Budget 2016 forslag til proces Det politiske arbejde i budgetlægningen Godkendt af Økonomiudvalget den 2. marts 2015 Indhold 1. Indledning... 2 2. Udgangspunktet for budgetlægningen... 2 3. Økonomiske udfordringer i 2016... 3 3.1 Udfordringer... 4 3.2. Initiativer... 4 4. Det politiske arbejde med budget 2016... 4 4.1 Den politiske proces... 5 4.2 HovedMED og forvaltningsmed... 6 4.3 Borgerinddragelse... 6 4.4 Aftale om kommunernes økonomi for 2016... 7 4.5 Vedtagelse af budgettet... 7 4.5 Roller i budgetprocessen... 7 4.7 Høringsprocessen... 7 4.7 Tidsplan for den politiske proces... 8 1
1. Indledning Denne procesbeskrivelses mål er at give de processuelle rammer for, at der i Kommunalbestyrelsen kan indgås en budgetaftale for 2016 med overslagsår. Det er Økonomiudvalget, som - til Kommunalbestyrelsen - skal udarbejde forslag til kommunens årsbudget for det kommende år. Budgetforslaget skal være ledsaget af budgetoverslag for en flerårig periode, jf. styrelseslovens 37. I dette dokument er beskrevet den politiske behandling af budgetarbejdet for 2016. Formålet med dokumentet er at beskrive de politiske aktiviteter, roller og opgaver, der er gennem budgetprocessen. Udover dette dokument udarbejdes der en administrativ budgetvejledning for planlægning og gennemførelse af det praktiske budgetarbejde. Økonomiudvalget har ansvaret for at tilrettelægge budgetprocessen, herunder godkende aktiviteter, forudsætninger og krav til udvalgenes bidrag frem til budgetvedtagelsen. Ifølge styrelseslovens 38 skal Økonomiudvalgets forslag til budget inkl. overslagsår behandles to gange i Kommunalbestyrelsen med mindst 3 ugers mellemrum. Kommunalbestyrelsens 2. behandling af budgettet skal ske senest den 15. oktober. 2. Udgangspunktet for budgetlægningen De vigtigste dokumenter og planer for Hvidovre Kommune danner overordnet grundlag og udgangspunkt for budgetarbejdet. Det gør de for at sikre overensstemmelse mellem den langsigtede udvikling af kommunen og budgetarbejdet det enkelte år med overslagsår. Vigtige elementer heri er: - Hvidovre Kommunes Vision - Strategibrev 2015 - Planstrategi 2011 - Kommuneplanen Hertil kommer de enkelte fagområders politiker, strategier og planer. Ved budgetdrøftelserne er politiker, strategier og planer således med til at definere, hvad det er Kommunalbestyrelsen vil sætte sig af mål og have fokus på for det kommende års budget. Omdrejningspunktet for årets budgetproces er, at der sigtes mod et drifts- som anlægsbudget i balance. Det betyder, at arbejdet med budgettet for 2016, mere kommer til at handle om omprioriteringer inden for budgetrammen end udvidelser af den samlede ramme. Budgetprocessen for 2016 starter og slutter i Kommunalbestyrelsen, men ind imellem er den aktive involvering af fagudvalgene omdrejningspunkt for processen. Det tekniske udgangspunkt for budgetprocessen er basisbudgettet for 2016, som det så ud ved vedtagelsen af budget 2015. Basisbudgettet vil igennem 2015 ændre sig i takt med, at de tekniske forudsætninger for budget 2016 falder på plads. Med udgangspunkt i basisbudgettet skal der så arbejdes med prioriteringer gennem tilvejebringelse af et råderum, samt omprioriteringer inden for de kendte økonomiske rammer. Budgetprocessen påbegyndes i Kommunalbestyrelsen med en orientering om basisbudgettets sammensætning, udfordringer og muligheder. Herefter vil en stor dele af budgetprocessen foregå i fagudvalgene. Kommunalbestyrelsen afholder slutteligt et budgetseminar i slutningen af august. 2
