E Evaluering af Internet Week Denmark Juli 2016 Udarbejdet af LB Analyse for Aarhus Kommune
Indhold 1 Indledning... 3 2 Evalueringens formål og metode... 5 3 Internet Week Denmarks kendetegn... 7 4 Evalueringens resultater... 9 4.1 Resultater fra survey... 9 4.2 Resultater fra interviews med partnere og virksomheder... 11 4.3 Opsamling i forhold til de opstillede mål... 15 4.4. Opsamling på kritiske succesfaktorer... 16 5 Evalueringens anbefalinger... 18 2
1 Indledning Internet Week Denmark blev i år afholdt den 9.-13 maj i Aarhus, hvor festivalen for tredje år i træk satte fokus på internettet og dansk internetøkonomi. Internet Week Denmark fejrer Aarhus succesfulde og voksende internetmiljø i en hel uge. Målet er at gennemføre festival for hele Danmark med centrum i Aarhus og den midtjyske region. Festivalen omfatter et bredt udbud af events med fokus på internettet som driver for innovation og vækst. Festivalens mål er at skabe gode oplevelser både for borgere og virksomheder i byen. I løbet af fem hverdage er afholdt ca. 120 events og begivenheder inden for følgende fem spor i Aarhus, Skanderborg, Randers, Horsens og Silkeborg: Technology Business Citizenship Marketing Creative. Store som små virksomheder og organisationer har været værter for forskellige arrangementer, hvor de har demonstreret deres viden og kunnen. Derudover er der gennemført en række officielle begivenheder, som er arrangeret af Internet Week Denmarks sekretariat. Da Aarhus Byråd har vedtaget, at festivalen også skal gennemføres i 2017 er formålet med evalueringen at skabe et grundlag for at vurdere, hvorvidt festivalen bidrager til at opfylde de mål, som er opstillet for eventen. Evalueringen har fire opgaver: 1. Vurdere partnernes motivation for at deltage i festivalen samt kortlægge de fordele og resultater, de opnår ved deltagelsen i festivalen. 2. Belyse i hvor høj grad de aktører, der har deltaget i gennemførelsen af Internet Week Denmark, er tilfredse med det opnåede udbytte, og hvordan stiller de sig til Internet Week Denmark i de kommende år. 3. Opsamling af forbedringsforslag fra partnerne i festivalen, som kan danne grundlag for eventuelle korrigerende handlinger og prioriteringer for Internet Week Denmark i 2017. 3
Kapitel 2 omfatter evalueringens formål og metode. I kapitel 3 præsenteres kort eventens kendetegn, som grundlag for en forståelse af de opnåede resultater. Videre i kapitel 4 præsenteres evalueringens resultater opdelt på resultater fra den gennemførte survey og de gennemførte interviews med virksomheder og festivalens partnere. I kapitel 5 præsenteres en række opmærksomhedspunkter, som det anbefales at have fokus på ved tilrettelæggelsen af det kommende års festival. 4
2 Evalueringens formål og metode Aarhus Kommune har ønsket at få gennemført en evaluering af, om gennemførelsen af Internet Week Denmark har resulteret i opfyldelsen af de opstillede mål for eventen samt de deltagende aktørers vurdering af udbytte og tilfredshed med indsatsen. Internet Week Denmark er gennemført i perioden 9. 13. maj 2016 og har modtaget basisbevilling fra Aarhus Kommune samt en række private sponsorer og offentlige institutioner. Der er således tilknyttet mere end 30 partnere til organiseringen af festivalen. Som grundlag for den gennemførte analyse har evaluator haft adgang til eksisterende materiale i form af notater om Internet Week Denmark, strategioplæg om Internet Week Denmark samt oplysninger fra hjemmesiden om Internet Week Denmark. Som led i den øvrige dataindsamling til evalueringen er der gennemført en survey, der er sendt til 66 event-organizers. Derudover er der gennemført 19 interviews med repræsentanter (såvel virksomhedsdeltagere som offentlige partere) fra eventens brede partnerskab samt deltagende virksomheder. I tabellen herunder fremgår, hvem der er interviewet. Interviewperson Mona Juul Flemming Binderup Gammelgård Christian Schwarz Lausten Troels Nørlem Anja Bechmann Janus Sandsgaard Søren Tranberg Peter Lange Roar Nissen Mads Troelsgaard Aleksander Moos Mai Skou Wihlborg Lars Højholt Janus Boye Julie Kolind Marie Hedemann Mikkel Ingwar Karlsen Rasmus Vinge Chris Andersen Arbejdssted Envision Via University Seismonaut (operatør) Designit Aarhus Universitet Dansk Erhverv Invest in Denmark IBM Creuna Unity Studios Den Amerikanske Ambassade Aarhus Kommune (sekretariat, projektleder) Information J. Boye Studenterhus Aarhus Impact A/S Lakeside Cyberpilot WPWOO 5
I nedenstående tabel er opstillet temaerne for henholdsvis surveyen og de opfølgende interviews: Temaer for Surveyen Deltagelse i eventen Ressourceindsatsen for forberedelse og gennemførelse af arrangementer Tilfredshed med gennemførelsen af arrangementet Samarbejde med sekretariatet om information Motivation for deltagelse Udbytte af indsatsen Vurdering af Dokk1 Forslag til forbedringer Temaer for de opfølgende interviews Om motivationen for deltagelsen Den anvendte ressourceindsats Resultater af indsatsen Fortsatte deltagelse Anbefalinger til Internet Week Denmark. Interviewene med projektparterne og virksomheder er gennemført som telefoninterviews eller personlige interviews. De gennemførte interviews har primært været med personer, der ikke har besvaret spørgeskemaet for at få så bredt et billede af deltagernes vurdering af festivalen som muligt. Fordelen herved har i lyset af den korte tid, der har været til at gennemføre evalueringen været, at de gennemførte interviews har kunnet anvendes til at få indsigt i de overvejelser og begrundelser, som lægges til grund for deltagernes vurdering af festivalen. Samlet har den anvendte metode for dataindsamlingen haft den styrke, at det har været muligt at få så mange som muligt i tale i løbet af kort tid. 6
