VRIDSLØSELILLE ANDELSBOLIGFORENING 24. september 2013 REFERAT Bestyrelsesmøde den 24. september 2013 kl. 17.00 Deltagere: Vinie Hansen, Astrid Hansen, Henning Bjerre, Per Larsen, Biba Schwoon, Erik Hansen Flemming Vinther Wallin, Torben Riedel Afbud: Adm.: Afbud: Jørgen Fahlgren og Jette Olsen Byggechef Jesper Rasmussen og afdelingssekretær Andreas Gysting Frederiksen Regnskabschef Erik Cederberg deltager under punkt 1 Adm. direktør Ulrik B. Hoffmeyer Dagsorden 0. Dirigent... 2 1. Godkendelse af budgetter for afdelingerne 2014 (bilag)... 2 2. Styringsdialog: Godkendelse af styringsrapporter for boligorganisationen og boligafdelingerne 2012-regnskaberne (bilag)... 12 3. Afd. 6 Vest: Godkendelse af skema B for Egelundsvej 2 (bilag)... 15 4. Tidsplan og indhold for årsberetningen 2013 (bilag)... 17 5. Distribuering af VA-afdelingernes beboerblade (bilag)... 17 6. Opfølgning på VA s handlingsprogram 2013-14 (bilag)... 18 7. Evaluering bestyrelsesarbejdet i VA... 19 8. Evaluering af studietur (bilag)... 21 9. Evaluering af VA s foreningsmøde den 3. september (bilag)... 21 10. Anvisningsaftale med Greve Kommune (bilag)... 22 11. Direktionens beretning (bilag)... 23 12. Skriftlige henvendelser til bestyrelsen... 27 13. Bestyrelsesmøde i BO-VEST (bilag)... 28 14. Orientering om aktuel boligpolitik... 28 15. Generel Orientering (formand, øvrige bestyrelse)... 28 16. Punkter til næste møde... 29 17. Næste møde og kommende møder... 29 18. Eventuelt... 29
Til drøftelse og beslutning 0. Dirigent Bestyrelsen valgte Vinie Hansen som dirigent. ------------------------------------------------------------------------------------------------------- 1. Godkendelse af budgetter for afdelingerne 2014 Regnskabschef Erik Cederberg og byggechef Jesper Rasmussen supplerede med følgende: - Notat om langtidsplanen for afd. 4 Nord og afd. 8 Bæk- og Fosgården blev omdelt. - Vedr. sagsfremstillingen for afd. 6 Vest blev følgende korrigeret: Tagpap, hegn og fliser er ikke en del af den kommende helhedsplan, og i skema A er der kun medregnet en understøtning af badeværelserne. - Konsekvenserne ved at lånefinansiere til udskiftning af vandinstallationer i Banehegnet vil beløbe sig til 21,1 mio. kr. svarende til en årlig huslejestigning på 12,7 pct. eller 90 kr./m2, såfremt der ikke findes andre løsninger. På organisationsbestyrelsesmødet den 17. juni 2013 har bestyrelsen bevilget kr. 75.000,- til en fremtidssikringsanalyse for Banehegnet. Fremtidssikringsanalysen kan bidrage med løsninger ift. fremtidige renoveringer. Fremtidssikringsanalysen forventes færdig og fremlagt for organisationsbestyrelsen ultimo 2013. Bestyrelsen havde følgende bemærkninger vedr. afdelingernes budgetter: - Banehegnet: Vinie Hansen orienterede om, at der har været afholdt fællesmøde med Banehegnets afdelingsbestyrelse samt repræsentanter fra organisationsbestyrelsen og administrationen den 23. september vedr. afdelingens budget for 2014, der blev nedstemt på beboermødet den 11. september. Vinie Hansen redegjorde for følgende: Op til beboermødet var der afholdt to møder i afdelingsbestyrelsen den 15/8 og den 29/8, hvor der var stillet mange spørgsmål til især en stor stigning på lønbudgettet, som flere ikke mente, der var givet fyldestgørende svar på. Bl.a. var der en fejl i 2013 budgettet, hvor driftslederens løn ikke var med, hvilket var medvirkende til stigningen. Desuden glemte BO-VEST at regulere en medarbejders løn efter, at han var gået på nedsat tid. Yderligere var der fejl i det første budget, som blev delt ud til beboerne. Herefter blev der uddelt et nyt udkast uden yderligere forklaring. Afdelingsbestyrelsen var utryg ved, om "der var styr på det", når det fremsendte budget ikke var kontrolleret for fejl. Efter beboermødet har driftslederen samlet op på de udestående spørgsmål, og der var enighed på fællesmødet om, at der ikke var ændringer til det budgetforslag, som blev forkastet den 11/9. Det var ikke tallene, der var utilfredshed med, men processen. Alle var også enige om, at det kan være en god ide, at der deltager en medarbejder fra økonomiafdelingen på det afdelingsbestyrelsesmøde, der behandler første udkast til budget/regnskab, for at så mange spørgsmål som muligt kan besvares med det samme. 2
For ikke at udløse en urafstemning (hvis to på hinanden beboermøder træffer hver sin beslutning) var der også enighed om, at Vinie Hansen anbefaler organisationsbestyrelsen at godkende budgettet. Herved opstår der en tvist mellem VA s organisationsbestyrelse og afdelingen, hvorefter budgettet sendes til godkendelse i kommunalbestyrelsen. BO-VEST vil herefter varsle huslejestigningen pr. 1/10 under forudsætning af kommunalbestyrelsens godkendelse. Afdelingsbestyrelsen sender en informationsskrivelse om forløbet ud til beboerne. - Hyldespjældet: Der er positiv tilbagemelding fra LBF omkring renovering af tagene. Organisationsbestyrelsen godkendte herefter alle afdelingsbudgetterne for 2014 Organisationsbestyrelsen godkendte budget 2014 for Banehegnet, som er godkendt af afdelingsbestyrelsen, men nedstemt af beboermødet. (se redegørelse herfor ovenstående). Budget 2014 for Banehegnet sendes til endelig afgørelse i Albertslund Kommune som følge af tvist mellem beslutningen på beboermødet og i organisationsbestyrelsen. BO-VEST varsler huslejestigningen pr 1/10 2013 med virkning fra 1/1 2014 under forudsætning af kommunalbestyrelsens godkendelse. ------------------------------------------------------------------------------------------------------- Indstilling Administrationen indstiller: - at bestyrelsen godkender afdelingernes budgetter for 2014 med forbehold for godkendelse på beboermøderne. - at bestyrelsen drøfter, om der er behov for yderligere tiltag i forhold til afdelingernes henlæggelser og likviditet ud over de tiltag, der er nævnt under bemærkningerne til langtidsplanerne med helheldsplaner m.v. - at bestyrelsen godkender budget 2014 for Banehegnet, som er godkendt af afdelingsbestyrelsen, men nedstemt af beboermødet. - at budget 2014 for Banehegnet såfremt dette godkendes af organisationsbestyrelsen sendes til endelig afgørelse i Albertslund Kommune som følge af tvist mellem beslutningen på beboermødet og i organisationsbestyrelsen. - at administrationen besvarer beboermødets spørgsmål vedr. budget 2014 for Banehegnet. Beskrivelse Nedenfor oplistes status for de enkelte afdelingers budgetter sammen med resultatet af beboermødernes behandling. 3
