Indholdsfortegnelse Indholdsfortegnelse... 1 1 Indledning... 2 Baggrund... 2 Formål... 2 Målet... 2 2 Metode/proces... 3 3 Analysen... 4 Indkøbsadfærd... 4 Anskaffelse... 4 Aftaler... 4 Restgæld... 5 Service/Tonerindkøb... 5 Producenter... 6 Volumen... 6 4 Optimeringsforslag... 9 Optimering... 9 Investering... 9 Fremtidige årlige serviceomkostninger...10 5 Konklusion...11
1 Indledning Baggrund IKR har tidligere udarbejdet en analyse af kopi/print behov på alle kommunens decentrale adresser, men ikke på kommunens administrative adresser. I forbindelse med den forestående flytning, samt som forberedelse til udløb af stor leasingaftale vedr. de administrative maskiner, har KK ønsket at gennemføre en analyse af de 5 administrative adresser for dels at finde frem til hvilke maskiner, som bør flyttes med til det nye domicil på Torvet 1, og dels at få udarbejdet en anbefaling på nye maskiner samt økonomien i denne. Formål Formålet med analysen er at skabe overblik over hvilke maskiner der skal flyttes eller bortskaffes i forbindelse med etableringen af det nye Rådhus. Formålet er desuden at få et overblik over økonomien ved flytning samt nye investeringer. Herunder også hvad det vil koste at etablere ny Follow Me løsning, samt at få bortskaffet og formateret harddiske efter de standarder Køge Kommune anvender. Derudover ønskes følgende besvaret af analysen: Målet - Hvad har den eksisterende maskinpark kostet KK - Hvad udgør de årlige drifts-/serviceomkostninger for kopi/print i KK - Hvilke investeringer der skal foretages, samt hvornår det skal ske i perioden frem til og med 2022 - Hvad udgør de årlige drifts-/serviceomkostninger frem til og med 2022 - Hvad udgør det samlede besparelsespotentiale frem til og med 2022 Målet er at nedbringe antallet af maskiner, samt på sigt at udskifte til tilpasset udstyr og derefter at kunne høste eventuelle økonomiske gevinster. Side 2 af 11
2 Metode/proces IKR s rådgiver Jacob Kofod har i samarbejde med Brian Kjeld Nielsen besøgt de 5 administrative adresser i KK, for i første omgang at registrere alle kopi- og multifunktionsmaskiner(mfd) samt printere. Efterfølgende er der udarbejdet et forslag til placering af de enkelte maskiner i det ny-ombyggede rådhus ud fra plantegninger, konkrete forbrugsmålinger og skønnet fremtidigt behov for efterbehandling. Den fremtidige placering af maskinparken fremgår af Bilag 4 Optimeringsoversigt, kolonne E. Efter de gennemførte besøg er der foretaget en gennemgang af økonomien i de udleverede kontrakter. På baggrund af denne gennemgang har det været muligt for IKR at udarbejde et overblik over KK s samlede økonomi i administrationen. IKR har, bl.a. ud fra dette, udarbejdet oversigter, der viser hvad maskinparken har kostet i indkøb samt hvor meget den årlige drift beløber sig til. Prisen på den eksisterende maskinpark har nogle elementer af usikkerhed, hvilket skyldes at det ikke under analysearbejdet har været muligt at finde eksakte kontantpriser på alle maskiner. IKR har modtaget faktiske priser på 45 af de sete MFD, de resterende små MFD samt de sete printere er prisfastsat ud fra tilgængelige SKI/FM priser eller IKR s estimater på hvad maskiner i den givne størrelse har kostet i indkøb. Tre registrerede plottere er ikke prisfastsat. De kontraktlige beregninger bidrager til IKR s optimering, hvor IKR for hver maskine (både MFD og printere) har angivet, hvad IKR vurderer, der bør ske med maskinen 1. Alt udstyr er markeret med et positionsnummer, og der er i analysen angivet, hvad IKR vurderer der bør ske med positionen. Dermed ment, om der fortsat bør stå udstyr på det aktuelle sted. Vurderer IKR at en enhed ikke er nødvendig på en position, er denne sat til nedlæggelse og det er angivet