Huskesedler til Microsoft Outlook ELAR april 2017 Side 1
E-mail, modtagelse og behandling... 3 E-mail, oprettelse... 4 Mapper i Outlook... 6 Kalender, kategorier... 7 Kalender, helligdage... 8 Kalender og mødeplanlægning... 9 Kalender, personlig aftale... 10 Kalender, rettigheder... 11 Kalendertips... 12 Arbejde i kalender... 13 ELAR april 2017 Side 2
E-mail, modtagelse og behandling se ny post læse ny post besvare en meddelelse straks sende en besvarelse, der går til alle modtagere af den e-mail, du besvarer altså også de der står i Cc videresende udskrive meddelelse Marker Indbakke i mappelisten Dobbeltklik på den nye post i Indbakken, og den nye post åbnes i nyt vindue Klik på Besvar-knappen på værktøjslinjen eller Tastekombinationen Ctrl + r (for reply) Klik på Svar til alle-knappen på værktøjslinjen Klik på Videresend-knappen på værktøjslinjen.! Vedhæftede filer medtages under Videresend men ikke med Besvar Vælg fanebladet fil og vælg udskrivning slette meddelelse markere til opfølgning indstille brug af læserude Klik på knappen med kryds på værktøjslinjen eller Tastekombination Ctrl + d (for delete) Højreklik på e-mail Vælg Markér til opfølgning Vælg markering og tidspunkt for påmindelse Læseruden tilbyder en åbning af e-mails for hurtig læsning Vælg menulinjens Vis, Læserude Angiv placering højre eller bund eller en deaktivering af læseruden Hvis du lægger læseruden i højre side, får du korte tekstlinjer, der er behagelige at læse på skærm ELAR april 2017 Side 3
E-mail, oprettelse skrive og sende en e-mail angive indstillinger for den enkelte e-mail vælge en e-mail-adresse fra kartoteket Klik på knappen Ny eller genvejstasten Ctrl + N (alt.: Vælg menupunktet Ny i Filermenuen) Hvis du er i et andet område end post-delen: Ctrl+Shift+M Udfyld tekstfeltet Emne med en kort tekst der beskriver e-mailens indhold. Skriv e-mailen i nederste tekstfelt. Klik på Send-knappen eller tryk Ctrl + Enter (returtasten) I den åbne e-mail kan du: Vælge fanebladet Meddelelse Angive Prioritet hvor vigtig er e-mailen Angive Følsomhed hvilken karakter har e-mailen Du har påbegyndt en ny meddelelse ved at vælge Ny Post-knappen Klik på ikonet ud for enten Til:, Cc: eller Bcc:-feltet tilbagekalde en e-mail vedhæfte tekst fil genvej vedhæfte emner fra Outlook vedhæfte fil vedhæfte tekst Dialogboksen Vælg navne åbnes. Vælg den kontaktperson, du vil sende meddelelsen til Klik på knappen Til: - og gentag forrige punkt, hvis du vil indsætte flere modtagere Klik på OK Åbn sendt post Åbn den e-mail, du vil tilbagekalde Vælg Handlinger i gruppen Flyt Vælg Tilbagekald Åbn en ny meddelelse Vælg fanen Indsæt, knappen Vedhæft fil ( clipsen ) Udpeg den fil, du vil vedhæfte Skriv resten af e-mailen Send på normal vis Åbn en ny meddelelse Vælg fanen Indsæt, knappen Vedhæft element Udpeg det emne, du vil vedhæfte Skriv resten af e-mailen Send på normal vis ELAR april 2017 Side 4
sende privat e-mail vælge et senere sendetidspunkt vælge udløbstidspunkt oprette en autosignatur Opret e-mail Vælg fanebladet Meddelelse, gruppen Mærker, Følsomhed, vælg Privat Vælg fanebladet Meddelelse, gruppen Mærker Vælg Følsomhed: Fortrolig Vælg fanebladet Meddelelse, gruppen Mærker Vælg Levér ikke før angiv dag og tidspunkt Åbn som ovenfor Vælg Udløber efter angiv dag og tidspunkt Vælg fanebladet Meddelelse, gruppen Inkluder, vælg Signatur, opret Autosignatur. Vælg Ny, og skriv den ønskede tekst i tekstfeltet og gem signaturen. ELAR april 2017 Side 5
Mapper i Outlook oprette en ny mappe flytte en mappe slette en mappe omdøbe en mappe flytte meddelelser oprette postmeddelelsesregler Når jeg modtager post fra en af mig defineret afsender, skal meddelelsen anbringes i en af mig defineret mappe flytte e-mail til mapper Markér den mappe, du vil oprette en undermappe til Højreklik på mappen. Vælg Ny mappe Skriv mappens navn ud for Navn Klik OK Markér den mappe du vil flytte Du kan blot trække mappen til en ny position Markér den mappe, du vil slette Højreklik på mappen Vælg Slet Markér den mappe, du gerne vil omdøbe Højreklik på mappen Vælg Omdøb Skriv det nye navn og klik på OK NB: Du kan ikke flytte, slette eller omdøbe standardmapper Højreklik på den eller de meddelelser, du vil flytte og vælg Flyt til Klik dig frem til den ønskede mappe Klik på OK Du kan også vælge at trække meddelelsen fra den ene mappe til den anden Vælg fanebladet startside Vælg gruppen Flyt Vælg Regler Vælg Opret Regel Udfyld de bokse, der svarer til dine ønsker og klik på de links, som gør det muligt at uddybe din forespørgsel, så den til sidst passer præcist med dit behov Træk e-mail med musetasten til ønsket mappe Vælg blandt de viste muligheder ELAR april 2017 Side 6
