ARBEJDERNES BOLIGSELSKAB I GLADSAXE Søborg, den 1. juli 2010 SH/ip ORGANISATIONSBESTYRELSEN REFERAT fra ordinært møde torsdag den 24. juni 2010 kl. 17.00 i selskabets administration, mødelokalet, Høje Gladsaxe Torv 2 B, 2. sal Til stede: Administrationen: Afbud: Ryno Scheil, Mogens Rysgaard, Palle Nielsen, Majbrit H. Jørming, Thomas Dreyer, Finn Sørensen, Steen Pedersen, Erik Andersen, Ole Juul Larsen, John Monberg, Anne Schiøler Lone Larsen, Henning Juul Hovmand, Sv.Aa. Hansen Benny Sørensen, Flemming Larsen, Karin Petersen, Erling Schrøder Sidste frist for godkendelse af referat er torsdag den 8. juli 2010 Åben del Sag 7448 Godkendelse af referat Sag 7449 Revisionsprotokol Sag 7450 De før mødet udsendte skrivelser Sag 7451 Udlejningsforhold Sag 7452 Afdelingsrapporter og driftsspørgsmål Sag 7453 Skoleparken 1 ejendommen Triumfvej 47 Sag 7454 Skoleparken 1 fugtproblemer tilstandsvurdering og helhedsplan Sag 7455 Høje Gladsaxe, Punkthuset Sag 7456 Støtte til visse boligafdelinger Sag 7457 Afdeling 19 Buddingevej 203 205 Sag 7458 Boligsocial helhedsplan for Høje Gladsaxe Sag 7459 Ændrede vedtægter Sag 7460 Ændring af bekendtgørelse om drift af almene boliger mv. indberetning af regnskaber mv. Sag 7461 Afdelingens budgetter 2010/11 Sag 7462 Bemyndigelse for juli måned 2010 Sag 7463 Kredsudvalget Sag 7464 Fritidsudvalget Sag 7465 BL-cirkulærer Sag 7466 Eventuelt Sag 7467 Næste møde Sag 7468 Øvrige datoer Lukket del Sag 7469 Eventuelle sager til behandling
Åben del 7448 Godkendelse af referater B-sag Referat fra ordinært bestyrelsesmøde torsdag den 27. maj 2010 er udsendt den 3. juni 2010. Godkendt. 7449 Revisionsprotokol E-sag Revisionsprotokollatet af 17. december 2009 vedrørende regnskabet for 2008/09, siderne 531-543 er godkendt på bestyrelsesmødet den 25. februar 2010. 7450 De før mødet udsendte skrivelser E-sag Udleveret den 27. maj 2010 * Høje Gladsaxe Bladet nr. 5 maj 2010 Udsendt den 10. juni 2010 * LB orienterer nr. 501 af den 3. juni 2010 vedrørende Styringsdialog og dokumentationspakke * LB orienterer nr. 502 af den 3. juni 2010 vedrørende Ændring af bekendtgørelse om drift af almene boliger mv. indberetning af regnskaber, eventuelle underskud på grund af digital tinglysning, råderetsgrænser 2
7451 Udlejningsforhold E-sag a. Udlejningsoversigt Udlejningsoversigt for maj 2010 er udsendt den 3. juni 2010. b. Udlejningsbekendtgørelsen ændrede bestemmelser E-sag Gladsaxe Kommunes behandling af aftaleforslag til Udlejningsbekendtgørelsens 4 og 8 stk. 2 afventes fortsat. c. Torveparken lejemålsophævelse E-sag Til mødet forelå oplysning om afsigelse af dom i forbindelse med ildspåsættelse i afdelingen. Lejemålet ophæves subsidiært opsiges. d. Borreparken ulovlig fremleje E-sag Til mødet orienteredes om anonym anmeldelse af ulovlig fremleje af lejemål i Borreparken. På baggrund af at efterfølgende undersøgelse havde bekræftet indholdet af den anonyme anmeldelse vedtoges det at videregive sagen til advokat med henblik på forfølgelse af sagen. 3
