BI-strategi for Region Midtjylland Regionshuset Viborg Den Fælles BI-enhed Kvalitet og Data November 2013
Indledning Denne BI 1 -strategi forholder sig til det behov for data og ledelsesinformation, som hele RM koncernen har, med henblik på at forstå sine opgaver, levere og analysere sine indsatser og måle sine resultater. BI-strategien sætter rammerne for, hvordan Region Midtjylland vil levere den rigtige information til den rigtige bruger i den rette form og på det rigtige tidspunkt. Intentionen er, at brugeren skal kunne agere optimalt i forhold til den aktuelle situation, således at BI-enheden understøtter forretningsområderne i at levere bedre velfærd og kvalitet for færre penge RM koncernen består af flere forretningsområder, som også hver for sig har behov for data til analysebrug, faste rapporter og ledelsesinformation. På forretningsområderne findes en unik organisering, som skal kendes og respekteres, når data gøres op og vurderes. Der findes og bruges et stort antal datakildesystemer, hvor data fødes og oplagres. Kendskab til kildesystemernes opbygning og funktion er afgørende for dannelsen af datamodellerne 2. Datamodeller udformes af BI-kyndige medarbejdere i Den Fælles BI-enhed (også kaldet BI-enheden) i dialog med brugere af kildesystemerne, sådan at den relevante kontekst og arbejdsproces afspejles i modellerne. De relevante medarbejdere og ledere, som har brug for data til analysebrug og rapporter samt ledelsesinformation, er også involveret i udformningen af datamodellens forretningslogik. De enkelte kildesystemers funktion og udvikling kan påvirke BI-arbejdet, hvorfor BIenheden skal adviseres ved større ændringer. Derudover vil der fra tid til anden skulle gennemføres ændringer i kildesystemer, for at den ønskede datamodel kan fungere. Derfor skal samarbejdet mellem RMIT og Den Fælles BI-enhed være tæt og godt. Overførsel af data fra kildesystemerne til BI-enhedens datavarehus er en afgørende procedure. Overførsel skal ske hyppigt (delta-loads 3 ), for at tilbagemeldinger til frontpersonale og ledere kan ske på den ønskede måde. Al relevant data overføres til datavarehuset for at tillade både stor bredde og stor kompleksitet i dataanvendelsen, men også for at muliggøre helt nye og innovative analytiske tilgange og dertil hørende præsentation. 1 BI står for Business Intelligence og er en fællesbetegnelse for teorier, metoder, processer og teknologier, der omdanner rådata (fra fx lønsystemer og patientjournaler) til meningsfuld information om fx sygefravær, bemanding, aktivitet og behandlingskvalitet. 2 Tilrettelæggelse af data og relationer til andet data i datavarehuset. 3 Delta-load processen overfører kun de data, som er nye eller har ændret sig siden sidste dataoverførsel. Side 2
Vision Visionen er at forbedre Region Midtjyllands organisation, ydelser, ressourceforbrug, effekt og omdømme ved til enhver tid at levere det bedst kvalificerede datainformationsgrundlag for beslutninger og udvikling. Region Midtjyllands BI-arbejde skal således gøre alle medarbejdere i stand til som en naturlig og helt nødvendig del af det daglige arbejde at anvende datainformation som understøttende i forhold til det daglige virke og at foretage beslutninger baseret på det bedste datainformationsgrundlag. BI-arbejdet skal omdanne data til information og information til viden. Denne viden skal kunne føre til informerede handlinger og beslutninger, der tilfører værdi til forretningsområderne og gøre Region Midtjylland i stand til at forfølge og opnå koncernens mål på alle niveauer. Visionen harmonerer med Region Midtjyllands værdier: Dygtighed: Vi vil tilbyde Region Midtjyllands medarbejdere den bedst mulige BI-løsning med adgang til alle relevante data og dermed understøtte, at organisationen kan efterkomme de stadige kvalitets- og effektivitetskrav. Dristighed: Vi vil etablere et datavarehus med alle relevante data, og i den proces vil vi slippe operationelle data fri for brugere i et særligt spor med devisen frihed under ansvar 4. Dialog: Region Midtjyllands BI-løsning bliver udviklet i tæt samspil med brugerne. BIenheden kommunikerer derudover åbent om drift, prioritering og projektstyring. BI-arbejdets mission Region Midtjyllands forretningsområder skal understøttes i at levere mere velfærd, bedre kvalitet, større effekt og større bæredygtighed