Beskrivelser af administrativ organisation i sammenlignelige kommuner Formålet med dette notat er med reference til de politiske drøftelser i ØK den 24. juni 2011 (sag nr. 257) at give input til processen vedr. evt. ændring af den administrative organisation. Notatet indeholder beskrivelser af den administrative organisering i sammenlignelige kommuner, og har særligt fokus på, hvordan disse kommuner har organiseret områderne erhverv, kultur, udvikling, markedsføring og events. Notatet rummer beskrivelser af den administrative organisering i Helsingør, Herning, Holstebro, Ikast- Brande, Ringkøbing-Skjern, Silkeborg og Vejle kommuner. I forbindelse med beskrivelserne er der gennemført interviews med repræsentanter fra de respektive kommuner. HERNING KOMMUNE Herning Kommune har siden kommunalreformen været organiseret i følgende fem forvaltninger, der hver ledes af en direktør. - Børn og Unge - By, Erhverv og Kultur - Økonomi, Personale og Borgerservice - Teknik og Miljø - Social, Sundhed og Beskæftigelse. Direktionen i Herning Kommune består af direktørerne for de fem forvaltninger samt kommunaldirektøren. Sammen med borgmesteren varetager direktionen kommunens overordnede administrative ledelse. Figur 1: Organisationsdiagram for Herning Kommune 1
Den politiske organisation omfatter otte udvalg: Beskæftigelsesudvalget Byplanudvalget Børne- og Familieudvalget Forebyggelsesudvalget Kultur- og Fritidsudvalget Social- og Sundhedsudvalget Teknik- og Miljøudvalget Økonomi- og Erhvervsudvalget - Bemærkninger vedr. By, Erhverv og Kultur By, Erhverv og Kultur blev etableret med henblik på at skabe et udviklingspolitisk flagskib i kommunen. Forvaltningen er organiseret i de fire afdelinger, Kultur- og Fritid, Planafdelingen, Sekretariat og Udvikling (erhverv) og Herning Bibliotekerne. De 4 afdelinger har samlet ca. 180 medarbejdere. 2
Planafdelingen har 16-18 medarbejdere. Kultur og fritid, der dækker alt fra events og administration af kulturområdet til drift af haller og foreningsstøtte m.v., har omkring ca. 150 medarbejdere. En medarbejder er ansat som eventkoordinator, og en stor del af eventopgaverne er forankret i VisitHerning. På erhvervsområdet er der inklusiv erhvervschefen syv medarbejdere. To konsulenter arbejder med erhvervsudvikling og en varetager en kommunal ejendomsmæglerfunktion, der servicerer virksomheder i forbindelse med køb af jord eller bygninger. De resterende sekretariatsmedarbejdere arbejder blandt andet med administrative opgaver og betjening af de politiske udvalg. By, Erhverv og Kultur betjener Kultur- og Fritidsudvalget og Byplanudvalget. - Bemærkninger vedr. Økonomi, Borgerservice og Personale Økonomi, Borgerservice og Personale består af de fem afdelinger HR, IT, Økonomi, Borgerservice og Rengøring samt en stab på 15 personer, der varetager opgaver vedr. jura, forretningsudvikling, kommunikation, direktionsbetjening og servicering af kommunaldirektør og borgmester. Økonomi, Personale og Borgerservice betjener Byrådet og Økonomi- og Erhvervsudvalget. 3
2.2. IKAST-BRANDE KOMMUNE Ikast-Brande Kommune er organiseret med afsæt i nedenstående diagram. Figur 2: Organisationsdiagram for Ikast-Brande Kommune Ikast-Brande Kommune ændrede senest struktur i 2008. Direktion består af tre områdedirektører samt kommunaldirektøren. Områdedirektører har ansvar for henholdsvis: 1. Arbejdsmarked, Kultur- og Fritid samt Økonomi 2. Børn og Undervisning, Erhverv og Det tekniske område 3. Sundheds- og Omsorgsområdet Ikast-Brande har følgende 7 politiske udvalg: Økonomi og Plan Teknik og Miljø Kultur og Fritid Børn og Unge Sundhed og Omsorg Arbejdsmarked Erhvervskontaktudvalget - Bemærkninger vedr. erhverv, plan og kultur Ikast-Brande har ansat 1½ erhvervskonsulenter samt ½ sekretær til at varetage den kommunale erhvervsindsats. Erhvervsmedarbejderne er formelt placeret hos den områdedirektør, der har ansvaret for det tekniske område samt børn og unge. Formålet med denne struktur er at sikre en tæt dialog mellem 4
