BUDGETNOTAT Center for Dagtilbud og Skoler Dato 30.06.2017 Genanskaffelse af IT i skolen Dette budgetnotat er en uddybning af driftsønske: ø513-009 - Genanskaffelse af IT i skolen I henhold til Helsingør Kommunes digitaliseringsplan Fremtidens børn og unge digitaliseringsplan for 0.-18 årsområdet vedtog Byrådet i foråret 2015 at investere i Windows-computere til alle elever i 0.-10. klasse. Samme år indkøbte Helsingør Kommune Windows-computere til personale med undervisningsansvar, samt investerede i et fælles trådløst netværk for dagtilbud og skoler. Fælles for investeringerne i Windows-computere til elever og personale, samt trådløst netværk er, at der i investeringerne ikke er afsat midler til genanskaffelser. For at sikre skolerne og eleverne en fremadrettet bæredygtig model for itunderstøttet undervisning opstiller administrationen 3 forslag til modeller for genanskaffelser af Chromebooks til elever, samt forslag til reinvestering i Windows-computere til personalet og trådløst netværk i dagtilbud og skoler. De tre modeller for Chromebooks til elever rummer både den nuværende løsning med en Chromebook til hver elev, en minimumsmodel af Chromebooks til elever og en kombination af disse. De tre modeller er: Model 1: Chromebooks til alle elever: alle elever i 0.-10. klasse låner en personlig Chromebook, hvis ikke de medbringer egen it-enhed. Model 2: Klassesæt til alle elever: alle elever i 0.-10. klasse har adgang til en Chromebook via klassesæt, hvis ikke de medbringer egen it-enhed. Model 3: Klassesæt til 0.-3. klasse og Chromebooks til 4.-10. klasse: 0.-3. klasse har adgang til klassesæt, og elever i 4.-10. klasse låner en personlig Chromebook, hvis ikke de medbringer egen it-enhed. For alle modeller gælder det, at skolerne opfordrer elever i 8.-10. klasse til at medbringe egen it-enhed. Da kommunen skal tilbyde lån af Chromebook til elever der ønsker det, indgår der i beregningerne adgang til Chromebooks for alle elever. 1. Valg af Chromebook Alle elever i Helsingør Kommune har i dag Windows-computere. Center for Dagtilbud og Skoler anbefaler, at kommunen fremadrettet anskaffer Chromebooks, da de fagligt lever op til folkeskolens krav, samt er billigere både at supportere og anskaffe end Windows-computere.
SIDE 2 En Chromebook ligner fysisk en Windows-computer, men al arbejde med programmer og applikationer foregår online via platformen "Google for Education" (kaldet G-Suite). Chromebooks er webbaserede og baseret på samarbejde og deling af data og dokumenter. Det er de centrale elementer, som fremtidsforskningen peger på bliver styrende fremover. Tendensen hos kommunerne er, at man forsøger at rette digitaliseringsstrategierne mod web- og delebaserede teknologier som fx Center for Dagtilbud og Skoler har besøgt Usserød skole i Hørsholm Kommune, der i skoleåret 2015/2016 implementerede Chromebooks på mellemtrinnet og platformen G-Suite i ind- og udskoling. Erfaringerne med Chromebooks og G-Suite fra Usserød er positive. Tilbagemeldingerne fra elever og lærere er, at platformen og Chromebook er intuitiv, let at håndtere teknisk og at det er nemt at dele og samarbejde. En Chromebook er en billig teknologi at vedligeholde, og den er let at håndtere hvad angår administration, support, opdateringer osv. 2. Modeller for Chromebooks til elever Helsingør Kommune låner i dag alle elever i 0.-7. klasse og 10. klasse en Windowscomputer. Elever i 8.-9. klasse får tilbudt at låne en Windows-computer, såfremt de ikke medbringer egen it-enhed. Eleverne har råderet og ansvar for Windowscomputerne både i skolen og i hjemmet. Model 1 er baseret på en forsættelse af, at hver elev låner en Chromebook. Model 2 og delvist model 3 er baseret på klassesæt. Klassesæt er en samling af Chromebooks, der deles af flere klasser. På baggrund af kravene til digitale medier i fagenes forenklede mål under folkeskoleloven vurderer Center for Dagtilbud og Skoler, at eleverne i 0.- 3. klasse maksimalt kan være 4 klasser om at dele et klassesæt, mens det er nødvendigt med et klassesæt pr. 2 klasser på 4.-10. klassetrin. Undtagelsen er ordblinde elever og specialelever, da de i næsten samtlige timer er afhængige af digitale hjælpemidler. Der er en række fordele og ulemper ved hhv. at tildele elever en personlig it-enhed eller ved at give eleverne delvis adgang til et klassesæt jf. Fordele og ulemper ved model 1 - Chromebooks til alle elever Fordele Undervisning Drift Økonomi Alle elever kan modtage itunderstøttet undervisning i alle timer. Alle elever kan tilgå digitale læringsmidler og den digitale læringsplatform, Meebook Alle elever kan tilgå og dele dokumenter. Færre skader og mangler, da ejerskabet er personligt. Kræver mindst teknisk og driftsmæssig håndtering ift. de øvrige forslag. Færre skader og mangler, da eleverne føler ejerskab for den lånte Chromebook. Ansvaret for skader og mangler kan i højere grad placeres, da ejerskabet er personligt. Opladning af Chromebooks foregår uden for skolen.
