VINTERTJENESTE BESTEMMELSER OM UDBUD OG TILBUD BUT UDBUD JULI 2017 [Skriv tekst]
BESTEMMELSER OM UDBUD OG TILBUD 1 ALMENT Bestemmelser om udbud og tilbud (BUT) indeholder dels orienterende oplysninger om den udbudte ydelse, dels bindende bestemmelser for udbud og tilbud. BUT er gældende frem til indgåelse af kontrakt, hvorefter BUT bortfalder. 2 ORIENTERING Denne opgave benævnt Vintertjeneste omfatter tjenesteydelsen udførelse af glatførebekæmpelse og snerydning med lastbiler, på veje i Skanderborg Kommune for perioden 2017 2021. Opgaven omfatter i hovedtræk: 3 ruter til glatførebekæmpelse og snerydning med lastbil på kørebaner Én rute kan bestå af én eller flere entrepriser. Hver entreprise består af ét køretøj. Der kan afgives tilbud på én, flere eller alle entrepriser, idet de tilhørende tilbudslister anvendes, se endvidere afsnit 3.2. Ordregiver leverer salt og stiller saltspreder og sneplov til rådighed for lastbiler. Tilbudsgiver skal selv stille med lastbiler. Ordregiver monterer frontplade, beslag mv. for montering af ordregivers udstyr. Vintertjenestens omfang er afhængigt af vejret. I en gennemsnitlig vinter kan der forventes: 65 udkald til glatførebekæmpelse på kørebaner. 20 udkald til snerydning på kørebaner. Entrepriserne skal udføres i vintersæsonerne 2017/2018 til og med 2020/2021. Ordregiver er: Skanderborg Kommune Skanderborg Fælled 1 8660 Skanderborg www.skanderborg.dk 2
3 UDBUD 3.1 Udbudsform Opgaven udbydes som i offentligt udbud i henhold til udbudsloven afsnit II, jf. udbudsbekendtgørelse afsendt til EU-tidende den 5. juli 2017. 3.2 Kontraktform Opgaverne udbydes som rammeaftaler, med tildeling af én rammeaftale pr. entreprise, jf. udbudsbekendtgørelsen. Opgaven er opdelt i følgende entrepriser, hvis geografiske placering og evt. tilhørende vintermateriel samt krav til køretøjer/materiel fremgår af kort hhv. Vilkår: 3 entrepriser til glatførebekæmpelse og snerydning med lastbil på kørebaner 3 entrepriser til snerydning med lastbil på kørebaner Hver rute kan bestå af én eller flere entrepriser. Hver entreprise består af ét køretøj. Der kan afgives tilbud på én, flere eller alle entrepriser, idet de tilhørende tilbudslister anvendes. Såfremt der afgives tilbud på flere entrepriser end der ønskes overdraget kan der på tilbudslistens samleside (side 2) anføres, hvor mange entrepriser der maksimalt ønskes overdraget pr entreprisetype. Se endvidere afsnit 5.2. 3.3 Udbudsmateriale Udbudsmaterialet omfatter: Nærværende BUT Rammeaftale Vintertjeneste med lastbil: Vilkår Vintertjeneste med lastbil: Instruks Tilbudsliste (TBL) Tilbuds- og afregningsgrundlag (TAG) Kort og beskrivelse Det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD): xml-fil Udbudsbekendtgørelse. 3.4 Bedømmelsens faser Bedømmelsen sker i 2 faser: Der sker en udvælgelse, hvor ukonditionsmæssige tilbud og tilbud, som ikke opfylder mindstekrav, jf. afsnit 3.5, vurderes og evt. forkastes. Der sker en bedømmelse iht. tildelingsmodel, som nærmere beskrevet afsnit 3.6. 3
3.5 Betingelser for deltagelse 3.5.1 Udelukkelsesgrunde Medmindre der efter ordregivers anmodning kan fremlægges tilstrækkelig dokumentation for pålidelighed, jf. Udbudslovens 138, udelukkes tilbudsgiver fra udbudsprocessen såfremt tilbudsgiver er omfattet af udelukkelsesgrundene i Udbudslovens 135 og 136 og de frivillige udelukkelsesgrunde i 137, stk. 1, nr. 2. vedr. konkurs og lign. 3.5.2 Mindstekrav vedrørende egnethed Følgende kriterier lægges til grund for udvælgelse blandt de bydende: Økonomisk- og finansiel formåen kapacitet Det er et krav at tilbudsgiver har en egenkapital på mindst kr. 100.000 pr. entreprise der bydes på i seneste afsluttede regnskabsår. Såfremt tilbudsgiver ikke har eksisteret i ét regnskabsår er det et krav, at tilbudsgiver er kreditværdig/solid svarende til en egenkapital på kr. 100.000. Såfremt tilbudsgiver baserer sig på en anden juridisk enhed, for så vidt angår minimumskrav til økonomisk og finansiel kapacitet, er det et krav, at denne anden juridiske enhed hæfter solidarisk for opfyldelse af kontrakten sammen med tilbudsgiver. Sammenslutning af økonomiske aktører: Alle deltagere i sammenslutningen (fx konsortium) skal hæfte solidarisk for kontaktens opfyldelse og der skal udpeges én deltager med hvem ordregiver kan indgå bindende aftaler på sammenslutningens