Mødedato: tirsdag 3/2 2015 Deltagere: Heidi Hansen, Gitte Horsfall, Jens Peter Nielsen, Hans Bye Jensen, Fraværende: Lene G. Andersen, Jette Jansen Referat fra sidste møde Nyt fra AlmenBo Nyt fra/om afdelingen Referatet godkendt. - intet Træer ved garager fældes. Arbejdet vil ske torsdag og fredag d. 4+5 februar 2015. Igangværende sager - Kommende nyhedsbrev Kontakt til gårdmændene for at høre om de har noget input Gennemgang afdeling 13 og 30 med AlmenBo 20/9 2012 Status: 5/3 2013: Referat modtaget. Vi skal have lavet opfølgning på følgende punkter: - Timer i selskabslokale - Bænke Status: 7/5 2013: Timer er monteret i selskabslokale Status: 4/6 2013: Der er 12 borde/bænke samt 6 bænke som skal udskiftes Status: 21/8 2013: Der er modtaget tilbud på bord/bænke. Der indkøbes 6 stk. om året pga. prisen. Status: 5/11 2013: Bænkene ved opgangene er blevet renoveret. Status: 3/6 2014: 5 Bænke med borde er blevet bestilt Bænkene v Status: 5/8 2014: Vi har kun fået 3 nye bænkesæt. Det skal undersøges hvor de andre er. Status: 2/9 2014: Hans undersøger Status 7/10 2014: Status uændret Status 4/11 2014: Status uændret Status 3/2 2015: Hans rykker for status Fornyelse i bestyrelse, flere deltagere til møder mm. Bent inviteres til næste møde. Status 5/11 2013: Hans har været i kontakt med Bent om dette, og inviteres til et bestyrelsesmøde. Status 3/12 2013: Bent kunne desværre ikke deltage i dette møde. Hans finder en ny dato. Status 7/1 2014: Bent deltog i mødet, og fortalte om, hvad man havde gjort
af tiltag i andre afdelinger. F.eks. lave spørgeskema til beboerne for at høre hvad de kunne tænke sig. Bent laver et oplæg til næste bestyrelsesmøde d. 4/2. Derudover skal hver enkelt også tænke på 5-10 spørgsmål, samt nogle personer til en fokusgruppe. Status 6/5 2014: Bestyrelsen fortsætter med arbejdet. Status 3/6 2014: Samme status Status 5/8 2014: Samme status Status 2/9 2014: Samme status Status 7/10 2014: Status uændret Status 4/11 2014: Hans kontakter administrationen for at høre om vi kan få en aldersmæssig liste om beboersammensætningen for afdeling 13. SMS service fra AlmenBo Umiddelbart ser det ikke ud til at dette virker efter hensigten. Der er flere tilfælde hvor dette kunne have været taget i brug, men ingen har modtaget Sms er. Kontoret kontaktes for at høre om hvordan/hvornår SMS aktiveres /udsendes. Status 3/6 2014: Skal bruges ved akut behov for information. Det er kontoret som udsender dette. Men ingen svar på hvorfor det ikke har været brugt endnu for vores afdeling. Status 5/8 2014: Jens forsøgte at få SMS sendt ud om oplysning omkring indbrud, men svaret var, at det ikke var beregnet til noget sådan. Dette stemmer ikke helt overens med den information som tidligere er sendt ud. Vi tager dett op, da det efter vores mening netop er i sådanne situationer det kan være gavnligt med SMS. Status 2/9 2014: Kontakt til Chris C, for at få oplyst hvad SMS-service kan/må bruges til, og stille 3 spørgsmål. Har ikke fået svar på de 3 konkrete spørgsmål, men blot at han overordnet er enige i vores synspunkter. Mail sendt videre til teknisk afdeling for afklaring af teknik. Vi følger op på dette. Status 7/10 2014: Kontakt til Chris Cully, for at få afklaret hvad det egentlig er bestyrelsen har bedt om. Vi afventer svar fra bestyrelsesmøde. Status 4/11 2014: Vi har ikke fået svar fra Chris Cully. - Indbrud Der har været indbrud flere gange i kælderen i begge blokke.