Kalender, kategorier formatere aftaler med etiket vælge automatisk formatering af aftaler Højreklik på aftale og vælg Kategoriser Vælg fx grøn kategori Visningen i kalenderen tager nu kategoriens standardfarve For eksempel skal alle private aftaler automatisk være grønne: Vælg fanebladet Vis Vælg Vis indstillinger i gruppen Arranger Vælg feltet Betingelse Vælg knappen Tilføj Navngiv reglen Angiv kriterier det sker efter samme retningslinjer som du anvender ved søgning: Vælg Betingelse Vælg fanebladet Avanceret Vælg knappen Felt Vælg fx Alle postfelter / Følsomhed Angiv Privat Vælg OK Angiv farve og OK Betingelsen er nu angivet og reglen oprettet. Bemærk: Når du åbner andres kalendere, anvendes de samme regelsæt på disse kalendere. ELAR april 2017 Side 7
Kalender, helligdage tilføje helligdage i Outlook Vælg fanebladet Filer Vælg gruppen Indstillinger Klik på knappen Kalender Klik på knappen Tilføj helligdage Vælg de ønskede helligdage fx russiske, tyske osv. Klik på OK Bemærk: Tilføj kun helligdage du virkelig ønsker tilføjet, da de kun kan fjernes manuelt dag for dag eller eventuelt efter forudgående søgning. ELAR april 2017 Side 8
Kalender og mødeplanlægning indkalde deltagere til møde oprette et møde som gentages med et fast interval slette en accepteret mødeindkaldelse ændre en af dig allerede fremsendt mødeindkaldelse Åbn kalenderdelen ved klik på ikonet Kalender Vælg Nyt møde i gruppen Ny Dernæst skal du udfylde den fremkomne dialogboks Under fanebladet Møde udfylder du boksene Til: (deltagere), Emne: og Sted: NB: Husk at indholdet i emnefeltet er dét, dine kolleger kan læse. Derfor skal du anvende et betegnende indhold altså ikke blot fx møde Dernæst bestemmer du aftalens varighed (dato og klokkeslætboksene), og endelig kan du vælge at afkrydse boksen: Påmindelse Beskriv opgavens detaljer, indsæt eventuelt fil Anvend knappen Kategorier, hvis du ønsker at knytte aftalen til en sådan. Hermed kan du eventuelt senere gennemføre en søgning, der finder aftaler efter kategori, fx it-adm Klik på deltageres tidsplan Ret evt. tidspunktet, så alle kan deltage Klik på Send-knappen Opret en mødeaftale Klik på gentagelses-knappen Vælg gentagelses-hyppighed og varighed Klik på OK Klik på Send Find via kalenderens månedsoversigt (klik på pilen i månedslisten foroven vælg dato) frem til den aktuelle mødeindkaldelse i kalenderen Højreklik på mødeindkaldelsen og vælg menupunktet Slet Hvis du er arrangør, kan du sende besked til deltagerne Hvis du er deltager, kan du sende besked til mødearrangør Find via kalenderens månedsoversigt (klik på pilen i månedslisten foroven vælg dato) frem til den aktuelle mødeindkaldelse i kalenderen Højreklik på mødeindkaldelsen og ændr mødetidspunktet Som arrangør, kan du i den næste dialogboks sende besked til deltagerne om ændringen ELAR april 2017 Side 9
Kalender, personlig aftale oprette en personlig aftale i kalenderen Åbn kalenderdelen ved klik på ikonet Kalender Brug kalenderen i højre side. Klik dig frem til den ønskede dato Vælg Ny i gruppen Ny på fanebladet Startside Eller genvejstast: Ctrl + Shift + T Dernæst skal du udfylde den fremkomne formular genfremkalde/rette en aftale slette en aftale Under fanebladet Aftale udfylder du boksene Emne: og Sted: Dernæst bestemmer du aftalens varighed (dato og klokkeslæt boksene), og endelig kan du vælge at afkrydse boksen Påmindelse. Du kan tilmed selv vælge dig en speciel lyd, når påmindelsen skal komme. Beskriv opgavens detaljer, indsæt eventuelt