Udbudsbetingelser Rammeaftale 05.02 Kontorvarer
Indholdsfortegnelse 1. Den ordregivende myndighed... 3 2. Udbudsmaterialets bestanddele... 4 3. Udbuddets indhold... 5 3.1. Efterfølgende anvendelse af rammeaftalen... 6 4. Tidsplan for udbudsforretningen... 7 5. Elektronisk tilbudsafgivelse... 8 5.1. Enkeltstående virksomheder... 8 5.2. Konsortier... 8 6. Generelt om tilbudsafgivelse og tildeling af rammeaftalen... 10 6.1. Tildelingskriterier... 12 6.2. Tildeling... 13 6.2.1. Tildeling af rammeaftalen... 13 6.3. Evaluering af tilbuddene... 13 6.3.1. Evaluering af Pris... 13 6.3.2. Evaluering af sortiment... 14 6.3.3. Evaluering af Sortimentsbredde... 14 6.3.4. Evaluering af sortimentsdybde... 15 7. Forbehold og mindstekrav... 16 7.1. Forbehold generelt... 16 8. Alternative tilbud... 17 9. Skriftlige spørgsmål... 18 9.1. Skriftlige spørgsmål... 18 9.2. Informationsmøde... 18 10. Tilbuddets indhold og udformning... 20 10.1. Generelt... 20 11. Erklæring... 22 11.1. Tro og love-erklæring... 22 12. Tilbudsfrist og vedståelse... 23 13. Behandling af tilbud mv.... 24 14. Forhandlingsforbuddet... 25 15. Fortrolighed... 26 16. Implementering af Rammeaftalen... 27 Side 2 af 27
1. Den ordregivende myndighed Statens og Kommunernes Indkøbs Service A/S Cvr. nr. 17 47 24 37 Zeppelinerhallen H. C. Hansens Gade 4 2300 København S Tlf.: (+45) 33 42 70 00 Web-adresse: www.ski.dk (herefter benævnt "SKI") Kontaktperson: Thaiana Canavarros E-mailadresse: tca@ski.dk It-support vedrørende udbudssystemet Ethics (Udbudshjemmesiden): Kundeservice SKI Tlf. nr.: (+45) 33 42 70 00 Side 3 af 27
2. Udbudsmaterialets bestanddele Dette udbud gennemføres i henhold til udbudsbekendtgørelse EUT nr. 2014/S 230-405662. Ud over udbudsbekendtgørelsen består det samlede udbudsmateriale af: Udbudsbetingelser Vægtningsbilag Tro- og love erklæring Udkast til Rammeaftale med følgende bilag: Bilag A: Bilag B: Bilag C: Bilag D: Bilag E: Bilag F: Bilag G: Bilag H: Bilag I: Bilag J: Bilag K: Liste over SKI s Kunder Retningslinjer for gennemførelse af direkte tildeling Leverancevilkår Leverandørens indrapportering til SKI.dk Kravspecifikationen og tilbudsliste Bilag E1: Miljøkrav Håndtering af pris- og sortimentsopdateringer SKIs E-katalog og E-handel CSR Konsortiedeltagere Leverandørens adgang til SKI.dk Implementeringsvilkår Side 4 af 27
3. Udbuddets indhold Udbuddet vedrører rammeaftale om levering af kontorvarer. Der påtænkes indgået rammeaftale med én leverandør. Rammeaftale 05.02 Kontorvarer udbydes som en frivillig aftale og kan anvendes af alle SKI s kunder. Den primære målgruppe for rammeaftalen er dog universiteter, selvejende institutioner og erhvervsskoler, da store dele af det resterende marked er aftaledækket. Kendetegnet for denne målgruppe er, at de har behov for et bredt og dybt sortiment og at der for hver kunde er flere brugere/indkøbere. Leverandørernes papirkataloger og websites bliver i stor udstrækning anvendt i forbindelse med købssituationen, og det er derfor ønsket at udbyde en rammeaftale hvor dette købsmønster bliver tilgodeset, således at brugeren for så vidt muligt kan anvende leverandørens katalog til bestilling af varer. Det er hensigten med rammeaftalen, at rammeaftalens sortiment skal dække et bredt behov for kontorvarer og omfatte stort set hele den vindende leverandørs sortiment inden for kontorvarer. Leverandørens sortiment er dog begrænset af rammeaftalens kravspecifikation. Rammeaftalen udbydes som et katalogudbud, hvilket betyder, at leverandørernes websites og papirkataloger, som er gældende for både private og offentlige kunder i ind- og udland, ligger til grund for det udbudte sortiment. Det er således et krav, at tilbudsgivers katalog, der anvendes til at afgive tilbud, er forankret i markedet, og at de varer der tilbydes, ligeledes sælges til hele markedet via et offentligt tilgængeligt papirkatalog eller på tilbudsgivers webshop. Tilbudsgiver kan således ikke tilbyde et specialsortiment til SKI, men skal tilbyde det sortiment, der fremgår af tilbudsgivers kataloger i papirformat eller tilbudsgivers officielle webshop. Rammeaftalen er reguleret således at der foretages opdatering af varer halvårligt, således at Kunderne kan købe et tidssvarende sortiment, jf. også bestemmelserne for opdatering af varer beskrevet i bilag F. Rammeaftalen omfatter følgende hovedgrupper: Catering og engangsartikler It miljø & datatilbehør Toner og blækpatroner Kontormaskiner Labels, etiketter og skilte Papir Blokke og protokoller Skriveredskaber og korrektionsmidler Kontorartikler Præsentation, AV og konference Indbinding, laminering og tilbehør Side 5 af 27
