EN NY MÅDE AT TÆNKE ØKONOMI PÅ INFORMATION OM OVERGANGEN TIL AU'S NYE ØKONOMISTYRINGSMODEL

EN NY MÅDE AT TÆNKE ØKONOMI PÅ INFORMATION OM OVERGANGEN TIL AU'S NYE ØKONOMISTYRINGSMODEL

3 SÅ ER VI I GANG Aarhus Universitet er ved at overgå til en ny økonomistyringsmodel. Universitetet har indtil nu på tværs af hovedområder benyttet flere forskellige modeller til at styre økonomien, hvilket har været meget uhensigtsmæssigt. Derfor får vi nu en mere ensartet økonomistyringsmodel. Den nye model understøtter universitetets mål om at skabe dybere sammenhænge i organisationen og nedbryder økonomiske, organisatoriske og administrative barrierer. Dermed skaber vi endnu bedre muligheder for tværgående samarbejde, og AU som helhed, de enkelte hovedområder og institutter samt projektejere vil få et bedre overblik over økonomien. Med de nye, fælles principper for økonomistyring vil vi på sigt få indblik i, hvad det koster at gennemføre aktiviteter. Vi vil bedre kunne dokumentere ressourceforbruget på kerne- og støtteopgaver, ligesom vi bedre vil kunne dokumentere budgetafvigelser. Det er selvsagt en stor og kompleks opgave at lægge Aarhus Universitets økonomi i nye rammer, og sikker drift vejer tungt for en organisation som Aarhus Universitet. Derfor indføres den nye økonomimodel ikke fra den ene dag til den anden, men vil blive implementeret gradvist. Overgangen fra de tidligere økonomimodeller til den nye model er kompliceret. Økonomimedarbejderne på Aarhus Universitet kommer til at spille en nøglerolle både i selve implementeringen af den nye model og i forhold til at assistere ledelsen og medarbejdere i forbindelse med overgangen til den nye model. Overgangsperioden vil byde på en række udfordringer, da man overgår til én fælles registreringsramme i én fælles bogføringskreds i ét økonomisystem. Fra september 2012 og året ud vil der derfor være en disharmoni mellem budgetteringsrammen og den faktiske registrerings- og afrapporteringsramme, der er til rådighed. Forecast III er fremrykket en måned til den 31. august og skal derfor laves på baggrund af de gamle registreringsrammer. Udfordringerne vil ikke være ens på alle institutter og hovedområder, da AU i dag som nævnt benytter flere forskellige modeller for økonomistyring. For eksempel opererer Science and Technology i dag med hele tre forskellige økonomimodeller, idet DJF og DMU benytter hver deres projektbaserede økonomimodel. De sidste fire måneder af 2012 vil stille store, men også forskelligartede krav til alle medarbejdere, der arbejder med økonomi, og det har ledelsen stor forståelse og respekt for. SØREN TRANGBÆK, VICEDIREKTØR FOR AU ØKONOMI OG PLANLÆGNING

4 5 HVEM ER INVOLVERET? Mange medarbejdere i Økonomi har været involveret undervejs i arbejdet med den nye økonomistyringsmodel, og det vil de også være fremover. Flere medarbejdere i administrationen og de administrative centre har været involveret i flere Forår og sommer 2012 Forberedelse til overgangen 27. august-14. september Kursus for økonomimedarbejdere 27. august-14. september Informationsmøder for ledere m.fl. September 2012 Overgang til fælles registreringsramme (gælder dog ikke IHA) arbejdsopgaver og -grupper. Og institutlederne har været og er fortsat en vigtig samarbejdspartner i processen. Denne løbende involvering fortsætter hen over efteråret. FORELØBIG TIDSPLAN FOR OVERGANGEN TIL DEN NYE ØKONOMIMODEL 6.-20. september Konvertering af it-systemer Navision Stat lukkes i denne periode September-november Budget 2013 lægges 1. januar 2013 Første fase af den nye økonomimodel er i drift BLIV KLAR TIL OVERGANGEN Som nævnt spiller økonomimedarbejderne på Aarhus Universitet en vigtig rolle i implementeringen af den nye økonomimodel. Alle, der kommer i berøring med økonomi, skal højst sandsynligt assisteres mere end normalt, og det vil sikkert også blive nødvendigt at svare på spørgsmål om den nye model og yde mere support end normalt. Derfor er det vigtigt, at økonomimedarbejderne bliver klædt så godt på til opgaven som muligt. Sådan bliver du klar til overgangen: Dialog: Spørg din nærmeste chef, når der er noget, du er i tvivl om. Uddannelse: I august og september bliver økonomimedarbejdere uddannet i den nye økonomimodel. Uddannelsen vil være tilpasset den enkelte medarbejders arbejdsområde. Webportal: På au.dk/faellesoekonomimodel finder du nyheder, vejledninger, manualer osv. Uddannelse af økonomimedarbejdere Den nye økonomimodel indebærer nye rutiner og arbejdsgange, og selv erfarne økonomimedarbejdere kan komme til at føle sig som nye i jobbet. Det vil tage lidt tid at blive helt fortrolig med den nye økonomimodel, og det skal der være forståelse for både fra ledelsen og øvrige medarbejdere. For at blive bedre rustet til de nye opgaver gennemgår alle økonomimedarbejderne et uddannelsesforløb i løbet af august og september. Uddannelserne er sammensat, så de tager højde for, at økonomimedarbejderne har forskellige funktioner og kommer fra forskellige enheder. Der vil således være forskellige forløb, som er målrettet de forskellige medarbejdergruppers behov for information. På samme måde vil der blive udbudt forskellige systemtekniske kurser for de relevante medarbejdergrupper. Medarbejderne får direkte besked om uddannelsesforløbet.