fil. Anvend knappen Kategoriser, hvis du ønsker at knytte aftalen til en farve/kategori. Navngiv eventuelt kategorien, fx: Fritid. Klik på Gem og luk-knappen (allerøverst til venstre). Find via kalenderens månedsoversigt (klik på pilen i månedslisten foroven Vælg pågældende dato) frem til den pågældende aftale i kalenderen. Dobbeltklik på aftalens markerede område, og juster eller ret - eller brug musen til at ændre aftalens start- og sluttid. Find via kalenderens månedsoversigt (klik på pilen i månedslisten foroven Vælg pågældende dato) frem til den aktuelle aftale i kalenderen. Højreklik på aftalen og vælg menupunktet Slet. ELAR april 2017 Side 10
Kalender, rettigheder administrere rettigheder til at se din kalender oprette aftaler i kollegas kalender Klik på knappen Kalender i navigationsruden Vælg Del kalender i gruppen Del I dialogboksen udfylder du felterne. Vælg modtager og udfyld de øvrige felter. Vælg til sidst knappen Rettigheder for at vælge, hvor meget modtageren skal have rettigheder til at se i din kalender Vælg Sen. Udvælg kollega og rettighed Vælg knappen Kalender i navigationsruden. Sæt et hak ud for den person, du vil lave ændringer eller ny aftale for under knappen Delte kalendere. Nu kan du se vedkommendes kalender i din læserude. Du kan herefter oprette eller ændre i aftaler i vedkommendes kalender, ud fra de rettigheder du er blevet tildelt til vedkommendes kalender. ELAR april 2017 Side 11
Outlook Kalendertips vise kalenderen i Microsoft Klik på knappen Kalender i navigationsruden. Office Outlook 2010 åbne kalenderen i sit eget vindue Højreklik på knappen Kalender i navigationsruden, og klik derefter på Åbn i nyt vindue. Du kan skifte mellem åbne vinduer ved at trykke på ALT+TAB. ændre tidsskalaen Klik på Luk Klik på for at lukke det separate kalendervindue. arbejde med tidszoner tilpasse arbejdsugen Dag for at skifte til dagsvisning. Vælg fanebladet Vis. Vælg knappen Tidsskala i gruppen Arrangement. Vælg det tidsinterval, du vil have vist din kalender i. Vælg dagsvisning, hvis den ikke allerede vises. Vælg fanebladet Vis. Vælg herefter knappen Tidsskala og vælg Skift Tidszone. Skriv et navn, der kan hjælpe dig med at holde styr på de forskellige tidszoner, i boksen Navn under Aktuel tidszone. Markér afkrydsningsfeltet Vis en tidszone mere. Skriv et navn på den ekstra tidszone i boksen Navn håndtere to kalendere publicere kalender til internet Klik på faneblade Filer. Vælg knappen Indstillinger. Vælg knappen Kalender. Tilpas oplysningerne med den arbejdsuge, du ønsker skal fremgå af din kalender. Åbn delte kalendere. Sæt afmærkning ved den kalender, du ønsker at få vist sammen med din egen. Vælg fanebladet Startside. Vælg gruppen Del og vælg Publicer Online. ELAR april 2017 Side 12
Arbejde i kalender vise Opgavepanel og Navigationsrude tilpasse Datosøgning gå til en fjerntliggende dato vælge dage, der ikke ligger efter hinanden Klik på Kalender i navigationsruden, hvis Outlook-kalenderen ikke allerede er åben. Klik på fanebladet Vis. Vælg visningsform i gruppen Layout. Vælg Dag for at få vist kalenderen i dagsvisningen. Placér musemarkøren på delelinjen ud for Datosøgning. Når markøren bliver til en dobbeltpil, skal du trække den til højre, så du kan se to eller tre kolonner med små kalendere. Du skal muligvis maksimere Outlook-vinduet for at kunne gøre dette. Brug Gå til dato: Højreklik på en dag i kalendergitteret (det store gitter, ikke det lille i Datosøgning), og klik derefter på Gå til dato for at åbne dialogboksen Gå til dato (eller tryk på CTRL+G). Vælg Dag på standardværktøjslinjen. Klik på en dato i Datosøgning for at vælge denne ene dag i kalenderen. Hold CTRL nede, mens du klikker på andre datoer i Datosøgning. Du kan vise datoer, der ikke ligger efter hinanden, ved siden af hinanden i kalenderen for nemmere at kunne vurdere, hvilken dag det passer dig bedst at planlægge en bestemt aftale. Klik på knappen I dag på standardværktøjslinjen for at vende tilbage til dags dato. Vælg Dag på standardværktøjslinjen for at vende tilbage til dagsvisning. ELAR april 2017 Side 13