for færre penge. BI-arbejdets bidrag til dette er at levere al relevant datainformation i ét fælles datavarehus til alle relevante brugere på en meningsfuld og lettilgængelig måde. Der skal være let adgang til at bygge innovative BI-løsninger, der skal være med til at sikre dataanvendelsen i både kendte og nye sammenhænge og understøtte brugerne på en fleksibel måde. BI-arbejdets pejlemærker Med afsæt i blandt andet Ledelses- og Styringsgrundlaget udarbejdes der årligt et Arbejdsgrundlag for Sundhedsområdet, hvis formål er at sikre et opdateret og fælles afsæt for regionens strategiske arbejde. Derudover udpeger både Psykiatriplanen, 4 Konceptet Frihed under ansvar forklares nærmere i afsnittet vedr. arkitektur. Side 3
Social Strategi, Den Regionale Udviklingsplan og Sundhedsplanen konkrete indsatsområder og udviklingsspor. Ovenstående planer og de udpegede indsatsområder vil være pejlemærker for BIarbejdet. Intentionen for BI-arbejdet skal altid være rettet mod forbedring af regionens funktionsmåde i mødet med borgere og patienter. Her vil BI-enhedens passion være at finde. BI-arbejdets mål BI-arbejdet har nedenstående overordnede mål, som kan opdeles i et forretningsmæssigt, teknisk og procesmæssigt aspekt: Forretningsmæsigt: BI-enheden skal understøtte og servicere den daglige drift i processen fra data til information til viden til handling til resultat. Den enkelte brugers behov for datainformation skal understøttes for at kunne forfølge og opnå koncernens mål på alle niveauer. Dette gøres ved, at BI-enheden sikrer ét fælles og validt datavarehus med tilstrækkeligt datainformationsgrundlag til at kunne drive, lede og udvikle alle forretningsområder i Region Midtjylland. BI-enheden sikrer også et ens datagrundlag på ledelsesmæssig niveau til fx dialogmøder og til tværgående indsatser på alle niveauer. De dataansvarlige afdelinger i staben har ansvaret for den faglige kvalitet af data, herunder datadefinitioner og nøgletal, samt faglig validering af data i samarbejde med øvrige brugere og BI-enheden. Teknisk: BI-enheden skal levere en generisk datastruktur og model med veldokumenterede data. Datamodellen skal sikre gennemskueligheden, brugervenligheden og tilgængeligheden samt understøtte det daglige BI-arbejde på alle forretningsområder. Procesmæssigt: BI-enheden har ansvar for at initiere og sikre brugerstyret BI-arbejde, ved at brugerne er en integreret og afgørende partner i BI-arbejdet. BI-enheden vil iværksætte Den åbne dataorganisation, hvor alle involverede medarbejdere i koncernen arbejder i et transparent miljø, på et fælles datagrundlag og mod fælles mål. BI-enheden går i dialog med brugerne og er gennemsigtige og retfærdige i opgavevaretagelsen Den åbne dataorganisation Grundtanken med den åbne dataorganisation er et åbent og tillidsbaseret samarbejde mellem de lokale dataenheder og BI-enheden om det at tilvejebringe og udstille information til alle relevante brugere. BI-enheden orkestrerer dette arbejde, men en stor del af indsatsen ligger også hos de lokale dataenheder. Målsætningen med Den åbne dataorganisation er at nedbryde grænser for hvem, der kan og må gøre hvad og på den måde få meget mere til at ske. I stedet for fokus på Side 4
grænser skal vi udnytte hinandens kompetencer på tværs med øje for både lokale og fælles behov. Det betyder f.eks. at personer uden for BI-enheden kan og bør bidrage til udvikling af BI-løsninger i Region Midtjyllands datavarehus dette udøves blandt andet gennem arbejdet med BI Fast Track, men ellers betyder det også, at BI-enheden skal være eller gøres opmærksom på eksisterende lokale datakompetencer, og at disse inddrages i udvikling af BI-løsninger. På denne måde sikres også, at der helt fra starten inkorporeres den rette forretningsforståelse i planlægning og udvikling af både datavarehuset og konkrete BI-løsninger. Derudover er det væsentligt, at processer og værktøjer til analyse og rapportering understøtter høj grad af lokal udvikling og distribution af rapporter mm., samt at der i nødvendigt omfang er fokus på udvikling af lokale kompetencer til dette formål. Der fastlægges en række konkrete og målbare mål: 1. Minimum 90% brugertilfredshed på de ovennævnte områder, fx: Understøtter BI-arbejdet i tilstrækkelig grad den daglige drift? Er data tilstrækkeligt/meningsfuldt til rådighed? Er du som bruger tilstrækkeligt inddraget i udviklingen af BI-løsninger? 