Udbudsbetingelser 24. oktober 2017 Udbud af udskiftning af komfurer i afd. 25 - Klostervangen
Indholdsfortegnelse 1. Indledning... 3 2. Generelle forhold... 3 3. Udbudsmateriale... 4 4. Den udbudte aftale... 6 5. Udarbejdelse af tilbud... 6 6. Aflevering af tilbud... 8 7. Varedemonstration... 8 8. Tilbudsevaluering... 9 2/12
1. Indledning AAB indbyder herved til at afgive tilbud på aftale om udskiftning af komfurer i afd. 25 - Klostervangen. Udbudsbekendtgørelsen er fremsendt til offentliggørelse i supplement til Den Europæiske Unions Tidende den 1. november 2017. Udbuddet gennemføres som et begrænset udbud efter reglerne herom i udbudslovens 58-60. Indkøbet er ikke opdelt i flere delaftaler, da dette af styringshensyn i forbindelse med både selve leveringen og efterfølgende opfølgning på kontrakten ikke vurderes hensigtsmæssigt. 2. Generelle forhold 2.1 Ordregiver er: Arbejdernes Andels Boligforening Langelandsgade 50 8000 Aarhus C (i det følgende benævnt "AAB") For en nærmere beskrivelse af AAB henvises til AABs hjemmeside: www.aabnet.dk. 2.2 Kontaktpersoner AABs kontaktperson vedrørende dette udbud er: Rasmus Toftegaard Hansen Alle henvendelser vedrørende dette udbud skal ske skriftligt via e-mail til Rasmus Toftegaard Hansen på rth@aabnet.dk. Henvendelser skal mærkes: "Komfurer - afd. 25 - Klostervangen". Der henvises endvidere til pkt. 3.2 vedrørende spørgsmål til udbudsmaterialet. 2.3 Tidsplan 3/12
Udbudsproceduren kan forventes at følge følgende tidsplan: Tidspunkt Begivenhed 1. november 2017 Fremsendelse af udbudsbekendtgørelse til offentliggørelse i EU-Tidende 5. december 2017 Frist for modtagelse af prækvalifikationsansøgninger 15. december 2017 Forventet meddelelse om prækvalifikation 9. januar 2018 Informationsmøde og besigtigelse 18. januar 2018 Sidste frist for indlevering af spørgsmål 25. januar 2018 Sidste frist for udsendelse af rettelsesblade 1. februar 2018 Frist for indlevering af tilbud 22. februar 2018 Forventet orientering om tildeling af kontrakt 23. februar - 5. marts 2018 Standstill periode 6. marts 2018 Forventet kontraktindgåelse 3. Udbudsmateriale 3.1 Udbudsmaterialets omfang Udbudsmaterialet består ud over disse udbudsbetingelser af følgende dokumenter: Udbudsbekendtgørelse Prækvalifikationsmateriale - Bilag 1 og 2 - Erklæringer om økonomisk og finansiel kapacitet og/eller teknisk og faglig kapacitet Ydelsesbeskrivelse - Bilag 1 - Specifikationsskema - Bilag 2 - Lejlighedstegning Tilbudsliste Udkast til kontrakt 3.2 Spørgsmål til udbudsmaterialet 4/12
Spørgsmål til udbudsmaterialet, herunder anmodning om yderligere oplysninger, skal stilles skriftligt via e-mail til Rasmus Toftegaard Hansen på rth@aabnet.dk. Henvendelser skal mærkes: "Komfurer - afd. 25 - Klostervangen". Mundtlige henvendelser vil af hensyn til AAB's forpligtelse til at behandle tilbudsgiverne ligeligt blive afvist. Alle spørgsmål og svar vil blive fremsendt samtidigt pr. mail til alle tilbudsgivere i anonymiseret form. Eventuelle spørgsmål til udbudsmaterialet og/eller den udbudte rammeaftale skal være AAB i hænde senest den 18. januar 2018. Henvendelser, som modtages efter den 18. januar 2018, kan således ikke garanteres besvaret. 3.3 Rettelsesblade I tilfælde af at AAB finder det nødvendigt at foretage ændringer i udbudsmaterialet og/eller supplere oplysningerne i udbudsmaterialet, vil meddelelse herom blive fremsendt i form af rettelsesblade pr. mail samtidig til alle tilbudsgivere. Rettelsesblade nummereres fortløbende og indgår i udbudsmaterialet. Der vil som udgangspunkt ikke blive udsendt rettelsesblade efter den 25. januar 2018. 