6 7 SAMME IT-SYSTEMER, MEN MED NYE MODULER Den nye økonomistyringsmodel bliver fra 1. september 2012 understøttet af de samme it-systemer, som AU anvender til økonomistyring i dag. Der vil altså ikke blive taget nye it-systemer i brug, men i Navision Stat vil vi fremover benytte en række standardmoduler, som ikke alle har brugt tidligere. I en række af modulerne vil der komme ny funktionalitet både fra Moderniseringsstyrelsen og via AU-tilretninger. De medarbejdere, der fremover vil skulle bruge de nye moduler, bliver uddannet i brugen af de nye standardmoduler. It-systemerne skal også konverteres til den nye økonomimodel og Navision Stat lukkes derfor i en kortere periode. Alt dette vil I modtage mere information om senere, blandt andet i Økonomis nyhedsbrev. A. OVERGANGSPERIODEN FOR TIDL. DJF OG TIDL. DMU (nu: Nationalt Center for Fødevarer og Jordbrug, Institut for Miljøvidenskab, dele af Institut for Bioscience, Nationalt Center for Miljø og Energi) Disse enheder anvender allerede Navisions sagsmodul. Derfor sker der ikke den store fornyelse, når det gælder registrering af sager og sagsopgaver. Eksisterende sager og sagsopgaver konverteres med samme detaljeringsniveau som i dag de sidste fire cifre bevares for sagsopgaver. Dog vil en sag med flere eksterne bevillingsgivere blive splittet op, således at der kun er én ekstern bevillingsgiver pr. sag. FÆLLES UDFORDRINGER I OVERGANGSPERIODEN Den overordnede udfordring i overgangsperioden er, at AU s budget for 2012 er lagt efter de gamle principper, mens regnskabet fra 1. september og året ud laves efter de nye principper. Da AU som nævnt tidligere har benyttet forskellige økonomimodeller, vil udfordringerne også være forskellige. Hvis man allerede er vant til at arbejde med projektbaseret økonomistyring, vil mange af elementerne og arbejdsgangene i den nye økonomimodel være kendte måske vil den nye økonomimodel ligefrem blive oplevet som et tilbageskridt på visse punkter, fordi detaljeringsgraden er lavere, end nogle medarbejdere har været vant til. Det betyder, at AU kan inddeles i to hovedgrupper, der har forskellige udfordringer i forbindelse med overgangen til den nye model: a) Tidl. DJF og tidl. DMU (nu: Nationalt Center for Fødevarer og Jordbrug, Institut for Miljøvidenskab, dele af Institut for Bioscience, Nationalt Center for Miljø og Energi). Disse enheder anvender allerede Navisions sagsmodul. b) Tidl. 8000 C, tidl. ASB og tidl. DPU (nu: Arts, Business and Social Sciences, Health, dele af Science and Techno logy) Overblik over udfordringerne for tidl. DJF og tidl. DMU (nu: Nationalt Center for Fødevarer og Jordbrug, Institut for Miljøvidenskab, dele af Institut for Bioscience, Nationalt Center for Miljø og Energi): Tidsregistrering som direkte fordelingsgrundlag for lønomkostninger ophører. Der indføres nye kostpriser, fordi time begrebet ændres. Nye projekter (dvs. efter 1. september) skal oprettes efter den nye, fælles økonmimodel. Organisationsændringerne i kombination med den nye økonomi model betyder, at vi ikke på samme måde kan dokumentere de samme overheads som tidligere i forhold til bevillingsgivere, hvor det er relevant. For andre afdelinger er projektbaseret økonomistyring mere ukendt territorium, og her skal man stifte bekendtskab med nye arbejdsgange og begreber. IHA-bogføringskredsen bliver først senere konverteret ind i den nye økonomimodel og er derfor ikke beskrevet i denne pjece.

