Referat af ordinært afdelingsmøde i afd. 22-22 Sjællandsgade 22 Dato og tidspunkt Den 6. september 2017 kl. 16.00 Sted Mødestedet, Blågårds Plads 23 Deltagere Fra afdelingen: 7 lejemål var repræsenteret Fra fsb: Mona Bojko, Anne Warrer Poulsen, René Holgaard Kristiansen (referent) Afstemning 7 lejemål stemte på afdelingsmødet 7 lejemål stemte digitalt Dagsorden 1 Valg af dirigent 2 Godkendelse af forretningsorden for mødet 3 Afdelingsbestyrelsens beretning 4 Forslag 5 Regnskaber for rådighedsbeløb aktivitetsmidler 6 Godkendelse af budgetter for rådighedsbeløb aktivitetsmidler 7 Godkendelse af boligafdelingens driftsbudget for det kommende år 8 Valg 9 Eventuelt Michala G. Rolver bød velkommen og foreslog Mona Bojko som dirigent. Ad 1 Valg af dirigent Mona Bojko, driftschef hos fsb, blev valgt og konstaterede herefter, at afdelingsmødet var lovligt indkaldt og dermed beslutningsdygtigt. Ad 2 Godkendelse af forretningsorden for mødet Godkendt. Valg af referent René Holgaard Kristiansen blev valgt. Side 1 af 8
Følgende personer blev valgt til stemmeudvalget Da afdelingsmødet afholdtes digitalt, blev Emma Andersen, i henhold til forretningsordenen, valgt til at bistå Anne Warrer Poulsen og afdelingsbestyrelsen med stemmeoptællingen, som foregik 14. september 2017 kl. 12.00. Ad 3 Afdelingsbestyrelsens beretning v/ Michala G. Rolver Kære beboere på Sjællandsgade 22 I forbindelse med afdelingsmødet skal afdelingsbestyrelsen aflægge en beretning om, hvad der er sket i forgangne år. Der er blevet afholdt to bestyrelsesmøder hhv. d. 15.3.17 og d. 30.5.17, hvor det mest essentielle, der blev drøftet, var: - Valg af bestyrelsesmedlemmer o Formand: Michala G. Rolver (2.11) o Næstformand: Dennis Pedersen (2.01) o Kasserer: Camilla L. Duus (2.10) - Hoveddørsproblematik: Som de fleste nok har bemærket, har vi haft ualmindelig mange problemer med hoveddøren, hvilket har resulteret i, at vi nu har fået en armeret ståldør - Fælleskøkkener: Der har været rigtig mange klager angående manglende oprydning/rengøring efter brug; bestyrelsen kan dog ikke gøre andet end at opfordre folk til at rydde op efter sig selv. - Generelle husregler og opførsel: Vi beder alle om at følge de generelle husregler for ejendommen samt henvende sig til enten et bestyrelsesmedlem eller direkte til fsb (in@fsb.dk) hvis man oplever generende opførsel. Hvad er der sket i det forgangne år: - Brand juni 2016: Formodet påsat brand med start ved døren ud til tagterrassen. Heldigvis var der ingen tilskadekomne og ingen større skader på lejemålene. - Rydning af basement bar: fsb blev gjort opmærksom på misbrug af basement bar af uvedkommende, hvorfor lokalet blevet ryddet og nu er afspærret. De to ovenstående hændelser underbygger vigtigheden i at holde hoveddøren lukket for uvedkommende. De er også årsag til, at forsikringen er steget betragteligt, hvilket påvirker budgettet 2018. - Genoprettelse af fællesspisninger: Der er en indtil videre blevet afholdt to super hyggelige fællesspisninger, og det er bestyrelsens håb, at der vil blive afholdt en fællesspisning ca. en gang om måneden. Fællesspisning betales af vores aktivitetsmidler og arrangeres af beboerne det er planen, at det skal gå på tur mellem etagerne. Næste fællesspisning vil være i begyndelsen af oktober, nærmere information følger. - Planlægning af sensommerfest på tagterrassen: Der er sat en sum penge af til, at vi kan lære hinanden bedre at kende, og i den forbindelse har bestyrelsen besluttet at afholde en fest på tagterrassen d. 15.09.17. Der vil være gratis øl og snacks og forhåbentlig en super hyggelig stemning. Så kom glad og lær din naboer at kende! - Til slut vil vi minde jer om at melde jer ind gruppen på Facebook (Sjællandsgade 22), så I ikke går glip eventuelle fællesbeskeder samt invitationer til sociale arrangementer. I er altid velkomne til at kontakte bestyrelsen med eventuelle spørgsmål. Side 2 af 8
