Referat fra bestyrelsesmøde i Ejerforeningen Holsteinsgade 19-21 Dato: 30. november 2009 kl. 19 21 Sted: Referent: hos Jens i nr. 21 st. tv. Kirsten Næste møde: mandag den 25. januar 2010 kl. 19:00 hos Jens Deltagere: Jens Vadet Poulsen Kirsten Dohn Jytte Wolthers Kamilla Heden Henningsen Morten Lind Jensen Arne Fribo - kom senere JVP KD JW KHH MLJ AF Afbud: Dagsorden: 1. Godkendelse af dagsorden Dagsorden og referat godkendt 2. Opfølgning og status på opgaver a) Status vedr. vinduerne i sydfacaden (KD) KD orienterede om, at hun den 20.11 har haft et møde med Arkitektfirmaet Friborg og Lassen og at der blev kigget på vinduerne i 3 lejligheder. Arkitekten er enig i at vinduerne er ret rådne, at hjørnebånd er rustne m.m. fordi vinduerne ikke er vedligeholdt og malet i 10 år, men at vinduerne kan reddes, hvis det er det foreningen beslutter, men at udgiften til en ordentlig renovering formodentlig vil ligge på minimum 2/3 del af udgiften for nye vinduer. Da vores vinduer ikke er med små sprosser, anbefaler arkitekten at vi ikke ofrer nye vinduer med koblet ramme, som er ca. 25 % dyrere, end hvis man vælger termoglas. KD fremsatte forslag om at det faste midterfelt blev udført med pudsebeslag, hvis og såfremt der blev valgt nye vinduer, men arkitekten frarådede dette, fordi midterfeltet i så fald skal have sin egen ramme, og det vil reducerer glasarealet og misklæde ejendommen. Det blev aftalt med arkitekten, at hun inden udgangen af januar måned fremsender 3 scenarier med overslag: Udskiftning af vinduerne med nye isat termoglas En gennemgribende renovering og maling En minimumsistandsættelse og en malerbehandling
Når forslaget foreligger, drøfter bestyrelsen det videre i denne 1. fase, så der kan præsenteres et oplæg på foreningens generalforsamling. b) Reparation/rensning af tagrende for utæthed v. sydfacade JVP meddelte, at Peter fra Schønemann har oplyst, at skaden udbedres i denne uge. c) Etablering af postkasser i opgangene (KD) JVP, KD og JW har været ude at kigge på postkassen og den blev fundet ok. Arbejdet er ordret og igangsat, men datoen for montering m.m. er ikke kendt p.t. KD informerer bestyrelsen om tidspunkt for arbejdet. Hvis man fortsat ønsker at få leveret sin avis på måtten, så kan det også lade sig gøre efter at der er kommet postkasser i opgangen. Som beboer skal man blot henvende sig til sin avisleverandør og anmode herom. d) Udsugningsanlæg JVP har rykket for dokumentationen hos Dansk Skakt Cleaning? JVP oplyste, at rapporten stadig ikke er modtaget og at han løbende rykker, men uden resultat. Der er til CEJ fremsendt klage over anlægget Beboerne i opgang 19, 4. tv. har klaget over at der til tider forekommer voldsomme lugtgener fra mados, og at de til tider kan lugte cigaretrøg. MLJ, der er klageren oplyste, at de har en emhætte uden motor koblet til det centrale udsugningsanlæg, og at årsagen til lugtgenerne må skyldes at der er én anden i denne udsugningssøjle der har koblet en emhætte med motor til det fælles anlæg. MJL oplyste, at der havde været en episode, hvor der stod en voldsom røg og os af bacon ud fra deres emhætte. Problemstillingen omkring det centrale udsugningsanlæg blev atter drøftet og bestyrelsen må konkluderer, at udsugningsanlægget aldrig vil komme til at fungere ordentligt og tilfredsstillende, fordi de enkelte beboere har fået udført så mange individuelle løsninger med aftræk hen over nedhængte lofter osv. ligesom flere beboere har lukket ventilerne med plader og lignende, givet for at spare på varmen. KD finder skemaerne fra undersøgelsen frem for udsugningssøjle 19 tv. og ser hvad det kan afsløre af årsager. JVP beder administrationen rette henvendelse til de beboere som stadig måtte have emhætter med motor og de beboere som har lukket for udsugningen. e) Status for de ordrede slisker for barnevogne (KH) Træslidskerne til hovedtrapperne var leveret til mødet, men det måtte desværre konstateres, at de ikke var leveret som aftalt, da slidskerne ikke er sikre og skridsikre, da kilerne er for små og glatte. KHH kontakter håndværksmesteren og aftaler en sikker løsning samt en maling i neutral grå farve. Indtil slidskerne er ændret lægges de i depot, så der ikke sker ulykker. f) Husnumre og altanrækværk JVP oplyste, at Peter fra Schønemann har lovet, at der sker noget indenfor få uger.
