Referat Mandag den 1. december 2014, kl. 16.00 Torvet 2 - Tønder Side 1 af 15
Indholdsfortegnelse 1.Godkendelse af referat...4 1.1.Bestyrelsesmøde den 15. september 2014...4 2.Efterretningssager...4 2.1.Totalt anvist husleje 2014...4 2.2.Restance i procent 2014...4 2.3.Rykker 2014...4 2.4.Ledige boliger pr. 1.12.14...4 2.5.Ventelister...4 2.6.Tomgangslister pr. 1.11.14...4 2.7.Restancelister 2014...4 2.8.Udsættelser 2014...4 3.Landsbyggefondsmidler...5 3.1.Ansøgning Afdeling 36...5 4.Sundhed Miljø - Trivsel...5 5.Renoverings-/Byggeskadesager...5 5.1.Afdeling 1...5 5.2.Afdeling 11 - Byggeskade...6 6.Foreningsanliggender...6 6.1.Nyt fra SALUS...6 6.2.8. kreds...7 6.3.Lokalt samarbejde...7 6.4.Tønder Fjernvarme...7 6.5.Kontaktudvalg...7 7.Bestyrelsesanliggender...8 7.1.Turistkontoret Tønder...8 7.2.Forsikringer...8 7.3.Fælles beboerblad i SALUS regi...8 7.4.Scorekort...9 7.5.Afdelingsmøder 2015...9 7.6.Afdeling 18 - Økonomi...9 7.7.Tilbud om Biografreklamer...10 8.Medlemsanliggender LUKKET PUNKT...10 9.Love og cirkulærer...11 9.1.BL-informerer...11 9.2.Nyt fra Landsbyggefonden...11 9.3.Siden sidst SALUS Netsuite...12 10.Beboeranliggender lukket punkt...12 11.Personaleforhold LUKKET PUNKT...13 11.1.Administration...13 11.2.Teknisk afdeling...13 11.3.Ejendomsfunktionærer...13 11.4.Sikkerhedsudvalg...14 12.Afdelingsanliggender...14 13.Eventuelt...15 Side 2 af 15
Medlemmer af bestyrelsen: Børge Rossen, Leif Nielsen, Torben A. Gleerup, Peter Nørkjær, Birthe M. Hansen, David Steensen og Niels M. Mathiesen. Tilstede: Børge Rossen, Leif Nielsen, Peter Nørkjær, Birthe M. Hansen, David Steensen og Niels M. Mathiesen. Ansatte: Jimmy Povlsen (ref.) Afbud: Torben A. Gleerup Side 3 af 15
1. Godkendelse af referat 1.1. Bestyrelsesmøde den 15. september 2014 Der er ikke indkommet nogen indsigelser. Indstilles til godkendelse. Godkendt og underskrevet af de tilstedeværende. 2. Efterretningssager 2.1. Totalt anvist husleje 2014 2.2. Restance i procent 2014 2.3. Rykker 2014 2.4. Ledige boliger pr. 1.12.14 2.5. Ventelister 2.6. Tomgangslister pr. 1.11.14 2.7. Restancelister 2014 2.8. Udsættelser 2014 Side 4 af 15
3. Landsbyggefondsmidler 3.1. Ansøgning Afdeling 36 Ansøgning om et hovedforeningslån på kr. 50.000 til indkøb af nye stole til fælleslokalet. - se bilag. Indstilles til godkendelse. Ansøgning kunne ikke imødekommes. 4. Sundhed Miljø - Trivsel Tove Franzen fra AOF melder tilbage, hvornår der startes op med IT-undervisning Afventer stadig besked fra AOF. Punktet udgår af dagsordenen. 5. Renoverings-/Byggeskadesager 5.1.Afdeling 1 Helhedsplanen er oploaded på Landsbyggefondens portal. Tønder Kommune er orienteret på møde i januar. Her modtog Tønder Kommune ligeledes kopi af det udarbejdede materiale. Der er indkaldt til ekstraordinært afdelingsmøde i afdeling 6 om sammenlægning med afdeling 1 - den 4. december 2014. Side 5 af 15
5.2. Afdeling 11 - Byggeskade Der har været afholdt besigtigelse fra Landsbyggefonden, som efterfølgende har meldt positivt tilbage. Foreløbig er der afsat midler til sagen i "2017 eller senere", men på grund af opgavens størrelse, vil der være mulighed for at sagen fremrykkes. Teknisk afdeling holder dialogen med Landsbyggefonden. Der er fremsendt supplerende materiale til Landsbyggefonden primo november 2014. 6. Foreningsanliggender 6.1.Nyt fra SALUS Børge Rossen orienterer fra SALUS's bestyrelsesmøde den 20. oktober 2014. Orientering taget til efterretning. Side 6 af 15
6.2.8. kreds Generel orientering. Peter Nørkjær orienterede kort, orientering taget til efterrretning. 6.3. Lokalt samarbejde 6.4. Tønder Fjernvarme 6.5. Kontaktudvalg Der har været afholdt kontaktudvalgsmøde på Øster Højst Kro den 13. oktober 2014. Side 7 af 15
Børge Rossen orienterede kort, primært var det udlejningssituationen som blev drøftet. Orientering taget til efterretning. 7. Bestyrelsesanliggender 7.1. Turistkontoret Tønder Annoncering har ikke givet nogen henvendelse overhovedet. Formidlingsaftale er under udarbejdelse med erhvervsmægler. Omkostninger(forhandlet) i den forbindelse ligger på mellem 10-30.000 kroner. Vurderingsrapport se bilag Til leje prospekt fra EDC se bilag Formidlingsaftale, med den tilknyttede økonomi blev godkendt. 7.2. Forsikringer Mødereferat Bækmark & Kvist - se bilag Forsikringspolitik se bilag 7.3. Fælles beboerblad i SALUS regi Drøftelse. Side 8 af 15