3. Økonomiske udfordringer i 2016 Det overordnede udgangspunkt for budget 2016 er overslagsåret, som det tager sig ud i forbindelse med vedtagelsen af budget 2015. Heraf fremgår det, at der i 2016 er en ubalance (finansieringsunderskud) på 63,0 mio. kr., mens der i 2017 er et finansieringsunderskud på 25,8 mio.kr. I 2018 er dette vendt til et finansieringsoverskud på 35,1 mio. kr. Tallene i overslagsårene er pr. definition usikre, idet der kan ske meget med såvel udgifter som indtægter, der påvirker bundlinjen. I forhold til det vedtagne budget for 2016 skal det bemærkes, at der på indtægtssiden ikke er indregnet eventuelt tilskud som følge af ekstraordinære balancetilskud i økonomiforhandlingerne. Det er et tilskud som kun aftales for et år ad gangen og som de seneste par år har tilført kommunen mellem 26 og 28 mio. kr. om året. Der er heller ikke taget højde for eventuelle tilskud som følge af ansøgninger efter 17 og 19 i lov om kommunal udligning og generelle tilskud. Hvidovre har igennem de seneste år modtaget tilskud herfra i størrelsesordenen 12-15 mio.kr årligt. Finansieringsoversigt vedtaget budget 2015-2018 Mio. kr. Budget Overslagsår Overslagsår Overslagsår - = udgifter 2015 2016 2017 2018 A. DET SKATTEFINANSIEREDE OMRÅDE Indtægter Skatter 2587,2 2624,0 2688,9 2739,9 Tilskud og udligning 938,6 915,3 923,0 943,7 Indtægter i alt 3525,8 3539,3 3611,9 3683,6 Driftsudgifter (ekskl. forsyningsvirksomhed) Byudvikling, bolig og miljø -72,7-69,2-68,8-68,8 Transport og infrastruktur -98,6-98,2-97,6-97,3 Undervisning og kultur -663,0-661,8-661,3-659,8 Sundhedsområdet -270,5-270,7-271,2-271,2 Sociale opgaver og beskæftigelse -1823,2-1817,1-1815,3-1813,8 Administration -424,3-413,6-413,5-413,5 I alt driftsudgifter -3352,3-3330,6-3327,6-3324,3 Renter 3,4 3,8 4,0 4,6 Afdrag -45,6-46,6-47,7-48,0 I alt anlægsudgifter -131,8-196,2-158,5-88,0 P/L 0,0-64,7-129,9-194,7 RESULTAT AF DET SKATTEFINANSIEREDE OMRÅDE -0,5-95,0-47,8 33,1 B. FORSYNINGSVIRKSOMHEDER Drift - Renovationsområdet -2,1-2,1-2,1-2,1 C. RESULTAT I ALT (A+B) -2,5-97,0-49,8 31,0 Optagne lån 20,0 50,0 40,0 20,0 Finansforskydninger langfristede tilgodehavender (øvrige finansforskydninger) -15,9-15,9-15,9-15,9 I alt 4,1 34,1 24,1 4,1 ÆNDRING AF LIKVIDE AKTIVER 1,6-63,0-25,8 35,1 LIKVIDE AKTIVER, ULTIMOBEHOLDNING 215,2 152,2 126,4 161,5 3
3.1 Udfordringer Kommunens økonomi påvirkes af udviklingen i konjunkturerne. Herudover påvirkes rammerne bl.a. af - Den årlige kommuneaftale mellem stat og kommune - Lov og cirkulæreprogrammet Afledt heraf forventes aftalestyringen mellem staten og kommunerne de årlige økonomiaftaler - i stadig stigende grad at begrænse kommunerens økonomiske handlerum. Det stiller øget krav om intern prioritering i kommunerne - også i Hvidovre. Konkret vil det i de kommende kommuneaftaler forventeligt være Hvidovres anlægsomfang, der kan blive den største udfordring. Som det fremgår af finansieringsoversigten er den største udfordring i budget 2016 anlægsudgifterne. Der er vedtaget et anlægsbudget for 2016, der overskrider Hvidovre Kommunes relative andel af den samlede forventede kommunale anlægsramme og budgettet ligger samtidig ud over hvad de interne ressourcerammer historisk har kunnet eksekvere. På driftsområdet har Hvidovre Kommune de seneste år kunne budgettere ud over den udmeldte serviceramme. Servicerammen skal overholdes for kommunerne under et, hvilket også forventes at være gældende i den kommende Økonomiaftale. Også på driftsområdet vil der fortsat være tale om stram styring. Det øger behovet for intern prioritering frem for budgetudvidelser, således at der i Hvidovre kan tilvejebringes et råderum for de udviklingsområder Kommunalbestyrelsen gerne vil styrke. 