Notat Emne: Til: Kopi: til: Etablering af fremtidens Borgerkonsulentfunktion og Tværgående visitation Udvalget for Sundhed og Omsorg Den 29. november 2010 Århus Kommune Økonomi og Personale Sundhed og Omsorg Projekt vedrørende etablering af fremtidens Borgerkonsulentfunktion og Tværgående visitation 1. Baggrund Det er i vidt omfang dokumenteret, at ældreområdet står overfor en række store udfordringer i de kommende år. Flere ældre, flere yngre borgere med behov for hjælp, accelererede patientforløb og udvikling af opgaverne i samspil med hospitaler og praktiserende læger. Der er derfor behov for at stille grundlæggende spørgsmål ved den måde, vi løser opgaverne på i dag, og Sundhed og Omsorgs strategi Ledetråde til et bedre liv giver flere bud på, hvordan det konkret kan gøres. Med udgangspunkt i de udfordringer vi står overfor, og den strategi vi arbejder efter, skal der gennemføres en gennemgribende omlægning af visitationsområdet i Sundhed og Omsorg. Hovedformålet med omlægningen er at få skabt en hurtigere, mere fleksibel og individuel tildeling af service til borgerne. Det er desuden et ønske, at vi bruger færrest mulige ressourcer på udførelsen af administrative opgaver. I Sundhed og Omsorgs strategi er det et konkret mål, at ressourcerne i større omfang skal bruges på borgerne frem for administration. Dertil kommer budgetforliget for 2011-2014, der indeholder krav om betydelige besparelser på administrative funktioner i hele Aarhus Kommune. Fællesstaben Søren Frichs Vej 36M 8230 Åbyhøj Sagsnr. Journalnr. Sagsbeh. Mette Svendsen Direkte telefon 8940 4037 Telefax 8940 6690 E-post direkte mettes@aarhus.dk www.aarhuskommune.dk Visitationsområdet er underlagt den samme besparelse som resten af forvaltningen i Sundhed og Omsorg, men derudover er besparelser ikke et særskilt formål i forbindelse med projektet. De ressourcer, der kan frigøres ved at analysere og prioritere i opgaver og arbejdsgange på området, skal, så vidt det er muligt, omprioriteres til borgerettede opgaver i Sundhed og Omsorg.
Derudover skal også ledetråden al magt til borgerne sættes i spil i forhold til at etablere nye relationer mellem borgerne og Sundhed og Omsorgs medarbejdere. Endvidere vil ledetrådene, vi er sammen med borgerne og slip medarbejderne fri, understøttes af projektet. Der ønskes således en aktiv medarbejderdrevet innovationsproces, hvor de mange erfaringer hos medarbejderne anvendes optimalt. Projektet vil i hovedtræk omhandle beskrivelsen af en ny tilgang til, hvordan serviceniveauet udmøntes i Sundhed og Omsorg, samt en fundamentalt ændret måde hvorpå samarbejdet mellem leverandør og bestiller håndteres. Det ligger fast, at der fremover skal være to overordnede visitationsfunktioner i Sundhed og Omsorg: Borgerkonsulenter: Borgerkonsulenterne skal arbejde ud fra sundhedsklinikkerne, men den nærmere rolle som borgerkonsulent skal defineres og beskrives. I den forbindelse skal blandt andet organisering, ansvar, opgaver, arbejdsgange, dokumentation, dimensionering, personlige og faglige kompetencer, snitflader og samarbejde fastlægges. Tværgående visitation: En række visitationsopgaver fastholdes i afdelingen for Sundhed og Velfærd. Det skal fastlægges præcist, hvilke opgaver det er, og hvordan de mest hensigtsmæssigt organiseres. Desuden skal der også for disse funktioner beskrives arbejdsgange, dokumentation, dimensionering, kompetencer, snitflader og samarbejde. Endvidere skal den økonomiske styringsmodel tilpasses det nye visitationskoncept, herunder det faglige fokus, der er beskrevet i forhold til borgerkonsulenterne og den tværgående visitation. Modellen skal således, så vidt det er muligt, understøtte en indsats, der styrker egenomsorg og hjælp til selvhjælp. 2. Projektets formål, mål og resultater Det overordnede formål med projektet er at få skabt en hurtigere og mere fleksibel tildeling af service til borgerne. Det er endvidere et formål at opnå en betydelig reduktion i ressourceanvendelsen til opgaveløsningen, således at der, så vidt det er muligt, kan omprioriteres ressourcer til andre funktioner i Sundhed og Omsorg. Der er for projektet beskrevet en række retningsgivende mål, der skal fungere som sigtepunkter undervejs i projektet. Det drejer sig om: Side 2 af 5
Visitationen skal understøtte overgangen fra en kompenserende forståelse til en rehabiliterende tilgang til borgerne og opgaveløsningen. Der skal være optimal fokus på sundhedsfremme, forebyggelse og træning. Unødig administration skal undgås. Borgerne skal sikres optimale forløb i forbindelse med indlæggelser og udskrivninger fra hospitalet. Samarbejdet mellem aktørerne skal styrkes. At medarbejderne er tilfredse med Sundhed og Omsorg som arbejdsplads. Med udgangspunkt i ovenstående skal projektet levere følgende effekter: Der anvendes færre ressourcer på den administrative udmøntning af serviceniveauet At der er omprioriteret ressourcer til borgerrettede funktioner i Sundhed og Omsorg Udmøntningen af serviceniveauet sker mere fleksibelt i samarbejde mellem bestiller og leverandør Opfølgningen på den hjælp borgerne