ARBEJDERNES BOLIGSELSKAB I GLADSAXE Søborg, den 22. december 2016 JLS/gj ORGANISATIONSBESTYRELSEN REFERAT fra ordinært møde torsdag den 15. december 2016 kl. 17.00 i selskabets administration, mødelokalet, Høje Gladsaxe Torv 2 B, 2. sal. Til stede: Ryno Scheil, Palle Nielsen, Majbrit Jørming, Finn Sørensen, Carsten Petersen, Lars Ulrik Hansen, Erik Bengtsson, Alice Christiansen, Kjell Hansen, Johnny Vilhelmsen, Michael Kristensen, Anne Schiøler Administrationen: Lone Larsen, Henning Juul Hovmand, Jesper Loose Smith Afbud: Flemming Larsen Åben del Sag 8905 Godkendelse af referat Sag 8906 Revisionsprotokol Sag 8907 De før mødet udsendte skrivelser Sag 8908 Udlejningsforhold Sag 8909 Afdelingsrapporter og driftsspørgsmål Sag 8910 Støtte til visse boligafdelinger Sag 8911 Skoleparken 1 renoveringssag / helhedsplan Sag 8912 Selskabets beretning Sag 8913 Planlægning af Repræsentantskabsmøde den 9. marts 2017 Sag 8914 Reviderede regnskaber Sag 8915 Mission, Vision og Værdier / Handlingsplan Sag 8916 Orientering fra administrationen Sag 8917 Kredsudvalget Sag 8918 Fritidsudvalget Sag 8919 BL orientering Sag 8920 Eventuelt Sag 8921 Næste møde Sag 8922 Øvrige datoer Lukket del Sag 8923 Eventuelle sager til behandling
Åben del 8905 Godkendelse af referater B-sag a. Referat fra ordinært bestyrelsesmøde Referat fra ordinært bestyrelsesmøde den 24. november 2016 er udsendt via mail den 1. december 2016. Godkendt. 8906 Revisionsprotokol E-sag Revisionsprotokollatet af 26. februar 2016 vedrørende regnskabet for 2014/15, siderne 640 652 er godkendt på bestyrelsesmødet den 25. februar 2016. 8907 De før mødet udsendte skrivelser E-sag Udleveret på møde den 24. november 2016 * Lommebog 2017 * Høje Gladsaxe Bladet nr. 5 november 2016 8908 Udlejningsforhold a. Nye regler for integrationsydelse og kontanthjælp E-sag Med henvisning til orientering på de seneste Organisationsbestyrelsesmøder blev der på mødet givet en status om, at der fortsat ikke er de store forandringer vedrørende rykkerskrivelserne, og at forholdet fortsat følges. 2
8909 Afdelingsrapporter og driftsspørgsmål a. Ny antennelov / TV-pakker E-sag Der henvises til referat fra Organisationsbestyrelsesmødet den 24. november 2016. Vi har efterfølgende modtaget alle kontrakterne vedrørende boligafdelingerne, og de er sendt til afdelingsbestyrelserne til drøftelse. Udsendelse af kontrakterne har afstedkommet en del spørgsmål fra afdelingsbestyrelserne. Disse spørgsmål sorteres og besvares om muligt, og ellers videresendes de til YouSee. Vi har ligeledes udarbejdet forslag til afdelingsmøderne om Ny aftale med YouSee vedrørende antenneanlæg, som udsendtes med dagsordenen. Dette er indtil videre udsendt til Kongshvileparken og Tinghøjparken til drøftelse i afdelingsbestyrelserne. Vi er i gang med planlægningen af de ekstraordinære afdelingsmøder, som skal afholdes på kort tid, og det er noget af et puslespil, hvorfor vi har behov for selv at fastsætte mødedatoerne. Herudover var der en dialog om Stengårdsparkens antenneanlæg, som administrationen følger op på. Til efterretning med bemærkning om at administrationen selv fastsætter mødedatoer, og at Organisationsbestyrelsen også modtager spørgsmål og svar fra YouSee. 8910 Støtte til visse boligafdelinger B-sag Ingen sager til behandling. 8911 Skoleparken 1 renoveringssag / helhedsplan E-sag Der henvises til beslutning på Organisationsbestyrelsens møde den 27. oktober 2016 og orientering på mødet den 24. november 2016. Godkendelsesproceduren følger fortsat planen og Skema A for renoveringssagen behandles på Økonomiudvalgets møde den 6. december 2016 og i Byrådet den 14. december 2016 (Byrådets dagsorden udsendtes med dagsordenen). Efter denne godkendelse fremsendes den til Landsbyggefonden. Det kan efterfølgende oplyses, at der er modtaget tilsagn fra både Gladsaxe Kommune og Landsbyggefonden. Alle formelle tilsagn er således på plads. 3
Skema A for nybyggeri kan først kommunalt behandles, når der foreligger en lokalplan. Denne lokalplan er ved at blive planlagt, og skal i høring i løbet af foråret 2017 med forventet godkendelse lige efter sommeren 2017. Der har været en dialog med advokat omkring erhvervslejemålene, og på mødet blev der givet en orientering herom. Herudover blev der også givet en kort orientering om lokalplansprocesserne vedrørende omdannelse af lokalcenter Skoleparken til boligområde. I helhedsplanen er en renovering af selskabslokalerne også indarbejdet. På byggeudvalgsmødet har der været en dialog om dette, hvor der var enighed om at arbejde videre med en fælleshusmodel. På mødet blev der givet en nærmere orientering herom. 8912 Selskabets beretning E-sag Ingen delafsnit er blevet udarbejdet. Delafsnittene vil blive udsendt løbende med torsdagsposten. Alle delafsnit vil være fremsendt inden bestyrelsesmødet i januar 2017. 8913 Planlægning af Repræsentantskabsmøde den 9. marts 2017 E-sag Repræsentantskabsmødet den 9. marts 2017 afholdes som tidligere aftalt uden kulturelt indslag. Udover de faste punkter på dagsordenen vil der på mødet være et indlæg med afrapportering af beboerundersøgelsen i forbindelse med rapporten om effektiviseringspotentialer. På mødet var der en kort dialog herom. 4