8 9 B. OVERGANGSPERIODEN PÅ TIDL. 8000 C, TIDL. ASB OG TIDL. DPU (nu: Arts, Business and Social Sciences, Health, dele af Science and Technology) For Arts, Business and Social Sciences, Health og dele af Science and Technology vil udfordringerne i overgangsperioden især have teknisk og praktisk karakter. Registreringsrammen ændres, og det giver en række udfordringer, især på projektniveauet. Fra 1. september kommer registreringsrammen for hele AU til at se sådan ud: ARTSKONTO PROJEKT/SAG AKTIVITET/ SAGSOPGAVE I dag udgør disse enheder to bogføringskredse med en registreringsramme, der ser sådan ud: ARTSKONTO DELREGNSKAB- STED-PROJEKT AKTIVITET ANALYSE- FOKUS BYGNING RAPPORT- FORMÅL DELREGNSKAB STED HOVEDPROJEKTT DELREGNSKAB (UNDTAGELSER) Indirekte registreringer SAGSOPLYSNINGER SAMLEPROJEKT Indirekte registrering SAGSMÆRKER OPGAVEFORMÅL SAGSOPGAVEMÆRKER Uden for bogføringen Dertil kommer en række stamoplysninger om projekterne (bevillingshaver/-giver, periode, OH-sats osv.). De farvede felter er obligatoriske for alle registreringer i resultatopgørelsen. Delregnskab (også kaldet finanslovsunderkonto), sted og projekt udgør teknisk set tre dimensioner, men operationelt/logisk udgør de kun én dimension, da man kun tillader en kombination af delregnskab og sted pr. projekt. Samleprojekt er en indirekte dimension, der bruges til at gruppere flere projekter i en fællesbetegnelse. Disse dimensioner vil også være at finde i den nye registreringsramme. Det samme gælder dimensionen rapportformål, der også konverteres til sagsopgaver. De ikke-obligatoriske dimensioner aktivitet, analysefokus og bygning indgår derimod ikke i den nye registreringsramme. Erfaringen fra de to sidste konverteringer på 8000 C er, at konverteringen af de ikke obligatoriske dimensioner på trods af store anstrengelser er skuffende, da højst 80 procent af dem kan overføres korrekt til den nye registreringsramme, mens de resterende 20 procent indeholder fejl. Det er besluttet, at sag og sagsopgave i Navisions sagsmodel i rapporteringsløsningen hedder projekt og aktivitet. Art-projekt-aktivitet konteres altså fremover på en kort streng. Det er derfor mere fejlsikret end tidligere. Dimensionerne delregnskab, sted og placeringen i opgaveformål afhænger i den nye registreringsramme af projektet. Det bliver altså nemmere at bogføre, samtidig med at der bliver plads til flere detaljer, som kan skabe bedre overblik. Især for forretningscontrollerne, der ikke tidligere har anvendt sagsmodulet, medfører indførelsen af sagsmodulet også det paradigmeskifte, at der vil være et eksternt regnskab i finansmodulet og et internt regnskab i sagsmodulet, som giver nye opgaver. Hvilke konsekvenser har overgangen i 2012? Helt overordnet står institutterne med de samme projekter før og efter 1. september. I forhold til afrapportering vil man altså fortsat kunne se arter, delregnskab, sted og projekt, dog med nye projekt- og stednumre.

10 Som nævnt konverteres dimensionen rapportformål også til de sagsopgaver/ aktiviteter, hvor denne dimension er anvendt. Rapportformål anvendes til afrapportering til eksterne bevillingsgivere, hvor artsopdelingen ikke slår til. De fire rapportformålscifre vil være de sidste fire cifre i aktivitet. Afrapportering og informationstab Artskontoplanen ændres ikke, bortset fra nogle få yderligere udvidelser. Da opdelingen i arter og projekter er den samme både før og efter konverteringen i september, opstår der i hovedreglen ikke de store problemer i forbindelse med ekstern afrapportering. OVERGANGEN FRA 2012 TIL BUDGET 2013 Selvom der i den første fase af den nye økonomimodel i 2013 ikke indføres et generelt krav om at opdele den ordinære drift i separate, ordinært finansierede projekter for uddannelse, forskning, talentudvikling, videnudveksling og intern støtte, skal der oprettes nye, ordinære projekter, som afspejler den nye organisation. Der skal endvidere opsættes en opgaveformålsfordeling pr. projekt via sagsmærkefunktionaliteten. Det gør der derimod i forbindelse med de opsplitninger af økonomien, som i dag angives i især dimensionerne aktivitet og analysefokus. Der, hvor den interne institut- og projektstyring er bygget op om den gamle angivelse af dimensionerne aktivitet og analysefokus, vil der ske et informationstab eller en ændring af registreringsrammen. Det gør blandt andet sammentælling i resten af 2012 kompliceret. Disse opdelinger vil blive summeret til en ny aktivitetsværdi for omkostninger og en anden for indtægter. Det har den konsekvens, at visse opstillinger, især for den ordinære drift, ikke kan systemunderstøttes rapporteringsmæssigt i en rapport efter 1. september. En analysefokusopdeling og en ny aktivitetsopdeling vil derfor kræve to udtræk. Institutterne får i de sidste fire måneder af 2012 fortsat et overblik over projekter. Men detaljeringsgraden under institutog projektopdelinger vil ikke være ens. Dette vil især give besvær, der hvor analysefokus er anvendt på tværs af projekter. FÅ MERE AT VIDE OM DEN NYE ØKONOMIMODEL Savner du mere information om nogle af emnerne i denne pjece, kan du med fordel tjekke portalen for den nye økonomimodel: www.au.dk/faellesoekonomimodel Her finder du mere udførlige notater, opdaterede tidsplaner og kontaktinformation på folk, der kan svare på specifikke spørgsmål vedrørende den nye model.