De bedste hilsner Bestyrelsen på Sjællandsgade 22 Til den skriftlige beretning blev det suppleret, at afdelingsbestyrelsen har udarbejdet et velkomstbrev til samtlige nye beboere. Brevet er ved at blive oversat til engelsk. Efterfølgende vil samtlige nye beboere få et velkomst brev ved indflytning. Det er muligt at kontakte afdelingsbestyrelsen på Sg22formand@gmail.com. Beretningen blev herefter godkendt. Ad 4 Forslag 1. Forslag om måling af radon i afdelingen Afdelingsbestyrelsen Forslag Afdelingsbestyrelsen foreslår, at der måles for niveauet af radon i afdelingen. Begrundelse for forslaget Radon er en naturligt forekommende gasart, der trænger ind i bygninger og påvirker indeklimaet. Radon kommer fra undergrunden og kan via revner og sprækker i bygningen trænge ind i boligen. Radon i høje mængder er sundhedsskadeligt og er ifølge Sundhedsstyrelsen medvirkende årsag til 300 nye tilfælde af lungekræft om året i Danmark. Administrationen har screenet fsb s afdelinger for at vurdere risikoen for, om afdelingerne kan have for høje niveauer af radon. Det vurderes ikke at være en stor risiko i etagebyggeri i København. Administrationen kan dog ikke udelukke, at enkelte afdelinger har for høje niveauer af radon i luften. Derfor foreslås det, at der måles for radon i afdelingen. Hvis forslaget vedtages, skal der måles i afdelingen i perioden januar-april 2018. En radonmåling foretages ved, at der opsættes en forseglet måler i en lejlighed i stueetagen samt en lejlighed på øverste etage. Man måler også i lokaler i kælder og stueplan, hvor medarbejdere opholder sig i mere end 2 timer dagligt. Der måles i hver opgang. Hvis målingen viser et for højt niveau af radon, skal en teknikker vurdere, hvordan niveauet kan sænkes. Økonomi i forslaget Der skal indkøbes 6 målere. Det svarer til cirka 1.350 kroner for afdelingen. Hvilket svarer til en huslejestigning på 1. Hvis afdelingen viser sig at have et for højt niveau af radon, skal der måske foretages bygningsfysiske indgreb. Prisen afhænger af løsningen. Side 3 af 8
Bemærkninger til forslaget Det er boligafdelingen selv, som skal finansiere eventuelt bygningsfysiske indgreb, hvis det viser sig at radonkoncentrationen er for høj. Beslutning om indgreb vil blive behandlet på et afdelingsmøde. Skal niveauet for radon måles i Sjællandsgade 22? Forslaget blev vedtaget. Ja: 12 Nej: 2 Blank: 0 2. Forslag om opsætning af cykelstativer Anne Kirstine Huulgaard Winding, Sjællandsgade 22, 1. 1, 2200 København N Forslag (bemærk, at der skal kunne stemmes ja eller nej til forslaget) Jeg foreslår, at der opsættes cykelstativer på facaden. Pris: 60-80 kr. pr plads Der kan enten vælges stående eller vægmonterede stativer, der har en pris på mellem 60 og 80 kr. pr plads ved køb hos Harald Nyborg. Det giver eksempelvis 40 pladser for 2800 kr. ved valg af 8 stativer á 300 kr. pr. stativ med plads til 5 cykler eller 3200 kr. ved køb af 40 enkeltstativer. Begrundelse for forslaget Cyklerne, der stilles foran bygningen, kan