Oplæg til strategi for ledelsesinformation i Viborg Kommune Godkendt på direktionsmødet den 26. november 2012 1
Indledning Ledelsesinformation (LIS) er en af direktionens indsatsområder. De kommende års udfordringer for såvel kommunernes økonomi som krav til styring af produktionsdata skal understøttes på alle niveauer af effektive ledelsesudtræk som en del af det daglige arbejde. Det kan enten gøres lokalt eller centralt. Det sker med henblik på, at organisationen opnår den mest rationelle og effektive udnyttelse af de til enhver tid allokerede resurser. Med ledelsesinformation prioriteres helhedstankegangen, hvilket blandt andet vil give udslag i IT-løsninger, der i størst mulig omfang kan bruges som koncernløsninger på tværs af organisationen. Formålet med denne strategi er blandt andet at skabe mere fokus omkring de rationaler Viborg Kommune som organisation kan høste ved, i endnu større omfang, at anvende de ledelsesværktøjer vi råder over i dag eller de ledelsesværktøjer, der er på vej. Derudover fastlægger denne strategi målene og retningen for, hvad direktionen ønsker med ledelsesinformation i Viborg Kommune, herunder strategiske valg i forhold til IT-værktøjer, organisering samt økonomi. Hvad er ledelsesinformation? Der er behov for ledelsesinformation i alle dele af organisationen fra Byråd og Direktion til de enkelte institutioner og medarbejdere. KONCERN BYRÅD DIREKTION CHEFGRUPPER AFDELINGS- OG INSTITUIONSLEDERE SEKTOR ORGANISATION MEDARBEJDERE På det overordnede niveau hjælper ledelsesinformationen med at give et overblik, og skabe grundlag for opfølgning på de politiske og strategiske mål. Ledelsesinformationen er også med til at danne et beslutningsgrundlag for strategiske valg og igangsætning af nye tiltag på såvel koncern- som sektorniveau. Endelig er ledelsesinformation med til at give den enkelte leder og medarbejder overblik, der giver mulighed for en løbende styring og opfølgning på den daglige drift. På koncernniveau er der behov for tværgående generel ledelsesinformation, som er anvendelig for alle forvaltninger og stabe. Det er eksempelvis fraværsstatistik, nøgletal for rekruttering og medarbejderfastholdelse, samt nøgletal for budgetoverholdelse. Ledelsesinformationen bliver mere målrettet fagområder og fagspecifik målstyring, jo længere ned i hierarkiet man bevæger sig (sektorbaseret ledelsesinformation). Der vil derfor være en del af den samlede ledelsesinformation, som vil blive udarbejdet centralt med fokus på koncernniveauet (men også anvendeligt på sektorniveau), mens andre dele af ledelsesinformationen vil blive udarbejdet mere decentralt med fokus på de mere specifikke styringsbehov, som er decentralt. 2
Ledelsesinformation Ledelsesinformation Ledelsesinformation Ledelsesinformation Ledelsesinformation produceres i alle dele/faser af den kommunale produktion af serviceydelser m.v. fra input (i form af fx brug af resurser), til selve processen (hvordan gør vi det), til output (hjemmehjælp, sygedagpengesager, miljøtilsynssager etc.) til effekten (tilfredshed, optimering af drift etc.). INPUT PROCES OUTPUT EFFEKT Hidtil har fokus for ledelsesinformation primært ligget på input-siden, men i forhold til eksempelvis opfølgning på de strategiske mål og politikker, så er et øgt fokus på output og i høj grad effekten nødvendig. Definition Ledelsesinformation kan således være mange ting, men i denne sammenhæng arbejdes der med følgende definition: Ledelsesinformation defineres som rapporter eller oversigter om forhold, der vedrører ledelses- og styringsopgaverne i kommunens forvaltninger, stabe, institutioner mv. Ledelsesinformationen omfatter blandt andet økonomiske oplysninger, personaleoplysninger, oplysninger om sagsbehandlingen (antal sager, status på sager, overholdelse af tidsfrister osv.) og oplysninger om kvaliteten af den ydede service. Ledelsesinformation kan dels være periodiske standardiserede rapporter og dels ad hoc-rapporter. Ledelsesinformationen spænder fra overordnede rapporter, målrettet til det politiske niveau og direktionen, til rapporter målrettet til den enkelte institutions- og afdelingsleders styring af sin institution/ afdeling (f.eks. de månedlige økonomirapporter). 3
