FAQ OIOXML elektronisk regning

Side 1 af 24 FAQ OIOXML elektronisk regning 10. september 2012 1 Indledning Denne FAQ samler svarene på de spørgsmål der oftest er blevet stillet i forbindelse med OIOXML elektronisk regning. Alle spørgsmål og svar er hentet på den tidligere It- og telestyrelses nedlagte hjemmeside. Denne FAQ er videreført for at sikre at det forsat er muligt at finde information om 'OIOXML elektronisk regning'. OIOXML elektronisk regning er ikke længere en obligatorisk standard og standarden bliver ikke længere supporteret af Digitaliseringsstyrelsen. Derfor er denne FAQ ikke opdateret og vil ikke blive udvidet i fremtiden. Skal du sende elektroniske fakturaer til det offentlige, kan du ikke længere benytte OIOXML, men skal i stedet bruge OIOUBL-formatet i NemHandel. Opbygning af FAQ Spørgsmålene er inddelt i en række emneområder med henblik på, at gøre det lettere at finde et bestemt spørgsmål/svar. Hver emne indeholder en række spørgsmål og en kortfattet besvarelse. En uddybelse af svarene findes ved at klikke på det tilhørende spørgsmål. Tryk på de enkelte links for at springe til en oversigt over spørgsmålene under de enkelte emneområder: Generelt Formatet Adresser Beløb og totaler Betalingsinformation Læs ind-meddelelser Applikationsudvikling Transport af meddelelser Kreditnotaer Andet

Side 2 af 24 2 Spørgsmål og svar Generelt Hvad er OIOXML elektronisk regning? OIOXML elektronisk regning er et XML-baseret regningsformat udviklet på baggrund af den internationale standard, Universal Business Language (UBL), under standardiseringsorganisationen OASIS. Er der en engelsk oversættelse af bilaget til bekendtgørelsen? Ja - den engelske oversættelse er nu tilgængelig i Word format. Hvordan håndteres sikkerhed i OIOXML? OIOXML elektronisk faktura skal naturligvis overholde gældende lovgivning deriblandt Lov om behandling af personoplysninger. Har OIOXML elektronisk regning noget med e faktura fra PBS at gøre? Nej OIOXML elektronisk regning har ikke noget med e faktura fra PBS at gøre. Hvad er forskellen mellem et CVR-nummer og et SE-nummer? Ved udstedelse af fakturaer skal en virksomhed ifølge momsreglerne anføre det SE- eller CVR-nummer, som virksomheden er momsregistreret på. Lempelser og præciseringer af bekendtgørelsen Siden februar 2005, hvor bekendtgørelsen har været gældende, er der blevet truffet nogle afgørelser for at undgå uhensigtsmæssigheder og konflikter med anden lovgivning. De nærmere lempelser og præciseringer er angivet i tabelform. Formatet Hvorfor har jeg problemer med tegnene "<" og "&"? Måske, fordi de eneste to tegn, der skal "escapes" i XML, er "&" og "<". Må man benytte æøå i filnavne? Det kan ikke anbefales at benytte æøå i filnavnet på en elektronisk regning.

Side 3 af 24 Hvordan skal "aftalte felter" fortolkes? Felter, der står anført med kategorien "Aftales", er felter, som to parter kan aftale at udveksle med hinanden, før en udveksling finder sted. Skal vi understøtte meddelelsestyperne PIETEST, PIPTEST mv.? Meddelelser med endelsen "TEST" er frivillige meddelelser, som spejler de øvrige meddelelser. Hvordan skal DEFAULT-værdierne forstås for Læs Indmeddelelser? Default-værdien er en fast tekst, som elementet skal indeholde i Læs Ind- meddelelser, felterne skal optræde, men ikke benyttes. Hvorfor bruge null i stedet for en tom streng som værdi i udfaldsrum? Dette er valgt for at tydeliggøre, at der er tale om en bevidst handling, der skal håndteres som beskrevet i dokumentationen. Hvad er det myndighederne kan kræve kommer med i en regning? De nye krav stillet af Bekendtgørelse om information i OIOXML elektronisk regning er RegningsModtagerID, KøbsOrdreNummer, DimensionsKontoStreng og KundeReferenceID. Hvad er forskellen mellem KundeIdentifikation (Invoice/BuyerParty/ID) og RegningsModtagerID (Invoice/BuyersReferenceID)? Hvorfor kan den første være et CVR nummer eller EAN lokationsnummer, mens den anden kun må være et EAN Lokationsnummer? RegningsModtagerID bruges til at få regningen sendt til det rigtige sted. Den fungerer som nøglen inden for VANS netværket. Derfor må det kun være ét EAN lokationsnummer. Hvorfor kræver online-validatoren, at Sellerparty.OrderContact.ID er udfyldt, når den er anført som aftalefelt i bekendtgørelsen? Der er tale om en fejl i bekendtgørelsen - feltet Sellerparty.OrderContact.ID skal være udfyldt.