3.4 Informations- og besigtigelsesmøde For at etablere den bedst mulige information og det bedste grundlag for afgivelse af tilbud indbyder AAB tilbudsgiverne til informations- og besigtigelsesmøde, hvor AAB vil orientere om udbuddet og krav til tilbuddene samt fremvise lejligheder. Informationsmøderne finder sted den 9. januar 2018, kl. 10 på Langelandsgade 50, 8000 Aarhus C. Tilmelding skal ske senest den 8. januar 2018, kl. 12.00 til Rasmus Toftegaard Hansen på rth@aabnet.dk. 5/12
Der henstilles til, at tilbudsgiverne har sat sig grundigt ind i udbudsmaterialet forud for informationsmødet. Præsentationer/referater fra informationsmødet vil blive fremsendt pr- e-mail umiddelbart efter informationsmødets afslutning. 4. Den udbudte aftale 4.1 Aftaleudkast Aftalen indgås på baggrund af det aftaleudkast, der er vedlagt udbudsmaterialet. 4.2 For nærmere beskrivelse af opgaverne omfattet af aftalen henvises til ydelsesbeskrivelsen. 5. Udarbejdelse af tilbud 5.1 Sprog og tilbudspriser Tilbud skal afgives skriftligt på dansk. Beløbsangivelser skal være i danske kroner (DKK) ekskl. moms. 5.2 Vedståelsesfrist/acceptfrist Tilbudsgiverne er forpligtet til at vedstå deres tilbud i 3 måneder efter fristen for tilbudsafgivelse. AAB anser ikke en aftale for indgået og udbudsforretningen for afsluttet, før aftalen er underskrevet ubetinget af alle parter. 5.3 Tilbuddets udformning Med henblik på at opnå et ensartet grundlag for tilbudsgivningen og dermed for vurderingen af de indkomne tilbud (sammenlignelighed i besvarelsen), bør tilbuddet afleveres i en mappe og følge nedennævnte disposition: 5.3.1 Forbehold Forbehold over for udbudsmaterialet skal angives særskilt under overskriften "Forbehold". 6/12
Forbehold skal være specifikke og skal så vidt muligt referere til konkrete bestemmelser i udbudsmaterialet. Tilbudsgivernes opmærksomhed henledes på, at AAB vil være forpligtet til at afvise tilbud, som indeholder forbehold over for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet. AAB er desuden berettiget til at afvise tilbud, der indeholder forbehold over for ikke-grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, eller alternativt søge sådanne forbehold prissat. Tilbudsgivernes opmærksomhed henledes endvidere på, at tilbudsgiverens standardbetingelser og brancheforbehold typisk vil indeholde forbehold, der medfører, at AAB er forpligtet til at se bort fra et tilbud som ukonditionsmæssigt. Tilbudsgiverne opfordres derfor til at søge evt. uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål, jf. ovenfor under pkt. 3.2, således at forbehold undgås. 5.3.2 Pris Tilbuddet skal afgives ved udfyldelse af tilbudslisten. De i tilbudslisten oplyste priser skal omfatte samtlige omkostninger forbundet med opgavens løsning. 5.3.3 Funktionalitet/kvalitet Tilbudsgiver skal i tilbuddet ved udfyldelse af bilag 1 til ydelsesbeskrivelsen oplyse specifikationer på det tilbudte komfur. De i bilag 1 oplyste specifikationer er udtryk for mindstekrav til funktion/kvalitet. Tilbudsgiver skal derfor som minimum tilbyde en funktioner svarende hertil, for at tilbuddet kan anses som konditionsmæssigt. Bilag 1 kan af tilbudsgiver suppleres af relevante datablade, brochurer o.l. vedrørende de tilbudte produkter. 5.3.4 Garantiperiode Tilbudsgiver skal i tilbuddet oplyse hvor lang garantiperiode, der tilbydes. Den garantiperiode, der er angivet i det vedlagte udkast til kontrakt, er udtryk for mindstekrav hertil. 7/12