hvor den producerede volumen skal flyttes hen. I forbindelse med flytning til det nybyggede rådhus bliver der skåret ned i antallet af maskiner, hvilket medfører en del bortskaffelser. Det er besluttet at sætte 4 maskiner på lager. Baggrunden for denne beslutning er, at vi dermed har ekstra udstyr, hvis der skulle være et større behov end hvad vi har kunnet forudse. På baggrund af en detaljeret vurdering af de enkelte enheder 2, udarbejdes en optimeringsplan 3 hvor anbefalingen for fremtidige maskiner (angivet ved størrelse og anbefalet konfiguration) og deres placering er angivet. Tidspunkt for udskiftning af udstyr er foretaget ud fra en vurdering af udstyrets kapacitetsmæssige 1 stand, eventuelle aftalers udløb, samt ud fra et økonomisk ræsonnement 1. Nuværende og fremtidige volumener på de enkelte positioner er beregnet og bl.a. på baggrund af dette, indeholder optimeringsplanen en detaljeret oversigt over de kommende indkøbs- og driftsomkostninger frem mod 2022. Dette er baseret på den forudsætning, at det samlede kopi- og print behov fortsætter uændret. Besparelsespotentialet er et udslag af en positiv difference mellem prisen på den eksisterende maskinpark og prisen på den nye maskinpark, hvor prisen her indbefatter anskaffelsespriser og driftspriser. Besparelsespotentialet vil gradvist blive realiseret, efterhånden som den eksisterende maskinpark af multifunktionsmaskiner og printere successivt bliver udskiftet. 1 Se Bilag 6 Kriterier & definition 2 Se Bilag 7 - Registrering og gennemgang af enheder 3 Se Bilag 8 Retningslinjer for optimering Køge Kommune Side 3 af 11
3 Analysen Indkøbsadfærd Maskinerne på de administrative adresser er, for størsteparten af MFD s vedkommende, indkøbt på den tidligere Rammeaftale med Ricoh Danmark og er samlet på en leasingaftale. Der er registreret en enkelt Xerox maskine indkøbt hos Xerox Danmark og med serviceaftale hos dem. De resterende MFD samt printere er købt gennem div. leverandører og uden service. I dag er KK tilmeldt den nye KL-aftale 50.10 som indeholder både Konica Minolta multifunktionsmaskiner og Lexmark printere. Fremadrettet anbefales det, at der ved enhver anskaffelse på denne aftale, tilkøbes en serviceaftale uanset om der er tale om en printer eller en MFD. Anskaffelse IKR har set, registreret og analyseret 50 kopi- og multifunktionsmaskiner, 35 printere og faxe samt 3 plottere. Se Bilag 1 Maskinparkoversigt. IKR har fået materiale og identificeret anskaffelsesforholdene på 45 af de sete MFD, af disse maskiner er de 41 Ricoh maskiner, som er på én stor samlet leasingaftale. Den registrerede Xerox maskine har været på en leasingaftale, men denne er udløbet og KK har overtaget ejendomsretten over maskinen. Da der ikke er et aktivt leasingaftaleforhold har IKR angivet, at maskinen er købt kontant og har brugt den samlede leasing pris som kontant pris. På de resterende MFD samt printere har IKR ikke modtaget materiale vedr. indkøb, IKR har derfor estimeret en indkøbspris ud fra en FM eller SKI pris hvis muligt, hvis ikke så har maskinerne fået tildelt en estimeret pris i forhold til gældende markedspris. Se afsnit 2 metode og proces. Den totale nypris for anskaffelsen af de 50 MFD enheder, vurderet ift. de indkøbsaftaler som er benyttet, er fastsat til kr. 2.624.979. Dette tal indeholder dels kr. 430.000 i refinansieret restgæld, udgift til Follow You system, samt renter på leasingaftalerne. IKR s nypris vurdering af MFD enhederne udgør cirka kr. 1.632.000. IKR har set og registreret 35 printere, se Bilag 1 Maskinparkoversigt. Alle printere er købt kontant og uden serviceaftale. IKR har ikke modtaget noget materiale vedr. køb af printere, men har i forbindelse med den tidligere analyse af de decentrale