Regnskab med Microsoft Excel 2016 Lav dit regnskab med Excel ms Excel 2016 niveau: Lidt kendskab til Excel 28 lektioner opgavefiler
Microsoft Office EXCEL 2016 kursusbog Forfatter: Tina Samuelson Udgivet af: Public Data 2017 Public Data kursusmaterialer Rettigheder Ingen del af denne bog må gengives, overføres, afskrives, lagres i et søgesystem eller oversættes til noget sprog eller computersprog, i nogen form eller på nogen måde, elektronisk, mekanisk, magnetisk, optisk, kemisk, manuelt eller på anden måde uden forudgående skriftlig tilladelse fra Public Data kursusmaterialer undtagen i henhold til en aftale om licens. Ansvarsfraskrivelse Oplysningerne i dette kursusmateriale er skrevet på en "som er" basis uden garanti. Hverken forfatter eller Public Data kursusmateriale har noget ansvar for tab eller skade forårsaget eller påstås at være forårsaget direkte eller indirekte af instruktionerne i denne bog, eller af computer software og hardware produkter, der er beskrevet i den. Disclaimer Vi gør en oprigtig indsats for at sikre nøjagtigheden af det beskrevne materiale; men Public Data giver ingen garanti, udtrykt eller underforstået, med hensyn til kvalitet, korrekthed, pålidelighed, nøjagtighed, eller fri fra fejl i denne bog eller de beskrevne produkter. Data anvendt i eksempler og opgave datafiler er beregnet til at være fiktive. Enhver lighed med virkelige personer eller virksomheder er helt tilfældig. Public Data kurser Naverland 2 2600 Glostrup www.publickurser.dk Kommentarer og forslag til forbedringer: mail@publicdata.dk 1
REGNSKAB MED EXCEL Introduktion til kurset Hvad lærer du? At oprette en projektmappe i ms Excel 2016 (eller Excel 2010), som kan anvendes til at føre dit regnskab, samt at oprette en faktura der er automatiseret ved hjælp af LOPSLAG. Hvad skal du kunne for at få noget ud af kurset? Det anbefales, at du har et grundlæggende kendskab til Excel. Vejledningerne er beskrevet rimeligt udførligt, men formler og funktioner vil være mere overskuelige hvis Excel ikke er ukendt for dig. Hvad indeholder kurset? Kurset indeholder 27 lektioner med opgaveløsninger i Excel format samt et kapitel med tips til hvordan du kan arbejde med effektivt med dit regnskab i Excel. I bogen er der link til download af en zip fil med løsningsfiler til alle lektionerne, så du kan få hjælp, hvis du går i stå. Kan jeg ikke bare bruge den færdige opgavefil til mit regnskab? I princippet kan du springe kurset over, og gå direkte til løsningsfilen til lektion 27, hvis du bare ønsker en færdig Excel skabelon til at føre dit regnskab i. Men de fleste regneark i projektmappen indeholder formler og funktioner, som sikkert skal til rettes for at passe til dit regnskab, så det anbefales. Så hvis du vælger den løsning, skal du have lidt kendskab til, hvordan du tilpasser en færdigt Excel projektmappe. Skal jeg kende noget til regnskab? Nej egentligt ikke, for kurset handler ikke om hvordan du kan føre dit regnskab, men om at oprette en projektmappe, der kan bruges til at føre et regnskab i. Jeg er ikke regnskabsuddannet, og ikke kyndig i professionelle regnskabsudtryk. Så muligvis er der termer, som er forkerte, omvendt så er bogen skrevet på almindelig dansk, så du ikke drukner i fagudtryk. Download af opgavefiler: http://www.itkursus.dk/dl/excelregnskab.zip 2
