Internt statsligt køb og salg i Navision Stat

Internt statsligt køb og salg i Navision Stat 6. juni 2017 ØSY/TIE/CPS Forberedelse og midlertidig håndtering i overgangsperiode Indledning Som det fremgår af Moderniseringsstyrelsens vejledning om internt statsligt køb og salg af varer og tjenesteydelser, skal samtlige statslige virksomheder fra 2017 anvende særskilte debitor- og kreditorsamlekonti til henholdsvis internt og eksternt statsligt køb og salg af varer og tjenesteydelser. De nye retningslinjer indføres for at synliggøre statens interne tilgodehavender og gæld i statsregnskabet samt for at tilgodese kravet om konsolidering i nationalregnskabet. De nye retningslinjer gælder fra 1. oktober 2017, hvor kontiene 6118 og 9518 skal anvendes til afregning af mellemværender ved køb og salg mellem statslige virksomheder. I den anledning er der udarbejdet dette forberedende dokument, der beskriver hvad der skal foretages af ændringer på statslige debitorer og kreditorer for at kunne anvende de nye samlekonti. Samtidig stiller Moderniseringsstyrelsen(MODST), et hjælpeværktøj Forbered debitor og kreditor til Internt statsligt køb og salg til rådighed, der opretter nye statslige debitorer og kreditorer, hvis disse har en saldo, eller ændrer bogføringsgruppen på eksisterende statslige debitorer og kreditorer, hvor saldoen er 0,00. Kørslen samme med en beskrivelse finder du under stien http://www.modst.dk/systemer/navision-stat/loebendeaendringer-og-opdateringer pr. 16.06.17

Side 2 af 16 Indholdsfortegnelse Forberedelse... 3 Nye SKS konti... 3 Kontoplan... 3 Bogføringsgrupper... 4 Oprettelse af Debitorbogføringsgruppe... 4 Oprettelse af Kreditorbogføringsgruppe... 4 Ny nummerserie... 4 Debitorer med saldo forskellig fra 0,00... 5 Debitorer hvor saldoen er lig 0,00... 6 Fremadrettet oprettelse af nye Debitorer... 6 Oprettelse af ny skabelon der understøtter ny debitorsamlekonto... 7 Kreditorer med saldo forskellig fra 0,00... 8 Kreditorer hvor saldoen er lig 0,00... 9 Fremadrettet oprettelse af nye Kreditor... 10 Oprettelse af ny skabelon der understøtter ny kreditorsamlekonto... 10 Håndtering i overgangsperioden... 12 Løbende spærring for bogføring af debitorer og kreditorer... 12 Match af statslige kreditorer på Købsdokumenter fra INDFAK... 13 Tilretning af GIS datastrømme til statslige debitorer og kreditorer... 16

Side 3 af 16 Forberedelse Nye SKS konti Sti: Afdelinger/Opsætning/Programopsætning/Generel Integration/ØDUP Integration og SKS kontoplan SKS kontoplanen indeholder to nye samlekonti 6118 og 9518 som fremadrettet skal anvendes til internt statsligt køb og salg. Samlekontiene 6115 og 9515, skal fremadrettet kun bruges til private debitorer og kreditorer. Kontoplan Sti: Afdelinger/Økonomistyring/Finans/Kontoplan Til de to nye SKS samlekonti 6118 og 9518, skal der i NS kontoplanen oprettes to nye samlekonti med frispecifikation. En ny debitorsamlekonto 6118xx og en ny kreditorsamlekonto 9518xx. Navnet kontiene har i SKS Kontoplanen overføres automatisk til NS kontoplanen, men kan ændres til fx det forslået, som ses i skærmbilledet her under. For at oprette kontiene skal du trykke på Ny i Handlingsbåndet, og udfyld felterne på normalt vis. Tryk OK. Derefter kan du evt. ændre navnet.