3 Internet Week Denmarks kendetegn Målet med Internet Week Denmark er at skabe en årlig tilbagevendende begivenhed for at fejre Aarhus voksende internetmiljø i en hel uge. Begrundelsen herfor er, at Aarhus og hele regionen er en vigtig spiller i den danske internetøkonomi. Målet er at understøtte gruppen af virksomheder inden for internetøkonomien ved at skabe en ramme og markedsplads for et frugtbart samspil mellem virksomheder, studerende (potentielle kommende medarbejdere), iværksættere, samt viden- og uddannelsessystemet mv. Derfor har et vigtigt delmål for gennemførelsen af begivenheden været at sætte fokus på internetøkonomiens økosystem (adgang til kapital, uddannelse, iværksættere, frontløberne blandt virksomhederne, branding og vidensystemet). Festivalen har derfor ønsket at præsentere aktiviteter, der har kunnet sætte fokus på alle elementer i økosystemet. Indsatsen har bygget videre på principperne, som kendetegnede festivalen i 2014 og 2015. Principperne omfatter crowdsourcing, hvilket betyder at virksomheder, organisationer, netværk m.fl. inviteres til at bidrage til festivalen med primært faglige, men også medsociale arrangementer. Det er kendetegnende for virksomhederne i internetøkonomien, at de er åbne over for at inddrage brugere og borgere i deres innovationsprocesser. Derfor har der været særligt fokus på at mobilisere en lang række virksomheder store som små til at påtage et værtskab under Internet Week Denmark. Projektet har derfor i høj grad haft en bottom up tilgang, hvor begivenheden er drevet af evnen til at kunne mobilisere og engagere en bred gruppe af aktører på tværs af økosystemet/klyngen. Virksomhederne har selv kunnet formulere de aktiviteter, de ønskede at gennemføre. Derudover har sekretariatet været ansvarlige for at gennemføre de officielle arrangementer herunder åbningsseminaret. Et andet kendetegn ved Internet Week Denmark har været, at begivenheden er cofinansieret mellem de offentlige og private parter ud fra et noget for noget princip. Virksomhederne har således selv stået for alle udgifter i forbindelse med gennemførelsen af de konkrete aktiviteter. Hovedparten af aktiviteterne har været gratis for deltagere, men der blev også i enkelte tilfælde opkrævet en betaling for deltagelse i arrangementet. Der er gennemført ca. 120 aktiviteter fordelt på følgende temaer: Technology, Business, Citizenship, Marketing og Creative i løbet af fem hverdage. Der har været 6000+ deltagere på de mange aktiviteter i 2016. Operatøren var også i 2016 en privat virksomhed (Seismonaut), som blev valgt efter et offentligt udbud. Den kommunalt ansatte projektleder har således rent fysisk været placeret 7
hos operatøren ud fra et ønske om bl.a. at opnå en hurtig reaktionstid, fleksibilitet i projektet og nærhed til markedet. 8
4 Evalueringens resultater Først har vi bedt et bredt udsnit af aktører om at svare på en survey, hvor spørgsmålene vi ønskede besvaret var, hvilke motivationsfaktorer, der var afgørende for aktørernes deltagelse i eventen og det udbytte, som aktørerne har opnået på kort sigt i form af nye muligheder og indsigter af positiv betydning for aktørernes forretningsgrundlag. Derudover blev aktørerne spurgt om eventen levede op til deres forventninger, om der var sammenhæng mellem deres indsats og udbytte, om kommunikation og information om festivalen har været let tilgængelig og af høj kvalitet, og om de vil anbefale andre at deltage i begivenheden i de kommende år. Endelig er der spurgt til vurderingen af DOKK1 som konferencested. I forlængelse heraf er der blevet spurgt særligt til følgende temaer: Respondenternes motivation for at deltage i festivalen Respondenternes oplevede resultater af deres deltagelse Omfanget af den anvendte ressourceindsats på afviklingen af konkrete events under festivalen Hvorvidt respondenterne vil anbefale andre at deltage i festvalen. Dernæst har vi gennem personlige interviews søgt at nå en bredere kreds samt at få indblik i hvilke forklaringer, der er på de umiddelbare resultater fra surveyen. Endelig er interviewene afsluttet med at få input til forbedringsforslag for Internet Week Denmark 2017. På de følgende sider fremgår resultaterne af evalueringen på de forskellige niveauer. 4.1 Resultater fra survey Sekretariatet har udsendt surveyen til 66 mulige respondenter. Heraf har 15 svaret svarende til en svarprocent på ca. 23 %, hvilket er nogenlunde tilfredsstillende. Surveyen er derfor suppleret med 20 personlige telefoninterviews, hvilket betyder at der har været tilbagemeldinger fra ca. 53 pct. af nøgleaktørerne for festivalen. Respondenterne repræsenterer en bred kreds af virksomheder, uddannelses- og videninstitutioner, partnere og styregruppen for festivalen. Alle respondenter har haft del i projektet på forskellige måder, og falder således, at ingen grupper hverken er over- eller underrepræsenteret. Fremmøde til events Indledningsvis er det undersøgt om der er en god overensstemmelse mellem det antal deltagere, der melder sig til et arrangement og så det konkrete fremmøde. Baggrunden er, at de to første år af festivalen oplevede flere eventsværter, at der var et stort frafald, hvilket på sigt kunne blive en udfordring for opbakningen til festivalen. I år er tilbagemeldingen, at 9