erhvervskonsulenterne og de planlæggere og byggesagsbehandlere, der oftest har den indledende kontakt til virksomhederne. Erhvervsmedarbejderne har i vid udstrækning fokus på den direkte dialog med virksomhederne. De fungerer som tovholdere i forhold til organisationen, herunder at sikre at erhvervslivets henvendelser og sager hele tiden er i fremdrift og at understøtte en løbende dialog mellem erhvervslivet samt den politiske og administrative ledelse. Erhvervsmedarbejderne indgår desuden i et tæt samarbejde med ledelsessekretariatet, der betjener borgmester og kommunaldirektør. Kultur- og fritidsafdelingen er placeret hos den områdedirektør, der også har ansvaret for Arbejdsmarked, Økonomi og Personale. Kultur- og fritidsforvaltning varetager opgaver vedrørende biblioteker, kulturinstitutioner, haller og foreninger m.v., og har tre konsulenter, der er tilknyttet ledelsessekretariatet. De tværgående udviklingsopgaver inden for erhverv, kultur, event og planlægning løses typisk gennem arbejdsgrupper bestående af repræsentanter fra de involverede afdelinger. Kommunen har ikke en særlig indsats målrettet events og oplevelsesøkonomi, og tiltag på området er primært lagt ud til Ikast-Brande Turistkontor. - Bemærkninger vedr. Økonomi, Borgerservice og Personale Afdelingerne, der varetager opgaver vedr. borgerservice, IT, økonomi og personale samt ledelsessekretariatet, er som det fremgår af organisationsdiagrammet samlet under samme direktør. Ledelsessekretariatet leverer intern service i hele organisationen samt ekstern service i form af kommunikation og servicering af kultur- og fritidsområdet. Ledelsessekretariatet omfatter medarbejdere med kompetencer inden for kommunikation, ledelse, jura og HR, kultur og fritid, ligesom erhvervsmedarbejderne trods den strukturelle placering under det tekniske område indgår i ledelsessekretariatet. 5
2.3 HELSINGØR KOMMUNE Den 1. januar 2011 blev forvaltningerne i Helsingør Kommune nedlagt. I stedet opstod 12 centre, som løser de opgaver, som forvaltningerne hidtil havde løst. Samtidig blev den øverste ledelse - direktørgruppen - afløst af en direktion. Direktionen består af kommunaldirektøren og to direktører, der hver er ansvarlige for et antal centre. Figur 3: Organisationsdiagram for Helsingør Kommune De 12 centre er struktureret i 4 fællescentre og 8 fagcentre. Fællescentrene, der har til opgave at servicere direktion, fagcentre, øvrige fællescentre samt decentrale enheder i alle dele af organisationen, omfatter: Center for Borgerservice, IT og Digitalisering Center for Politik og Organisation Center for Økonomi og Styring Center for Ejendomme Ansvaret for betjening af de politiske udvalg og direktionen samt organisationsudvikling er samlet i Center for politik og styring. Fagcentrene, der har til opgave at varetage driften og den faglige og metodemæssige udvikling af kommunens opgaver på de givne fagcentres områder, omfatter: Center for Dagtilbud og Skoler Center for Job og Arbejdsmarked Center for Omsorg og Ældre Center for Børn, Unge og Familier Center for Sundhed, Idræt og Medborgerskab Center for Psykiatri og Handicap 6