SIDE 3 Ulemper Lærerne kan nemt supportere eleverne i undervisningen, da alle har den samme type it-enhed. Risiko for at Chromebooks ikke kan anvendes i undervisningen, da eleverne selv er ansvarlige for at medbringe og oplade dem. Anvendelsesgraden af de indkøbte Chromebooks er lavere end ved klassesæt. Risiko for bortkomst ved tyveri og skader på vejen fra hjem til skole. Chromebooks til samtlige elever øger omkostninger til genanskaffelser. Fordele og ulemper ved model 2 (Klassesæt til alle elever) og model 3 (klassesæt til 0.-3. klasse og Chromebooks til 4.-10. klasse) Fordele Ulemper Undervisning Drift Økonomi Anvendelsesgraden af de enkelte Chromebook er højere end ved 1:1. Lærerne skal afsætte tid fra undervisningen til afhentning og tilbagelevering af Chromebook. Lærerne vil primært tilrettelægge it-understøttet undervisning ved dobbeltlektioner, da tidsspildet vil være for stort ved enkeltlektioner. Lærernes planlægning af læringsforløb er afhængig af muligheder for reservation af Digitale læringsmidler og den digitale læringsplatform, Meebook, hvorpå eleverne har adgang til læringsforløb, opgaver og feedback fra lærer og elever, vil i mindre omfang kunne anvendes. Samling af ensartede Chromebook giver øget overblik ift. behov for udskiftninger, opgraderinger etc. Stor risiko for, at fejl og mangler ikke vil blive meldt til itsupport, da eleverne ikke har et personligt ansvar for I eksamensperioder skal der afsættes ekstra ressourcer til at håndtere og klargøre Færre skader, når eleverne ikke transporterer Chromebooks mellem skole og hjem. Chromebook i klassesæt mindsker omkostningerne til genanskaffelser. Der tilkommer omkostninger til etablering af sikringsrum, hvor klassesæt kan opbevares sikkert for at undgå tyveri. Dette spørgsmål skal undersøges nærmere. Der indgår ikke økonomi til det i notatet. Øgede omkostninger til erstatning af stjålne Chromebooks, som opbevares på skolerne. Kommunen er selvforsikrende og det kan blive nødvendigt at søge flere midler til forsikringer. Øgede omkostninger til el, grundet opladning på skolen. Lærerne kan ikke stille krav om hjemmearbejde på Skolerne skal i eksamensperioder stille Chromebooks til rådighed for 9.-10. klasserne. Det betyder at der er færre klassesæt til andre klasser her.