Under forudsætning af, at et fælles beboerblad bliver realiseret, blev det godkendt, at der arbejdes på en elektronisk løsning. Et mindre antal trykte eksemplarer vil være tilgængelig på lokalkontoret samt ejendomsfunktionær kontoret. Af hensyn til den foreløbige indkaldelse til de ordinære afdelingsmøder, vil et fælles beboerblad blive optrykt i det fulde antal (ca. 8.000). 7.4. Scorekort Afdelingernes aktuelle byggetekniske og økonomiske tilstand - se bilag Kort drøftelse af opbygning af scorekortet. 7.5. Afdelingsmøder 2015 Afvikling af årets afdelingsmøder 2015. - Se bilag. Bestyrelsen bytter internt datoer hvis man er forhindret. Plan godkendt. 7.6. Afdeling 18 - Økonomi Afdeling 18 har tidligere og siden regnskabsaflæggelsen for 2012 haft problemer som følge af insolvens og der bør derfor iværksættes tiltag til løsning af situationen samt en drøftelse af afdelingens fremtid samt evt. udtagning af fællesforvaltningen, jævnfør gældende bekendtgørelse - Se bilag Side 9 af 15
Drøftelse. Afdeling 18's økonomi blev drøftet, der var enighed om at organisationens økonomiske muligheder for at kunne hjælpe, ikke er tilstede i fornødent omfang. Afdelingen skal udtages af fælles forvaltning, eventuel hjælp via LBF undersøges. (JPW) 7.7. Tilbud om Biografreklamer Der er modtaget tilbud fra Vestmedia om at foreningerne under SALUS får mulighed for at få lavet biografreklame. Der er tale om stillbillede/r med forskellige grader af effekter herunder lyd. Biografreklamen har en varighed af 12 sekunder og vises i 52 uger. Producenten frigiver copyright, hvilket betyder at reklamen uden yderligere betaling kan bruges på den enkelte forenings hjemmeside og visning via QR-kode/You Tube. Reklamespotet for de forskellige foreninger vil være bygget op efter en fælles skabelon, men tilpasset den enkelte forening (billeder, logo m.m.)- se bilag Under forudsætning af at de øvrige organisationer tilslutter sig, blev tilbudet tiltrådt (LP) 8. Medlemsanliggender LUKKET PUNKT Intet under dette punkt. Side 10 af 15
9. Love og cirkulærer 9.1. BL-informerer Der er fremsendt følgende cirkulærer: Nr. Indhold kort skitseret 3814 - Regulering af maksimumhuslejen 2015 3914 - Hvor mange praktikanter mv. er ansat på jeres byggesager? 4014 - Opdateret vejledning vedrørende trappemodel for spildevandsbetaling 4114 - Dækning af tab ved manglende huslejebetaling eller manglende opfyldelse af istandsættelsesforpligtelsen 4214 - Bestyrelsesvederlag for lejemålsenheder i drift 9.2. Nyt fra Landsbyggefonden Der er fremsendt følgende cirkulærer: Nr. Indhold kort skitseret 649-18/09 Domme i den almene boligsektor 2004 og 2013 650-24/09 Indberetning af ledige boliger pr. 1. oktober 2014 Side 11 af 15
651 Indberetning af ledige boliger pr. 1. november 2014 652 Fraflytninger i den almene boligsektor 2010-13 9.3. Siden sidst SALUS Netsuite Der er oploadet følgende dokumenter: Referat fra bestyrelsesmødet den 15. september 2014. 10. Beboeranliggender lukket punkt Skrivelse fra Otto D. Feddersen, Blegen 10, 1. tv. - se bilag Drøftelse. Skrivelsen fra Otto D. Feddersen blev drøftet. Der var enighed om at så længe der ikke forelå nogen retslige afgørelser om lovbrud, eller brud på gældende ordensregler m.v., har bestyrelsen ingen mulighed for gribe ind. Otto D. Feddersen tilskrives om bestyrelsens afgørelse. (GP) Side 12 af 15
11. Personaleforhold LUKKET PUNKT 11.1. Administration 11.2. Teknisk afdeling 11.3. Ejendomsfunktionærer 11.4. Sikkerhedsudvalg Side 13 af 15
12. Afdelingsanliggender Intet under dette punkt. Side 14 af 15
13. Eventuelt Næste møder: Onsdag den 25. februar 2015 Mandag den 27. april 2015 - Revisormøde Mandag den 18. maj 2015 - Konstituerende møde Ordinært Repræsentantskabsmøde Tirsdag den 12. maj 2015 på Hotel Tønder Hus. Fælleskurser i SALUS: Budgetkursus Torsdag, den 5. marts 2015, kl. 19.00 Hotel Tønder Hus, Tønder Vedligeholdelse og fraflytning Torsdag, den 17. september 2015, kl. 19.00 Folkehjem, Aabenraa Introduktion for nyvalgte Torsdag, den 1. oktober 2015, kl. 19.00 Scandic Sønderborg Hvis intet andet er nævnt afholdes mødet på adressen Torvet 2 - Tønder Tønder, den Børge Rossen Leif Nielsen Peter Nørkjær Niels M. Mathiesen David Steensen Torben A. Gleerup Birthe M. Hansen Side 15 af 15