enheder modtaget dokumentation på 38 forskellige priser i forbindelse med løbende anskaffelser. For at kunne skabe et realistisk billede af den samlede anskaffelsessum for printere, har IKR, i de tilfælde hvor IKR ikke har haft noget tilgængeligt materiale og hvor en printer har været en del af en FM- eller SKI-aftales sortiment, benyttet disses respektive priser. I 5 tilfælde har det været muligt at tilknytte en FM- eller SKI-aftale pris til en printer. I de resterende tilfælde er der estimeret en pris ud fra maskinens tildelte kategori og gældende markedspriser for den. Se afsnit 2 Metode og Proces Med udgangspunkt i ovennævnte prisobservationer samt estimeringer, er det IKR s vurdering, at den samlede anskaffelsespris for KK s 35 printere er min. kr. 59.701,-. Aftaler Som tidligere nævnt er de registrerede Ricoh MFD dækket af en leasingaftale med Kommuneleasing, der har udløb d. 1. februar 2018. På denne dato forfalder aftalens scrapværdi til betaling, det fremgår af kontrakten at scrapværdien er på kr. 520.000. Når scrapværdien (tvungen betaling) er betalt, overtager KK ejendomsretten over maskinerne. Side 4 af 11
Serviceaftalen på Ricoh MFD løber lidt forskudt, denne udløber d. 24. August 2018 hvorfor IKR anbefaler at maskinerne udskiftes på dette tidspunkt. Leasingaftalen på Xerox maskinen er som sagt udløbet og KK har overtaget ejendomsrettet over maskinen. Serviceaftalen på denne maskine havde opstart d. 1. september 2012 og kan dermed opsiges til udløb pr. 31. august 2017. Serviceaftalen bør ikke forlænges, da det er skønnet at der ikke er behov for Xerox maskinen i fremtiden. Restgæld På nuværende tidspunkt mangler der kun at blive betalt for scrapværdien (forfalder som tidligere nævnt den 01-02- 2018) på den aktive leasingaftale med Kommune Leasing. Pr. 01-04 2017 2018 Finansiering (Kr.) 520.000 - Service (Kr.) - - TOTAL (Kr.) 520.000 - Tabel 1: Restforpligtelse Der er ingen servicerestgæld da de aktive serviceaftaler alle afregnes efter det faktiske forbrug. Eneste undtagelse kan være hvis der er et servicefee på Follow You løsningen. IKR har efterfølgende fået oplyst at der er en årlig serviceudgift til Follow-You system på kr. 28.282 forfaldstidspunktet for dette årlige beløb kendes ikke. Service/Tonerindkøb For at lave en realistisk omkostningsberegning på printere og MDF uden serviceaftale, er toner priser indtastet for hver enkelt model. KK har ikke en rammeaftale vedr. toner, dette indkøbes via flere forskellige firmaer. I forbindelse med den tidligere udarbejdede analyse har IKR har modtaget en liste over tonerindkøb, som er foretaget i perioden 30-06-2014 til 1-06-2015 og disse tonerpriser er brugt i beregningerne af en pris pr. tryk. Hvor en tonerpris ikke har været tilgængelig har IKR benyttet bedste pris fra danske internet portaler til en beregning af pris pr. tryk. IKR har konstateret nogle enkelte mindre multifunktionsmaskiner som er købt uden service, mens alle de sete printere alle er købt uden serviceaftale. For henholdsvis multifunktionsmaskiner og printere er det et meget typisk billede, at det forholder sig således. Der har inden for de sidste 5 år været en stigende tendens til etablering af serviceaftaler på printere, da det som oftest er fordyrende at udelade en serviceaftale. Dette er selvsagt også årsagen til, at der på såvel FM aftaler som SKI aftaler fremkommer priser på serviceaftaler på denne type enheder. Kigges der isoleret på indkøb af printere, kan der være enkelte tilfælde, hvor en beregning af en sidepris til toner omkostning er lavere end en pris pr. side produceret på en printer med serviceaftale. Man skal dog være opmærksom på, at ved en serviceaftale inkluderes reservedele og tekniker besøg i prisen, hvilket