Notat vedrørende opfølgning på kammeradvokatens redegørelse marts 2011.

Bestyrelsesmøde nr. 53, 28. april 2011 Pkt. 7. Bilag 1 til notat 4 Opfølgning på MPsagen rektors handlingsplan Notat vedrørende opfølgning på kammeradvokatens redegørelse marts 2011. Som opfølgning på Kammeradvokatens redegørelse og det samlede forløb af MP-sagerne ændrer og forbedrer Københavns Universitet en række procedurer, så der kan ikke kan skabes tvivl om tilliden til KU. Det er helt centralt prioriteret for ledelsen og bestyrelsen på KU, at de forskellige initiativer bliver kvalificeret gennem grundige diskussioner og vurderinger af, hvad universitetet kan lære af Penkowa-sagen. Både når det handler om at sikre den forskningsmæssige integritet generelt og når det gælder KU s arbejdsgange specifikt. Det er ligeledes helt centralt, at der tilrettelægges en række processer, som sikrer den nødvendige medinddragelse af ansatte og studerende. MP-sagen har været så ekstrem, at mange af KU s procedurer er blevet trykprøvet, og nogle steder skal det have opfølgende konsekvenser fordi der er blevet blotlagt svagheder, som der skal rettes op på. Det er en diskussion, som KU s ledelse anser for vigtig og nødvendig. Her og nu vil KU s ledelse pege på fem vigtige indsatsområder, men der kan eventuelt komme flere til i den kommende drøftelse af forbedringsmuligheder (der vedlægges nogle uddybende idéer): 1) KU skal forbedre varetagelsen af de studerendes tarv, hvis de bliver involveret i en sag eller konflikt på KU. Der etableres derfor en studenter-ombudsmand. 2) Hvad angår indstillinger til priser og lignende skal et fagkyndigt forum/udvalg fremover altid afgive en begrundet og underskrevet indstilling inden sagen sendes videre i det akademiske ledelsessystem, med mindre det strider mod de regler, der gælder for den pågældende pris. I sådanne indstillingssager skal det også sikres, at foreliggende oplysninger om relevante personalemæssige forhold (som skal behandles fortroligt) indgår eksplicit i sagsbehandlingen på en sådan måde, at det ikke går ud over den enkeltes retsstilling. 3) Det er KU s ansvar, at personer under forskeruddannelse får kendskab til grundlæggende regler og fremgangsmåder i relation til forskningsetik, god videnskabelig praksis, datahåndtering/-opbevaring, dokumentationskrav, forfatterskaber og ved mistanke om uregelmæssigheder/uredelighed. Der skal foretages en gennemgang og eventuel justering af eksisterende ph.d. kurser for at sikre, at ovenstående med sikkerhed indgår som en fast del af forskeruddannelsen. Muligheden for etablering af et særligt organ til at rådgive ph.d.- studerende og varetage deres interesser vil blive vurderet. 4) Vedrørende regnskab ved forskningsbevillinger skal det sikres, at der også i praksis er en adskillelse mellem forskeren og den regnskabsmedarbejder, der varetager bilagskontrol mv. Regnskabsmedarbejderen skal således altid referere til en overordnet i den administrative streng. 5) Der skal foretages en grundig gennemgang af KU s regelsæt vedr. videnskabelig praksis og mistanke om uredelighed. Det skal herunder sikres, at opgavefordelingen mellem Praksisudvalg og ledelsesstreng bliver tydeliggjort, således at KU bedst muligt kan håndtere

anmeldelser om mistanke om dårlig videnskabelig praksis eller uredelighed. Repræsentanter for det videnskabelige personale vil blive inddraget i processen. Herunder vil repræsentanter for den gruppe af forskere, der har underskrevet de åbne breve til bestyrelsen, blive inddraget i arbejdet. Ralf Hemmingsen, 28. marts 2011 Nedenfor følger en handlingsplan på de 5 punkter samt for diverse forvaltningsmæssige forhold, som sagen har dokumenteret mangler ved (håndtering af politianmeldelser generelt (studerende og ansatte), decorum, notatpligt/journalisering og diverse sagsgange).

