Indholdsfortegnelse Introduktion til eblisten... 2 Opret brugerkonto... 2 Abonnementtyper... 2 Kom godt i gang med eblisten... 3 Start eblisten... 3 Send dokumenter med eblisten... 4 Udgående dokumenter... 4 Send dokument, ad hoc... 4 Se status... 4 Send dokument, automatisk... 5 Gensend dokumenter... 5 Øvrige funktioner... 6 Supporterede dokumenttyper... 6 Integrer dit økonomisystem med eblisten... 7 Microsoft Dynamics C5 version 3.0 og 4.0... 7 Microsoft Dynamics NAV... 7 Abonnementopdatering... 8 Opgrader abonnement (via ebconnect gateway)... 8 Opdater virksomhedsinformation (via ebconnect gateway)... 8 Opdater brugernavn (via ebconnect gateway)... 8 Opdater kodeord (password) (via ebconnect gateway)... 8 Tilkøb ekstra point (via ebconnect gateway)... 8 Tilkøb forlænget dokumentopbevaring (via ebconnect gateway)... 9 ebconnect ApS, juli 2011 Side 1 af 9
Introduktion til eblisten eblisten er en klientapplikation, der anvendes i samspil med ebconnect gateway 1 til eventuel konvertering og forsendelse af elektroniske dokumenter i OIOXML og OIOUBL 2 formatet til samarbejdspartnere. Løsningen bygger på NemHandelsteknologien 3, som er et sæt af standarder til sikker udveksling af elektroniske forretningsdokumenter, fx fakturaer. Sikkerheden ved løsningen kommer specielt til udtryk ved, at afsender og modtager er identificeret ved unikke endepunkter, så afsender får en kvittering, når forretningsdokumentet fx fakturaen - er nået frem til modtagerens system. Afsenders IT system [endepunktid] eblisten gateway Modtagers IT system [endepunktid] Med eblisten Er det hurtigt evt. at konvertere og sende i OIOXML eller OIOUBL format Er det muligt at oploade og sende flere dokumenter på én gang Er der sikkerhed for levering til rette modtager Spares administrativ tid og porto Forbedres cash-flowet Gør IT systemerne arbejdet uden indblanding Dokumenteres kvaliteten i arbejdet let Opret brugerkonto For at anvende eblisten skal du have en brugerkonto tilknyttet abonnement til ebconnect gateway. Dette gøres under installation af eblisten eller fra ebconnect.dk med følgende aktioner: 1. Klik Registrer dig (åbner ny side) 2. Indtast nummeret fra billedet og klik OK 3. Angiv CVR/EAN nr. og virksomhedsnavn samt navn og e-mail adresse på kontaktperson og klik Registrer (en e-mail med kodeord til aktivering af konto sendes til den angivne e-mail adresse) 4. Find e-mail og klik på link for aktivering (åbner ny side i browser) 5. Angiv tilsendte kodeord og klik Valider (åbner ny side) 6. Vælg abonnementtype og angiv adresseinformation 7. Klik Registrer når du har læst og accepteret abonnementvilkår for ebconnect gateway Abonnementtyper Abonnementer til ebconnect gateway findes i flere udgaver for at dække forskellige behov for at sende elektroniske dokumenter. Se dem på www.ebconnect.dk 1 Læs mere om ebconnect gateway på www.ebconnect.dk 2 Læs mere om OIOUBL på www.oioubl.info 3 Læs mere om NemHandel på www.nemhandel.dk ebconnect ApS, juli 2011 Side 2 af 9
Kom godt i gang med eblisten Når eblisten applikationen er installeret, og brugerkonto er oprettet, er du klar til at sende elektroniske forretningsdokumenter i OIOXML og evt. konvertere til OIOUBL format, som blandt andet kræves af offentlige instanser. Konverterbare dokumenter genereres fx fra Microsoft Dynamics C5 o version 3.0 o version 4.0 o version 2010 Microsoft Dynamics NAV o version 3.60 o version 3.70 o version 4.0 De supporterede dokumenttyper omfatter Faktura (invoice) Kreditnota (creditnote) Rykker (reminder) Forretningskvittering (application response) Start eblisten 1. eblisten startes fra startmenuen alternativt den valgte programfolder angivet under installation. 2. Applikationens splash scren vises, hvorefter du har adgang til at sende dokumenter fra din konto ebconnect ApS, juli 2011 Side 3 af 9