Desværre ser det ud til, at der er nogen som har nøgle til kælderen, da der ikke har været tegn på indbrud. Vi skal have fundet ud af hvad vi gør for at undgå dette fremover. Mulige tiltag kan være - Nabohjælp - Kontakt til politiet - Yderligere mekanisk sikring - Videoovervågning - Indbrud i kælder igen Status 4/11 2014: Tilbud modtaget fra G4S. Rene kontaktes for at høre om tilbuddet kun er gældende for afdeling 13, eller også dækker de øvrige afdelinger. - Desuden rykkes for mulighederne vedr. celle opdeling af kælderen. - Politiet tilkaldt i forbindelse med mistænkelig færden i kælderrum. Der laves skærpet overvågning/tilkald i samarbejde med politiet. Rundgang i afdelingen 2014 Møde afholdt 22/9 2014 Vi fik stor ros for det forarbejde der var gjort, da det lettede gennemgange betydeligt. (liste findes som særskilt bilag) Administrationen sørger for et referat som sendes til Hans til videredistribution. Status 4/11 2014: Referat modtaget og rundsendt til bestyrelsen. Der skal så følges op på punkterne i referatet. Status 6/1 2015: Vi skal have lavet opfølgning jf. beslutning fra sidste møde. Husorden Da ikke alle har adgang til internettet og dermed til at se Husordenen for afdelingen, vil denne blive printet ud, og runddelt til alle. På den måde sikrer vi også, at alle har et eksemplar så de er bekendt med denne. Status 7/10 2014: Jens laver oplæg til dette. Status 4/11 2014: Skal der sendes andet ud en husordenen? Ønsker sendes til Jens. Status 6/1 2015: Stil mødet d. 3/2 skal alle have gennemgået husordenen og komme med punkter som evt. skal laves om. Evt. ændringer skal dog
godkendes på et afdelingsmøde (beboermøde) før de kan træde i kraft. Status 3/2 2015: Der var en løseslig snak om dette. Punktet gennemgås evt. som en enkeltstående punkt på et kommende møde. Oprydning Der skal ryddes op i kældre, cykelrum, barnevognsrum og EL-rum. Dette aftales med ejendomsfunktionær og vil finde sted efter efterårsferien. Status 4/11 2014: Info vedrørende oprydning i cykelrum er udsendt. Hans kontakter Gårdmændene for at høre hvordan vi kommer videre med barnevognsrum og el-rum. Status 6/1 2015: Oprydning er foretaget. Der er dog et par punkter der mangler afklaring. F.eks. at barnevognsrummet i nr. 45 er halveret. Status 3/2 2015: Det er et levn fra tidligere gårdmænd. Nye tiltag - Intet Næste møde Torsdag d. 5/3 2015 Eventuelt - Intet Badeværelser hvad er "processen" for at komme videre? Hans undersøger hos administrationen. Status 4/11 2014: Der har været en misforståelse mellem administrationen og bestyrelsen. Hans forsøger at få lavet en fremvisning af et af de nye badeværelse, og derefter skal der aftales et møde med administrationen, så den videre forretningsgang vedr. dette kan aftales. Status 6/1 2015: Der følges op på fremvisning. Alle i bestyrelsen skal sende en/to datoer hvor man kan deltage i sådan en fremvisning. Dette sendes til Hans, som så får arrangeret en fremvisning. Status 3/2 2015: Vi skal lave en officiel henvendelse til administrationen omkring vore ønsker/tanker. Vi skal have tilbud på tre dele: - nødvendig renovering af rør - nødvendig renovering af rør og faldstammer - renovering/modernisering af badeværelse samt renovering af rør Jens laver et oplæg til skrivelse til administrationen, og Hans sørger for, at den endelige version sendes til administrationen.