Samlet oversigt over tidlig indsats i forbindelse med elevfravær

Samlet oversigt over tidlig indsats i forbindelse med elevfravær TIRO/21.06.2017 Side 1 af 11

Indhold Tidlig indsats til sikring af elevtilstedeværelse... 3 Kontaktlærerfunktionen... 4 Principper for kontaktlærerfunktionen... 4 Udmøntning af principperne med kontaktlærerfunktionen... 4 Kontaktlærersamtaler:... 5 Formålsbeskrivelse for holdkoordineringsmøder (HKM)... 6 Fravær og frafald... 6 Klassekultur, trivsel og udvikling... 6 Tidlig indsats... 6 Holdmøder... 7 Faglig koordinering... 7 Elevbuddys... 7 Dagsorden til holdkoordineringsmøde for et hold... 8 Procedure for håndtering af elevfravær... 9 Administrativ procedure for håndtering af elevfravær:... 9 Formål... 9 Mål... 9 Godkendt og ikke godkendt fravær... 10 Fraværssamtaler og opfølgning på fraværende elever... 11 Reaktionstidspunkter for fravær... 11 TIRO/21.06.2017 Side 2 af 11

Tidlig indsats til sikring af elevtilstedeværelse Grundforløb 1: 2 klyngesamtaler kombineret med individuelle samtaler 2 klassemøder 2 holdkoordineringsmøder Grundforløb 2: PA: SSH: SSA: 1 klyngesamtale kombineret med individuelle samtaler 2 klassemøder 2 holdkoordineringsmøder 4 klyngesamtaler kombineret med individuelle samtaler (én klyngesamtale i hver skoleperiode) 2 klassemøder (fordelt på hhv. skoleperiode 2 og 3) 4 holdkoordineringsmøder 1 klyngesamtale kombineret med individuelle samtaler (Klyngesamtale er placeret i skoleperiode 2) 2 klassemøder (fordelt på hhv. skoleperiode 2 og 3) 3 holdkoordineringsmøder 4 klyngesamtaler kombineret med individuelle samtaler (Klyngesamtaler er placeret i hhv. skoleperiode 1A, 1B, 2 og 3) 2 klassemøder (fordelt på hhv. skoleperiode 2 og 3) 4 holdkoordineringsmøder I de første 14 dage efter uddannelsesstart, skal de undervisere der har holdet, dagligt henvende sig til uddannelsesvejleder tidligt på dagen, hvis der registreres elever med ikke godkendt fravær Uddannelsesvejleder sender på dagen, hvor eleven er udeblevet, med ikke godkendt fravær, en SMS besked til eleven. Beskeden kan have følgende ordlyd: Kære XX, Vi har lagt mærke til, at du ikke er i skole i dag, og du mangler selvfølgelig i klassen. Vi håber på, at vi snart ser dig igen. De første 14 dage efter uddannelsesstart tager kontaktlærer en dialog med de elever, der har haft ikke godkendt fravær. TIRO/21.06.2017 Side 3 af 11

Kontaktlærerfunktionen Principper for kontaktlærerfunktionen 1. At understøtte den enkelte elev i at gennemføre sin uddannelse. 2. At være en troværdig og kompetent samarbejdspartner sammen med eleven og uddannelsens øvrige parter 3. At sikre at eleven tilbydes en tæt, positiv og nærværende opfølgning på deltagelse i undervisningen og indgåede aftaler 4. At medvirke til at bibringe eleven en social platform i de grupper eleven deltager i gennem sit uddannelsesforløb 5. At holde sig for øje, at fællesskabet ikke må lide overlast for en enkelt elevs individuelle behov Udmøntning af principperne med kontaktlærerfunktionen Afholde kontaktlærersamtaler individuelt eller i klynge. Samtalerne har fokus på elevens uddannelsesforløb I samarbejde med holdets øvrige kontaktlærere være tovholder og have den koordinerende funktion ift. uddannelsesforløbene, herunder være ansvarlig for holdkoordineringsmøderne Inddrage vejleder og eller uddannelsesleder efter behov Ved konflikter mellem elever og underviser, henvise eleven til at tale med den pågældende underviser, alternativt ved alvorlige sager henvise til uddannelseslederen Være i tæt samarbejde med vejleder, læsevejleder og studiestøtte, der er tilknyttet eleven Koordinering af valgfag og information til uddannelsesadministrationen Afholde klassens tid med holdene ca. hver 3. måned (i fleksibel læringszone). Sikre i samarbejde med holdets undervisere at alle elever ved gruppedannelser er med i en gruppe. Være opmærksom på det sociale miljø og gribe ind ved mobning eller elever der er ekskluderet fra fællesskabet. Overtrædelse af regler for læring og samvær. Aktivt konfliktløsende ved grundlæggende konflikter mellem eleverne TIRO/21.06.2017 Side 4 af 11

