Paradigme for PROJEKTHÅNDBOG. (virksomhed) (projektnavn) (version) (dato) Udarbejdet Kontrolleret Godkendt Navn Navn Navn Dato Dato Dato

Transkript

1 Paradigme for PROJEKTHÅNDBOG Udarbejdet Kontrolleret Godkendt Navn Navn Navn Dato Dato Dato

2 Indholdsfortegnelse 0 Introduktion 1 Projekthåndbog 2 Projektbeskrivelse 3 Organisation 4 Månedsrapportering 5 Styring af økonomi og tid 6 Risikostyring 7 Kvalitetsstyring 8 Dokumentstyring 9 Udbud og kontrakt 10 Kommunikation og samarbejde 11 Styring af fremmede ydelser 12 Arbejdsmiljø, sikkerhed og sundhed 13 Brugerinddragelse 14 Ressourcestyring Koncern Byggestyring Paradigme_projekthåndbog Side 2 af 8

3 0. Introduktion Dette paradigme giver retningslinjer for virksomhedernes udarbejdelse af projekthåndbogen. Formålet med projekthåndbogen er at redegøre for, hvordan projektets daglige styringsaktiviteter mest hensigtsmæssigt gennemføres og dokumenteres. Projekthåndbogen er således det gennemgående, praktiske styringsdokument, hvor best practice på alle områder indarbejdes løbende og uafhængigt af faseforløb. De her beskrevne retningslinjer er gældende, hvad angår disponeringen og struktureringen af projekthåndbogen, som delvis er den samme som i Styringsmanual og Projektplan. Hensigten er til en vis grad at ensrette projekthåndbøger så udarbejdelse og brug kan strømlines og ressourceforbruget derigennem reduceres. Retningslinjerne er generiske og stiller minimumskrav til projekthåndbogens disponering og opbygning. Der er dog fortsat metodefrihed, hvad angår tilrettelæggelse og gennemførelse af de enkelte projekter, og der er mulighed for at skalere projekthåndbogens omfang og detaljeringsgrad under hensyntagen til det enkelte projekts størrelse og kompleksitet. Dette afsnit skal ikke medtages i den endelige projekthåndbog. Koncern Byggestyring Paradigme_projekthåndbog Side 3 af 8

4 1. Projekthåndbogen Projekthåndbogens grundlag beskrives, herunder den aktuelle Styringsmanual samt relevant projektmateriale. Det skal endvidere fremgå, hvem der er ansvarlig for udarbejdelse, løbende opdatering, eventuel kontrol og godkendelse af håndbogen. Håndbogens elektroniske udgave er den til enhver tid gældende udgave. Håndbogens gyldighedsområde med hensyn til tidsrum, projekter, delprojekter og organisation præciseres samt hvordan og til hvem planen er distribueret, såvel internt i projektet som eksternt, herunder hvor håndbogen er placeret i det elektroniske arkiv. Projektstyringsværktøjer og procedurer der anvendes i projektet skal udformes i henhold til gældende og relevante retningslinjer, standarder mv. fra Region Hovedstaden. Disse udpeges og oplistes i projekthåndbogen. 2. Projektbeskrivelse Projektets omfang beskrives med hensyn til fysisk omfang og indhold, antal m², økonomisk ramme, påbegyndelsestidspunkt, forventet varighed mm. og forventet afslutningstidspunkt, samt eventuelt særlige forhold ved projektet. Beskrivelse af eventuel faseopdeling af byggeprojektet, midlertidige indretninger, særlige krav og bindinger vedrørende indflytnings- og ibrugtagningsrækkefølge. 3. Organisation Projekthåndbogen skal beskrive projektets projektorganisation, herunder ansvarsområder og beføjelser, samt beskrive de til enhver tid tilknyttede rådgivere, deres primære opgaver og kontaktpersoner. Beskrivelsen af funktioners kompetence skal definere, hvilke beslutninger den pågældende funktion kan træffe, hvilket råderum funktionen har og i hvilket omfang funktionen har finansiel prokura. Organisationsplanen skal tydeligt og for alle funktioner definere, til hvem hver enkelt funktion refererer. Organisationsplanen skal identificere nøglefunktioner som er kritiske for projektprocessens fremdrift, og for alle nøglefunktioner skal organisationsplanen udpege en ansvarlig person. Beskrivelsen af organisation skal som minimum forholde sig til følgende funktioner og arbejdsområder Projektansvarlig Projektledelse Kvalitetsstyring Koncern Byggestyring Paradigme_projekthåndbog Side 4 af 8