Center for Teknik og Miljø Center for Kultur, Plan og Erhverv De otte politiske udvalg er: Økonomiudvalget Socialudvalget Beskæftigelses- og Erhvervsudvalget Ejendoms- og Miljøudvalget Teknisk Udvalg Børne- og Ungeudvalget Kulturudvalget Idræts- og Sundhedsudvalget Den politiske og den administrative struktur er ikke harmoniseret. I praksis betyder det, at eksempelvis Center for Kultur, Plan og Erhverv har opgaver i forhold til serviceringen af fem politiske udvalg. Tankegangen bag centerstrukturen har været at skabe en dynamisk organisation, der dels kendetegnes ved nogle stærke faglige centre og ved mange tværgående relationer og samarbejder. - Bemærkninger vedr. Center for Kultur, Plan og Erhverv Centrets hovedopgaver omfatter kommunens vision og strategi, kultur og turisme, planlægning og klima, erhvervsudvikling, herunder samarbejde med den lokale erhvervsfremmeaktør Vækst & Viden, Øresundssamarbejdet, boligområdet samt analyser. Centret har samlet set omkring 250 medarbejdere, hvor de ca. 25 medarbejdere, der beskæftiger sig med udviklingsopgaver inden for erhverv, kultur og planlægning, er placeret centralt, og de resterende 225 er tilknyttet biblioteker og kulturinstitutioner. Foruden centerchefen består ledelsesteamet tillige af en kulturchef. Det bemærkes, at idrætsområdet er skilt ud i Center for Sundhed, Idræt og Medborgerskab. Center for Kultur, Plan og Erhverv har en væsentlig rolle i forhold til events. Koncentrationen af udviklingsmedarbejdere betyder, at centret typisk kan allokere projektledelse/styring til events, der gennemføres i samspil/projektorganisering med repræsentanter fra øvrige dele af organisationen. Projektledelsen kan både forankres centralt i centret eller hos biblioteker og kulturinstitutioner. 2.4. HOLSTEBRO KOMMUNE Holstebro Kommunes direktion består af 5 direktører og kommunaldirektør. De fem direktørområder er: IT og Økonomi Kultur og Sundhed Teknik og Miljø Børn og Unge Social og Arbejdsmarked, herunder Personale Under kommunaldirektøren hører borgmesterkontoret og Erhvervs- og Turisme. Borgmesterkontoret omfatter afdelinger for jura, strategi og udvikling, kommunikation, indkøb, forsikring, kantinedrift, byrådssekretariat og borgerservice, i alt ca. 100 medarbejdere. Den daglige ledelse varetages af en sekretariatschef. Figur 4: Organisationsdiagram for Holstebro Kommune 7
Den politiske organisering omfatter nedenstående otte udvalg: Økonomiudvalget Teknisk Udvalg Udvalget for Kultur og Fritid Social- og Sundhedsudvalget Udvalget for Børn og Unge Udvalget for Natur, Miljø og Klima Udvalget for Erhverv og Turisme Arbejdsmarkedsudvalget - Bemærkninger om erhverv, plan og kultur De tre områder er forankret i tre forskellige enheder, hvor kultur og plan er underlagt hvert sit direktørområde og Erhverv og Turisme er en særskilt afdeling, der referer til kommunaldirektøren. Holstebro Kommune har det seneste år omlagt erhvervsfremmeindsatsen. Kommunen sendte ultimo 2010 erhvervsfremmeindsatsen i udbud. Det har medført, at samarbejdet med Nordvestjysk Erhvervsråd, der dækker Holstebro, Lemvig og Struer er reduceret, således det alene omfatter en række konkrete projekter. Væksthus Midtjylland (Startvækst Holstebro, der har en fasttilknyttet erhvervskonsulent) fungerer nu som operatør på den lokale erhvervsservice, og samtidig har kommunen styrket den kommunale erhvervs- og turismeindsats med enheden Erhverv og Turisme. Erhverv og Turisme er lokaliseret i lokaler uden for kommunen. Erhverv og Turisme har i alt fire medarbejdere, hvoraf to arbejder med servicering af virksomhederne og udvikling af konkrete erhvervsfremmetiltag. Den udførende erhvervsservice varetages med andre ord dels af væksthus Midtjylland og dels af den kommunale enhed. Erhverv og Turisme fungerer desuden som tovholder og initiativtager til events. Events kan forankres dog også i andre afdelinger, eksempelvis kulturafdelingen eller strategi og udvikling. 8
