Prækvalifikation Annoncering af ra dgivningsopgave til indretning af Furesø ra dhus 1
Indholdsfortegnelse 1 Indledning... 3 2 Udbuddets omfang... 3 3 Den ordregivende myndighed... 3 4 Kontraktperioden... 3 5 Udbudsform... 4 6 Udvælgelse... 4 6.1 Mindstekrav til ansøgere... 4 6.1.1 Underleverandører... 5 7 Tildelingskriterium... 5 8 Spørgsmål... 5 9 Anmodningsfrist mv.... 5 10 Sprog... 6 11 Forventet tidsplan... 6 2
1 Indledning Furesø Kommune inviterer hermed alle interesserede og kvalificerede leverandører til, at anmode om prækvalifikation til afgivelse af tilbud på koncept og proces for indretning, samt udvikling af visuel identitet til brug for Kommunens nye rådhus, der står færdigbygget i 2017. Formålet med udbuddet er få den bedst kompetente leverandør til at udvikle kommunens visuelle identitet som kan integreres i indretningen og delvis i udsmykningen af lokalerne på rådhuset. Ud over nærværende dokument udgøres materialet for prækvalifikationen af følgende dokumenter: Bilag 1 Anmodning om prækvalifikation Bilag 2 Udkast til kravspecifikation 2 Udbuddets omfang Rådgiveren skal komme med en løsning på indretning af Sløjfen, indkøb inventar/udstyr, visuel identitet samt en løsning på, hvordan det samlede brand og den visuelle identitet skal integreres i indretningen og delvis i udsmykningen af lokalerne på Sløjfen. Afsættet er, at rådhuset fysiske rammer, skal afspejle, at kommunen er en organisation som er tilgængelig, transparent og arbejder i partnerskaber for at skabe kvalitet for alle i Furesø Kommune gennem det byggede miljø. Dette indebærer en høj grad af brugerinddragelse Projektet skal ses som en samlet opgave, hvor indretningen, indkøbene, den visuelle identitet, understøttelse af arbejdsgange og indretningen og udsmykningen af lokalerne skal gå hånd i hånd ift. at udtrykke Furesø Kommunes identitet samt at få skabt den gode arbejdsplads. Ansøgere kan læse nærmere om krav til opgaven i bilag 2 Udkast til Kravspecifikation. Ansøgere der opfordres til at afgive tilbud, vil få tilsendt den endelige kravspecifikation. Der vil ikke blive ændret i grundlæggende elementer i kravspecifikationen. 3 Den ordregivende myndighed Den ordregivende myndighed under denne udbudsforretning er: Furesø Kommune Hørmarken 2 3520 Farum 4 Kontraktperioden Kontraktperioden løber forventeligt for perioden fra d. 01.10.2016 til ultimo 2017. 3
5 Udbudsform Den udbudte opgave er omfattet af Udbudsloven, jf. LOV nr. 1564 15/12/2015 193. Det indebærer, at kommunen er underlagt en pligt til at sikre, at indkøbet foregår på markedsmæssige vilkår. Udbuddet gennemføres som et begrænset udbud. Der gennemføres en prækvalifikationsrunde, hvor interesserede tilbudsgivere opfordres til at anmode om prækvalifikation. På baggrund af prækvalifikationsrunden udvælges maksimalt fem ansøgere, som inviteres til at afgive tilbud. 6 Udvælgelse 6.1 Mindstekrav til ansøgere Ansøgere skal som led i sin anmodning om prækvalifikation dokumentere følgende vedrørende ansøgers forhold og erfaringsmæssige formåen, jf. bilag 1 Anmodning om prækvalifikation: Ansøger skal klart og entydigt angive, hvilken juridisk person der er ansøger og dermed ansvarlig over for ordregiver, med angivelse af ansøgers navn, adresse og cvr-nummer, jf. bilag 1, pkt. 1. o (Hvis ansøgning afgives af et konsortium omfattende flere ansvarlige ansøgere, skal de juridiske personer hver især angives klart og entydigt, og der skal derudover angives en fælles befuldmægtiget, som ordregiver med bindende virkning for konsortiet kan indgå aftale med.) Ansøger skal erklærer på tro og love, ikke at have ubetalt forfalden gæld der udgør over 100.000kr. til offentlige myndigheder vedrørende skatter, afgifter eller bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til dansk lovgivning eller lovgivningen i det land, hvor ansøgeren er etableret, jf. bilag 1, pkt. 