Parallelt med afdelingernes behandling af budgetterne er det for afdelinger med erhvervslejemål blevet besluttet, hvilket niveau erhvervslejen for de enkelte erhvervslejemål skal være for 2014. I notat vedlagt under direktionens beretning redegøres for den ændrede driftsbekendtgørelse vedr. dispositionsfondens dækning af tab på fraflyttere. Den ændrede bekendtgørelse betyder, at afdelingernes bidrag til dispositionsfonden er steget, hvilket fremgår af afdelingernes budgetter for 2014. Afdeling 51, Toften Budgettet er godkendt i afdelingsbestyrelsen og godkendt på beboermøde den 2. september 2013. Budgettet indebærer ingen huslejeændring, hvilket giver en boligafgift på 843 kr. pr. m 2 pr. 1. januar 2014. (i 2013: 843 kr. pr. m 2 ). Hovedårsagen til den uændrede husleje skyldes et opsparet overskud på kr. 88.500, som er blevet brugt til generelle prisstigninger. Drifts- og vedligeholdelsesplan foreligger. Det forventes, at afdelingen i 2014 skal benytte anden finansiering vedrørende konto 116-arbejder på kr. 22,3 mio. Langtidsplan: Markvandring er udført sammen med repræsentanter for afdelingsbestyrelsen den 7. maj. Fra 2015-2025 har afdelingen flere væsentlige arbejder, som afdelingen ikke har likviditet til at afholde. De største ting er: Vand- og afløbsinstallationer, tagbelægning og køkkenudskiftninger. Samlet set mangler afdelingen ca. kr. 48 mio. Der arbejdes på at gennemføre en helhedsplan i afdelingen. Det endelige omfang af denne er ikke kendt endnu, men en del af ovennævnte arbejder forventes indeholdt. Afdelingen har ikke likviditet til at afholde disse udgifter. Alle kendte aktiviteter er med i afdelingens langtidsplan. Budget med tilhørende langtidsplan er gennemgået og godkendt af repræsentanter for afdelingsbestyrelsen den 5. aug. 2013. Afdeling 52, Læhegnet Budgettet er godkendt i afdelingsbestyrelsen og er godkendt på beboermøde den 10. september 2013. Budgettet indebærer en huslejestigning på 3,42 %, hvilket betyder en boligafgift på 793 kr. pr. m 2 pr. 1. januar 2014 (i 2013: 766 kr. pr. m 2 ). Stigningen svarer til kr. 45.925, der hovedsageligt skyldes øgede udgifter til ejendomsskatter kr. 15.000, dispositionsfondsbidrag på kr. 8.000 og intet overskud til brug i budgettet fra tidligere år kr. 19.000. Drifts- og vedligeholdelsesplan foreligger. 4
Langtidsplan: Markvandring er udført sammen med repræsentanter for afdelingsbestyrelsen d. 27. maj 2013. Afdelingen har netop fra VA s organisationsbestyrelse fået godkendt, at der igangsættes diverse forundersøgelser med henblik på, at tilvejebringe et veldokumenteret grundlag for, at der kan udarbejdes oplæg til helhedsplan. Afdelingen har bl.a. store problemer med kloakker og tag, og afdelingen har ikke økonomi til selv at afholde udgifterne. Resultaterne af forundersøgelserne vil blive indarbejdet i langtidsplanen. Alle kendte aktiviteter er med i afdelingens langtidsplan. Budget med tilhørende langtidsplan er gennemgået med og godkendt af repræsentanter for afdelingsbestyrelsen den 27. maj 2013. Afdeling 53, Banehegnet Budgettet blev godkendt af afdelingsbestyrelsen den 12. august. Budgettet blev nedstemt på beboermøde den 11. september 2013, da de fremmødte krævede uddybning af udgifterne på konto 114 til renholdelse/lønninger. Der er planlagt et nyt beboermøde den 23. oktober. Administrationen indstiller til organisationsbestyrelsen, at bestyrelsen godkender budget 2014 for Banehegnet, som er godkendt af afdelingsbestyrelsen, men nedstemt af beboermødet. Såfremt organisationsbestyrelsen godkender Banehegnets budget for 2014, sendes budgettet til endelig afgørelse i Albertslund Kommune som følge af tvisten mellem beslutningen på beboermødet og i organisationsbestyrelsen. Administrationen vil besvare beboermødets spørgsmål til budgettet for 2014, og afdelingsbestyrelsen orienteres. Budgettet indebærer en huslejestigning på 3,71 %, hvilket giver en boligafgift på 701 kr. pr. m 2 pr. 1. januar 2013 (i 2013: 676 kr. pr. m 2 ). Stigningen svarer til kr. 382.435, der kan forklares med øgede udgifter til dispositionsbidrag kr. 93.500, G-indskud kr. 23.400, renholdelse kr. 69.900, samt henlæggelse på planlagt og periodisk vedligeholdelse kr. 255.000. Drifts- og vedligeholdelsesplan foreligger. I 2015 er der i langtidsplanen afsat til udskiftning af vandinstallationer, som delvis skal finansernes af andre midler på kr. 21 mio. kr. Konsekvens og mulige løsninger præsenteres på organisationsbestyrelsesmødet. Langtidsplan: Markvandring er udført sammen med repræsentanter for afdelingsbestyrelsen den 6. august. Afdelingen har planlagt udskiftning af vand- og afløbsinstallationer i 2015 og 2016 til kr. 25 mio. Afdelingen har ikke likviditet til at afholde disse udgifter. Alle kendte arbejder er med i afdelingens langtidsplan. Langtidsplanen er gennemgået med og godkendt af repræsentanter for afdelingsbestyrelsen den 3. juni. 2013. Afdeling 66, 4 Nord Budgettet er godkendt i afdelingsbestyrelsen og forventes godkendt på beboermøde den 18. september 2013. 5
Budgettet indebærer en huslejestigning på 0,76 %, hvilket betyder en gennemsnitlig boligafgift på 720 kr. pr. m 2 pr. 1. januar 2014 (i 2013: 715 kr. pr. m 2 ). Stigningen svarer til kr. 116.000. Hovedårsagen er, at stigninger i ejendomsskatter kr. 152.000 og renholdelse 278.000 stort set modsvares af opsparet overskud fra tidligere år. Drifts- og vedligeholdelsesplan foreligger. Afventer input vedr. langtidsplanen efter beboermødet d. 18. september 2013. Omdeles på organisationsbestyrelsesmødet. Afdeling 67, 4 Syd Budgettet er godkendt af afdelingsbestyrelsen den 28. august 2013 og på beboermødet den 9. september 2013. Budgettet indebærer en huslejestigning på 3,29 %, hvilket giver en gennemsnitlig boligafgift på 694 kr. pr. m 2 pr. 1. januar 2014 (i 2013: 672 kr. pr. m 2 ). Stigningen svarer til kr. 585.000 og skyldes især større renteudgifter kr. 140.000, større udgifter til ejendomsskatter kr. 179.000 og renovationsgæld til kommune kr. 248.000 Drifts- og vedligeholdelsesplan foreligger. Det forventes ikke, at afdelingen skal benytte anden finansiering vedrørende konto 116-arbejder. Langtidsplan: Afdelingen er så småt ved at gå i gang med den kommende helhedsplan. Alle kendte aktiviteter er med i planen. Budgettet med tilhørende langtidsplan er gennemgået og godkendt af repræsentanter for afdelingsbestyrelsen i august 2013. Afdeling 68, 4 Række Budgettet er godkendt af afdelingsbestyrelsen den 13. august 2013 og godkendt på beboermøde den 16. september 2013. Budgettet indebærer en huslejestigning på 0 %, hvilket giver en boligafgift på 645 kr. pr. m 2 pr. 1. januar 2014 (i 2013: 645 kr. pr. m 2 ). Drifts- og vedligeholdelsesplan foreligger. Det forventes ikke, at afdelingen skal benytte anden finansiering vedrørende konto 116-arbejder. Langtidsplan: Markvandring er udført sammen med repræsentanter for afdelingsbestyrelsen i 2013. Afdelingen er i gang med en helhedsplan, og langtidsplanen skal i 2014 justeres i forhold til de nye renoverede huse. Alle kendte aktiviteter er med i langtidsplanen. 6
