FOOD KNOW HOW En guide til valg af ERP Bedre transparens i forretningsprocesser og resultat 3 METODER TIL FORBEDRINGER i jeres virksomhed 18 KRITISKE SPØRGSMÅL I skal stille jer selv Best in class Eksperternes synspunkter og gode råd Læs OM udfordringerne, eksperterne og dine kolleger Aflæs signalerne og reagér på dem!
LÆS OM EKSPERTERNE, DINE KOLLEGER OG DE VIRKELIGE UDFORDRINGER I FØDEVAREINDUSTRIEN En af de vigtigste udfordringer for mange fødevareproducenter og -distributører er effektiv implementering og anvendelse af et ERP-system til styring af virksomheden. I fødevareindustrien stiller forretningsprocesserne krav til unikke softwarefunktioner til styring af nøgleprocesserne. Det beskriver vi nærmere i denne serie af forbedringsguider. Med sit dybe forankring i fødevareindustrien kan Columbus hjælpe din virksomhed med at opnå store fordele gennem optimering af forretningsløsninger og -processer. I vores fødevarebrochurer, trækker vi ligeledes på erfaringer og rådgivning fra kunder og andre eksperter. I denne guide sætter vi fokus på forbedring af virksomhedens synlighed og resultater. Se også vores andre vejledninger: Forbedring af kvalitetskontrol og fødevaresikkerhed og Forbedring af driftseffektivitet og samarbejde i forsyningskæden.
3 metoder til forbedring af transparens i forretningsprocesser og resultat 1: Forstå, hvor virksomhedens overskud tjenes og mistes 2: Styr virksomhedens resultat med Business Intelligence, data mining, analyser og KPI-overvågning 3: Integrer kritiske oplysninger fra fødevare-økosystemet Rettidig information til de rigtige personer Detaljeret viden er afgørende for at kunne udstikke den rigtige retning i enhver virksomhed - særligt i den konkurreceprægede fødevareindustri, hvor præcis information rettidigt tilvejebragt til de rigtige personer har afgørende effekt på virksomhedens evne til at træffe velunderbyggede, rettidige beslutninger. I mange fødevarevirksomheder er tid en afgørende De skal under alle omstændigh eder styre faktor, især hvis de arbejder med fordærvelige varer. Indsatspunkterne i en virksomhed kan afhænge af, om fokus rettes mod udbuds- eller efterspørgselssiden af værdikæden. Virksomheder (eller afdelinger) i den første del af værdikæden med vægt på udbudssiden skal styre bredden i udbuddet af indkommende råstoffer. omkostninger til ingredienser, udarbejde effektive opskrifter med de lavest mulige omkostninger og øge produktionsmængden uden ekstra omkostninger. Resultatet i efterspørgselsorienterede virksomheder vil derimod afhænge af salg, præcise prognoser, brandledelse, forecasting og evnen til at tilpasse sig krav til emballage og præsentation over for slutkunden.