Send dokumenter med eblisten Forsendelse af dokument(er) kan ske ad hoc ved at starte applikationen, når der er dokumenter at sende automatisk ved overvågning og aktivering, når der er dokumenter at sende Udgående dokumenter Fanen Udgående dokumenter omfatter din udbakke. I tabellen kan du for det enkelte dokument: Se type Se filnavn Se ID Se udstedelsesdato Se afsender Se modtager Se afsendelsesdato Se status Se beløb Send dokument, ad hoc For at sende dokument(er) skal de(t) uploades til udbakken. 1. Klik på Tilføj (åbner stifinder) 2. Markér dokument(er) og klik Åbn eblisten returnerer automatisk til Udbakke, og dokumentforsendelse aktiveres for de(t) valgte dokument(er). Forsendelsesstatus vises i form af Ikon foran type Tekst i status-kolonne Se status Uddybende information om eblisten processer er tilgængelig fra fanen Status log. ebconnect ApS, juli 2011 Side 4 af 9
I loggen kan du for hver aktivitet se: Type Dato og tid Meddelelse Dokumentstatus angives med hhv. Success eller Error, der angives nærmere i detaljer fra Status log. 1. Klik på fanen Statuslog og find den pågældende transaktion (sorteret på dato, tid) 2. Markér transaktionen og se uddybende information nederst Send dokument, automatisk Med kompatible økonomisystemer 4 som fx Microsoft Dynamics C5 og Microsoft Dynamics NAV kan eblisten anvendes til automatisk dokumentforsendelse. 1. Fra C5/NAV skrives fx faktura i OIOXML eller OIOUBL format til eblisten/ Udgående -folder 5 Når eblisten programmet er åbent, vil den indbyggede folderovervågning sørge for regelmæssig forsendelse af filer i Udgående -folder. Gensend dokumenter Funktionaliteten Gensend anvendes på dokumenter, hvor forsendelse trods korrekt validering af dokument fejlede. Dette kan ske på grund af Fejlagtigt endepunkt ID for modtager Manglende point på ebconnect gateway abonnement Time out på transmission 4 Kompatible økonomisystemer kan generere filer i OIOXML eller OIOUBL format 5 For nærmere opsætning se Integrer dit økonomisystem med eblisten ebconnect ApS, juli 2011 Side 5 af 9
Slet dokument eblistens filhåndtering giver mulighed for at slette transaktioner fra oversigten. Bemærk at en slettet transaktion ligeledes sletter dokumentet i eblisten-folder, fx Sendt. 1. Klik på fanen Udgående og markér en transaktion i oversigten 2. Klik Slet og slet transaktion (dokument overføres til eblisten-folder Slettede) Vedhæft bilag Fra fanen Udgående er det muligt at vedhæfte bilag. Bemærk: Funktionaliteten er kun mulig i den udvidede eblisten version. 1. Klik Tilføj og vælg dokument i stifinderen 2. Når eblisten returnerer til fanen Udgående, afventer dokumentet videre behandling 3. Markér transaktion i oversigten, klik Bilag og vælg dokument i stifinderen Mulige filformater: 4. Når eblisten returnerer til fanen Udgående, sendes dokument med bilag ved klik på Send Vis dokument eblisten giver mulighed for et html-preview af en fil i oversigten. 3. Klik på fanen Udgående og markér en transaktion i oversigten 4. Klik Vis og et preview af den pågældende fil vises i browser Opdater Opdaterer oversigten af eblisten transaktioner, så oversigten giver et nyt øjebliksbillede af transaktioner med status (ikon og tekst), dato m.v. Pause Sætter applikation og alle automatiske funktioner på hold, indtil der klikkes Start. Afslut/Luk Afslutter eblisten programmet, som skal startes på ny for at sende/modtage elektroniske dokumenter i eblistenfoldere. Ønskes det at programmet kører i baggrunden, kan der klikkes på krydset i vinduets øverste højre hjørne. i - om eblisten Åbner vindue med information om den pågældende eblisten version.? - hjælp Åbner eblisten brugermanual. ebconnect ApS, juli 2011 Side 6 af 9
