ARBEJDERNES BOLIGSELSKAB I GLADSAXE Søborg, den 21. september 2017 JLS/gj ORGANISATIONSBESTYRELSEN DAGSORDEN til ordinært møde torsdag den 28. september 2017 kl. 17.00 i selskabets administration, mødelokalet, Høje Gladsaxe Torv 2 B, 2. sal. Til stede: Administrationen: Afbud: Åben del Sag 9047 Sag 9048 Sag 9049 Sag 9050 Sag 9051 Sag 9052 Sag 9053 Sag 9054 Sag 9055 Sag 9056 Sag 9057 Sag 9058 Sag 9059 Sag 9060 Sag 9061 Sag 9062 Lukket del Sag 9063 Godkendelse af referat Revisionsprotokol De før mødet udsendte skrivelser Udlejningsforhold Afdelingsrapporter og driftsspørgsmål Støtte til visse boligafdelinger Det årlige møde med Byrådet Skoleparken 1 renoveringssag / helhedsplan Effektiviseringspotentialer Orientering fra administrationen Kredsudvalget Fritidsudvalget BL orientering Eventuelt Næste møde Øvrige datoer Eventuelle sager til behandling
Åben del 9047 Godkendelse af referater B-sag a. Referat fra ordinært bestyrelsesmøde Referat fra ordinært bestyrelsesmøde 24. august 2017 er udsendt via mail 31. august 2017. 9048 Revisionsprotokol E-sag Revisionsprotokollatet af 23. februar 2017 vedrørende regnskabet for 2015/16, siderne 653 670 er godkendt på bestyrelsesmødet 23. februar 2017. 9049 De før mødet udsendte skrivelser E-sag Ingen udsendte skrivelser. 9050 Udlejningsforhold E-sag Ingen sager til behandling. 2
9051 Afdelingsrapporter og driftsspørgsmål Ny antennelov Der henvises til referat fra Organisationsbestyrelsesmødet 30. marts 2017. B-sag./. Efter en lidt velovervejet start er der nu fuld kraft på ombygningen af vores antenneanlæg, og de første 9 boligafdelinger har fået mulighed for at bestille den nye ydelse gældende pr. 1. oktober 2017. Se vedlagte orienteringsbrev / blanket. Planen er, at flere klumper af boligafdelinger kan konvertere til effektuering pr. 1. november, 1. december 2017 og de sidste til 1. januar 2018. P.t. ser det ud til at planen holder. Efter ombygning starter beboerne aftalemæssigt ud fra en grundpakke. Herfra skal de kontakte ABG for at framelde grundpakken, eller de skal kontakte YouSee for at foretage merkøb. I praksis starter alle ud med at betale for en grundpakke men vil i en kort overgangsperiode modtage en fuldpakke. YouSee vil efterfølgende samle op på de kunder, der har ytret ønske om en ændring. Den 20. september 2017 havde vi registreret 20 anmodninger om framelding af grundpakken. 9052 Støtte til visse boligafdelinger B-sag a. Afdeling 31 Kiplingeparken Fjernvarmekonvertering / vandrør med lån/ tilskud fra Dispositionsfonden På Organisationsbestyrelsesmødet den 21. januar 2016, blev det besluttet, at dispositionsfonden yder et lån/tilskud til konvertering til fjernvarme i Kiplingeparken, se nedenstående dagsordenspunkt. Der arbejdes på at foretage fjernvarmekonvertering i Kiplingeparken. Kiplingeparken forsynes med varme fra to ældre gasforsynede kedler, som er udtjent, og står for udskiftning snarest muligt. Kedler, som forsyner Kiplingeparken, er placeret i Kiplingsgårdens varmecentral. Vi har i forbindelse med at fjernvarme kommer til området været i dialog med Aigruppen, og fået udfærdiget et overslag på etablering af fjernvarme i afdelingen. Samlet overslagspris er oplyst til at være 1.375.000 kr., hvor til der skal tillægges omkostninger til administration og låneomkostninger 175.000 kr. samlet pris 1.550.000 kr. 3
