ingen forbehold.