vegne. ESPD Tilbudsgiver skal udfylde Det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD) ESPD er vedlagt som et XML-dokument. ESPD udfyldes (og kan alene udfyldes) elektronisk via ESPD-tjenesten på https://ec.europa.eu/growth/tools-databases/espd/filter?lang=da Det er ikke muligt at åbne XML-filen fra andre tjenester eller programmer. Udfyldelse af ESPD-dokument Xml-filen, som ligger sammen med det øvrige udbudsmateriale skal anvendes ved upload i ESPD systemet for at få adgang til ordregivers ESPD. Xmlfilen skal downloades til Tilbudsgivers lokaldrev, før den importeres til ESPD systemet. Følg nedenstående vejledning: Højreklik på Xml-filen Vælg Gem destination som Vælg at gemme filen på f.eks. computerens skrivebord eller et lokaldrev Åben derefter link til ESPD systemet https://ec.europa.eu/growth/tools-databases/espd/welcome 4
Vælg da for dansk sprog Vælg jeg er en økonomisk aktør Vælg importere ESPD Klik gennemse.. Vælg Xml-filen Klik på åben Vælg Danmark Klik på næste ESPD dokumentet bliver tilgængelig for udfyldelse. Vejledninger fra Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen Vejledning til udfyldelse af det elektroniske ESPD findes på Konkurrenceog Forbrugerstyrelsens hjemmeside på følgende link: http://bedreudbud.dk/files/media/documents/vejledninger/vejledning_ee spd.pdf. Vedledning i udfyldning: Afsnit II og III: udfyldes Afsnit IV: her udfyldes egenkapital i det seneste afsluttede regnskabsår i punktet Nøgletal. Såfremt tilbudsgiver ikke har eksisteret i ét regnskabsår vedlægges som bilag til ESPD revisorerklæring om at tilbudsgiver er kreditværdig/solid svarende til en egenkapital på kr. 100.000. Afsnit V: udfyldes ikke Afsnit VI: det er ikke et krav at ESPD underskrives. Støtter tilbudsgiver sig på en anden juridisk enhed, fx underleverandører, i opfyldelse af minimumskrav vedrørende egnethed, skal der i ansøgningen vedlægges et særskilt udfyldt ESPD for denne anden juridiske enhed. Såfremt tilbudsgiver er en sammenslutning af økonomiske aktører (fx konsortium eller joint venture) skal alle deltagere skal aflevere særskiltudfyldt ESPD. 3.6 Tildeling 3.6.1 Generelt Kriterium for tildeling er pris. Der gennemføres en separat evaluering af hver delaftale jf. dog tildelingsmodel nedenfor, idet det bemærkes, at der ikke kan tilbydes rabat ved overdragelse af flere delaftaler. 3.6.2 Tildelingsmodel Der foretages separat tildeling af entrepriserne for: Vintertjeneste med lastbiler. 5
Der tildeles først entrepriserne omfattende glatførebekæmpelse og snerydning, dernæst entrepriserne alene omfattende snerydning. Idet der kan afgives tilbud på flere entrepriser end tilbudsgiverne har kapacitet til, sker tildelingen således: Entrepriser med kun et tilbud: Hvis der kun er et bud på en eller flere entrepriser, tildeles disse entrepriser først, under iagttagelse af den oplyste kapacitet for hver enkelt tilbudsgiver. Såfremt der er mere end 1 rute med kun 1 tilbud, tildeles ruten med lavest entreprise nummer først. Entrepriser med flere tilbud: Entrepriserne tildeles efterfølgende i den rækkefølge, hvor prisforskellen mellem laveste bud og næstlaveste bud er størst, igen under iagttagelse af den oplyste kapacitet for hver enkelt tilbudsgiver. Resultat af tildelingen: Hvor der er flere bud på samme entreprise, tildeles entreprisen således ikke i alle tilfælde, tilbuddet med den laveste pris. Ved ovennævnte metode vælges den kombination, der samlet set giver den laveste pris sum for alle entrepriserne med hensyntagen til den tilbudte kapacitet og den nævnte tildelingsrækkefølge. 3.7 Kontrolbud og andre særlige forhold Ordregiveren afgiver ikke kontrolbud. Entreprisen omfatter ikke virksomhedsoverdragelse. 4 SPØRGSMÅL TIL UDBUDSMATERIALET 4.1 Spørgsmål til udbudsmaterialet Såfremt noget i udbudsgrundlaget giver anledning til afklarende spørgsmål, kan den bydende fremsende sådanne spørgsmål til Niras senest 7 kalenderdage før tilbudsfristens udløb d. 17. august 2017. Spørgsmål, der modtages efter ovennævnte tidspunkt, vil kun blive besvaret, såfremt det er muligt at besvare dem senest 6 kalenderdage inden tilbudsfristens udløb. Alle henvendelser skal ske skriftligt via e-mail til NIRAS, Lone Krogsgaard på e-mail adressen: lkg@niras.dk. 6
