TE/30.11.15 Opsamling på fællesmødet for IT-koordinatorer november 2015 Hotel Park Middelfart Viaduktvej 28 5500 Middelfart 2. november 2015 Velkomst og opfølgning på mødet i juni Tina og Kristian bød velkommen og præsenterede formålet med mødet og dagens program. Overskriften for fællesmødet var endnu engang det gode arrangement i distriktet. Tina præsenterede kort modellen, som tidligere møder ligeledes har taget udgangspunkt i. Et godt arrangement i distriktet afhænger af, at nedenstående fokusområder alle er taget i betragtning dels under planlægningen og dels under selve afholdelsen af arrangementet. Emner (relevante og spændende emner) Det gode arrangement i distriktet Praktiske forhold (AV udstyr, forplejning, aftaler med oplægsholdere m.m) Mødeledelsen (afviklingen af mødet/sammensætningen af dagsorden) Fokus på læring 1
TE/30.11.15 Emner (Spændende, relevante og motiverende emner) Afviklingen af mødet/mødeledelsen (dagsorden skal være struktureret og mødet afviklet med både plads til pauser, refleksion og erfaringsudveksling) De praktiske detaljer/rammer (udstyr, rammer, forplejning m.m.) Tina fortalte kort om læring, som ville blive omdrejningspunktet for dette fællesmøde. Det at have fokus på læring både i planlægningsfasen og under selve arrangementet kan bidrage til, at arrangementer (både temadage og kurser) bliver endnu mere udbytterige. Med enkle redskaber kan der skabes en kobling til hverdagens praksis og skabe en refleksion, som kan bidrage til at deltagerne får endnu mere med hjem fra de arrangementer, der afholdes i distrikterne. Formålet med dette fællesmøde var derfor primært at sætte læring på dagsordenen og drøfte forskellige redskaber og virkemidler, som nemt kan tages i brug for at skrue op for læringen til arrangementerne i distrikterne. Inden der blev taget hul på snakken om læring, blev der brugt tid på at vidensdele om, hvad der var sket i distrikterne siden sidst. I den forbindelse blev der både fra Kristian og Tinas side og fra koordinatorenes side opfordret til at referater, dagsordener og eventuelt billeder lægges på Groupcare, så andre kan have glæde af materialerne. Hvad er læring? Og hvordan kan vi vha. enkle redskaber skabe endnu mere læring på temadagene/kurserne i distrikterne? Tina og Kristian indledte drøftelsen omkring læring med en kort snak om selve formålet med arrangementerne i distrikterne. Følgende spørgsmål blev stillet til alle: Hvad er formålet med arrangementerne i distrikterne? Ifølge koordinatorerne har arrangementerne primært følgende formål: Frivilligpleje Netværksdannelse Faglig udvikling Inspiration Videndeling Alle var enige om at deltagerne på arrangementerne skal have en god oplevelse og få inspiration og ny viden med hjem. Hvad er læring, og hvordan kan man bidrage til, at der sker en læring? Herefter blev der taget hul på selve drøftelsen omkring læring og redskaber til at skabe læring. Med et fokus på læring kan vi skrue op for sandsynligheden for, at deltagerne på arrangementerne får noget med hjem og kan bruge den viden, de får, i praksis. Man kan anskue læring som, når information bliver til færdigheder. Med andre ord, så har vi lært noget, når vi kan anvende den viden, vi har fået, i praksis. Vi får ikke kun inspiration og information, men bliver også i stand til at omsætte den viden, vi har fået, til praksis, når vi kommer hjem. 2
TE/30.11.15 Forudsætningen, for at der kan ske en læring, er blandt andet at: Vi kan se nødvendigheden i at gøre noget anderledes end det, vi plejer. Vi skal kunne se en mening med den viden, man får præsenteret. I den forbindelse kan man tale om at skabe en brændende platform. Kristian præsenterede kort begrebet, som ofte benyttes netop som et billede på, hvor vigtigt det er skabe en nødvendighed for at gøre noget anderledes og tage ny viden i brug. Hvis vi ikke kan se en mening/formål med at gøre noget anderledes, så tager vi ikke i ligeså høj grad ny viden til os. Vi får mulighed for at reflektere over den information, vi bliver præsenteret for, og der skabes en kobling mellem ny