Arkivering og registrering Emballage, forsendelse og konvolutter Kontormøbler 3.1. Efterfølgende anvendelse af rammeaftalen I forbindelse med kundernes efterfølgende anvendelse af rammeaftalen, vil tildelingen af den enkelte ordre ske på de vilkår, der er beskrevet i bilag B. Kundens bestilling til Leverandøren kan bl.a. ske via: Kundens E-handelssystem Leverandørens webløsning E-mail Telefon Konsulentbesøg Side 6 af 27
4. Tidsplan for udbudsforretningen 14. november 2014 Offentliggørelse af udbudsbekendtgørelse 16. december 2014 Frist for aflevering af anmodning om prækvalifikation 5. marts 2015 Udsendelse af udbudsmateriale til de prækvalificerede tilbudsgivere 8. april 2015 Skriftlige spørgsmål besvares, jf. punkt 9.1. 10. marts 2015 Informationsmøde 14. april 2015 Tilbudsfrist ultimo maj 2015 primo. juli 2015 Forventet tildeling Forventet kontraktindgåelse Bemærk: Rammeaftale kan først indgås efter udløb af en 10 dages standstill-periode regnet fra dagen efter dagen for udsendelse af meddelelse til Tilbudsgiverne om beslutning af tildeling. Side 7 af 27
5. Elektronisk tilbudsafgivelse Tilbud skal afgives elektronisk via https://www.ethics.dk/asp3/tender/ski_0502_20140918.nsf Tilbudsgiver bør indledningsvist læse det samlede udbudsmateriale samt vejledningerne hertil grundigt igennem (findes under menupunktet Udbudsmateriale ) og nøje følge de angivne anvisninger, som fremgår af hvert enkelt menupunkt ved udarbejdelsen af tilbuddet. I forbindelse med afgivelse af tilbud skal tilbudsgiver udfylde/oploade følgende: 5.1. Enkeltstående virksomheder Enkeltstående virksomheder bedes udfylde/uploade følgende: Spørgeskema tro og loveerklæring i Pdf Bilag E Kravspecifikation og tilbudsliste (SKIs tilbudsliste) Tilbudsgiverens egen fulde prisliste i Excel eller Pdf (se krav til listepris under punkt 6) Signeret følgebrev 5.2. Konsortier Deltagende virksomheder i et konsortium bedes udfylde følgende: Spørgeskema tro og loveerklæring i Pdf Den befuldmægtigede i et konsortium bedes udfylde/uploade følgende: Spørgeskema tro og loveerklæring i Pdf (for den befuldmægtigede virksomhed samt de underskrevne tro og loveerklæringer fra de deltagende virksomheder i konsortiet) Bilag E Kravspecifikation og tilbudsliste (på vegne af det samlede konsortium) (SKIs tilbudsliste) Tilbudsgiverens fulde prisliste i Excel eller Pdf (se krav til listepris under punkt 6) Signeret følgebrev Tro- og loveerklæringen og Bilag E findes under menupunktet Udbudsmateriale. Side 8 af 27
Tilbud skal afgives elektronisk via ETHICS. Det er ikke være muligt at afgive tilbud på anden måde, herunder ved fremsendelse på e-mail, CD-rom eller ved brev. Tilbud skal være på dansk. Tilbud anses alene at indeholde de dokumenter, der er identificeret som en del af tilbuddet i følgebrevet. Afgivelse af elektronisk tilbud forudsætter, at tilbudsgiverne har installeret programmet Adobe Acrobat (version 6.0 eller nyere version). Alternativt kan programmet Adobe Reader anvendes i version 9.0. Andre versioner af Adobe Reader kan ikke anvendes til dette formål. Side 9 af 27
6. Generelt om tilbudsafgivelse og tildeling af rammeaftalen Rammeaftalen er en eneleverandøraftale og tildeles efter tildelingskriteriet Økonomisk mest fordelagtige tilbud. Tilbudsgiver udfylder bilag E Kravspecifikation og tilbudsliste ved at udfylde de gule felter i tilbudslisten med de varer, der indgår i tilbudsgivers tilbud. Kravspecifikationen er opdelt i 3 niveauer: Hovedgrupper (fx Toner og blækpatroner) Produktgrupper (fx Laserpatroner) Undergrupper (fx Originale lasertonere) Hovedgruppeniveauet specificerer de mere overordnede krav, mens undergruppeniveauet specificerer de mere detaljerede krav til de omfattede varer. Produktgruppen bruges til at opdele hovedgrupperne og indeholder fælles