Afdelingerne for Strategi og Udvikling samt Erhverv og Turisme servicer i fællesskab Holstebro Kommunes Erhvervs- og Turismeudvalg. Samarbejdet mellem erhverv, plan og organiseres typisk i projektorganisationer eller i form af bilaterale samarbejder. - Yderligere bemærkninger Den nye organisering på erhvervsområdet er affødt af et ønske om at styrke den kommunale erhvervsfremmeindsats, dels ved at komme tættere på erhvervslivet og dels ved at have kommunale medarbejdere, der er allokeret til at servicere virksomhederne. Holstebro Kommune har iværksat et initiativ, der har til formål at styrke samarbejde og projektudvikling på tværs af organisationen. Under ledelse af Strategi og ledelse afholdes der månedlige netværksmøder, hvor fokus er at styrke vidensdeling og skabe nye projekter. Hver forvaltning er repræsenteret ved to repræsentanter. 9
2.5 SILKEBORG KOMMUNE Silkeborg Kommune har siden kommunalreformen overordnet været organiseret med en koncerndirektion bestående af 4 direktører med hvert deres ansvarsområde. Forvaltningen består af 3 centrale tværgående stabe og en række forvaltninger/afdelinger. Der har været foretaget enkelte justeringer mindre justeringer af organisationsplanen siden 2007. De enkelte direktørers ressortområder kan ses i nedenstående diagram: Figur 5: Organisationsdiagram for Silkeborg Kommune Silkeborg Kommune har ud over Byrådet følgende politiske udvalg: Økonomiudvalg Plan-, Miljø- og Klimaudvalg Vej- og Trafikudvalg Kultur- og Fritidsudvalg Børne- og Ungeudvalg Ældre- og Sundhedsudvalg Socialudvalg Arbejdsmarkedsudvalg Nærdemokratiudvalg - Bemærkninger vedr. erhverv, plan og kultur De tre områder er forankret i tre forskellige enheder. Erhvervsopgaver er placeret i afdelingen Analyse og Udviklingscenter, der er en del af Økonomi- og IT-staben. Denne stab er en tværgående stab under direktionen. Plan er placeret i Teknik- og Miljøafdelingen mens kultur ligger i Kultur og Fritidsafdelingen. De tre områder refererer dermed til tre forskellige direktører. Afdelingen Analyse og Udviklingscenter på 16 årsværk udfører dels koncernøkonomiske opgaver (8 årsværk) dels udviklingsopgaver indenfor primært erhverv og turisme (8 årsværk). Afdelingen betjener ligeledes Borgmester og direktion. Ud over de nævnte opgaver bistår afdelingen Silkeborg Kommunes øvrige afdelinger med proceshjælp til udviklingsaktiviteter. 10
Silkeborg Kommune har ikke organiseret events som selvstændigt område. Såfremt der har været behov for det, har kulturområdet trukket på ressourcer fra Analyse og Udviklingscenter til gennemførelse af større eventopgaver. I øvrige tilfælde gennemfører Kultur og Fritidsafdelingen sammen med de kulturelle arrangører selv events. - Yderligere bemærkninger Borgerservice er placeret i Job- og Borgerserviceafdelingen, mens såvel økonomi- og personalefunktioner er placeret i to tværgående stabe under direktionen. 11
2.6 VEJLE KOMMUNE Vejle Kommune har ændret organisationen pr. 1. marts 2011, hvor bl.a. organiseringen på kultur- og erhvervsområdet er ændret. Organisationsdiagrammet kan ses via nedenstående link: http://www.vejle.dk/om-kommunen/organisation-og-ledelse/administration-ogledelse/organisationsdiagrammer.aspx Figur 6: Organisationsdiagram for Vejle Kommune Direktionen i Vejle kommune består af kommunaldirektøren og 5 direktører, der fordeler sig på følgende områder: Teknik- og Miljødirektør Børne- og ungedirektør Velfærdsdirektør Erhvervs- og Kulturdirektør (stab) Økonomi- og Administrationsdirektør (stab) Under kommunaldirektøren er der følgende fire stabsfunktioner, Juridisk Afdeling, Kommunikation, Direktionssekretariatet og Spinderihallerne. Vejle Kommune har følgende politiske udvalg: Økonomiudvalget Børne- og Familieudvalget Sundheds- og Forebyggelsesudvalget Jobudvalget Kultur- og Borgerserviceudvalget Natur- og Miljøudvalget 12