er en ukendt omkostning, når der købes uden serviceaftale. Toner sideprisen er derudover beregnet ud fra en 5 % dækflade for s/h og 20 % dækflade for farvetryk, og en større dækflade vil påvirke sideprisen. Hvis printerne var anskaffet med en serviceaftale, er dækfladen uden betydning, da sideprisen er fast uanset dækfladen. Samtidig har det også vist sig, at sideprisen efter al sandsynlighed er højere end beregnet. Dette skyldes at IKR s analysesoftware har afsløret, at tonere på en del enheder udskiftes før de er brugt helt op. Når toner udskiftes før tonerkassetten er tom, påvirker det naturligvis prisen i en negativ retning for KK. Udover, at der som oftest er en økonomisk fordel i at tilknytte en serviceaftale i ovennævnte tilfælde, medvirker serviceaftalen også til, at man kender sine faktiske omkostninger til kopi- og print imens serviceaftalen er aktiv, da prisen pr. kopi- og print er fast og kun påvirkes af en eventuel årlig indeksering. IKR s beregning viser, at omkostningerne til enheder uden serviceaftaler (køb af toner og blæk) udgør ca. kr. 56.800,- p.a. Denne beregning er baseret på en dækfladeprocent på 5 % for s/h tryk, og 20 % for farvetryk. Erfaringerne viser, Side 5 af 11
at dækfladeprocenten i gennemsnit er højere end de her angivne, samt at der indkøbes toner til lager som ikke bruges pga. defekt og efterfølgende udskiftning. For mere detaljeret gennemgang, se Bilag 3 Økonomioversigt. Den vægtede gennemsnitspris for hele maskinparken er beregnet til kr. 0,0345 for s/h og kr. 0,1363 for farve. Den vil falde til kr. 0,028 for s/h og kr. 0,0866 for farve, når optimeringen er fuldt ud implementeret. Den lave vægtede gennemsnitspris skyldes bl.a., at priser for tryk på printere i fremtiden vil komme til at ligge i niveauet kr. 0,049-0,069 for s/h tryk, og kr. 0,249 for farvetryk, når der indkøbes printere på den forpligtende aftale med Konica Minolta. Derudover vil der også blive flyttet en del tryk fra printere til multifunktionsmaskiner, hvor prisen er endnu lavere. Her vil priserne ligge mellem kr. 0,019 til kr. 0,059 pr. s/h tryk, og mellem kr. 0,08 til kr. 0,155 pr. farvetryk, afhængig af hvilken type enhed volumen flyttes til. Beregningerne baserer sig på en 8 timers responstid. Den beregnede samlede udgift til serviceaftaler og toner på alle de registrerede enheder udgør kr. 276.174 årligt. IKR har yderligere fået oplyst at den årlige service af kommunens Follow-You er kr. 28.282. Den samlede årlige udgift til service for såvel maskiner som Follow-You system er på kr. 304.456,-. I medfølgende Bilag 3 - Økonomioversigt er det muligt at se alle de ovenstående beregninger, både pr. enhed og på kontraktniveau. Her fremgår serviceydelse vedr. Follow-you ikke. Producenter Den samlede maskinpark i KK er domineret af 2 producenter. Ricoh er den producent, som repræsenteres med flest enheder i KK administration, næststørst er HP. Ricoh har 46 enheder, HP har 31 enheder og Brother, Canon, Samsung og Xerox har tilsammen 11 enheder. Disse tal indikerer en høj loyalitet mod de på indkøbstidspunkterne gældende rammeaftaler. Med indgåelsen af den nye rammeaftale 50.10, vil såvel Konica Minolta som Lexmark udbygge deres markedsandele i KK administration. Fra Ricoh er der fundet i alt 5 forskellige modeller, hos HP er der fundet 12 forskellige modeller hvoraf de 16 printere dog er af samme model. Hos de øvrige fabrikanter er der fundet 6 forskellige modeller fordelt på de i alt 11 enheder. De mange forskellige modeller er med til at skabe et uigennemsigtigt billede af omkostningerne til vedligehold, support fra egen IT-afdeling samt lagerbeholdning af forskellige tonere m.v. Nye enheder vil være økonomisk fordelagtige at printe på, nemmere