Ordregiveren vil foranledige spørgsmål og tilhørende besvarelse offentliggjort på hjemmesiden http://www.skanderborg.dk/udbud senest 6 kalenderdage før tilbudsfristens udløb. Det vil ikke af besvarelsen fremgå, hvem der har stillet de pågældende spørgsmål. Ordregiveren forbeholder sig ret til at udsende/offentliggøre supplerende meddelelser, der erstatter eller supplerer dele af udbudsmaterialet, indtil 6 kalenderdage før tilbudsfristens udløb. Supplerende meddelelser offentliggøres på ordregiveren eget initiativ eller som følge af afklarende spørgsmål rejst af de bydende. Det påhviler tilbudsgiver selv at holde sig orienteret om supplerende meddelelser på ovennævnte side. 4.2 Informationsmøde Ordregiveren afholder informationsmøde: Torsdag d. 13. juli 2017 kl. 10.00 Skanderborg Kommune, Skanderborg Fælles 1, 8660 Skanderborg Informationsmødet vil bl.a. omhandle udfyldelse af det obligatoriske ESPD dokument. Tilmelding til mødet skal ske til Niras, Lone Krogsgaard, lkg@niras.dk senest tirsdag d. 11. juli 2017. 5 TILBUD 5.1 Alternative tilbud Alternative tilbud modtages ikke. 5.2 Tilbud på flere kontrakter Tilbudsgiver kan afgive tilbud på én eller flere af de udbudte entrepriser. Såfremt tilbudsgiver afgiver tilbud på flere entrepriser, end der er kapacitet til, skal der på tilbudslistens samleliste (side 2) anføres det maksimale antal entrepriser inden for hver entreprisetype, som tilbudsgiver ønsker overdraget. Ordregiver påtager sig ikke ansvar for eventuelle regnefejl i tilbudslisten (TBL). 5.3 Forbehold Såfremt tilbuddet indeholder forbehold eller oplysninger, der strider mod grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, vil dette medføre, at tilbuddet afvises af ordregiveren. 7
Forbehold overfor ikke-grundlæggende elementer i udbudsmaterialet kan kapitaliseres, idet der benyttes en konservativ kapitalisering. Såfremt forbeholdene ikke kan kapitaliseres med tilstrækkelig sikkerhed, vil tilbuddet blive afvist. 5.4 Aflevering og åbning af tilbuddet Tilbud afleveres i lukket kuvert (emballage) mærket Vintertjeneste Skanderborg Kommune 2017-2021 og påført afsender, adresse, e-mail adresse og telefonnummer. Tilbud skal afleveres i 2 fysiske eksemplarer, hvoraf et eksemplar mærkes original. Husk at de fysiske eksemplarer også skal indeholde udfyldt ESPD. Tilbud skal endvidere afleveres i elektronisk form (CD-ROM, USB-stick eller lignende). ESPD kan afleveres elektronisk i enten XML-format eller pdfformat. Alle bilag skal være mærket med tilbudsgiverens navn. Tilbud skal være modtaget hos: Skanderborg kommune, Ann Robertsen Skanderborg Fælled 1, 8660 Skanderborg senest Torsdag d. 17. august 2017 kl. 10.00. Tilbud skal afleveres personlig til en medarbejder i Vej og Trafik. Tilbud modtaget efter dette tidspunkt vil blive afvist. Tilbud åbnes i overværelse af de bydende, der måtte ønske at være til stede. Tilbudssummer og eventuelle forbehold vil blive oplæst ved åbning af tilbud. 5.5 Krav til dokumentation for oplysninger i ESPD Ordregiver anmoder efter endt tilbudsbedømmelse den tilbudsgiver, som ordregiver påtænker at tildele kontakt til, om at dokumentere at oplysningerne i det fremsendte ESPD er rigtige. Eksakt tidspunkt for dokumentation oplyses ved anmodning. Følgende dokumentation skal fremlægges af den som ordregiver udpeger. Udelukkelsesgrunde: 8
Som bevis for, at tilbudsgiver ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene i udbudslovens 135, stk. 1 og/eller 3 og 137, stk. 1 nr. 2 fremlægges: Et uddrag fra det relevante register eller tilsvarende dokument udstedt af en kompetent retslig eller administrativmyndighed, der viser, at tilbudsgiver ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene i 135, stk. 1. Et certifikat udstedt af den kompetente myndighed i det pågældende land som bevis for, at ansøgeren ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene i de i 135, stk. 3 og 137, stk. 1 nr. 2. Danske tilbudsgivere kan som bevis fremlægge en serviceattest udstedt af Erhvervs- og Selskabsstyrelsen. Serviceattesten må maksimalt være 6 måneder gammel, regnet fra tilbudsfristen udløb. For udenlandske tilbudsgivere gælder, at såfremt der ikke udstedes de nævnte certifikater eller dokumenter i tilbudsgivers hjemland, kan disse erstattes af en erklæring under ed eller erklæring på tro og love i overensstemmelse med ud-budslovens 153, stk. 2. Tilbudsgivers egnethed, minimumskrav til økonomisk og finansiel