Side 4 af 24 Adresser Hvad er forskellen på en juridisk-adresse og en faktureringsadresse? Ved fakturering af en vare, sker der juridisk set et ejerskifte; et ejerskifte fra sælger til køber. Hvorfor er strukturen af adresser i DestinationParty forskellig fra strukturen i BuyerParty? Det er korrekt at adresse ikke står placeret i samme rækkefølge i de forskellige Party-objekter. HouseNumber er obligatorisk i adressen under BuyerParty. Jeg kan ikke fiske husnummer ud fra mine adresselinier. Hvad gør jeg generelt med HouseNumber? Det er ikke en kritisk fejl, hvis HouseNumber ikke er udfyldt og husnummeret og evt. etage optræder som en del af Street. Hvordan angiver jeg en specifik lokation inden for et givent husnummer? Her er svaret det samme som ovenstående svar. Hvordan angiver man landekode efter strukturreformen? Efter strukturreformen er ISO 3166-2 i en periode ikke gyldig for Danmark. Beløb og totaler Findes der en samlet oversigt over beløb og totaler? Vi har fået mange henvendelser omkring elektronisk regning vedrørende anvendelse af priser, beløb og antal. Derfor har vi forfattet et samlet notat, der beskriver dette. Hvordan skal AllowanceChargeAmount på headerniveau håndteres? Summen af AllowanceChargeAmount på headerniveau (GebyrKategoriTotal) skal tillægges LineExtensionTotalAmount (FakturaLinieTotal). Hvordan skal AllowanceCharge på fakturalinie-niveau håndteres? AllowanceCharge på fakturalinie-niveau (FakturaUdstederGebyrKategoriBeløb) er af informativ karakter.

Side 5 af 24 Skal Invoice à InvoiceLine à Item à Tax altid angives? Nej, hvis elementet ikke er til stede, skal linjen pålægges den gældende momssats. Hvordan angiver jeg den oprindelige pris på en vare, hvis denne er i en anden valuta? Hvis regningen er i en valuta, f.eks. danske kroner, men priserne er beregnet ud fra en anden valuta f.eks. Britiske pund, kan denne pris angives som en bruttopris i den respektive valuta i invoiceline->item->baseprice. Må en faktura være negativ? Må en kreditnota være negativ? Nej, en faktura skal altid være positiv, således at den øger saldoen i fakturaudestederens favør. Tilsvarende skal en kreditnota også altid være positiv, således at den mindsker saldo i kreditnotaudsteders favør. Individuelle linjer i henholdsvis en faktura og en kreditnota kan være negative, men totalen skal altid være positiv. Hvordan angiver man sygesikringsandel og lign på en faktura? En andel på en faktura, betalt af trediepart, kan angives som en negativ faktura linie(negativ enhedspris) Betalingsinformation Brug af kortartkoder 01 og 15. Brug af kortartkoderne 01 og 15 anvendes hyppigt af leverandører, som sender regninger via Læs Ind bureauer. Læs Ind-meddelelser Hvordan skal et Læs Ind-bureau identificere sig? Læs Ind Bureauer skal identificere sig med et EANlokationsnummer indsat i attributten AgencyID under elementet EncodedDocument. FakturaTIFF kan kun forekomme en gang, hvordan håndterer man en faktura på flere sider? Dette skal håndteres med den indbyggede facilitet i TIFF formatet, således at alle sider er indeholdt i samme fil. Hvis jeg vil scanne i farver, hvilken opløsning skal jeg så benytte? Læs Ind-bureauer skal foretage indscanning til Multi-TIFF G4 format i minimum 200 dpi sort-hvid med efterfølgende kontrol af læsbarhed.

Side 6 af 24 Applikationsudvikling Er der lavet løsninger (freeware) der fra en database, flad fil eller lignende også danner OIOXML-formatet? Nej, det er der desværre ikke. Skulle nogen ønske at stille deres kode til rådighed for andre, vil vi gøre opmærksom på dette. Er der lavet eksempler på programmering der danner OIOXML formatet, som udviklere kan benytte? Nej, det er der desværre ikke. Skulle nogen ønske at stille deres kode til rådighed for andre, vil vi gøre opmærksom på det. Skal udvikleren bruge flere informationer end der findes på www.itst.dk? Nej, det bør ikke være nødvendigt. En forudsætning for implementering er dog et godt kendskab til faktureringssystemer og regler omkring fakturering. Transport af meddelelser Hvordan skal fakturaen sendes til modtageren (ved mail, ftp eller lignende)? Der er stillet krav om at alle offentlige myndigheder skal indgå en aftale med en VANS-operatør. Når en faktura skal den anden vej - fra offentlig myndighed til en privat virksomhed - hvordan og med hvad finder den vej til rette person? Er det også et EAN-lokationsnummer? En offentlig myndighed kan sende en regning på 3 måder. Kreditnotaer Hvordan relaterer jeg min kreditnota til en tidligere fremsendt faktura? Faktura og kreditnota relateres via ordrenummer (BuyersOrderID). Andet Hvordan identificerer jeg en juridisk enhed med andet end CVR eller SE-nummer? En juridisk enhed kan identificeres med andre identifikationsnøgler end CVR og SE-nummer. F.eks. kan