der er en god sammenhæng mellem antal tilmeldte og antal fremmødte, hvilket også bekræftes af de gennemførte interviews. Dokk1 som venue Som et nyt tiltag er DOKK1 i år blevet taget i brug som et helt centralt mødested for afvikling af en lang række af arrangementerne. Derfor er der særskilt søgt afklaret om stedet er egnet som centrum for afvikling af festivalen. Samlet er der en positiv vurdering af DOKK1 som mødested. Men der er dog også en række tilbagemeldinger, der tyder på, at der er plads til forbedringer i forbindelse med den praktiske afvikling af møderne. Her peges der på, at der kan strammes op med hensyn til information om adgangen til mødelokaler, avudstyr, der sætter ud, lokaler hvor der ikke er ryddet op ved mødestart samt udfordringer med cateringen såfremt, at der kommer flere deltagere end tilmeldt. Kommunikation & information En vigtig forudsætning for en vellykket festival er, at der er en god information mellem festivalens operatør og de ansvarlige for gennemførelsen af de enkelte events, god information om begivenhederne samt markedsføring heraf. Der er overvejende tilfredshed med informationen og det officielle kommunikationsmateriale. Der peges dog på, at informationen gerne må begynde tidligere ligesom, at en partner havde oplevet, at der var forkerte oplysninger om deres arrangement på hjemmesiden. Derudover blev det fremhævet af flere, at man mangler deltagerlister fra de enkelte arrangementer. Dette er vigtigt både af hensyn til at have et indblik i hvilken målgruppe, der reelt tilmelder sig arrangementet, men vurderes også at være en vigtig forudsætning for at kunne foretage en effektiv opfølgning i forhold til evt. potentielle nye medarbejdere, nye netværk, samarbejdspartnere eller salg. Motivation for deltagelse Ser vi på deltagernes motivation og udbytte af deres deltagelse tegner der sig følgende billede. For det første er det tydeligt, at motivationen for at deltage i Interne Week Denmark 2016 hænger sammen med muligheden for at brande virksomheden og forstærke netværket til andre virksomheder og virksomhedens kunder. Helt centralt står også muligheden for at rekruttere og dermed sætte fokus på talentmassen i form af potentielle nye medarbejdere. Det er virksomhedernes vurdering, at der er kamp om de dygtige talenter, hvorfor festivalen er en god mulighed for at afsøge markedet for morgendagens medarbejdere. Ligeledes anvendes begivenheden også til at pleje medarbejderne og skabe gode oplevelser for disse herunder give dem mulighed for at danne nye netværk på tværs af virksomhederne. 10
Udbytte af at deltage Ser vi på de resultater, som virksomhederne har fået ud af deres deltagelse flugter dette i høj grad deres motivation for deltagelse, da hovedparten af respondenterne fremhæver, at de efterfølgende har fået nye muligheder for at brande deres virksomhed/organisation. Dernæst er videndelingen med andre virksomheder/organisationer, samt skabelsen og udvidelse af netværk topscorere, hvilket vidner om, at motivationen for ny viden også er brugt i virksomheden efterfølgende. Forandringer for virksomhederne/organisationerne er hovedsagligt manifesteret i medarbejderpleje, hvilket igen trækker tråde til motivationen for at opnå ny viden. Dette billede er i overensstemmelse med resultaterne fra festivalen i 2014 og 2015. Samlet vurdering Derfor er det heller ikke så overraskende, at respondenterne helt overvejende finder, at der er god sammenhæng mellem den leverede indsats og udbytte af deltagelsen. Videre er det vurderingen, at festivalen helt overvejende levede op til respondenternes forventninger. Ligesom at hovedparten ønsker at deltage igen næste år, samt også gerne anbefaler festivalen til andre virksomheder. Disse meget positive tilbagemeldinger flugter helt overvejende også resultaterne fra evalueringen af Internet Week Denmark 2014 og 2015. Der er imidlertid også nogle få respondenter, som har været mindre positive med hensyn til, om festivalen har levet op til deres forventninger og sammenhængen mellem indsats og udbytte. En nærmere forståelse heraf er blevet forsøgt afklaret gennem de personlige interviews, jf. nedenfor. 4.2 Resultater fra interviews med partnere og virksomheder På tværs af alle de interviewede er der stor tilfredshed med Internet Week Denmark. Næsten alle vurderer, at Internet Week Denmark er en god og vigtig begivenhed, som man bør deltage i, da det styrker byens og regionens omdømme, og dermed har en positiv indflydelse på de generelle rammebetingelser, som påvirker virksomhedernes konkurrenceevne. Virksomhederne kvitterer for, at de offentlige parter prioriterer at skabe nye måder og rammer på, hvordan virksomhederne kan møde hinanden. Flere peger på, at festivalen understøtter Aarhus som en frisk by, hvor der er højt til loftet, og hvor der er plads til at tænke anderledes. Rekruttering og medarbejderpleje I virksomhedernes økosystem er det særligt adgangen og rekrutteringen af talentfulde medarbejdere, som har fokus under festivalen. Festivalen anvendes til at komme i kontakt 11