INDHOLDSFORTEGNELSE REGNSKAB MED EXCEL... 2 Introduktion til kurset...2 INDHOLDSFORTEGNELSE... 3 LEKTION 1.... 9 OPRET PROJEKTMAPPEN OG DET ARK, DER SKAL DANNE GRUNDLAG FOR REGNSKABET... 9 I denne lektion lærer du...9 Opret ny projektmappe...9 Dato format...9 Vælg valuta...10 Omdøb dit regneark...11 Tjekliste til lektion 1....11 LEKTION 2... 12 OPRET NYT ARK SKRIV EN TITEL OG FORMATER ARKET... 12 I denne lektion lærer du...12 Opret et nyt ark...12 Skriv titel og tilpas dato format...13 Tjekliste til lektion 2....13 LEKTION 3... 14 OPRET EN TABEL MED OVERSKRIFT... 14 I denne lektion lærer du...14 Indtast overskrifter...14 Konverter teksten til en tabel...15 Tabel layout...16 Tilpas tabellen...16 Indsæt en Total række...18 Tjekliste til lektion 3....18 LEKTION 4... 19 OPRET EN OVERSIGT OVER TOTAL UDGIFT/INDKOMST OG BALANCE... 19 I denne lektion lærer du...19 Indsæt nogle ekstra sektioner...19 Skriv og formater overskrifter...20 Formater overskrifterne....21 Indsæt rammer...21 Kopier formatering til andre celler...23 Moms...23 Tjekliste til lektion 4....23 LEKTION 5... 24 3
OPRET ET REFERENCE ARK... 24 I denne lektion lærer du...24 Indsæt et nyt ark...24 Skriv listen Transaktioner...25 Skriv listen Indbetaling og Udbetaling...25 Tjekliste til lektion 5....26 LEKTION 6... 27 OPRET EN RULLEMENU (DROP DOWN LISTE)... 27 I denne lektion lærer du...27 Indsæt en rullemenu for Transaktioner...27 Indsæt en rullemenu for Analyse konti...29 Indsæt en rullemenu for Moms konti...29 Tjekliste til lektion 6....29 LEKTION 7... 30 INDSÆT EN INDLEJRET HVIS FUNKTION MED ABSOLUTTE REFERENCER DER AKTIVERES NÅR DU INDTASTER EN BANK TRANSAKTION.... 30 I denne lektion lærer du...30 Du skal oprette HVIS funktion der har følgende formål:...30 Indsæt en indlejret HVIS funktion...31 Test funktionen...33 Relative og Absolutte referencer...33 Opret en Absolut reference...35 Indsæt en absolut reference i din HVIS funktion...35 Formatér til Dkr....36 Tjekliste til lektion 7....36 LEKTION 8... 37 INDSÆT INDLEJREDE HVIS FUNKTIONER FOR DE ANDRE KONTI... 37 I denne lektion lærer du...37 Opret en HVIS funktion for de andre konti...37 Kopier funktionen...37 Ret de absolutte referencer i funktionen...38 Tjekliste til lektion 8....38 LEKTION 9... 39 NAVNGIV EN EXCEL TABEL... 39 I denne lektion lærer du...39 Navngiv tabellen Januar...39 Tjekliste til lektion 9....40 LEKTION 10... 41 INDSÆT EN FORMEL FOR MÅNEDENS BALANCE... 41 I denne lektion lærer du...41 Kontroller rækken Total...41 Indsæt en SUM funktion der tæller Total for dine transaktions konti...42 Overfør Total for transaktions konti til Månedsbalance...42 Formater Månedsbalance tal som valuta...44 Tjekliste til lektion 10....44 LEKTION 11... 45 OPRET EN FORMEL DER AKKUMULERER BALANCEN HVER MÅNED... 45 4
I denne lektion lærer du...45 Opsæt den akkumulerede balance for Bank konti...45 Indsæt en formel for akkumuleret balance for Bank konto...46 Indtast testdata på arket Januar...46 Indtast formler for de andre transaktions konti...47 Tjekliste til lektion 11....47 LEKTION 12... 48 INDSÆT FUNKTION DER SAMMENTÆLLER MÅNEDENS TOTALE INDTÆGT OG UDGIFT... 48 I denne lektion lærer du...48 Indsæt en SUMHVIS funktion for månedens indkomst...48 Indtast en funktion for udgifter...49 Test med flere posteringsrækker og tilpas...50 Tjekliste til lektion 12....50 LEKTION 13... 51 RYD OP PÅ ARKET FØR DET KOPIERES... 51 I denne lektion lærer du...51 Indsæt en SUM.HVIS funktion for købsmoms...51 Indsæt en SUM.HVIS funktion for salgsmoms...52 Tilpas tabellen...53 Tilpas kolonne bredde...53 Rens arket for test data...54 Kontroller at alle formler og funktioner stadig virker...55 Tjekliste til lektion 13....55 LEKTION 14... 56 BETINGET FORMATERING... 56 I denne lektion lærer du...56 Tilpas betinget formatering...56 Kontroller om formatering virker...58 Tjekliste til lektion 14....58 LEKTION 15... 