Overordnet status og organisering I den nye kommunes levetid har der ikke været formuleret en strategi for ledelsesinformation. Der er ikke en fælles opfattelse af, hvordan ledelsesinformation defineres og hvilke produktløsninger og systemer, der skal satses på i Viborg Kommune. I dag er der ikke en sammenhængende platform, der kan tilvejebringe tværgående styringsinformation på koncernniveau. En af konsekvenserne er, at allerede tilgængelige data ikke bruges optimalt og i værste fald bruges der resurser for at indhente data, som allerede haves. I det følgende er der beskrevet fem områder/temaer, som vurderes som de mest centrale for den videre udvikling af ledelsesinformation i Viborg Kommune. En udvikling, der forbedrer både den organisatoriske og tekniske performance, således at der skabes overblik over de væsentligste parametre inden for resursestyring, effektivitet og kvalitet. For hvert område beskrives status og udfordringer, målsætninger samt indsatsområder. Dette gælder for følgende temaer: Organisering FLIS Strategiske valg i forhold til IT-platforme/infrastruktur (koncern kontra sektor) Den nye dialogbaserede styringsmodel og opfølgning på dialogbaserede aftaler, effektmål samt målsætninger i politikker m.v. Økonomi / finansiering TEMA A ORGANISERING AF LEDELSESINFORMATION Direktionen godkendte kommissorium og nedsatte en styregruppe for ledelsesinformation primo 2010. Formålet var opprioritering af tværgående samarbejde og opbygning af netværk. Omdrejningspunktet for styregruppen var KMD Opus LIS, der var tænkt som det bærende ledelsesinformationssystem. På nuværende tidspunkt bruges KMD Opus LIS kun på beskæftigelsesområdet. Styregruppen har ikke været aktiv siden sommeren 2011. Organiseringen er ugennemsigtig. Omfanget af ressourceforbrug på ledelsesinformation kendes ikke. Der mangler en fælles opfattelse af og ejerskab til ledelsesinformation og brugen af denne. Det er derfor en udfordring at synliggøre ressourcepersoner i organisationen og deres kompetencer. Målsætninger Organiseringen af ledelsesinformation i Viborg Kommune skal være entydig med stor synlighed, samt en klar forankring og ansvarsplacering. Organisering skal sikre læring på tværs af organisationen Organiseringen skal være præget af helhedstænkning og samtidig høj grad af fleksibilitet decentralt Organiseringen tager udgangspunkt i FLIS, og fastlægges og formaliseres med udgangspunkt i koncernstyringsmodellen Der etableres en LIS-styregruppe på baggrund af et kommissorium, og som blandt andet udpeger en LIS-konsulent som er tovholder og koordinator for implementeringen og organiseringen af tværgående ledelsesinformationssystemer. Herudover udpeges mindst en LIS-superbruger pr. forvaltning. Primært arbejdsområde er sektorbaseret ledelsesinformation (herunder FLIS fagområder). Der oprettes et forum / en portal på intranettet, hvor informationer om organisering og indhold m.v. kan formidles og deles 4
TEMA B FLIS (FÆLLESKOMMUNALT LEDELSESINFORMATION) I december 2010 besluttede Byrådet, at Viborg Kommune deltager i FLIS projektet. Der deltager på nuværende tidspunkt 77 kommuner. FLIS implementeres i kommunerne fra og med efteråret 2012. Formålet med FLIS er at give kommunerne værktøjer til at løse opgaver med ledelsesinformation og dokumentation. Værktøjerne er: - Et system med præsentation af nøgletal for alle kommuner samt egne, underliggende data (statistikker, grafer, tabeller, dashboards mv.) - Adgang til egne data bearbejdet efter fælleskommunale definitioner samt mere "rå" data, som de leveres til FLIS fra kommunernes fagsystemer. Udfordringerne bliver at sikre optimalt brug af investeringen i FLIS-systemet, herunder prioritering af FLIS både på stabsniveau og på fagforvaltningsniveau. Målsætninger FLIS bliver hoved-datavarehus i Viborg Kommune FLIS skal være den overordnede indgang til tværkommunal benchmarking og benchlearning både på koncern- og sektorniveau Viborg Kommune skal have størst mulig udbytte af FLIS datawarehouse og præsentationsværktøj. Viborg Kommune skal udfordres på brugen af FLIS (inden andre systemer tilkøbes). Viborg