e. Fleksibel udlejning Høje Gladsaxe E-sag Der arbejdes videre med sagen i samråd med afdelingsbestyrelsen i Høje Gladsaxe. 7452 Afdelingsrapporter og driftsspørgsmål a. Kildeparken 4 tilladelse til låneoptagelse B-sag På det ordinære afdelingsmøde den 10. maj 2010 vedtog beboerne udskiftning af gavlbeklædning, hoveddøre samt udskiftning af stort vindue i stueetage. Udgifterne udgør i den forbindelse: Udskiftning af gavlbeklædning Udskiftning af hoveddøre træ/alu Udskiftning af stort vindue i stueetage, indgangsfacader vinduer i træ/alu Samlet entreprisesum 458.850 kr. 224.237 kr. 201.438 kr. 884.525 kr. finansieret med: henlæggelser 15-årigt realkreditlån 234.525 kr. 650.000 kr. 884.525 kr. Efterfølgende har afdelingsbestyrelsen fremsat forslag om samtidig udskiftning af vinduer på 1. sal på indgangsfacaden. Forslaget er optaget på dagsordenen på et ekstraordinært afdelingsmøde, der afholdes onsdag den 30. juni 2010. Udgiften hertil opgøres til 300.000 kr. og foreslås finansieret ved at forhøje lånebeløbet på det i forvejen vedtagne 15-årige realkreditlån på 650.000 kr. til i alt 950.000 kr. De huslejemæssige konsekvenser kan opgøres således: Realkreditlån 15-årigt Årlig ydelse Lejeforh. pr. md. Lejeforhøjelse % 650.000 kr. 63.375 kr. 252 kr. pr. bolig 4,06 % 300.000 kr. 29.250 kr. 116 kr. pr. bolig 1,87 % 950.000 kr. 92.625 kr. 368 kr. pr. bolig 5,93 % Med forbehold for godkendelse af projektet, låneoptagelse og lejeforhøjelse på det ekstraordinære afdelingsmøde den 30. juni 2010 for så vidt angår projektudvidelse indstilles det, at tilladelse til optagelse af et 15-årigt realkreditlån på 950.000 kr. godkendes. 4
Subsidiært indstilles det, at tilladelse til optagelse af et 15-årigt realkreditlån på 650.000 kr. godkendes. Under forudsætning af godkendelse af forslag om samtidig udskiftning af vinduer på 1. sal på indgangsfacaden med deraf supplerende låneoptagelse samt den samlede lejeforhøjelse imødekommes tilladelse til optagelse af et samlet realkreditlån på 950.000 kr. Subsidiært fulgtes indstillingen om tilladelse til optagelse af et realkreditlån på 650.000 kr. til finansiering af udskiftning af gavlbeklædning, hoveddøre og vinduer i stueetagen på indgangsfacaden. b. Pileparken 6/8 Husorden B-sag Husorden for Pileparken 6/8 med de ændringer der vedtoges på det ordinære afdelingsmøde den 10. maj 2010 udsendes til bestyrelsen med nærværende dagsorden med indstilling om godkendelse. Husordenen for Pileparken 6/8 således som vedtaget på det ordinære afdelingsmøde den 10. maj 2010 godkendtes. c. Vadgårdsparken tillæg til gældende vedligeholdelsesreglement B-sag Tillæg til gældende vedligeholdelsesreglement med de ændringer der vedtoges på det ordinære afdelingsmøde den 20. maj 2010 udsendes til bestyrelsen med nærværende dagsorden med indstilling om godkendelse. Tillæg til vedligeholdelsesreglement for Vadgårdsparken således som godkendt på det ordinære afdelingsmøde den 20. maj 2010 godkendtes. 5
d. Varmemålere dispensation B-sag Til mødet foresloges det, at driftsledelsen udarbejdede beboerinformation til prioritering af beboernes adfærd i henseende til at spare på varmen, under respekt af det fornødne hensyn til de konsekvenser dette kan have på boligens øvrige forhold. Forslaget fulgtes. 7453 Skoleparken 1 ejendommen Triumfvej 47 E-sag Der arbejdes videre med sagen, herunder indhentning af Landsbyggefondens bemærkninger til den videre proces. 6