Side 7 af 24 P-nummer og EAN-lokationsnummer eller anden kode ligeledes benyttes. Hvordan angiver jeg ydelsesmodtager for den faktura jeg skal sende til kommunen? En ydelsesmodtager kan f.eks. være en person som får bevilliget et hjælpemiddel af kommunen, men som selv laver aftale om tilpasning osv. med en leverandør. Leverandøren fremsender faktura direkte til kommunen, som derefter kan afslutte bevillingssagen ud fra CPRnummeret. Hvordan overdrager jeg en fordring til 3. mand (f.eks. ved factoring)? FakturaNote på hovedniveau benyttes til at oplyse om, at fordringen er overdraget til 3. mand. Hvorfor er der to 2x TaxAmounts? Dette er en arv fra den internationale del af UBL. Grunden er at mange lande har differentierede momssatser. Feltet ID i SellerParty har formatet 8 numeriske cifre. Ifølge forklaringen til feltet kan EAN kode Dette felt er 13 cifre?? Dette er en fejl i definitionen af feltformatet. Det korrekte format er Frit format. Hvornår skal valgfrie attributter angives med værdi i instansdokumentet? Attributter er metadata til at vise hvilket udfaldsrum elementets data skal ligge indenfor. Om attributterne skal medtages, er derfor afhængig af, om der er flere mulige udfaldsrum (f.eks. forskellige kodelister). Hvorfor er fakturanote kun på én linje? Fakturanote kan godt indeholde flere linjer. Hvordan angiver man WEEE afgift? Til angivelse af WEEE afgift anbefales det, at afgiften håndteres på linjeniveau vha. AllowanceCharge og MultiplierReasonCode på den linie afgiften vedrører. Hvordan angiver man, at en elektronisk regning er en apotekerafregning? Fra 1. september 2006 skal afregningen mellem apoteker og offentlige myndigheder ske med OIO elektronisk regning. Apotekerafregninger indeholder personfølsomme

oplysninger og skal derfor behandles med en højere grad af sikkerhed end normale elektroniske regninger. Side 8 af 24

Side 9 af 24 3 Uddybende svar Generelt Hvad er OIOXML elektronisk regning? OIOXML elektronisk regning er et XML-baseret regningsformat udviklet på baggrund af den internationale standard, Universal Business Language (UBL), under standardiseringsorganisationen OASIS. XML er et tekst-format udviklet af World Wide Web konsortiet i 1998. Med XML kan der defineres standarder for dataudveksling, hvor struktur og indhold kan beskrives med en grammatik. OIOXML elektronisk regning er defineret med en grammatik (et skema) udtrykt i sproget W3C XML Schema. Indholdet i en elektronisk regning kan ved hjælp af skemaet valideres (tjekkes for fejl) med et "parser-program". For OIOXML elektronisk regning er der udarbejdet en bekendtgørelse, som nærmere beskriver struktur og indhold i en elektronisk regning. Det tilhørende skema kan checke om en regning udarbejdet efter bekendtgørelsen, overholder den specificerede struktur (obligatoriske felter, felter med beløb, felter med tekster mv.). Er der en engelsk oversættelse af bilaget til bekendtgørelsen? Ja - den engelske oversættelse er nu tilgængelig i Word format. Engelsk version af bekendtgørelsen - "Statute on information in the OIOXML Electronic Invoice for use with invoicing of public sector organisations". Hvordan håndteres sikkerhed i OIOXML? OIOXML elektronisk faktura skal naturligvis overholde gældende lovgivning deriblandt Lov om behandling af personoplysninger. Det er afsenders ansvar at overholde persondataloven, specielt i forbindelse med at sende oplysninger om personers sundhedsmæssige forhold, herunder at medsende en persons cpr-nr. OIOXML i sig selv håndterer ikke sikkerhedsproblematikken, men er en definition af hvordan data skal formateres.

Side 10 af 24 Har OIOXML elektronisk regning noget med e faktura fra PBS at gøre? Nej OIOXML elektronisk regning har ikke noget med e faktura fra PBS at gøre. IT- og Telestyrelsen er dog i tæt dialog med PBS om mapningen mellem e faktura og OIOXML elektronisk regning. Hvad er forskellen mellem et CVR-nummer og et SE-nummer? Ved udstedelse af fakturaer skal en virksomhed ifølge momsreglerne anføre det SE- eller CVR-nummer, som virksomheden er momsregistreret på. Se mere på Erhvervs- og Selskabsstyrelsens hjemmeside og i notat fra Erhvervs- & Selskabsstyrelsen. Lempelser og præciseringer af bekendtgørelsen Siden februar 2005, hvor bekendtgørelsen har været gældende, er der blevet truffet nogle afgørelser for at undgå uhensigtsmæssigheder og konflikter med anden lovgivning. De nærmere lempelser og præciseringer er angivet i tabelform. Felt Alle beløbsfelter, undtagen AfgiftKategoriMomsB eløb og FakturaTotal Alle antal-felter Beskrivelse Alle beløb angives med højest to cifre Alle beløb angives med højest to cifre Lempelse/ præcisering Der angives det antal cifre, der er nødvendige Der angives det antal cifre, der er nødvendige KreditorNummer Skal være 8 cifre Skal være 8 cifre eller 0 Begrundelse For forbrugsafregning er det gældende, at der skal angives 4 decimaler, i momsbekendtgørelsen står der, at man ikke må afrunde før der er beregnet moms. Der må ikke afrundes før momsen er beregnet. Feltet er obligatorisk i følge UBL 0.7,