Kommune vil gå aktivt ind i at forbedre og videreudvikle FLIS på alle niveauer ne er fordelt mellem Økonomistaben (økonomidata) og fagområderne (produktionsdata). ved implementeringen: Tjekke kvaliteten af data fra økonomi-/fagsystemer Organisering af arbejdet med FLIS (se også Tema A) Oprettelse af brugerhierarki Opbygning af administratorfunktion i drift: Aktiv i udviklingen af ensartede konterings og registreringspraksis i kommunerne Have fokus på hvad FLIS erstatter FLIS tænkes ind i ny styringsmodel FLIS bruges aktivt i analyser og benchmarking (oparbejde en ny kultur) TEMA C DATAWAREHOUSE OG IT-INFRASTRUKTUR Der er i dag mulighed for at uddrage ledelsesinformation af forskellige fagsystemer både på koncern- og sektorniveau. På koncernniveau er det primært oplysninger om borgere, personale (herunder lønudgifter) og økonomi. På sektorniveau er det primært oplysninger om antal sager, aktiviteter, enheder osv. Der findes imidlertid ikke en samlet og let tilgængelig adgang til disse data. Nogle data er i princippet tilgængelige for mange brugere (f.eks. data om personale og økonomi), men det er vanskeligt for brugerne at arbejde med dem, da det kræver et særligt kendskab til fagsystemer og datastruktur. Andre data ligger i fagsystemer, som kun et begrænset antal brugere har adgang til. Udfordringen er i første omgang at etablere en samlet, sammenhængende og let tilgængelig adgang til disse data. Dette kan sikres ved etablering af et datawarehouse samt anskaffelse af et brugervenligt præsentationsværktøj. 5
På længere sigt er udfordringen at udbygge ledelsesinformationområdet med de systemer og data, som gør det muligt for sektorerne at optimere deres styring af fagområderne. Og vel at mærke at udbygningen foretages således, at der sikres sammenhæng på tværs, dvs. at der anvendes ens datadefinitioner osv. på tværs af hele Viborg Kommune, samt at vi i forbindelse med nye behov i videst muligt omfang anvender de systemer og data vi allerede har. Værdien af ledelsesinformation fremkommer først og fremmest, når data fra forskellige fagsystemer kan bearbejdes og præsenteres samlet. Datawarehouse Etablering af et datawarehouse kan som nævnt sikre en samlet, sammenhængende og let tilgængelig adgang til relevante data. Der er ikke behov for at samle alle data i én fysisk database. Data kan godt ligge på forskellige servere og hos forskellige leverandører, hvis der sikres en vis ensartethed på tværs og alle relevante data. I marts 2013 får Viborg Kommune f.eks. via FLIS-projektet adgang til en lang række data om borgere, personale og økonomi. Disse data kan indgå i et virtuelt datawarehouse. Dette samme gælder data på beskæftigelsesområdet, der i dag ligger på KMDs datawarehouse Viborg Kommune kan opbygge et virtuelt datawarehouse bestående af allerede eksisterende, relevante ledelsesinformationsdata suppleret med en ny database med yderligere relevante ledelsesinformationsdata. Relevante data Det virtuelle datawarehouse etableres i første version med henblik på ledelsesinformation på koncernniveauet: a) Opfølgning på målformuleringer, aktivitetsforudsætninger og enhedspriser i dokumenterne Mål & Midler, der indgår i den nye styringsmodel. (Mål & Middel-dokumentet sammenkobler økonomi og indhold effektmål, resultatmål osv. Dokumentet beskriver desuden budgetforudsætningerne som antal x enhedspriser.) b) Personaledata: Personalesammensætning og -udvikling, fravær, lønudgifter osv. c) Økonomi: Budget, forbrug, forventet årsforbrug mv. d) Borgere: Sammensætning og udvikling. Relevante data under punkt a) bør defineres på grundlag af målformuleringerne i Mål & Midler. Der vil i væsentlig omfang være behov for at fremskaffe data fra forskellige fagsystemer, og der vil formentlig være behov for at etablere en egentlig database med ledelsesinformationsdata. Det forventes derimod, at FLIS-projektet vil stille hovedparten af data under punkt b), c) og d) til rådighed. Eventuelle manglende data kan fremskaffes og placeres i den nævnte database. Det virtuelle datawarehouse kan desuden udbygges med ledelsesinformation vedrørende fagområder i takt med, at fagområder har behov for at