59 OPRET ET MOMS ARK OG KOPIER JANUAR MÅNED... 59 I denne lektion lærer du...59 Opret et nyt ark til momsberegning...59 Opret en liste til den indgående moms...60 Opret en liste til den udgående moms...60 Overfør momsbeløb fra Januar ark...61 Sådan skal du IKKE kopiere et ark...61 Kopier Januar ark til Februar ark...62 Giv tabellen et navn...63 Tjekliste til lektion 15....63 LEKTION 16... 64 TILPAS FORMLEN FOR DEN AKKUMULEREDE BALANCE... 64 I denne lektion lærer du...64 Ret overskrift til den rigtige måned...64 Dato funktioner...64 Tilret funktionen for den akkumulerede balance for Bank...65 Tilret funktionen i de andre akkumulerede balancer...66 5
Tjekliste til lektion 16....66 LEKTION 17... 67 INDSÆT RESTEN AF MÅNEDER OG TILPAS... 67 I denne lektion lærer du...67 Indsæt de resterende måneder...67 Tilpas arket Marts...68 Omdøb tabellen...68 Ret på overskrift i celle A1...68 Tilret de akkumulerede balancer...69 Ret resten af månederne...69 Test dit regnskabsark...70 Tjekliste til lektion 17....70 LEKTION 18... 71 OPSÆT ET SLUT PÅ ÅRET ARK... 71 I denne lektion lærer du...71 Opret et nyt ark...71 Start på Årsarket...71 Overfør Indtægts konti fra listen på Refarket...72 Konverter til en tabel...73 Tilpas tabellen...73 Opret en Udgift tabel på Årsarket...74 Indsæt en oversigtstabel i toppen af arket...74 Tre tabeller på Årsarket...75 Indsæt et årstal...76 Indsæt det aktuelle årstal i celle A1 med en formel:...76 Tjekliste til lektion 18....76 LEKTION 19... 77 TILPAS TABELLEN INDKOMST PÅ ÅRSARKET... 77 I denne lektion lærer du...77 Indsæt en SUM.HVIS funktion for Januar indkomst...77 Lidt om sammensætning af funktioner...78 Indsæt SUM.HVIS funktion for Indtægt i resten af månederne...79 Indsæt SUM i Total rækken...79 Formater valuta for Indkomst tabellen...80 Test om det virker...80 Tjekliste til lektion 19....80 LEKTION 20... 81 INDSÆT SUM.HVIS FUNKTION I TABELLEN UDGIFT PÅ ÅRSARKET... 81 I denne lektion lærer du...81 Indsæt SUM.HVIS funktion for udgifter...81 Tjekliste til lektion 20....82 LEKTION 21... 83 INDSÆT EN FORMEL I TABELLEN TOTAL PÅ ÅRSARKET... 83 I denne lektion lærer du...83 Konverter tabel til område...83 Overfør tal til Total Indkomst og Total Udgift...84 Formater med talformat kr....85 6
Indsæt en formel for Total...85 Anvend Betinget Formatering på Total rækken...86 Gentag med at oprette en regel for negative tal...86 Kopier formateringen til Total for resten af månederne...87 Tjekliste til lektion 21....87 LEKTION 22... 88 GØR DIT MOMSARK FÆRDIGT... 88 I denne lektion lærer du...88 Overfør total købsbeløb inkl. moms...88 Overfør total salgsbeløb inkl. moms...89 Indsæt et par overskrifter...89 Formater Køb som tabel...90 Formater Salg som tabel...90 Udregn din købsmoms...91 Indsæt en formel der udregner moms...91 Kontroller formlen...92 Indsæt et par ekstra linjer til en moms oversigt øverst på arket...92 Konverter tabellen Momsafregning til et område...93 Overfør tal til Momsafregning...94 Formater og tilpas dit momsark...95 Tjekliste til lektion 22....95 LEKTION 23... 96 OPRET EN FAKTURA SKABELON... 96 I denne lektion lærer du...96 Opret et nyt ark...96 Indsæt logo og skriv Faktura...96 Indsæt dine firma oplysninger...97 Kunde, dato, faktura nr. og kunde nr....97 Opret tabel til faktura indhold...98 Indsæt betalings information...99 Indsæt en hvid baggrund...99 Formater din faktura...100 Tjekliste til lektion 23....100 LEKTION 24... 101 AUTOMATISER FAKTURA INDTASTNING AF PRODUKTER... 101 I denne lektion lærer du...101 Opret en produktliste...101 Opret en rulleliste på faktura...102 Indsæt en LOPSLAG funktion for Beskrivelse...103 Indsæt en LOPSLAG funktion for Pris...104 Indsæt en HVIS funktion til beregning af moms...104 Indsæt en HVIS funktion til beregning af total beløb...105 Finpudsning af faktura...105 Tjekliste til lektion 24....106 LEKTION 25... 107 OPRET ET KUNDEARK OG LOPSLAG FUNKTIONER DER OVERFØRER KUNDEDATA TIL FAKTURA... 107 I denne lektion lærer du...107 Opret et nyt reference ark til kunder...107 7