viden og egen virkelighed/praksis. Vi skubbes ud af vores komfortzone. Når vi kommer ud i den gule zone udvides den grønne zone gradvis. Der skal med andre ord skabes en passende forstyrrelse. En passende forstyrrelse udfordrer vores tankemønster og nuværende måder at arbejde på. Vi bliver bragt lidt ud af vores komfortzone (den grønne midte) og ud i det gule felt, men aldrig ud i det røde felt. Hvis vi kommer ud i det røde felt, er der ikke mere tale om en passende forstyrrelse, og der vil opstå en modstand. Hvordan kan man tænke læring som en del af arrangementerne i distrikterne? Kristian præsenterede herefter en række metoder til at skabe læring. 3
TE/30.11.15 Hvordan kan man skabe en brændende platform : På selve dagen er det en god ide at indlede med en grundig velkomst, som består af en gennemgang af formålet med dagen, den røde tråd gennem oplæg og seancer og årsagen til at netop de emner, der er på dagsordenen er blevet valgt. Hvorfor ser dagen ud som den gør og hvorfor synes vi, det er interessant for jer at være her i dag, hvorfor er det relevant for jeres virke som frivillige. Før hvert oplæg indledes der med en præsentation af oplægsholder og emne. Hvorfor er det interessant/relevant og hvordan hænger oplægget sammen med de andre oplæg i løbet af dagen. Hvorfor har vi netop inviteret ham/hende? Hvordan kan man skabe passende forstyrrelser og refleksion hos deltagerne?: Udgangspunktet er, at det er ok at forstyrre det er selvfølgelig vigtigt, at alle har haft en god dag, men ligeså vigtigt er det, at deltagerne faktisk har fået noget med hjem, og at vi har skubbet lidt til dem. Vi har fået dem til at tænke. Vi kan skabe en forstyrrelse ved hjælp af et hav af metoder, men primært handler det om at få deltagerne til at stoppe op og bruge tid (enten individuelt eller sammen med andre) på lige at reflektere over den viden, de netop har fået, så de ikke springer direkte over i et nyt oplæg. Spørgsmålene, som kan stilles efter et oplæg, kunne lyde således: Hvad tænker I om det, I netop har hørt? Er der noget af det, I lige har hørt, som I særligt har bidt mærke I? Var der noget af det, I lige har hørt, som var helt ny viden for jer? Hvis vi gerne vil have deltagerne til at koble ny viden med det, de gør allerede, kan vi stille følgende spørgsmål: Er der noget af det, I har hørt, som I kan bruge, når I kommer hjem? Hvordan tænker I, at det I har hørt kan bruges, når I kommer hjem? Har det I har hørt givet anledning til, at I kommer til at gøre noget anderledes, når I kommer hjem? Ovenstående spørgsmål kan også stilles som afslutning på hele dagen. Gruppeopgave Opgaven for grupperne ved bordene var derefter at tage udgangspunkt i det rigtige gode program for temadagen i distrikt 10 d. 27. oktober 2015 og diskutere, hvordan man kunne arbejde med læring ift. de enkelte programpunkter. Tilbagemelding fra koordinatorerne: Alle grupperne var enige om at en god start på selve dagen var fundamental for et godt arrangement. Formålet med dagen skal ridses klart op. Flere grupper pointerede hvor vigtig det er at skabe en rød tråd for dagen, kæde de enkelte oplæg sammen og sætte dem i perspektiv ift. formålet med dagen. 4
TE/30.11.15 Der var bred enighed om, at programmet fra D10 var rigtig godt. På baggrund af bl.a. drøftelserne om den brændende platform og refleksion var der dog også enighed om, at der efter hvert oplæg skulle have været mere tid til refleksion. Formen for refleksion kunne variere. Der blev i plenum drøftet, hvordan selve refleksionen kunne foregå, og hvordan det som arrangør er vigtigt at have det in mente, når dagen planlægges. Tina og Kristian forklarede yderligere, at formålet med arrangementet sagtens kunne præsenteres flere gange i løbet af dagen, dog skulle italesættelsen variere for ikke at skabe for megen gentagelse. Der blev i grupperne givet udtryk for, at der i fremtiden skal være større fokus på denne refleksion og læring ved distrikternes arrangementer. Hvordan kan vi sammen blive klogere på, hvilket udbytte den enkelte frivillige og lokalafdelingen får af