Side 4 af 16 Bogføringsgrupper Sti: Afdelinger/Økonomistyring/Opsætning/Bogføringsgrupper For at understøtte Internt statsligt køb og salg, skal der oprettes to bogføringsgrupper en til statsdebitorer og en til statskreditorer. Oprettelse af Debitorbogføringsgruppe For at oprette en ny Debitorbogføringsgruppe, skal du trykke på Ny i Handlingsbåndet. Indtast fx STATDEB i kode og vælg kontoen 611801(eller anden frispec.). Udfyld resten af felterne på normal vis. Oprettelse af Kreditorbogføringsgruppe For at oprette en ny Kreditorbogføringsgruppe, skal du trykke på Ny i Handlingsbåndet. Indtast fx STATKRE i kode og vælg kontoen 951801(eller anden frispec.). Udfyld resten af felterne på normal vis. Ny nummerserie Sti: Afdelinger/Økonomistyring/Opsætning/Generelt og Nummerserie I de regnskaber, hvor der er mange kreditorer og debitorer kan man overveje at oprette en oprette en ny nummerserie, så man kan holde de nye kreditorer og debitorer afskilt fra de gamle. Bemærk: Det skal dog siges, at det ikke er uden problemer, at oprette ny nummerserier, da der kun kan opsættes en nummerserie default. Er der ønske om at an-

Side 5 af 16 vende en ny nummerserie, skal denne nummerserie opsættes under Købs- og Salgsopsætningen, og vil blive brugt fremadrettet til oprettelse alle nye debitorer eller kreditorer Debitorer med saldo forskellig fra 0,00 Sti: Afdelinger/Økonomistyring/Tilgodehavender/Debitorer Dette afsnit beskriver hvordan du kan klargøre statslige debitorer som har en saldo forskellig fra nul. For at kunne anvende det værktøj, som MODST stiller til rådighed for statsinstitutioner, til oprettelse af nye statslige debitorer på baggrund af de gamle, skal CVR nummeret være angivet på kortet. Sådan gør du: Når Debitorer vælges får du først tilbudt en liste over alle debitorer. Det anbefales at du vælger feltet CVRnr. ind via vis kolonne. Dette felt er vigtigt da alle debitorer uden CVRnr. bør undersøges, for om det er statsdebitorer, som skal have påført CVRnr., inde kørslen køres. Bemærk: Her ses et eksempel på en debitoroversigt, hvor CVRnr. feltet, er en del af visningen. Dette filter viser de debitorer, som er ok og ikke skal rettes. For at finde de debitorer der skal have tilføjet CVRnr., kan du lave det omvendte filter, hvor CVRnr. feltet er blankt, hvor du vælger Filtrer til denne værdi, ved at højreklikke på feltet CVRnr. Oversigten med debitorer uden CVRnr. kan herefter udlæses til Excel. CVRnr. påføres på de relevante debitorer ud fra listen, som MODST leverer. For SAM kunder sendes listen til SAM, som tilretter eller indlæser Excel arket via GIS Excel. Filteret skal se sådan ud, i CVR Nr., se også her under.

Side 6 af 16 Debitorer hvor saldoen er lig 0,00 Sti: Afdelinger/Økonomistyring/Tilgodehavender/Debitorer Dette afsnit beskriver hvordan du kan klargøre statslige debitorer hvor saldo er 0,00. Sådan gør du: Ønsker du at se en oversigt over debitorer der kan genbruges og kun skifte Debitorbogføringsgruppen, kan du sætte et filter i Debitoroversigten, der viser debitorer, hvor saldoen er 0,00. Klik på pilen ud for Debitorer, og vælg Avanceret filter og tilføj filter. Her ses Nummer, dette ændre du, ved at trykke på pilen og sætte filter til Alle. Finde Saldo, og angiv værdien 0. Se også hvordan her under. Bemærk: De debitorer der kan genbruges kræver kun, at Debitorbogføringsgruppen ændres. Dette sørger kørslen automatisk for på debitorer, hvor CVR nummret er tilknyttet debitorkortet. Fremadrettet oprettelse af nye Debitorer Sti: Afdelinger/Økonomistyring/Tilgodehavender/Debitorer

Side 7 af 16 Ved løbende oprettelse af nye statsdebitorer vælger du Ny i Handlingsbåndet. Relevante felter udfyldes. Feltet Debitorbogføringsgruppe udfylder du med STATDEB, eller den bogføringsgruppen der er opsat med samlekonto 6118xx. Oprettelse af ny skabelon der understøtter ny debitorsamlekonto Sti: Afdelinger/Opsætning/Programopsætning/Generelt/Konfigurer masterskabeloner I regnskaber, hvor der modtages debitoroprettelser via GIS integrationen, eller via en DDI oprettelse, hvor der anvendes en skabelon til opsættelse af standardfelter, fx bogføringsgrupper, skal der nu anvendes to skabeloner, hvis debitormassen i fagsystemet består af både statsdebitorer og private debitorer. Den skabelon der findes i forvejen skal bruges til de private debitorer. Til Statsdebitorerne skal der oprettes en ny skabelon, som opsættes med den nye Debitorbogføringsgruppe med finanskonto 6118xx. Sådan gør du: Tryk på Ny i Handlingsbåndet. Øverst i billedet indtaster du en sigende kode, fx STATDEB. I tabel-id vælges tabel 18, Debitortabellen. Nederst vælges de feltnavne ind, som du ønsker oprettet i skabelonen. Bemærk: Du kan oprette den nye skabelon efter den gamle, hvor det eneste felt der skal være anderleder er Standardværdien i linjen med feltnavn Debitorbogføringsgruppe, her skal den nye Debitorbogføringsgruppe STATDEB indsættes.