krav til de underliggende undergrupper. Tilbudsgiver byder ind med de varer, som tilbudsgiver har i sit katalog enten i printet katalog eller på webshop, som lever op til kravspecifikationen (dvs. beskrivelsen af undergruppen). Det er frivilligt for tilbudsgiver, om denne vil tilbyde varer i en undergruppe eller ej. Se dog kravet i næste afsnit. Tilbudsgiver kan kun byde ind i undergrupper, hvor tilbudsgiver har varer, der sælges til hele tilbudsgivers marked, og som fremgår af tilbudsgivers webshop og/eller i det printet papirkatalog. Såfremt tilbudsgiver ønsker at tilbyde én eller flere varer i en undergruppe er det dog et krav, at tilbudsgiver tilbyder alle sine varer, dvs. sit fulde sortiment, der lever op til kravspecifikationen i bilag E, inden for den pågældende undergruppe. Tilbudsgiver skal som minimum tilbyde 5.000 varelinjer i bilag E for at være konditionsmæssig. SKI forbeholder sig retten til, i forbindelse med tilbudsevaluering, at indhente tilbudsgivers katalog enten i papirformat eller via webshop, med henblik på at verificere, at de tilbudte varer findes i tilbudsgivers katalog. Forpakningsstørrelser: I relation til forpakningsstørrelser skal tilbudsgiver være opmærksom på to forhold: 1) To eller flere forskellige varenumre må aldrig dække over den samme varelinje i bilag E. 2) Der må undtagelsesvist tilbydes samme varenummer på 2 eller flere varelinjer. Såfremt tilbudsgiver har varer, hvor køb af flere af denne samme vare udløser en mængderabat, Side 10 af 27
skal tilbudsgiver tilbyde hver forpakningstørrelse som udløser en lavere enhedspris på varen,som en separat varelinje med det samme varenummer og med en listepris per varelinje (forpakningsstørrelse). Det er således tilladt at anvende det samme varenummer mere end én gang, såfremt varenummeret i princippet dækker over den samme vare, dog med forskellige mængderabatter (se eksempler i bilag E Kravspecifikation og tilbudsliste, fane 7. Eksempler). Tilbyder tilbudsgiver f.eks. det samme papir i pakker a 500 ark, hvor antallet af pakker der købes udløser en mængderabat ved f.eks. køb af 1, 5 eller 240 pakker, tilbydes disse forpakningsstørrelser som 3 varelinjer med samme varenummer og en tilhørende listepris pr. varelinje. Listepris: Tilbudsgiver skal tilbyde en listepris pr. varelinje. Tilbudsgiver skal i bilag E Kravspecifikation og tilbudsliste angive en listepris for den tilbudte vare i fane 5 tilbudsliste samt en rabatsats for undergruppen i fane 3 Rabat og vægtning. Rabatsatsen vil være gældende for samtlige varer, der tilbydes i samme undergruppe. SKI har følgende definition af listepris, som anvendes i nærværende udbud: Listeprisen er tilbudsgiverens officielle listepris eller tilsvarende listepris, hvor priserne på varerne løbende fastlægges, uafhængigt af rammeaftalen, i danske kroner (DKK), med henblik på anvendelse over for en bredere skare af kunder. Listeprisen kan således udgøre én af følgende listepriser, angivet i prioriteret rækkefølge: Den listepris tilbudsgiveren anvender i forbindelse med salg på webshop Den listepris tilbudsgiveren anvender i forbindelse med butikssalg Den listepris tilbudsgiveren anvender i forbindelse med salg til mindre erhvervskunder. Ved en mindre erhvervskunde forstås en virksomhed med en balancesum på op til 36 mio. kr., eller en nettoomsætning på op til 72 mio. kr. eller op til 50 ansatte. Såfremt tilbudsgiver har flere prislister inden for dette kundesegment skal den liste med de dyreste priser anvendes. Har tilbudsgiveren for eksempel både en listepris for en mindre erhvervskunde, en butikspris og en webshop pris, er det webshopprisen der skal ligge til grund for den oplyste listepris. Tilbudsgiver angiver i bilag E Kravspecifikation og tilbudsliste, fane 1 vejledning og kontrol hvilken af de tre ovenstående listepriser der er anvendt ifm. tilbudsafgivelsen. De listepriser der bydes ind med på rammeaftalen skal være gældende pr. 5. marts 2015. Tilbudsgiveren skal i forbindelse med tilbudsafgivelse supplerende indsende tilbudsgivers (egen) fulde prisliste, som er den gældende prisliste pr. den 5. marts 2015 og som ligger til grund for tilbudsafgivelsen, i excel eller Pdf format. Tilbudsgivers fulde prisliste skal indeholde samtlige af tilbudsgivers varer (både det tilbudte og det eventuelle øvrige sortiment). Den fulde Side 11 af 27