at holde i drift, kræve mindre support fra egen IT-afdeling grundet færre modeller og ikke mindst grundet tegningen af serviceaftaler og slutteligt vil nye enheder have en mere grøn profil. Volumen Der er estimeret et forbrug for det seneste år. Estimaterne baserer sig på dokumentation om udstyrets alder og nuværende tæller sammenholdt med de løbende faktiske tæller tal, der er aflæst via softwaren 3manager. I enkelte tilfælde er der foretaget et skøn over forbruget efter samtale med brugerne. Nedenstående tabel 2 viser, hvordan volumen fordeler sig på hhv. MFD og printere, og på sort/hvid og farve. Sort/hvid tryk Farvetryk MFD 1.749.944 1.568.188 Printer 36.427 5.850 Total 1.786.371 1.574.038 Fordeling 53,2% 46,8 % Side 6 af 11
Tabel 2: Volumenfordeling Fordelingen af volumen mellem s/h og farvetryk er økonomisk ufordelagtig og ringere i forhold til IKR s benchmarking på sammenlignelige projekter. Da vi lavede analysen for den øvrige del af KK viste fordelingen 64,2% sort/hvid og 35,8% farve. Tendensen med de mange farvetryk er dog pr. 01-04-2017 ikke kun gældende for administrationen. IKR s software system afslører at KK, generelt set over de seneste 365 dage, har haft en volumen fordeling som hedder 55% sort/hvid og 45% farve. Der bør øjeblikkeligt kigges på om enhederne opsættes som default sort/hvid, da volumen fordelingen har økonomiske konsekvenser for KK. Nedenstående ses liste over de enheder i KK administration, som over de seneste dage har kørt mere end 50.000 farvetryk, det anbefales at der i første omgang laves et tjek på hvorvidt disse enheder er opstillet til default sort/hvid eller ej. Afdeling Model Serienr Total SH Total farve Total SH - farve fordeling Administrationen MP C5503 E183J700325 23.723 60.365 84.088 28% / 72% Administrationen MP C5503 E183M420196 97.590 66.618 164.208 59% / 41% Administrationen MP C5503 E183J700333 62.884 83.357 146.241 43% / 57% Administrationen MP C5503 E183J700290 61.622 79.643 141.265 44% / 56% Administrationen MP C5503 E183M620051 35.547 56.788 92.335 38% / 62% Administrationen MP C5503 E183J700326 29.754 67.536 97.290 31% / 69% Administrationen MP C5503 E183M620135 77.520 58.659 136.179 57% / 43% Administrationen MP C5503 E183M620099 53.387 99.568 152.955 35% / 65% Administrationen MP C5503 E183M620070 37.148 82.387 119.535 31% / 69% Administrationen MP C5503 E183J700288 105.762 75.687 181.449 58% / 42% Administrationen MP C5503 E183J700269 99.591 128.073 227.664 44% / 56% Tabel 3: Maskiner med farveforbrug over 50.000 farvetryk Selv med de meget lave serviceaftalepriser for farvetryk er det uomtvisteligt, at det fortsat er 3-4 gange så dyrt at producere farve frem for sort/hvid. Farveforbruget vil eskalere yderligere hvis ikke der tages skridt til at få øget opmærksomhed på omkostninger og reelt behov. Kan KK formå at ændre fordelingen, vil det være lig med en besparelse som i denne analyse ikke er kapitaliseret og som derfor vil være en ekstra gevinst i forhold til det samlede besparelsespotentiale. Det er IKR s vurdering, at den nuværende fordeling af sort/hvid og farvetryk ikke er udtryk for et direkte behov i kommunen. Det er IKR s vurdering, at der er mange kopi- og multifunktionsmaskiner, som er kapacitetsmæssigt og hastighedsmæssigt overkonfigurerede i forhold til det faktiske forbrug og behov. Der er desuden observeret enkelte enheder med en kapacitetsmæssig underkonfiguration i forhold til det målte faktiske forbrug og behov, hvilket kan medføre en hurtigere nedslidning af enhederne. Side 7 af 11
