Brugervejledning Aprove-it Faktura workflow
Arbejdsliste Arbejdslisten har 3 faner, nemlig Fakturaliste - Rapporter - Administration, der gennemgås på de følgende sider. Kolonnen *Til behandling* viser de roller du kan have, når du arbejder i workflowet nemlig som kontérperson eller som godkender. Kolonnen *fakturaliste* viser de fakturaer du har til behandling, og kolonnen er igen opdelt i hhv. kontering og godkendelse.
Fakturaliste Nedenstående ekstempel viser følgende: Fakturaer med grå tekst er behandlet af dig, men afventer en handling fra 3. person, inden den kan gå til godkendelse. I dette tilfælde er fakturaen delt op i 2 linjer og linje nr. 2 skal konteres af Michael Hilsløv Fakturaer med sort tekst er klar til at blive konteret (gennemgås på efterfølgende sider) Fakturaer med rød skrift viser, at fakturaen har overskredet duedate (betalingsfrist) Symbolet viser, at der på fakturaen er indsat en kommentar på faktura linjen. Kontering og godkendelse gennemgås på de efterfølgende sider.
Kontering og godkendelse Fakturalisten viser i venstre kolonne hvor mange fakturaer du har liggende til kontering og/eller godkendelse. Ved at klikke på f.eks. Kontering minimere du listen i venstre side, således at der kun vises de fakturaer, der skal konteres. Samtidig kan ses, de fakturaer der oprindelig er sendt til dig, men hvor der er foretaget split (opdeling) af konteringslinjen og denne linje er sendt til kontering hos anden bruger. Skærmbillederne kontering og godkendelse gennemgås på de følgende sider. I dette oversigtsbillede vises, hvilke fakturaer der ligger og som skal håndteres. I kolonnen til venstre kan se, hvilken handling der skal foretages i dette tilfælde skal fakturaen konteres. Klik på fakturaen
Kontering Som kontérperson vil man én gang om dagen modtage en mail, såfremt der kommer nye fakturaer til kontering. Konteringsskærmbilledet er opdelt i 2 kolonner Kolonnen til venstre vedrører administration/kontering /godkendelse af fakturaen. Dette vil blive gennemgået på næste side. Kolonnen til højre er et skærmbillede af den fysiske faktura.
Kontering - fortsat 1. Den øverste del er stamdata på leverandøren: fakturadata fra fakturaen(dato, valuta, totalbeløb, nettobeløb og momsbeløb. Som konterperson vil det her være muligt at ændre momsbeløb, valuta, FIK-kode og reference. Retter man momsbeløbet vil der blive indsat en ny konteringslinje således nettobeløbet stemmer i konteringslinjerne. 2. I denne del af skærmbilledet skal konteringen af fakturaens varelinjer ske. Har man brug for flere linjer retter man beløbet i varelinjen, markere Gem/split efterfulgt af udfør. Herefter der være en konteringslinje mere. Dette kan gøres lige så mange gange man har brug for. Skal samme kontering bruges, kan man med fordel udfylde kontostrengen og værdierne vil komme på den nye konteringslinje. Mere om kontering på næste side. 1 2
Kontering - fortsat 1. Når man udfylder konteringsfelter vil der komme en dropdown menu. Ved at bruge pil-tasterne og TAB kan man vælge fra denne dropdown menu. 2. Når man er færdig med at kontere skal man på hver linje vælge, hvad man vil gøre med konteringslinjen. Som det ses har man 5 muligheder. De 2 første giver sig selv. Gem/Split bruges hvis linjen skal splittes op i to eller flere eller hvis man ikke er færdig med at kontere denne linje. Hold vælges hvis man afventer en tilbagemelding grundet fejl i fakturaen. Har man brug for sende fakturaen retur til kreditor vælges retur til kreditor 1 1 2
Kontering - fortsat Når man skriver navnet på godkender eller konterperson vil der komme en dropdown menu, hvor man skal bruge pil-tasterne efterfulgt af TAB OBS OBS BRUGER MAN ENTER I STEDET FOR TAB VIL FAKTURAEN BLIVER SENDT VIDERE TIL DET NAVN SOM STOD INDEN REDIGERING.
Kontering - fortsat Gem kontostreng som favorit. Er der en kontostreng som bruges ofte, kan man med fordel gemme den i sin favoritliste. På denne måde er det hurtigt at kontere ens fakturaer og demed sikres, at konteringerne altid er ens. Dette gøres som følger: Udfyld alle segmenter i kontostreng. Tryk derefter på vis favoritter, nyt vindue åbner. Opret et favoritnavn (et sigende navn der klart indikerer, hvad konteringen omhandler) til din kontostreng efterfulgt af gem som favorit.
Godkendelse Som godkender vil man én gang om dagen modtage en mail, såfremt der kommer nye fakturaer til godkendelse. Man logge på via Citrix BSS-værktøjer og Fakturaworkflow Approveit. Efter pålogning kommer man til indgangsbilledet der i venstre kolonne viser, hvilke fakturaer man har liggende, og hvilken handling der skal foretages. I dette tilfælde klikkes på *Godkendelse* og i højre side af skærmen vises nu de fakturaer, der kræver en godkendelse. Og i højre side af skærmbilledet fremkommer en liste over, hvilke fakturaer der ligger og afventer din behandling.