Side 11 af 24 Afgift kategori procent FakturaUdstederCVR Nummer Betegnelsen "Frit format Husnummer Skal være "25" eller "00" Attributten SchemeID kan antage værdierne CVR for et CVR-nummer og SE for et SE-nummer Ingen forklaring Obligatorisk ifølge bekendtgørelsen Alle strenge, der numerisk svarer til 25 eller 0 accepteres, dvs, både "025",, "25", "000", "00", og "0" er valide. Den kan nu også antage CPR for et CPR nummer og P for P- nummer. Ved angivelse af CPR nummer i en faktura, skal man sikre, at forsendelsen sker krypteret. Hvis et felt er angivet som frit format og er obligatorisk, fortolkes det som mindst ét synligt tegn. Ikke længere obligatorisk, kan være udfyldt med blank. men der er tilfælde, hvor det ikke findes. 0 er derfor valgt som værdi for, at det ikke er angivet. Værdier er numerisk og skal derfor valideres som sådan og ikke som en streng. Feltet er angivet til at være afhængigt af NEMKONTO og listen til denne er udvidet. At angive et obligatorisk felt som blank eller tab, anses for en omgåelse af reglerne.

Side 12 af 24 Formatet Hvorfor har jeg problemer med tegnene "<" og "&"? Måske, fordi de eneste to tegn, der skal "escapes" i XML, er "&" og "<". Årsagen er hhv. at &-tegnet indikerer overfor XML-processoren, at her starter en såkaldt tegn-entitet som skal afsluttes af et ";" (semikolon). Tilsvarende forventer XML-processoren, at <-tegnet betyder at der kommer et XML-element (tag), som umiddelbart vil blive efterfulgt af et elementnavn eller et namespace prefix og endelig vil blive afsluttet med "/>" eller et ">". De to tegn skal derfor kodes på følgende måde: Må man benytte æøå i filnavne? Det kan ikke anbefales at benytte æøå i filnavnet på en elektronisk regning. Filnavne forvanskes ofte i transporten mellem forskellige systemer. Undgå derfor at benytte æøå eller andre specialtegn i filnavne. Hvordan skal "aftalte felter" fortolkes? Felter, der står anført med kategorien "Aftales", er felter, som to parter kan aftale at udveksle med hinanden, før en udveksling finder sted. Med andre ord vil det bero på et aftaleforhold, om informationen i disse felter skal indgå i en sagsbehandling hos modtageren og dermed være synlige i det fagsystem, der modtager fakturaen. En minimal implementering af OIOXML elektronisk faktura behøver ikke indeholde felter, der står anført med kategorien "Aftales". Skal vi understøtte meddelelsestyperne PIETEST, PIPTEST mv.? Meddelelser med endelsen "TEST" er frivillige meddelelser, som spejler de øvrige meddelelser. Som navnet indikerer bør denne meddelelsestype anvendes til at teste de egentlige meddelelser. Ved eksplicit at "mærke" testmeddelelserne på denne måde risikerer man ikke at bogføre meddelelser, som kun er

Side 13 af 24 beregnet på test. Det kan aftales parter imellem at gennemføre testforløb, hvor disse meddelelser benyttes. Hvordan skal DEFAULT-værdierne forstås for Læs Ind-meddelelser? Default-værdien er en fast tekst, som elementet skal indeholde i Læs Indmeddelelser, felterne skal optræde, men ikke benyttes. Hvorfor bruge null i stedet for en tom streng som værdi i udfaldsrum? Dette er valgt for at tydeliggøre, at der er tale om en bevidst handling, der skal håndteres som beskrevet i dokumentationen. Hvad er det myndighederne kan kræve kommer med i en regning? De nye krav stillet af Bekendtgørelse om information i OIOXML elektronisk regning er RegningsModtagerID, KøbsOrdreNummer, DimensionsKontoStreng og KundeReferenceID. Fælles for alle disse oplysninger er at de skal angives af kunden ved afgivelse af en ordre. Hvis de er angivet, men ikke bliver inkluderet i regningen, er kunden berettiget til at tilbageholde betaling. RegningsModtagerID (BuyersReferenceID) RegningsModtagerID er kundens EAN lokationsnummer, som kunden skal angive ved afgivelse af en ordre. Et EAN nummer er tretten cifre i længde, uden bindestreg eller mellemrum, og kan tjekkes med en kontrolfunktion. RegningsModtagerID bruges til entydigt at identificere købers faktureringsadresse, den fungerer som en nøgle i VANS systemet. RegningsModtagerID skal placeres i elementet Invoice/BuyersReferenceID. Se Bekendtgørelsen 5.1 Invoice. KøbsOrdreNummer (BuyersOrderID) KøbsOrdreNummer er kundens oplyste ordrenummer, som kunden skal angive ved afgivelse af en ordre. Nummeret bruges i kundens bogføringssystemer til at matche regningen med den ordre de har angivet. KøbsOrdreNummer skal placeres i Invoice/ReferencedOrder/BuyersOrderID, medmindre der håndteres flere KøbsOrdreNumre pr. regning (samlefaktura). Hvis regningen er en samlefaktura, skal indholdet af Invoice/ReferencedOrder/BuyersOrderID være sat til Linjespecificeret og KøbsOrdreNumre skal placeres hver for sig i