kapacitet: Revideret årsregnskab eller revisorattesteret dokument, der indeholder oplysning om tilbudsgivers egenkapital i det seneste afsluttede regnskabsår. Såfremt tilbudsgiver ikke har eksisteret i ét regnskabsår er dokumentation fremsendt i form af revisorerklæringen, der medsendes sammen med ESPD. Andre juridiske enheder, som tilbudsgiver støtter sig på: Såfremt tilbudsgiver har baseret sig på en anden juridisk enhed i opfyldelsen af minimumskrav for egnethed vedlægges en erklæring fra denne anden juridiske enhed om, at denne stiller sine ressourcer til rådighed for tilbudsgiver i forbindelse med opgaven. Denne anden juridiske enhed, som tilbudsgiver har støttet sig på, skal ligeledes fremlægge relevant dokumentation for oplysningerne i ESPDdokument. Sammenslutning af økonomiske aktører: Alle deltagere i sammenslutningen skal fremlægge dokumentation for oplysningerne i ESPD. Der skal desuden vedlægges en erklæring der statuerer, at deltagerne hæfter solidarisk for kontraktens opfyldelse. Erklæringen skal ligeledes indeholde oplysning om hvilken deltager der er udpeget til at indgå aftaler med ordregiver på sammenslutningens vegne. 5.6 Vedståelse af tilbud Tilbuddet skal være bindende i 3 måneder fra tilbudsfristens udløb. Såfremt ordregiver har identificeret et tilbud som det vindende tilbud, er 9
ordregiver inden udløbet af vedståelsesfristen berettiget til at forlænge vedståelsesfristen på dette tilbud med indtil 3 uger. Dette sker ved skriftligt påkrav. 5.7 Sprog Al kommunikation under udbuddet og i kontraktperioden skal foregå på dansk. 5.8 Omkostninger ved tilbudsafgivelse Alle omkostninger i forbindelse med tilbudsafgivelsen og eventuel kontrahering skal afholdes af tilbudsgiver. 6 DOKUMENTER DER SKAL VEDLÆGGES TIL- BUDDET Følgende dokumenter skal vedlægges tilbuddet: Tilbud ved underskrevet tilbudsliste for de entrepriser der afgives tilbud på, og udfyldt i sin helhed. Der udfyldes min. en tilbudsliste samt et oplysningsskema pr. tilbudt køretøj. Endvidere vedlægges udfyldt og underskrevet Forside hhv. Samleliste (TBL side 1 og 2). Udfyldt fælles europæisk udbudsdokument (ESPD) xml-fil til elektronisk udfyldelse er vedlagt udbudsmaterialet. Tilbudsgiverne opfordres til at vedlægge max. 6 mdr. gammel serviceattest, da ordregiver ikke må tildele kontrakten, før serviceattesten er modtaget fra vinderen, jf. Udbudslovens 151, stk. 1. Opmærksomheden henledes på, at ved bestilling af serviceattest, skal man aktivt bede om dokumentation for forholdene i Udbudslovens 135, stk. 1-2 Tilsvarende opfordres tilbudsgiverne på lastbilentrepriserne til at vedlægge Forhåndstilsagn om forsikring ad ordregivers materiel som anført i bilag B, udfyldt og underskrevet af forsikringsselskab. Dette skal fremsendes til ordregiver inden kontraktindgåelsen, jf. Rammeaftalens afsnit 1.7. 10
BILAG A: ERKLÆRING OM SOLIDARISK HÆFTELSE OG PROKURA Entreprisebetegnelse: Såfremt tilbudsgiver udgør en sammenslutning af flere selvstændige virksomheder (konsortium), hæfter disse solidarisk ved udførelsen af ovenstående entreprise. Konsortiet består af følgende deltagere: Deltager 1: Virksomhedens navn: Adresse: CVR-nr.: Deltager 2: Virksomhedens navn: Adresse: CVR-nr.: Deltager 3: Virksomhedens navn: Adresse: CVR-nr.: Deltager 4: Virksomhedens navn: Adresse: CVR-nr.: Deltager 5: Virksomhedens navn: Adresse: CVR-nr.: Deltager 6: Virksomhedens navn: Adresse: CVR-nr.: De deltagende virksomheder har i fællesskab udpeget: Virksomhedens navn: CVR-nr.: Kontaktperson: E-mail: Telefon: som fælles befuldmægtiget, der har fuld prokura overfor ordregiveren i forhold, der vedrører nærværende entreprise. 11
Undertegnede konsortiedeltagere erklærer samtidig hermed, at hver enkelt deltager hæfter solidarisk, direkte og ubetinget over for ordregiveren i forbindelse med udførelsen af den kontrakt, som konsortiet måtte blive tildelt. Deltager 1: Deltager 2: Dato og underskrift af tegningsberettiget person Deltager 3: Dato og underskrift af tegningsberettiget person Deltager 4: Dato og underskrift af tegningsberettiget person Deltager 5: Dato og underskrift af tegningsberettiget person Deltager 6: Dato og underskrift af tegningsberettiget person Dato og underskrift af tegningsberettiget person 12