således står fornuftigt - også de, der ikke har støtteben, og at det gøres muligt at låse cykler fast til stativet. Økonomi i forslaget Pris: 60-80 kr. pr plads Der kan enten vælges stående eller vægmonterede stativer, der har en pris på mellem 60 og 80 kr. pr plads ved køb hos Harald Nyborg. Det giver eksempelvis 40 pladser for 2800 kr. ved valg af 8 stativer á 300 kr. pr. stativ med plads til 5 cykler eller 3200 kr. ved køb af 40 enkeltstativer Dato Den 21. august 2017 Administrationens bemærkninger til forslag om opsætning af cykelstativer Det er administrationen vurdering, at de foreslåede cykelstativer ikke har den fornøden kvalitet. Stativerne kan ikke holde til det brug, som kan forventes. I stedet bør boligafdelingen anskaffe nogle mere robuste cykelstativer. Cykelstativerne Side 4 af 8
foreslået af administrationen koster kr. 18.000 med montering af 30 pladser. Derudover skal de nuværende stativer fjernes. Det vil koste kr. 5.000. I alt vil det beløbe sig til kr. 23.000. Beløbet kan afsættes i boligafdelingens langtidsplan med udførsel i 2018. Dette vil ikke medføre huslejemæssige konsekvenser. Sjællandsgade 22 er en fredet bygning. Derfor skal det undersøges, hvorvidt boligafdelingen skal søge tilladelse af Københavns Kommune til opsætning af cykelstativerne. Viser det sig at være tilfældet, skal tilladelsen gives af Københavns Kommune, før opsætning kan finde sted. Vedtager afdelingsmødet og godkender Københavns Kommune opsætningen af cykelstativer kan cykelstativerne blive opsat i 2018. Bemærkninger til forslaget Forslaget blev drøftet, og afdelingsmødet blev enig om at stille et ændringsforslag, da de ønsker mere robuste cykelstaviver. De ønsker at etablere flest muligt cykelparkeringspladser for kr. 30.000. Beløbet kan afsættes i boligafdelingens langtidsplan med udførsel i 2018. Dette vil ikke medføre huslejemæssige konsekvenser. Afstemningstema: Skal der opsættes cykelstativer på facaden? Ændringsforslag: Skal der opsættes så mange som muligt cykelstativer på facaden med et budget på maks. 30.000 kr. uden konsekvens for huslejen? Forslaget blev vedtaget. Ja: 12 Nej: 2 Blank: 0 Ad 5 Regnskab for rådighedsbeløb og aktivitetsmidler Der er ikke forbrugt rådighedsbeløb i 2016. Der er ikke forbrugt aktivitetsmidler i 2016. Ad 6 Budgetter for rådighedsbeløb og aktivitetsmidler Afstemningstema: Godkender du budget for rådighedsbeløb? Budget for rådighedsbeløb på kr. 5.000 blev godkendt. Ja: 10 Nej: 0 Blank: 4 Afstemningstema: Godkender du budget for aktivitetsmidler? Side 5 af 8
Budget for aktivitetsmidler på kr. 10.000 blev godkendt. Ja: 10 Nej: 2 Blank: 2 Ad 7 Boligafdelingens driftsbudget for det kommende år Mona Bojko gennemgik budgettet. Afstemningstema: Godkender du driftsbudget 2018? Budgettet blev godkendt med lejeforhøjelse på 2,0 % pr. 1.1.2018. Ja: 10 Nej: 0 Blank: 4 Til referat kan oplyses, at med de vedtagne forslag vil den samlede huslejeforhøjelse være på 2,1 % pr. 1.1.2018. Ad 8 Valg Cecilie Dichmann Dumanski modtag genvalg som medlem Camilla Lundgreen Duus modtog valg som medlem Emma Mynster Andersen modtog valg som medlem Dennis Pedersen modtog valg som 1. suppleant Anne Kirstine Winding modtog valg som 2. suppleant Afdelingsbestyrelsen konstituerer sig efter afdelingsmødet. Afdelingsbestyrelsen ser herefter således ud Michala G. Rolver (2016-2018) Alice Loretta Juhl (2016-2018) Cecilie Dichmann Dumanski (2017-2019) Camilla Lundgreen Duus (2017-2019) Emma Mynster Andersen (2017-2019) Revisorer og revisorsuppleant Ingen ønskede at modtage valg. Ad 9 Eventuelt Tætningslister og gummilister på vinduer skal først planmæssigt udskiftes i 2020. Hvis ens tætningslister og gummilister på vinduer er meget slidte, så det trækker ind, skal man henvende sig på Boligkontoret (skriv gerne på in@fsb.dk). Ved indkøb af køleskabe til 1-rums boligerne, hvor man sover i samme rum som ens køleskab står, bedes fsb indkøbe støjsvage modeller. Side 6 af 8