Da ejendommen blev opført, valgte selskabet en løsning, hvor man tilsluttede en ny afdeling til en på det tidspunkt gammel kedelcentral. Det, at afdelingen har været tilsluttet til en gammel kedelcentral, har siden opførelsen bevirket, at afdelingen haft en væsentligt større udgift til vedligeholdelse af den gamle central, samtidig med at varmeudgiften for de enkelte beboer har været større, da den gamle kedelcentrals udnyttelse af brændsel ikke har været energieffektivt i forhold til en ny kedel. I forhold til installationen ved opførelsestidspunktet af Kiplingeparken er den nye installation tilpasset et gammelt anlæg i Kiplingsgården, det betyder, at det er nødvendigt at udskifte hele installationen i forbindelse med konvertering af fjernvarme i afdelingen. Da afdelingen er opvarmet af kedler fra Kiplingsgården, er de nødsaget til at konverterer i forbindelse med at Kiplingsgården konverterer, og i den forbindelse oprette egen fjernvarmecentral for at undgå et væsentligt varmetab i de gamle ledninger, som i dag er forsyningsled mellem afdelingerne. Herudover har afdelingen også afholdt flere større vedligeholdelsesudgifter, som umiddelbart kan henføres til beslutninger ved opførelsen, her kan bl.a. nævnes, at samtlige hoveddøre er blevet udskiftet. Afdelingens husleje er forholdsvis høj og udgør 1.029 kr. pr. m². I forbindelse med omlægning til fjernvarme er det beregnet, at Kiplingeparken vil opnå en besparelse i varmeudgiften for afdeling på årligt 60.000 kr., hvilket svarer til en gennemsnitlig besparelse i varmeudgiften pr. bolig på 200 kr. pr. mdr. Samlet udgift til fjernvarmekonvertering Varmebesparelse 60.000 kr. årligt, svarende til lån på Mulig andel af henlæggelse Manglende finansiering 1.550.000 kr. 900.000 kr. 150.000 kr. 500.000 kr. Afdelingens nettokapitaludgift er på ca. 810.000 kr. pr. år. Om ca. 2 år er lånene til anskaffelsessummen afviklet, og 2/3 skal i stedet indbetales til Landsbyggefonden i alt 540.000 kr. og 1/3 til ABG dispositionsfonden i alt 270.000 kr. Med baggrund i afdelingens forholdsvis høje husleje og forholdene omkring disponeringerne ved opførelsen, hvor fjernvarmen blev tilsluttet et gammelt anlæg og andre forhold som beskrevet, anbefales det at dispositionsfonden giver lån/tilskud. Den manglede finansiering af fjernvarmekonverteringen på 500.000 kr. dækkes af dispositionsfonden som et rente- og afdragsfrit lån. Når afdelingen om ca. to år begynder at indbetale afviklede lån til dispositionsfonden ca. 270.000 kr. årligt, gives dette beløb som tilskud til afdelingen, således at lånet på 500.000 kr. kan tilbagebetales over ca. to år. I forbindelse med fjernvarme sagen, er det konstateret, at vandrør i bygningerne, er i en ringere stand end forventet i forhold til alder på rørinstallationen, årsagen til dette er, at det gamle anlæg i Kiplingsgården (se beskrivelse i dagsordenspunkt 21. januar 2016) ikke har været serviceret korrekt, og at elektrolyse på anlægget ikke har fungeret. 4
Den manglende funktion af elektrolyse på anlægget har resulteret i at vandinstallationer er tæret kraftigt indvendigt fra, hvilket i det daglige giver problemer med rørsprængninger over loft samtidig med at fremføring af vand til de bagvedlæggende blokke besværliggøres. Konvertering til fjernvarme er afsluttet, og i forhold til budgettet har entreprenør forhold på udbudstidspunktet været gunstigt for afdelingen, det gør, at afdelingen stadig har 500.000 kr. stående efter byggesagen afsluttes. Grundet de dårlige rør har afdelingsbestyrelsen godkendt, at der blev indhentet pris på hvad det ville koste at udføre en delvis udskiftning af vandrør. Det vil sige udskiftning af rør over lofter og i jord, for at undgå at flere lejemål er i risiko for at blive ramt af større vandskader ved brud samtidig med at udfordringer med vandtilførsel til bygninger vil blive minimeret. Prisen for delvis udskiftning af vandrør er dog væsentlig mere omkostningsfuld end først antaget, det