1: Forstå, hvor virksomhedens overskud tjenes og mistes Uplanlagte rabatter gives normalt til kunderne ved manglende kontraktsopfyldelse og normalt på baggrund af komplette ordrer. I en fødevarevirksomhed kan en komplet ordre omfatte hundreder af variable, herunder de mest almindelige - levering af forkert produkt, forkert holdbarhed, for tidlig eller for sen levering, forkert emballage, forkert leveringssted, etc. Det er vigtigt at styre produktionsmængden og holde omkostningerne på et lavt niveau gennem optimerede recepter. Kun få virksomheder har værktøjerne til at isolere og analysere rabatterne, og derfor har de tendens til at lade stå til, og det kan gøre kraftigt indhug i indtjeningen på bundlinjen. Virksomheder i den første del af værdikæden med vægt på udbudssiden skal styre indkøb, så de nødvendige råstoffer indkøbes til den bedst mulige pris. Det nødvendiggør transparens, for de lave priser er ikke til nogen nytte, hvis råstofferne er af dårlig kvalitet, giver lavt afkast eller fordærver på lageret. Når man producerer en ensartet kvalitet, minimeres antal varer, der ikke opfylder specifikationerne, samt returvarer, og salget øges. Efterspørgselsorienterede virksomheder starter processen med et præcist forecast, som har stor indvirkning på indtjeningen og effektiviteten i virksomheden.? > > Ved I hvor produktionsomkostningerne udhuler indtjeningen? > Er jeres indkøb afstemt med efterspørgselskurven? > > Hvilke kampagner giver et godt afkast hos jer? > > Hvem er de lønsomme kunder, og hvilke produkter er lønsomme? > > Hvordan præsterer virksomheden i forhold til de definerede mål for komplette ordrer? Et andet område for besparelser ligger i effektiv styring af planlagte og uplanlagte rabatter. Maido Solovjov Valio Eesti AS Mejeriproducent, Estland De planlagte rabatter omfatter nedsættelser, kampagner, tilbud eller afslag, som virksomhederne tilbyder for at fremme salget af nye eller langsomt omsættelige produkter. Problemet er imidlertid, at ingen ved, hvilke af de nævnte rabatformer der faktisk har en positiv effekt på bundlinjen. Eliminering af ulønsomme aktiviteter Vi fokuserer stærkt på at nedbringe omkostningerne, så vi var interesserede i alt, der kunne hjælpe os i den retning. En analyse af vores transportcyklus viste, at vi kunne eliminere ulønsomme dele af den. 4
Anatolijs Krivkins Rigas Piensaimnieks SIA Mejeribestyrer, Letland Margarita Ylakavičiūtė- Ostrauskienė UAB INGMAN ledai Isproducent, Litauen Automatiseret datawarehouse Er dybfrost umagen værd? Før tog det en uge at fremskaffe salgs- og produktionstal, og samtidig var ledelsen altid skeptisk med hensyn til deres korrekthed. Nu har vi alle oplysningerne tilgængelige online, og ud over hastigheden øger det også pålideligheden. Vi introducerede udelukkende dybfrost for at understøtte vores hovedprodukt, nemlig is, i lavsæsonen - så vores lastbiler ikke skulle køre tomme om vinteren. Bruttomarginen på dybfrost er imidlertid lav, da vi ikke selv producerer fødevarerne. Margarita Ylakavičiūtė- Ostrauskienė UAB INGMAN ledai Isproducent, Litauen Derfor skal vores analyser sammenholde tab på transportkapacitet med bruttoindtjening. Genplanlægning af produktionen til lavere omkostninger Skal vi arbejde i 2 eller 3 skiftehold? Hvordan udvikler el-udgifterne sig, hvis vi arbejder om natten, hvor det er billigere? Hvis vi producerer i døgndrift, kommer vi til at producere til lager, men måske er lageromkostningerne højere end de sparede el-udgifter! Vi fokuserer på at nedbringe omkostningerne gennem genplanlægning af produktionen. 5