BILAG B: FORHÅNDSTILSAGN OM FORSIKRING AF ORDREGIVERS MA- TERIEL Undertegnede forsikringsselskab, bekræfter hermed at: Entreprenør: i forbindelse med følgende Arbejde: kan kaskoforsikre ordregivers materiel: stk. saltspredere med tilhørende beslag, styrebokse m.m. til lastbil á 420.000 kr. stk. sneplove til lastbil á 155.000 kr. for en samlet genanskaffelsespris på:...kr., alle beløb er ekskl. moms samt forsikre sit ansvar for skader på 3. part ved kørsel med ovennævnte materiel på offentlig og privat vej.... den / /.... (Forsikringsselskabets underskrift) 13
BILAG C: STANDARD FOR ANVENDELSE AF KLAUSULER Skanderborg Kommune ønsker via sin Indkøbs- og Udbudspolitik at medvirke til at sikre ordentlige løn- og arbejdsvilkår og modvirke social dumpning i forbindelse med udbud af kommunale opgaver. Derfor skal der i ethvert udbudsmateriale for tjenesteydelser og bygge- og anlægsopgaver indarbejdes en arbejdsklausul med tilhørende kontrolforanstaltninger og sanktionsmuligheder. Nedenfor er angivet 1) De formuleringer, der konkret skal indføres i udbudsmaterialet og udbudsbekendtgørelsen i forbindelse med brugen af arbejdsklausuler i Skanderborg Kommune. 2) En udspecificeret procedure for indhentning og kontrol af oplysninger omkring løn- og arbejdsvilkår. Ad. 1. Formuleringer, der skal indføres i udbudsmaterialet og udbudsbekendtgørelsen 1. Arbejdsklausul Skanderborg Kommune ønsker at overholde artikel 2, stk. 1 i ILO-konvention nr. 94. Som konsekvens heraf skal ansatte hos leverandøren og leverandørens eventuelle underleverandører, under udførelsen af arbejdet for Skanderborg Kommune være sikret rettigheder, som ikke er mindre gunstige end dem, der følger af den overenskomst for tilsvarende arbejde, der er indgået mellem de mest repræsentative arbejdsmarkedsparter i Danmark. Med rettigheder menes bl.a. rettigheder vedrørende: a) maksimal arbejdstid og minimal hviletid b) mindste antal betalte feriedage pr. år c) mindsteløn, herunder overtidsbetaling; dette gælder ikke for erhvervstilknyttede tillægspensionsordninger d) betingelserne for at stille arbejdstagere til rådighed, især via vikarbureauer e) sikkerhed, sundhed og hygiejne på arbejdspladsen f) beskyttelsesforanstaltninger med hensyn til arbejds- og ansættelsesvilkår for gravide kvinder og kvinder, der lige har født, samt for børn og unge g) ligebehandling af mænd og kvinder samt andre bestemmelser vedrørende ikkeforskelsbehandling. Nærværende klausul finder ikke anvendelse for arbejde, der udføres uden for Danmarks grænser." 2. Tilsyn og kontrol Ordregiver kan til enhver tid udbede sig dokumentation for, at løn- og arbejdsvilkår for leverandøren lever op til arbejdsklausulens krav. Leverandøren skal efter påkrav fremskaffe relevant dokumentation for såvel egne som eventuelle underleverandørers arbejdstageres løn- og ansættelsesforhold. Relevant dokumentation kan for eksempel være lønsedler, lønregnskab, arbejdstilladelse, ansættelseskontrakt og/eller ansættelsesbevis. Der kan yderligere stilles krav om dokumentation for at en leverandør er registreret i relevante registre som f.eks. Registret for Udenlandske Tjenesteydere (RUT) og/eller E-indkomst registeret. Dokumentation skal være ordregiver i hænde senest 14
7 arbejdsdage efter, påkravet er modtaget. Ordregiver eller en af ordregiver dertil udpeget person har desuden, uden varsel ret til at gøre sig bekendt med det fremmødte personales identitet (legitimationskort), med henblik på efterfølgende at få fremlagt den nævnte dokumentation. Ordregiver kan desuden videregive dokumentationen til andre instanser og myndigheder, f.eks. skattemyndigheder, fagforeninger, Arbejdstilsynet og/eller Politiet. I større eller komplekse sager bør det overvejes at stille som krav i udbuddet, at leverandøren fremlægger relevant dokumentation i en fastlagt frekvens gennem opgavens gennemførelse. 