Kontaktlærersamtaler: Alle eleverne har en kontaktlærer tilknyttet. Fordelingen af kontaktlærerfunktionen på holdene er blandt de undervisere, der har undervisning på holdet og foretages af administrationen ved holdstart. Hver elev /kontaktlærer, har en samtale i relevante teoriforløb, hvor samtalen drejer sig om elevernes læring og at få afdækket, hvordan eleverne får den bedste læring og udbytte, og hvad der kan være en hindring for læring. Samtalen afholdes som klyngesamtale. Både eleven og kontaktlæreren kan indkalde til personlig samtale, hvis der er et individuelt behov. Det er lærerens ansvar at holde øje med elevens trivsel og fravær og tage en snak med eleven evt. sammen med vejleder. Kontaktlæreren skriver en kort tekst på elevplan, hvori det fremgår dels at samtalen har været afholdt og hvilke aftaler der er lavet. Det samtalen kan dreje sig om er: Hvordan befinder du dig i klassen? Hvordan befinder du dig i de gruppeforløb, der har været? Hvordan ser du egen læring? Er der noget i undervisningen/fagene der hindrer dig i det optimale udbytte? Eks fravær - læse/ skrive udfordringer dårlige skoleforløb tidligere andet? Praktikforberedende samtale: Hvordan forbereder du dig på kommende praktikforløb? Hvad er det for et sted? Hvilke børn /unge /voksne skal du arbejde med? Hvordan kan du tænke den aktuelle teori ind i dit kommende praktikforløb? Er der noget der skal samles op på ift. teori? Det er kontaktlæreren, der skal sørge for at støtte elevens dokumentation af kommende faglige og personlige mål for praktikken. Læringsmål ift. praktikken indskrives i elevplan. TIRO/21.06.2017 Side 5 af 11

Formålsbeskrivelse for holdkoordineringsmøder (HKM) (Holdkoordineringmødets forventede varighed pr. hold er 15-20 min). Vejledere kan inviteres til deltagelse på holdkoordingsmøder. -At undervisere og vejledere i samarbejde forebygger elevers fravær og frafald -At få skabt den bedst mulige klassekultur, trivsel og udvikling Fravær og frafald Her ses både på det samlede fravær og fravær i forhold til de enkelte fag. Fagansvarlige undervisere tilkendegiver bekymringer i forhold til elever der måtte have faglige udfordringer eller har problemer med fremmøde i faget. Handlinger: der aftales hvem der følger op i forhold til elever der er bekymringer i forhold til og der noteres i elevplan. Vigtig med daglig fraværsregistrering. Klassekultur, trivsel og udvikling Holdets undervisere må sammen skabe et nuanceret billede af klassekulturen og læringsmiljøet. Hvordan fungerer samarbejdet mellem holdet og de enkelte undervisere? Hvordan fungerer det faglige samarbejde blandt eleverne? Hvordan har eleverne det socialt? Handlinger: Her aftales hvilke indsatser og tiltag der skal foretages og hvem der gør hvad Tidlig indsats I de første 14 dage efter uddannelsesstart, skal de undervisere der har holdet, dagligt henvende sig til uddannelsesvejleder tidligt på dagen, hvis der registreres elever med ikke godkendt fravær Uddannelsesvejleder sender på dagen, hvor eleven er udeblevet, med ikke godkendt fravær, en SMS besked til eleven. Beskeden kan have følgende ordlyd: Kære XX, Vi har lagt mærke til, at du ikke er i skole i dag, og du mangler selvfølgelig i klassen. Vi håber på, at vi snart ser dig igen. De første 14 dage efter uddannelsesstart tager kontaktlærer en dialog med de elever, der har haft ikke godkendt fravær. TIRO/21.06.2017 Side 6 af 11