2: Styr virksomhedens resultat med Business Intelligence, data mining, analyser og KPI-overvågning Traditionelle ERP-systemer omfatter hundredevis af standardrapporter, der genereres automatisk på måneds- eller kvartalsbasis. De omfatter derimod ingen former for analyser eller KPI'er. Det er som at bakke en bil kun ved hjælp af bakspejlet! Rapporter er nyttige, men de er gårsdagens værktøjer. Information er kun brugbar, hvis den er relevant, præcis og rettidig. Moderne ERP-systemer omfatter forskellige nøglekomponenter, der kan hjælpe fødevarevirksomhederne til at udvikle forretningen blandt andet rollebaserede opsætninger, der skubber relevant information ud til udpegede ledere og brugere, præcis når de har brug for den. Det er meget mere relevant at vide, når en vare nærmer sig udløbsdato, end at konstatere, at den er blevet for gammel. Med datamining kan man på baggrund af data tilvejebringe information om, hvilke produkter der sælger, hvor de sælger, og hvor høj indtjeningen er. Det skaber vækst i virksomheden.? > > Indkøber I de rigtige ingredienser på det rigtige tidspunkt til den rigtige pris, og er produktionen effektiv? > > Hvilke kunder er mest lønsomme, og hvilke af dem koster på bundlinjen? > > Kan I øge produktionsmængden uden at tilføre yderligere aktiver? > > Hvad er jeres udgifter til vedligeholdelse? > > Hvordan kan I blive agile og lønsomme på samme tid? > > Hvor ligger produktionsomkostningerne over/under budgettet? > > Hvilke produkter over- eller underpræsterer, og hvorfor? > > Hvad er jeres position i branchen - "Efterfølger", "Midt i" eller "Klassens bedste" baseret på bedste praksis? Tony Carlisle Fairfax Meadow Kødproducent, Storbritannien De fleste problemer i leverancekæden starter med fejldisponerede indkøb. Når virksomheden kender de leverandører, der kan udføre komplette ordrer korrekt, kan indkøbet optimeres. Via KPI'er holdes ledelsen orienteret om driften og virksomhedens finansielle sundhed, så de hurtigt kan gribe ind, hvis man skulle komme ud af kurs. Det er for sent at vide det efterfølgende Det afgørende ved KPI-overvågning er hastighed, så vi ser på oplysningerne undervejs i produktionen. Der er ingen pointe i at vide, at vi kunne have optimeret produktionsmængden, når det er for sent. 6
Tony Carlisle Fairfax Meadow Anatolijs Krivkins Rigas Piensaimnieks SIA Kødproducent, Storbritannien Mejeribestyrer, Letland Oplysninger der giver bedre føling med forholdene Informationer der optimerer processer Hvor meget tid bruger vi på at afveje og etikettere produkterne? Vi forsøger at få flere oplysninger ud af alle vores systemer for at få en bedre fornemmelse af, hvad vi gør rigtigt og forkert - og vi beder altid kunderne om tilbagemeldinger. Margarita Ylakavičiūtė- Ostrauskienė UAB INGMAN ledai Isproducent, Litauen BI afslørede, hvor vi kunne optimere vores processer. Vi målte tidsforbruget i forskellige dele af fremstillingsprocessen og fandt frem til forbedringspunkter. Et produktionsmodul, der automatiserer alle beregninger på produkter, ingredienser og produktionen, giver os indsigt i, præcis hvad der foregår i produktionen. Arantxa Beaumont Limagrain Balanced scorecard Frøproducent, Spanien Vi har et balanced scorecard med hovedindikatorer, som vi analyserer og følger op på. Intelligent effekt på forretningen Brug af BI og data mining er meget vigtigt hos os. Vi prioriterer at forbedre os på nøgleindikatorerne med størst muligt effekt på virksomhedens resultat, fx at nedbringe lagerretur. 7
3: Integrer kritiske oplysninger fra fødevareøkosystemet Separate delsysstemer i samme organisation giver problemer. Det er både vanskeligt og dyrt at få kritiske oplysninger synkroniseret med ERP-systemet i fødevare-økosystemer Tony Carlisle Fairfax Meadow Kødproducent, Storbritannien Fokus på forecast Vi samler alle vores systemer, fordi det er meget lettere at se på data i ét system. Vi fokuserer på forecast, vi ser på, hvad der faktisk er sket, også på konkrete dataområder. bestående af forskellige komponenter såsom PLM, Advanced Planning and Scheduling, Demand Planning, LIMS, Plant Maintenance, MES, etc. En anden udfordring består i at arbejde med usammenhængende ERP-systemer i en virksomheds egen værdikæde for en fødevare eller på koncernplan, f.eks. når et Anatolijs Krivkins Rigas