2. Anvendelse af BI-løsninger: De nyetablerede BI-løsninger skal være taget i brug ift. det forventede/estimerede niveau Der er gennemført evalueringer på større BI-løsninger 3. Konsolidering mhp. effektivisering BI-arbejdet skal gennem konsolidering af fx front end redskaber medvirke til effektivisering og besparelser Behovsscenarier Det er væsentligt at understrege, at der er behov for data og monitoreringer til vidt forskellige formål, og at tidshorisonterne er tilsvarende varierende. Desuden er målgrupperne ofte forskellige, dog med et vist overlap. Man kan således beskrive flere scenarier, som stiller krav til BI-arbejdet i Region Midtjylland, såsom: 1. Behov for information i mødet med borgeren eller patienten nu og her. Meget af disse data skal leveres af kildesystemerne (fx MidtEPJ), men intentionen er, at datavarehuset også skal kunne levere data så tidstro som muligt og i overensstemmelse med brugernes behov. Side 5
2. Behov for dag-til-dag data til forskellige drifts- og styringsanalyser på alle driftsområder samt til kvalitetssikring, når man har færdiggjort dagens arbejde inden for 1-2 dage 3. Behov for data til budget- og aktivitetsopfølgning samt til kvalitetsudvikling inden for få uger, månedsvist, kvartalsvist 4. Behov for data vedrørende løn, sociale data mv. 5. Behov for data til Regional Udvikling Smart Region er en innovationsindsats i Region Midtjylland, som har til formål at skabe en digital foregangsregion. Det handler bl.a. om at udnytte IT til at løse samfundsmæssige udfordringer, som klima og velfærd, og samtidig bidrage til erhvervsudvikling. Et delprojekt i indsatsen omhandler udnyttelsen af 'åbne data', som der via etableringen af platformen ODAA (www.odaa.dk) er skabt en række konkrete erfaringer med. 6. Behov for data til forskning op til flere år efter dokumentation af hændelsen/ydelsen Både kliniske data fra EPJ-systemer og LPR, samt data fra regionens øvrige funktionsområder anvendes i højere og højere grad til forskning Elementer i BI-strategien Udover vision, mission og mål for BI-arbejdet adresserer BI-strategien følgende områder: Organisation den organisering, der skal understøtte opnåelsen af visionen, missionen og målene. Politikker de processer, metoder og standarder, der skal etableres for at have tydelige spilleregler og principper for styring, udvikling, drift og support. Arkitektur det datamæssige setup og struktur. Teknologi det software og hardware, arkitekturen laves i. BI-enheden har desuden en kommunikationsstrategi, der udarbejdes særskilt. Organisering Til at effektuere BI-strategien og opnå de ønskede mål blev Den Fælles BI-enhed i Region Midtjylland etableret pr. 1. august 2013. BI-enheden servicerer alle koncernens forretningsområder Regional Udvikling, Psykiatri og Social, Præhospitalet, de somatiske hospitaler samt stabene. BI-enheden skal understøtte brugernes behov og ønsker, der opstår både i mødet med borgeren, ved dag-til-dag beslutninger, ved administrativ taktisk afrapportering og styring samt til langsigtet strategisk planlægning og i forsknings- og udviklingsøjemed. Som grundlag for at yde den bedste service til kunderne i alle forretningsområderne har BI-enheden ansvar for og bemyndigelse til at drive regionens BI-initiativer, dvs. udarbejde rammer, beslutte værktøjer, platform, metoder og standarder samt styre Side 6
konsulentsamarbejdet. Dette udøves i samarbejde med forretningsområdernes dataenheder og øvrige interessenter. Organiseringen skal understøtte opnåelsen af visionen og missionen samt opnåelse af fastsatte mål på både operationelt, taktisk og strategisk niveau. BI-enheden har således ansvaret for at realisere og vedligeholde BI-strategien gennem leverancer og drift af BI-miljøet. Dette gøres blandt andet gennem sikring af de relevante kompetencer irt. afdækning af forretningsbehov og anvendelse af fælles BIværktøjer, etablering af fælles platform til understøttelse af effektiv leverance også på tværs - og kontinuerlig forbedring af dataanvendelsen gennem effektiv kommunikation og opfølgning. BI-enheden skal sikre fokus på kontinuerlig forbedring af den tekniske datakvalitet, dvs. dataflowet og -kvaliteten fra kildesystemer til færdige BI-løsninger. Derudover har BI-enheden en forpligtelse til