Brug af Brobygning.NET for UU-vejledere Indhold Indledning... 2 Kom godt i gang... 3 Holdlisten... 6 Skriv i kontaktbogen... 9 Udskriv fra holdlisten... 10 Tilmeldingslisten... 10 Opret fravær på en eller flere elever... 12 Tilmeld elev... 13 Tilmelding med prioriteter... 14 Tilmeld klasse... 15 Se sendte emails... 19 Se kontaktbøger... 21 Find kontakter... 21 Overførsel af elever fra UVvej til Brobygning.NET... 23 Brobygning.NET elevernes side... 23 1
Indledning Brobygning.NET er portalen, hvor arbejdet med brobygnings- og introduktionskurser foretages. Arbejdet foregår som et samarbejde mellem UU-centrene og uddannelsesinstitutionerne i de forskellige regioner, idet tilmeldinger til brobygning og introkursus af og til kan gå på tværs af UU-centre. Webportalen indeholder derfor brobygningshold og introduktionskurser for hele regionen. Som UU-vejleder er det dig, der i samarbejde med eleven, står for tilmeldingen til hold. Dette foregår direkte fra www.brobygning.net Hvert UU-center har en koordinator, som er din kontaktperson, hvis du har brug for hjælp til arbejdet med portalen. Nogle centre har flere koordinatorer. Ligeledes er koordinatoren også kontaktperson for de uddannelsesinstitutioner, som ligger i jeres område. Følgende manual beskriver funktionerne i Brobygning.NET for dig som UU-vejleder. Støder du på problemer er du velkommen til at kontakte din koordinator. God fornøjelse. 2
Kom godt i gang Adressen til siden er https://www.brobygning.net du skal logge ind med det brugernavn og password, som du har fået af din koordinator. Oplysningerne skal indtastes i nederste højre hjørne på siden: Når du kommer ind på siden kan du altid gå ind og rette dit password under Min konto => Opsætning. Når du logger ind på siden vil dette være det første billede du ser søgeformularen, hvorfra du kan finde frem til hold, som du kan melde elever til, samt de tilmeldinger, der er kommet ind på holdene: 3
Dette skærmbillede skal ses som en søgeformular, hvor du skal indtaste de kriterier, som der skal søges på. Læg mærke til, at du i øverste del af søgeformularen under Søgning kan vælge, om der skal søges efter hold eller tilmeldinger. Bemærk også, at søgeformularen ændrer sig alt efter, hvilken en der vælges. Under Visning kan du vælge, hvordan søgeresultatet skal vises som tilmeldinger eller hold. Under Retning kan du vælge, om der kun skal findes hold/tilmeldinger frem på en given indgang. Hvis du ikke vælger noget her, vil der blive søgt på alle indgange. Vælg herefter, hvilken fagtype der skal søges på og et datointerval. Ved at trykke i datofelterne folder der sig en kalender ud, hvorfra der kan vælge dato. Bemærk også, at du har mulighed for at definere søgeværdier i Holdansvarlig, Nøgleord, Klassetrin samt Ungdomsuddannelse. Ved at trykke på det lille spørgsmålstegn udfor Nøgleord kan du får hjælp til, hvordan et nøgleord kan defineres. 4
Ved at sætte flueben i Tilmeldinger under Søgning, kommer søgeformularen til at se sådan ud altså med en ekstra linje, hvor der kan søges på grundskole, klasse, CPR-nummer og vejleder: Når du begynder at navigere rundt i programmet, kan du altid finde tilbage til denne søgeformular ved at trykke på menupunktet Søg i den mørkeblå bjælke foroven. Bemærk: Hvis du har foretaget en søgning og har fået vist resultatet og ønsker at foretage en ny søgning, skal du igen trykke på menupunktet Søg. Det nulstiller din søgning og du kan foretage en ny. Du kan også trykke på browserens tilbageknap, men her skal du være 5
opmærksom på, at søgningen muligvis ikke bliver helt nulstillet visse søgekriterier kan blive hængende, alt efter hvilken browser der benyttes. Holdlisten En udsøgt liste over hold kan fx se sådan ud: Her kan du se praktiske oplysninger om de forskellige hold du har søgt ud. Øverst i billedet kan du se, hvad der er søgt på. Nederst i billedet kan du bladre videre til de næste sider. Læg desuden mærke til overskriften Status, som fortæller, hvor langt din koordinator er i processen med koordineringen. Statuskoderne betyder følgende: Bekræftet: Der kan ikke foretages flere tilmeldinger. Bekræftet betyder således, at holdet er lukket for tilmeldinger og afholdes 6