samlede budget for denne udskiftning er 1.250.000 kr., det vil med andre ord sige at afdelingen mangler 750.000 kr. for at kunne gennemføre projektet, når besparelsen på fjernvarmekonverteringen på 500.000 kr. fratrækkes. I den forbindelse ønsker afdelingsbestyrelsen at høre Organisationsbestyrelsen om det er muligt at få forhøjet lånet og forlænget tilbagebetalingen. Afdelingen har fortsat en forholdsvis høj husleje på 1.054 kr. pr. m2. Administrationen anbefaler derfor at finde en finansieringsløsning. Der er et finansieringsbehov for fjernvarmekonverteringen på 500.000 kr. og for vandrør 750.000 kr., i alt 1.250.000. Med henvisning til at den manglede finansiering af fjernvarmekonverteringen på 500.000 kr. dækkes af dispositionsfonden som et rente- og afdragsfrit lån. Når afdelingen begynder at indbetale afviklede lån til dispositionsfonden ca. 270.000 kr. årligt, gives dette beløb som tilskud til afdelingen, således at lånet på 500.000 kr. kan tilbagebetales over ca. to år. Hvis det nye lån/tilskud på både fjernvarmekonverteringen og vandrør tilbagebetales over fire år, giver det en finansiering på 1.080.000 kr. af finansieringsbehovet på 1.250.000 kr. Den manglende finansiering på 170.000 kr. dækkes af afdelingen selv via henlæggelserne. Det anbefales at forhøje lån/tilskud fra 500.000 kr. til 1.080.000 kr., således at lånet tilbagebetales over fire år i stedet for to år. 5
9053 Det årlige møde med Byrådet./. Invitation til det årlige møde med Byrådet er modtaget 20. september 2017 og udsendes til bestyrelsen med dagsordenen. Invitationen er ligeledes udsendt til afdelingsbestyrelserne via mail 21. september 2017 med kopi til Organisationsbestyrelsen med opfordring til deltagelse og fremsendelse af forslag/emner til selskabets kontor. Boligselskabet kan som tidligere deltage med 2 repræsentanter fra selskabets bestyrelse og 2 repræsentanter fra hver afdeling. Fremsendelse af eventuelle spørgsmål til drøftelse er senest mandag den 9. oktober 2017. Tilmelding senest mandag den 23. oktober 2017. Deltagelse fra bestyrelsen samt eventuelle spørgsmål aftales til mødet. Spørgsmål om status på indskudslån skal stilles. I bedes overveje andre spørgsmål. Der har været en dialog med de andre boligorganisationer i Gladsaxe Kommune om et samarbejde om lokal interessevaretagelse. Orientering herom på mødet. 9054 Skoleparken 1 renoveringssag / helhedsplan E-sag./. Status på sagen fremgår af vedlagte nyhedsbrev. Yderligere orientering herom på mødet../. Rådgiverne har udsendt udbudsmateriale, hvor forløb og tidsplan fremgår af vedlagte../. Lokalplan bliver behandlet på Byrådsmødet 27. september 2017. Der henvises til vedlagte dagsordenspunkt. Yderligere materiale ligger på kommunens hjemmeside. 9055 Effektiviseringspotentialer E-sag Der henvises til referat fra Organisationsbestyrelsens møde 24. august 2017. Arbejdet i arbejdsgrupperne er ved at blive igangsat. 6
Som aftalt på Organisationsbestyrelsens møde 24. august 2017 er notat / handlingsplan til følgegruppen udsendt som orienteringsskrivelse til afdelingsbestyrelserne og medarbejderne../. Som yderligere orientering vedlægges artikel i det kommende Boligblad Jagten på besparelser er begyndt../. Status på besparelsespotentialet omkring funktionærboliger er, at der indgået aftale med fagforeningen om at ordningen ophører 30. september 2018 se vedlagte protokollat. Der har været afholdt møde med de berørte medarbejdere 18. september 2017. Nærmere orientering herom på mødet. 