Side 14 af 24 de forskellige Invoice/InvoiceLine/ReferencedOrderLine/BuyersID. Modtagelse af samlefaktura skal aftales med myndigheden på forhånd. Se Bekendtgørelsen 5.2 Invoice - ReferencedOrder og 5.40 Invoice - InvoiceLine ReferencedOrderLine. DimensionsKontoStreng (AccountCode) DimensionsKontoStreng er kundens interne kontokode, som kunden skal angive ved afgivelse af en ordre. Nummeret bruges i kundens bogføringssystemer til at identificere hvilken af deres konti betaling skal debiteres. Skal indgå i Invoice/BuyerParty/AccountCode, medmindre der håndteres flere DimensionsKontoStreng pr. regning (f.eks. i en samlefaktura). Hvis der er flere DimensionsKontoStreng pr. regning, skal indholdet af Invoice/BuyerParty/AccountCode være sat til Linjespecificeret og DimensionsKontoStreng skal placeres hver for sig i de forskellige Invoice/InvoiceLine/ReferencedOrderLine/DestinationParty/Acco untcode. Modtagelse af samlefaktura skal aftales med myndigheden på forhånd. Se Bekendtgørelsen 5.3 Invoice BuyerParty og 5.41 Invoice - InvoiceLine - ReferencedOrderLine DestinationParty KundeReferenceID (ID under BuyerContact) KundeReferenceID er den identifikation af en kundekontaktperson, som kunden skal angive ved afgivelse af en ordre. KundeReferenceID er den eneste obligatoriske del af BuyerContact, som også indeholder navn, telefon, e-mail, fax og rolle-oplysning om kundens referenceperson. KundeReferenceID skal placeres i Invoice/BuyerParty/BuyerContact/ID. Se Bekendtgørelsen 5.7 Invoice - BuyerParty BuyerContact. Hvad er forskellen mellem KundeIdentifikation (Invoice/BuyerParty/ID) og RegningsModtagerID (Invoice/BuyersReferenceID)? Hvorfor kan den første være et CVR nummer eller EAN lokationsnummer, mens den anden kun må være et EAN Lokationsnummer? RegningsModtagerID bruges til at få regningen sendt til det rigtige sted. Den fungerer som nøglen inden for VANS netværket. Derfor må det kun være ét EAN lokationsnummer. KundeIdentifikation bruges til at identificere den juridiske enhed, som skal betale regningen. Da EAN lokationsnummer er udelt i forskellige mode af forskellige myndigheder kan KundeIdentifikation ikke mappes direkte til EAN lokationsnummeret. Et EAN Lokationsnummer kunne rumme flere CVR numre, eller et CVR nummer kunne rumme flere EAN Lokationsnummere.

Side 15 af 24 Hvorfor kræver online-validatoren, at Sellerparty.OrderContact.ID er udfyldt, når den er anført som aftalefelt i bekendtgørelsen? Der er tale om en fejl i bekendtgørelsen - feltet Sellerparty.OrderContact.ID skal være udfyldt. Det forholder sig således at bekendtgørelsen fejlagtigt har anført at Sellerparty.OrderContact.ID som et "aftalefelt". Feltet skal dog være udfyldt som onlinevalidatorens XSD fil(piestrict XSD) kræver. Adresser Hvad er forskellen på en juridisk-adresse og en fakturerings-adresse? Ved fakturering af en vare, sker der juridisk set et ejerskifte; et ejerskifte fra sælger til køber. Ejerskiftet er uafhængigt af om varen er betalt eller ej. Fakturaen bør indeholde information om hvilken fysisk eller juridisk person ejerskiftet sker til. Det er ikke altid tilfældet at den fysiske eller juridiske person bag faktureringsadressen er lig den fysiske eller juridiske person for ejerskabet. Det kan f.eks. være tilfældet ved fakturering af en selvejende institution (den juridiske person Børnehuset Tjørnegården), hvor fakturering sker til et selvstændigt administrationsselskabs adresse (Gentofte Børnevenners Institutionsservice). Hvorfor er strukturen af adresser i DestinationParty forskellig fra strukturen i BuyerParty? Det er korrekt at adresse ikke står placeret i samme rækkefølge i de forskellige Party-objekter. Det er ikke hensigtsmæssigt, men bør ikke skabe problemer. HouseNumber er obligatorisk i adressen under BuyerParty. Jeg kan ikke fiske husnummer ud fra mine adresselinier. Hvad gør jeg generelt med HouseNumber? Det er ikke en kritisk fejl, hvis HouseNumber ikke er udfyldt og husnummeret og evt. etage optræder som en del af Street. Det bør ikke give anledning til at en regning ikke kan anvises. Hvordan angiver jeg en specifik lokation inden for et givent husnummer? Her er svaret det samme som ovenstående svar.