udbygge deres data til styring og overblik på fagområdet. Et eksempel på dette er anvendelsen af Calibra på Familieområdet. Calibra gør det muligt for forvaltningen at styre aktiviteter og udgifter på cpr-nummer-niveau, og dermed sammenkæde aktivitet og økonomi. Men Calibra kan også levere relevante data til ledelsesinformation på et mere generelt niveau. Præsentationsværktøj Præsentationsværktøjet er et IT-system, der kan udtrække, sammensætte og præsentere ledelsesinformationsdata på en overskuelig og meningsfuld måde. Viborg Kommune har i FLIS-projektet købt et præsentationsværktøj, som forventes at være egnet til at præsentere generelle rapporter til brugerne. Værktøjet præsenteres i forbindelse med implementeringen af FLIS til marts 2013. Det virtuelle datawarehouse bør desuden sikre, at data kan bearbejdes og præsenteres via Microsoft Office s programmer, herunder Excel. Det forventes således, at Viborg Kommune råder over tilstrækkelige præsentationsværktøjer. 6
Målsætninger Anskaffelse eller ændring af IT-systemer, der vedrører ledelsesinformation skal samtænkes på tværs og godkendes i LIS-styregruppen, og der skal sikres et samlet og løbende overblik over kontrakter og aftaler i forbindelse med IT-systemerne. Der skal udarbejdes en business case for hvert IT-projekt Der skal etableres et virtuelt datawarehouse i løbet af 2013. IT & Digitalisering skal inddrages i hvert IT-projekt vedrørende ledelsesinformation. Der skal udvikles arbejdsgange, der sikrer videndeling og inddragelse af de nødvendige ressourcer og personer fra starten af de forskellige projekter. Der udarbejdes en overordnet skabelon for business cases i forbindelse med ovennævnte ITprojekter m.v. Der nedsættes en projektgruppe, der skal udarbejde oplæg til en mulig datawarehouse-løsning TEMA D - FINANSIERING Der mangler på nuværende tidspunkt et egentlig overblik over investeringer i ledelsesinformationssystemer og de årlige driftsudgifter. I dag finansieres tværgående ledelsesinformation af centrale konti (konto 6), mens den sektorbaserede ledelsesinformation finansieres af de enkelte fagområder. Det er nødvendigt fremadrettet, at der sker en koordinering af investeringerne, herunder at der tages stilling til, hvad der finansieres centralt og hvad der finansieres decentralt. Målsætninger Der udarbejdes business cases for alle større IT-investeringer vedr. ledelsesinformation som præsenteres og afklares i LIS-styregruppen Finansieringen skal afklares i forhold til hver IT-investeringen, og det skal være entydigt hvad der finansieres centralt og hvad der finansieres decentralt. Princippet er, at sektorløsningen finansieres decentralt og koncernløsninger finansieres centralt. Der udarbejdes en ny skabelon for business cases for IT-projekter vedr. ledelsesinformation. LIS-styregruppen sikres et overblik over den samlede økonomi for ledelsesinformation i Viborg Kommune. TEMA E UNDERSTØTTELSE AF DIALOGBASERET STYRINGSMODEL Den overordnede styringsmodel indeholder en række målsætninger, dels i politikkerne, dels i Mål & Midler, og dels i de dialogbaseret aftaler, der udarbejdes årligt. Der sker en årlig opfølgning på effektmålene, mens der sker en løbende opfølgning på målene i politikkerne gennem Mål & Midler. Ledelsesinformationen er i sagens natur helt essentielt i forhold til opfølgning på disse målsætninger, og der skal skabes den størst mulige automatisme, så opfølgningen kan ske løbende og informationen er let tilgængelig. Målsætninger LIS skal kunne evaluere og vurdere målsætningerne i kvalitetskontrakterne LIS skal kunne sikre dokumentation og kunne bruges til at følge op på øvrige målsætninger for kommunens serviceniveau 7
LIS skal samle og præsentere data, som giver et samlet analysegrundlag De nødvendige valide grunddata skal sikres (i et eller flere datavarehuse). Fagsystemer skal tilpasses, så relevant data kan trækkes ud Der opstilles mål for produktionen og præsentationen af ledelsesinformation Der skal etableres arbejdsgange, der sikrer en løbende rapportering af ledelsesinformation, og der giver mulighed for opfølgning af målsætningerne i kvalitetskontrakterne og øvrige målsætninger. 8