0% 31% 69% Korrekt konfigureret Overkonfigureret Underkonfigureret Figur 1: Konfiguration MFD Figur 4 viser den procentvise fordeling baseret på de MFD er, som IKR s rådgivere har vurderet ved besøgene. Det kan konstateres at 69 % af MFD enhederne er overdimensionerede ift. den gennemsnitlige årlige volumen, mens 31 % vurderes at være korrekt dimensioneret. IKR har fundet 34 tilfælde hvor der er indkøbt maskiner på den tidligere rammeaftale 50.11 med Ricoh og hvor IKR vurderer at der, uden driftsmæssige problemer, ville kunne være opsat en mindre model. Ud fra den nuværende årlige produktion og med hensyntagen til de nye fysiske rammer for KK s administration, er det IKR s vurdering, at KK kan klare sig med færre enheder og til en vis grad også mindre enheder tilpasset den faktiske volumen. Dette bl.a. ved at flytte produktionen fra mindre enheder til større enheder med en central placering samt at købe tilpasset udstyr. Se Bilag 4 Optimeringsoversigt, for detaljeret oversigt. Overkonfiguration vil dog i fremtiden heller ikke kunne undgås, dette skyldes opbygningen på rammeaftalen med Konica Minolta/Lexmark. Der er flere situationer, hvor det af økonomiske årsager bedre kan betale sig at købe en kapacitetsmæssig overkonfigureret maskine. Side 8 af 11
4 Optimeringsforslag Optimering Det er IKR s vurdering, at den nuværende maskinpark på 50 MFD og 35 printere, efter endt flytning og rokering fremover bør bestå af 34 MFD, 22 printere og 3 plottere. (Inkluderet er 1 MFD og 16 printere til valgbrug, 1 MFD til fax og 4 pas/kørekort printere) IKR s forslag til fremtidig optimering er udarbejdet på baggrund af det faktiske forbrug, interne drøftelser mellem Brian og Jacob samt behovsafdækning med lederen af Borgerservice. Der er taget hensyn til, at udstyret placeres på steder, hvor det er let tilgængeligt for flest mulige brugere. Det har endvidere været en del af formålet at afskaffe personlige printere, såfremt alternative print- og kopimuligheder har været mulige. Inden udskiftning af de eksisterende maskiner bør der laves et nyt tjek af forbruget på maskinerne, dette for at få et retvisende billede af hvordan forbruget rent faktisk har fordelt sig på det nye rådhus. På denne måde kan man sikre at der bliver opsat tilpasset udstyr og derfor skal beregningerne omkring det fremtidige udstyr tages med et vist forbehold. Den detaljerede optimeringsplan for hver enkelt maskine kan findes i Bilag 4 Optimeringsoversigt Investering Med udgangspunkt i at serviceaftalerne på nuværende MFD udløber den 24-08-2018 er det IKR s anbefaling, at der foretages en samlet udskiftning af alle MFD og printere på dette tidspunkt, dog med nogle få undtagelser. Den registrerede fax samt de fire pas/kørekort printere skal først skiftes ved defekt. Ligesom de printere der er registreret i depotet også først skal udskiftes ved defekt. Plotterne er ikke en del af den nye rammeaftale og det er derfor i første omgang IKR s vurdering, at disse enheder først skal udskiftes ved en eventuel defekt. Der er ikke foretaget beregninger på hverken nuværende eller fremtidig økonomi på disse plottere. Plotterne er alene medtaget i gennemgangen, da der trods alt er tale om udstyr som har en væsentlig værdi. Af tabel 4 fremgår de forventede indkøb fordelt pr. år og pr. model, i forhold til den indgåede forpligtende rammeaftale 50.10 med leverandøren Konica Minolta. Det bør dog understreges, at rammeaftalen med Konica Minolta har udløb den 30. april 2019, men evt. prognosticerede udskiftninger herefter er stadig baseret på nuværende rammeaftale men må antages at have et andet udfald. Det kan dog vise sig både praktisk og økonomisk fordelagtigt at udskifte de resterende maskiner inden aftaleudløb. En endelig vurdering bør tages, når dato for rammeaftaleudløb nærmer sig, og man måske har et bedre beslutningsgrundlag, iht. den aktuelle udvikling på markedet. 2018 Udskiftes ved defekt Model F1 8 0 Bizhub C3110 F2 1 0 Bizhub C258 F3 18 0 Bizhub C368 F5 6 0 Bizhub C554 S1 0 1 Bizhub 4020 SP1 0 4 MS415 FP1 1 17 CS510DN Plottere 0 3? Sum 34 25 Tabel 4: Forventede indkøb Optimeringen er baseret på de behov, der er på den enkelte position, sammenholdt med det økonomiske ræsonnement, baseret på omkostningerne til anskaffelse og service. Side 9 af 11
