Rebild september 2013 Kontrakt 2013-15 Terndrup Ældrecenter Overordnet kontrakt, samt lokal kontrakt for Terndrup Ældrecenter. Indledning Kontraktstyring er valgt som det samlede styringsprincip for alle institutioner, centre og afdelinger i Rebild Kommune. Vi tror på at beslutninger og dispositioner bedst træffes tæt på borgerne og brugerne. Det indebærer som overordnet styringsprincip, at det er tilstræbt at tillægge institutionsledelse mv. så store kompetencer det findes muligt og realiserbart i forhold til balance mellem decentral styring og centralt overblik. Formålet med kontraktstyring er: At brugeren/borgeren sættes i centrum for den kommunale opgaveløsning. At alle bidrager til fællesskabet inden for rammerne af de fælles politikker, retningslinjer og beslutninger. At tildelingen af fuld kompetence indenfor budgetrammen og de givne politikker til kontraktholder omsættes til levering af de bedste løsninger på institutionsniveau. At sikre en optimal ressourceanvendelse og økonomisk tankegang i organisationen ved at etablere en tæt sammenhæng mellem ansvar, kompetence og konsekvens i de daglige dispositioner. At styrke den decentrale ledelse og medarbejdertilfredsheden, ved at tydeliggøre kontraktholderens ansvar for den enkelte institutions mål, rammer og udvikling. At indarbejde kvalitetsstyring i den daglige dialog mellem politikere, forvaltning og institution, og på den måde at bidrage til den forsatte udvikling af den kommunale service. Side 1 af 11
Grundlæggende værdisæt for kontraktstyringen Del af helheden i Rebild Kommune er alle en del af en helhed. På den baggrund forventes det, at institutionerne arbejder sammen for at nå kommunens prioriterede kontraktmål og de ønskede kommunale serviceydelser inden for den fælles økonomiske ramme. Prioriteret fokus på effekt mere fokus på effekt frem for proces fremmer innovation og nytænkning. De overordnede politiske målsætninger for kommunen har første prioritet, men de procesrelaterede ideer og innovative tiltag, der skabes ud fra kontraktstyringens metodefrihed i de enkelte institutioner, deles til gavn for hele organisationen. Decentral ledelse styrkelse af medarbejdernes kompetencer ved at tildele ansvaret for den daglige drift til de enkelte institutioner. Dialogbaseret kontraktstyring tæt dialog mellem det politiske niveau og driftsniveauet. Det tætte samarbejde gør det muligt for politikerne at følge med i den løbende udvikling for kontraktmålene, og under hvilke vilkår de udføres i de enkelte institutioner. Dynamiske kontrakter mulighed for differentierede kontraktmål efter områder, og løbende justeringer af disse i løbet af kontraktperioden. Udvidet kontraktstyring effekten af indsatsen prioriteres og følges løbende via kontraktmålene. Dette hierarki af kontraktmål har til formål at tydeliggøre kontraktholders primære ansvarsområde og sætte fokus på udviklingen heraf. Hvis det er muligt, inddrages eksisterende kvalitetsrapporteringer (f.eks. kvalitetskontrakter) i forbindelse med kontraktmålene. Økonomisk ramme Terndrup Ældrecenter har følgende budget for 2013: Lønbudgettet for 2013: 11.887.386 kr. Budget drift budget 2013: 419.161 kr. Budget til servicefunktionen afholdes af de pågældende boligforeninger, der køber vedligeholdelsesopgaverne af Rebild Kommune. Der sendes regninger til øvrige Centre for udførelse af serviceopgaver. Side 2 af 11
Delstrategi og kontraktmål A) Fælles center mål Mål Indsats Handling Ansvarlig Effekt Plan for proces og evaluering Økonomi og økonomistyring Sygefraværet reduceres Center Pleje og Omsorg har for nuværende en solid økonomi og har en stram Nedbringelse af sygefraværet 1. Afholdelse af omsorgssamtaler med sygemeldte medarbejdere Distriktslederne, funktionsledere og køkkenleder til 4,5% for hele Center Pleje og Omsorg Der udarbejdes løbende opgørelser over sygefraværet. styring af samme. Der ses dog et fortsat behov for at 2. Afholdelse af nærværs samtaler med medarbejdere, Den enkelte distriktsleder sikre sammenhængen som ikke har været modtager en gang mellem indtægter og månedligt en sygemeldte i mere end 24 udgifter. reminder på Ledergruppen i Center Pleje måneder. opfølgningsfokus. og Omsorg vil medvirke til at skabe en troværdig økonomi og sikre de bedste betingelser for budgetoverholdelse. Indsatserne drøftes som fast punkt på MED. En gang årligt drøftes indsatsen med Det er kontraktholdernes Sundhedsudvalget Side 3 af 11