7454 Skoleparken 1 fugtproblemer tilstandsvurdering og helhedsplan E-sag Som et led i undersøgelsesprocessen af de 20 boliger er der udført prøve på gulvrenovering i form af udlægning af asfaltpap på gulvdæk som fugtspærre med indskæring i væg til sammenklæbning med eksisterende murpap, med henblik på etablering af en effektiv membran til forhindring af fugtopstigning fra terræn. Til mødet orienterede Henning Juul Hovmand om de umiddelbare konklusioner på BMT s videre undersøgelser omkring gulvkonstruktionen i afdelingen, herunder forslag til udførelse af renovering heraf. Som renoveringsmetode anvises to metoder: 1. Optagning af hidtidigt gulv og undergulv, påklæbning af gulvspærre, med etablering af tæt forbindelse mellem gulvspærre og murpap, afsluttet med nyt svømmende gulv. 2. Optagning af hidtidigt gulv og undergulv, optagning af hidtidigt terrændæk og etablering af nyt, etablering af gulvspærre med etablering af tæt forbindelse mellem murpap og gulvspærre, afsluttet med svømmende gulv. Der arbejdes videre med sagen, herunder afdækning af økonomien ved udførelse af de to gulvrenoveringsmetoder. Der arbejdes med følgende prioriteter: 1. Gulvrenovering udføres ad-hoc efter valgt metode (1 eller 2). 2. Triumfvej 47 renoveres som 1. led i en helhedsorienteret løsning omkring Skoleparken 1 s bygningsmæssige problemer. 3. Helhedsplan for Skoleparken 1 udarbejdes (2. led). Herudover til efterretning med de faldne bemærkninger. 7455 Høje Gladsaxe, Punkthuset E-sag a. 4. 5. sal - boligetablering Arbejdet med udarbejdelse af byggeregnskabet pågår. 7
b. Sammenlægning af 4. 5. sal og 9. sal E-sag Sammenlægningen mellem 4. 5. sal og 9. sal forventes gennemført pr. 1. oktober 2010. Afholdelse af fælles afdelingsmøde for valg af afdelingsbestyrelse sker i umiddelbar forlængelse heraf. 7456 Støtte til visse boligafdelinger E-sag a. Vadgårdsparken, byggeskaderenovering Udførelse af restarbejder i relation til afsatte beløb pågår. b. Pileparken 6-8 - facaderenovering E-sag Afsluttende terrænarbejder pågår til forventet afslutning i uge 26. Efterfølgende afsluttes økonomi med henblik på udarbejdelse af byggeregnskab. Lejeudligning sker i forlængelse heraf pr. 1. oktober 2010. 8
7457 Afdeling 19 Buddingevej 203 205 E-sag Landsbyggefondens bemærkninger til skema A afventes. Udbud vedrørende totalrådgiverydelsen afholdes henover sommerferien. Prækvalifikation pågår (jf. annoncering på selskabets hjemmeside www.abg.dk). Der arbejdes videre med sagen. Til efterretning med orientering om, at der i forlængelse af afholdt prækvalifikation arbejdes videre med fem rådgivere udvalgt i samråd mellem Kuben A/S og selskabet. 7458 Boligsocial helhedsplan for Høje Gladsaxe E-sag Der arbejdes fortsat videre med sagen. Styregruppemøde har været afholdt den 15. juni 2010. Nærmere orientering til mødet. 7459 Ændrede vedtægter E-sag Gladsaxe Kommunes behandling af ændrede vedtægter for selskabet afventes. 9