Holdmøder Kontaktlærerne har ansvar for at planlægge og indkalde holdets øvrige undervisere til minimum følgende antal møder fordelt over hele uddannelsen: GF1 GF2: 2 holdkoordineringsmøder SSH: 3 holdkoordineringsmøder SSA: 4 holdkoordineringsmøder PA: 4 holdkoordineringsmøder Faglig koordinering Fælles forberedelse, tværfaglig undervisning, litteratur, valgfag mv. Elevbuddys Der kan igangsættes en elevbuddy-ordning ved holdets start Underviserne sætter eleverne sammen i makkerpar to-og-to. Fx deler underviser klassen i to, den ene halvdel trækker en seddel, hvorpå navnet på ens makker står. I makkerpar har eleverne ansvar for: At melde til sin makker, hvis man er fraværende og hvorfor Videregive meddelelser og vigtige informationer til den anden, hvis han/hun ikke har været i skole Fortælle kort, hvad dagens tema har været Generelt holde lidt øje med sin makker. Har han/hun det godt? Er han/hun en del af fællesskabet i klassen? At kontakte makker, hvis denne ikke er tilstede, og man ikke har hørt fra ham/hende At samle uddelt undervisningsmateriale ind til makker, hvis denne er fraværende Det er underviserne der i sidste ende har ansvaret ift. eleverne. Som makker skal man altså ikke føle ansvar for, at støtte en anden elev, hvis denne har særlige udfordringer Makkerparrene fungerer indtil første praktik. I kommende skoleperioder skiftes der makkere. TIRO/21.06.2017 Side 7 af 11

Dagsorden til holdkoordineringsmøde for et hold 1. Koordinering ifm. Undervisningen, projekter, valgfag m.v. frem til næste holdkoordineringsmøde 2. Elever med fravær eller andet, der kræver en særlig opmærksomhed herunder kontakt til vejledere, læsevejledere o.l. 3. Klassekultur, trivsel og udvikling 4. Elevernes gruppesamarbejde 5. Elevbuddies 6. Andet vigtigt ift. holdet Der føres referat, som deles på elektronisk platform. TIRO/21.06.2017 Side 8 af 11

Procedure for håndtering af elevfravær Gældende pr. 31. juli 2017 For at forebygge frafald blandt eleverne, arbejdes der med sikring af elevtilstedeværelse ud fra devisen: Fravær er det første skridt mod frafald. Administrativ procedure for håndtering af elevfravær: For at sikre en fælles linie ift. konsekvenser overfor elever med for meget fravær er der ligeledes udarbejdet fælles principper for håndtering af dette. Disse principper skal sikre, at der følges konsekvent op på den enkelte elev og gøre denne opmærksom på, at for højt fravær kan føre til, at det ikke er muligt for eleven at gennemføre sin uddannelse. Disse principper er beskrevet i nærværende dokument. Det centrale begreb, når der tales elevfravær, er studieaktivitet. Konsekvenserne af fravær bunder således i en konkret vurdering af, hvornår en elev kan siges at være studieaktiv. Hver enkelt elev har individuelle behov, handlemønstre og udfordringer. Derfor er principperne udarbejdet med det in mente, at vi ikke behandler eleverne lige, ved at behandle dem ens. Der kan derfor være individuelle forhold, der giver anledning til at afvige fra de generelle principper. Udfordringer i forhold til korrekte tilstedeværelsesregistreringer følges løbende af uddannelseslederne, der er ansvarlige for at følge op på og sikre, at tilstedeværelse registreres korrekt. Formål Formålet med dette princippapir og de handlinger, der iværksættes for elever med for meget fravær, er: At øge elevernes tilstedeværelse og dermed gennemførelse af uddannelsen. At støtte eleverne i at være aktivt deltagende, så det faglige udbytte styrkes. At eleverne har et klart indtryk af, at skolen tager deres tilstedeværelse alvorligt. Mål At kunne dokumentere vores handlinger. At afklare årsagerne til fraværet med inddragelse af fraværsmønster og fraværsprocent. At justere elevernes uddannelsesplaner, så de imødekommer elevernes individuelle behov og uddannelsesperspektiv. TIRO/21.06.2017 Side 9 af 11