med potentielle nye talenter og nye medarbejdere. Dette vurderes særligt vigtigt, da der er stor kamp om de dygtigste talenter inden for området. Ligesom flere virksomheder peger på, at festivalen er særlig vigtig i forhold til både at kunne fastholde den kvalificerede arbejdskraft, da medarbejderne reelt får adgang til at skabe nye netværk og deltage i arrangementer med et vist fagligt niveau. Klyngeudvikling, netværk og kundepleje Virksomhederne er særligt meget tilfredse med den netværksånd, som festivalen repræsenterer. Virksomhederne ser festivalen som en mulighed for at etablere og videreudvikle netværk herunder fremhæves af flere, at de virksomhedsrettede arrangementer typisk anvendes til kundepleje. Derfor deltager virksomhederne fortsat gerne i arrangementer, hvor der er mulighed for at danne nye partnerskaber og dele viden med andre virksomheder. Virksomhederne er derfor fortsat positiv over for, at festivalen stiller en ramme til rådighed, hvor virksomhederne kan skabe nye relationer på tværs af virksomheder, medarbejdergrupper, kunder og leverandører. Resultater og effektkæder Vi har i evalueringen af Internet Week Denmark arbejdet med en effektkæde, hvor der alene er fokus på hvilke nye muligheder og indsigter, som virksomhederne opnår via deres deltagelse i de forskellige aktiviteter. Her svarer de interviewede helt i overensstemmelse med resultaterne for festivalen i 2014 og 2015, at festivalen bidrager til at styrke virksomhedens forretningsgrundlag inden for især følgende områder: Branding og markedsføring af virksomheden Etablering af nye netværk og udvikling af eksisterende netværk Videndeling med andre virksomheder Åbne virksomheden op for potentielle nye medarbejdere Få input til nye ideer inden for virksomhedens forretningsområder. På tværs af de interviewede kan vurderingen af kvaliteten af de gennemførte arrangementer med fordel deles op i en række observationer. Hvilken type festival? Helt overordnet er der en generel tilfredshed med arrangementernes kvalitet. Ser vi nærmere på de forskellige typer af arrangementer er virksomhederne meget tilfredse med de arrangementer, som de selv gennemfører, mens der er konstruktiv kritik af åbningsarrangementet og balancen mellem borger og businessdelen. Flere peger på, at det er vigtigt at arbejde med festivalens varedeklaration og blive skarpere på om festivalen er en businessfestival eller om det er en borger-business-festival. Her fremhæves, at forudsætningen for virksomhedernes fortsatte engagement er, at business-delen står tydeligt, og at det 12
fortsat bør arbejdes på at hæve ambitionsniveauet gennem fx flere store arrangementer med globale trendsættere inden for området. De mindre virksomheder er også i år gennemgående mere tilfredse end de større virksomheder. Det er tydeligt, at de mindre virksomheder ser det som en god mulighed for at gøre opmærksom på sig selv i markedet og skabe nye relationer og netværk. Særligt nye virksomheder beretter, at festivalen giver gode muligheder for at afprøve nye forretningsidéer, styrke markedsføringen over for potentielle nye kunder samt afprøve deres forretningsmodel. Mens det for de mellemstore virksomheder mere handler om rekruttering. De større virksomheder vurderer fortsat, at de fremadrettet kunne ønske, at der bliver taget initiativer, som mere retter sig mod de fælles udfordringer og muligheder, som de større virksomheder har. Der efterlyses i højere grad et stærkere business-spor plus evt. flere strategiske møder a la IBM-mødet i år. Festivalens form og indhold Aktørerne er fortsat positive over for crowdsourcing-modellen, da det er et sundt princip, at virksomhederne selv er primus motor i forberedelse og afviklingen af de enkelte events. På den anden side er det vigtigt for at skabe et stærkere ejerskab til festivalen hos virksomhederne, at der arbejdes med at skabe en sammenhæng mellem de enkelte aktiviteter hos virksomhederne og den store fortælling for festivalen. Særligt nogen af de store virksomheder vil gerne kunne se sig selv i festivalens store fortælling, og anbefaler at der fremadrettet arbejdes med at stramme op på antallet af spor. Lidt forenklet fremhæves at festivalen bør udvikle sig ved at gå mere i dybden på færre emner fremfor at sprede sig over for mange temaer. Ressourceforbrug De interviewede vurderer, at det at være vært ved et arrangement er meget ressourcekrævende, hvorfor det fortsat har stor betydning at optimere på at komme ud til virksomhederne så tidligt som muligt, da de gerne fortsat vil have længere tid til at planlægge deres værtskab. Flere fremhæver, at selv om der har været