178 Referat fra bestyrelsesmøde i Vivabolig den 4. juni 2012 Start kl. 17.00, slut kl. Tilstede var Frede Skrubbeltrang, Christian Vestergaard, Søren Andersen, Palle Christensen og Lotte Bang. Afbud fra Iver Eriksen, Lise Lotte Kjær, Tina Holm, Eigil Stausholm. Dagsorden: 1. Godkendelse af dagsorden samt referat fra sidste møde 2. Spørgsmål og kommentarer til direktionsrapporten 3. Gennemgang og spørgsmål til revisionsprotokol 4. Repræsentantskabsmøde 22. maj 2012, evaluering og konstituering 5. Temamøde repræsentantskaberne i Østparken og Limfjorden - dato, dagsorden m.v. 6. Lys i Afrika projektet se www.lysiafrika.dk 7. Studentercykler 8. Forventningsanalyse 9. Udlejningsmateriale til ny indflyttere 10. Kompetenceprofil for bestyrelsen 11. Dato og forslag til emner til næste møde 12. Eventuelt 13. Resume af beslutninger 1. Godkendelse af dagsordnen samt referat fra sidste møde Frede Skrubbeltrang foreslår at punkt 8 og 10 udskydes til næste møde, hvor Iver Eriksen er til stede. Dagsordnen godkendt Christian Vestergaard har kommentar til punkt 8 han er glad for at nogle af hans kommentarer var blevet diskuteret og at nogle godt kunne se farerne i politikken. Liselotte Kjærs kommentarer om at hun følte sig mistænkeliggjort, får Christian Vestergaard til at sige at hans kommentarer alene beror på bestyrelsens deltagelse i netværk ikke kontorpersonalets. Christian Vestergaard bemærker også Søren Andersens kommentar omkring deres forskellige politisk holdninger. Søren Andersen korrigerer og fortæller at han mente politisk grundholdning i forhold til netop det punkt vi diskuterede. Det var ikke generelt eller partipolitisk. Referatet er godkendt Enstemmigt vedtaget skal forstås, som enstemmigt blandt de tilstedeværende, da Christian Vestergaard var imod forslaget. 2. Spørgsmål og kommentarer til direktionsrapport Frede Skrubbeltrang - årstal for færdiggørelse af Kjellerupsgade er 2013 ikke 2012. ESCO Søren Andersen mener ikke vi skal bruge mange penge på opvarmningen. Punkt på næste møde med deltagelse at rådgiver Christian Vestergaard spørger til udlejning Lotte Bang orienterer om, at da de kun er 2 i udlejningen p.g.a. Liselotte Kjær sidder på 1. sal og alene koncentrerer sig om udlejning omkring genhusning, kan de mærke når der kommer mange
179 fraflytninger som der er p.t. Det har ellers længe været ret stille. Vi kan ikke se hvad årsagen er. Palle Christensen spørger til sygdom på kontoret Der har ikke været sygdom siden sidste møde så det er godt at have fokus eller også er det det dejlige sommer vejr. 3. Gennemgang og spørgsmål til revisionsprotokol Lotte Bang har sat punktet på dagsordnen for formelt at få godkendt revisionsprotokollen. Hun pointerede, at revisor bemærker, at den interne kontrol omkring kreditorer kan være mere effektiv, ved at indføre flere interne kontroller eller ved at personadskille arbejdsgangene. Det blev også påpeget sidste år og accepteret af bestyrelsen. 4. Repræsentantskabsmøde 22. maj 2012, evaluering og konstituering Godt møde, gerne et fagligt emne på dagsordnen, næste år. Frede Skrubbeltrang beklager at beretningen blev sendt ud i et format der ikke kunne læses. Protokollen blev endelig godkendt Konstituering: 5. Temamøde repræsentantskaberne i Østparken og Limfjorden dato, dagsorden m.v. Formand Frede Skrubbeltrang Næstformand Christian Vestergaard Lotte Bang har ikke fået svar fra Jesper Nygaard, hun foreslår at vente til september 2012 vi afventer hans udmelding og fastsætter datoen efter det. 6. Lys i Afrika projektet Det skal ikke forstås som et alternativ til udbud på el, men at når vi nu har Energi Nord skal vi så ikke sige ja til at de støtter Lys i Afrika? 7. Studentercykler Vi prøver med 5 det første år. Skjoldet skal indeholde logo og en tekst Lotte Bang sender forslag rundt til endelig godkendelse. 8. Forventningsanalyse Udsat til næste møde 4. september 2012 9. Udlejningsmateriale til ny indflyttere Udlejningsmaterialet er kommet på som et punkt da Østparkens bestyrelse har diskuteret det, da de mente det var en bestyrelsesbeslutning, at det skulle udleveres i ringbind, indtil der lå en ny beslutning. Lotte Bang er enig i at vi godt kan gøre det bedre, men har opfattet det, som en administrativ arbejdsgang og en beslutning der kunne tages administrativt. Godkendt