ansvar at sikre, at der løbende arbejdes med optimering og effektivisering i driften således at der sikres budgetoverholdelse, og at dette sker i et samarbejde med medarbejderne. Den igangværende proces med konsulent fra IBC, arbejdes der videre med. Fokus i processen er, at give medarbejderne nogle redskaber til at takle hverdagen, til at opnå og styrke et bedre samarbejde og til en højere faglighed i opgaveløsningen. Der er indlagt i processen en kursusdag hver anden måned. I mellem kursusdagene følger konsulent fra IBC i 2-3 hverdage, i forskellige vagtlag medarbejderne i praksis. Distriktsleder og Assisterende Distriktsleder. lok ale: Der ses allerede en et fald i sygefraværet. Som forventes at kunne ses mere stabilt i første kvartal 2014. Det forventes ligeledes at der vil ses en tydelig positiv effekt ved månedlig balance i budgettet. Denne effekt vil kunne ses som stabil i første kvartal 2014 Udvikling af ledelsestilsyn Budgetopfølgning 4 gange årligt i det lokale-med 1. Der udarbejdes beskrivelser af det enkelte kontraktholderområdes praksis for håndtering af økonomi. 2. Der udføres kvartalsvis ledelsestilsyn på fem tilfældige konteringer og håndteringer af borgernes penge. Der har altid været budgetorientering på alle lokale-med møder. Fremadrettet vil vi i det lokale-med arbejde mere målrettet og struktureret med tiltag i forhold til at sikre budgetoverholdelse. Distriktslederne, funktionsledere og køkkenleder Distriktsledelsen og det lokale-med At sikre en fejlprocent i håndtering af økonomi på under 2% Budgetoverholdelse Den enkelte distriktsleder fremsender en gang i kvartalet kopi af udført ledelsestilsyn. Disse samles af administrationen og der udarbejdes sag til SU x en i kvartalet. Løbende Side 4 af 11
Ledelsesinformationssystemet tilpasses og udvikles. Der fastsættes kritiske faktorer på alle relevante områder. Der sikres løbende budgetopfølgning på alle ledelsesniveauer 1. Afdække muligheder for output fra Care 2. Afdække behovet for input til Care 3. vurderer alle behov for ledelsesinformation i relation til omkostninger ved administration af dette 1. Der udarbejdes en overordnet drejebog for proces for budgetopfølgning for Center Pleje og Omsorg. Herunder afdækkes behov for budgetoversigt og detaljeringsgrad. 2. Der afholdes månedlige budgetopfølgningsmøder med hver distriktsleder 3. Der afholdes kvartalsvise budgetopfølgningsmøder i hver distrikt med økonomiafdelingen. Centerchef Care konsulent Distriktslederne, funktionsledere og køkkenleder Centerchef, Distriktslederne, funktionsledere og køkkenleder samt økonomikonsulent for CPO At sikre en løbende og aktuel oversigt over visiterede timer på alle niveauer og i alle grupper At sikre en løbende og aktuel oversigt over alle bevilligede hjælpemidler At sikre en løbende og aktuel oversigt over borgere i rehabiliteringsf orløb At sikre en løbende og aktuel oversigt over borgere i sygeplejeklinikk er. At der arbejdes med budget forcast At der er budgetoverhold else indenfor en ramme af +/- 5% Der skal månedligt trækkes rapporter og det skal evalueres om krav og ønsker til statistik svarer til den genererede rapport. Der udarbejdes månedsvis budgetopfølgninger og her evalueres også på indsats og indhold. Forbrugsmål for budgettet: Ultimo marts 24% Ultimo maj 40% Ultimo sept. 72% Rehabilitering Der etableres faste samarbejdsmøder med 1. Der nedsættes et samarbejdsforum, hvor der Centerchef og funktionsleder At 75 % af alle nye borgere gennemgår et rehabiliteringsforløb Rehabilitering skal være fast punkt på Side 5 af 11
