Brugsanvisning til. AF Storstrøms. Lønstyringsprogram

Brugsanvisning til AF Storstrøms Lønstyringsprogram Januar 2002 Copyright 2002 AF Storstrøm og Peter Heinesen Mail: heinesen@cool.dk

1. Formål Det primære formål med programmet er at muliggøre automatiske lønfremskrivninger for at kunne overholde udmeldte lønbudgetter. Et sekundært formål er i Personaleadministrationsprogrammet at kunne se de Stamdata, som ligger i lønsystemet for hver enkelt ansat. 2. Data a. Løndata, der importeres fra SCL For samtlige ansatte er lagret et tal for arbejdsgiverudgiften pr. måned. Samtidig er der for hver enkelt ansat lagret hver enkelt lønpostering for den ansatte. Endelig er der for hver enkelt ansat lagret den ved sidste lønkørsel dannede stamoplysningsfil. (Den kan ses i Personaleadminitrationssystemet) b. Lønbudgetter, der indtastes i AF Der findes lønbudget for hver måned for hver enkelt ansat. c. Hjælpetabeller For at systemet kan fungere findes der følgende hjælpetabeller: Institutionsnummerliste. Stedliste Lønkodefortegnelse, intern. Udsøgningskriterier for adskillelse mellem løn og refusion Liste over Steder/Institutionsnumre, der medtages i rapporter. Version 2 Peter Heinesen 2/10

3. Rapporter Generelt for rapporterne vist nedenfor under a. c. gælder, at der kun medtages løntal, som findes i tabellen Steder/Inst. I rapporter. a. Eksakt lønvisning Nedenunder til højre er vist et udsnit af betjeningspanelet vedrørende Lønvisning og lønfremskrivning. Man kan få vist disse to rapporter med tre forskellige slags tal. Rene løntal, Rene refusionstal og en kombination af løntal og refusioner. Man vælger ved at trykke på en af de tre knapper øverst. Valget bliver vist i boksen nedenunder. Herefter sikrer man sig, at man opererer i det rette finansår. Det kan man se øverst på betjeningspanelet: Herefter kan man trykke på en af de to betjeningsknapper nederst. Den øverste rapport viser de eksakte løntal og de indlagte budgettal for det valgte år. b. Lønfremskrivning Den nederste rapport viser alle eksakte løntal, der er indlæst i basen. Hvis et løntal ikke findes (=0) bliver tallet erstattet af det tilhørende budgettal. Dette vil under normale forhold være en korrekt lønfremskrivning. c. Forbrug til dato Den allernederste knap i rapportbetjeningspanelet giver mulighed for at få vist forbruget for det pågældende finansår opdelt på Steder. Der medtages løntal for det valgte finansår til og med den kørselsdato, som er vist under Import af løndata: Version 2 Peter Heinesen 3/10

d. Generel Rapportgenerator Når du trykker på knappen Generel Rapportgenerator, får du følgende udsøgningsbillede: Rapporterne er via tabellen ReportList grupperet. Du får vist grupperne i valgskakten øverst til venstre. Når du har valgt en gruppe vises i valgskakten nedenunder, hvilke rapporter, der er til rådighed. Når du vælger en rapport, så vises nedenunder en nærmere beskrivelse af rapporten, herunder også hvilken felt, der typisk skal anvendes til at udsøge de rette data til rapporten. Når du har valgt et felt kan du indsætte betingelserne. Det sker i tabellen i midten. I ovenstående eksempel vises en mere kompliceret udsøgning, hvor man udsøger data adskilt af et ELLER. ELLER er er kun nødvendigt, når man vil udsøge data, i to forskellige grupper. I eksemplet udsøges alle data, der har Dato større end eller lig med den 01-01-2000(DD-MM-ÅÅÅÅ). Man taster datoer således, men når man forlader indtastningsfeltet laves denne dato om til USAstandard (Måned/Dato/År). Men samtidig er der sat en betingelse om, at man vil have data hidrørende fra Postnummer større end eller lig med 6000 eller Postnummer =3000. Nederst i en rapport vil kriterierne blive vist således: Udsøgningskriterier: Dato >= 01-01-00 OG Postnr >= 6000 ELLER Dato >= 01-01-00 OG Postnr = 3000 Du kan i betingelserne bruge alle de Boolske operatorer. Læg mærke til, at ELLER adskiller udsøgningen. Hvis du inden ELLER har indsat en del betingelser, skal de samme betingelser gentages Version 2 Peter Heinesen 4/10

efter ELLER, idet du herefter tilføjer den/de afvigende betingelser. I eksemplet er Dato indsat både før og efter ELLER. Når du har sat kriterierne ind, så tryk på knappen til venstre med forstørrelsesglasset, og rapporten vises på skærmen til gennemsyn. Gemme kriterieliste Hvis du med stort møje har opbygget en større udsøgning, eller en udsøgning, som du periodisk skal bruge for fremtiden, kan du gemme udsøgningen. Dette gør du ved at trykke på knappen: Gem de viste kriterier. Du bliver bedt om at give udsøgningen et navn. Herefter gemmes den, og kan genbruges senere. Du henter udsøgningen frem igen ved at vælge den i valgskakten: Hent gamle kriterier. Den gemte udsøgning er knyttet til den valgte rapport. Version 2 Peter Heinesen 5/10