9056 Orientering fra administrationen a. Hjemmeside elektroniske afdelingsbestyrelsesmødereferater O-sag./. Afdelingsbestyrelserne har haft mulighed for at arbejde med dette i ½ år. Der har været nogle ønsker / fejl, som nu er blevet afklaret se vedlagte. Der afholdes opfølgningskurser onsdag den 11. og torsdag den 12. oktober 2017. Muligheden for at beboerne kan se afdelingsbestyrelsesmødereferaterne bliver omtalt i det kommende Boligblad. b. Introduktionskursus for nye afdelingsbestyrelsesmedlemmer O-sag Invitation til introduktionskursus for nyvalgte afdelingsbestyrelsesmedlemmer i 2017 er udsendt 21. august 2017 med tilmeldingsfrist 27. september 2017. Kurset afholdes onsdag den 4. oktober 2017 kl. 17.30 i administrationens mødelokale. Der er p.t. tilmeldt 11 personer. En reminder om introduktionskurset er udsendt via mail til afdelingsbestyrelsesformænd 18. september 2017. 7
9057 Kredsudvalget a. Møder E-sag Seneste møde i udvalget er afholdt 21. september 2017. Referat herfra udsendes når det foreligger. Næste ordinære møde afholdes efter nærmere aftale. b. Afdelingsbestyrelseskonference lørdag den 28. oktober 2017 E-sag Orientering om afholdelse af afdelingsbestyrelseskonference er udsendt til samtlige afdelingsbestyrelsesformænd via mail 10. august 2017 med kopi til Organisationsbestyrelsen. Invitation med program og tilmelding udsendes 22. september 2017. Kredsudvalget vil på deres møde 21. september 2017 fastsætte dagsordenen, hvor emnerne er det videre arbejde med fremtidssikring af beboerdemokratiet optimering af afdelingsmødet og kommunikation samt effektiviseringsmuligheder oplæg fra andre beboerdemokrater. 9058 Fritidsudvalget a. Møder og referater E-sag Seneste møde i udvalget har været afholdt 21. august 2017. Referat herfra er udsendt via mail 7. september 2017. Næste møde afholdes 25. september 2017. Julemarked afholdes lørdag den 18. november 2017 og Folkefesten afholdes lørdag den 10. marts 2018. b. Sensommerfestival lørdag den 2. september 2017 - evaluering E-sag Efter orientering fra formanden for Fritidsudvalget om sensommerfestivalen lørdag den 2. september 2017, vil der være en evaluering heraf. 8
9059 BL orientering E-sag Udsendt via mail den 20. september 2017 * BL informerer nr. 27 af den 13. september 2017 vedrørende Fortolkning af bekendtgørelse om støtte til almene boliger m.v. Ikke udsendt * BL informerer nr. 23 af den 30. august 2017 vedrørende Forslag til lægdommere ved boligretterne for perioden 1. juli 2017 til 30. juni 2021 genfremsendelse * BL informerer nr. 24 af den 30. august 2017 vedrørende Nye tiltag angående BL/HK s kompetencefond * BL informerer nr. 25 af den 31. august 2017 vedrørende Møder om overenskomstforhandlingerne 2017 * BL informerer nr. 26 af den 6. september 2017 vedrørende Danmarks statistik nøgletal på boligområder 2017 BL-politik Ingen udsendelser. 9060 Eventuelt O-sag a. Nedsættelse af udvalg 75-års jubilæum Som aftalt på Organisationsbestyrelsens møde 24. august 2017 skal der nedsættes et udvalg. Nærmere dialog herom på mødet. 9061 Næste møde O-sag a. Ordinært bestyrelsesmøde Næste ordinære bestyrelsesmøde afholdes torsdag den 26. oktober 2017. 9
9062 Øvrige datoer O-sag Dato for offentliggørelse af dagsorden (udsendelsesdato) Dagsorden for bestyrelsesmøde 28. september 2017 udsendes 21. september 2017. Eventuelle bemærkninger til referatet Referat fra bestyrelsesmøde 28. september 2017 udsendes 5. oktober 2017 og eventuelle bemærkninger skal være administrationen i hænde senest 12. oktober 2017. Offentliggørelse af referat Referatet offentliggøres 13. oktober 2017. 10
Lukket del 9063 Eventuelle sager til behandling E-sag 11
Igangværende sager status Best. Adm. Afd-best. Repr. GK. Udvalg Afsluttet Skoleparken 1 Triumfvej 47 Byggeregnskab x x x Funktionærbolig x Indskudslån x 12