Den indgåede rammeaftale 50.10 indeholder et fast sortiment. Dette sortiment indeholder ikke maskiner i alle segmenter. Som tidligere nævnt, har dette i nogle tilfælde fået den betydning, at IKR anbefaler, at der anskaffes en større maskinkapacitet end nødvendig. I tabel 5 ovenfor fremgår den model, der ud fra rammeaftalen med Konica Minolta skal anskaffes for at dække det behov, der er på en position. Det betyder, at der også i fremtiden vil findes maskiner hos KK, der har for stor kapacitet i forhold til det faktiske forbrug. Den økonomiske gevinst ved brug af rammeaftalen bør dog overskygge, at det i nogle tilfælde er nødvendigt at anskaffe enheder, der kapacitetsmæssigt er for store. Det forventes at der skal indkøbes nye maskiner for kr. 575.191 inkl. tilbehør og bortskaffelse af nuværende maskiner. Dertil kommer en omkostning på kr. 42.000 (overslag på dette modtaget fra Hanne Køge IT) til omlægning af Autostore samt kr. 138.468 til SafeQ system (jf. indhentet tilbud fra Konica Minolta). I alt må det forventes at der skal ske en investering på kr. 755.659. De printere som skal udskiftes ved defekt kommer til at koste Kr. 78.352 i investering. Dette tal dog med en vis usikkerhed, da beløbet er indeholdt investering til 4 pas/kørekort printere samt en mindre MFD, som kun skal anvendes som fax. Beløbet må derfor antages at være den forventede maximale investering hvis alt udskiftes inden udgangen af nuværende rammeaftale. Udskiftningen anbefales som tidligere nævnt kun at skulle udføres ved eventuel defekt og er sat til 2022. Der er ikke taget hensyn til investering i udvidet uddannelse. Basisuddannelse vil i de fleste tilfælde være dækkende, men det er ønskes der udvidet uddannelse så koster det. Kr. 1.990 pr. uddannelse. IKR har indhentet tilbud/overslag fra Ricoh omkring nedtagninger og flytninger af diverse Ricoh maskiner i forbindelse med åbningen af det nye Rådhus. Udgifterne til flytninger, nedtagninger og formatering af harddiske udgør kr. 20.400. Fremtidige årlige serviceomkostninger Driftsomkostningerne vil falde i takt med konsolidering af enheder og i forbindelse med udskiftninger af maskiner i 2018. Dette skyldes de lave servicepriser på den nuværende rammeaftale set i forhold til aktuelle maskiner både med og uden serviceaftale. Flytning af tryk fra printere til MFD er også med til at bidrage til en lavere pris, da serviceprisen er lavere på MFD end på printere. En anden essentiel del af forklaringen er, at servicepriserne generelt set er lavere på de nye aftaler i forhold til tidligere serviceaftaler. Efter flytning til det nye Rådhus så vil den årlige udgift falde til kr. 269.355, dette fald skyldes nedlæggelser af enheder med højere klikpriser og flytning af volumen til maskiner med lavere klikpriser. Dette er dog kun gældende i en begrænset periode, i det øjeblik at Ricoh maskinerne går ind i det 6. leveår vil deres serviceaftaler blive påført et månedligt grundbeløb. Almindeligvis opererer Ricoh med et grundbeløb som betales kvartalsvis forud med kr. 199 om måneden det første år og derefter stigende med kr. 100,- pr. måned pr. efterfølgende år. IKR har haft en dialog med Ricoh for at finde frem til om det kunne betale sig at forlænge serviceaftalerne så de udløb med udgangen af 2018. Denne dialog har medført at Ricoh gerne ville forlænge aftalerne og dette til en pris på kr. 99,50 pr. måned