prisliste vil blive anvendt til tjek af de tilbudte listepriser, og vil under rammeaftalens drift være den prisliste, der skal anvendes som grundlag for alle fremtidige prisreguleringer. Varer placeret i en forkert undergruppe SKI er opmærksom på, at der kan være fejl i tilbuddet, fordi udbuddet vedrører mange varelinjer og dertilhørende oplysninger. For de åbenlyse fejl SKI måtte finde i forbindelse med tilbudsevalueringen hvor tilbudsgiver har Tilbudt en vare i en forkert undergruppe, Tilbudt en vare som ikke stemmer overens med kravspecifikationen, forbeholder SKI sig retten til at flytte de varer, der er åbenlyst placeret i en forkert undergruppe til den korrekte undergruppe, og varer der ikke vurderes at overholde kravene til rammeaftalens sortiment vil udgå af tilbudsevalueringen og af rammeaftalens sortiment og vil således ikke kunne sælges til SKIs kunder under nærværende rammeaftale. Såfremt SKI for en given vare finder uoverensstemmelser med den angivne listepris i bilag E og tilbudsgivers fulde prisliste, vil SKI rette prisen for den pågældende vare i bilag E med den pris, der fremgår af tilbudsgivers fulde prisliste. Uanset ovenstående understreger SKI, at det er tilbudsgivers ansvar at kvalitetssikre, at en vare overholder kravene i udbuddet. Tilbudsgiver vil således være ukonditionsmæssig, hvis flere end 10 % af de tilbudte varelinjer indeholder fejl, herunder såfremt varerne ikke lever op til kravspecifikationen, varerne er placeret i en forkert undergruppe, en vare mangler i en undergruppes fulde sortiment eller varerne er anført med en anden listepris i tilbudslisten end i tilbudsgivers prisliste. 6.1. Tildelingskriterier Evalueringen af tilbuddene vil ske ud fra tildelingskriteriet det økonomisk mest fordelagtige tilbud. I forbindelse hermed vil følgende under- og delkriterier blive anvendt: Underkriteriet Pris og delkriteriet Sortimentsbredde er yderligere inddelt i laverestående kriterier med tilhørende vægte jf. nedenstående illustration. Side 12 af 27
For nærmere beskrivelse af de enkelte vægte pr. hovedgruppe, produktgruppe og undergruppe henvises til vægtningsbilaget. 6.2. Tildeling Evalueringen af de indkomne tilbud vil for hvert kriterium ske på laveste niveau. Resultatet heraf vil indgå med de oplyste relative vægte til et samlet resultat. For nærmere uddybning af evalueringen kan der henvises til punkt 6.3. 6.2.1. Tildeling af rammeaftalen Det samlede resultat for hver tilbudsgiver vil blive sammenholdt med resultatet for de øvrige tilbudsgivere. Den tilbudsgiver, der samlet set har opnået det bedste resultat og dermed opnået flest point jf. punkt 6.3., har afgivet det økonomiske mest fordelagtige tilbud og tildeles kontrakten. 6.3. Evaluering af tilbuddene Resultatet af evalueringen af hvert kriterie vil blive opgjort på en pointskala fra 0 10 point. Point for de enkelte kriterier afrundes til to (2) decimaler. 6.3.1. Evaluering af Pris Underkriteriet pris vil blive vægtet ud fra det vægtningstræ, der er angivet i vægtningsbilaget samt i bilag E kravspecifikation og tilbudsliste, fane 3 Rabat og vægtning Vægtningsbilaget er opdelt i 3 niveauer: Hovedgruppe, produktgruppe og undergruppe. Side 13 af 27
Tilbudsgiver tilbyder sine varer i de relevante undergrupper. Ved evalueringen af underkriteriet pris vil de varer som alle tilbudsgivere har tilbudt i en undergruppe (f.eks. Kaffe pulver) undergå en evaluering på tværs af tilbudsgiverne. Dette vil medføre at der for hver tilbudsgiver beregnes et samlet point for undergruppen, der dækker over alle de varer tilbudsgiveren har tilbudt i den konkrete undergruppe. Selve evalueringsmodellen for beregning af point pr. undergruppe vil først blive fastlagt efter modtagelse af tilbud, for at tage højde for den konkrete spredning i priser. Pointene tildelt i undergrupperne vil herefter indgå i evalueringen med de vægte der er angivet i vægtningsbilaget for hver undergruppe, produktgruppe og hovedgruppe. Såfremt tilbudsgiver ikke har tilbudt varer i en undergruppe indgår vægtningen for denne undergruppe ikke i den samlede beregning. Det sikrer, at en tilbudsgiver, der ikke har tilbudt varer i en undergruppe, ikke straffes både i evaluering af underkriteriet Pris og evalueringen af underkriteriet Sortiment. Der beregnes et samlet antal point for underkriteriet Pris på baggrund af de vægtninger der er angivet i vægtningsbilaget. SKI vil vurdere om der er behov for at tage højde for outliers 1 for at gøre evalueringen af tilbudsgiverne mere retvisende. 