SIDE 4 3. Kompetenceudvikling Lærernes digitale kompetencer er afgørende for at kunne integrere it i undervisningen. I forbindelse med implementering af Chromebooks og G-suite vil alle lærere og pædagoger med undervisningsansvar skulle deltage i et introkursus, mens ca. 100 lærere også vil skulle deltage i et udvidet kursus. Kompetenceudviklingen i forbindelse med skiftet fra Windows-maskiner til Chromebooks er inkluderet i de økonomiske beregninger. 4. Proces for genanskaffelse af Chromebooks til elever Under forudsætning af, at der bevilges økonomi til indkøb af Chromebooks i efteråret 2017 kan overgangen fra Windows-computere til implementeres efter følgende plan: 2018: Indskolingen får Chromebooks og det pædagogiske personale uddannes til at bruge dem. 2019: Mellemtrinnet får Chromebooks og det pædagogiske personale uddannes til at bruge dem. 2020: Udskolingen får Chromebooks og det pædagogiske personale uddannes til at bruge dem. I planen indgår at Chromebooks implementeres pr. klassetrin nedefra, og at der gennemføres et pilot implementeringsprojekt på Hornbæk Skole. Erfaringerne fra pilotprojektet i Hornbæk skal være med til at kvalificere implementeringen af Med denne løbende implementering forventer Center for Borgerservice, Digitalisering og IT, at der vil være en tilstrækkelig reserve af Windows-computere til at erstatte Windows-computere, der går i stykker eller bortkommer i årene 2018-20. 5. Økonomi Investeringsbehovet for de tre modeller for skoleårene 2018-2026 er opgjort i tabellen nedenfor. Investeringsbehov for it i skolen i model 1-3 Model Omkostninger 2018 2019 2020 2021 2022 2023 2024 2025 Model 1 Etabl/genanskaffelse 7.698.674 6.341.908 7.510.239 6.051.130 5.999.925 5.959.881 5.927.968 5.904.728 Model 1 Drift 646.983 635.882 459.965 227.202 221.666 217.336 213.895 211.365 Model1 Total 8.345.658 6.977.790 7.970.204 6.278.332 6.221.591 6.177.217 6.141.864 6.116.093 Model 2 Etabl/genanskaffelse 6.682.851 5.093.004 6.359.325 5.308.338 5.314.399 5.232.638 5.150.975 5.166.211 Model 2 Drift 2.435.139 2.433.972 2.424.917 2.424.067 2.423.746 2.416.108 2.414.545 2.410.150 Model 2 Total 9.117.989 7.526.975 8.784.242 7.732.405 7.738.145 7.648.746 7.565.519 7.576.361 Model 3 Etabl/genanskaffelse 7.373.938 5.788.103 6.526.649 5.719.843 5.744.678 5.659.758 5.569.474 5.529.091 Model 3 Drift 1.151.084 1.145.462 1.134.025 1.126.931 1.119.030 1.110.894 1.109.083 1.106.191 Model 3 Total 8.525.022 6.933.565 7.660.675 6.846.774 6.863.708 6.770.652 6.678.557 6.635.282 *I model 2 og 3 tilkommer betydelige anlægsudgifter til etablering af sikringsrum på skolerne. Der udestår en beregning af udgifterne hertil.
SIDE 5 I Etablering/genanskaffelses-udgifterne indgår følgende overordnede poster: - Etablering af et AD (styring af brugeradgang) - Etablering af it til drift af klassesæt - Anskaffelse af Chromebooks - Reserve Chromebooks til brug ved reparation, tyveri, m.m. - Hardware til trådløst netværk - Anskaffelse af windows-computere til pædagogisk personale I driftsudgifterne indgår følgende overordnede poster: - IT support - Drift af AD - Reparation af Chromebooks - Afledte eludgifter - Merudgifter til analoge læringsmidler, som bøger og hæfter 6. Konklusion Samlet set peger Center for Dagtilbud og Skoler på Model 1 - Chromebooks til alle elever, som den fagligt mest optimale model. Modellen giver i højere grad mulighed for varieret undervisningsform og forskellige læringsmaterialer, samt mulighed for at differentiere sværhedsgraden i undervisningen ift. forskellige elevers behov. Modellen understøtter endvidere arbejdet med læringsplatformen og styrker elevernes digitale kompetencer. Den giver også eleverne den størst mulige læringstid, da der ikke skal bruges undervisningstid på at hente og aflevere klassesæt. Model 1 er samtidig den billigste model ud fra de givne forudsætninger. De forudsætninger, der kan ændre sig ift. ovenstående beregninger er fx usikkerhed ift. generelle prisstigninger på Chromebooks og andet IT-udstyr, ift. etableringsudgifter ifm. sikringsrum på skolerne i model 2 og 3, samt ift. udviklingen i antal klasser på de enkelte skoler i kommunen.