Side 8 af 16 Kreditorer med saldo forskellig fra 0,00 Sti: Afdelinger/Økonomistyring/Gæld og Kreditorer Dette afsnit beskriver hvordan du kan klargøre statslige kreditorer, som har en saldo forskellig fra 0,00. For at kunne anvende det værktøj, som MODST stiller til rådighed for statslige kreditorer på baggrund af de gamle, er kravet at CVRnr., er angivet på kreditorkortet. Sådan gør du: Når Kreditorer vælges får du først tilbudt en liste over alle kreditorer. Det anbefales at du vælger feltet CVRnr. ind via vis kolonne. Dette felt er vigtigt da alle kreditorer uden CVRnr. bør undersøges, for om der er en statskreditor, som skal have påført CVRnr., inden kørslen køres. Bemærk: Her ses et eksempel på en kreditoroversigt, hvor CVRnr. feltet, er en del af visningen. Dette filter viser de kreditorer, som er ok og ikke skal rettes. For at finde de kreditorer der skal have tilføjet CVRnr., kan du lave det omvendte filter, hvor CVRnr. feltet er blankt, hvor du vælger Filtrer til denne værdi, ved at højre klikke på feltet CVRnr. Oversigten over debitorer uden CVRnr. kan herefter

Side 9 af 16 udlæses til Excel, hvor CVRnr. påføres på de relevante debitorer ud fra listen, som MODST leverer. For SAM kunder sendes listen til SAM, som tilretter eller indlæser Excel arket via GIS Excel. Filteret skal se sådan ud,, i CVR nummer, se også herunder. Kreditorer hvor saldoen er lig 0,00 Sti: Afdelinger/Økonomistyring/Gæld og Kreditorer Dette afsnit beskriver hvordan du kan klargøre statslige kreditorer, hvor saldo er lige 0,00. Sådan gør du: Ønsker du at se en oversigt over kreditorer der kan genbruges og kun skal skifte Kreditorbogføringsgruppen, kan der sættes et filter, der viser kreditorer i kreditoroversigten, hvor saldo er 0,00. Klik på pilen ud for Kreditorer, og vælg Avanceret filter og tilføj filter. Her ses Nummer, dette ændre du ved at trykke på pilen og vælge Alle. Finde Saldo og angiv værdien 0. Se også hvordan herunder. Bemærk: De kreditorer der kan genbruges kræver kun, at Kreditorbogføringsgruppen ændres. Dette søger kørslen automatisk for på de kreditorer, hvor CVR Nummer er tilknyttet kreditorkortet.

Side 10 af 16 Fremadrettet oprettelse af nye Kreditor Sti: Afdelinger/Økonomistyring/Gæld og Kreditorer Ved løbende oprettelse af nye statskreditorer vælges Ny i Handlingsbåndet. Relevante felter udfyldes. Feltet Kreditorbogføringsgruppe udfyldes med STAT- KRE, eller den bogføringsgruppen der er opsat med samlekonto 9518xx. Oprettelse af ny skabelon der understøtter ny kreditorsamlekonto Sti: Afdelinger/Opsætning/Programopsætning/Generelt/Konfigurer masterskabeloner I regnskaber, hvor der modtages kreditoroprettelser via GIS integrationen eller via en DDI oprettelse, hvor der anvendes en skabelon til opsættelse af standardfelter, kan fx bogføringsgrupper, skal der nu anvendes to skabeloner, hvis kreditormassen i fagsystemet består af både statskreditorer og private kreditorer. Den skabelon der findes i forvejen skal bruges til de private. Til Statskreditorer skal der oprettes en ny skabelon, som opsættes med den nye kreditorbogføringsgruppe med finanskonto 9518xx. Sådan gør du: Tryk på Ny i Handlingsbåndet.