6.3.2. Evaluering af sortiment For at sikre et så bredt og dybt sortiment som muligt, evalueres der på både sortimentsbredde og sortimentsdybde. Sortimentsbredde evaluerer hvor mange af undergrupperne i tilbudsgivers katalog der er tilbudt mens sortimentsdybden evaluerer hvor mange antal varelinjer tilbudsgiver har tilbudt. For at opnå en optimal score er det derfor nødvendigt for tilbudsgiver at have både et bredt og dybt sortiment. Evaluering af underkriteriet Sortiment er fordelt på delkriterierne sortimentsdybde og sortimentsbredde. Hvert delkriterie evalueres separat som angivet nedenfor og der gives et point for hver delkriterie ud fra karakterskalaen 0-10. Idet de to delkriterier vægter lige, vil point fra hver delkriterie indgå i den samlede score for underkriteriet Sortiment med en vægtning på 50 % hver. Der beregnes et samlet point for underkriteriet Sortiment. 6.3.3. Evaluering af Sortimentsbredde Sortimentsbredde evaluerer i hvilken grad tilbudsgiver tilbyder de udbudte undergrupper i udbuddet. Sortimentsbredde vægtes efter samme vægtningstræ som evaluering af pris. Vægtninger er angivet i vægtningsbilaget samt i bilag E kravspecifikation og tilbudsliste, fane 3 Rabat og vægtning. 1 Outlier forstås som en tilbudspris der ligger så langt fra de øvrige tilbudte priser i et datasæt, at den skalamæssige afstand til øvrige priser i en lineær sammenhæng ikke giver mening. Det indebærer, at outlieren stadig får maksimale/minimale point, mens de øvrige point udregnes på baggrund af priser, hvor outlier ikke indgår. Side 14 af 27
Delkriteriet sortimentsbredde evaluerer hvor mange undergrupper tilbudsgiver har tilbudt varer i. For hver undergruppe, hvor tilbudsgiver har tilbudt samtlige varer i henhold til tilbudsgivers katalog og i henholdt til kravene i nærværende udbudsbetingelser, gives 10 point. Såfremt tilbudsgiver ikke har tilbudt varer i en undergruppe gives 0 point for undergruppen. Såfremt tilbudsgiver har tilbudt varer i en undergruppe indgår denne undergruppe med den i vægtningsbilaget angivne vægtning i beregningen af point for delkriteriet sortimentsbredde. Det resulterer i et samlet point for delkriteriet, der indgår med en vægtning på 50 % i den samlede vægtning for underkriteriet Sortiment. 6.3.4. Evaluering af sortimentsdybde Sortimentsdybde evalueres på baggrund af, hvor mange varelinjer tilbudsgiver har tilbudt samlet set, uanset antallet af tilbudte undergrupper. Har tilbudsgiver tilbudt 5.000 varelinjer tildeles 0 point for sortimentsdybde. Der gives 10 point til en tilbudsgiver, der har tilbudt 20.000 varelinjer eller derover. For tilbud, der indeholder mellem 5.000 og 20.000 varelinjer, foretages en lineær interpolering mellem disse to yderpunkter, svarende til et point på 0-10 karakterskalaen. Der gives et samlet antal point for delkriteriet, der indgår med en vægtning på 50 % i den samlede vægtning for underkriteriet sortiment. Side 15 af 27
7. Forbehold og mindstekrav 7.1. Forbehold generelt Forhold i tilbudsgivers tilbud, der betragtes som forbehold overfor ufravigelige mindstekrav, grundlæggende elementer eller ikke-kapitaliserbare forbehold vil medføre, at tilbuddet vil blive vurderet som ukonditionsmæssigt. Tilbuddet vil derfor ikke blive taget i betragtning ved tilbudsevalueringen. Flere ikke grundlæggende elementer i udbudsmaterialet vil efter omstændighederne tilsammen kunne udgøre et grundlæggende element, således at forbehold overfor denne flerhed af elementer ligeledes vil føre til, at tilbuddet ikke tages i betragtning. I det omfang, tilbudsgiver anser dele eller elementer i rammeaftalens og/eller rammeaftalens bilag for uhensigtsmæssige eller uacceptable, opfordres tilbudsgiver til at stille begrundede spørgsmål i relation hertil, jf. punkt 9.1 nedenfor. I