Afdeling 55 Kanalens Kvarter Budgettet er godkendt i afdelingsbestyrelsen og godkendt på beboermøde den 11. september 2013. Budgettet indebærer en huslejestigning på 1,7 %, hvilket betyder en gennemsnitlig boligafgift på 914 kr. pr. m 2 pr. 1. januar 2014 for familieboliger og 925 kr. for ældreboliger (i 2013: 898 kr. for familieboliger og 910 kr. for ældreboliger pr. m 2 ). Stigningen svarer til kr. 311.100. Hovedårsagen hertil er større udgifter til renholdelse kr. 230.000, større afvikling af underskud fra tidligere år kr. 187.800 samt mindre renteindtægter kr. 785.000. Dette modsvares af besparelse på henlæggelser til planlagt og periodisk vedligeholdelse på kr. 500.000, som er en del af finansieringen af helhedsplanen. Afdelingen har desuden i regnskab 2013 modtaget tilsagn om tilskud fra Landsbyggefonden om, at overskridelsen på helhedsplanen bliver delvist dækket af midler fra LBF. Drifts- og vedligeholdelsesplan foreligger. Langtidsplan: Afdelingen har netop gennemgået en helhedsplan. Langtidsplanen er opdateret på den baggrund, og det vurderes, at alle kendte aktiviteter er med i langtidsplanen. Afdelingen har likviditet til at afholde disse udgifter. Afdeling 56, Vest Budgettet er godkendt i afdelingsbestyrelsen og godkendt på beboermøde den 4. september 2013. Budgettet indebærer en huslejestigning på 0,92 %, hvilket giver en boligafgift på 777 kr. pr. m 2 pr. 1. januar 2014 (i 2013: 770 kr. pr. m 2 ). Stigningen svarer til kr. 172.000, der i hovedtræk kan forklares med øgede udgifter til ejendomsskat kr. 142.000, dispositionsfondsbidrag kr. 84.000, og renholdelse kr. 152.000, og som mindre udgift er der ikke længere afvikling af underskud på kr. 215.000. En drifts- og vedligeholdelsesplan foreligger Langtidsplan: Markvandring er udført sammen med repræsentanter for afdelingsbestyrelsen den 29. april 2013. Afdelingen forventes at skulle i gennem en helhedsplan. I langtidsplanen er medtaget facadeudskiftning, udskiftning af tagpap, renovering af badeværelser, køkkener, radiatorer samt udskiftning af hegn og fliser. I alt ca. kr. 67 mio. Afdelingen har ikke likviditet til at afholde disse udgifter, men de forventes medtaget i helhedsplanen. Alle kendte aktiviteter er med i afdelingens langtidsplan. 7
Budget med tilhørende langtidsplan er gennemgået med og godkendt af repræsentanter for afdelingsbestyrelsen den 12. august 2013. Afdeling 57, Blokland Budgettet er godkendt i afdelingsbestyrelsen og godkendt på beboermøde den 4. september 2013. Budgettet indebærer en huslejestigning på 1,86 % for familieboliger og 1,47 % for ældreboliger, hvilket giver en boligafgift pr. 1. januar 2014 på 900 kr. pr. m 2 for familieboliger og 1021 kr. pr. m 2 for ældreboliger (i 2013: 883 kr. pr. m 2 for familieboliger og 1006 kr. pr. m 2 for ældreboliger). Stigningen svarer til kr. 364.277 for familieboliger og kr. 7.611 for ældreboliger. Hovedårsagen er større henlæggelser til planlagt og periodisk vedligeholdelse kr. 449.400, almindelig vedligeholdelse kr. 153.000, merudgift drift af vaskeri mv. kr. 125.000 hvilket modsvares af besparelser på ejendomsskatter kr. 64.000 samt besparelse på el og varme fællesarealer kr. 200.000. Drifts- og vedligeholdelsesplanen foreligger og den viser, at der mangler kr. 15.450.400 i 2015. Langtidsplan: Markvandring er udført sammen med repræsentanter for afdelingsbestyrelsen den 6. maj 2013. Afdelingen forventes at skulle i gennem en helhedsplan. I langtidsplanen er medtaget renovering af altaner, udskiftning af vinduer og tag (med asbest) I alt ca. kr. 300 mio. Afdelingen har ikke likviditet til at afholde disse udgifter, men forventes medtaget i helhedsplanen. Alle kendte aktiviteter er med i afdelingens langtidsplan. Budget med tilhørende langtidsplan er gennemgået med og godkendt af repræsentanter for afdelingsbestyrelsen den 7. aug. 2013. Afdeling 58, Bæk/Fosgården Budgettet er godkendt i afdelingsbestyrelsen d. 15. august 2013 og godkendt på beboermøde den 16. september 2013. Budgettet indebærer ingen huslejeændring, hvilket giver en boligafgift på 614 kr. pr. m 2 for familieboliger pr. 1. januar 2014 og 1.070 kr. pr. m2 for ældreboliger (i 2013: 614 kr. pr. m 2. for familieboliger og 1.070 kr. pr. m 2 for ældreboliger) Hovedårsagen til det uændrede huslejeniveau skyldes at der i 2013 var budgetteret med udgifter til lån på byggeskader på kr. 763.000 kr., som er taget ud af budgettet igen. Denne besparelse er bl.a. brugt til større udgifter til lån på forbedringsarbejder, større henlæggelser til planlagt og periodisk vedligeholdelse. 8
Afventer input vedr. langtidsplanen efter beboermødet d. 16. september 2013. Omdeles på organisationsbestyrelsesmødet. Afdeling 59, Galgebakken Budgettet er godkendt i afdelingsbestyrelsen og er godkendt på beboermøde den 12. september 2013. Budgettet indebærer en uændret husleje, hvilket giver en gennemsnitlig boligafgift på 929 kr. pr. m 2 pr. 1. januar 2014 (i 2013: 929 kr. pr. m 2 ). Hovedårsagen til den uændrede husleje er en besparelse på henlæggelser samt tab ved fraflytning kr. 330.000, som dækker mindre stigninger til den daglige drift. Drifts- og vedligeholdelsesplan foreligger. Langtidsplan: Markvandring er udført sammen med repræsentanter for afdelingsbestyrelsen den 16. maj 2013. Afdelingen forventes at skulle igennem en helhedsplan. Arbejder, der forventes medtaget i helhedsplanen, er ikke medtaget i langtidsplanen. Afdelingen har ikke likviditet til at afholde udgifter ud over dem, der er med i langtidsplanen Alle øvrige kendte aktiviteter er med i planen. Budget med tilhørende langtidsplan er