5 Økonomistyring Fremdriftsstyring Risikostyring Styring af rådgivere Arbejdsmiljø, sikkerhed og sundhed Styring af brugerinddragelse. Projekthåndbogen skal redegøre for, hvorledes samarbejdet i projektorganisationen og mellem projektorganisationen og de eksisterende brugergrupper samt fremtidige brugere tilrettelægges, organiseres og gennemføres. Det beskrives endvidere, hvordan og med hvilke ressourcer projektorganisationen løbende og så hurtigt som muligt sikrer håndtering af tvister. Projekthåndbogen skal indeholde et organisationsdiagram, som skal vise alle funktioner og rådgivere, der er udpeget som angivet herover. Hver funktion forsynes med et meningsbærende navn og skal tillige påføres firmanavn og personnavn. Organisationsdiagrammet skal illustrere kompetenceforhold mellem alle de funktioner og rådgivere, der er defineret herover. 4. Rapportering Projekthåndbogen skal omfatte en beskrivelse af rutinerne for projektledelsens rapportering til projektledelse og hospitalsdirektør, herunder hvilket grundlag, eksempelvis rapportering fra rådgivere og mødereferater, rapporteringen hviler på. Rapporter skal udarbejdes på grundlag af paradigmet i Styringsmanualens bilag og skal redegøre for projektets stade ved udgangen af den aktuelle måned samt gøre opmærksom på elementer fremadrettet i projektet som kræver ledelsens opmærksomhed. Der redegøres for udestående tvister i den løbende rapportering, som godkendes af projektdirektør og/eller hospitalsdirektør. Det beskrives, hvorledes rapportering forelægges hyppigere, såfremt der forekommer afvigelser i forhold til de planlagte forudsætninger. I tilfælde af akut indtrådte hændelser og i det omfang hændelserne truer projektets overordnede økonomi og tidsplan, vil der skulle rapporteres øjeblikkeligt herom til projektledelse og hospitalets byggestyregruppe. Der vil ligeledes skulle ske en rapportering til koncerndirektionen og Koncern Byggestyring. 5. Styring af økonomi og tid 5.1 Økonomistyring Projekthåndbogen skal indeholde en redegørelse for projektets praksis vedrørende økonomistyring, herunder udarbejdelse af løbende investeringsregnskaber. Koncern Byggestyring Paradigme_projekthåndbog Side 5 af 8

6 Redegørelsen skal identificere nødvendige procedurer for budget- og likviditetsstyring, og skal identificere nødvendige tekniske og personalemæssige ressourcer, som afsættes til projektets økonomistyring. Beslutnings- og forretningsgange skal fastlægges og beskrives således, at der er sporbarhed og dokumentation af trufne beslutninger. Projektet skal endvidere udarbejde retningslinjer vedrørende registrering og overdragelse af disponeringsbeføjelser. Projektets økonomistyringspraksis skal være i overensstemmelse med retningslinjerne beskrevet i Reflex byggestyring samt Regnskabsinstruks til behandling af tilskud fra Kvalitetsfonden til sygehusbyggeri, fra Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse, 2. juli Styring af tid Projekthåndbogen skal redegøre for den praktiske anvendelse af projektets værktøjer til styring af fremdrift, herunder i hvilket forum tidsplaner gennemgås, samt af hvem og hvordan eventuelle ændringer i tidsplaner besluttes, godkendes og implementeres. 6. Risikostyring Projekthåndbogen skal omfatte en beskrivelse af den samlede organisering og udførelse af risikoarbejdet i projektet, herunder roller og ansvar samt aktiviteter. Det er f.eks. beskrivelse af gennemførelse af risikostyringsworkshops, såvel på projektniveau som på delprojektniveau, herunder angive frekvens og deltagere samt hvorledes risikodata fra delprojekter valideres og konsolideres på projektniveau samt hvilke personer/funktioner, der skal deltage. Herudover beskrives roller og ansvar ved ved deltagelse i 2 4 årlige møder i risk managementgruppen i samarbejde med Tryg. Værktøjer og metoder til risikovurdering og risikostyring skal afstemmes med retningslinjer i Region Hovedstadens Risikostyringsmanual samt værktøj til risikostyring. 7. Kvalitetsstyring Projektorganisationen skal udpege en kvalificeret person, som skal have ansvaret for udvikling og vedligehold af projektets kvalitetsplan og eventuelle tilhørende procedurer. Det beskrives, hvordan det sikres, at rådgiveres kvalitetsstyring dokumenteres, er effektiv og lever op til de givne krav, samt hvordan kvaliteten af det projektmateriale, der er under udarbejdelse, løbende overvåges og vurderes mod projektets kvalitetskrav. Det beskrives endvidere, hvordan styring af ændringer, såvel fravigelser som afvigelser, i praksis finder sted. Koncern Byggestyring Paradigme_projekthåndbog Side 6 af 8