arrangementerne i distrikterne? Og hvilke redskaber kan vi bruge i den sammenhæng? Tina og Kristian præsenterede ideen om, at vi i fælleskab (koordinatorerne og sekretariatet) i 2016 sætter fokus på udbyttet af de arrangementer, der afholdes i distrikterne. Der er ikke tale om en evaluering men mere, at vi sammen bliver klogere på, hvilken værdi arrangementerne har for den enkelte deltager og for de lokalafdelinger, der deltager. Nogle af de spørgsmål, der kunne stilles er fx: Hvad sker der når deltagerne kommer hjem? Tager de den viden, som de har fået på dagen med hjem og sætter den i spil? Hvad er oplevelsen af arrangementerne? Hvad synes de fungerer godt? Er der noget de kunne tænke sig var anderledes? Der er derfor tale om værktøjer, som både kan bruges til at spørge ind til oplevelsen af selve dagen og til oplevelsen af udbyttet efterfølgende. Kristian og Tina præsenterede kort nogle mulige metoder til formålet: Elektronisk spørgeskema Kan eventuelt sendes ud nogle uger efter arrangementet. Evalueringsskema Udleveres på selve dagen. Fokusgruppe En gruppe deltagere inviteres til et møde, hvor dagen og udbyttet drøftes. Afsluttende mundtlig evaluering på selve dagen Dagen drøftes i grupper og/eller i plenum. Telefoninterview Udvalgte deltagere bliver efterfølgende kontaktet og interviewet om dagens indhold og forløb. 5
TE/30.11.15 Gruppeopgave Herefter var opgaven for koordinaterne at drøfte følgende ved bordene: Hvad er fordelene og/eller ulemper ved de forskellige metoder? Hvilke af de nævnte metoder, synes I, egner sig bedst til at finde ud af, hvilket udbytte arrangementer i distrikterne har? Vælg to. Hvordan skal vi konkret gribe de to metoder an? Tilbagemeldinger fra grupperne: Redskaber/metoder til evaluering af selve dagen Afsluttende mundtlig evaluering på selve dagen (Dagen drøftes i grupper og/eller i plenum.) Fordele Med gode spørgsmål kan det sagtens give et godt billede af, hvordan deltagerne oplevede arrangementet. Ulemper Risiko for at deltagerne er FOR høflige og dermed ikke ærlige. Andre bemærkninger Kræver god tid, hvis det ikke skal blive forjaget. Evalueringsskema (Udleveres på selve dagen) Fordele Der skabes et umiddelbart billede på selve dagen. Giver en god ledetråd. Kun lidt efterbehandling. Stor svarprocent. Ulemper Deltagerne har ikke haft tid til at reflektere over dagen. Risiko for at deltagerne er FOR høflige og dermed ikke ærlige. Giver ikke et præcist billede pga manglende detaljer. Redskaber/metoder til evaluering af selve dagen OG udbyttet efterfølgende Fokusgruppe (En gruppe deltagere inviteres til et møde, hvor dagen og udbyttet drøftes.) Fordele Giver mulighed for at spørge yderligere ind og drøfte dagen. Ulemper Det kan være svært at håndtere på et rent praktisk plan. Hvordan håndteres de store afstande, når udvalgte deltagere skal indkaldes. Økonomien kan være en udfordring. 6
TE/30.11.15 Telefoninterview (Udvalgte deltagere bliver efterfølgende kontaktet og interviewet om dagens indhold og forløb.) Fordele Der blev ikke givet udtryk for nogen særlig fordel ved at benytte denne metode. Ulemper Det kan være svært at håndtere på et rent praktisk niveau. Det kan være en irritation at blive ringet op efterfølgende. Hvem skal håndtere selve processen. Deltagerne kan have svært ved at huske hvad der skete. Elektronisk spørgeskema (Sendes ud et stykke tid efter arrangementet) Fordele Mulighed for anonyme besvarelser Muligheder for refleksion Gør det nemt at få statistik, da man kan gå mere kvantitativt til værks spørgeskema kan sendes ud til flere. Ulemper Nogle kan opleve det lidt som en plage Der er ofte manglende interesse for at besvare et spørgeskema. Der kan derfor være en lav svarprocent. I forhold til valg af metoder, så var der ikke enighed blandt koordinatorerne. Dog var der størst tilslutning til, at vi benytter enten et elektronisk spørgeskema eller et fokusgruppeinterview. Tina og Kristian arbejder videre med ideen og kommer med forslag til fremgangsmåde. Nyt inspirationskatalog/håndbog til it-koordinatorer i distrikterne Tina præsenterede kort et nyt inspirationskatalog/ en ny håndbog, som er under udarbejdelse i sekretariatet. Håndbogen vil indeholde al den information og alle de materialer, som gennem tiden er blevet produceret af og til koordinatorerne i en håndbog, så materialet ligger samlet både til fordel for nye og nuværende koordinatorer. Et forslag til en indholdsfortegnelse kunne se således ud: Indledning Koordinatorens rolle og opgaver Det gode arrangement Emner Afviklingen af mødet/mødeledelsen fokus på læring De praktiske detaljer/rammer Økonomi It-kursuspuljen 7