2. Ansøger skal erklærer på tro og love, at der er taget hensyn til de gældende forpligtelser vedrørende beskyttelse på arbejdspladsen og om arbejdsforhold i øvrigt samt overholdelse af de sociale forhold, jf. bilag 1, pkt. 3. Ansøger skal dokumentere, at ansøger har den for aftalen relevante rådgiveransvarsforsikring. Det er et mindstekrav at rådgiveransvarsforsikringen har en dækning på mindst kr. 5.000.000, jf. bilag 1, pkt. 4. Ansøger skal som dokumentation for ansøgers erfaringsmæssige formåen, vedlægge en referenceliste med dokumenteret erfaring af lign. opgaver. Dette omfatter indretning af større arbejdspladser der understøtter et aktivitetsbaseret arbejdsmiljø og erfaring med brugerinddragelse. o Det er et mindstekrav, at referencelisten indeholder en kort beskrivelse af opgaverne, tidspunkt for udførelse, kontraktsum og opdragsgiver, jf. bilag 1, pkt. 5. Furesø Kommune forbeholder sig ret til at kontakte opdragsgiver, der bedes angivet med navn, adresse og telefonnummer. 4
Såfremt der er flere end 5 egnede ansøgere, der opfylder mindstekravene, vil Kommunen foretage en udvælgelse blandt de kvalificerede ansøgere. Udvælgelsen vil ske ud fra en vurdering af, hvilke ansøgere, der har den bedste og i forhold til opgaven mest relevante erfaringsmæssige formåen. 6.1.1 Underleverandører Såfremt der anvendes underleverandører, skal disse angives og underleverandøren skal dokumentere og indfri mindstekravene, vedr. virksomhedens forhold. En forudsætning for brug af underleverandører er, at hovedleverandøren dog til enhver tid er fuldt ud ansvarlig for eventuelle underleverandørers opfyldelse af deres forpligtelser i henhold til kontrakten. 7 Tildelingskriterium Ansøgere der opfordres til at afgive tilbud, vil få tilsendt det endelige udbudsmateriale. Tildeling af kontrakten vil ske ud fra kriteriet, bedste forhold mellem kvalitet og pris. Opgavens økonomiske omfang er fastsat med et prisloft på 500.000 kr. eks. moms. 8 Spørgsmål Alle henvendelser skal ske skriftligt. Ansøger kan skriftligt stille spørgsmål til nærværende materiale og udbudsforretningen i øvrigt til Projektleder Søren Kjerulff på mail skj@furesoe.dk Frist for at stille spørgsmål er mandag den 8. august 2016. 9 Anmodningsfrist mv. Ansøger skal til brug for sin anmodning gøre brug af bilag 1 Anmodning om prækvalifikation. Anmodning om prækvalifikation skal være modtaget senest: mandag d. 15. august 2016 kl. 12.00 Anmodninger modtaget efter dette tidspunkt vil ikke være at betragte som rettidigt indkommet, og anmodningen vil derfor blive afvist som ukonditionsmæssigt. Anmodningen skal sendes til kommunens kontaktperson: Projektleder Søren Kjerulff på mail skj@furesoe.dk Anmodningen skal opfylde samtlige krav i det samlede prækvalifikationsmateriale, dvs. alle forhold og krav i prækvalifikationsmaterialet skal være overholdt. Der er ikke adgang til at overvære åbningen af anmodningerne. 5
10 Sprog Anmodning med tilhørende bilag skal være på dansk og den primære rådgiver skal kunne gøre sig forståelig på dansk. 11 Forventet tidsplan Aktivitet Dato Prækvalifikationsfasen Opfordring til anmodning om prækvalifikation onsdag d. 20. juli 2016 Frist for at stille skriftlige spørgsmål mandag d. 08. august 2016 Frist for anmodning om prækvalifikation mandag d. 15. august 2016 Opfordring til tilbud (offentliggørelse af mandag d. 22. august 2016 prækvalificerede) Tilbudsfasen Fremsendelse af udbudsmateriale mandag d. 22. august 2016 Frist for indsendelse af spørgsmål mandag d. 05. september 2016 Frist for indsendelse af tilbud mandag d. 12. september 2016 kl. 12 Præsentation af tilbud tirsdag d. 20. september 2016 mellem kl. 12 og 17. Forventet tildeling af opgaven (offentliggørelse af tirsdag d. 27. september 2016 vinderen) Forventet kontraktunderskrivelse torsdag d. 29. september 2016 Kontraktstart mandag d. 03. oktober 2016 6