3. Bodsbestemmelser Ordregiver kan sideløbende med sine misligholdelsesbeføjelser jfr. kontraktens/rammeaftalens] ** gøre en bod gældende. Såfremt Leverandøren ikke fremsender relevant dokumentation for overholdelse af arbejdsklausulen i henhold til ILO 94 jfr. [kontraktens/rammeaftalens] ** udgør boden 5.000 kr. pr. påbegyndt arbejdsdag, indtil overtrædelsen er bragt til ophør, og Ordregiver har modtaget fyldestgørende dokumentation herfor. Beløbet kan modregnes i Leverandørens vederlag. Såfremt Leverandøren ikke overholder arbejdsklausulen i henhold til ILO 94 eller den dokumentation Leverandøren har fremsendt til Ordregiver forud for [kontraktens/rammeaftalens] indgåelse, udgør boden 5.000 kr. pr. påbegyndt arbejdsdag, fra boden er gjort gældende indtil overtrædelsen er bragt til ophør, og Ordregiver har modtaget fyldestgørende dokumentation herfor. Beløbet kan modregnes i Leverandørens vederlag. Ordregiver mister ikke sin ret til senere at gøre sine misligholdelsesbeføjelser gældende ved at pålægge bod, og betaling af bod fritager ikke leverandøren for at rette op på misligholdelsen både fremadrettet, og ved at efterbetale et eventuelt skyldigt beløb til de ansatte. Opkrævning af bod giver ej heller Leverandøren ret til at standse arbejdet. Såfremt Ordregiver gør brug af ovenstående sanktioner kan Ordregiver beslutte, at Kontrakthaver udelukkes fra deltagelse i kommende udbud på området efter Udbudslovens regler herom. Ad.2. Procedure for indhentning af oplysninger omkring løn- og arbejdsvilkår 4. Tiltag forud for et udbud Den udbydende enhed 1 indfører ovenstående formuleringer i kontrakten til udbudsmaterialet. Herudover indføres et specifikt bilag i udbudsmaterialet om Oplysning om løn- og ansættelsesvilkår (i det følgende udbudsbilag ). Hermed forpligtes leverandørerne til at anføre, hvilken repræsentativ overenskomst denne vil benytte, for at overholde arbejdsklausulen. Forslag til udbudsbilaget findes nedenfor i bilag 1 til denne standard. I udbudsbilaget skal leverandøren tilkendegive om de har tilsluttet sig, eller følger principperne i, en overenskomst. Såfremt leverandøren ikke har tilsluttet sig en overenskomst, skal leverandøren - i udbudsbilaget derudover beskrive hvilke lønog arbejdsvilkår de konkret tilbyder de medarbejdere, som skal beskæftige sig med kontraktens 1 Den udbydende enhed kan her være Indkøbs- og Udbudsteamet, men kan også ved f.eks. bygge- og anlægsopgaver og driftsopgaver være fagsekretariatet. 15
genstand. Formålet hermed er at få indsigt i løn- og arbejdsvilkårene og hermed kunne have en dialog med leverandøren om dette, inden en kontrakt underskrives. Herudover har det en tydelig signalværdi overfor potentielle leverandører om, at dette er et fokusområde i Skanderborg Kommune. Såfremt den udbydende enhed foretager en markedsafdækning via f.eks. indledende dialogmøder, skal denne som et fast punkt forespørge leverandøren hvilke(n) kollektiv(e) overenskomst(er) de anser for at være de mest repræsentative på det udbudte kontraktområde. På den måde kan man bruge disse inputs til at være på forkant med om en leverandør lever op til kommunens arbejdsklausul, når tilbuddene kommer ind. 5. Tiltag i forbindelse med udbuddet, men forud for en kontrakts underskrift Der sondres i det følgende mellem: Kontrakter, hvor leverandøren har tilsluttet sig en overenskomst Kontrakter, hvor leverandøren ikke har tilsluttet sig en overenskomst Nedenfor inddeles procesbeskrivelsen således i forhold til om der er tale om kontrakter, hvor leverandøren i udbudsbilaget har oplyst, at de har tilsluttet sig en overenskomst; og kontrakter, hvor leverandøren har oplyst, at de ikke har tilsluttet sig en overenskomst. Under hvert punkt behandles proceduren for fastsættelse af niveauet samt indhentelse af dokumentation og vurdering heraf. 5.1. Kontrakter, hvor leverandøren har tilsluttet sig en overenskomst Fastsættelse af niveauet På baggrund af udtalelser fra leverandører i forbindelse med eventuel markedsafdækning samt via eventuel indhentelse af supplerende udtalelse fra Dansk Industri/Byggeri, 3F/FOA eller andre relevante organisationer vurderes den oplyste overenskomst. Med mindre den angivne overenskomst giver anledning til tvivl, skal den udbydende enhed som udgangspunkt ikke nærmere undersøge, vurdere eller kontrollere om dette er den korrekte overenskomst at følge, i forhold til fastsættelse af niveauet på det udbudte område. Det lægges således til grund, at den overenskomst leverandøren er tilsluttet, som udgangspunkt udgør det markedsbestemte niveau, fastlagt på baggrund af den danske model via aftale mellem arbejdsmarkedets parter. Indhentelse af dokumentation og vurdering heraf Leverandøren skal dokumentere tilslutningen til en faglig overenskomst. Dokumentation sker f.eks. i form af en underskrevet aftale mellem leverandøren og den faglige organisation. Den udbydende enhed skal