Udbudsbetingelser for udbud af kantinedrift på Aarhus Universitet 1. Ordregiver Aarhus Universitet Nordre Ringgade 1 8000 Aarhus C 2. Beskrivelse af den udbudte ydelse og omfang Aarhus Universitet udbyder til overtagelse pr. 1. august 2017 driften af Universitets to kantiner på følgende adresser: - Fuglesangs Allé 4, 8210 Aarhus V - Bartholins Allé 8, 8000 Aarhus C Udbuddet omfatter den totale drift af kantinerne. Kantinerne udbydes som 2 separate forpagtningsaftaler. Driften af kantinerne skal ske uafhængigt af hinanden. 3. Annonceringsform Udbuddet omfatter indgåelse af kontrakt omhandlende kantinedrift på ovenstående to adresser. Ved indgåelse af en offentlig kontrakt vedr. kantinedrift skal Ordregiver alene iagttage udbudslovens 186 ved selv at fastlægge en procedure, der skal overholde principperne om ligebehandling, gennemsigtighed og proportionalitet, jf. udbudslovens 2, herunder fastsætte kriterier for tildeling. CPV-kode: 55500000 5 (Kantine- og cateringvirksomhed) 4. Kontraktvilkår Der vil blive indgået en 2-årig kontrakt med den Tilbudsgiver, som vinder udbuddet. Kontrakten træder i kraft den 1. august 2017, og udløber den 1. august 2019 med mulighed for forlængelse i 2 x 1 år på uændrede vilkår. Kontrakten indgås på baggrund af den kontrakt, der er vedlagt udbudsmaterialet, med tilhørende bilag.
5. Åbningstider Mandag torsdag i følgende tidsrum: Kl. 8.00 20.00 Fredag: Kl. 8.00 17.00 Lørdage (Ca. 30 om året) 9.00 15.00 (Der kan aftales reduceret åbningstid om lørdagen) Kantinen holder lukket på alle danske helligdage. Reduceret åbningstid (evt. lukning) og sortiment kan aftales i dagene omkring helligdage (herunder dagene mellem jul og nytår). Kantinen holder som udgangspunkt lukket i ugerne 28, 29 og 30. Kantinen skal være åben for alle studerende, medarbejdere samt eksterne besøgende. Ved gæstearrangementer og andre større arrangementer skal Forpagteren kunne stille personale til rådighed efter behov og nærmere aftale. 6. Virksomhedsoverdragelse Ordregiver gør opmærksom på, at lov om lønmodtagers retsstilling ved virksomhedsoverdragelse (LBK nr. 710 af 20/08/2002) finder anvendelse i forbindelse med indgåelse af kontrakten. Antallet af medarbejdere, der har ret til virksomhedsoverdragelse fremgår af bilag 4A og bilag 4B for henholdsvis kantinen på Fuglesangs Allé og Samfundsfaglig kantine. Tilbudsgiver skal indregne eventuelle omkostninger i forbindelse med virksomhedsoverdragelse. 7. Spørgsmål og svar Alle henvendelser til Ordregiver forud for tilbudsafgivelsen skal ske via e-mail og skal rettes til: Aarhus Universitet Økonomi og Bygninger, Indkøb E-mail: udbud@au.dk Att.: Suheyla Savas Ved henvendelse fra Tilbudsgiver skal Sags-nr. 2017-150-000024 udbud af kantinedrift, Aarhus Universitet anføres i emnefeltet.
Spørgsmål, der modtages senest 10 dage før tilbudsfristen, vil blive besvaret senest seks (6) dage inden udløbet af fristen for afgivelse af tilbud. 8. Tilbudsafgivelse og tilbudsfrist Tilbud skal senest d. 26. maj 2017 kl. 14.00 fremsendes til nedenstående e-mail: Aarhus Universitet Økonomi og Bygninger, Indkøb E-mail: udbud@au.dk Att.: Suheyla Savas Tilbudsgiver bedes anføre Sags-nr. 2017-150-000024 udbud af kantinedrift, Aarhus Universitet i emnefeltet, samt angive hvilke(n) kantine(r) Tilbudsgiver afgiver tilbud på. 9. Betingelser for at komme i betragtning til kontrakten (egnethed) For at komme i betragtning til kontrakten, vil der blive foretaget en vurdering af tilbudsgivernes generelle egnethed i forhold til den udbudte opgave. Følgende skal fremsendes sammen med tilbudsafgivelsen: Generelle oplysninger, herunder virksomhedens navn og CVR nr. og indehavers navn(e) og adresse(r). Generel virksomhedsprofil med oplysninger om særlige fokusområder, det antal kantiner, virksomheden driver, samt antal medarbejdere beskæftiget med drift af kantiner. Dokumentation på minimum 2 års erfaring med kantinedrift. Referencer fra sammenlignelig virksomhed (her lægges der vægt på antal referencer (maks. 3) samt relevans af de angivne referencer med en kortfattet beskrivelse af den konkrete løsning). Endvidere ønskes oplyst, om ansøgeren var hovedleverandør inkl. oplysninger om evt. underleverandører til ansøger. Udfyldt og underskrevet tro- og loveerklæring. Oplysningen SKAL afgives ved udfyldelse af Formular A. 10. Tilbuddets indhold
