Brugervejledning Virksomhedstilfredshedsundersøgelse på erhvervsuddannelserne, @ventures 2017
Indhold 1. Introduktion... 2 2. Virksomheder... 2 2.1 Virksomheder -> Opret virksomheder... 2 2.1.1 Masseoprettelse af Virksomheder... 3 DATA fra EASY-P... 4 DATA fra EASYA... 5 DATA fra ElevPlan... 6 DATA fra UDDATA+... 7 2.1.2 Opret enkelt virksomhed... 8 2.1.3 Vis og rediger virksomheder... 14 2.2. Virksomheder -> Send mail til virksomheder... 15 2.2.1 Se mail... 16 2.2.3. Send mail... 17 2.3. Virksomheder ->Liste af loginlinks til virksomheder... 18 2.4.1 Opret respondent... 22 3. Spørgeskema... 23 3.1. Spørgeskema -> Udsend spørgeskema... 23 3.1.1 Se mail... 23 3.1.2 Send spørgeskema... 25 3.1.3. Send rykker og Se rykker... 26 3.2. Spørgeskema ->Se liste af links til spørgeskema... 27 3.3 Spørgeskema ->Følg VTU... 27 4. Rapporter... 29 4.1 Se rapport... 29 4.1.1 Søjlediagrammer i programmet... 32 4.1.2 Søjlediagrammer eksporteres til Word... 33 4.1.3Indsatsrapporter... 36 4.2 Se benchmark... 39 5. Indberet data til STIL... 43 1
1. Introduktion For at komme i gang med at administrere virksomhedstilfredshedsundersøgelsen VTU en - skal du gå til http://vtueud.dk og logge ind med dit UNI-LOGIN. Som underviser bliver du ledt til en administrationsside med en række muligheder for at klargøre undersøgelsen og uddrage data. Som elev vil man blive ledt direkte til spørgeskemaet. 2. Virksomheder 2.1 Virksomheder -> Opret virksomheder 2
Her oprettes skolens register over virksomheder, som skolen har praktikaftaler med. Det er bl.a. her, skolen registrerer de kontaktpersoner på de enkelte virksomheder, som kan registrere de konkrete personer på virksomhederne, der skal besvare virksomhedstilfredshedsundersøgelsen. Du har på siden to valgmuligheder: [Masseoprettelse af virksomheder] og [Opret enkeltvirksomhed]. Du kan se listen med alle virksomheder i dit virksomhedsregister nedenfor. Du har mulighed for at fremfinde aktive virksomheder ved at klikke på [Med aktive i kvartalet] eller [Med aktive fra årets start] 2.1.1 Masseoprettelse af Virksomheder Klik på [Masseoprettelse af virksomheder]. Du har du mulighed for at masseoprette virksomheder på følgende 4 måder: 3
DATA fra EASY-P Masseoprettelse af virksomheder foregår ved hjælp af et udtræk fra EASY-P. Læs nederst i denne vejledning, hvordan man henter excel-filen fra EASY-P. Regnearket uploades ved at klikke på [Gennemse] og herefter [Upload]. Hvis der er behov for at indsnævre virksomhederne, så det kun er de med aktive uddannelsesaftaler, uploades et regneark med CPR-numre på aktive praktik-elever. Nødvendige kolonner i regnearket. 4
Vejledning i udskriftsbestilling fra EASY-P Når man har fremsøgt det efterspurgte (f.eks. indgåede aftaler søgelistetype A), laver man en udskriftsbestilling i et regneark på følgende måde: 1. Gå til Udskrifter 2. Find PU01 udskriftsbestilling 3. Adresselistetype: aftale 4. Søgelistenavn: Indgåede aftaler 5. Søgelistetype: A 6. Bestil udskrift 7. Gå til udskrifter 8. Find Overvågning 9. Find fil 10. Hent udskrift 11. åbn udskrift 12. Regneark fremkommer DATA fra EASYA Ved masseoprettelse via EASYA skal det angives, hvilken uddannelsesretning udtrækket fra EASYA vedrører, da denne information ikke indgår i udtrækket fra EASYA. Der skal laves et udtræk og upload pr. uddannelsesretning, som skolen har aktive i det kvartal, VTU en skal gennemføres. Regnearket uploades ved at klikke på [Gennemse] og herefter [Upload]. 5
Filen er nu uploadet og alle virksomheder vil fremkomme nederst på siden under [Vis og rediger virksomhed]. Husk at tjekke om informationerne i registret er korrekte. Nødvendige kolonner i regnearket. DATA fra ElevPlan Nogle skoler har registreret deres virksomhedsinformationer, praktikaftaler og oplæringsansvarlige i ElevPlan. Disse informationer dækker behovet for informationer i virksomhedsregisteret i VTUEUD.DK og kan udtrækkes i en csv-fil, der skal omdannes til en excel-fil, der kan uploades til VTUEUD.DK. Vejledning til udtrækket findes her: http://www.elevplanvejledning.dk/documents/csv_filer_til_brevfletning.pdf 6