3.2. Initiativer Det er Direktionens vurdering, at der i budgetarbejdet for 2016 bør arbejdes med prioritering af kommunens samlede anlægsramme over årene 2016-2019 samt omprioritering indenfor udvalgenes rammer. Direktionen vil foreslå, - At der gennemføres en målrettet administrativt drevet proces til prioritering af anlægsprojekter for 2016-2019. Dette skal ses i lyset af det meget store anlægsomfang i budget 2016 (196,2 mio. kr.), samt en ikke ubetydeligt forventet overførsel af uforbrugte anlægsmidler fra 2014 til 2015 i Hvidovre Kommune. Dette betyder samlet at Hvidovre Kommune har en anlægspukkel, som kan mindskes gennem at begrænse omfanget af vedtagne projekter de enkelte år. - At der i de enkelte fagudvalg arbejdes med omprioriteringsforlag. Hvert fagudvalg drøfter omprioriteringsmuligheder inden for eget område og på den baggrund kan udvalget foreslå budgetneutrale omprioriteringer. Dvs., at der ved forslag til aktivitetsudvidelser skal ske en samtidig anvisning af mulig finansiering i det enkelte fagudvalg. - At der med henblik på at understøtte omprioriteringsdrøftelserne i fagudvalgene iværksættes budgetanalyser i alle forvaltninger som led i det almindelige budgetarbejde. 4. Det politiske arbejde med budget 2016 Budgetprocessen igangsættes ved, at Økonomiudvalget drøfter og beslutter, hvorledes den konkrete overordnede tilgang til budgetarbejdet skal være. Samtidig vil Økonomiudvalget udmelde de økonomiske rammer for arbejdet, samt forventninger og krav til fagudvalgenes budgetarbejde. 4
Kommunalbestyrelsen får herefter en samlet administrativ gennemgang af, hvorledes basisbudget 2016 overordnet ser ud. Gennemgangen vil omfatte - Hvilke overordnede økonomiske udfordringer er der (drift, anlæg og finansiering mv.)? - Hvilke eksternt begrænsende rammer kan imødeses (service-/anlægsramme) - Hvad forventes der at ske af tekniske ændringer undervejs i budgetarbejdet og hvad bidrager det med til budgettet? Her er det Direktionens forslag, at der for driften sker følgende: - Omprioriteringsmuligheder o Hvert fagudvalg kan drøfte og foreslå budgetneutrale omprioriteringer inden for eget fagområde. For at understøtte dette arbejde iværksættes et arbejde med budgetanalyser i alle forvaltninger. Arbejdet med omprioriteringer kan have flere formål. For det første kan omprioriteringer eksempelvis omhandle forslag til tilretning af enkelte områder, således at budget og aktivitet svarer til det faktiske forbrug. For det andet kan omprioriteringerne også ske som forslag til justering eller omprioritering af indsatser mellem egne fagområder. For anlæg er Direktionens forslag: - Administrationen får til opgave at udarbejde oplæg omhandlende mulige prioriteringer af bestående anlægsbudgetter for 2016-2019. Procesmålet er, at der udarbejdes et bæredygtigt anlægsbudget for 2016-2019. Dette skal ses i lyset af de tilbagevendende store overførsler på anlægsområdet. Baggrunden for de store overførsler i Hvidovre Kommune er at der er tale om et relativt stort anlægsprogram, der ikke er afspejlet i de ressourcemæssige rammer for gennemførslen. - Økonomiudvalget drøfter, hvilke dimensioner, der skal tænkes ind i arbejdet. Hvidovre bør investere i anlæg der sikrer