Der skal sættes et øget fokus på den rehabiliterende indsats til borgerne i Rebild Kommune. For Center Pleje og Omsorg betyder det, at rehabilitering skal tænkes bredt og indgå i alle sammenhænge i hverdagslivet for den ældre borger. Der skal ud over den fysiske træningsindsats også fokus på styrkelse af den mentale sundhed, på at afhjælpe ensomhed og på aktivitetsindsatser. Center Sundhed Der iværksættes løbende kompetenceudviklingsforløb for alle medarbejdere Der arbejdes på at gøre ældrecentrene til samlingssteder for områdets borgere, herunder øge andelen af borgere visiteret til sygepleje der behandles på klinik. At få etableret et mere bredt og aktivt tilbud til både borgerne på centeret samt borgere fra lokal området. aftales processer og evalueringer for projekter. 2. Der nedsættes et tværfagligt visitationsudvalg til afklaring af ønsker om rehabiliterende hjælpemidler 1. Som rotationsprojekt udarbejdes et undervisningsforløb, hvor der oparbejdes færdigheder for den enkelte medarbejder i bl.a målsætning, styrkelse af egenomsorg, recovery og sundhedsindsatser. 1. I et samarbejde med de frivillige på ældrecentrene udarbejdes en handleplan liv i husene 2. Alle borgere visiteret til sygepleje, visiteres som udgangspunkt til en sygeplejeklinik med mindre der er særlige forhold som taler imod dette. Gymnastik for alle. Vi vil tilbyde gymnastik en gang om ugen på centeret. For både borgere bosiddense på centeret samt fra lokal området. At få etableret en cafe for mænd. I samarbejde med de frivillige mænd på centeret vil vi forsøge at få skabt rammerne og motivationen myndighed Centerchef, distriktsledere, TR og konsulent. Distriktsledere og assisterende distriktsledere samt funktionsleder myndighed Distriktsleder Aktivitetsmedarbejder At 50% af alle øvrige borgere vurderes for evt. rehabiliteringspotentiale At der inden udgangen er 2014 er gennemfør et rotationsprojekt for alle medarbejdere i CPO At minimum 30 % af sygeplejeopgaverne udføres på klinik og at ca. 40% af doseringerne er dosispakkede. At der medio 2014 foreligger en godkendt handleplan for det enkelte ældrecenter på liv i husene alle ledermøder, både de fælles i CPO samt på centre. Derforuden skal rehabilitering være fast punkt på alle MED møder og personalemøder. Fast punkt på aktivitetsmøderne, samt gruppe møderne. Side 6 af 11
Strategi for Fremtidens senior og handicapservice Grundlæggende for strategien og de konkrete indsatser, der bliver sat i gang, er tilgangen til opgaverne. Center Pleje og Omsorgs tilgang er præget af: Fokus på en tidlig indsats Inddragelse af og samarbejde medborgerne, pårørende og medarbejderne Kommunikation der når borgerne og medarbejderne Samspil med omverdenen Strategien skal danne grundlag for den udvikling og de tiltag, som skal præge ældre og handicapområdet i perioden 2014 2018. Der iværksættes en proces for udarbejdelse af strategiens indhold. Processen skal være kendetegnet af at være involverende og inddragende på alle plan. Processen skal endvidere sætte fokus på synergierne mellem ældre og handicapområdet. Vi vil lokalt arbejde meget bevidst med, at processen synliggøres og implementeres lokalt. Både på ældrecentret og i lokal-området. for at få etableret en mandeklub Hvor der eksempelvis kan spilles billard. 1. Der identificeres og beskrives op til 10 indsatsområder i strategioplægget 2. Der nedsættes tværgående arbejdsgrupper med henholdsvis medarbejdere, ledere, borgere og samarbejdsparter. 