længere tid til planlægning i år, synes de, at de alligevel er blevet presset på tiden. De er meget opmærksomme på, at forberedelsen og gennemførelsen af festivalen er en meget stor logistikopgave, hvorfor der også er meget stor ros til operatør og projektleder for deres evne til at eksekvere festivalen på en professionel måde. Flere peger på, at der er behov for flere ressourcer til at understøtte sekretariat og projektledelse, særligt i forberedelses- og eksekveringsfasen, hvis festivalen skal skaleres. Men i særlig høj grad efterlyses der en stærkere markedsføring af festivalen og de enkelte arrangementer, som gennemføres hos virksomhederne. Dette skal ses i sammenhæng med, at en række af de mindre virksomheder ser festivalen som en enestående mulighed for at bli- 13
ve kendt uden for det nære virksomhedsmiljø. En af de interviewede havde lavet sin egen markedsundersøgelse med det resultat, at festivalen fortsat er ukendt blandt nøgleaktører i Hovedstaden. Det er således vurderingen, at der fortsat er et stort uudnyttet potentiale for at rekruttere store relevante virksomheder til festivalen. Ligesom at der er stykke vej endnu såfremt at festivalen skal blive en landsdækkende begivenhed. Hjemmesiden Ligeledes fremhæver flere, at kommunikationen før og under begivenheden kan styrkes. De interviewede kvitterer for at hjemmesiden er blevet bedre, selv om flere peger på at overskueligheden fortsat er en udfordring og at den i højere grad bør anvendes som et dynamisk værktøj, hvor man kan finde opdaterede deltagerlister, og som kan være knyttet til virksomhedernes hjemmeside, således at ændringer på hjemmesiden automatisk bliver uploadet til de relevante hjemmesider for de virksomheder, som er værter ved arrangementer. I forlængelse heraf foreslås også udviklet en outlook kalender, som kan downloades til mobiltelefonen. Særligt vedrørende partnere For at skabe indblik i hvordan udvalgte partnere vurderer Internet Week Denmark herunder deres motivation for at støtte projektet, og hvad der skal til for, at de fortsat vil støtte projektet, er der gennemført interviews med en række partnere. Resultaterne vedrørende partnere følger den generelle tendens i denne evaluering, nemlig, at de fortsat er positive over for gennemførelsen af Internet Week Denmark, herunder det udbytte de har fået af deres deltagelse. Partnerne er således positive overfor at fortsætte deres engagement i 2017 om end flere peger på at det godt kan blive på et lavere niveau end i år. Flere peger på, at det er særdeles ressourcekrævende, jf. afsnit 4.3. at være partnere, da der er anvendt meget tid på udvikling og gennemførelsen af de konkrete arrangementer. Motivationen for at blive partner i projektet er et ønske om at opnå en branding af virksomheden gennem den eksponering, der er muligt via begivenheden. Derudover er der også et vist ønske om at betale tilbage til byen hos en række af partnere samt ønsket om at få indflydelse på eksekveringen af festivalen. Endelig er den helt afgørende præmis for deres medvirken, at de fortsat får adgang til spændende samarbejdspartnere og dermed mulighed for netværksskabelse med relevante partnere. Men det skal også fremhæves, at det også er blandt denne gruppe, at der findes en konstruktiv kritik i form af en række forslag til forbedringer af festivalen, som det er evaluators vurdering er vigtigt at tage hånd om, for at sikre både en videreudvikling af festivalen samt den fornødne opbakning til de kommende års festival. 14
Denne gruppe kvitterer for, at der er taget en række initiativer til at aktivere partnerskabet under gennemførelsen af festivalen. Flere partnere peger på, at man gerne må fortsætte ad denne vej herunder fx ved at invitere til særlige arrangementer for partnerne forud for selve festivalen for at styrke netværk, samt fortsætte gennemførelsen af særlige VIParrangementer under festivalen. Det er helt afgørende for partnerne, at den faglige overligger sættes højt, da de udelukkende ønsker at blive forbundet med aktiviteter, der er præget af professionalisme. Det er derfor også i denne gruppe, at der peges på, at selv om kvaliteten af de gennemførte aktiviteter har været høj, er det vigtigt at overveje om der er behov for så stor bredde i udbuddet af aktiviteter, som der har været med de fem spor. Herudover peger flere på, at det kan overvejes at indføre et element af deltagerbetaling, da det vil styrke commitment hos deltagerne på de enkelte events. Flere peger på, at man skal være opmærksom på metaltræthed blandt Tordenskjolds soldater, da det ofte er de samme virksomheder og organisationer, der engagerer sig i festivaler som Internet Week Denmark. Derfor anbefales fortsat at arbejde på at gøre partnerskredsen bredere samt arbejde på at få nye sponsorer ombord såfremt, at der satses på at fortsætte udviklingen af festivalen. 