gode rammer for bestående drift, lige som investeringer, der effektiviserer drift bør prioriteres højest, endelig bør der tages fornødent hensyn til arbejdet med klimaskærme. - For at kunne tilrettelægge en så realistisk anlægsprioritering som muligt for 2016-2019 bør omfanget af nye anlægsprojekter minimeres. Endelig foreslår Direktionen, at der i forbindelse med budgettet indgås en politisk aftale om anvendelse af hjemfaldsmidlerne. Ved den endelige budgetvedtagelse fastsætter Kommunalbestyrelsen mål og økonomiske rammer for de enkelte udvalg. Udvalgene skal sikre, at der er overensstemmelse mellem serviceniveau, kvalitetsstandarder, mål og bevilling. 4.1 Den politiske proces Økonomiudvalget drøfter den 2. marts rammer for budgetarbejdet. Der vil blive afholdt et temamøde i Kommunalbestyrelsen, hvor en samlet gennemgang af basisbudgettet for 2016 vil finde sted. Fra Økonomiudvalgets rammeudmelding i marts indtil juni måned vil administrationen udarbejde oplæg til mulige flerårige anlægsprioriteringer, som imødekommer de udmeldte rammer. Fra primo april til primo juni drøfter fagudvalgene, prioriteringer på udvalgets eget driftsområde Dette sker gennem udarbejdelse af en række budgetanalyser. 5
I perioden april til juni afholdes tre ordinære møder i hvert fagudvalg. Ved udvalgsmødet i april skal udvalgene drøfter, hvilke områder udvalgene vil omprioritere mellem, samt hvilke budgetanalyser udvalgene afledt heraf vil have gennemført. På udvalgsmødet i maj måned gives der en status for arbejdet, mens der på udvalgsmøderne i juni måned foreligger færdige budgetanalyser. Den 19. juni afholdes en budgettemadag, hvor arbejdet vedrørende såvel drift som anlæg fremlægges for Kommunalbestyrelsen. Udgangspunktet for temadagen vil være: - Præsentation af aftale mellem KL og Regeringen - Status for det tekniske basisbudget - De enkelte fagudvalgs arbejde med omprioriteringsforslag (præsenteres af udvalgsformændene). - Præsentation af mulige prioriteringer af anlægsbudgettet (præsenteres af Direktionen/administrationen). På fagudvalgsmøderne i august behandles forslag til driftsomprioriteringer. Herudover drøftes status på budgettet for fagområdet. Den 28. august afholder Kommunalbestyrelsen et budgetseminar, hvor udfordringerne i budgettet drøftes. På budgetseminariet indbydes hele Kommunalbestyrelsen til drøftelser på baggrund af basisbudgettet samt materialet udarbejdet vedrørende drift og anlæg. Indkomne høringssvar indgår i drøftelserne på budgetseminariet. I det omfang partierne ved siden af processen i fagudvalgene ønsker konsekventberegnet forslag til basisbudgettet - opfordres disse til at indsende disse til Økonomiafdelingen så tidligt som muligt og gerne før budgetseminariet i august. Som udgangspunkt vil basisbudgettet tillagt tekniske korrektioner og konsekvenser af økonomiaftalen mellem KL og Regeringen danne grundlag for den videre politiske proces. 4.2 HovedMED og forvaltningsmed HovedMED og forvaltningsmed har en særlig rolle i processen og de vil generelt blive inddraget gennem orienteringer og drøftelser på de ordinære møder. HovedMED afholder følgende møder: Primo marts : Ekstraordinært HovedMED med orientering om budgetproces. Den 13. april: Status for budgetproces. Den 15. juni: (møde m/ ØU): HovedMED fremkommer med emner, som ønskes drøftet på møderne. Den 21. august: Økonomiudvalgets førstebehandling (HovedMED s høringssvar) Den 8. oktober: Budgetvedtagelsen Før det første møde i fagudvalgene i april afholdes møde i de enkelte forvaltningsmed for at drøfte mulige input til arbejde med budgetanalyser. I perioden april-juni vil der mellem hvert fagudvalgsmøde kunne afholdes forvaltningsmed, hvor der orienteres om status og input til på igangværende arbejde. 4.3 Borgerinddragelse Det foreslås, at der på kommunens hjemmeside - udarbejdes portal, hvor borgere kan følge med i budgetprocessen og kommentere på denne. Derudover kan der indsendes høringssvar kontinuerligt i processen via portalen. 6