gennemgået med og godkendt af repræsentanter for afdelingsbestyrelsen den 22.august 2013. Afdeling 60, Hyldespjældet Budgettet er godkendt i afdelingsbestyrelsen og godkendt på beboermøde den 9. september 2013. Budgettet indebærer en uændret husleje, gennemsnitlig boligafgift på 923 kr. pr. m 2 pr. 1. januar 2014 (i 2013: 923 kr. pr. m 2 ). Hovedårsagen, til at huslejen forbliver uændret, er, besparelser på henlæggelser til planlagt og periodisk vedligeholdelse kr. 514.000 samt mindre udgifter til almindelig vedligeholdelse kr. 323.000 kompenserer for almindelig stigning i driftsudgifter samt mindre overført overskud fra tidligere år og mindre renteindtægter. Drifts- og vedligeholdelsesplan foreligger. Langtidsplan: Markvandring er udført sammen med repræsentanter for afdelingsbestyrelsen den 4. juni. Afdelingen forventes at skulle i gennem en helhedsplan. Det forventes, at afdelingen i år 2016 skal benytte anden finansiering vedrørende udskiftning af tage på kr. 36 mio. kr., såfremt tagene ikke omfattes af den forventede kommende helhedsplan. I år 2020 mangler der finansiering på kr. 2,7 mio. kr. til udskiftning af varmevekslere i boligerne. Den manglende finansiering forventes tilvejebragt ved låneoptagelse. Fra 2013 er der årligt afsat kr. 400.000 til renovering af hegn og skure. Behovet er tidligere vurderet til ca. 15. mio. kr. Der er således ikke afsat tilstrækkelige midler til renovering inden- 9
for levetiden, da det vurderes, at huslejen ikke kan bære det. Henlæggelsen revurderes, når omfanget af den kommende helhedsplan kendes. Alle kendte aktiviteter er med i planen. Budget med tilhørende langtidsplan er gennemgået med og godkendt af repræsentanter for afdelingsbestyrelsen den 15. august 2013. Afdeling 61, Askerød Budgettet er godkendt i afdelingsbestyrelsen og godkendt på beboermøde den 11. september 2013. Budgettet indebærer en huslejestigning på 5,7 %, hvilket giver en gennemsnitlig boligafgift på 783 kr. pr. m 2 pr. 1. januar 2014. (i 2013: 740 kr. pr. m2). Stigningen svarer til kr. 2.913.116, hvilket hovedsageligt skyldes større udgifter til lån på forbedringsarbejder og bygningsskader kr. 3.405.000, som modsvares af besparelser på henlæggelser til planlagt og periodisk vedligeholdelse samt tab ved fraflytning kr. 876.000. Der er desuden i budgettet for 2014 omlagt udgifter/ indtægter vedrørende helhedsplanen, som giver ændringer i forhold til budget 2013. Drifts- og vedligeholdelsesplan foreligger. Langtidsplan: Markvandring er udført sammen med repræsentanter for afdelingsbestyrelsen den 16. april. Afdelingen er ved at være færdig med en helhedsplan. Alle kendte aktiviteter er med i planen, og afdelingen kan selv afholde udgifterne til disse. Budget med tilhørende langtidsplan er gennemgået med og godkendt af repræsentanter for afdelingsbestyrelsen den 14. aug. 2013. Afdeling 62, Gadekæret Budgettet er godkendt af afdelingsbestyrelsen den 15. august 2013 og forelægges til godkendelse på beboermøde den 17. september 2013. Budgettet indebærer en uændret husleje, hvilket giver en gennemsnitlig boligafgift på 778 kr. pr. m 2 pr. 1. januar 2014 (i 2013: 778 kr. pr. m 2 ). Hovedårsagen til at huslejen forbliver uændret skyldes mindre henlæggelser til tab ved fraflytning kr. 799.000 som blandt andet dækker større udgifter til ejendomsskatter kr. 214.000, målerpasning kr. 127.000, indbetaling til dispositionsfonden kr. 217.000. Drifts- og vedligeholdelsesplan foreligger. Det forventes, at afdelingen skal benytte anden finansiering vedrørende konto 116-arbejder på i alt kr. 20 mio. kr. Der er tale om en større varmerørsrenovering. Langtidsplan: Markvandring er udført sammen med repræsentanter for afdelingsbestyrelsen 10
den 26. marts 2013. Afdelingen er midt i en helhedsplan. I langtidsplanen er medtaget udskiftning af fjernvarmeledninger i terræn til kr. 20 mio. Afdelingen har ikke midler til afholdelse af denne udgift. Restlevetiden på afdelingens tag forventes at være 12-14 år. Udgiften til nyt tag er ikke med i langtidsplanen men forventes at kunne finansieres med låneoptagning uden huslejekonsekvens da der er andre lån, der udløber på det tidspunkt. Langtidsplanen skal opdateres på baggrund af helhedsplanen. Alle kendte aktiviteter er med i planen. Budget med tilhørende langtidsplan er gennemgået med og godkendt af repræsentanter for afdelingsbestyrelsen den 15. aug. 2013. Afdeling 65, Grønningen Budgettet er godkendt i afdelingsbestyrelsen og er godkendt på beboermøde den 10. september 2013. Budgettet indebærer en uændret husleje, hvilket giver en gennemsnitlig boligafgift på: 950 kr. pr. m 2 pr. 1. januar 2014 for familieboliger (i 2013: 950 kr. pr. m 2 ) 830 kr. pr. m 2 pr. 1. januar 2014 for ungdomsboliger (i 2013: 830 kr. pr. m 2 ) 989 kr. pr. m 2 pr. 1. januar 2014 for ældreboliger (i 2013: 989 kr. pr. m 2 ) Hovedårsagen til at huslejen kan forblive uændret er, at besparelse på ejendomsskatter kr. 108.000 samt mindre henlæggelser til tab ved fraflytning kr. 140.000 dækker de mindre indtægter på renter samt overført resultat fra tidligere år. Drifts- og vedligeholdelsesplan foreligger. Langtidsplan: Markvandring er udført sammen med repræsentanter for afdelingsbestyrelsen den 29. maj 2013..Alle kendte aktiviteter er med i planen. Budget med tilhørende langtidsplan er gennemgået med og godkendt af repræsentanter for afdelingsbestyrelsen den 15. aug.2013. Bilag: - 2014-budgetter og langtidsplaner for VA-afdelingerne 11