4. Import af data Månedsvis fremsendes fra SCL nogle disketter, der indeholder resultatet af 1. og 2. lønkørsel den pågældende måned. Start altid med at ændre kørselsmåneden til den aktuelle. Hvis du fx får en diskette med datoen 18-11-2002, så skal du skrive 01-11- 2002 i rubrikken Kørselsmåned. Herefter starter du operationen ved at trykke på den øverste knap i importpanelet: 1. Indlæsning af løndiskette Du bliver bedt om at taste filnanvet, som står på disketten. Derefter bliver du bedt om at indsætte diskette nr. 1 og trykke på OK. Når dette er sket beder programmet om diskette nr. 2, og så fremdeles. Når der ikke er flere disketter trykker du i stedet for på OK på knappen Annuller. Du får besked, når indlæsning er slut. Indlæsningen bevirker, at der på S:\Peradm lægges to ASCII-filer TRANS.TXT og STAM.TXT, indeholdende transaktioner og stamdata. Herefter trykker du på den næste knap i importpanelet: 2. Overfør. Nu hakkes data i stykker og lægges dels i en tabel Råkontering, som indeholder månedens posteringer, dels i en tabel Fastdel1-2, som indeholder Stamdata for alle ansatte. For at sikre, at alle lønninger kan henføres til ansatte foretages der derefter kontrol af, at alle er oprettet i Personaleadministrationsprogrammet. Det gøres ved at trykke på knappen: 3. Vis CPR-nr kontrolrapport. Denne rapport vises på skærmen og kan udprintes. Hvis en person figurerer på denne rapport skal han/hun oprettes i Personaleadministrationsbasen, før du kan gå videre. (Undtagen herfra er rådsmedlemmer, som har sted nr. 01740). Når alle er oprettet kan du trykke på den sidste knap: Version 2 Peter Heinesen 6/10

4. Dan lønpost pr. ansat for måneden. Her vil der blive dannet en lønpost for hver ansat for den pågældende måned. Samtidig vil der blive dannet detaljerede transaktionsposter til brug for den generelle rapportgenerator. Teknisk: Hvis den ansatte er bagudlønnet (Lønform=2 eller 3) vil lønbeløbet blive henført til indlæggelsesmåneden. Hvis den pågældende er forudlønnet (Lønform=1) vil lønbeløbet blive henført til indlæggelsesmåneden + en måned. Dette gælder dog ikke, hvis SAMKO =3, idet der så er tale om overarbejde o.l.. Dette henføres til indlæggelsesmåneden. Version 2 Peter Heinesen 7/10

5. Indlægning af budgetposter Du kontrollerer/retter/indtaster lønbudgetter ved at trykke på den midterste kolonnes øverste knap: Lønbudgettering. Så vil der fremkomme en indtastningsformular, som ser således ud: Samtlige de personer, som er registreret i Personaleadministrationsprog rammet er her listet efter deres indlæggelsesnr. (Idnr). Du kan udsøge ved at trykke på knappen Opslag. Du indskriver en del af et navn, et Idnr, et CPR-nr eller initialer. Herefter vises i listen de(n) person(er), som opfylder de indtastede kriterier. Nu kan du vælge at redigere den pågældendes lønbudget for det finansår, som er vist foroven, ved at trykke på knappen Lønbudget til højre for navnet. Så kommer følgende formular til syne: Her kan du se de 12 månedsbudgetter, som er indlagt for den pågældende person. Til venstre vises StamID, derefter måneden for budgettet, Finansåret og endelig yderst til højre Budgettallet. Du kan slette en post ved at trykke på postvælgeren til venstre og derefter trykke på Delete -knappen. Det normale vil imidlertid være at sætte budgettallet til 0. Du kan indsætte en ny budgetpost ved at skrive i den nederste linie, hvor StamID og Finansår er forudvalgt. Version 2 Peter Heinesen 8/10

Hvis du under budgetteringen gerne vil se de lønninger, der er udbetalt for den pågældende, så skal du trykke på knappen foroven: Vis løn, så vises alle lønninger, udbetalt til den pågældende med de nyeste øverst: Rapportene Gnsn.lønninger og Tabel B Årsværk er to rapporter, som anvendes ved aflæggelse af virksomhedsregnskab. 6. Øvrige registre Under registre findes det il højre nævnte: Institutionsnumre skal blot udfyldes med de institutionsnumre, som der bogføres løn på. Steder skal indeholde alle de stedangivelser, som forekommer i lønbogføringen. Bemærk, at der er tale om de gamle stedangivelser, ikke de nye Sted 1-3. Lønkoder er et internt oprettet register, der kun bruges som inspiration til at udsøge løndele i den generelle rapportgenerator. Når der indlægges nye lønbeløb vil ikkeoprettede lønkoder automatisk komme ud på en rapport, således at dette register kan opdateres. Kriterier. Løn ctr. Refusion er en formel for, hvad der betragtes som løn, og hvad der betragtes som Lønrefusion. Steder/Inst. I rapporter er den væsentligste at vedligeholde. Kun de steder med tilhørende institutionsnumre, som figurerer i denne tabel kommer med i rapporterne (dog undtaget den generelle rapportgenerator) Version 2 Peter Heinesen 9/10

7. Oversigtsbillede - Hovedmenuen: 8. Filer, der bruges: Brugerprogrammet: S:\PERADM\FORDEL97.MDB (Access version 97) Detaljedata-løn: S:\PERADM\LOENDATA97.MDB (Access version 97) Stamoplysninger: S:\PERADM\STAM.MDB (Access version 2) Personalebasen(Data): S:\PERADM\PER_DTA.MDB (Access version 2) Version 2 Peter Heinesen 10/10