4.4 Aftale om kommunernes økonomi for 2016 Aftalen mellem KL og Regeringen om kommunernes økonomi for 2016 forventes klar medio juni. På baggrund heraf vil Økonomiudvalget bede forvaltningerne om at forholde sig til, hvilke konsekvenser aftalen har for Hvidovre Kommune, ligesom aftalen om muligt vil indgå i den økonomiske status på budgettemadagen ultimo juni. 4.5 Vedtagelse af budgettet Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen behandler budgettet første gang hhv. den 24. august og 8. september, mens andenbehandlingen af budgettet sker den 21. september og 6. oktober. 4.5 Roller i budgetprocessen Økonomiudvalget (ØU): ØU er ansvarligt fagudvalg for budgetprocessen. ØU udmelder driftsrammer til alle fagudvalg, og beder administrationen om at tilvejebringe grundlag for prioritering af anlægsområdet. ØU orienteres på ØU-møder kontinuerligt om fremdrift i budgetarbejdet. Fagudvalg: På baggrund af rammeudmeldingen fra Økonomudvalget arbejder fagudvalgene med omprioriteringsforslag på egne budgetområder. Omprioriteringerne sker efter et nettoprincip, hvilket betyder at opprioriteringsforslag fra det enkelte fagudvalg skal fremsættes samtidig med et beløbsmæssigt tilsvarende nedprioriteringsforslag fra samme udvalgsområde. Kommunalbestyrelsen (KB): KB præsenteres for de overordnede rammer for budget 2016. Herudover mødes KB til en budgettemadag den 19. juni, hvor resultaterne af det hidtidige budgetarbejde præsenteres. Endelig afholdes der et budgetseminar den 28. august, hvor politiske drøftelser af budgettet kan finde sted. Direktionen: Direktionen er administrativt koordinerende omdrejningspunkt for hele budgetprocessen (Der udarbejdes særskilt procesplan for Direktionens arbejde). 4.7 Høringsprocessen Høring er en vigtig del af budgetprocessen. Budgetmaterialet udsendes til Kommunalbestyrelsen og sendes samtidig formelt i høring den 31. juli. Ældrerådet og Handicaprådet har høringsret til fagudvalgene og for disse er høringsfristen den 7. august, således at høringssvarene kan indgå i fagudvalgsbehandlingerne. De øvrige høringsberettigedes høringssvar skal foreligge senest 19. august, såedes at høringssvarene foreligger til Økonomiudvalgets førstebehandling. Det vil kontinuerligt i processen være muligt at indsende høringssvar via den nyoprettede IT-portal. 7
4.7 Tidsplan for den politiske proces Her opstilles tidsplanen for processen Politisk tids- og procesplan til budgetproces 2016-2019 Aktivitet Tidspunkt Bemærkninger Politisk budgetproces godkendes 2. marts Økonomiudvalget godkender den politiske budgetvejleding for det videre budgetarbejde. Administrativ budgetvejledning udsendes Økonomiafdelingen udsender med - udgangspunkt i den politiske budgetvejledning og efter drøftelse i Direktionen - den administrative budgetvejledning (tids- og handleplan) for det videre budgetarbejde. Eksempelvis indgår beskrivelse af forløb om tekniske korrektioner, lov- og cirkulære program, høringer, roller og ansvar