Holbæk den. 8. januar 2013. 1 Der indkaldes herved til Menighedsrådsmøde Referat. Fraværende med afbud; Flemming Erland Christensen Tirsdag den 8. januar 2013 kl. 19.00 I Sortebrødreklostret Klosterstræde 7. 4300 Holbæk. Dagsorden Formanden erklærede mødet for åbent. Pkt. 1. Siden sidst Fra provstiudvalget er der modtaget dagsorden for inspirationsdag for menighedsrådsmedlemmer, søndag den 3. februar 2013. Husk tilmelding senest den 24. januar, tilmelding skal ske samlet for hvert menighedsråd. Henning Hansen har meddelt, at han ønsker at gå på pension, med udgangen af juni måned 2013. Ad pkt. 1. Skrivelse fra Biskoppen der giver sin tilladelse til ved Gudstjenester, at anvende Bønner 1. Skrivelse fra Biskoppen der godkender, at menighedsrådet fortsætter med 13 valgte medlemmer. Der er bevilget kursus til: Formanden orienterer om aktuelle artikler fra Kristeligt Dagblad. Pkt. 2. Sager behandlet i forretningsudvalget Den 2. januar 2013. Ad pkt. 2. 1. Ny arbejdsmiljøorganisation. 2. Møde med arbejdstilsynet. 3. Forslag til handlingsplan fra Miljøhuset. 4. Genemgang af dagsordnen til mødet den 8/1 13 5. Planlægning af separat møde lørdag den 12/1-2013 fra kl. 10.00 6. Eventuelt.
Holbæk den. 8. januar 2013. 2 Pkt. 3. Ad pkt. 3. Referater fra stående udvalg. Formanden/næstformanden for udvalget anmodes om at uddybe udvalgets beslutninger. Det nedsatte ad hock udvalg der skal se på mulige løsninger, med udstilling af religiøs kunst i Østre kapel i 2013. har afholdt møde den 20. december 2012 kl. 15.00 Resultatet fra mødet er noteret under pkt.8. Nyt fra kassereren Allan Hvid Olsen redegjorde for kommunikationsudvalgets første møde den 8/1-2013. Intet. Nyt fra Kirkeværgen Søren Waage-Jensen har udarbejdet en rapport om kirkens bygningers tilstand, og redegjorde for mangler og forslag til reparationer, ændringer og andet som fremgår af rapporten. Nyt fra kontaktpersonen Den nye organistassistent er påbegyndt sit arbejde. Det gamle klokkespil øvebord forsøges solgt, og pengene ved salget kan tilgå børnekorets konto. Nyt fra medarbejderrepræsentanten. Intet. Pkt. 4. Orientering fra præsterne. Ad pkt.4.
Holbæk den. 8. januar 2013. 3 Pkt. 5. Tildeling af løntillæg til 3F medarbejderne på kirkegårdene. Hanne Norre har anmodet om dette punkt på dagsordnen. Til menighedsrådets orientering: Udover den faste månedsløn for en ansat gartner ifølge gældende overenskomst, på kr. 22.461,67. tildeles der særlige funktionstillæg, for at udfører arbejdsopgaver, der kræver særlige kvalifikationer. Den medarbejder der får det højeste tillæg betales med kr. 3.376, pr. måned. Den laveste 523,41. Alle tillæg beregnes der pension med 10,65 %, og efter 4 års ansættelse 15%. Det samlede budget for tillæg til alle medarbejderne på kirkegårdene. Er ca.kr. 192.000 + pension Pkt. 6. Ad pkt. 5. Menighedsrådet nedsatter et udvalg bestående af kassereren, kontaktpersonen og kirkegårdsinspektøren til at udrede: 1. Overholder vi overenskomsten? 2. Er de tildelte funktionstillæg i overensstemmelse med virkeligheden 3.Er principperne for tillægstildeling hensigtsmæssige. 4. Hvorledes er aflønningen af vores medarbejdere på kirkegårdene i forhold til tilsvarende kirkegårdsarbejdere. Ad pkt. 6. Ny arbejdsmiljøorganisation. Det anbefales at menighedsrådet laver en ny arbejdsmiljøorganisation som er tilpasset menighedsrådets virksomhed, og efter gælden lovgivning. Bilag udsendt; Handlingsplan fra Miljøhuset, med angivelse af udgiften på kr. 58.750 incl. moms Der etableres to arbejdsmiljøgrupper; En der har med kirkegårdenes arbejdsområde. En der har med kirkens arbejdsområde. Arbejdsmiljøgrupperne skal bestå af ligelige personer fra ledelsen og fra medarbejderne. Menighedsrådet godkendte den nye arbejdsmiljøorganisation (Amo). Der er udarbejdet et kommissorium for arbejdsmiljøudvalgets arbejde, som blev godkendt at menighedsrådet. Menighedsrådet godkendte handlingsplanen fra Miljøhuset, samt det hertil hørende tilbud på i alt kr. 58.750 incl. moms. For at samle trådene, skal der laves et arbejdsmiljøudvalg, som også skal bestå at ligelige personer fra ledelsen og medarbejderne. Bilag; Arbejdsmiljø jfr. Lovgivning af 2. januar 2013 Kommissorium for arbejdsmiljøudvalget
Holbæk den. 8. januar 2013. 4 Pkt.7. Forventet regnskab for regnskabsåret 2012. Ad pkt. 7. På mødet udleveres en oversigt over, hvordan det endelige regnskab forventes at blive. Pkt. 8. Udstilling af religiøs kunst i Østre Kapel 2013. Det nedsatte ad hock udvalg ønsker følgende punkt på dagsordnen. Menighedsrådet nedsætter et udvalg for udstilling af religiøs kunst. Dette udvalg har den styrende funktion af udstillingsvirksomheden i Østre kapel. Udvalget overdrager det til støtteforeningen Giotto, at formidle kunstudstillinger i Østre Kapel foreløbelig for 2013. Menighedsrådet overtager det økonomiske ansvar for kunstudstillingerne. Udvalget betragter det som en forudsætning, hvilket gælder for alle menighedsrådets aktiviteter i egne lokaler, at der ikke betales husleje, lys og varm. Ad pkt. 8 Per Buttenschøn redegjorde for udvalgets arbejde. Der er tre modeller menighedsrådet kan vælge imellem. Der blev afstemning om at vælge model 3.; Afstemnings resultat: 7 stemte for model 3. 4 stemte imod 4 stemte hverken for eller imod. Menighedsrådet nedsatte et udvalg bestående af: Michael Rosendal, Flemming E. Christensen, Per Buttenschøn og Lis Grove-Rasmussen. Udvalget udarbejder et kommissorium for for hvordan Østre kapel skal bruges fremover. Pkt. 9. Eventuelt. Med venlig hilsen Ove Nygaard Madsen Ad pkt. 9. Der afholdes sogneindsamling for Folkekirkens Nødhjælp søndag den 10.marts 2013. Sign: O.Madsen Vita Y.Fischer Kirstine Høffding S. Waage Hanne Mejlhede Allan H. Olsen Bjarne Albrechtsen Lis Grove-R. Vibeke Michael Rosendal Nana Schiøtt Hansen Vilmer Thorsen Ole Frank Jørgensen
Holbæk den. 8. januar 2013. 5