herefter ikke kræve yderligere dokumentation for løn- og arbejdsvilkår eller vurdere dokumentationen i øvrigt. Den udbydende enhed kan dog, efter behov, indhente yderligere dokumentation i form af f.eks. lønsedler mv. 5.2 Kontrakter, hvor leverandøren ikke har tilsluttet sig en overenskomst Fastsættelse af niveauet Såfremt leverandøren ikke har tilsluttet sig en overenskomst skal leverandøren i udbudsbilaget angive hvilken overenskomst de mener at lægge sig op ad. Den udbydende enhed foretager herefter en analyse af hvilke(n) kollektiv(e) overenskomst(er) enheden anser for at være indgået på det udbudte kontraktområde. Denne analyse foretages på baggrund af leverandørens tilkendegivelse i udbudsbilaget, udtalelser fra leverandører i forbindelse med eventuel markedsafdækning samt via eventuel indhentelse af supplerende udtalelse fra Dansk Industri/Byggeri, 3F/FOA eller andre relevante organisationer. 16
Er de relevante parter ikke enige om hvilke overenskomster, der er de meste repræsentative for det udbudte område, er det den udbydende enhed, som har det endelig skøn i forhold til at vurdere hvilket niveau der kan lægges ned over et givent område. Indhentelse af dokumentation og vurdering heraf I udbudsbilaget angiver leverandøren hvilke løn- og arbejdsvilkår de konkret tilbyder de medarbejdere, som skal beskæftige sig med kontraktens genstand. Dette anses som udgangspunkt for tilstrækkelig dokumentation til at foretage en vurdering af om vilkårene er i overensstemmelse med kommunens arbejdsklausul. Den udbydende enhed kan dog, efter behov, indhente yderligere dokumentation i form af f.eks. lønsedler, ansættelseskontrakter mv. De af leverandøren beskrevne vilkår, holdes herefter op mod de(n) overenskomst(er) den udbydende enhed anser for at være mest repræsentativ(e) på det udbudte kontraktområde. Leverandøren skal ikke opfylde en given overenskomst vilkår for vilkår, idet der foretages en helhedsvurdering af hvorvidt løn- og arbejdsvilkår er på niveau. I tvivlstilfælde vil det som udgangspunkt komme leverandøren til gode, og en evt. disput må klares af arbejdsmarkedets øvrige parter. En civilretlig afgørelse mellem en leverandør og dennes medarbejdere vil altid kunne bruges som dokumentation i en evt. senere tvist mellem kommunen og leverandøren. I forbindelse med den efterfølgende kontrol med overholdelse af arbejdsklausulen udgør det udbudsbilag leverandøren har udfyldt en tjekliste for de vilkår, leverandøren har givet tilbud på baggrund af, og de vilkår den udbydende enhed samlet set skal påse overholdt. 6. Efterfølgende kontrol og tilsyn med overholdelse af arbejdsklausul I Skanderborg Kommune skal den kontraktansvarlige enhed 2 gennemføre kontrol med leverandørens overholdelse af arbejdsklausulen på baggrund af konkrete henvendelser, samt lejlighedsvise stikprøvekontroller på udvalgte kontraktområder (f.eks. rengøringsområdet). Herudover kan der politisk besluttes, om et specifikt område skal kontrolleres, i en fast frekvens, af en ekstern part i forbindelse med konkurrenceudsættelse af nye driftsopgaver. Den kontraktansvarlige enhed skal derfor ikke gennemføre uopfordrede og systematiske stikprøvekontroller på samtlige kontrakter. Såfremt systematiske stikprøvekontroller ønskes på et konkret område, kan der entreres med en ekstern tredjepart. 2 Indkøbs- og Udbudsteamet eller det fagsekretariat, som er ansvarlig for kontraktområdet efter kontraktens indgåelse. 17
Bilag 1 Udbudsbilag Bilag ** Oplysning om løn- og ansættelsesvilkår Nærværende bilag udfyldes vedrørende de af Tilbudsgivers medarbejdere, som skal beskæftige sig med rammeaftalens genstand. 1. Tilbudsgivers virksomhedsoplysninger Skema 1 (Skal udfyldes af Tilbudsgiver) Oplysninger Navn Adresse CVR nummer Kontaktperson hos Tilbudsgiver (navn, funktion, telefonnr., mailadresse) Svarfelt 2. Oplysning om tilslutning til gældende overenskomst Skema 2 (Skal udfyldes af Tilbudsgiver - sæt kun 1 kryds) Ja (sæt kryds og udfyld skema 3 i afsnit 2.1 nedenfor) Har Tilbudsgiver tilsluttet en gældende overenskomst? Nej (sæt kryds og udfyld skema 4 i afsnit 2.2 nedenfor) 2.1. Tilbudsgiver har sat kryds i Ja jfr. ovenfor Skema 3 Svarfelt Oplysning om hvilken fagforening Tilbudsgiver har tilsluttet sig, samt navnet på gældende overenskomst. Evt. henvisning til bilag i tilbudsmateriale, såfremt overenskomst er vedlagt tilbuddet. Fagforening: Navn på overenskomst: 2.2. Tilbudsgiver har sat kryds i Nej jfr. ovenfor Vejledning til udfyldelse af skema Tilbudsgiver skal læse nedenstående vejledning forud for udfyldelse af skema 4. Tilbudsgiver skal, i skema 4, oplyse detaljer omkring løn- og ansættelsesvilkår for de medarbejdere, som skal beskæftige sig med de af rammeaftalen omfattede ydelser. Tilbudsgiver skal alene udfylde de hvide felter i skemaet. Såfremt Tilbudsgiver ikke udfylder et hvidt felt i skemaet, betragter Ordregiver det som om, at vilkåret ikke er en del af medarbejderens løn- og ansættelsesvilkår. 18