Side 16 af 24 Det er anbefalet at placere dette efter husnummer, uagtet om dette er placeret i Street eller HouseNumber. Hvordan angiver man landekode efter strukturreformen? Efter strukturreformen er ISO 3166-2 i en periode ikke gyldig for Danmark. Det anbefales derfor, kun at angive landekode, f.eks. "DK" for Danmarks vedkommende. Beløb og totaler Findes der en samlet oversigt over beløb og totaler? Vi har fået mange henvendelser omkring elektronisk regning vedrørende anvendelse af priser, beløb og antal. Derfor har vi forfattet et samlet notat, der beskriver dette. Se Notat om beløb, priser og antal i OIOXML elektronisk regning. Sammenhæng mellem de forskellige beløb, priser og antal i en OIOXML er følgende, taget fra "bunden": Invoice.InvoiceLine.AllowanceCharge.AllowanceChargeAmount ("FakturaUdstederGebyrKategoriBeløb") - er et tillæg eller et fradrag på faktura-linje, som er indregnet i EnhedsPrisen på pågældende linje, eksklusiv moms. Tillægget eller fradraget skal være af samme momskategori som linjebeløbet. Invoice.InvoiceLine.BasePrice.PriceAmount ("EnhedsPris") - er prisen for en enhed eller for mængden angivet i Invoice.InvoiceLine.BasePrice.BaseQuantity ("EnhedsStørrelse") på pågældende linje, inklusiv alle linjens tillæg/fradrag, men eksklusiv moms. Invoice.InvoiceLine.InvoicedQuantity ("AntalEnhederFaktureret") - er det fakturerede antal på pågældende linje. Invoice.InvoiceLine.LineExtensionAmount ("LinjeBeløb") - er linjens beløb beregnet som EnhedsPris gange AntalEnhederFaktureret, eksklusiv moms. Invoice.AllowanceCharge.AllowanceChargeAmount ("GebyrKategoriTotal") - er et tillæg eller et fradrag på fakturaniveau, eksklusiv moms. Invoice.TaxTotals.TaxableAmount ("AfgiftsKategoriMomsGrundlag") er: For hver momspligtig

Side 17 af 24 InvoiceLine beregnes AntalEnhederFaktureret [Invoice -> invoiceline -> InvoicedQuantity] gange EnhedsPris [Invoice -> InvoiceLine -> Item -> BasePrice] minus summen af alle fradrag på faktura-niveau, fordelt/optalt efter hhv. alle momspligtige beløb og alle momsfritagne beløb, som angivet i Invoice.TaxTotals.TaxTypeCode ("AfgiftsKategoriKode") med hhv. værdierne "VAT" og "ZERO-RATED" men alle momspligtige beløb er eksklusiv moms. Invoice.LegalTotals.LineExtensionTotalAmount ("FakturaLinjeTotal") - er summen af alle LinjeBeløb, men eksklusiv moms. Invoice.LegalTotals.ToBePaidTotalAmount ("FakturaTotal") er: FakturaLinjeTotal plus summen af alle tillæg på faktura-niveau minus summen af alle fradrag på faktura-niveau plus moms på alle momspligtige beløb. Hvordan skal AllowanceChargeAmount på headerniveau håndteres? Summen af AllowanceChargeAmount på headerniveau (GebyrKategoriTotal) skal tillægges LineExtensionTotalAmount (FakturaLinieTotal). Hertil skal tillægges moms, hvis der skal moms på, for henholdsvis fakturalinie-niveau og AllowanceCharge på headerniveau. Dette giver tilsammen ToBePaidTotalAmount (FakturaTotal). AllowanceChargeAmount er altid et positivt beløb. GebyrKategori bestemmer om det skal tillægges eller fratrækkes. Hvordan skal AllowanceCharge på fakturalinie-niveau håndteres? AllowanceCharge på fakturalinie-niveau (FakturaUdstederGebyrKategoriBeløb) er af informativ karakter. Beløb herunder er indregnet i BasePrice -> PriceAmount (EnhedsPris). Skal Invoice à InvoiceLine à Item à Tax altid angives? Nej, hvis elementet ikke er til stede, skal linjen pålægges den gældende momssats.