mv. Økonomiudvalget beslutter basisbudget og anlægsramme, 2. marts ØU beslutning om basisbudget. Indstilling om at tekniske korrektioner indregnes administrativt, når disse kendes. Indstilling om foreløbig anlægsramme. Fagudvalg drøfter driftsprioriteringer April-juni Fagudvalgene drøfter omprioriteringsforslag for eget fagområde MED drøfter input og status for arbejdet med omprioriteringer Marts-juni ForvaltningsMed drøfter forud for og mellem fagudvalgsmøderne arbejdet med omprioriteringsforslag (budgetanalyser) Kommunalpolitisk Topmøde, 12.-13. marts KL Regionale møder for ØUmedlemmer, KL 14. april, Roskilde Økonomiudvalgets medlemmer inviteres til debat om økonomiforhandlingerne for 2016. Befolkningsprognose 17. april Sag om befolkningsprognose forelægges ØU. K98-møde 29. april Forberedelse af borgmestermøde d. 4.5 samt drøftelse af prognosen for regnskab 2014. 8
Borgmestermøde, KL 4. maj Sammenfatning af drøftelserne på de regionale møder samt drøftelse af prognose for regnskab 2014. Økonomiudvalgsmøde, Økonomirapportering 18. maj Forvaltningen fremlægger økonomirapporteringen pr. 31.3. Rapporteringen skal give et overblik over de nuværende og kommende budgetmæssige udfordringer og en drøftelse af eventuelle tiltag. Resultatet heraf relateres tillige til budgetprocessen Kommunalbestyrelsesmøde, 26.maj Økonomirapportering Ekstraordinært repræsentantskabsmøde, Primo juni Status for økonomiforhandlingerne drøftes. KL Økonomiudvalgsmøde 15. juni Fællesmøde med Hoved-Med om budget 2016, forud for ØU s ordinære møde. Økonomiudvalgsmøde 15. juni Godkendelse af tekniske korrektioner, herunder overførselsindkomstområdet. KL s pris og lønskøn indarbejdes. KL orienteringsmøder om økonomiaftalen Medio juni KL afholder orienteringsmøder landet over om resultatet af økonomiaftalen. Forventes afholdt i uge 25. Budgettemadag 19. juni - Hvidovres samlede økonomi - Det forventes derudover at resultatet af økonomiaftalen mellem KL og regeringen vil foreligge i uge 25. På mødet gives orientering om indholdet i aftalen samt om muligt konsekvenserne for Hvidovres økonomi. - Resultat af fagudvalgenes budgetarbejde - Resultatet af administrationens arbejde med anlæg. 9
Lov- og Cirkulæreprogrammet Juli Der beregnes konsekvenser af de enkelte elementer i Lov- og Cirkulæreprogrammet. Konsekvenserne forelægges Direktionen. Samlet sag foreligger til ØU s 1. behandling. Fagudvalgsmøder 10.-11. august Fagudvalgene drøfter status på budget for eget område. Økonomiudvalgsmøde, økonomirapportering 30/6, halvårsregnskab 2013 17. august På mødet vil Økonomi- og Stabsforvaltningen fremlægge økonomirapporteringen/ halvårsregnskabet, der tillige vil blive relateret til budgetprocessen. 1.behandling af budget 2016 i 24.august Økonomiudvalget K98-møde, KL 26. august Forberedelse af borgmestermøde samt drøftelse af landsprognosen vedr. budget 2016 og regnskab 2015. Budgetseminar 28.august Kommunalbestyrelsen drøfter budget 2016 Anbefalet frist for aflevering af politiske ændringsforslag. 1.september For at konsekvensberegning af politiske ændringsforslag kan nås, skal det henstilles at disse afleveret hurtigst muligt og gerne før budgetseminariet den 28,. august Borgmestermøde KL 3. september Drøftelse af landsprognose vedr. såvel budget 2016 og regnskab 2015. 1.behandling af budget 2016 i 8. september Kommunalbestyrelsen 2.behandling af budget 2016 i 21.september Økonomiudvalget 2. behandling af budget 2016 i Kommunalbestyrelsen 6. oktober 10