4.3 Opsamling i forhold til de opstillede mål Med baggrund i resultaterne fra surveyen og de opfølgende interviews er det nu muligt at samle op i forhold til de opstillede mål for Internet Week Denmark. Her fremkommer der på den ene side et billede af, hvad det er, der motiverer virksomhederne til at deltage i festivalen, samt hvad de umiddelbart får ud af deres deltagelse. Tilbagemeldingerne viser, at der fortsat er god overensstemmelse mellem motivationen for deltagelse og udbyttet af deltagelsen, da det i begge tilfælde er muligheden for at styrke netværk, skabe gode oplevelser, pleje medarbejderne, input til nye idéer i forhold til virksomhedens forretningsgrundlag, muligheden for at brande virksomheden og i den forbindelse også muligheden for at komme i kontakt med potentielle nye medarbejdere. Fokus på talentmassen af potentielle medarbejdere vurderes at være en stærk motivationsfaktor for virksomhedernes deltagelse. De erhvervsmæssige resultater knytter sig til, at virksomhederne vurderer, at de gennem deres deltagelse i Internet Week Denmarks aktiviteter har styrket deres relationer til relevante aktører i markedet, særligt deres kundegruppe, styrket deres synlighed (særligt de mindre virksomheder) i internetøkonomien og vist jobmuligheder for potentielle medarbejdere. Dette billede flugter meget resultaterne fra festivalen i 2014 og 2015. 15
For det andet vurderer deltagerne, at de har fået godt udbytte af deres deltagelse, og at der er god overensstemmelse mellem det forventede udbytte og den leverede indsats i festivalen. Deltagerne er langt overvejende positive med hensyn til at deltage igen i 2017, og de er også parate til at anbefale arrangementet over for andre virksomheder. Videre vurderes DOKK 1 at være et godt konferencested, som godt med tiden kan udvikle sig til et centralt omdrejningspunkt for afvikling af alle de events som ikke gennemføres hos de enkelte virksomheder. Der peges også i tilbagemeldingerne på, at der er behov for, at stramme op på en række praktiske forhold, såfremt DOKK1 skal blive et unikt mødested for Internet Week Denmark. Ligeså er der også en række andre vigtige forudsætninger for at kunne rekruttere både eventværter og tiltrække deltagere til festivalen. Det er vigtigt med en god markedsføring af festivalen, præcis kommunikation om festivalen og et godt samspil mellem operatør og eventværter herunder den praktiske information om bl.a. mødedeltagere, forberedelse af events og mødesteder. Sekretariatet har godt hånd om at håndtere disse udfordringer, men det er også et område, hvor der med fordel kan arbejdes på særligt at styrke festivalens synlighed. Samlet er det evaluators vurdering, at de opnåede resultater af gennemførelsen af Internet Week Denmark er af en sådan positiv karakter, at festivalen er med til at tegne konturerne af en ny fælles identitet på tværs af virksomhederne om at høre til i en klynge af virksomheder inden for internetøkonomien, der uanset deres placering i værdikæden har stort gavn af deres lokalisering i Aarhus området. Ligesom virksomheder og organisationers ressourceindsats vidner om et stort engagement fra de involverede i at sikre, at festivalen bliver en succes. Der peges imidlertid også i interviewene på en række udfordringer, som skal håndteres til de kommende festivals, såfremt, at forventningerne skal indfris i de kommende år. Forbedringsforslagene gennemgås nærmere i det afsluttende kapitel om anbefalinger. 4.4. Opsamling på kritiske succesfaktorer En del af fremgangsmåden i de gennemførte interviews har været også at afdække, hvilke kritiske faktorer, der har særlig stor betydning for udfaldet af festivalen. En kritisk faktor forstås her bredt på den måde, at dét både kan være en udfordring i projektet eller at det kan være en del af projektet, der har været central for, at projektet er lykkedes i den sidste ende. Da den generelle tilbagemelding, jf. ovenstående har været meget positivt, er der overvægt af kritiske faktorer primært, som har været vigtige eller afgørende for, at deltagerne vurderer projektet som en succes. Men der er også peget på en række faktorer, som vurderes som en udfordring i den gennemførte indsats. Samlet kan faktorerne med fordel inddrages i det videre arbejde, som et baggrundstæppe for at vurdere den fremtidige strategi, indhold og aktiviteter for det kommende års Internet Week Denmark. 16
De kritiske faktorer er opstillet i nedenstående skema, hvor grøn markerer de faktorer, der fremmer opnåelsen af succes og gul markerer de faktorer, som hæmmer opnåelsen af succes i projektet. Fremmende faktorer Et velfungerende advisory board Godt samspil mellem de ledende aktører om rekruttering Gennemførelsen af tillidsskabende møder Opstramning af hjemmesiden Dygtig projektledelse Operatør der er kendt og anerkendt i markedet Oplevelse af professionalisme Stort fokus på faglighed og markante krav til projektets umiddelbare resultater Godt valg af koncept og bottom-up tilgang Stor opbakning fra aktører. Hæmmende faktorer Tid er en knap faktor, som der skal tages højde for Manglende ressourcer til forberedelse og markedsføring Utilstrækkelig kommunikation forud og under eventen Manglende aktivering af de store erhvervsaviser Manglende deltagerlister Hjemmesidens overblik og funktionalitet kan styrkes Bedre samspil mellem hjemmesiden og virksomhedernes egen hjemmeside. 17