3. Der arbejdes med løbende udvikling og implementering af tiltag under strategiarbejdet Vi vil holde fokus på implementeringen af de ti indsatsområder ved at: Sætte processen på dagsordenen til alle vores møder. Være med til at sætte processen på dagsordenen til brugerforeningens møder, således at processen også får liv i det frivillige liv. Sørge for engagement i diverse arbejdsgrupper m.m. Centerchef, distriktsledere, assisterende distriktsledere, funktionsledere og 2 konsulenter Distriktsleder, assisterende distriksleder, Lokal- Med. Strategien skal være klar til politisk godkendelse marts 2014. Der skal frem mod 2018 beskrives konkrete indsatser og handleplaner for de i strategien beskrevne områder. Der evalueres på strategiprocessen april 2014 April 2014 B) Fælles plejefaglige mål i Center Pleje og Omsorg Mål Indsats Handling Ansvarlig Effekt Plan for proces og evaluering Side 7 af 11
Kvalitetssikring og opfølgning på tilsyn Center Pleje og Omsorg vil gerne at der iværksættes et udviklingsprojekt på ældrecentrene med fokus på forbedring og opfølgning vedr. de sygeplejefaglige optegnelser og medicinhåndtering. Fælles : Der sættes fokus på indberetning og opfølgning på utilsigtede hændelser Der sættes fokus på arbejdet med UTH i det lokale-med 1. Der udarbejdes ny procedurer for håndtering og indberetning af utilsigtede hændelser 2. Alle medarbejdere skal inden udgangen af 2013 have modtaget undervisning i indberetning af utilsigtede hændelser 3. Der nedsættes en følgegruppe, der får til ansvar at evaluere på de samlede indberetninger, samt iværksætte tiltag og undervisning som opfølgning. Til hvert lokal-med gennemgåes antallet af UTH, samt laves tiltag i forhold hertil. Konsulent fra administration samt distriktsledere Lokal-Med Procedurer skal være udarbejdet senest sept. 2013 Antallet af utilsigtede hændelser skal reduceres med 5% årligt 2 gange årligt gives tilbagemelding til ledergruppen. Øget fagligt fokus Der er i de seneste år sket en stigende opgaveoverdragelse fra region til Der etableres faglige ledelsestilsyn på alle ældrecentre Der iværksættes nødvendige kompetenceudviklingsforløb til alle medarbejdergrupper. Kompetenceudvikling tager først og fremmest udgangspunkt i 1. Der udarbejdes procedurer for udførelse af ledelsestilsyn 2. På hver ældrecenter udføres hvert kvartal et fagligt ledelsestilsyn på 3 borgere 3. Inden udgangen af 2014 skal der være etableret samme dokumentationspraksis i hjemmeplejen som på centrene. 4. Fra 2015 udføres faglige ledelsestilsyn både i hjemmeplejen og på centrene. 1. Der iværksættes et videreuddannelsesforløb for sosuassistenter som rotationsprojekt 2. Det allerede igangsatte efteruddannelsesforløb for sosuhjælpere færdiggøres Centerchef, Distriktsledere og assisterende disktriktsledere Uddannelsesansvarlig konsulent, og distriktsledere Antallet af fejl i dokumentation og medicinhåndtering skal være mindre end 5% Senest med udgangen af 2013 skal der være etableret plan for efteruddannelse af sosuassistenter, der skal afvikles Den enkelte distriktsleder fremsender en gang i kvartalet kopi af udført ledelsestilsyn. Disse samles af administrationen og der udarbejdes sag til SU x en i kvartalet. Drøftes løbende på uddannelsesmøderne. Side 8 af 11
kommuner, det udfordre plejepersonalet idet de kendte arbejdsgange og handlemønstre ikke længere slår til i løsning af opgaverne. Der ses derfor i center Pleje og Omsorg et stort behov for at udvikle kompetencer hos medarbejderne i henhold til løsning af mere komplekse opgaver. intern læring og udvikling på tværs af ældrecentrene / handicapområdet. Det er en forudsætning at opnåelse af ny viden eksternt videreformidles internt. For at sikre at den nye viden, fra SSH efteruddannelsen, implementeres i dagligdagen er der nedsat en gruppe som sammen med ledelsen skal lave oplæg til temadag/eftermiddag for alle medarbejderne. 