Ved masseoprettelse via ElevPlan skal det angives, hvilken uddannelsesretning udtrækket fra ElevPlan vedrører, da denne information ikke indgår i udtrækket fra ElevPlan. Der skal laves et udtræk og upload pr. uddannelsesretning, som skolen har aktive i det kvartal, VTU en skal gennemføres. Der vælges uddannelsesretning og herefter uploades regnearket ved at klikke på [Gennemse] og herefter [Upload]. Filen er nu uploadet og alle virksomheder vil fremkomme nederst på siden under [Vis og rediger virksomhed]. Husk at tjekke om informationerne i registret er korrekte. Nødvendige kolonner i regnearket. DATA fra UDDATA+ Nogle skoler har registreret deres virksomhedsinformationer i UDDATA+. Disse informationer dækker behovet for informationer i virksomhedsregisteret i VTUEUD.DK og kan udtrækkes i en excel-fil, der også kan uploades til VTUEUD.DK. 7
Ved masseoprettelse via UDDATA+ skal det angives, hvilken uddannelsesretning udtrækket vedrører, da denne information ikke indgår i udtrækket fra UDDATA+. Der vælges uddannelsesretning og herefter uploades regnearket ved at klikke på [Gennemse] og herefter [Upload]. Nødvendige kolonner i regnearket. 2.1.2 Opret enkelt virksomhed På siden [Virksomheder] -> [Opret virksomhed], har du mulighed for at oprette en enkelt virksomhed manuelt. Dette er fx godt at bruge, hvis man efter en masseoprettelse har behov for at tilføje en enkelt virksomhed. 8
Dette gøres ved at klikke på knappen [Opret enkeltvirksomhed]. På følgende side skriver du virksomhedens data. 9
Når alle informationer er tilføjet og virksomheden er gemt, skal man tilknytte et lærested til virksomheden. På følgende side udfylder du, de tomme kolonner og klikker gem. 10
Når lærestedet er gemt og oprettet, skal man oprette/tilknytte en uddannelsesretning til lærestedet samt definere praktikperioden. Dette gøres ved at klikke på [Opret uddannelsesaftale]. 11
Du skal nu oprette/tilknytte en uddannelsesretning til lærestedet samt definere praktikperioden. Her vælges med en dropdown, hvilken uddannelsesretning virksomheden er tilknyttet, samt hvornår den aktive praktikperiode er, og dermed hvornår virksomheden skal deltage i undersøgelsen. Klik herefter på [Gem].. 12
Når du har klikket [Gem], får du mulighed for at oprette en ny uddannelsesaftale for den pågældende virksomhed. Dette gøres ved at klikke [Opret uddannelsesaftale]. Ved klik på [Tilbage] kommer du på forsiden af Virksomheder igen. 13
2.1.3 Vis og rediger virksomheder Filen er nu uploadet og alle virksomheder vil fremkomme nederst på siden under [Vis og rediger virksomhed]. Husk at tjekke om informationerne i registret er korrekte. En del virksomheder vil fra masseoprettelsen ofte ikke have registret en e-mail på kontaktperson. Denne skal således tilføjes manuelt ved at klikke på virksomhedens navn under [Vis og rediger virksomhed]. 14
2.2. Virksomheder -> Send mail til virksomheder Fra dette punkt kan udsendes mail til kontaktpersonerne på de virksomheder, der i indeværende kvartal skal deltage i virksomhedstilfredshedsundersøgelsen. Mailen opfordrer kontaktpersonerne til at registrere de konkrete personer (respondenter) på virksomhederne, der skal besvare virksomhedstilfredshedsundersøgelsen. Hvis skolen ønsker selv at oprette respondenterne og ikke sende en mail til virksomhederne, kan dette gøres under menupunktet [Respondenter] 15
2.2.1 Se mail Ved at klikke på [Se mail], får man vist den mail, der sendes til virksomhedskontakten og kan tilpasse den, samt tilføje skolens logo. Mailen gemmes til næste udsendelsesrunde, så man ikke behøver at tilrette den ved hver udsendelsesrunde. Under mailen er der mulighed for at indsætte emailadressen på den person på skolen, der skal modtage returmails og autosvar fra de kontaktpersoner, der har spørgsmål til eller besvarer mailen. 16
2.2.3. Send mail Inden mailen kan sendes, vælges kvartal (står default i det aktuelle kvartal) og uddannelsesretning. Der er mulighed for at fremsøge på de uddannelsesretninger, der skal sendes mails af sted til. Ved klik på [Send mail], afsendes mailen til de virksomheder, der har elever i praktik i det pågældende kvartal, og som hører under den valgte uddannelsesretning, og som ikke allerede har fået sendt en mail. Ved klik på [Send mail igen], sendes mailen igen til alle virksomheder, der har aktive elever det valgte kvartal og de valgte uddannelser. 17