Piensaimnieks SIA Mejeribestyrer, Letland søsterselskab er blevet overtaget eller har udviklet sig i et andet tempo, og derfor har andre transaktionssystemer. Alle processer i ét system Det bliver vanskeligt om ikke umuligt at planlægge, tidsplanlægge, producere og distribuere produkter, når kernesystemerne ikke taler samme sprog. Moderne ERP-systemer er opbygget efter forholdene i fødevare-økosystemerne og er bygget til at planlægge og aggregere data og oplysninger fra flere kilder uanset deres placering. Men det kan være en dyr løsning. Tidligere havde vi flere systemer - et til at håndtere lagerregnskab, et andet til ét økonomistyring og et tredje til salg. Det var vanskeligt at udtrække data, og der var mange menneskelige fejlkilder. Nu hænger alle vores processer sammen i ét integreret miljø.? > > Hvordan styrer I lageret på tværs af lokationer eller lande? > > Udvikler IT-omkostningerne sig ukontrollabelt med høje vedligeholdelsesomkostninger på grund af manglende systemintegration? > > Arbejder I på tværs af lande? > > Er det vanskeligt at holde tredjepartsprodukter synkroniseret med kernedata fra ERP-systemet? > > Er jeres backofficeapplikation for generisk til at håndtere de drifts- og distributionskrav, der er specifikke for fødevarebranchen? 8
51% af de dygtigste fødevarevirksomheder prioriterer forbedring af transparens i forretningsprocesser på tværs af funktioner og afdelinger højt. (ERP Plus in Process Industries Early Findings af Aberdeen Group) 9
LÆS OGSÅ VORES ANDRE GUIDER OM forbedring af driftseffektivitet og samarbejde i forsyningskæden og Forbedring af kvalitetskontrol og fødevaresikkerhed. Columbus samarbejder med fødevarevirksomheder over hele verden. Vi retter en tak til Anatolijs Krivkins, Tony Carlisle, Josh Sanders, Arantxa Beaumont, Margarita Ylakavičiūtė- Ostrauskienė, and Maido Solovjov, der alle har bidraget med deres tid og ekspertise til denne guide. Columbus sender også en tak til Luke Shave fra Microsoft for hans bidrag. Luke Shave Luke Shave Microsoft Microsoft Senior Global Senior Global Marketing Manager Marketing Manager Opnå transparens gennem hele værdikæden - inklusive den outsourcede del af leverancekæden! I virksomheder, der outsourcer dele af deres leverancekæde til tredjeparter, kan det være vanskeligere at ændre produktionsmængden som reaktion på udsving i udbud eller efterspørgsel. Det kan være vanskeligt for en outsourcet tredjepartsleverandør at tilvejebringe data for mængder og udløbsdatoer eller få adgang til grundlæggende lagerdata. Transparens gennem hele kæden er en vigtig konkurrenceparameter, og med de rigtige værktøjer bliver man i stand til at vurdere, om leverandøren eller tredjepartsoperatøren tilføjer værdi til virksomheden. DENNE GUIDE ER UDARBEJDET AF: GILBERT GARCIA Group Industry Director Food, To Increase, er kendt for sin store ekspertise inden for fødevareindustrien med mere end 30 års erfaring med ERP-systemer. Gilbert indgår i et tæt samarbejde med Food Competency Center teamet hos Columbus. John petersen Global Industry Lead Food, Columbus, har udelukkende arbejdet med fødevarespecifikke løsninger i de seneste 5 år hos Columbus, primært som chefarkitekt og projektleder. Før han kom til Columbus arbejdede John på den anden side af skrivebordet for virksomheder i drikkevareindustrien, som for eksempel Carlsberg. SCOTT HAMILTON Global Industry Lead Food, Columbus, arbejder globalt som konsulent og underviser i SCM og ERP relaterede emner. Scott har løst konsulentopgaver for mere end tusind virksomheder og afholdt flere hundrede lederseminarer ud over at undervise i SCM/ ERP som professor på MBA-uddannelsen på mange førende universiteter. Han er forfatter til Maximizing Your ERP System og seks bøger om Microsoft Dynamics AX. YDERLIGERE INFORMATION FINDES PÅ WWW.COLUMBUSGLOBAL.COM Columbus, Lautrupvang 6, 2750 Ballerup Columbus, Olof Palmes Allé 44, 8200 Aarhus N Columbus, Gugvej 128 9210 Aalborg SØ