7 8. Dokumentstyring Byggewebs funktion og virkemåde i projektet beskrives, herunder hvem der er projektwebansvarlig og en beskrivelse af, hvad dette medfører af ansvar, opgaver og beføjelser. Der skal endvidere fastsættes effektive regler for brug af systemet, samt redegøres for, hvem der har adgang til at anvende projektets Byggeweb. Systematik og brug af det valgte dokumentstyringssystem for dokumenter, som ikke styres i projektweb, skal beskrives, såvel den elektroniske del som den papirbaserede del af arkivet. 9. Udbud og kontrakt Projekthåndbogen skal redegøre for projektets procedurer ved den praktiske gennemførelse af udbud, herunder den juridiske granskning udført af ekstern part. Håndbogen skal endvidere redegøre for systematik i projektets modtagelse og evaluering af tilbud, såvel tidsmæssigt som indholdsmæssigt, herunder involvering af ekstern part vedrørende granskning af tilbuddenes konditionsmæssighed. Der skal yderligere redegøres for projektets procedurer ved indgåelse af aftaler. Redegørelsen skal omfatte en beskrivelse af grundlaget for projektets planlagte kontrakter og aftaler, inklusive ekstern juridisk granskning af de enkelte kontrakter forud for underskrivelse. 10. Kommunikation og samarbejde Projekthåndbogen skal indeholde en beskrivelse af rutinerne vedrørende den løbende kommunikation om projektet til omverdenen og internt, herunder oversigt over faste møder, deres deltagere, forberedelse, afvikling, referering og opfølgning. Endvidere skal håndbogen indeholde en instruktion i, hvordan kommunikationen skal foregå i nødstilfælde, alternativt henvise til en beredskabsplan for projektet. 11. Styring af fremmede ydelser Projekthåndbogen skal indeholde anvisning på, hvordan det løbende sikres, at rådgivere, konsulenter og andre, der leverer ydelser til projektet, til stadighed er i besiddelse af det korrekte grundlag for ydelsen, såvel det kontraktlige som det faglige og økonomiske grundlag, og at dette er fyldestgørende og komplet. Koncern Byggestyring Paradigme_projekthåndbog Side 7 af 8

8 Endvidere skal det fremgå, hvordan igangsætning, forløb og afslutning af ydelsen planlægges, og hvordan det løbende sikres, at ydelsen afvikles og leveres i overensstemmelse med det aftalte, og at dette fører frem til det ønskede resultat. 12 Arbejdsmiljø, sikkerhed og sundhed Beskrivelse af hvordan projektet er organiseret med henblik på at efterleve lovmæssige krav og intentionerne i regionens vision og målsætning på arbejdsmiljøområdet. Det skal fremgå om funktionen som arbejdsmiljøkoordinator (P) varetages af egne medarbejdere eller af eksterne rådgivere, og hvordan funktionen er indpasset i projektorganisationen. Det skal ligeledes fremgå, hvilket ansvar koordinatoren har som en del af projekteringen til at beskrive arbejdsmiljømæssigt forsvarlige arbejdsgange eller foranstaltninger, og til at gribe ind under projekteringen, såfremt der beskrives forhold, der er sikkerhedsmæssigt uforsvarlige. Endvidere angives plan for udarbejdelse og løbende revision af Plan for Sikkerhed og Sundhed (PSS) samt plan for etablering og drift af Journal over særlige forhold vedrørende sikkerhed og sundhed. Vedrørende yderligere input til beskrivelse, tolkning og formuleringer af projektets, rådgiveres og entreprenørers ansvar i forbindelse med arbejdsmiljø, sikkerhed og sundhed kan henvises til Bygherreforeningens Anbefalinger om bygherrens ansvar for koordinering af arbejdsmiljø i byggeprojekter, Bygherreforeningen, 16. november 2010, samt Foreningen af Rådgivende Ingeniørers Vejledning om arbejdsmiljø i byggeprocessen, FRI, august Brugerinddragelse Beskrivelse af projektets rutiner vedrørende forberedelse, indkaldelse, afvikling, rapportering (referering af møder), mm. af møder eller anden form for interaktion med brugergrupper og udvalg. Det skal registreres, hvilke af brugernes forslag og input, der arbejdes videre med, i hvilken fora, og med hvilket resultat. 14. Ressourcestyring Projekthåndbogen skal redegøre for, på hvilken måde projektet registrerer og opretholder en oversigt, tilgængelig for alle, over uddannelse, kompetencer og erfaring samt eventuelt andre relevante og lovlige data om projektets deltagere i ressourcestyringsøjemed. Tilstanden af relevant infrastruktur registreres løbende, og fremgangsmåder ved løbende vedligehold, reparationer samt indkøb registreres. Koncern Byggestyring Paradigme_projekthåndbog Side 8 af 8