Tilbudsgiver skal derfor som minimum tilbyde en garantiperiode svarende hertil, for at tilbuddet kan anses som konditionsmæssigt. 5.4 Fortrolighed og ejendomsret 5.4.1 Fortrolighed Tilbudsgiver, herunder tilbudsgivers personale og rådgivere mv., er forpligtet til at iagttage ubetinget tavshed og fortrolighed over for tredjemand med hensyn til alle oplysninger, som måtte komme til tilbudsgivers kundskab i forbindelse med udbudsforretningen, og som angår forhold, der ikke er offentligt tilgængelige. 5.4.2 Ejendomsret Det udleverede udbudsmateriale og de heri indeholdte informationer er AABs ejendom. Materialet må ikke uden AABs forudgående skriftlige samtykke bruges i andre sammenhænge end denne udbudsforretning. De afgivne tilbud vil ikke blive tilbageleveret til tilbudsgiveren. 6. Aflevering af tilbud 6.1 Aflevering AAB skal have modtaget tilbuddet senest den 1. februar 2018, kl. 12.00. Tilbuddet skal sendes som anbefalet post eller indleveres ved personlig aflevering mod kvittering til: AAB Langelandsgade 50 8000 Aarhus C Tilbuddet skal afleveres i en lukket kuvert i 1 eksemplar samt i en digitaludgave på usb-stik. Tilbuddet skal være mærket "Komfurer - afd. 25 - Klostervangen". Tilbud kan ikke indleveres pr. e-mail. 7. Varedemonstration 8/12
Tilbudsgiver skal efter tilbudsfristen give AAB mulighed for at afprøve/teste de tilbudte produkter. Tid og sted for afprøvninger forventes at finde sted i uge 6 i tidsrummet fra kl. 10-18. Såfremt tilbudsgiver ikke har showroom eller lignende i Aarhus, hvor afprøvningen kan finde sted, stiller AAB lokaler til rådighed. Tilbudsgiver skal i den forbindelse forestå levering og montering af produktet i AAB's lokaler. Afprøvningen vil blive foretaget af det bedømmelsesudvalg, der vurderer tilbuddene. 8. Tilbudsevaluering 8.1 Tildelingskriterier Kontrakten vil blive tildelt det økonomisk mest fordelagtige tilbud på grundlag af tildelingskriteriet bedste forhold mellem pris og kvalitet med følgende underkriterier: Pris 40 % Funktionalitet/kvalitet 40 % Garantiperiode 20 % AAB vil ved vurderingen af underkriterierne lægge vægt på følgende: 8.1.1 Pris Ved vurderingen af "Pris" vil AAB lægge vægt på den i tilbudslisten anførte samlede pris for aftalens udførelse. 8.1.2 Funktionalitet/kvalitet Ved vurderingen af "Funktionalitet/kvalitet", vil AAB lægge vægt på følgende: - Betjening - jo lettere at betjene jo bedre - Hastighed for opnåelse af ønskede effekter for opvarmning af ovn og kogeplader - jo hurtigere jo bedre - Ovnstørrelse - jo større jo bedre - Elektronisk termostat - mulighed for indstilling af kogeplader på fast temperatur - Energiklasse 9/12
Vurderingen sker som en samlet helhedsvurdering på baggrund af ovenstående elementer. Til brug for vurderingen af "Funktionalitet/kvalitet" skal tilbudsgiver vedlægge de i pkt. 5.3.3 anførte oplysninger og stille produkt til rådighed for afprøvning, jf. det i pkt. 7 anførte herom. 8.1.3 Garantiperiode Ved vurderingen af "Garantiperiode" vil AAB lægge vægt på længden af den af tilbudsgiveren tilbudte garantiperiode. Til brug for vurderingen af "Garantiperiode" skal tilbudsgiveren vedlægge de i pkt. 5.3.4 anførte oplysninger. En tilbudt garantiperiode der kun akkurat opfylder mindstekravet hertil, vil medføre, at tilbudsgiver opnår 8 point på dette underkriterium. 8.2 Evalueringsmetode Det økonomisk mest fordelagtige tilbud vil blive identificeret ved anvendelse af tildelingskriteriet bedste forhold mellem pris og kvalitet på baggrund af vægtningen i henhold til pkt. 8.1. 