7460 Ændring af bekendtgørelse om drift af almene boliger mv. indberetning af regnskaber mv. B-sag Ved udsendt kopi af Socialministeriets bekendtgørelse nr. 506 af 10. maj 2010 (udsendt den 10. juni 2010), orienterer Landsbyggefonden om ændring i driftsbekendtgørelsen af 15. december 2009 71, hvorefter fristen for godkendelse af selskabets og afdelingernes regnskaber ændres fra 6 måneder til 5 måneder efter regnskabsårets udløb. Dette betyder, at regnskaberne for selskabet og afdelingerne skal være godkendt og fremsendt til kommunen og Landsbyggefonden inden udgangen af februar måned, hvilket, da det er Repræsentantskabet, der foretager godkendelse af boligorganisationens regnskab (godkendelse af afdelingernes regnskaber er henlagt til godkendelse af Organisationsbestyrelsen), at det ordinære Repræsentantskabsmøde skal afholdes i februar måned. Af hensyn til de videre politiske forløb omkring afholdelse af Repræsentantskabsmøde foreslås det således allerede nu, at dato for mødets afholdelse fastsættes til mandag den 21. februar 2011. Som mødested søges reserveret Marielyst Skole, bl.a. af hensyn til at bestyrelsen har nedsat et ad-hoc udvalg til drøftelse af tiltag til ændring af mødeform for Repræsentantskabsmøder (Flemming Larsen, Thomas Dreyer, Majbrit Jørming, Karin Petersen og Sv.Aa. Hansen). Videre betyder ændringen tillige behov for ændrede frister for afholdelse af afdelingsmøder i de afdelinger, hvor det er afdelingsmødet der godkender afdelingsregnskaber. Der er her tale om 8 afdelinger: * Mølleparken 1 * Højgårdsparken * Hyrdeparken * Borreparken * Pileparken 4 * Kongshvileparken (gl. og nyt afsnit) * Mølleparken 2 * Toftegården Disse afdelinger må henvises til at afholde afdelingsmøderne i januar måned, ligesom øvrige afdelingers afdelingsbestyrelser må behandle afdelingsregnskaberne i januar måned. Efterfølgende skal bestyrelsen men inden Repræsentantskabsmødet foretage godkendelse af afdelingsregnskaberne, boligorganisationens regnskab samt behandle og godkende boligorganisationens budget for 2011/2012. Det foreslås i den anledning, at der afholdes ekstraordinært bestyrelsesmøde med dette punkt på dagsordenen. torsdag den 10. februar 2011 10
Selskabets beretning må af hensyn til den samlede fremrykkede proces være klar i december. Øvrige datoer for Repræsentantskabsmødet bliver herefter: * Mødeindkaldelse udsendes torsdag den 20. januar 2011 * Frist for modtagelse af forslag 7. februar 2011 * Udsendelse af eventuelle forslag, regnskab mv. 11. februar 2011 * Ordinært bestyrelsesmøde for konstituering mv. 24. februar 2011 Forslaget om afholdelse af Repræsentantskabsmøde den 21. februar 2011 fulgtes med aftale om, at der tillige holdes formøde samme dag. Endvidere fulgtes forslag om afholdelse af ekstraordinært bestyrelsesmøde den 10. februar 2011 for behandling af afdelingernes og selskabets regnskaber samt selskabets budget for det efterfølgende år. 11
7461 Afdelingernes budgetter 2010/11 B-sag I april og maj måned 2010 er der på de ordinære (obligatoriske) afdelingsmøder sket behandling af afdelingens budgetter for 2010/11 (pr. 01.10.2010 30.09.2011). Oversigt med angivelse af dato for afdelingsmøder, godkendelsesforhold samt lejereguleringsprocent og oversigt over gældende etage m² pris pr. 01.10.2010 udleveres til mødet. Der er ikke valgt afdelingsbestyrelse i: Afdeling 06 Hulegårdsparken Afdeling 14 Lykkeparken Afdeling 19 Buddingevej 203-205 Afdeling 34 Stationsparkens Børneinstitution Afdeling 38 Kiplingsgården Afdeling 40 Buddinge Mølle Afdeling 44 Punkthuset 4. 