2. Styringsdialog: Godkendelse af styringsrapporter for boligorganisationen og boligafdelingerne 2012-regnskaberne Bestyrelsen gennemgik og kommenterede de enkelte skemaer. Organisationsskemaet: - Antal af sager ved beboerklagenævnet ønskes tilføjet styringsrapporten fremover. Afdelingsskemaer - Side 8 i styringsrapporten for Galgebakken: Ift. sammenligningen med de øvrige VAafdelinger bør svaret på spørgsmålet Er der konstruktive relationer til udsatte grupper eks. misbrugere, psykisk syge eller lignende i bebyggelsen under punktet: Er boligområdet socialt velfungerende ændres fra nej til ja. Styringsrapporterne for både afdeling og organisation blev herefter godkendt. ------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Indstilling: Administrationen indstiller, - at bestyrelsen drøfter og godkender styringsrapporterne for VA-afdelingerne til brug for styringsdialogen med kommunerne. - at bestyrelsen drøfter og godkender styringsrapporten for boligorganisationen til brug for styringsdialogen med kommunerne samt særligt forholder sig til afsnittet Konklusion og Ledelse og beboerdemokrati. Beskrivelse: BO-VEST og boligorganisationen skal til dialogen med kommunerne beskrive vores virksomhed og boligafdelingerne i en såkaldt styringsrapport. Der skal udarbejdes en styringsrapport for hver boligafdeling samt en styringsrapport for boligorganisationen. Styringsrapport for afdelingerne Til brug for dialogen med Albertslund, Ishøj og Greve Kommune om boligafdelingerne er styringsrapporterne for de enkelte boligafdelinger baseret på 2012-regnskaberne. Driftsledere, byggeadministrationen og boligsociale medarbejdere i BO-VEST har givet input til boligafdelingernes styringsrapporter. Styringsrapporterne er herefter udsendt til afdelingsbestyrelserne for deres kommentarer, som efterfølgende er tilføjet rapporterne. Følgende VA-afdelinger har indsendt deres bemærkninger: Hyldespjældet, Grønningen, 4 Række, 6 Vest og Askerød. Hovedparten af kommentarerne har været af specifik karakter, hvor oplysningerne i skemaet er blevet korrigeret eller suppleret. I styringsrapporten for afdelingerne er stamdata, økonomiske nøgletal samt fraflytningspro- 12
centerne genereret automatisk fra BL. BO-VEST har konstateret, at fraflytningsprocenterne i styringsrapporten ikke er korrekte. I kommentarfeltet har BO-VEST derfor oplyst den reelle fraflytningsprocent for 2012. Styringsrapport for boligorganisationen Organisationsbestyrelsen skal ligeledes udfylde en styrringsrapport for boligorganisationen. Denne er vedlagt med administrationens forslag til drøftelse. Bestyrelsen skal særligt forholde sig til afsnittene Konklusion og Ledelse og beboerdemokrati. Styringsrapporten for boligorganisationen er ligeledes baseret på 2012-regnskabet. Oplysning om sager afgjort ved beboerklagenævnet vil BO-VEST fremadrettet registrere på boligorganisation, sagsart og opgørelse, så det næste år vil fremgå af styringsrapporten. Organisationens styringsrapport bliver i år suppleret med kommunernes vurdering af samarbejdet med BO-VEST og boligorganisationen ift. 1) Anvisning og udlejning 2) Boligsociale projekter og helhedsplaner 3) Organisationen og afdelingernes budgetter og regnskaber 4) Beboerdemokratiet. Afdelinger med væsentlige problemer eller kritiske nøgletal Hvis der er igangsat en større renovering eller en helhedsplan i en boligafdeling generer dette automatisk et kryds i rubrikken Væsentlige problemer i styringsrapporten for organisationen. Der er i styringsrapporten markeret følgende kritiske nøgletal: VA s arbejdskapital: BO-VEST har konstateret, at opgørelsen for VA s arbejdskapital i styringsrapporten ikke er korrekt. I kommentarfeltet har BO-VEST derfor oplyst nedenstående: VA s arbejdskapital udgør pr. 31. december 2012 kr. 3.766.262 svarende til kr. 770,26 pr. lejemål, og de tilsvarende tal pr. 31. december 2011 udgjorde kr. 3.776.801 svarende til kr. 772,42 pr. lejemål. Der er i 2012 ikke indbetalt til arbejdskapitalen. Fra 2013 indbetales der igen til arbejdskapitalen. Kanalens Kvarter: Afdelingen har i årene 2011 og 2012 oparbejdet et underskud, hvor dele af disse underskud kan tilføres den uafsluttet renoveringssag. I forbindelse med økonomisk afslutning af renoveringssagen, som led i afdelingens helhedsplan, har LBF i skrivelse af 4. juli 2013 meddelt tilsagn om driftslån med tilbagevirkende kraft fra 2010. Det forventes ud fra den bevilgede driftsstøtte fra LBF, at afdelingen vil opnå et overskud for regnskabsåret 2013, som kan dække hovedparten af det oparbejdede underskud fra 2011 og 2012. 13
Tidsplan: Tilblivelsen af styringsrapporterne for afdelingerne og organisationen har fulgt følgende tidsplan: Juni 2013 Input fra driftsledere, byggeadministration, boligsociale medarbejdere m.fl. til Styringsrapporten August 2013 Styringsrapporterne sendt ud til kommentering i afdelingsbestyrelserne September 2013 September 2013 31. oktober 2013 2. december 2013 Organisationsbestyrelserne behandler styringsrapporterne Styringsrapporterne uploades til kommunerne Styringsdialogmøde med Ishøj Kommune og VA/BO-VEST Styringsdialogmøde med Albertslund Kommune og VA/BO-VEST Derudover skal der planlægges styringsdialogmøder med Greve og Brøndby Kommuner Relevant for strategien: Styringsdialogen understøtter BO-VEST s strategiske hovedspor om, at vores beboere er i fokus. Gennem styringsdialogen kan boligorganisationen og kommunen drøfte løsninger på fælles lokale problemstillinger i boligområderne. Lovgrundlag: Reglerne om indførelse af styringsdialog som redskab i samarbejdet mellem det kommunale tilsyn og boligorganisationerne er trådt i kraft den 1. januar 2010. Regelgrundlaget for den nye styringsmodel fremgår af følgende bestemmelser: 5b, 6a 6f og 164 i lov om almene boliger m.v. 71 og 109 i bekendtgørelse om drift af almene boliger m.v. Vurdering: Styringsrapporterne er et godt redskab til dialogen med kommunerne, hvor fælles udfordringer og løsninger i boligafdelingerne kan drøftes. I 2012 blev et planlagt fyraftensmøde omkring styringsdialogen aflyst pga. manglende tilmeldinger. Med fordel kan styrringsrapporternes nuværende form og indhold herunder BO- VESTs egne opstillede kriterier - evalueres på et nyt fyraftensmøde i 2013/2014. Bilag: - Oplysningsskema for organisationen - Oplysningsskemaer for boligafdelingerne 14