Side 18 af 24 Hvordan angiver jeg den oprindelige pris på en vare, hvis denne er i en anden valuta? Hvis regningen er i en valuta, f.eks. danske kroner, men priserne er beregnet ud fra en anden valuta f.eks. Britiske pund, kan denne pris angives som en bruttopris i den respektive valuta i invoiceline->item- >BasePrice. Må en faktura være negativ? Må en kreditnota være negativ? Nej, en faktura skal altid være positiv, således at den øger saldoen i fakturaudestederens favør. Tilsvarende skal en kreditnota også altid være positiv, således at den mindsker saldo i kreditnotaudsteders favør. Individuelle linjer i henholdsvis en faktura og en kreditnota kan være negative, men totalen skal altid være positiv. Hvordan angiver man sygesikringsandel og lign på en faktura? En andel på en faktura, betalt af trediepart, kan angives som en negativ faktura linie(negativ enhedspris) En andel på en faktura, betalt af tredjepart, f.eks. en andel betalt af den offentlige sygesikring på en tandlægeregning, kan angives som en negativ fakturalinje (negativ enhedspris). I praksis anføres først en fakturalinje med det faktiske beløb, efterfulgt af en varelinje med andelen til det offentlige. Summen af varelinjerne skal dog altid være positiv. Betalingsinformation Brug af kortartkoder 01 og 15. Brug af kortartkoderne 01 og 15 anvendes hyppigt af leverandører, som sender regninger via Læs Ind bureauer. Disse kortartkoder er kendetegnet ved at være udstedt af kunder i Danske Bank. Disse to typer fremgår af forskellige årsager ikke af bekendtgørelsen. De fleste offentlige myndigheder er tilsvarende i stand til at anvise regninger uden problemer med netop disse kortarter. De XML skemaer som anvendes som fundament til bekendtgørelsen tillader brugen af de 2 kortarter og IT- og Telestyrelsen henstiller til at regninger, der anvender de to kortartkoder ikke afvises af denne grund, samt at de valgte kortarter gøres synlige for brugerne i den modtagende institution.

Side 19 af 24 Læs Ind-meddelelser Hvordan skal et Læs Ind-bureau identificere sig? Læs Ind Bureauer skal identificere sig med et EAN-lokationsnummer indsat i attributten AgencyID under elementet EncodedDocument. FakturaTIFF kan kun forekomme en gang, hvordan håndterer man en faktura på flere sider? Dette skal håndteres med den indbyggede facilitet i TIFF formatet, således at alle sider er indeholdt i samme fil. Hvis jeg vil scanne i farver, hvilken opløsning skal jeg så benytte? Læs Ind-bureauer skal foretage indscanning til Multi-TIFF G4 format i minimum 200 dpi sort-hvid med efterfølgende kontrol af læsbarhed. Applikationsudvikling Er der lavet løsninger (freeware) der fra en database, flad fil eller lignende også danner OIOXML-formatet? Nej, det er der desværre ikke. Skulle nogen ønske at stille deres kode til rådighed for andre, vil vi gøre opmærksom på dette. Er der lavet eksempler på programmering der danner OIOXML formatet, som udviklere kan benytte? Nej, det er der desværre ikke. Skulle nogen ønske at stille deres kode til rådighed for andre, vil vi gøre opmærksom på det. Skal udvikleren bruge flere informationer end der findes på www.itst.dk? Nej, det bør ikke være nødvendigt. En forudsætning for implementering er dog et godt kendskab til faktureringssystemer og regler omkring fakturering.

Side 20 af 24 Transport af meddelelser Hvordan skal fakturaen sendes til modtageren (ved mail, ftp eller lignende)? Der er stillet krav om at alle offentlige myndigheder skal indgå en aftale med en VANS-operatør. IBIZ-center har oprettet en oversigt over VANS-leverandører, som findes på http://www.ibiz-center.dk/nemhandel/vans-og-nemhandel. Der er stillet krav om at alle offentlige myndigheder skal indgå en aftale med en VANS-operatør. En stor andel af de udvekslede meddelelser vil blive distribueret af VANS-operatører. EAN-lokationsnummeret er afgørende for hvor meddelelserne bliver afleveret. Som hovedregel vil en leverandør med et vist volumen af regninger til den offentlige sektor, skulle indgå en aftale med en VANS-operatør om distribution af virksomhedens regninger. Hvordan leverandøren skal aflevere sine regninger til VANS-operatøren aftales mellem leverandøren og VANSoperatøren. Myndigheder kan vælge at tilbyde en "åben løsning", hvor regninger kan sendes f.eks. via mail i signeret og evt. krypteret form. Når en faktura skal den anden vej - fra offentlig myndighed til en privat virksomhed - hvordan og med hvad finder den vej til rette person? Er det også et EAN-lokationsnummer? En offentlig myndighed kan sende en regning på 3 måder. IBIZ-center har oprettet en oversigt over VANS-leverandører, som findes på http://www.ibiz-center.dk/nemhandel/vans-og-nemhandel. En offentlig myndighed kan sende en regning på 3 måder: 1. Myndigheden kan sende en papirfaktura på normal vis. 2. Myndigheden kan sende fakturaen via et Læs ind bureau, som udskriver og kuverterer fakturaen. 3. Hvis regningsmodtageren har et EAN-lokationsnummer og i øvrigt understøtter modtagelse af OIOXML elektronisk regning, kan regningen sendes via den VANS-operatør som myndigheden har en aftale med. Kreditnotaer Hvordan relaterer jeg min kreditnota til en tidligere fremsendt faktura? Faktura og kreditnota relateres via ordrenummer (BuyersOrderID).