Såfremt Tilbudsgiver i et underpunkt (1.a), 1.b) etc.) oplyser et løn- eller ansættelsesvilkår, men medarbejderne ikke opnår ret til løn- eller ansættelsesvilkåret fuldt ud fra ansættelsesforholdet begyndelse, skal Tilbudsgiver beskrive eventuelle relevante optjeningskrav, fx: 1. vedrørende Anciennitetstillæg under punkt 1.b), skal Tilbudsgiver oplyse hvor lang tid medarbejderen skal være ansat hos Tilbudsgiver, for at opnå ret til tillægget. 2. vedrørende Opsigelsesvarsel Tilbudsgiver under punkt 5.b), skal Tilbudsgiver oplyse hvor lang tid medarbejderen skal være ansat hos Tilbudsgiver, for at opnå et givent opsigelsesvarsel. Nedenstående skema består af overskrifter ( 1. Løn, 2. Ferie etc.) med tilhørende underpunkter ( 1.a) Grundløn, 1.b) Tillæg etc.), som er anført af Ordregiver. Tilbudsgiver må ikke ændre i de af Ordregiver anførte overskrifter eller underpunkter. Såfremt Tilbudsgiver ønsker at anføre øvrige vilkår, ud over de af Ordregiver anførte, kan Tilbudsgiver: 1. i svarfeltet til det relevante underpunkt (punkt 1.e), 2.c), 3.b), 4.d) eller 5.c)), anføre disse øvrige vilkår, som kan rubriceres under de tilhørende overskrifter. Eventuelle eksempler angivet i underpunktet (med kursiv) er ikke udtømmende. 2. under overskriften 6. Øvrige vilkår, selv anføre nye underpunkter (fx 6.a), 6.b) etc.) for at angive eventuelle øvrige løn- og ansættelsesvilkår, som ikke kan rubriceres under de anførte overskrifter (1.-5.). I svarfeltet til det nye underpunkt, skal Tilbudsgiver beskrive løn- eller ansættelsesvilkåret samt eventuelle optjeningskrav. Skema 4 1. Løn 1.a) Grundløn (Angiv i danske kr. pr. time) Svarfelt (Tilbudsgivers beskrivelse af medarbejdernes vilkår) (Husk at angive eventuelt optjeningskrav) 1.b) Tillæg (Geografiske tillæg, ajourføringstillæg eller anciennitetstillæg) (Angiv i danske kr. pr. time) 1.c) Arbejdstidsbestemte tillæg (Aftentillæg, nattillæg, lørdagstillæg, søndagstillæg, søgnedagstillæg eller rådighedstillæg) (Angiv i danske kr. pr. time) 1.d) Overtidsbetaling (Angives i danske kr. pr. time) 1.e) Øvrige vilkår vedrørende løn (Fx Timeløn under transport (angiv i danske kr. pr. time), betalt frokostpause (angiv 19
varighed), beklædningsgodtgørelse (angiv i danske kr. pr. time) mm.) (Listen er ikke udtømmende) 2. Ferie 2.a) Feriegodtgørelse (Såfremt medarbejder får fuld løn sættes kryds i 1) Såfremt medarbejderen får %-sats af ferieberettiget løn angives dette under 2).) 2.b) Feriefridage (Angiv i antal dage pr. år) 2.c) Øvrige vilkår vedrørende ferie 3. Pension 3.a) Pension (Angiv som en samlet %-sats, samt én %- sats for medarbejderandel og én %-sats for arbejdsgiverandel) 3.b) Øvrige vilkår vedrørende pension 4. Sygdom/barsel 4.a) Løn under sygdom (Såfremt medarbejder har ret til løn under sygdom angives 1) hvor lang periode medarbejderen får løn, og 2) hvilke løndele jf. ovenfor, medarbejderen får i perioden) 4.b) Løn under barsel (Såfremt medarbejder har ret til løn under barsel angives 1) hvor lang periode medarbejderen får løn, og 2) hvilke løndele jf. ovenfor, medarbejderen får i perioden) 4.c) Barns første og anden sygedag 4.d) Øvrige vilkår vedrørende sygdom/barsel 5. Opsigelsesvarsel 5.a) Opsigelsesvarsel Medarbejder (Angiv i antal måneder) 5.b) Opsigelsesvarsel Tilbudsgiver (Angiv i antal måneder) 5.c) Øvrige vilkår omkring opsigelsesvarsel 6. Øvrige vilkår Ad 1) Fuld løn under ferie: Ad 2) Samlet %-sats af ferieberettiget løn: Samlet %-sats af løn: heraf medarbejderandel: heraf arbejdsgiverandel: Ad 1): Ad 2): Ad 1): Ad 2): Godkendt af Byrådet 7.september 2016 20
Niels Juels Gade 13 Postboks 9018 1022 København K Telefon 7244 3333 vd@vd.dk vejdirektoratet.dk vejregler@vd.dk vejregler.dk