Side 11 af 16 Øverst i billedet indtaster du en sigende kode, fx STATKRE. I tabel-id vælges tabel 23, Kreditortabellen. Nederst vælges de feltnavne ind som du ønsker oprettet i skabelonen. Bemærk: Du kan oprette den nye skabelon efter den gamle, hvor det eneste felt der skal ændres, er Standardværdien i linjen med feltnavn Kreditorbogføringsgruppe. Denne sættes op med den nye Kreditorbogføringsgruppe STATKRE.

Side 12 af 16 Håndtering i overgangsperioden Løbende spærring for bogføring af debitorer og kreditorer Sti: Afdelinger/Økonomistyring/Tilgodehavender og Afdelinger/Økonomistyring/Gæld Det er vigtigt, at gamle debitor- og kreditorkort spærres, når saldoen går i 0,00. Dette fordi disse peger på de gamle samlekonti, og konteringen derfor vil blive forkert. Derfor skal de gamle kreditor- og debitorkort, hvor der er oprettet nye kreditorkort og debitorkort spærres, efterhånden som alle poster udlignes. For at fremfinde disse kreditorer og debitorer kan nedenstående filter anvendes løbende. Filteret kan udvides med debitornr., eller kreditornr., hvis dette er muligt. Sådan gør du: Klik på pilen ud for Kreditorer, og vælg Avanceret filter og tilføj filter. Her ses Nummer, det ændre du ved at trykke på pilen og vælge Alle. Finde Saldo og angiv værdien 0. Bemærk: Filteret til Debitorer angives på samme måde. Find de relevante kreditorer eller debitorer, som skal spærres og åben kortet ved, at vælge Rediger i Handlingsbåndet. Sæt feltet Spærret til Alle. Fjern evt. CVRnr., fra kortene. Det giver en ekstra sikkerhed, specielt på kreditorer, hvor købsdokumenter modtages fra INDFAK. Se også beskrivelse herunder.

Side 13 af 16 Match af statslige kreditorer på Købsdokumenter fra INDFAK Sti: Afdelinger/Køb/Ordrebehandling/E-Bilag og Indgående Købsdokumenter I en periode hvor der både er saldo på gamle og nye kreditorer, vil der ikke kunne masseaccepteres på alle købsdokumenter i Indgående købsdokumenter. På de kreditorer, hvor der en overgang er to åbne kreditorkort vil Leverandøren ikke automatisk blive fundet ved modtagelse i NS og skal tilknyttes via Entydig kreditornr. MODST anbefaler følgende model til håndtering af overstående, indtil alle gamle kreditorer er spærret: Du skal starte med at masseacceptere de dokumenter, hvor leverandøren er fundet. Det ses i feltet Leverandørnr. Sæt evt. filter på Ventende. Vælg derefter Masseaccepter m. afvigende moms. Der ligger nu kun de købsdokumenter tilbage, hvor leverandøren ikke er fundet. Disse købsdokumenter skal du åbne, ved at vælge Rediger i Handlingsbåndet.

Side 14 af 16 Find feltet Entydig kreditornr., og lav et opslag, hvor du ser de to kreditorer med samme CVRnr. For at finde den rigtige kreditor anbefales det, at du vælger Avanceret. Se næste skærmbillede. Under Avanceret ses kreditoroversigten. Her ser du Nummer og Navn. Felterne CVR nummer og Kreditorbogføringsgruppe, som er vigtige felter at få vist, vises ikke default, men dem kan du hente via Vis Kolonne. Når kolonnerne er til stede kan du vælge den rigtige kreditor, som her har Kreditorbogføringsgruppe STATKRE. Tryk ok. Det indgående Købsdokument er nu opdateret og du kan nu vælge Accepter m. afvigende moms i Handlingsbåndet. Købsfakturaen bliver oprettet på vanlig vis.

Side 15 af 16

Side 16 af 16 Tilretning af GIS datastrømme til statslige debitorer og kreditorer Hvis du overfører debitorer eller kreditorer til Navision Stat fra et lokalt fagsystem via den generiske integrationssnitflade (GIS), og du ifm. overførelsen opretter debitorer/kreditor inklusiv specifikke debitor/kreditor samlekonti, enten direkte eller via et skabelonvalg, kan du være nødsaget til at rette fagsystemet, for at kunne skelne mellem en oprettelse af hhv. statslig og ikke-statslige debitorer/kreditorer. Hvis du er i tvivl om, hvordan du skal forholde dig til denne opgave, er du meget velkommen til at kontakte Moderniseringsstyrelsen via modstoko@modst.dk