Side 21 af 24 Andet Hvis ordren er afgivet uden ordrenummer (værdien "n/a"), så udfyldes BuyersOrderID med "n/a". Hvordan identificerer jeg en juridisk enhed med andet end CVR eller SE-nummer? En juridisk enhed kan identificeres med andre identifikationsnøgler end CVR og SE-nummer. F.eks. kan P-nummer og EAN-lokationsnummer eller anden kode ligeledes benyttes. I disse tilfælde skal schemeid-attributten udfyldes med værdierne hhv. "P", "EAN" eller entydig identifikation af den anvendte nøgle. Andre koder kunne være "DUNS" eller "Telefonnr". Ved lokale (systemafhængige nøgler) kan ejeren af nøglen identificeres med et domænenavn (f.eks. itst.dk/xx) eller anden entydig identifikation. Hvordan angiver jeg ydelsesmodtager for den faktura jeg skal sende til kommunen? En ydelsesmodtager kan f.eks. være en person som får bevilliget et hjælpemiddel af kommunen, men som selv laver aftale om tilpasning osv. med en leverandør. Leverandøren fremsender faktura direkte til kommunen, som derefter kan afslutte bevillingssagen ud fra CPRnummeret. DestinationParty under ReferencedOrderLine benyttes til at angive ydelsesmodtager på linieniveau. Elementet ID udfyldes med ydelsesmodtagerens CPR-nummer og schemeid sættes til "CPR". Hvis ydelsesmodtageren gælder for hele regningen, kan DestinationParty på dokumentniveau benyttes, forudsat regningen ikke skal indeholde en fysisk leveringsadresse (kun plads til een DestinationParty på dokumentniveau). Bemærk, at OIO elektroniske regninger indeholdende CPR-numre skal afsendes krypteret. Hvordan overdrager jeg en fordring til 3. mand (f.eks. ved factoring)? FakturaNote på hovedniveau benyttes til at oplyse om, at fordringen er overdraget til 3. mand. PaymentMeans objektet skal udfyldes med betalingsoplysningerne for den juridiske enhed, som fordringen er overdraget til. Det kan f.eks. være et factoring-selskabs betalingsoplysninger.

Side 22 af 24 Hvorfor er der to 2x TaxAmounts? Dette er en arv fra den internationale del af UBL. Grunden er at mange lande har differentierede momssatser. Da dette ikke er tilfældet i Danmark for nuværende er der tale om redundant data nødvendig for at overholde UBL-standarden. Feltet ID i SellerParty har formatet 8 numeriske cifre. Ifølge forklaringen til feltet kan EAN kode Dette felt er 13 cifre?? Dette er en fejl i definitionen af feltformatet. Det korrekte format er Frit format. Hvornår skal valgfrie attributter angives med værdi i instansdokumentet? Attributter er metadata til at vise hvilket udfaldsrum elementets data skal ligge indenfor. Om attributterne skal medtages, er derfor afhængig af, om der er flere mulige udfaldsrum (f.eks. forskellige kodelister). Såfremt en attribut kun har en mulig værdi er det derfor ikke nødvendigt at angive en attributværdi da denne implicit er angivet. Hvorfor er fakturanote kun på én linje? Fakturanote kan godt indeholde flere linjer. Dette gøres ved hjælp af CDATA-konstruktionen som i følgende eksempel: Base64Binary I tilfælde hvor en faktura har et EncodedDocument-felt (FakturaTiff) kan det frembringe en valideringsfejl i processer, som er baseret på.net Validating Reader.

Side 23 af 24 Dette lader til at være relateret til en systemfejl i.net Klassen, som håndterer Base64-kodede XML elementer. Onlinevalidatoren er baseret på.net Validating Reader. Systemfejlen manifesterer sig kun i særligt store Base64-kodede sektioner. Hvordan angiver man WEEE afgift? Til angivelse af WEEE afgift anbefales det, at afgiften håndteres på linjeniveau vha. AllowanceCharge og MultiplierReasonCode på den linie afgiften vedrører. Eksempel på en linje med WEEE afgift: <com:invoiceline> <com:id>3com:id> <com:invoicedquantityunitcode="stk."unitcodelistagencyid="n/a">1com: InvoicedQuantity> <com:lineextensionamount currencyid="dkk">130.00com:lineextensionamount> Der er en ekstra WEEE afgift på denne tabel af en eller anden grund. <com:allowancecharge> <com:id>gebyrcom:id> <com:chargeindicator>truecom:chargeindicator> WEEE regler <com:allowancechargeamount currencyid="dkk">40com:allowancechargeamount>com:allowancechar ge> <com:item> <com:id>10com:id> <com:description>kabelcom:description> com:item> <com:baseprice> <com:priceamount currencyid="dkk">130.00com:priceamount> com:baseprice> com:invoiceline>

Side 24 af 24 Hvordan angiver man, at en elektronisk regning er en apotekerafregning? Fra 1. september 2006 skal afregningen mellem apoteker og offentlige myndigheder ske med OIO elektronisk regning. Apotekerafregninger indeholder personfølsomme oplysninger og skal derfor behandles med en højere grad af sikkerhed end normale elektroniske regninger. Vi anbefaler derfor, at Invoice->RefereredOrderID->SellersOrderID starter med "APOTEKERAFREGNING" og evt. efterfølges af en reference til den gældende aftale eller sælgers ordrenummer. Hvem afregningen vedrører angives i regningen som ydelsesmodtager. Læs mere om ydelsesmodtager.