5 Evalueringens anbefalinger Hvis der ses på tværs af evalueringens resultater, kan der uddrages følgende anbefalinger: 1. Fokus på klyngeudvikling - bliv skarpere på festivalens dna og rationale 2. Fastholdelse af fokus på talentmassen, relationsskabelse, branding og videndeling mellem virksomheder 3. Skab overblik og indblik gennem målrettet kommunikation om og markedsføring af festivalen 4. Fastholdelse af principperne for konceptet for Internet Week Denmark 5. Styrke sekretariatet og de praktiske vilkår for afvikling af festivalen. I det følgende begrundes og uddybes disse anbefalinger. Fokus på klyngeudvikling - bliv skarpere på festivalens dna og rationale Gennemførelsen af Internet Week Denmark er motiveret af et ønske om at styrke udviklingen af økosystemet for internetøkonomien og derigennem understøtte klyngeudviklingen af virksomheder i internetøkonomien. Når der skal arbejdes med udvikling af klyngen er udfordringen så at sige at få liv i klyngen, hvilket vil sige at aktivere potentialet og ressourcerne i den identificerede klynge, idet virksomhederne ofte ikke vil være bevidste om, at de indgår i en sammenhæng, der kan bidrage til at understøtte deres udviklingsmuligheder. Evalueringen viser, at der er en begyndende erkendelse af en fælles identitet, dvs. en oplevelse af, at man hører til i et netværk af virksomheder, som kan have udbytte af samarbejde, handle og videndele med hinanden. Dette er en god begyndelse for evt. at udarbejde en egentlig politik for klyngeudviklingen. Festivalen er et vigtigt bidrag i denne proces. Det er imidlertid vurderingen, at såfremt man ønsker at gå videre ad den vej er der behov for, at festivalen får en skarpere profil på, hvordan der etableres en egentlig klynge inden for internetøkonomien. Festivalens store fortælling efterlyses af en række af virksomhederne. Samtidig er det Internet Week Denmarks mål fortsat at blive en national begivenhed inden for internetøkonomien i hele Danmark for både store, mellemstore og mindre virksomheder. Ligeledes er det lykkes at engagere nationale partnere samt tiltrække deltagere fra det øvrige land. Flere af de interviewede har givet udtryk for, at det er vigtigt at få en endnu stærkere forankring i det regionale områder før kræfterne kastes ind i at tiltrække deltagere fra det øvrige land. Andre interviewede har givet udtryk for, at der skal satses endnu hårdere på at få gjort festivalen til en national begivenhed med et internationalt format. 18
Det er evaluators vurdering, at der er behov for at prioritere i hvilken retning festivalen skal udvikle sig. Skal man gå målrettet efter udvikle og skabe en fælles identitet om at udvikle en lokal/regional klynge af virksomheder i internetøkonomien eller skal festivalen som begivenhed gå efter at blive en national/international begivenhed med mange topnavne på Orange scene. Evalueringen bekræfter, at festivalen er kommet langt i de to første år, men det er vurderingen, at en fortsat succes i markedet er betinget af, at man bliver mere fokuseret omkring, hvilken retning man ønsker at gå med festivalen. Derfor kan det overvejes i højere grad at anvende festivalen som et erhvervspolitisk virkemiddel til at italesætte en satsning på at skabe en identifikation inden for klyngen samt skabe grundlaget for en fortsat udvikling af klyngen. Fortællingen om klyngeudviklingen bliver dermed styrende for videreudvikling af festivalen. Målet bør være, at klyngen på sigt oplever festivalen som sit eget projekt. Fastholdelse af fokus på talentmassen, relationsskabelse, branding og videndeling mellem virksomhederne Etablering af en stærk klynge består typisk af et netværk af innovative virksomheder, som er afhængige af samme viden og som både konkurrerer, samarbejder og køber varer og ydelser hos hinanden. Evalueringen bekræfter i lighed med tidligere år meget tydeligt, at virksomhedernes motivation for at deltage i arrangementer er mulighederne for at brande og synliggøre deres forretningsområder herunder mulighederne for at skabe netværk med andre virksomheder og muligheden for at kunne gøre sig mere synlig i forhold til nye medarbejdere. Evalueringens resultater viser, at det er på de samme områder, at virksomhederne også oplever, at de får udbytte af deres deltagelse i Internet Week Denmark. Der er således en rigtig fin sammenhæng mellem motivationen for at deltage og det opnåede udbytte, hvilket er særdeles positivt. Det vurderes således at der er gode vilkår tilstede for at festivalen kan bidrage til at skabe nye relationer og netværk, som på sigt vil medvirke til at styrke forretningsgrundlaget for virksomhedernes udvikling i klyngen for internetøkonomi. Det anbefales at skabe rammer, hvor der er fokus på især talentmassen, branding, netværksskabelse og videndeling mellem virksomhederne fordi, at det er i overensstemmelse med virksomhedernes motivation og ønsker til indsatsen og virksomhedernes oplevede udbytte af deltagelsen. Skab overblik og indblik gennem målrettet kommunikation af og markedsføring om markedsføring af festivalen Igen i år er det tilbagemeldingen, at der er behov for at arbejde med kommunikationen om festivalen og markedsføringen af både den overordnede festival og de konkrete arrangementer. Det er vigtigt, at kommunikationen om eventen opleves som god og let tilgængelig af målgruppen. Det har været et gennemgående tema i tilbagemeldingerne under de gennemførte interviews, at markedsføringen fremhæves som et forbedringsområde. Det om- 19