at indsamle og anvende bedste praksis for de relevante discipliner og dokumentere dette i håndbøger og politikker. BI-enheden er et selvstændigt kontor i Kvalitet og Data og er geografisk placeret i Regionshuset Viborg. Udover BI-enheden er der i Region Midtjylland andre centrale grupper og samarbejdsparter, som beskrives i nedenstående vi kalder det dataorganisationen. BI-enheden har ansvaret for at understøtte, udbygge og koordinere dette samarbejde blandt andet gennem formelle fora, netværk og fælles kompetenceudvikling. I Region Midtjyllands dataorganisation på BI-området er der følgende centrale grupper og samarbejdsparter: Lokale dataenheder forretningsområdernes analytikere, der fungerer som lokale superbrugere/supportere, og som er essentielle partnere i BI-arbejdet Dataansvarlig afdeling stabsafdelinger med udelukkende fagligt ansvar for bl.a. datadefinitioner BI-bestyrelsen - Koncernledelsesrepræsentanter, der fungerer som bestyrelse for BI-arbejdet Rådgivningsgruppe - varetager slutbrugernes ønsker og behov og styrker koordinering mellem forretningsområderne og BI-enheden Taktisk prioriteringsgruppe skal etableres: repræsentanter fra Rådgivningsgruppen mhp. daglig prioritering indenfor den vedtagne projektportefølje og fastsatte budget BI-enhed ansvarlig for tilvejebringelse af valide data til alle forretningsområder PAS-gruppen understøtter korrekt registreringspraksis Datadefinitionsgruppen - sikrer udarbejdelse, brug af og kvalitetssikring af ensartede datadefinitioner og klassifikationer Dataorganisationen vil blive beskrevet nærmere i samarbejde med de pågældende grupper og enheder og indgå i den samlede BI Metode & Governance. Her vil blandt andet de enkelte gruppers ansvar, roller, opgaver og samspil blive beskrevet. Side 7
Politikker Der udarbejdes en BI-metode & Governancemodel for ledelse og vejledning af BIarbejdet i Region Midtjylland. Set i lyset af de mange interessenter og involverede parter i BI-arbejdet er governancemodellen vigtig for at kunne understøtte: effektiv styring effektiv udvikling effektiv drift og support BI Metode & Governance for Region Midtjyllands BI-arbejde og dermed for Den Fælles BI-enhed tager udgangspunkt i nærværende BI-strategi og skal sikre strategiens implementering, effekt og udvikling. Modellen omfatter rammer og strukturer, der har som overordnet mål at sikre brugernes behov for datainformation på alle niveauer og dermed sikre et tilstrækkeligt og validt datainformationsgrundlag for at kunne drive, lede og udvikle forretningsområdet. Modellen indeholder relevante politikker, metoder, standarder og håndbøger til understøttelse af ovenfor nævnte punkter. Politikkerne mm. udarbejdes og tilpasses fortløbende på baggrund af eksisterende erfaring og best practice. BI Metode & Governance vil derudover beskrive brugerstyring, datasikkerhed og sikring af datakvalitet. Skabeloner for indsendelse af ønsker, processtyringsskabeloner, status-, afrapporterings- og evalueringsskabeloner etc. vil også være en del af modellen. BI Metode & Governance udarbejdes i harmoni med Region Midtjyllands it-strategi. De rette samarbejdsflader etableres og udvikles gennem udarbejdelse af en samarbejdsaftale med RMIT. Aftalen tilpasses fortløbende i takt med bl.a. tekniske og organisatoriske forandringer. Formålet med BI Metode & Governance er først og fremmest at effektivisere leverancer, at optimere og simplificere processer irt. prioritering og planlægning samt at sikre opsamling af erfaringer og best practice. BI Metode og Governance videreudvikles fortløbende og forelægges BI-bestyrelsen ved større ændringer. Arkitektur Region Midtjyllands Business Intelligence understøttes af en BI-arkitektur, som består af tre lag: Ét fælles datavarehus for alle Region Midtjyllands forretningsområder, hvor data fra diverse kildesystemer konsolideres og struktureres Datamarter, hvor data er tilgængelige til alle forretningsspecifikke formål Fælles BI-løsninger, som anvender og leverer information via en række slutbrugerværktøjer fx SAS EG, Excel osv. BI-arkitekturen styres af forretningskrav, såsom informationskrav, funktionelle krav og lovgivningskrav. Det er et væsentligt princip for BI-arkitekturen, at den ikke er mere Side 8