3. Afd. VA 6 Vest, Egelundsvej 2: Ombygning af tidligere børneinstitution Troldehøj til beboerhus samt lokaler til afdelingsbestyrelsen 2 Jesper Rasmussen udleverede budgettet for skema B, hvor de samlede anlægsudgifter udgør kr. 8.381.375,- Organisationsbestyrelsen godkendte herefter projekt for renovering og ombygning af den tidligere institutionsbygning Troldehøj til beboerhus med en samlet anlægsudgift på kr. 8.381.375,- under forudsætning af, at Albertslund Kommune giver dispensation til, at der ikke etableres mekanisk ventilation i opholdslokalerne. ------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Indstilling: Administrationen indstiller: - at organisationsbestyrelsen godkender projekt for renovering og ombygning af den tidligere institutionsbygning Troldehøj til beboerhus. Der tages forbehold for, at der kan komme ændringer til budgettet frem til organisationsbestyrelsesmødet den 24. september, hvorfor det endelige budget for skema B vil blive omdelt op bestyrelsesmødet. Det skal ligeledes præciseres, at skema B har den forudsætning, at Albertslund Kommune giver dispensation til, at der ikke etableres mekanisk ventilation i opholdslokalerne. (kontakt til Albertslund Kommune er etableret). Beskrivelse I forbindelse med planlægningen af helhedsplan for Albertslund Vest, aftaltes det med LBF, at ombygningen af Egelundsvej 2 til beboerhus skulle indgå i skema A for den samlede helhedsplan for Albertslund Vest med et beløb på ca. 7.0 mio. kr. Skema A blev godkendt af afd. VA 6 Vest, LBF samt Albertslund Kommune ultimo 2012. Med udgangspunkt i tidligere udarbejdede skitseforslag primo 2012 (arkitekt Bernd Kjelland), besluttede Byggeudvalget og BO-VEST at afsøge interesserede totalrådgivere til gennemførelse af projektet. Med teknisk rådgivning fra Totalrådgiver Torkil Laursen A/S og arkitektfirma Erik Rask Larsen Aps i samarbejde med byggeudvalget, bestående af medlemmer af afdelingsbestyrelsen og andre særligt interesserede beboere, er der udarbejdet et projekt for renovering og ombygning af institutionsbygningen. Som et led i de tekniske undersøgelser er der konstateret forekomst af PCB og bly. Udgiften til fjernelse af div. sundhedsfarlige stoffer er indregnet i budgettet med 312.500 kr. Det nye fælleshus får total ny klimaskærm mod syd og nyt tag. Eksisterende murede vægge i øst/vest gavle samt nordfacade får påsat 150 mm isolering, som pudses og males. Beboerhuset får hermed en energimæssig stand, der i årene fremover vil holde varme og vedligeholdelsesomkostningerne nede. Indvendig vil alle overflader være nye. 15
Afdelingen har for at nedbringe udgiften til el selv bekostet et solcelleanlæg, som monteres med 20 paneler i 5 indpassede felter på syd facaden. Systemet er udformet således, at overskydende el videresælges. Det 350 m2 store hus opdeles med en enhed til bestyrelsesarbejde med egen indgang mod øst, kontor, lille køkken samt wc og område til printfunktion. I beboerhusdelen indrettes et stort fælles samlingslokale med 2 skydedøre, som muliggør fleksibelt opdeling af husets fællesrum. Der etableres ny el- og varmeforsyning i huset. Alle funktionskerner mod nord bibeholdes, men ombygges til tidssvarende voksne- og handicaptoiletter samt køkkenfaciliteter. Kælderen bliver gennemmalet og får anvendelse til aktivitetsrum, arkiv og depot. Der etableres niveaufri adgang fra syd og nord. Alle døre og vinduer udskiftes til nye med energiruder med 2 lags termoglas. I forbindelse med opsigelse af institutionens lejemål, blev VA Vest overdraget 441.000 kr. fra Albertslund Kommune. Midlerne var vedligeholdelsesmidler som ikke var anvendt, mens institutionen var i drift. Bestyrelsen har tidligere godkendt, at den tilbageholdte pulje kunne disponeres af afdelingen til gennemførelse af en række særlige projekter. (indgår med andel i ombygningen samt til borde og stole, service, haveinventar mv.). Projektet havde primo september licitation med 4 udvalgte totalentreprenører, hvor den billigste blev udvalgt. Licitationen tilkendegav, at man stod overfor en udfordring, idet tilbuddet var ca. 35 pct. over håndværkerbudgettet. (laveste pris 8.304.375 kr.) Efterfølgende er der arbejdet på at tilpasse projektet til økonomien. Poster, der ikke er indeholdt i selve byggeprojektet, men som bygherreleverancer, var taget med som kontrolpris, og er taget ud. Disse er p.t ved at være færdigforhandlet med parterne, og vi forventer, at de er tilendebragt torsdag den 19. september. Projektet er godkendt på ekstraordinært afdelingsmøde d. 11. juli 2013 Forslag til solcelleanlæg er ligeledes godkendt på afdelingsmøde d. 4. september 2013 Økonomi og tidsplan Skema B udleveres og godkendes på organisationsbestyrelsesmødet den 24. september 2013. Efter organisationsbestyrelsens godkendelse fremsendes skema B ansøgning til kommunalbestyrelsen i Albertslund Kommune. Kontrakt med entreprenør vil blive indgået umiddelbart efter at LBF har meddelt endeligt tilsagn. Arbejdet forventes igangsat i løbet af oktober/november 2013 og forventes færdigt maj 2014. 16
Bilag: - Oversigtsplan over beboerhuset på Egelundsvej 2. 4. Tidsplan og indhold for årsberetningen 2013 Bestyrelsen godkendte administrationens forslag til indhold i årsberetningen og tog udkast til tidsplan til efterretning. ------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Indstilling: Administrationen indstiller: - at bestyrelsen godkender forslaget om et større fokus på økonomi i kommende beretning og et let ændret design af forsiden. Beskrivelse: Administrationen lægger op til et øget fokus på boligorganisationernes og BO-VESTs økonomi i de kommende års beretninger. Formålet er at gøre beretningen til et anvendeligt værktøj for beboere og beboerdemokrater, der ønsker en bedre indsigt i økonomien i AB, VA, Tranemosegård og BO-VEST. Der lægges op til, at de tre organisationer og BO-VEST får fire sider med og om økonomi. Formålet er især at få plads til nøgletal om afdelingerne uden at gøre beretningen dyrere end tidligere. Med Beboermagasinet har bestyrelserne et redskab til de blødere historier fra og om afdelingerne, de tre organisationer, BO-VEST og almene boliger generelt. Efter tre år med samme layout på forsiden af beretningen, lægger administrationen desuden op til mindre ændringer heraf, så læserne desuden får et bedre og mere tydeligt indtryk af, at have modtaget et nyt års beretning. Bilag - Oversigt over forslag til indhold - Tidsplan med arbejdet for årsberetningen 5. Distribuering af VA-afdelingernes beboerblade Bestyrelsen godkendte herefter administrationens indstilling. ------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Indstilling: Administrationen indstiller, - at bestyrelsen godkender plan for distribueringen af VA-afdelingernes beboerblade. 17