pr. enhed. Vælger KK ikke at skifte maskinerne når de runder de 5 år, så vil den månedlige udgift til service stige med kr. 2.985. Ved udskiftning af maskiner falder den årlige serviceudgift til kr. 189.946 og den vil falde en smule mere når de sidste printere udskiftes, men det er kun et par tusinde kroner om året der er tale om her. IKR anbefaler derfor at udskiftningerne af Ricoh maskiner foretages i august måned 2018, da dette vil give en besparelse på knapt kr. 40.000 fremfor at vente med udskiftningen til januar måned 2019. Med udgangspunkt i den nuværende årlige serviceudgift på kr. 276.174 er den årlige servicebesparelse efter udskiftning af Ricoh med Konica Minolta er beregnet til kr. 86.228,- pr. år, og kr. 107.691 inkl. Besparelse på Follow-You fra Ricoh. Side 10 af 11
5 Konklusion Efter en gennemgribende analyse af kopi og print udstyr på de administrative adresser i KK er konklusionen, at KK har gode forudsætninger for at optimere maskinparken på MFD og printere. IKR s analyse er baseret på en datamængde der har været bred og dyb i den forstand, at samtlige enheder er registreret og analyseret ved besøgene. Efter indhentning af materiale fra KK og uddybning fra leverandøren Ricoh, har informationsgrundlaget vedr. anskaffelserne og indkøbsadfærd været tæt på komplet. Dette har været med til at skabe et retvisende billede af KK s administrative maskinpark med tilhørende økonomi. Den fulde årlige besparelse vil kunne realiseres ultimo år 2022, men som tidligere beskrevet vil en stor andel af optimeringsplanen realiseres allerede i løbet af 2018, da alle større udskiftninger og investeringer bør foretages på dette tidspunkt. Investering i 2018 vil derfor generere besparelser med virkning allerede ultimo 2018. Maskinparken er ud fra det modtagne materiale samt enkelte estimerede indkøbspriser fastsat til kr. 2.684.680. Vi har ikke viden om hvorvidt der eventuelt kan være sket ekstra fakturering for uddannelse og installation. Prisen afspejler markedsniveauet på indkøbstidspunktet for enhedernes anskaffelse, når det tages med i betragtning at der var overført gammel restgæld. IKR vurderer, at det nuværende behov for flytning og investering i nye maskiner kan dækkes af en samlet maskinpark til ca. kr. 854.411 for både kopi og print. Inkluderet i dette beløb er flytninger og nedtagninger i forbindelse med etableringen af det nye Rådhus samt investering i ny maskinpark, udgift til Autostore og udgift til SafeQ løsning (Follow me). Der er ikke regnet med eventuelle omkostninger til udvidet uddannelse, da det ikke vides hvor stort behovet er for dette. I forhold til den nuværende maskinpark vil KK altså komme til at spare ca. kr. 1.830.269 på investering. Omkostninger til drift på MFD og printere, herunder omkostninger til serviceaftaler og toner, udgør i dag kr. 276.174 plus kr. 28.282 for service på follow-you p.a. Efter fuldført optimering forventer IKR, at driftsomkostningerne vil falde til kr. 187.278,- p.a. Dette vil dermed give en årlig besparelse på kr. 88.896. Målt over en 5 års periode kr. 444.480. En besparelse inkl. besparelse for Follow-You er kr. 585.890. Det samlede besparelsespotentiale er dermed beregnet til kr. 2.416.159,-. Efter gennemgang af de administrative adresser har KK nu fået gennemført hvad der må betegnes som en fuld analyse over enhederne indenfor området kopi og print. Med udgangspunkt i tidligere udarbejdede analyse for de decentrale adresser i KK var der i denne analyse beregnet et besparelsespotentiale på i alt kr. 8.323.000. Det er derfor IKR s forventning at KK såfremt optimeringsplanerne bliver fulgt vil kunne se frem til et samlet potentiale på min. kr. 10.739.000,-. Alle beløb i ovenstående er ekskl. Moms. Side 11 af 11