spørgsmål bedes tilbudsgiver klart angive, hvilke konkrete formuleringer tilbudsgiver vil foreslå som alternative formuleringer. På baggrund af modtagne spørgsmål vil SKI konkret tage stilling til, om de foreslåede ændringer er acceptable, samt hvorvidt og i hvilket omfang SKI vil indarbejde de foreslåede ændringer i udbudsmaterialet. Under alle omstændigheder vil ændringer ikke blive foretaget i det omfang, de foreslåede ændringer udgør væsentlige ændringer af det oprindelige udbudsmateriale, eller ændringerne vil eller kan medføre fare for konkurrencefordrejning eller forskelsbehandling. Ændringer vil i givet fald blive meddelt tilbudsgiverne samtidigt via https://www.ethics.dk/asp3/tender/ski_0502_20140918.nsf, og vil herefter udgøre en del af udbudsmaterialet. Side 16 af 27
8. Alternative tilbud Tilbudsgiver er i overensstemmelse med det anførte i udbudsbekendtgørelsen ikke berettiget til at afgive alternative tilbud. Side 17 af 27
9. Skriftlige spørgsmål 9.1. Skriftlige spørgsmål Tilbudsgiver har mulighed for at få supplerende oplysninger om udbudsmaterialet og det udbudte sortiment ved fremsættelse af skriftlige spørgsmål. Spørgsmål skal fremsættes skriftligt på dansk via ETHICS. Spørgsmål skal stilles via Udbudshjemmesiden https://www.ethics.dk/asp3/tender/ski_0502_20140918.nsf. Spørgsmål kan ikke stilles på anden måde. Skriftlige spørgsmål og besvarelser heraf vil i anonymiseret form løbende blive meddelt samtlige tilbudsgivere skriftligt via https://www.ethics.dk/asp3/tender/ski_0502_20140918.nsf. Tilbudsgiver opfordres til selv løbende at holde sig orienteret på udbudshjemmesiden. Besvarelse af spørgsmål sker på dansk. Tilbudsgiver bedes stille præcise spørgsmål vedrørende forståelsen af indholdet i det offentliggjorte udbudsmateriale, eller fremsætte forslag til ændring af formuleringer i det offentliggjorte udbudsmateriale. Spørgsmål, der modtages senest 10 dage før tilbudsfristen vil blive besvaret senest 6 dage inden udløbet af fristen for afgivelse af tilbud. Spørgsmål, der stilles senere end 10 dage før tilbudsfristens udløb, kan forventes besvaret, i det omfang besvarelse kan afgives senest 6 dage før tilbudsfristen. Spørgsmål, der stilles senere end 6 dage før tilbudsfristen, kan ikke forventes besvaret. 9.2. Informationsmøde Tilbudsgiver indbydes til et informationsmøde, der finder sted torsdag, den 10. marts 2015, kl. 13-15. Mødet afholdes i SKI s lokaler på følgende adresse: Zeppelinerhallen H. C. Hansens Gade 4 2300 København S Side 18 af 27
Af hensyn til den praktiske planlægning bedes tilbudsgiver senest den 9. marts 2015 give SKI besked om, hvor mange der deltager i mødet. Da udbuddet vedrører et vareudbud med mange varelinjer, opfordres tilbudsgiver til at møde op med repræsentanter der har ansvaret for tilbudsafgivelsen såvel som repræsentanter der har ansvaret for udfyldelse af tilbudslisterne. Tilmelding kan ske ved henvendelse til: tca@ski.dk, ved tilmelding skal oplyses om deltagernes navn, titel og kontaktoplysninger. SKI forbeholder sig ret til at reducere antallet af deltagere pr. tilbudsgiver. På mødet vil SKI orientere de deltagende tilbudsgivere om udbudsforretningen samt gennemgå hvorledes tilbudsgivningen gennemføres elektronisk. Det understreges, at informationsmødet ikke er et spørgemøde, og der vil ikke være mulighed for at stille spørgsmål til selve udbuddet. Mødet er et orienteringsmøde, hvor SKI vil afgive oplysninger og informationer om udbudsforretningen og processen for gennemførelse af udbuddet. SKI vil efterfølgende gøre referat fra informationsmødet tilgængeligt på https://www.ethics.dk/asp3/tender/ski_0502_20140918.nsf. Side 19 af 27