8914 Reviderede regnskaber E-sag Regnskabsudarbejdelse samt revision af samme er ved at være afsluttet. For de afdelinger hvor regnskabet er lagt til revision, kan oplyses, at disse er fremsendt til afdelingsbestyrelserne som PDF fil. På mødet blev der udleveret en oversigt over foreløbigt resultat i de enkelte afdelinger og der blev givet en kort orientering herom. Revisionsprotokollen vil blive forelagt på mødet i februar 2017. I forbindelse med regnskabsafslutningen skal tillige afholdes generalforsamling i bygningsejerforeningerne, Hulegårdsparken og Søborgparken. 8915 Mission, Vision og Værdier / Handlingsplan E-sag Der arbejdes løbende med handlingsplanens punkter. For at give et overblik udsendtes med dagsordenen status pr. 30. november 2016. Som det fremgår heraf, er der flere punkter, som er afsluttet (grøn). De fleste punkter er aktiv (hvid) og enkelte er under opstart (gul) de afventer beboerundersøgelsen i februar 2017. På mødet blev handlingsplanen gennemgået, og der var en dialog herom. 8916 Orientering fra administrationen a. Effektiviseringspotentialer E-sag Med henvisning til beslutning på Organisationsbestyrelsens møde den 27. oktober 2016 om at igangsætte en analyse / proces omkring effektiviseringspotentialer med konsulenter fra BL / Rambøll samt orientering på mødet den 24. november 2016. Tidsplanen følges fortsat og de første interviews er fastlagt til primo januar 2017. Herudover afholdes der orienteringsmøde for alle medarbejderne den 14. december 2016, som var et godt og informativt møde med positive tilbagemeldinger. 5
Der afholdes afdelingsbestyrelsesformandsmøde herom torsdag den 23. marts 2017. På mødet skal der være en afklaring om dette møde kun er for formanden eller om der også skal inviteres et afdelingsbestyrelsesmedlem, hvilket administrationen anbefaler. Organisationsbestyrelsen tilsluttede sig. b. Referat fra møde i Virksomhedsnævnet den 15. november 2016 O-sag Kopi af referat fra møde i Virksomhedsnævnet den 15. november udsendtes med dagsordenen til orientering. 8917 Kredsudvalget a. Møder E-sag Seneste møde i udvalget er afholdt den 8. december 2016. Referat herfra udsendes når det foreligger. Næste ordinære møde afholdes den 9. februar 2017. O-sag b. BL 9. kreds weekendkonference på LO-skolen og Kredsmøde Der afholdes weekendkonference på LO-skolen fra fredag den 3. marts til lørdag den 4. marts 2017. Orientering herom er udsendt til Organisationsbestyrelsen og Kredsudvalget via mail den 5. december 2016. Der udsendes program og vejledning vedrørende tilmelding primo januar 2017. Herudover afholdes der Kredsmøde tirsdag den 17. januar 2017 om konsekvenser og erfaringer med kontanthjælpsloft program og tilmelding udsendes inden jul. 6
8918 Fritidsudvalget a. Møder og referater E-sag Seneste møde i udvalget har været afholdt den 21. november 2016. Referat herfra blev udleveret den 24. november 2016. Næste møde afholdes den 23. januar 2017. b. Julemarked lørdag den 3. december 2016 O-sag På mødet var der en orientering om arrangementets forløb. Der var ikke så mange deltagere som forventet, hvilket nok skyldes flere ting herunder datoen, stedet og andre arrangementer. Næste år skal julemarkedet holdes tidligere, og det skal være et mere centralt sted i byen. 8919 BL orientering E-sag BL informerer ingen udsendelser. BL-politik Udsendt via mail den 21. november 2016 * BL-politik nr. 25 Almene boliger får (også) fastfrosset grundskylden Udsendt via mail den 25. november 2016 * BL-politik nr. 26 Manglende lægedækning i udsatte boligområder Udsendt via mail den 29. november 2016 * BL-politik nr. 27 Nyt regeringsgrundlag og ny minister Udsendt via mail den 1. december 2016 * BL-politik nr. 28 Ny liste over udsatte boligområder 7
8920 Eventuelt O-sag Ingen sager til behandling. 8921 Næste møde O-sag a. Ordinært bestyrelsesmøde Næste ordinære bestyrelsesmøde afholdes den 19. januar 2017. 8922 Øvrige datoer O-sag Dato for offentliggørelse af dagsorden (udsendelsesdato) Dagsorden for bestyrelsesmøde den 15. december 2016 udsendes den 8. december 2016 Eventuelle bemærkninger til referatet Referat fra bestyrelsesmøde den 15. december 2016 udsendes den 22. december 2016 og eventuelle bemærkninger skal være administrationen i hænde senest den 2. januar 2017 Offentliggørelse af referat Referatet offentliggøres den 3. januar 2017 8
Lukket del 8923 Eventuelle sager til behandling Ingen sager til behandling. 9
Igangværende sager status Best. Adm. Afd-best. Repr. GK. Udvalg Afsluttet Fjernvarme E.ON sagen x Skoleparken 1 Triumfvej 47 Byggeregnskab x x x Funktionærbolig x 10