Teknisk Udvalg Seniorudvalget Voksenudvalget Udvalg for Lokalsamfund og Nærdemokrati - Bemærkninger vedr. erhverv, plan og kultur Staben for erhverv og kultur omfatter foruden kultur og fritid både den strategiske og operationelle erhvervsog turismefremme samt den eksternt rettede markedsføring af kommune og erhvervsliv. Vejle Kommune har varetaget den operationelle erhvervsfremmeindsats siden 1982, hvor kommunen begyndte at tilbyde vejledning af iværksættere og virksomheder. Fysisk er Vejle Erhvervsudvikling udskilt fra den øvrige forvaltning. Erhvervskontoret er beliggende på Banegårdspladsen i Vejle sammen med turistkontoret og kommunens City Branding enhed. City Branding enheden består af tre medarbejdere, der arbejder med ekstern kommunikation, herunder markedsføring af kommune, erhvervsliv og events. 13
2.7 RINGKØBING-SKJERN KOMMUNE Ringkøbing-Skjern har i 2011 gennemført et organisationstjek, der har udmøntet flere administrative tilpasninger, der beskrives nærmere i nedenstående. Ringkøbing-Skjern er organiseret med afsæt i nedenstående organisationsdiagram. Figur 7: Organisationsdiagram for Ringkøbing-Skjern Kommune Ringkøbing-Skjern Kommunes direktion består af kommunaldirektøren og tre direktører, der har ansvar for henholdsvis: Beskæftigelse, sundhed og omsorg, voksenhandicap og socialpsykiatri Kultur, teknik og miljø Børn og Familie, dagtilbud og undervisning Den administrative organisation er forankret i en direktionsmodel uden forvaltninger, hvor den overordnede strategi og ledelse ligger hos direktionen og driftsansvaret ligger hos fagchefen. Stabene udfører opgaver for direktionen, og fungerer som konsulenter for hele organisationen. Ringkøbing-Skjern har følgende politiske udvalg: Økonomi- og Erhvervsudvalget Beskæftigelsesudvalget Børne- og Familieudvalget 14
Kultur- og Fritidsudvalget Social- og Sundhedsudvalget Teknik- og Miljøudvalget - Bemærkninger vedr. erhverv, plan og kultur Plan, Udvikling og Kultur udgjorde frem til organisationstjekket en afdeling. Udvikling, der varetager opgaver inden for bl.a. erhverv, turisme og internationale forhold, er nu udskilt fra denne afdeling og indgår nu i stabsfunktionen Viden, Strategi og Udvikling. Formålet med denne ændring har været at skabe en stab, der har stærke udviklingskompetencer, der kan rettes både internt og eksternt. Etableringen af stabsfunktionen Viden, Strategi og Udvikling skal dels ses i lyset af, at kommunen vil skabe en stærk integreret strategisk enhed, der har volumen til at løfte større udviklingstiltag og dels, at kommunen har oplevet et gab mellem de internt rettede og de eksternt rettede strategiske tiltag. Den styrkede volumen søges opnået ved at samle strategi- og projektmedarbejdere, og dermed at styrke mulighederne for at koordinere og opnå synergier mellem de strategiske satsninger/projekttiltag og ved tilføre nye ressourcer. Konkret tilføres der bl.a. ressourcer ved at tilføre afdelingen en række udviklingstiltag fra både interne og eksterne parter. Teknik, miljø, plan, fritid og kultur placeres i et samlet fagområde, da der er en række fælles opgavefællesskaber mellem områderne, herunder at fastholdelse og udvikling af kulturarv og kulturmiljøer i byer og på landet samt anvendelse af ressourcerne i naturen. - Yderligere bemærkninger Borgerservice, IT og Kommunikation er en anden ny stabsfunktion. Baggrunden for etableringen af denne funktion er, at kommunen vil styrke anvendelsen af IT-løsninger i den kommunale borgerservice. Det er forventningen, at koblingen mellem de udførende medarbejdere i borgerservice, IT-afdelingen (udvikling og implementering af eksisterende og nye borgerrettede IT-løsninger) samt Kommunikationsafdelingen (intern og ekstern kommunikation af de nye løsninger) vil understøtte dette arbejde. 15