TE/30.11.15 Distrikternes egne midler Samarbejdet i distriktet Samarbejdet indbyrdes i koordinatorgruppen Samarbejdet med distriktsledelsen Samarbejdet med sekretariatet PC-hjælper kurser Bilag Gode eksempler på dagsordener Eksempel på drejebog Metoder til vidensdeling Kommentarer fra koordinatorerne til indholdet: Det er en rigtig god ide. Der mangler dog et afsnit om samarbejdet med it-kontaktpersonerne og samarbejdet mellem distrikterne. Andet Der kom en ide op på mødet om et skema, som kan vise hvilke ressourcepersoner, der er i distrikterne (både ressourcer blandt koordinatorerne, it-frivillige og kontakter til organisationer/virksomheder). På den måde bliver det lettere at finde oplægsholdere/undervisere til temadage og kurser i distrikterne. Tina og Kristian arbejder videre med ideen. Opsamling på dagen og evaluering Til slut blev der samlet op på dagen, og dagen blev evalueret. Det bedste ved dette fællesmøde var følgende: Vi er blevet inspireret til at gøre noget nyt ved arrangementerne Læring skal fremover være en del af distriktsarrangementerne Vi er blevet skubbet ud af vores komfortzone og ind i den gule zone. 8
Læring på kurser og temadage i distrikterne Hvad er formålet med arrangementerne i distrikterne? Hvad er læring? Hvorfor skal vi beskæftige os med læring? Hvordan kan man tænke læring som en del af arrangementerne? 1 17-11-2015 Ældre Sagen PowerPoint eksempel
Hvad er formålet med arrangementerne i distrikterne? 2 17-11-2015 Ældre Sagen PowerPoint eksempel
Hvad er læring? Læring = Når information bliver til færdigheder. Vi har lært noget, når vi kan anvende den viden, vi har fået, i praksis. Læring sker vha refleksion en kobling mellem den viden vi får og egen virkelighed/praksis. 3 17-11-2015 Ældre Sagen PowerPoint eksempel
Hvorfor skal vi beskæftige os med læring? 4 17-11-2015 Ældre Sagen PowerPoint eksempel
Den brændende platform 5 17-11-2015 Ældre Sagen PowerPoint eksempel
6 17-11-2015 Ældre Sagen PowerPoint eksempel
7 17-11-2015 Ældre Sagen PowerPoint eksempel
Opgave Tag udgangspunkt i programmet for temadagen i distrikt 10 og diskuter hvordan man kan arbejde med læring ift. de enkelte punkter. Overvej særligt før og efter programpunkterne/oplæggene. 8 17-11-2015 Ældre Sagen PowerPoint eksempel
Eksempler på metoder Spørgeskema Sendes ud nogle uger efter arrangementet. Evalueringsskema Udleveres på selve dagen. Fokusgruppe En gruppe deltagere indkaldes til et møde, hvor dagen drøftes. Afsluttende mundtlig evaluering på selve dagen Dagen drøftes i grupper og/eller i plenum. Telefoninterview Udvalgte deltagere bliver efterfølgende kontaktet og interviewet om dagens indhold og forløb. 17-11-2015 Ældre Sagen PowerPoint eksempel
Spørgsmål til diskussion af de forskellige metoder Hvad er fordelene og/eller ulemper ved de forskellige metoder? Hvilke af de nævnte metoder, synes I, egner sig bedst til at finde ud af, hvilket udbytte arrangementer i distrikterne har? Vælg to. Hvordan skal vi konkret gribe de to metoder an? 10 17-11-2015 Ældre Sagen PowerPoint eksempel
Inspirationskatalog Indledning Koordinatorens rolle og opgaver Det gode arrangement Emner Afviklingen af mødet/mødeledelsen fokus på læring De praktiske detaljer/rammer Økonomi Pulje Distriktets egne midler Samarbejde i distriktet Samarbejde indbyrdes i koordinatorgruppen Samarbejde med distriktsledelsen Samarbejde med sekretariatet PC-hjælper kurser Bilag Gode eksempler på dagsordener Eksempel på drejebog Metoder til vidensdeling Ældre Sagen PowerPoint eksempel