10. Tilbuddets indhold og udformning 10.1. Generelt Virksomheden bør indledningsvis læse det samlede udbudsmateriale samt vejledningerne hertil grundigt igennem og nøje følge de angivne anvisninger ved udarbejdelsen af tilbuddet. Det anbefales at begynde i god tid og at indsende eventuelle spørgsmål hurtigst muligt. I Bilag E Kravspecifikation og tilbudsliste er der i fane 2 og 7 en vejledning og tilhørende eksempler, der detaljeret beskriver hvorledes tilbudsgiver skal udfylde tilbudslisten. Der henstilles til at tilbudsgiver sætter sig ind i disse to faner inden selve tilbudslisten udfyldes, for at sikre en korrekt tilbudsafgivelse. Tilbud udformes på grundlag af vedlagte paradigme for rammeaftale med bilag A - K, der udtrykker de krav og forventninger, som SKI har til tilbudsgivers tilbud. Der skal kun fremsendes de dokumenter, der er efterspurgt. I det omfang virksomheden vælger at fremsende andre dokumenter som del af sit tilbud, er SKI afskåret fra at tillægge disse dokumenter betydning under tilbudsvurderingen. Tilbuddet skal afleveres i elektronisk signeret stand ved signering af følgebrevet. Tilbudsgiver bedes angive ved afkrydsning i følgebrevet, hvilke dokumenter, der er omfattet af tilbuddet., jf. punkt 5. Tilbud skal indeholde en tro- og loveerklæring, jf. punkt 11. Hver tilbudsgiver kan alene afgive ét selvstændigt tilbud. Såfremt samme juridiske enhed er en del af flere tilbudsgivere, f.eks. selv afgiver tilbud, men samtidig indgår som deltager i et konsortium, der afgiver tilbud, skal tilbudsgiver sikre, at samme juridiske enheds deltagelse ikke medfører mulighed for gensidigt at påvirke indholdet af de forskellige tilbudsgiveres tilbud. Dette gælder tilsvarende, når to eller flere virksomheder inden for samme koncern afgiver tilbud. SKI forbeholder sig ret til at anmode ansøgere om at godtgøre, at samme juridiske enheds deltagelse ikke medfører mulighed for gensidigt at påvirke indholdet af de forskellige tilbudsgiveres tilbud, herunder at der ikke følges en praksis, som kan true gennemsigtigheden og fordreje konkurrencen mellem de bydende. Efter ansøgning om prækvalifikation og inden kontraktindgåelse er det ikke muligt at ændre sammensætning af konsortiemedlemmer i et konsortium. Side 20 af 27
Efter ansøgning om prækvalifikation og inden kontraktindgåelse er det ikke muligt at overdrage hverken prækvalifikation eller tilbud til en anden juridisk enhed, og derved lade denne anden juridisk enhed indtræde i prækvalifikationen eller tilbud i ansøgers/tilbudsgivers sted. Side 21 af 27
11. Erklæring Tilbuddet skal indeholde nedenfor nævnte erklæring. Det er vigtigt, at erklæringen vedrører netop den juridiske enhed, der afgiver tilbuddet. Ved sammenslutninger af virksomheder (konsortier) skal hver deltager i sammenslutningen afgive den i punkt 11.1 omtalte erklæring. Tilbudsgiver har adgang til formularen via https://www.ethics.dk/asp3/tender/ski_0502_20140918.nsf. 11.1. Tro og love-erklæring Elektronisk signeret tro- og loveerklæring om, hvorvidt virksomheden har ubetalt forfalden gæld til det offentlige i det land ansøgeren er etableret, og i Danmark, i henhold til bekendtgørelse af lov om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger og om ændringer af visse andre love, LBK nr. 336 af 13.5.1997. Side 22 af 27
12. Tilbudsfrist og vedståelse Sidste frist for elektronisk modtagelse af tilbud er tirsdag, den 14. april, kl. 13:00. Tilbud kan ikke modtages efter dette tidspunkt, idet Ethics lukker for muligheden for at indgive tilbud efter tilbudsfristens udløb. SKI henleder opmærksomheden på, at servertiden på https://www.ethics.dk/asp3/tender/ski_0502_20140918.nsf (der vises online), er den gældende tidsangivelse for rettidig modtaget tilbud. Når tilbudsgiver uploader tilbuddet og signerer følgeskrivelsen, registreres denne tid på alle de uploadede dokumenter. Det bemærkes at det ikke er muligt at uploade yderligere dokumenter ETHICS efter tilbudsfristens udløb i henhold til servertiden i ETHICS. Alternativ fremsendelse af tilbud accepteres ikke. SKI vil hurtigst muligt og samtidigt underrette tilbudsgiverne om hvilke afgørelser, der er truffet med hensyn til tildeling af rammeaftalen. Underretningen vil indeholde en kort redegørelse for de relevante grunde for beslutningen. Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i seks (6) måneder efter tilbudsfristens udløb. Side 23 af 27