g) Info-folder(JW og KD) Så blev vi enige og færdig. JW sender det endelige eksemplar til MJL som sætter den på foreningens hjemmeside. En optælling af beboere som er koblet op på hjemmesiden viser, at der er 10 husstande som ikke er med. Det blev aftalt, at MJL tager kontakt til de 10 beboere, og hører om de er på e-mail, og om de ikke er interesseret i at modtage nyheder fra foreningen via vores hjemmeside. JW sørger for, at beboere der ikke ønsker at få adgang til vores hjemmeside modtage et papireksemplar. JW og MJL koordinerer dette. JW sender ligeledes info-folderen til administrator som en pdf og beder Anette om at sende den ud til de ejere der ikke bor i ejendommen. h) Undermineringen i fortovet ud for nr. 21 JVP oplyste, at der har været en rotterede, formentlig pga. knækket afløbsrør for regnvandet der hvor DONG har ført byggestrøm til Den Franske Have. JPV rykker løbende kommunen for at udbedre bruddet på kloakrøret. KD oplyste, at hun har konstateret, at der i forbindelse med kraftige regnskyl sker en opstemning i tagnedløbet lige over tagbrønden på gadesiden ved nedgangen til cykelkælderen i nr. 21, og at det tyder op at tagbrønden er fyldt med blade, så regnvandet ikke kan løbe ned i brønden og ud i kloaksystemet. JVP ordre en rensning af alle tagbrønde langs med gadefacaden. i) Larm fra fyrkælder Selv om der nu er slukket for natsænkningen er beboerne i 21. st. tv., som ligger over varmecentralen, stadig generet at støj om natten, og JVP oplyste at han nu har konstateret, at støjen kommer fra cirkulationspumpen på det varme brugsvand. Det blev besluttet at udskifte pumpen til en lyddæmpet model - JVP ordre arbejdet. 3. Budgetopfølgning drøftelse og eventuelt beslutninger om tiltag. Bestyrelsen vil, i samarbejde med administrationen arbejde for forenkling af kontoplanen for bedre at kunne foretage budgetopfølgning. 4. Hjemmeside MJL og KHH kigger kritisk på hjemmesidens opbygning, og supplerer den med referater fra generalforsamlinger, årsregnskaber for minimum 2 år samt gældende budget jf. referatet fra bestyrelsesmødet den 19. oktober. 5. Rengøringsstandard JVP har reklameret over at arbejdet ikke er udført efter aftale. JVP meddelte at niveauet er højnet efter at der er reklameret. JW oplyste, at der på bagtrapperne er vasket udenom folks pig/pak, og det foranledige atter til en drøftelse af adfærd. Der må ikke stå indbo samt ting og sager på bagtrapperne, for det er en flugtvej og ikke beboerens bryggers. Emnet tages atter op på den kommende generalforsamling. 6. Beslutning vedr. fremtidig varetagelse af opgaver med fyr og VVS service
JVP har indhentet 2 tilbud, og det må konstateres at tilbuddet fra Schønemann er det økonomisk mest fordelagtige. Det er billigere og det fremgår tydeligt hvilke ydelser der er omfattet af tilbuddet pr. måned, pr. halvårligt og årligt. JVP indgår en servicekontrakt med Schønemann. 7. Orientering om- og drøftelse af status vedr. fælles gårdanlæg med Den Franske Have. Som aftalt på sidste bestyrelsesmøde har KD rettet en henvendelse til kommunens Center for Byggeri og bedt om aktindsigt. KD modtog kort derefter alle byggetilladelser m.m. som er knyttet til byggeriet, men i ingen af tilladelserne har kommunen stillet krav overfor bygherren om at der skal være adgang mellem gårdene i overensstemmelse med lokalplanen. Kort tid efter opdagede bestyrelsen, at åbningen mellem gårdene var ved at blive lukket af fra den Franske Haves side, og det fik JVP op af stolen. Formanden i den Franske Have påstod at det var bygherren der havde igangsat det uden deres viden, og bygherren sagde det modsatte. JVP sendte derefter, på bestyrelsens vegne, et åbent brev til Københavns Borgerrepræsentation den 2. november og modtog et positivt svar den 20. november fra Teknik- og Miljøborgmester Klaus Bondam. Bestyrelsen tolker klart svaret således, at lokalplanen skal følges og at ejeren af ejendommen ikke kan modsætte sig en sammenlægning af friarealerne i karreen. I brevet fra Bondam står, at kommunen vil rette henvendelse til Den Franske Have ejerforening og oplyse dem om lokalplanens indhold. Det blev besluttet at JVP, med udgangspunkt i brevet fra Bondam, retter en fornyet henvendelse til formanden i Den Franske Have, og at JVP samtidig informerer vore naboer om status i sagen om et fælles gårdanlæg. 8. Opslagstavle i nr. 19 til bl.a. bestyrelsesreferater. Husk at referatet skal opsættes til orientering for beboerne. KD hænger altid referater op på døren i opgang 19 og på opslagstavlen i opgang 21, så hvis de mangler, er der nogen, der har fjernet dem. MLJ påtog sig at sørge for at der snarest blev monteret en opslagstavle i opgang 19, samme sted som i opgang 21. 9. Fastsættelse af næste mødedato. Forslag: 25. januar kl. 19-21 OK KHH meldte afbud. 10. Eventuelt Varmtvandsmålere: JW oplyste, at det i forbindelse med måleraflæsningen viste sig, at der flere steder ikke er målere på det varme vand efter at beboerne har bygget om, samt at der flere steder ikke er afsat plads på røret hertil. JW oplyste, at Brunata skriver til CEJ om hvor der mangler målere, og at CEJ derefter skriver til ejerne herom og fastsætter en frist for montering. Åbne vinduer på trapper: Når en beboer åbner et vindue, så har samme beboer også ansvaret for at vinduet lukkes inden det bliver mørkt eller uvejr.
Stormvejret onsdag den 18. november bevirkede, at et trappevindue i køkkentrappen 21 th. styrtede ned i gården og blev knust, ikke blot glasset men også rammen. JVP taler med lejeren der glemte at lukke vinduet. Ansvarsområder: Listen opdateres i forbindelse med næste bestyrelsesmøde.