Beskrivelse: På organisationsbestyrelsesmødet den 26. august 2013 besluttede bestyrelsen, at administrationen skulle udarbejde en plan for, hvordan VA s beboerblade bliver distribueret ud til samtlige VA-afdelinger. Administrationen foreslår, at der udsendes mail til alle redaktører/kontaktpersoner i VAafdelinger, der udgiver beboerblade, med opfordring til, at deres beboerblad sendes til følgende: 1) Der sendes/afleveres 20 eksemplarer af beboerbladet til BO-VEST Malervangen 1, 2600 Glostrup. De 20 eksemplarer omdeles i dueslaget til VA s organisationsbestyrelse samt administrationen i BO-VEST. 2) Der sendes et eksemplar af beboerbladet til hver afdelingsbestyrelse i de øvrige 14 VAafdelinger. Adressen på afdelingernes kontaktperson/bestyrelseslokale fremgår af vedlagte oversigt. Bilag: - Distribuering af VA-beboerblade 6. Opfølgning på VA s handlingsprogram 2013-14 Organisationsbestyrelsen havde følgende bemærkninger: Bestyrelsen ønsker, at der på det kommende organisationsbestyrelsesmøde fremlægges plan og økonomisk overslag på forsøg med digitale, vejledende afstemninger. Der nedsættes et konferenceudvalg - evt. i samarbejde med AB - på næste organisationsbestyrelsesmøde, der kan planlægge en boligsocial årskonference i 2014. Tilfredshedsundersøgelsens resultater for VA-afdelingerne fremlægges om muligt på næste organisationsbestyrelsesmøde, inden resultaterne viderebehandles på foreningsmødet den 5. februar 2014. Organisationsbestyrelsen ønsker, at et kommenteret grønt regnskab for 2012 udsendes til driftslederen og afdelingsbestyrelserne jf. miljøhandlingsprogrammet for VA, således der kan følges op på det grønne regnskab og iværksættes initiativer i afdelingerne. Et opdateret miljøhandlingsprogram for VA ønskes taget op på det kommende organisationsbestyrelsesmøde. Administrationen oplyste endvidere, at proceduren for VA s grønne regnskab 2013 bliver: - I februar 2014 udsendes energimærkning med forslag til initiativer, der kan reducere afdelingernes energiforbrug. 18
- I forbindelse med udsendelsen af budget 2015 umiddelbart før sommerferien udsendes det grønne regnskab 2013 til afdelingsbestyrelserne. Notat om finansieringen af elever og lærlinge i BO-VEST vedlægges dagsordenen til næste organisationsbestyrelsesmøde. Bestyrelsen tog herefter opfølgningen på VA s handlingsprogram til efterretning. ------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Indstilling Administrationen indstiller, - at bestyrelsen tager status for VA s handlingsprogram til efterretning. Beskrivelse VA s handlingsprogram 2013-14 blev vedtaget på generalforsamlingen den 22. maj. Handlingsprogrammet er udarbejdet med udgangspunkt i emnerne: Beboerdemokrati og frivillighed, Beboerne, Boligområderne, Alment Socialt Ansvar og VA og BO-VEST. Bestyrelsen drøftede på sit møde den 27. august, hvordan handlingsprogrammet ønskes fremmet. Administrationen har herefter gennemgået programmet og udarbejdet en oversigt over allerede planlagte aktiviteter i forbindelse med programmet samt forslag til overvejelser over initiativer, der kan føre til realisering af programmet inkl. forslag til tidshorisont og økonomi. Bilag - Status på VA s handlingsprogram 2013-14. 7. Evaluering bestyrelsesarbejdet i VA Bestyrelsen besluttede at evaluere sit arbejde i foråret 2014 med brug af BL s værktøj samt at supplere med afrapportering (tilkøb 1). ------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Indstilling Administrationen indstiller, - at bestyrelsen drøfter muligheden for at evaluere sit arbejde med brug af BL s værktøj samt evt. tidspunkt for evalueringen. - at bestyrelsen forholder sig til, om evalueringen skal suppleres med en større afrapportering (tilkøb 1) og eventuelt et temamøde (tilkøb 2). 19
Beskrivelse: Formanden for VA har ønsket at få beskrevet mulighederne for en evaluering af bestyrelsesarbejdet i VA med anvendelse af BL s værktøj hertil. Procedure for bestyrelsesevaluering BL s bestyrelsesevalueringer gennemføres elektronisk og anonymt af alle ti bestyrelsesmedlemmer og -suppleanter. Databehandlingen forestås af BLs samarbejdspartner Sermo Analyse. Alle resultater kan enten fremsendes i figurformat fra Sermo Analyse eller beskrives i en rapport af BLs konsulent og gennemgås på et temamøde under følgende emner: Bestyrelsesmaterialet Mødeafvikling og samarbejdet i bestyrelsen Strategisk samarbejde Bestyrelsens sammensætning, størrelse og kompetencer Samarbejdet mellem bestyrelsen og den administrative ledelse/direktion Samarbejdet internt i bestyrelsen Samarbejdet med eksterne samarbejdsparter Udvikling af bestyrelsesarbejdet BL anbefaler, at bestyrelsesmedlemmerne ikke ser selve spørgeskemaet på forhånd. BO-VEST bestyrelsen fik i foråret 2013 gennemført en tilsvarende evaluering. Økonomi Budget for bestyrelsesevaluering: Basis pris for bestyrelsesevaluering Prisen dækker evaluering, udsendelse, databehandling og rapport (grafisk udformning) ved analysefirmaet Sermo Analyse. 9.000 kr. plus moms Tilkøb 1: Afrapportering: 7.000 kr. plus moms Tilkøbet dækker afrapportering ved cirka 45 PowerPoint-slides med kommentarer til alle resultater med søjlediagrammer og tekst. Tilkøb 2: Temamøde: 13.925 kr. plus moms Tilkøbet dækker, at bestyrelsen præsenteres for alle resultater, efterfulgt af en proces om samarbejde vedr. de emner, som bestyrelsesmedlemmerne har rettet fokus på i svarene. Med afsæt i evalueringens konklusioner arbejder bestyrelsen sammen med den administrative ledelse med ønsker til udvikling af bestyrelsens fortsatte samarbejde. Det foregår som en proces med en blanding af gruppeopgaver, indlæg fra en BL-konsulent og dialog. 20
8. Evaluering af studietur Bestyrelsen var af den mening, at det var en spændende og udbytterig studietur med stort fagligt indhold. Den udarbejdede logbog sendes til VA s afdelingsbestyrelser samt Albertslund, Ishøj og Greve Kommune. ------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Indstilling: Administrationen indstiller, - at bestyrelsen evaluerer organisationsbestyrelsens studietur til München den 29. august 1. september. Beskrivelse: Der er udarbejdet en logbog for organisationsbestyrelsens studietur til München som vedlægges. Logbogen beskriver studieturens faglige program i ord og billeder. På organisationsbestyrelsesmødet vil der blive omdelt en cd-rom med billeder fra studieturen. Regnskab for studieturen vil fremgå af budgetopfølgningen, der fremlægges på næste organisationsbestyrelsesmøde. Bilag: - Logbog for VA s studietur til München 9. Evaluering af VA s foreningsmøde den 3. september Fra bestyrelsen deltog Astrid Hansen, Vinie Hansen, Henning Bjerre, Jørgen Fahlgren, Per Larsen, Biba Schwoon, Erik Hansen, Flemming Vinther Wallin og Torben Riedel i foreningsmødet. Bestyrelsen var af den mening, at det havde været et godt foreningsmøde med inspirerende oplæg. Bestyrelsen havde følgende bemærkninger: - Bestyrelsen ønskede, at der på det kommende organisationsbestyrelsesmøde gives en orientering om den nye lovgivning vedr. etablering af solceller i almene boliger. - Bestyrelsen ønskede, at der på et kommende bestyrelsesmøde drøftes problemstillinger og anbefalinger for VA-afdelinger vedr. LAR-projekter. Drøftelserne kan evt. udmunde i en bæredygtighedspolitik for VA. -------------------------------------------------------------------------------------------------------- 21