Godkendt og ikke godkendt fravær Der skelnes mellem godkendt og ikke godkendt fravær. Godkendt fravær defineret ud fra AUB bekendtgørelsen (BEK nr. 795 af 22/5/2015, Bekendtgørelse om udbetaling af lønrefusion m.v. fra Arbejdsgivernes Uddannelsesbidrag), 4: Der ydes refusion for løn, udbetalt for den tid eleven undervises på skolen, herunder for løn under elevens fravær som følge af egen sygdom og ved fravær som følge af barns 1. og 2. sygedag, når eleven er berettiget til løn under fraværet ifølge overenskomst, aftale eller lignende. Dertil kommer anerkendelsen af, at det for nogle elever (primært elever på Grundforløb 2) vil være nødvendigt at være fraværende fra undervisningen i forbindelse med ansættelsessamtale med henblik på at opnå uddannelsesaftale. Fravær i denne forbindelse vil også være godkendt fravær, såfremt eleven kan dokumentere indkaldelse til samtale. Godkendt fravær er defineret som: Egen sygdom Barns 1. og 2. sygedag Fravær i forbindelse med dokumenteret indkaldelse til samtale ifm. indgåelse af uddannelsesaftale Al anden fravær er ikke godkendt fravær og skal registreres som sådan i UMS. Henholdsvis godkendt og ikke godkendt fravær vil have forskellige konsekvenser for eleven: Opnår eleven for højt fravær, hvor hovedparten (over 50%) af fraværet er godkendt, tilbydes eleven et nyt uddannelsesforløb (grundforløbselever) eller nyt skoleforløb (hovedforløbselever). Opnår en elev for højt fravær, hvor hovedparten (over 50%) af fraværet er ikke godkendt, vil eleven blive udelukket fra undervisningen og dermed vil elevens uddannelsesforløb blive afbrudt. Årsagen til, at der skelnes mellem disse to former for fravær er, at elever med godkendt fravær i henhold til Bekendtgørelse om erhvervsuddannelser (BEK nr. 367 af 19/04/2016) ikke kan udelukkes fra undervisningen. I stedet kan denne tilbydes et nyt uddannelsesforløb (grundforløbselever) eller skoleforløb (hovedforløbselever). I disse tilfælde vil eleven, hvis der er tale om Grundforløb 1 eller 2, ikke gøre brug af et uddannelsesforsøg. Elever, der udebliver ved opstart af skoleperiode, hvor SOSU Sjælland inden for den første uge efter opstart ikke har kontakt med eleven, udelukkes fra undervisningen. Det samme gælder for elever, der udebliver fra undervisningen i 14 dage uden kontakt til skolen. TIRO/21.06.2017 Side 10 af 11

Fraværssamtaler og opfølgning på fraværende elever Eleven indkaldes i alt til 3 samtaler med uddannelsesvejlederen i forbindelse med for højt fravær. Indkaldelsen til alle samtaler sendes til elev og arbejdsgiver samtidig. Ved 1. og 2. fraværssamtale drøftes årsager til elevens fravær, muligheder for støtte og hjælp til at gennemføre uddannelsen samt de mulige konsekvenser af for højt fravær. 3. fraværssamtale afholdes som et møde mellem eleven, uddannelsesvejlederen og uddannelseslederen/viceuddannelseslederen samt evt. ansættende myndighed. Ved 3. fraværssamtale informeres eleven om, at yderligere fravær vil føre til: For højt godkendt fravær: Tilbud om nyt uddannelsesforløb/skoleforløb For højt ikke godkendt fravær: Udelukkelse fra undervisningen Det er først ved 3. fraværssamtale, at der skelnes mellem godkendt og ikke godkendt fravær. Ved 1. og 2. samtale vil drøftelserne med eleven gå på fraværet generelt, og eleven informeres om konsekvenser ved både for meget godkendt og for meget ikke godkendt fravær. Til 3. fraværssamtale oplyses eleven om, hvorvidt denne har overvægt af godkendt eller ikke godkendt fravær, og de konsekvenser det pågældende fravær vil have for eleven. Hvis eleven udebliver fra 1. eller 2. fraværssamtale: Eleven indkaldes til ny samtale Hvis eleven udebliver fra 3. fraværssamtale: Eleven indkaldes til en ny samtale indenfor fem arbejdsdage hvis der er tale om for højt godkendt fravær. Ved for højt ikke godkendt fravær, udelukkes eleven fra undervisning og udmeldes fra uddannelsen Arbejdsgiver informeres om at eleven er udeblevet fra samtale For overblik over den konkrete procedure ift. 1., 2. og 3. fraværssamtale se Arbejdsgangsbeskrivelse for håndtering af elevfravær. Reaktionstidspunkter for fravær Nedenstående skema viser reaktionstidspunkter i forhold til hhv. 1., 2. og 3. fraværssamtale for de forskellige uddannelser: Uddannelse 1.fraværssamtale 2.fraværssamtale 3.fraværssamtale GF1 og GF2 35 lektioner / 5% 70 lektioner / 10% 100 lektioner / 15% GF2 u. 16 uger 25 lektioner / 5% 55 lektioner / 10% 80 lektioner / 15% SSH 30 lektioner / 5% 60 lektioner / 10% 90 lektioner / 15% SSA 80 lektioner / 5% 160 lektioner / 10% 240 lektioner / 15% PA 80 lektioner / 5% 160 lektioner / 10% 240 lektioner / 15% TIRO/21.06.2017 Side 11 af 11