Ved klik på [Vis tidligere modtagere], kan man se, hvilke virksomheder med hvilke uddannelsesretninger, der er sendt en mail af sted til samt dato for udsendelse. 2.3. Virksomheder ->Liste af loginlinks til virksomheder Ved klik på [Liste af loginlinks til virksomheder], får man en liste med alle virksomheder i virksomhedsregisteret og et link til direkte login til den side, hvorfra virksomheden kan oprette respondenter. 18
19
2.4. Virksomheder ->Respondenter Lærestedets uddannelsesansvarlige bliver automatisk oprettet som respondent. Hvis der ikke er en mailadresse på den uddannelsesansvarlige eller hvis denne skal rettes, kan dette gøres under menupunktet [Respondenter] Skolen kan dermed undgå at sende en mail til virksomheden og bede dem om at oprette respondenterne. Ved klik på virksomhedsnavnet får man nedenstående skærmbillede. Her kan man oprette og redigere respondenter, samt se de respondenter, der er oprettede. Klik på [+] for at oprette respondent. 20
21
2.4.1 Opret respondent Skærmbilledet herunder er identisk med det skærmbillede virksomhedens kontaktperson møder, når vedkommende åbner linket i den mail, der udsendes via menupunktet [Udsend mail] og skal oprette respondenter. Indtast navnet på respondenten samt e-mail og klik [Gem]. 22
3. Spørgeskema 3.1. Spørgeskema -> Udsend spørgeskema Spørgeskemaerne udsendes til de udvalgte uddannelsesretninger. Klik på [Send spørgeskema] i menubjælken. 3.1.1 Se mail Ved at klikke på [Se mail], får man vist den mail, der sendes til respondenten. 23
Der indsættes automatisk, hvilken skole der er afsender af mailen, samt hvilke uddannelsesretning eleven går på. Under mailen er der mulighed for at indsætte emailadressen på den person på skolen, der skal modtage returmails og autosvar fra de respondenter, der har spørgsmål til mailen. 24
3.1.2 Send spørgeskema Inden spørgeskemaet sendes af sted, skal der vælges hvilken uddannelsesretning, der skal sendes til. Indstil det relevante kvartal og anvend søgefeltet til at finde uddannelsesretningen. Når den valgte uddannelsesretning er fremfundet sættes der kryds i Vælg og knappen [Send Spørgeskema] bliver aktiv, og skemaet kan afsendes. 25
Når mailen er afsendt vises, hvor mange respondenter der er sendt til. Nederst på siden vises de spørgeskemaer, der allerede er afsendt med datoangivelse i de pågældende kvartaler. 3.1.3. Send rykker og Se rykker Ved klik på [Send rykker], så sendes mailen til alle, der endnu ikke har besvaret spørgeskemaet. Ved klik på [Se rykker], er der mulighed for, som ved [Se mail] at se og tilpasse rykkeren. 26
3.2. Spørgeskema ->Se liste af links til spørgeskema Ved klik på [Se liste med links] får man en oversigt over virksomhedernes respondenter og det direkte link til det spørgeskema, der skal udfyldes. 3.3 Spørgeskema ->Følg VTU Under [Spørgeskema]-> [Følg VTU] er det muligt at se og printe, hvilke virksomheder der har besvaret 27
28
4. Rapporter Der kan vælges mellem tre rapport typer på VTUEUD. Programmet kan generere søjlediagrammer (der kan eksporteres direkte til word), indsatsrapporter og benchmarkingrapporter. I nedenstående uddybes fremgangsmåden. 4.1 Se rapport For at tilgå rapport funktionen klikkes på [Se rapport] under menupunktet [Rapporter]. Nedenstående skærmbillede viser, hvad der kommer frem. 29
Der skal nu vælges uddannelsesretninger, klik på pilen eller søg i feltet Hele Institutionen. Man kan her afkrydse de uddannelsesretninger, der skal indgå i rapporten. Der kan vælges en, flere eller alle efter behov. Herefter vælges, hvilket årstal og kvartal man ønsker data fra. Der kan vælges flere perioder til sammenligning. Dette gøres ved at klikke på plusset ud for kvartalet efter et kvartal er valgt. 30
Der kan nu vælges mellem indsatsrapporter og søjlediagrammer. Det gennemgås først, hvordan søjlediagrammer anvendes. 31
4.1.1 Søjlediagrammer i programmet Ved at klikke på [Søjlediagrammer] fremkommer alle spørgsmålstemaer. Under hvert tema, findes spørgsmålene fra undersøgelen. 32