Indstilling Administrationen indstiller: - at bestyrelsen evaluerer VA s foreningsmøde den 3. september. Beskrivelse: Tirsdag den 3. september afholdt VA foreningsmøde omhandlende solceller i almene boliger samt præsentation af VA s grønne regnskab. Der var 32 deltagere ved arrangementet. Jens Wenzel Andreasen, seniorforsker ved DTU, holdt oplæg om bl.a. mulighederne for støtte til solceller i almene boligafdelinger som energiaftalen fra 2012 åbner op for. Miljøkonsulent i BO-VEST, Carsten R. Larsen, fremlagde VA s grønne regnskab for 2012. VA s grønne regnskab for 2012 viser, at den positive tendens med at reducere forbruget af vand, el og varme er fortsat i 2012. PowerPoint-præsentationen af VA s grønne regnskab vedlægges. Foreningsmødet blev afholdt i Mosegården i VA-afdelingen Gadekæret. Foreningsmødet startede derfor med en rundvisning i Gadekæret, som er i sin afsluttende fase i forhold til en omfattende helhedsplan. Bilag - PowerPoint-præsentationen af VA s grønne regnskab 2012 10. Anvisningsaftale med Greve Kommune Bestyrelsen havde følgende bemærkninger: - Afdelingsbestyrelsen i Askerød skal orienteres om forslag til ny anvisningsaftale. - Organisationsbestyrelsen giver administrationen mandat til at forhandle en ny anvisningsaftale, der forelægges organisationsbestyrelsen til endelig godkendelse. Bestyrelsen godkendte med ovenstående bemærkninger administrationens indstilling. ------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Indstilling Administrationen indstiller: - at bestyrelsen giver administrationen mandat til at forhandle en ny anvisningsaftale på plads med Greve kommune for VA-afdelingerne Askerød og Grønningen. - at procentsatsen for den kommunale anvisningsret i Askerød og Grønningen på hhv. 100 pct. og 25 pct. fastholdes. - at den eksisterende tekst i anvisningsaftalen om Askerød som udgangspunkt fastholdes med enkelte tilføjelser. 22
Beskrivelse: Den gældende anvisningsaftale med Greve Kommune skal fornys i 2013. Greve kommune ønsker aftaleudkastet færdigt den 16. oktober, hvorefter det skal godkendes i Social- og Sundhedsudvalget. Administrationens vurdering er, at VA/BO-VEST skal forlænge aftalen om, at Greve kommune har 100 pct. anvisningsret i Askerød og 25 pct. anvisningsret i Grønningen. Derudover er det administrationens vurdering, at den eksisterende aftale for Askerød kan fornys med enkelte tilføjelser. Den eksisterende aftale om Askerød er vedlagt som bilag. BO-VEST har i dag kun få udsættelser i Askerød, foreløbig er det sket to gange i 2013. Det hænger både sammen med en målrettet indsats og beboersammensætningen. For at styrke denne udvikling har administrationen et ønske om et par tilføjelser til den eksisterende anvisningsaftale. Et eksempel på en tilføjelse til aftalen kan være: Personer, der anvises til Askerød, skal være ustraffet for kropsfarlig kriminalitet eller berigelseskriminalitet. Ovenstående tilføjelse vil være nem at kontrollere, da det vil fremgå af personens straffeattest. Derudover vil tilføjelsen sikre, at vi ikke overtager andre områders problembørn. Ved at bruge straffeattesten vil der være en forældelse af forholdet, hvorved en person efter en årrække uden straf igen vil kunne anvises en bolig i Askerød. Det vil efter administrationens opfattelse give afdelingen som helhed en bedre og mere stabil beboersammensætning. Det vil også bidrage til mere tryghed blandt lejerne. Bilag - Nugældende aftale mellem Greve Kommune og BO-VEST om anvisning til almene boliger i Askerød. 11. Direktionens beretning Byggechef Jesper Rasmussen supplerede direktionens beretning med følgende: Høkerlængen 2 Jesper Rasmussen udleverede et notat omkring status for demonstrations- og udviklingsprojektet i Høkerlængen 2 i Hyldespjældet. Administrationen vil fremkomme med en ny redegørelse for projektet inden årets udgang omkring afslutning af projektet. 23
Evalueringsmøde med beboerne i Fiskens Kvarter Til evalueringsmødet den 9. september deltog omkring 30 beboere. Entreprenør og rådgiver orienterede på mødet om, at der arbejdes på, at fejl og mangler i Fiskens Kvarter udbedres inden den 1. november samt, at der udarbejdes en beboervejledning inden 1. oktober bl.a. omkring betjening af varme og ventilation i boligen. Undersøgelser omkring krakelering af fuger mellem klinker pågår. Følgegruppen har den 23. september vedtaget, at vindfang udgår af tilvalgskataloget. BO-VEST administrationen har fremsendt sine bemærkninger den 11. september til Beboerklagenævnet vedr. sagen om udsættelse af huslejeforhøjelse pga. fejl og mangler, som beboere i Fiskens Kvarter har indgivet. Status på Gadekæret Der har dd. været afholdt møde med rådgiver fra AI-gruppen, juridisk rådgiver og administration vedr. afklaring af videre handling. Efterfølgende har der været afholdt følgegruppemøde med afdelingsbestyrelse samt Ishøj Kommunes kommunaldirektør og borgmester. Der arbejdes aktuelt på, at der kan indgås aftaler med nogle af Pihls underentreprenører for færdiggørelse af de mest presserende arbejder. Det forventes, at arbejdet med igangsætning af ventilationsanlæg kan påbegyndes mandag den 30. september. Der arbejdes på beboerinformation i denne uge om planerne for færdiggørelse af arbejdet samt varsling af adgang til boligerne. Varsling af husleje sker i december måned med virkning fra den 1. marts 2014. Bestyrelsen havde følgende bemærkninger: BO-VEST konference Bestyrelsen var af den mening, at det havde været en god og indholdsrig konference. Anvisningsaftale for Toften Organisationsbestyrelsen ønskede, at administrationens arbejde omkring en ny anvisningsaftale for Toften forceres ift. det beskrevne i sagsfremstillingen. Herefter tog bestyrelsen direktionens beretning til efterretning. ------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Indstilling Administrationen indstiller: - at bestyrelsen tager direktionens beretning til efterretning. 24