Tilbuddet skal indeholde følgende dokumenter: En beskrivelse af hvordan tilbudsgiver påtænker at løse opgaven. Beskrivelsen skal som minimum indeholde en beskrivelse af Tilbudsgivers madkoncept, forslag til minimum ét dagligt varmt måltid, løsningsforslag til håndtering af indsamling af service og effektiv betjening i kantinen samt i de omkringliggende bygninger. Beskrivelsen vil indgå i evalueringen af kvalitet, jf. punkt 13. En to (2) ugers madplan indeholdende forslag til morgenmad, formiddagssnack, frokost, eftermiddagssnack og aftensmad skal vedlægges. Der skal afgives priser for samtlige ovenstående måltider. Et oplæg til mødeforplejning samt forplejning til arrangementer med tilhørende prisliste. Forslag til sortiment i kantinen med tilhørende prisliste. Ordregiver har ikke et obligatorisk sortiment, som tilbudsgiver skal prisfastsætte. - Det er et krav, at Tilbudsgiver byder ind med et sortiment, der lever op til de kvalitetskrav angivet i punkt 13, herunder faste priser på dagens varme måltid, salatbar samt sandwich. - Det er endvidere et krav, at sortimentet afspejler det madkoncept, som Tilbudsgiver beskriver i sit tilbud. - Alle priser skal angives i danske kroner inkl. moms. Priserne skal omfatte samtlige omkostninger, som Tilbudsgiver forventer at have til varetagelse af kantinedriften på de vilkår, der er fastsat i kontrakten, jf. bilag 6A for kantinen på Fuglesangs Allé og bilag 6B for kantinen på Bartholins Allé. Et oplæg til driftsbudget for det første år. Det er et krav at driftsbudgettet påviser et overskud. Et oplæg til bæredygtigt og håndterbart servicekoncept. Beskrivelsen vil indgå i evalueringen af kvalitet, jf. punkt 13. 11. Tildeling af kontrakt Kontrakten vil blive tildelt den Tilbudsgiver, der (som minimum) opfylder ovenstående betingelser. Ordregiver vil indgå kontrakt med den Tilbudsgiver som har afgivet tilbud med det bedste forhold mellem pris og kvalitet. Evaluering af pris og kvalitet fremgår af punkt 12 og 13. 12. Evaluering af pris Ordregiver vil ved evaluering af prisen på de indkomne tilbud vurdere hvorvidt prisen er
overensstemmende med den tilbudte kvalitet, samt om priserne er tilgængelige for studerende. Ordregiver har fastsat følgende maksimumspriser: - Dagens varme måltid: 8 kr. pr. 100 gram. - Salatbar: 8 kr. pr. 100 gram. - Sandwich: 28 kr. - Levering og afhentning af mødeforplejning: 75 kr. (ekskl. maden). Tilbudsgiver skal komme med et prisoplæg til resten af sortimentet. 13. Evaluering af kvalitet Ordregiver vil ved evaluering af kvaliteten af de indkomne tilbud vurdere i hvor høj grad nedenstående ønsker er opfyldt i prioriteret rækkefølge: Sortiment: - Maden bør være varieret. - Der bør anvendes et minimum af præforarbejdet mad. - Snack udvalget bør være varieret. - Tilbudsgiver bør have en bæredygtighedsstrategi. - Årstidens grønsager og frugt bør anvendes - Der bør være alternativer til f.eks. allergikere, vegetarer osv., der behøver ikke nødvendigvis være glutenfrie alternativer, men der skal være alternativer så alle kan blive mætte. - Tilbudsgiver bør have en strategi vedrørende økologi. - Sortimentet bør indeholde mulighed for take-away. Service: - Tilbudsgiver bør tilbyde klippekortsordning til f.eks. kaffe og sandwich, samt forslag til øvrige tiltag, for at fremme effektiv betjening og minimere kø. - Det vil vægte positivt, såfremt Tilbudsgivers løsningsforslag til indsamling af service understøtter en hurtig og nem adgang for de studerende til at aflevere brugt service i kantinen og i de omkringliggende bygninger. Personale: - Det vil vægte positivt, såfremt Tilbudsgiver kan tilbyde de studerende på Aarhus Universitet ansættelse i kantinen.
- Personalet bør være serviceminded og kundeorienteret. - Kantinen bør altid fremstå ren og pæn. 14. Formkrav og øvrige krav Tilbuddet skal udarbejdes på dansk. Der skal alene fremsendes de dokumenter, der er efterspurgt, jf. punkt 9 og 10. I det omfang Tilbudsgiver vælger at fremsende andre dokumenter som del af sit tilbud, er Ordregiver afskåret fra at tillægge disse dokumenter betydning under tilbudsevalueringen. Der kan ikke afgives ét samlet tilbud for begge kantiner. Det er ikke muligt at afgive alternative tilbud. 15. Ordregivers forbehold Ordregiver forbeholder sig ret til at gå i forhandling med tilbudsgiverne. Dato for evt. afklaringsmøder fremgår af tidsplanen.
16. Forventet tidplan Offentliggørelse 25. april 2017 Åbent informationsmøde og fremvisning af 25. april 2017 kantiner Frist for spørgsmål 15. maj 2017 kl. 14.00 Frist for svar 19. maj 2017 Tilbudsfrist 26. maj 2017 kl. 14.00 Evt. afklaringsmøder med tilbudsgivere 19.-21. juni 2017 Implementering/overtagelsesperiode 20. juli 1. august 2017 Kontraktstart 1. august 2017