Kritikpunkt De studerendes forhold/tarv Opfølgning KU skal forbedre varetagelsen af de studerendes tarv, hvis de bliver involveret i en sag eller konflikt på KU. Der etableres derfor en studenter-ombudsmand. Ansvar REKSEK Tidsplan Forslag om ombudsmand skal være ledelsen i hænde senest den 15. oktober 2011 Der nedsættes et udvalg med et kommissorium om at fremsætte forslag vedr. en studenterombudsmand (placering af hvervet, de tilhørende opgaver, kompetence, kompatibilitet med det øvrige system, aflønning m.v.). Udvalget skal have følgende bestykning Formand: En dekan 8 studenter repræsentanter Repræsentanter fra de enkelte fakulteter, herunder en juridisk professor gerne fra afdelingen, der forsker i konflikthåndtering Repræsentant fra US Repræsentant HR&O REKSEK er sekretariat og faciliterer udvalget Afrapportering REKSEK orienterer løbende den daglige øverste ledelse om arbejdet med henblik på orientering af bestyrelsen

Kritikpunkt Opfølgning Nye regler for indstillinger til priser og hædersbevisninger Hvad angår indstillinger til priser og lignende skal et fagkyndigt forum/udvalg fremover altid afgive en begrundet og underskrevet indstilling inden sagen sendes videre i det akademiske ledelsessystem, med mindre det strider mod de regler, der gælder for den pågældende pris. I sådanne indstillingssager skal det også sikres, at foreliggende oplysninger om relevante personalemæssige forhold (som skal behandles fortroligt) indgår eksplicit i sagsbehandlingen på en sådan måde, at det ikke går ud over den enkeltes retsstilling. Ansvar Tidsplan F&I/KUFIR 1. Udarbejdelse af forslag (april/maj) 2. Høring af akademiske råd (juni) 3. Behandling i LT (august) 4. Implementering (august/september) (Gerne tidligere, da Eliteforskprisen indstilles i august/september) KUFIR bedes om forslag, der høres i de akademiske råd. Et set-up kan evt. inkorporere både F&I samt HR&O for at alle nødvendige kompetencer dækkes. F&I er sekretariat og faciliterer processen Afrapportering F&I orienterer løbende den daglige øverste ledelse om arbejdet med henblik på orientering af bestyrelsen

Kritikpunkt Opfølgning Generel kritik Det er KU s ansvar, at personer under forskeruddannelse får kendskab til grundlæggende regler og fremgangsmåder i relation til forskningsetik, god videnskabelig praksis, datahåndtering/-opbevaring, dokumentationskrav, forfatterskaber og ved mistanke om uregelmæssigheder/uredelighed. Der skal foretages en gennemgang og eventuel justering af eksisterende ph.d. kurser for at sikre, at ovenstående med sikkerhed indgår som en fast del af forskeruddannelsen. Muligheden for etablering af et særligt organ til at rådgive ph.d.-studerende og varetage deres interesser vil blive vurderet. Ansvar Tidsplan US/KUFUR Det forventes, at KUFUR udarbejder en tidsplan for arbejdet med udkastet, høringsprocessen og den efterfølgende implementering. Tidsplanen sendes til rektor via undertegnede, så hurtigt som muligt. Endvidere bør KUFUR overveje muligheden for etablering af et særligt organ til at rådgive ph.d.-studerende og varetage deres interesser vil blive vurderet og afrapportere disse overvejelser til rektor inden sommerferien frist den 24. juni 2011. Det er rektors forventning, at KUFUR kan starte behandlingen på næste den 11. april 2011. KUFUR bedes udarbejde et forslag til et obligatorisk kursus for ph.d.-studerende om grundlæggende regler og fremgangsmåder i relation til forskningsetik, god videnskabelig praksis, datahåndtering/-opbevaring, dokumentationskrav, forfatterskaber og ved mistanke om uregelmæssigheder/uredelighed. Når udkastet forelægger, høres KU s Akademiske Råd og Ph.d.-udvalg herom. Efter høringen og evt. bearbejdelse forelægges forslaget LT. Herefter implementeres kurset. US er sekretariat og faciliterer KUFUR Afrapportering US orienterer løbende den daglige øverste ledelse om arbejdet med henblik på orientering af bestyrelsen

Kritikpunkt Opfølgning Projektstyring/økonomi Vedrørende regnskab ved forskningsbevillinger skal det sikres, at der også i praksis er en adskillelse mellem forskeren og den regnskabsmedarbejder, der varetager bilagskontrol mv. Regnskabsmedarbejderen skal således altid referere til en overordnet i den administrative streng. Ansvar Tidsplan Universitetsdirektøren/Koncern-økonomi KU s øverste ledelsesfora og HSU er orienteret om behovet for ændrede referenceforhold og overholdelse af funktionsadskillelse i første halvdel af april måned. Top-100 orienteres på seminar den 3. maj, og ændring af referenceforhold skal være tilendebragt med udgangen af maj 2011. Fakultetsdirektørerne sikrer i samarbejde med institutlederne, at referenceforholdene ændres, hvor det skal gøres. Afrapportering Fakultetsdirektørerne rapporterer senest 1. juni 2011 til Universitetsdirektøren og Vicedirektør for Koncern-økonomi, hvor og hvor mange referenceændringer, der er gennemført.