8.2.1 Kvalitative underkriterier Ved bedømmelsen af de modtagne tilbud i henhold til de kvalitative underkriterier ("Funktionalitet/kvalitet" og "Garantiperiode") vil følgende skala blive anvendt: Point 0 Bedst mulige opfyldelse af kriteriet 1 Glimrende/fortrinlig opfyldelse af kriteriet 2 God/meget tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet 3 Over middel i opfyldelse af kriteriet 4 Middel/tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet 5 Under middel i opfyldelse af kriteriet 6 Mindre tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet 7 Ringe opfyldelse af kriteriet 8 Dårlig opfyldelse af kriteriet (Opfylder kun akkurat mindstekrav) 10/12
Alle pointene fra 0-8 kan bringes i anvendelse. 8.2.2 Samlet bedømmelse For den endelige evaluering af de modtagne tilbud anvendes en prismodel. Til brug herfor vil pointene givet efter de kvalitative kriterier omregnes til et konkret beløb, således der tillægges en evalueringsteknisk omkostning for hvert opnået point, der i evalueringen vægtes sammen med de tilbudte priser. En afvigelse fra bedst mulige opfyldelse af Ordregivers kvalitative krav vil blive vurderet som en meromkostning, der vil blive tillagt den enkelte tilbudsgivers samlede tilbudssum i evalueringen. Størrelsen af denne omkostning bestemmes ud fra et omregningsbeløb, der findes beskrevet nedenfor. Omregningen sker således: Omregningsbeløbet udregnes ved at dele(/dividere) gennemsnittet af de indkomne tilbudspriser med 8 (dvs. det maksimale antal point, der kan tildeles efter de Kvalitative underkriterier ). De tildelte point efter de Kvalitative underkriterier (på skalaen fra 0-8) ganges herefter med omregningsbeløbet, således der fremkommer en omregnet kvalitetspris. Den omregnede kvalitetspris indgår i det samlede evalueringsbeløb med den i pkt. 8.1 anførte vægtning for de kvalitative underkriterier ("Funktionalitet/kvalitet" og "Garantiperiode"). Prisen indgår i det samlede evalueringsbeløb med den vægtning, som fremgår af pkt. 8.1. De vægtede beløb for begge underkriterier lægges afslutningsvis sammen, og det tilbud, der herefter fremkommer med det laveste samlede evalueringsbeløb, vil være det vindende tilbud og tildeles aftalen. Til illustration af nærværende evalueringsprismodel er der i tabellen nedenfor opregnet et fiktivt eksempel på modellens anvendelse. I eksemplet vægtes de to underkriterier med 40 % for pris og 60 % for kvalitet. Tilbudsgivere: A B C Tilbudspris: 1.100.000 kr. 1.700.000 kr. 800.000 kr. Point kvalitet: 4 2 7 Omregningsbeløb: 150.000 kr. Omregnet kvalitetspris: 600.000 kr. 300.000 kr. 1.050.000 kr. 11/12
Vægtet kvalitetspris: 360.000 kr. 180.000 kr. 630.000 kr. Vægtet tilbudspris: 440.000 kr. 680.000 kr. 320.000 kr. Evalueringsbeløb: 800.000 kr. 860.000 kr. 950.000 kr. Placering: 1 2 3 8.3 Underretning Samtlige tilbudsgivere vil hurtigst muligt og samtidigt blive orienteret om resultatet af udbudsforretningen. Meddelelse til den vindende tilbudsgiver om, at tilbudsgiverens tilbud er identificeret som det økonomisk mest fordelagtige tilbud, er ikke et løfte om at ville indgå aftale med tilbudsgiveren. Endelig og bindende aftale anses således ikke for indgået, før den endelige aftale er underskrevet ubetinget af alle parter. Aftalen vil tidligst blive indgået efter udløbet af en standstill periode på 10 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor AAB har afsendt elektronisk underretning til tilbudsgiverne om resultatet af udbudsforretningen. 12/12