180 Hun kan godt blive lidt bekymret over om der skulle være andre arbejdsgange vi har ændret, der kunne være politiske som denne. Christian Vestergaard mener ikke hun skal være bekymret. Lotte Bang orienterer om, hvordan Østparken, før samarbejdet afleverede materiale til ny indflyttere i Ringbind. I samarbejdet har vi ensrettet materialet og sendte det ud, i en bunke, i en plastlomme, i en kuvert. Udlejningen foreslår, at vi laver et papomslag i genbrugspapir, med logo og andre nyttige oplysninger står, hvor materialet ligger i en bunke, i en kuvert. Lotte Bang har indhentet lidt inspiration fra andre boligorganisationer for at se hvordan andre gør: Plusbolig varmemesteren afleverer husorden, vedtægter og vedligeholdelsesordning Alabubolig Sundby Hvorup Hasseris Boligselskab AB Himmerland Randersbolig Al2bolig Alboa Viceværten udleverer i Vangaarden en beboermappe i plasticlommer i et plastcharteque som skal afleveres igen ved fraflytning ellers koster det kr. 100 Andre selskaber sender de en bunke i en kuvert. Alle henter lejermappe i papomslag på kontoret sammen med nøgler Sendes i en bunke i en papomslag i en kuvert Lotte Bang foreslår at vi fornyer os endnu mere og laver en USB - nøgle, men vi skal have et tilbud til de der ikke har adgang til at bruge nøglen, eksempelvis vore plejeboliger m.v. Frede Skrubbeltrang foreslår, at de der ikke får USB nøgle får det i et ringbind, som Østparken gjorde før sammenlægningen. Søren Andersen foreslår at vi kobler det sammen med beboernettet og laver en intro til at hente det opdaterede materiale. Vi laver en statistik på, hvor mange vi udleverer af hver. Godkendt, at vi laver USB- nøgler til alle der ønsker det og ringbind til de der ikke ønsker det. Palle spørger til velkomstfolder, Lotte Bang giver Lone Vammen besked om at assistere afdelingen med at lave den.
181 10. Kompetenceprofil for bestyrelsen Udsættes til næste møde. 11. Dato og forslag til emner til næste møde Dato for næste møde: 19. juni 2012 kl. 16 omkring rammeaftale 4. september 2012 Punkter til næste møde: Temamøde med repræsentantskaberne Forventningsafstemning Kompetenceprofil for bestyrelsen Fusion og repræsentantskabsmøder Punkter til kommende møder: Fællesmøde bestyrelse og personale Reklamer tænk ud af boxen 12. Eventuelt SMS service Blue idea www.sms-service.dk Hurtig og let ressourcebesparende løsning til at komme I kontakt med vore beboere. Skrive en kortfattet besked Lukning af varmt vand, reparationer eller lign. Samarbejder med 102 teleselskaber. Priserne for de forskellige pakker Lille Pakke Mellem Pakke Stor Pakke Oprettelse Kr. 6.250,- Kr. 10.000,- Kr. 18.750,- Abonnement pr måned Kr. 625,- Kr. 1.000,- Kr. 1.875,- Pris pr udsendt sms Kr. 0,625 Kr. 0,25 Kr. 0,25 Pris pr udsendt e-mail Kr. 0,00 Kr. 0,00 Kr. 0,00 Antal brugeradgange Lille pakke - 1 bruger Mellem pakke - 3 bruger Stor pakke - 10 bruger Lotte Bang spørger om dette er noget vi skal arbejde videre på Vi afventer og ser hvordan Alabu boligs erfaringer er. Det bliver et yndigt land 2050 scenarier for Danmarks grønne fremtid af Realdania den er værd at kaste et blik på sender link rundt til alle organisationsbestyrelser. De unge beboerdemokrater hvor er de henne? Boligkontoret Danmark er i samarbejde med ministeriet for By Bolig og landdistrikter i gang med en undersøgelse af, hvad der kan få unge beboere mellem 18-34 år til at deltage i det frivillige arbejde og beboerdemokratiet i højere grad end i dag.
182 Vi har ikke mange, men sender navne på dem vi har. Christian Vestergaard læste op fra Nordjyske, hvor de havde gjort lidt op med alle ledelsesflosklerne og lavet et Bullshit bingo. Nørresundby Bank spørger om vi vil mødes med dem orientering omkring muligheder og begrænsningerne for investeringer. Windoor inviterer på en altaninspirationsdag Lotte Bang spørger om det er noget de vil deltage i. Christian Vestergaard mener det er noget af det der falder ind under arrangementer, vi som bestyrelsesmedlemmer ikke skal deltage i. 13. Resume af beslutninger Vi inviterer dem til Vesterbro på næste bestyrelsesmøde Vi takker nej Vi vil indbyde nogle til dialogmøde omkring ESCO Konstituering Frede Skrubbeltrang er formand og Christian Vestergaard er næstformand Temamøde skubbes til september 2012 Lys i Afrika OK Studentercykler OK 5 stk. kr. 22.000 excl. moms Informationsmateriale - USB nøgle/ringbind til de der siger nej Næste møde 19. juni rammeaftale og 4. september 2012 Blue Idea SMS service afventer erfaringer fra Alabu bolig Nørresundby Bank, her hos os Windoor vi takker nej. Lotte Bang Referent Frede Skrubbeltrang Christian Vestergaard Søren Andersen Formand Næstformand Eigil Stausholm Tina Holm Iver Eriksen Palle Christensen