Indsæt kundenavn automatisk med LOPSLAG...108 Indsæt resten af kundeoplysningerne med LOPSLAG...109 Tjekliste til lektion 25....109 LEKTION 26... 110 LÅS VIGTIGE CELLER... 110 I denne lektion lærer du...110 Lås celler op som ikke skal beskyttes...110 Lås arket Faktura...112 Fjern arkbeskyttelse...113 Fortsæt med at beskytte de andre ark...113 Tjekliste til lektion 26....113 LEKTION 27... 114 FINPUDSNING AF DIT REGNSKAB... 114 I denne lektion lærer du...114 Faktura nummer...114 Omdan dit kundeark til en tabel...115 Kontroller at det hele virker...115 Gem som skabelon...116 Tjekliste til lektion 27....116 TIPS TIL EXCEL... 117 Frys ruder...117 Opdel tekst i flere kolonner...117 Saml tekst fra flere kolonner...118 Indsæt en note (en kommentar)...118 Diagram ud fra data i en tabel...118 Hurtigt diagram med F11...119 Vis alle celler med formler...119 Skift fra ark til ark med tastatur genvej...119 Tilføj Lommeregner til værktøjslinjen Hurtig Adgang...119 8
LEKTION 1. Opret projektmappen og det ark, der skal danne grundlag for regnskabet I denne lektion lærer du At oprette et opstartsark til regnskabet hvori du skriver du start og slut dato på regnskabsåret og navn på de konti, der skal indeholde åbningsbalancer. Du skal også tilpasse dato format, vælge valuta og omdøbe regnearket. Opret ny projektmappe Opret en nyt projektmappe og gem den! 1. Åbn Excel og Åbn en Ny Tom Projektmappe. 2. Giv arket en titel i celle A1 Regnskab 2017 for eksempel. 3. Skriv resten af teksten. Start og slut dato og konti. Vær opmærksom på, at det kan give problemer at oprette nye konti midt i regnskabsåret, derfor kan det være en fordel at oprette et par ekstra konti som reserve. Dato format Hvis du ikke er tilfreds med den måde Excel skriver dato på, kan du ændre det: 9
1. Klik på fanen Hjem > på den lille pil nederst til højre > i gruppen Tal. 2. Vælg Dato i Kategori listen i venstre side. 3. Vælg det ønskede dato format. 4. Klik på OK knappen for at lukke dialogboksen. Vælg valuta 1. Skriv 0 i alle felter der skal indeholde et åbningstal. Husk at du kan trække i autofyld + ikonet, hvis indhold i cellerne skal være ens 10
2. Marker felterne og vælg derefter valuta: Fanen Hjem > gruppen Tal. 3. Nu ser det sådan ud: Omdøb dit regneark Det sidste du skal gøre er at omdøbe regnearket: 1. Højreklik på fanen Ark 1 nederst i venstre side. 2. Vælg Omdøb fra genvejsmenuen. 3. Skriv det nye navn på fanen. Giv arket et navn som f.eks. Opstart. Gem projektmappen. Tjekliste til lektion 1. Opret og gem en ny projektmappe Opret og gem og et nyt regneark Omdøb et regneark Indtast start og slut dato for dit regnskab Opret konti til brug for indtastning af åbningssaldi. Formater arket Opstart med dato format og valuta. Gem projektmappen. 11
LEKTION 2 Opret nyt ark skriv en titel og formater arket I denne lektion lærer du I denne lektion skal du indsætte et nyt ark i projektmappen, og omdøbe det. Du skal skrive titel på arket, og bliver måske nødt til at ændre formatet i cellen. Fortsæt med din projektmappe fra lektion 1. Opret et nyt ark 1. Klik på + tegnet nederst i venstre hjørne ved siden af arket Opstart. 2. Højreklik på det nye ark, vælg omdøb, og kald arket Jan (eller Januar). 12