Kritikpunkt Opfølgning Håndtering af videnskabelig uredelig og videnskabelig praksis - Klarere regler for anmeldelse af uredelighed: Retstillingen for dem der anmelder mistanke om dårlig videnskabelig praksis eller uredelighed skal sikres. Samtidig skal det klargøres, hvad der er henholdsvis ledelsens og universitetets interne uredelighedsudvalgs (Praksisudvalget) ansvar, når der skal tages stilling til enkelte sager. Gennemgang af Praksisudvalgets regler Der laves en betænkning Ansvar Tidsplan REKSEK 2. maj: Møde med Praksisudvalgets formandskab - drøfte opfølgning og proces 5. maj: Møde med initiativtagerne til de åbne breve til bestyrelsen om Penkowa-sagen - bl.a. drøfte opfølgning og proces 15. oktober: Betænkning afleveres Efter drøftelse med Praksisudvalgets formandskab og initiativtagerne de åbne breve til bestyrelsen udarbejdes et kommissorium, og der nedsættes et udvalg til at sikre opfølgningen og gennemgang af Praksisudvalgets regelsæt Udvalget har følgende sammensætning: Formand: En dekan 2 medlemmer fra Praksisudvalget 1VIP-medlem fra hvert af de akademiske råd 2 øvrige medlemmer udpeget af rektor. Udpegning vil ske efter drøftelse med initiativtagerne til de åbne breve til bestyrelsen om Penkowa-sagen. Arbejdet foreslås udmøntet i en betænkning REKSEK er sekretariat og faciliterer udvalget Afrapportering REKSEK orienterer løbende den daglige øverste ledelse om arbejdet med henblik på orientering af bestyrelsen

Kritikpunkt Andre forhold: Universitetets rutiner og generelle ressourceberedskab samt forvaltningsmæssige forhold Opfølgning Håndtering af politianmeldelse generelt (responsum fra JUR FAK) Decorum (Kammeradvokaten udarbejder notat til brug for KU) Notatpligt Journalisering Sagsgange Ansvar REKSEK Tidsplan Håndtering af politianmeldelse generelt (responsum fra JUR FAK) Forventes udarbejdet i efteråret 2011 Dekorum (Kammeradvokaten udarbejder kort responsum om dekorum til brug for KU) Forventes udarbejdet inden sommeren 2011 Notatpligt Forventes udarbejdet og udsendt ultimo august 2011 Journalisering Forventes udarbejdet og udsendt ultimo august 2011 Sagsgange - afventer udfald skærpet tilsyn REKSEK foranstalter indhentelser af de respektive responsa hos JUR og Kammeradvokaten. REKSEK udarbejder selv/i samarbejde med relevante FAafdelinger de øvrige notater Afrapportering REKSEK orienterer løbende den daglige øverste ledelse om arbejdet med henblik på orientering af bestyrelsen

Kritikpunkt Intern kommunikation Opfølgning Stormøde afholdt på Panum d. 22. marts om eftermiddagen Rektorat inviteres til deltagelse i fakultetssamarbejdsudvalg (FSU) på alle fakulteter for at drøfte rektors handleplan som opfølgning på MP-sagen Medinddragelse i processerne, der følger af rektors handleplan De berørte ph.d.-studerende (enten tidligere eller nuværende) er orienteret om foreløbig status vedr. undersøgelsen af MP's videnskabelige produktion og deres egen status i den forbindelse Ansvar REKSEK Tidsplan Møder i FSU'er inden sommerferien. Processerne der følger af rektors handleplan se de enkelte punkter ovenfor. De berørte ph.d.-studerende vil få opdateret orientering, så snart kommissorium for undersøgelsen foreligger i endelig form Afrapportering Bestyrelsen får mundtlig status som led i løbende rapportering