3. Der iværksættes iv kursus for sygeplejersker samt kompetenceudvikling i relation til deltagelse i projekter som f.eks den ældre medicinske patient, telemedicinsk sårbehandling og Tele Care Nord. Afholde en temadag for alle medarbejderne, med fokus på de emner og ny viden fra SSH efteruddannelsen. Ledelsen og arbejdsgruppen forår 2014. Et højere fagligt niveau på opgaveløsningen. Drøftes løbende. C) Lokale mål for xxx Ældrecenter Mål Indsats Handling Ansvarlig Effekt Plan for proces og evaluering Der sættes et øget fokus på den daglige dokumentation og medicinhåndtering. Dokumentation og medicinhåndtering er en del af den igangværende proces. Distriktsleder og assisterende Distriktsleder. Større tryghed og ansvars følelse for alle medarbejdere. Der iværksættes den fornødne undervisning/kompetenceudvikling. Kompetence udviklingen vil ske indenfor budgettets rammer, hvilket i praksis betyder at Distriktsleder + assisterende distriktsleder vil varetage undervisningen. Der opsættes sammen med medarbejderne SMARTe mål for dokumentationen og medicinhåndteringen Større kontinuitet i borger forløbene Der evalueres løbende på alle gruppemøder. Der tages halvårlige stikprøver på borgertilfredsheden. Side 9 af 11
Da både Bælum og Terndrup Distrikter efterhånden er små, samt at der er samme ledelse, arbejdes der med at få skabt et større tværgående samarbejde på specifikke områder. Der er et stort ønske om, at der i AMR og det lokale-med bliver etableret et samarbejde mellem de to distrikter. Da der i begge Distrikter kun er ansat en køkkenassistent, er det et ønske at der bliver etableret et samarbejde mellem de to medarbejdere, således at de får mulighed for sparring m.m Der er på aktivitetsområdet ønske om et større samarbejde på tværs af Distrikterne. I begge Distrikter, er der et demens afsnit. Vi vil etablere et mere formelt samarbejde mellem de to grupper. Således at der bliver skabt et rum for faglig sparring og herigennem kompetenceudvikling. Hvert kvartal afholdes der fælles AMR-møder. 1 gang årligt afholdes der fælles møde i de to lokal-med grupper. 1 gang månedligt afholdes der fælles køkkenmøder. Hvert kvartal besøger aktivitetsmedarbejder og de borgere der har lyst, det andet distrikt på skift. Hvert kvartal afholdes gruppe møderne i Demens enhederne som fælles møder, mellem de to distrikter. Der nedsættes en lille arbejdsgruppe med medarbejder repræsentanter, med det formål at få ramme sat møderne og indholdet på møderne. Distriksleder og Assisterende Distriktsleder. Et bedre og bredere samarbejde mellem de to Distrikter. Større medarbejder trivsel og et højere fagligt niveau. Inden udgangen af 2014. Generelle og specielle kontraktvilkår Kontrakten indgås mellem Sundhedsudvalget og lederen af kontraktenheden. Der er tale om en gensidig, forpligtigende aftale, som tilkendegiver, hvilke særlige mål og krav der stilles til kontraktenheden samt de vilkår, hvorunder kontraktenheden skal arbejde i kontraktperioden. Det er Rebild Kommune, der har det juridiske og bevillingsmæssige ansvar. Kontraktstyring i Rebild Kommune er asymmetrisk forstået således, at Byrådet altid har kompetence til at ændre på de grundlæggende vilkår og styringsprincipper. Side 10 af 11
Der er løbende dialog mellem kontraktholder, Sundhedsudvalget og centret hvor det er muligt at revidere og udvikle kontrakten. Formålet med den løbende revidering er at styrke sammenhængen med aktuelle politiske prioriteringer, tage de nødvendige hensyn til aktuelle muligheder og vilkår for kontrakrenheden og styrke sammenhængen til den overordnede strategi for Rebild Kommune. Ledelsens ansvar og kompetence Kontraktholder: Er selv ansvarlig for at tilrettelægge den daglige drift i kontraktenheden, indenfor den politiske ramme og en økonomisk ramme. Med andre ord har kontraktholder bl.a. ansvaret for personalet og kan ansætte og sfskedige og prioritere arbejdsfordelingerne internt. Tjenestemænd udgør dog en særlig gruppe og er undtaget fra de generelle regler. Er ansvarlig for budgetoverholdelse og den decentrale økonomistyring. Har indenfor rammerne frihed og fleksibilitet til at nå kontraktenhedens målsætninger på deres egen måde og er forpligtet på, at indgå i tværgående mål i Centret / Rebild Kommune. Side 11 af 11