5. og 9. sal Organisationsbestyrelsen er derfor afdelingsbestyrelse i disse tilfælde. Der har i henhold til gældende vedtægter været afholdt afdelingsmøder i afdeling 06 Hulegårdsparken, afdeling 14 Lykkeparken, afdeling 19 Buddingevej 203 205, afdelingen 38 Kiplingsgården, afdeling 40 Buddinge Mølle samt afdeling 44 Punkthuset 9. sal. På afdelingsmødet for afdeling 06 Hulegårdsparken, afdeling 14 Lykkeparken, afdeling 38 Kiplingsgården, afdeling 40 Buddinge Mølle og afdeling 44 foretoges godkendelse af budgetterne. Alle øvrige afdelingsbudgetter er godkendt på de respektive afdelingsmøder, og eneste ikke godkendte afdelingsbudget er således budgetterne for afdelingen 19 og 34. Det indstilles således, at * budgetforslag 2010/11 for afdeling 19 Buddingevej 203 205 og afdeling 34 Stationsparkens Børneinstitution godkendes samt * at øvrige afdelingsbudgetter som vedtaget på ordinære obligatoriske afdelingsmøder i april/maj 2010 ligeledes godkendes. Indstilling om godkendelse af budgetforslag 2010/2011 for afdelingerne 19 - Buddingevej 203-205 og 34 Stationsparkens Børneinstitution fulgtes. Endvidere fulgtes indstillingen om godkendelse af budgetter for 2010/11 for selskabets øvrige afdelinger, således som vedtaget på de ordinære obligatoriske afdelingsmøder i april/maj 2010. 12
7462 Bemyndigelse for juli måned 2010 B-sag I juli måned afholdes der ikke bestyrelsesmøde, og under henvisning hertil anmodes der om bemyndigelse til formand og næstformand til at træffe beslutninger for selskabet i juli måned 2010. Bemyndigelse blev givet. 7463 Kredsudvalget E-sag a. Møder Møde i udvalget afholdes den 17. juni 2010. Dagsorden herfor er udsendt den 3. juni 2010. Til efterretning med aftale om, at forslag til Dispositionsfondsmidlers anvendelse, således som tilsluttet af Kredsudvalgets medlemmer på mødet den 17. juni 2010, optages på dagsorden for bestyrelsens møde den 26. august 2010 til bestyrelsens videre behandling. 7464 Fritidsudvalget a. Møder og referater E-sag Møder i udvalget har været afholdt den 31. maj samt 16. juni 2010. Referater herfra udsendes med dagsordenen. Dato for næste møde afventes. 13
7465 BL- cirkulærer E-sag Ikke udsendt * BL informerer nr. 25 af den 28. april 2010 vedrørende Forlængelse af forsøgsordning i vinterbekendtgørelsen * BL informerer nr. 26 af den 27. maj 2010 vedrørende Overenskomst for ejendomsfunktionærer 2010 og ny løntabel 7466 Eventuelt Ingen sager til behandling. 7467 Næste møde O-sag Næste ordinære møde afholdes den 26. august 2010. 14
7468 Øvrige datoer O-sag * Dato for offentliggørelse af dagsorden (udsendelsesdato) Dagsorden for bestyrelsesmøde den 24. juni 2010 er udsendt den 17. juni 2010 * Eventuelle bemærkninger til referatet Referat fra bestyrelsesmøde den 24. juni 2010 udsendes den 1. juli 2010 og eventuelle bemærkninger skal være administrationen i hænde senest den 8. juli 2010 * Offentliggørelse af referat Referatet offentliggøres den 9. juli 2010 Lukket del 7469 Eventuelle sager til behandling Ingen sager til behandling. 15
Igangværende sager status Best. Adm. Afd-best. Repr. GK. Udvalg Afsluttet Pileparken 2 trappetårn x x x Renovering, Pileparken 6/8 x x x Udamortiserede prioriteter x x x Punkthuset 4. og 5. etage x x x Skoleparken 12 familieboliger x x x Helhedsplan x x x x Buddingevej 203/205 x x x 16