Beboerne i Sjællandsgade 22 skal enten være unge under uddannelse tildelt bolig igennem CIU eller være unge med særligt behov tildelt bolig igennem Københavns Kommune. Københavns Kommune har normalt ret til at tildele hver 3. bolig. Der har været et tyveri fra fællesrummet i kælderen. Derfor bliver låsen skiftet. Det er vigtigt at beboerne indberetter til fsb, hvis de skifter telefonnummer eller mailadresse. Det sikre, at fsb altid kan komme i kontakt med beboerne. På min side på www.fsb.dk kan man ændre sine kontaktoplysninger. Beboerne drøftede muligheder for at få foretaget et beboertilfredshedsundersøgelse. Den skal specielt afklare, hvad beboerne er utilfredse med ved at på i Sjællandsgade 22. Det giver afdelingsbestyrelsen og fsb en bedre baggrund til at arbejde på at gøre afdelingen et mere attraktivt sted at bo. Anne Warrer Poulsen lovede at undersøge sagen om vende tilbage til afdelingsbestyrelsen. En del af beboerne udtrykte, at de følte sig utrygge ved nogle af de andre beboere på grund af deres opførsel. Det er muligt at klage over ens naboer til fsb. På www.fsb.dk kan man finde en vejledning i at klage. Tør man ikke klage selv, kan man tage kontakt med afdelingsbestyrelsen, så vil de tage sagen op. Beboerne drøftede, hvordan de kan trække disse utryghedsskabende beboere ind i det positive fællesskab i Sjællandsgade 22. I sommerferien skulle Ista aflæse beboernes forbrug igen, da de havde lavet en fejl i deres første aflæsninger. I den forbindelse truede Ista med bøde, hvis man ikke var hjemme til at lukke deres medarbejder ind i ens bolig, i deres varsling. Beboerne havde fået meget kort varsel. Mona Bojko pointerede, at Ista bør være opmærksom på at give længere varsel, når de skal aflæse målere i ungdomsboliger om sommeren. Hun tager ser på sagen. De fleste beboere har fået mange penge tilbage i forbrug, og derfor ønsker de at få nedsat deres a conto betaling for forbrug. Det er først muligt af få sin a conto betaling nedsat, når det endelige forbrugsregnskab er gjort op. Det trækker ud, da Ista har lavet en fejl i deres første aflæsning. Beboerne kunne fortælle, at de eksisterer en hovednøgle, som giver adgang til samtlige boliger. Nøglen bliver brugt af fsb s ansatte eller håndværkere, når de skal foretage arbejder i boligerne. Mona Bojko oplyste, at det slet ikke er tilladt at have sådan en hovednøgle, og hun vil straks sørge for, at den bliver inddraget. En del beboere klagede over, at det ikke er muligt at sætte varme på radiatorerne. Det er først mulig at få varme på radiatorerne, når centralvarmeanlægget starter op. Centralvarmeanlægget er styret af en temperaturføler, og starter først op, når ude temperaturen passerer en vis grænse. Side 7 af 8
Afdelingsbestyrelsen ønsker at inddrage de andre beboere i deres arbejde. Derfor overvejer de at afholde åbne afdelingsbestyrelsesmøder. Dirigenten, Mona Bojko, takkede herefter for et godt møde og erklærede mødet for hævet kl. 17.30. Side 8 af 8