kompleks end nødvendigt og samtidig er fremtidssikret i forhold til Region Midtjyllands behov for rapporter og analyser. Dermed understøtter arkitekturen det overordnede arbejde med datakvalitet. For at sikre konsistens i data, forbedre performance og mindske kompleksiteten af datavarehusarkitekturen er der truffet beslutning om én platform og dermed én teknologi (Microsoft) til back end-delen. BI-arkitekturen besluttes af BI-enheden og efterleves af alle enheder, der arbejder med BI-løsninger. Succeskriterierne for BI-arkitekturen er: at den kan levere informationsgrundlaget til, at organisationen kan efterkomme de stadige kvalitets- og effektivitetskrav. Der skal være et fælles og bredt datagrundlag for analytikere o.l. og herudover enkelte ledelsesrapporter at datastruktur og model er gennemskuelig, generisk og hensigtsmæssig, og data er valide og veldokumenterede. Datastrukturen skal give mulighed for at følge patientforløb på tværs af sektorer at den kan sikre de rigtige data på det rigtige tidspunkt, det rigtige sted, i rette form og dermed understøtte alle medarbejdere i Region Midtjylland at den understøtter tværsektoriel styring og udvikling at den er fleksibel og skalerbar mht. behov, data, teknologi og brugere at den understøtter adgang via mobile enheder (fx smartphones og tablets) at den tillader agilitet i udviklingen af både datavarehus og BI-løsninger at den har en robust lagdelt opbygning som er nem at drifte og vedligeholde Den Fælles BI-enhed implementerer to spor i arkitekturen: 1. BI Konsolideret: Alle data fra kildesystem overføres til datavarehuset for videre behandling og lægges til rette, så de er letforståelige og lettilgængelige for alle. BIenheden har ansvaret mht. datavarehus, datamarter og BI-løsninger. 2. BI Fast Track: Her overføres data direkte fra kildesystem til datavarehus. I BI Fast Track kan foretages eksplorerende, midlertidige forespørgsler samt ad hoc udtræk, fx fra nye datakilder. Fast Track sporet har også til formål at vurdere, om der er BIløsninger, der skal løftes ind i BI-konsolideret. Fast Track tilgås kun af BI-enheden samt særlige RM-udviklere, hvis rolle og ansvar er beskrevet og vedtaget af BIbestyrelsen. Der udarbejdes en klar definition af, hvornår og hvordan løsninger laves i de to spor, samt hvilke kriterier der er for at løfte løsningen ind i BI Konsolideret. Dette beskrives i BI Metode & Governance af BI-enheden. De to spor skal understøtte den fleksibilitet og agilitet, som er nødvendig i BI-arbejdet. Udover de to ovennævnte spor i arkitekturen, vurderes der på sigt være behov for at etablere et område, der kan bruges til forskningsformål samt avanceret analyser på alle typer af data enten enkeltstående eller sammen med andre Region Midtjylland data. Dette spor kaldes for BI Forskning (spor 3 i nedenstående). Side 9
Nedenstående figur illustrerer de tre spor. 1 2 3 Den nærmere beskrivelse af arkitekturen udarbejdes og vedligeholdes af BI-enheden. I samarbejde med RMIT bør der desuden udarbejdes og vedligeholdes en oversigt over IT systemlandskabet for fortløbende at give overblik over organisationens samlede systemer og relationen mellem disse. Dette kvalificerer BI-enhedens udvikling af BIløsninger, særligt når der skal opsøges ekspertise i RMIT i udviklingsprocessen. Derudover fastholder det fokus på at konsolidere systemlandskabet. Teknologi Det er vigtigt, at den valgte platform/teknologi er en skalerbar, fremtidssikret løsning, der harmonerer med Region Midtjyllands it-strategi. Teknologien er styret af BIstrategi, forretningskrav og udviklerkrav. BI-enheden vil sikre en palet af nødvendige teknologier, som kan realisere BIstrategien, understøtte de forskellige brugerønsker herunder adgang via mobile enheder og understøtte effektiv udvikling og drift. BI-enheden fastlægger de tekniske standarder og udviklingsmetoder. BI-enheden udvælger i samarbejde med brugerne en række slutbrugerværktøjer, som BI-løsningerne skal bygges med henblik på. Slutbrugerværktøjerne skal kunne understøtte de forskellige brugertyper og datascenarier, der findes i Region Midtjylland. Det tilstræbes at konsolidere på få, men dækkende værktøjer for at sikre bedst mulig kompetenceudnyttelse, genbrugelighed og licensbesparelser. Opstår der behov, som ikke er dækket af de udvalgte standardværktøjer, skal indkøb af værktøjer koordineres med BI-enheden, som også beslutter, hvorvidt det skal etableres. Side 10