handler markedsføringen af eventen både før afholdelsen, men i særdeleshed også under gennemførelsen af festivalen, da det er her eksponeringen kan være størst af virksomhederne. En styrket markedsføring skal også ses i sammenhæng med ambitionsniveauet for festivalen. Såfremt festivalen ønsker at bidrage til konstitueringen af en klynge for virksomheder i internetøkonomien kan der med fordel forberedes og gennemføres en professionel markedsføringsindsats over for de relevante målgrupper. Der peges også på, at der er behov for at aktivere flere af de store erhvervsaviser, som med artikler og tilstedeværelse kan styrke omtalen af festvalen. Dette vil også kunne medvirke til at styrke den fælles identitet blandt virksomhederne i internetøkonomien. Det kan anbefales at gennemføre en mere målrettet markedsføring, hvor der tages udgangspunkt i de forskellige typer af virksomheder inden for internetøkonomien. Det er vigtigt at præcisere udbyttet for fx den mindre, mellemstore og store virksomhed af at deltage i Internet Week Denmark samt, hvordan sekretariatet kan bistå de forskellige typer af virksomheder med at deltage i festivalen. Endelig har flere af de interviewede virksomheder også i år peget på, at de gerne må anvendes som markedsføringskanal og ambassadør for de kommende års festival. Fastholdelse af principper for konceptet for Internet Week Denmark I tilrettelæggelsen af Internet Week Denmark er der lagt vægt på et koncept, der bygger på at mobilisere og engagere virksomheder i at påtage sig ejer- og værtskab til at afholde de konkrete aktiviteter. Virksomhederne har haft adgang til faglig bistand fra sekretariatet vedrørende eventuelle praktiske spørgsmål, men har ellers selv stået for at gennemføre de udbudte arrangementer. De konkrete arrangementer spænder meget bredt og i praksis er arrangementer blevet gennemført såfremt, at der har været et publikum til aktiviteten. Disse grundlæggende principper for Internet Week Denmark adskiller sig fra den måde, man traditionelt inddrager virksomheder på, når der skal arbejdes med at styrke virksomhedernes økosystem. Denne evaluering viser, at der fortsat er opbakning til principperne for festivalen. Dette er vigtigt at fastholde sammen med ønsket om at styrke festivalens bidrag til at styrke klyngeudviklingen inden for internetøkonomien. Det er et vigtigt kendetegn ved festivalen, at der er en kort vej mellem idé og eksekvering, og at der er mulighed for, at virksomhederne selv kan stå for gennemførelsen af konkrete aktiviteter, som er knyttet til virksomhedernes forretningsmodel. Det anbefales derfor fortsat at fastholde principperne bag Internet Week Denmark, da disse har vist sig særdeles velegnede til at motivere gennemførelse af virksomhedsstyrede aktiviteter og indeholder et stærkt potentiale for udviklingen i klyngen. 20
Styrke sekretariatet og de praktiske vilkår for afviklingen af festvalen Det er afgørende for festivalens succes og festivalens fortsatte udvikling, at det opleves som nemt og smidigt at deltage med et værtsskab og være deltager i festivalen. Operatøren har en helt central rolle i at skabe en festival, der fremstår gennemsigtig og operationel for de deltagende parter. Evalueringen viser, at der er stor tilfredshed med det arbejde, der udøves fra projektleder og operatøren. Der peges imidlertid også i tilbagemeldingerne fra de deltagende parter på en række forbedringsforslag, som hvis de implementeres, kan medvirke til at styrke festivalen. For at skabe en øget gennemsigtighed om planlægningen af festivalen kan der med fordel arbejdes med et årshjul omhandlende de enkelte etaper i planlægningen af festivalen, som er synlig for parterne. Videre fremhæves, at informationen om deltagerne kan styrkes ved, at der bliver tilgængelige deltagerlister på festivalens hjemmeside samt at der sikres et link mellem festivalens hjemmeside og de enkelte værtskabers hjemmesider, så ændringer i fx tilmeldte deltagere automatisk opdateres på de respektive hjemmesider. Tiltaget vil kunne optimere interessen for arrangementerne. Ligeledes kan adgangen til festivalens mange aktiviteter også forbedres ved at udvikle fx en kalender for festivalen til brug for mobilen. For at få flere af de nye og mindre virksomheder med ombord i festivalen efterlyses en ekstra håndsrækning til forberedelse og markedsføring af de konkrete arrangementer. Ligesom at der også med fordel kan udarbejdes en fælles evaluerings skabelon, som stilles til rådighed for værterne, til brug for en vurdering af deltagernes udbytte på de gennemførte arrangementer. Som det fremgår af evalueringens resultater vurderes sekretariatet at være velfungerende. Det er evaluators vurdering, at såfremt at man skal indfri de forskellige forslag om at styrke betjeningen af de deltagende parter og virksomheder samt løfte en stærkere business profil for festivalen, kan der være behov for at tilføre sekretariatsfunktionen med yderligere ressourcer. 21