Godkendelse - fortsat Fakturaen vises i højre side af skærmen og man har et hurtigt overblik over, hvilke ydelser/varer der skal godkendes. Såfremt fakturaen kan godkendes med den angivne kontering sættes markering i *Godkend* og klik herefter på Udfør. Ønskes en anden kontering, indsættes denne og der sættes markering i *Godkend* og klik herefter på Udfør. Skal fakturaen godkendes af en anden person, sættes markering i *Ny godkender* og der indtastes vedkommendes navn i feltet. Når man begynder at taste vises en drop-down menu og den minimeres, jo mere man taster af navnet. Valg af ny godkender sker ved hjælp af piletaster og tab funktionen. Man har mulighed for at ændre i konteringen, men ikke i beløbet. Ønskes beløbet fordelt på flere linier, returneres fakturaen til kontérpersonen, der efterfølgende skal foretage de ønskede rettelser. For at kunne returnere, skal der i kommentarfeltet angives en årsag for tilbagesendelsen. Kan fakturaen ikke godkendes markeres *Retur til kreditor* med angivelse af årsag.
Rapporter Indgangsbilledet til rapporter er som vist nedenfor I kolonnen til venstre er der som standard 3 rapporter nemlig Fakturaer jeg har behandlet (giver en total liste over alle dine fakturaer og den øjeblikkelige status) Forfald inden 7 dage (giver en liste over alle de fakturaer du har haft i workflow og som forfalder inden 7 dage) Forfald inden 14 dage (giver en liste over alle de fakturaer du har haft i workflow og som forfalder inden 14 dage) Faktura søgning i højre kolonne gør det muligt at specificere en forespørgsel dette gennemgås senere i denne dokumentation.
Eksempler på spørgebilleder Når der skal indsættes værdier i felter, og der er en værdiliste til rådighed, er spørgebillederne i workflowet ens. (Det er også muligt bare at skrive værdien, hvis den kendes) Spørgebilledet består af kolonner, hvor der altid er mulighed for at søge på alle. Der skal, såfremt man ikke ønsker at søge på standardvalg (hvor der er indsat prik) klikkes på den information, man ønsker at søge på Jo mere information man skriver i søgefeltet. Jo færre valgmuligheder kommer der i værdilisten. Når man skal vælge en værdi, markeres linjen og der klikkes efterfølgende på OK
Faktura søgning 1. Leverandørnavn kan vælges via spørgebillede (indtast dele af navnet og klik på firkant) og du har minimeret listen over muligheder alternativt kan indtastes CVR.nr. og du kommer automatisk til korrekt leverandør. 2. Fakturanummer kan indtastes her er dog ingen værdiliste, altså skal det kendes fuldt ud. Fakturadatoer kan være en bestemt dag (samme værdi i begge felter) eller et interval 3. Totalbeløb kan være en bestemt værdi (samme værdi i begge felter) eller et interval (er det en kreditnota husk at sætte minus foran beløbet) 4. Næste person hvis du ved at en faktura skal sendes til en bestemt person, kan navnet indtastes i feltet i dette tilfælde, start med at skrive efternavnet, og du vil på en kvikvalgsliste minimere valgmulighederne. 5. Ved du hvor i processen fakturaen befinder sig, kan du vælge denne proces, og du vil kun se fakturaer der ligger her. 6. Ønsker du at se fakturaer konteret på en specifik konto et kontointerval en bestemt funktion eller måske på et projekt kan du indsætte værdien i det specifikke felt. Husk at hvis det er en specifik værdi skal samme værdi være i begge felter. Der kan se forespørgsel på alle segmenterne i kontoplanen. 1 2 3 4 5 6
Fakturaer jeg har behandlet Klikkes på *fakturaer jeg har behandlet* fremkommer en oversigt, hvor alle fakturaer er oplistet og placeret under den status, de p.t. har i workflowet. Som det ses af listen, fås hurtigt et overblik over, hvilke fakturaer der er over forfald (vist med rød skrift) og hvem der p.t. har fakturaen til behandling. Parentes omkring beløbet viser, at fakturaen enten er 1. Splittet delt på flere linjer og måske flere godkendere eller 2. Ikke er behandlet endnu.
Rapport forfald inden 7 eller 14 dage Disse 2 rapporter er ens den eneste forskel er selvfølgelig, at den i rapporten *forfald inden 14 dage* har flere fakturaer med end rapporten *forfald inden 7 dage*. Også her kan ses hvor i processen fakturaen befinder sig, og hvem er pt. har en opgave der skal udføres, for at fakturaen kan komme til udbetaling. Parentes omkring beløbet viser, at fakturaen enten er 1. Splittet delt på flere linjer og måske flere godkendere eller 2. Ikke er behandlet endnu.