Integrer dit økonomisystem med eblisten eblisten integrerer med bl.a. Microsoft Dynamics C5 (version 3.0, 4.0, 2010 og senere) Microsoft Dynamics NAV (version 3.60 og senere) e-conomic Microsoft Dynamics C5 Fra C5 kan genereres OIOXML faktura, som tilknyttes EAN nr. og via eblisten sendes til modtagers elektroniske postkasse. Integration med eblisten vedrører konvertering fra OIOXML til OIOUBL, der enkelt og sikkert håndterer forsendelser til såvel EAN nr. og CVR nr. som e-mail. For opsætning i C5 henvises til: ANKERSTJERNE DATA /ANKERSTJERNE BØGER www.c5bog-ankerstjerne.dk Microsoft Dynamics NAV Fra Navision kan genereres OIOXML faktura, som tilknyttes EAN nr. og via eblisten sendes til modtagers elektroniske postkasse. Integration med eblisten vedrører konvertering fra OIOXML til OIOUBL, der enkelt og sikkert håndterer forsendelser til såvel EAN nr. og CVR nr. som e-mail. For opsætning i Navision henvises til: NxM-Solutions www.nxm-solutions.dk e-conomic Fra e-conomic kan genereres OIOXML faktura, som tilknyttes modtagers EAN nr. og sendes til modtagers elektroniske postkasse. Integration med eblisten vedrører leverandørfakturaer, der enkelt og sikkert kan overføres direkte til kassekladden, klar til bogføring. For opsætning på ebconnect gateway henvises til: ebconnect www.gateway.ebconnect.dk/brugermanual ebconnect ApS, juli 2011 Side 7 af 9
Abonnementopdatering eblisten anvendes i sammenhæng med et ebconnect abonnement, som kan tilpasses evt. ændringer i behov, firmanavn, m.v. Opgrader abonnement (via ebconnect gateway) Fanebladet Konto viser: Abonnementtype Indeværende abonnementperiode Antal dokumenttransaktioner i perioden Pointsaldo Tilkøbte point (uden udløb) Opgradering af abonnement kan ske til hver en tid og beregnes med pris og antal point i henhold til resterende tid af indeværende periode. 1. Klik link for Kontooversigt (åbner ebconnect gateway i browser vindue) 2. Vælg ønsket abonnement 3. Klik Opgrader Opdater virksomhedsinformation (via ebconnect gateway) Menupunktet Konto omfatter virksomhedsinformation, som kan opdateres til hver en tid. 1. Angiv nyt virksomhedsnavn eller adresse 2. Klik Opdater virksomhedsinformation CVR nr. er oprettet som en unik identifikator for ebconnect gateway kontoen og kan ikke ændres. Opdater brugernavn (via ebconnect gateway) Menupunktet Konto omfatter information om brugernavn, som kan opdateres til hver en tid. 1. Angiv nyt brugernavn 2. Klik Opdater brugernavn Nyt brugernavn sendes til den angivne e-mail adresse for kontaktperson. Opdater kodeord (password) (via ebconnect gateway) Menupunktet Konto omfatter information om kodeord, som kan opdateres til hver en tid. 1. Klik Opdater kodeord 2. Angiv nuværende og nyt kodeord og klik Opdater Klik Fortryd for at vende tilbage til ebconnect gateway uden at opdatere kodeord. Nyt kodeord sendes til den angivne e-mail adresse for kontaktperson. Tilkøb ekstra point (via ebconnect gateway) Menupunktet Køb ekstra omfatter mulighed for tilkøb af point, så der kan sendes flere dokumenter end kontoens abonnement tillader. ebconnect ApS, juli 2011 Side 8 af 9
1. Sæt X for at købe ekstra point 2. Klik Godkend Tilkøbte point udløber ikke med månedsskiftet som er tilfældet for point omfattet af abonnement. Tilkøb forlænget dokumentopbevaring (via ebconnect gateway) Menupunktet Køb ekstra omfatter mulighed for tilkøb af yderligere tid, så dokumenter opbevares længere end kontoens abonnement tillader. 1. Vælg ønsket opbevaringsperiode 2. Sæt X for at forlænge periode 3. Klik Godkend Tilkøbte point udløber ikke med månedsskiftet som er tilfældet for point omfattet af abonnement. ebconnect ApS, juli 2011 Side 9 af 9