modtager er systematiseret At Sundhed og Omsorgs samarbejdspartnere er tilfredse med samarbejdet At medarbejderne, i de funktioner der er berørt af projektet, er tilfredse med Sundhed og Omsorg som arbejdsplads 3. Risici og opmærksomhedsområder I forbindelse med gennemførelsen af projektet kan der identificeres en række opmærksomhedsområder og risici. De risici, der kan identificeres ved projektets opstart, er opstillet i nedenstående: Iagttagelse af borgernes ret til frit leverandørvalg: o Organiseringen skal jf. servicelovens bestemmelser vedrørende fritvalg sikre en klar adskillelse mellem leverandør og bestiller i organisationen. Mulige problemer ved decentralisering: o Når opgaven decentraliseres, er der en potentiel risiko for, at der opstår forskelle i serviceniveauet på tværs af lokaliteter o Der er samtidigt en potentiel risiko for, når visitationsopgaven samles på færre hænder i de enkelte lokalom- Side 3 af 5
råder, at enhederne bliver for sårbare overfor sygefravær, opsigelser etc. Ordentlige vilkår for godkendte leverandører: o Alle leverandører af pleje og praktisk hjælp skal have gode vilkår. Det betyder, at de skal have tillid til måden Sundhed og Omsorg udmønter serviceniveauet på, herunder organiseringen af visitationsområdet, samt at Sundhed og Omsorg yder en god og rettidig service til leverandørererne. Behov for effektiv økonomisk ressourcestyring: o Det skal sikres, at den valgte styringsmodel giver et solidt grundlag for effektiv økonomistyring på området. I samme ombæring skal det også sikres, at de enkelte borgerkonsulenter ikke placeres i et urimeligt krydspres mellem budgetter og pres for yderligere ydelser. Fremtidssikret model: o Den model, der udarbejdes for fremtidens borgerkonsulentfunktion og tværgående visitation i Sundhed og Omsorg, skal kunne rumme de mange udfordringer, vi står overfor på ældreområdet herunder den forventede stigning i antallet af ældre borgere, nye opgaver etc. uden tilførsel af yderligere ressourcer. IT understøttelse af arbejdsgange: o Det er senest med gennemførslen af en effektiviseringsanalyse i visitationen dokumenteret, at der er en række problemer i forhold til IT understøttelse af arbejdsgangene på området. Der er derfor også fremadrettet en risiko for, at vi ikke kan implementere de rette ITredskaber tidsnok til, at eventuelle effektiviseringsgevinster kan realiseres. Politisk accept: o Der er behov for politisk accept af den retning og det indhold, der placeres ind i de nye funktioner, idet projektet udfordrer vores hidtidige forståelse af organisering og metoder på visitationsområdet. Politisk vedtagne sagsbehandlingstider: o Der findes på visitationsområdet en række politisk vedtagne sagsbehandlingstider. De fremtidige funktioner skal dimensioneres og organiseres, således disse sagsbehandlingstider kan overholdes. Samtidigt vil det være et særskilt opmærksomhedsområde at sikre en velfungerende visitation i projektperioden. Et projekt af denne karak- Side 4 af 5
ter kan potentielt set føre til usikkerhed blandt ledere og medarbejdere omkring fremtiden. Inddragelse og kommunikation til ledere og medarbejdere i visitationen i projektperioden er en forudsætning for, at dette kan lykkedes, ligesom det må tilstræbes, at der skabes klarhed for den enkelte medarbejders fremtid så hurtigt i projektforløbet som muligt. Det skal således sikres, at medarbejderne inddrages og informeres løbende om projektet, og at alle medarbejdere har et sted at henvende sig med input til projektet. Det gælder for alle de opstillede opmærksomhedspunkter og risici, at de inddrages aktivt i den konkrete planlægning af projektet, således at de problemer og den modstand, der kan forudses i udgangspunktet imødekommes bedst muligt. 4. Projektorganisation og tidsplan Projektet organiseres ud fra projektledelsesmetoden prince2, med en smal styregruppe, projektledelse samt en bred kvalitetssikringsgruppe med både interne og eksterne interessenter og bruger. Derudover etableres en referencegruppe for projektet, idet det vurderes, at der er behov for at kunne inddrage en række interessenter i projektet på et mere overordnet niveau. Repræsentanter fra de berørte faglige organisationer FOA, DSR, HK, Ergoterapeutforeningen og Danske Fysioterapeuter inviteres til at deltage i referencegruppen samt også medlemmer af Udvalget for Sundhed og Omsorg sammen med en repræsentant fra Ældrerådet, Det Sociale Forbrugerråd, KL og embedslægerne. Desuden inviteres KREVI til at deltage. Projektet påbegyndes i november 2010 og løber frem til udgangen af 2011. Projektet vil tage en utraditionel tilgang til implementering, idet implementeringsfasen er sat til at forløbe under hele projektet. Hensigten hermed er at afklare og implementere enkelte dele af projektet så tidligt som muligt i modsætning til en mere traditionel tilgang, hvor produkterne udvikles, hvorefter en samlet implementeringsfase igangsættes. Formålet med denne løbende implementering er blandt andet at sikre, at medarbejderne på området så tidligt som muligt kan få afklaring vedrørende deres fremtid. Side 5 af 5