13. Behandling af tilbud mv. Tilbudsgiverne har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud eller til at få oplysninger om konkurrenters tilbud. SKI er ikke forpligtet til at tilbagelevere tilbud til tilbudsgiver. SKI anser ikke udbudsforretningen for afsluttet, før rammeaftalen er underskrevet, og forbeholder sig adgangen til med saglig begrundelse at aflyse udbuddet. Uanset om rammeaftalen tildeles en anden tilbudsgiver, er tilbudsgiver bundet af sit tilbud, indtil SKI har indgået rammeaftale, men dog ikke længere end vedståelsesfristen i punkt 12. Såfremt rammeaftalen tildeles en sammenslutning af virksomheder (herunder et konsortium), skal hver af deltagerne påtage sig solidarisk hæftelse, og der skal udpeges en fælles (befuldmægtiget) (sekretariatsfunktionen), der er ansvarlig for kontakten til SKI. Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med udbuddet er SKI uvedkommende, herunder såfremt SKI på et sagligt grundlag måtte aflyse udbudsforretningen uden kontraktindgåelse. Side 24 af 27
14. Forhandlingsforbuddet Det skal fremhæves, at SKI ikke i traditionel forstand vil kunne forhandle med tilbudsgiverne om de afgivne tilbud. SKI vil således holde sig inden for de rammer for forhandling, der blandt andet er givet vejledning om i en erklæring fra Rådet og Kommissionen i forbindelse med direktiv 93/37/EØF (EFT nr. L 111/114 af 30/4 1994): "Rådet og Kommissionen erklærer, at fremgangsmåderne med offentligt eller begrænset udbud udelukker enhver forhandling med ansøgere eller bydende om grundlæggende elementer i kontrakterne, som ikke vil kunne ændres uden fare for konkurrencefordrejning, og der må navnlig ikke forhandles om priser; der må kun finde drøftelser sted med ansøgere eller bydende, når det sker med henblik på at præcisere eller supplere indholdet af deres bud eller de ordregivende myndigheders krav, og i det omfang, dette ikke giver anledning til forskelsbehandling." Der gælder således snævre grænser for forhandling. Der vil derfor ikke blive afholdt egentlige kontrakt- eller prisforhandlinger, hvorfor tilbudsgiverne bør drage omsorg for, at deres tilbud er konstrueret således, at rammeaftalen vil kunne indgås mellem SKI og tilbudsgiver uden forudgående drøftelser mellem tilbudsgiver og SKI. Det er derfor yderst hensigtsmæssigt, at tilbuddene er fyldestgørende og behandler alle relevante forhold, indeholder alle nødvendige oplysninger og er præcise i enhver henseende. Side 25 af 27
15. Fortrolighed Tilbudsgiverne skal iagttage ubetinget tavshed over for uvedkommende vedrørende forhold, som måtte komme til tilbudsgivers kendskab i forbindelse med nærværende udbud. Udbudsmaterialet skal behandles strengt fortroligt, og tilbudsgiver er ikke berettiget til at anvende dette materiale eller den viden, der opnås, i nogen anden sammenhæng. Efter afslutning af udbuddet er SKI berettiget til at kræve udbudsmaterialet returneret, og tilbudsgiver er i så fald forpligtet til at tilintetgøre/slette enhver kopi heraf, med mindre tilbudsgiver har en legitim interesse i at besidde en kopi heraf. Efter kontraktindgåelse forbeholder SKI sig ret til at offentliggøre en kortfattet opsummering af evalueringen af de valgte tilbudsgiveres tilbud. SKI er i henhold til bekendtgørelse 191 af 27. februar 2014 undtaget reglerne om aktindsigt, og som følge heraf, kan offentligheden ikke hos SKI få aktindsigt i dokumenter, herunder beslutninger, interne regler eller indkøbsaftaler. SKI offentliggør ikke oplysninger, som virksomheden har angivet som fortrolige. Hvis der indgås rammeaftale med virksomheden, stiller SKI det samlede tilbud til rådighed for de SKI kunder, der kan benytte sig af rammeaftalen på www.ski.dk via login. SKI s kunder er som udgangspunkt omfattet af reglerne om aktindsigt, hvorfor kundernes efterfølgende anvendelse af rammeaftalen, vil kunne være underlagt reglerne om aktindsigt. I relation til efterfølgende indgåelse af aftaler ved direkte tildeling henledes tilbudsgivers opmærksomhed derfor på, at dokumenter, i relevant omfang vil kunne være omfattet af retsreglerne om adgang til aktindsigt. Under alle omstændigheder er SKIs kunder berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, det følger af lovgivningen. Side 26 af 27
16. Implementering af Rammeaftalen Tilbudsgivers opmærksomhed henledes på, at tildelte tilbudsgiver inden rammeaftalens ikrafttrædelse er forpligtet til at efterleve indholdet i rammeaftalens bilag K Implementeringsvilkår og bilag G - SKIs E-katalog og E-handel, som træder ikraft ved tildeling af rammeaftalen. Side 27 af 27