Klik på det team i temabjælken du ønsker. Under dette findes alle spørgsmålene med hver sit søjlediagram og en besvarelsestabel. Ved at klikke på temabjælken, kan det underlæggende søjlediagram og besvarelsestabel skjules og henholdsvis vises. Klik på for at downloade diagrammer. 4.1.2 Søjlediagrammer eksporteres til Word Ved at klikke på [Hent Word-rapport] hentes rapporten til Word, og man har mulighed for at åbne eller gemme den. 33
Vær opmærksom på, at det KUN er muligt at få vist en enkelt periode (enten ét kvartal eller alle kvartaler tilsammen) i Word-rapporten. Hvis man vælger flere perioder og danner en Word-rapport, vil denne kun afspejle den første periode. De enkelte spørgsmål vises som herunder: Der er mulighed for at ændre tekstretninger under søjlerne og i tabellen nedenunder. Tekstretning under søjlerne ændres ved at markere feltet og vælge: Formater -> Formater markering ->Layout og egenskaber 34
Herefter er der mulighed for at ændre tekstretning: Teksten i tabellen under søjlediagrammet kan også ændre tekstretning fra liggende til stående. Dette gøres ved at markere teksten og vælge: Layout -> Tekstretning 35
4.1.3Indsatsrapporter Indsatsrapporter viser, hvilke udvalgte spørgsmål fra spørgeskemaet, der betyder mest i virksomhedens besvarelser samt virksomhedens evalueringer heraf. Rapporten baseres på en såkaldt faktoranalyse af de spørgsmål, som sammenlignes. Rapporten kan anvendes til at vurdere, hvilke områder der betyder mest for virksomhederne. Og da denne information sammenstilles i rapporten med virksomhedens vurdering af spørgsmålets område, kan rapporten samtidig anvendes som grundlag for en drøftelse af, hvilke områder skolen bør gøre en større indsats for at forbedre, og hvilke der betyder mindre i den samlede tilfredshed. Rapportens anvendelse øges med kvaliteten af faktoranalysen. Kvaliteten vil i en senere version af systemet (omkring 1. januar 2017) blive afbildet med en særlig ikon, så styrken af rapportens informationer kan inddrages i drøftelserne om tilfredsheds-indsatser. For at få vist indsatsrapporten vælger du først, hvilke spørgsmål rapporten skal tage afsæt i. Du kan vælge enkelte spørgsmål i en kategori, eller vælge alle 36
37
38
4.2 Se benchmark Hvis du ønsker at lave en benchmarking rapport, klik på [Rapporter] ->[Se benchmark]. 39
Du skal nu vælge, hvilke spørgsmål du ønsker at benchmarke på. Der kan vælges et, flere eller alle. Hvis alle ønskes, kryds af i den øverste boks ligeså kan alle fravælges her. Hvis du ønsker specifikke spørgsmål, vælg et eller flere temaer og markér i boksene, hvilke spørgsmål du ønsker. Der skal herefter angives en periode. Vælg datoen i kalenderformatet. 40
Der skal nu vælges, hvem man vil benchmarke med. Vælg mellem uddannelsesretninger på egen institution eller netværksinstitutioner. Kryds de institutioner af, du ønsker at benchmarke med. Rapporten kan hentes ned på siden og hentes som et Word-dokument. For at hente rapporten på siden, klikkes på [Hent rapport]. Herefter vil en tabel og et diagram komme til syne, ved hvert valgte spørgsmål. Hvis en skole har under 40 besvarelser, hvis disse ikke optræde i resultatet. Tabellen viser; score, spredning, antal svar i alt og index. Diagrammet er lavet på baggrund af score værdien. 41
Du har mulighed for at downloade diagrammet ved at klikke på de tre streger i øverste højre hjørne. Vælg mellem flere muligheder. 42
For at hente rapporten til et Word-dokument klikkes på [Hent Word-rapport]. Rapporten gemmes nu direkte eller åbnes i Word. Det er muligt at ændre tekstretning i tabeller og under søjlediagrammerne. Se menupunktet 7.1.2 for en gennemgang heraf. 5. Indberet data til STIL Der er kun muligt at indberette data til STIL i følgende perioder: 1.-7. januar 1.-7. april 1.-7. juli 1.-7. oktober 43
44
Ønsker du at vide mere om gennemførsel af ETU med @ventures som samarbejdspartner, bedes du rette henvendelse til centerchef Michael Lund-Larsen, mll@aabc.dk. @ventures, Aarhus Business College. Sønderhøj 9, 2. sal, 8260 Viby J Tlf: 89 36 33 33 Mail: info@ventures.dk H: http://www.venturesinfo.dk 45