Aflyst: Der er sandsynligvis ikke kommet nok tilmeldinger til holdet og det må aflyses Planlægges: Holdet planlægges og er dermed åbent for tilmeldinger Koordineres: Koordinator kan fx være i gang med at flytte elever til andre hold, hvis antallet på et givent hold overstiger maks. antal. Det er koordinator, der sætter statuskode på holdet Mangler godkendelse: Holdet er oprettet, men ikke endeligt godkendt af koordinator. Der kan ikke tilmeldes elever til hold med denne status Nedenstående tabel skal være med til at overskueliggøre, hvornår holdet kan blive vist og hvornår der kan oprettes, slettes og rettes tilmeldinger: Status Visning mulig Opret/Slet/Ret tilmelding Mangler godkendelse Ja Nej Planlægges Ja Ja Koordineres Ja Ja* Bekræftet Ja Nej Aflyst Ja Nej Oprettelse af tilmelding kan kun ske til maksimum deltagere for holdet er nået. Dog kan tilmeldingen ske EFTER tilmeldingsfristen er overskredet Bemærk: Hold der er afviklet (slutdato er overskredet) og har status Bekræftet, bliver overført til UVvej dvs. til elevens stamkort under Vejledningsaktiviteter. Via ikonet på holdlisten, som forestiller en blyant, kan der foretages tilmeldinger til holdet. Kør over ikonet med din mus og se, hvad det betyder ikonet vil være nedtonet, hvis tilmeldingsfristen er overskredet. Ikonet med kuverten giver dig mulighed for at sende en mail til den holdansvarlige. 7
På holdlisten skal du også lægge mærke til følgende ikoner: Ved at køre henover ikonerne med musen kommer en lille tekst frem, som fortæller, hvad ikonet betyder. I første kolonne er det angivet, om deltagerantallet på holdet er: under min. (minus) over maks. (plus) mellem min. og maks. (flueben) Ikonet der er formet som en person kan du trykke på og få vist de tilmeldte elever på holdet: 8
I denne liste kan du sætte flueben helt ude til venstre for eleverne, og derefter vælge menupunktet Eksporter => Eksporter valgte for at få de markerede eksporteret til Excel. Ved at trykke på kuverten helt ude i højre side, kan du skrive en e-mail til eleven men kun hvis vedkommende har angivet en e-mailadresse. Ellers vil ikonet være nedtonet. Skriv i kontaktbogen Hvis du trykker på ikonet i tilmeldingslisten, som forestiller en tekstboks, kommer du ind på følgende side, hvor du kan oprette en kontakt på den unge i vedkommendes kontaktbog, som kan ses af grundskole, ungdomsuddannelse og UU-vejleder. Beskeden bliver desuden sendt på mail til ungdomsuddannelse og grundskole. Bemærk dog, at du kun kan skrive i kontaktbogen for de elever, som du er vejleder for. Ellers vil ikonet med tekstboksen være nedtonet. 9
Udskriv fra holdlisten Når du har holdlisten fremme kan du også vælge at udskrive den eller udskrive et kursushæfte på baggrund af listen. Dette gør du ved at markere de hold, som skal indgå i din holdliste eller kursushæfte: Herefter vælger du menupunktet Udskrifter og dernæst den udskriftsmulighed du har brug for. Du kan også vælge at trykke på menupunktet Eksporter, for at få de markerede hold eksporteret til Excel. Tilmeldingslisten For at søge en tilmeldingsliste frem i Brobygning.NET, skal du huske at sætte markering ved Tilmeldinger i søgeformularen under Visning og evt. Søgning. Du kan også vælge at søge på et bestemt hold, men få vist tilmeldingerne på et hold ved at lave opsætningen således: 10
Når du har tilmeldingerne fremme på skærmen ser billedet sådan ud: Her kan du se forskellige oplysninger om holdet. Hvis du kører musen henover den grønne prik ude til højre for holdet kan du se, at dette ikon betyder, at holdet, som tilmeldingen hører til, er bekræftet. De to næste ikoner giver dig mulighed for at rette eller slette en tilmelding dog kun, hvis holdets status tillader det. Tilmeldinger kan ikke rettes og slettes, hvis holdet er bekræftet. Her kan koordinator hjælpe. Ved at trykke på ikonet lige ved siden af, som forestiller en tekstboks, kan du skrive i kontaktbogen for eleven se evt. afsnittet Skriv i kontaktbogen. I tilmeldingslisten kan du ude i venstre side markere tilmeldingerne med et flueben og herefter vælge Udskrifter i menubjælken. Herfra kan du vælge at udskrive listen over de markerede elever med eller uden CPR-nummer. Du kan også vælge at trykke på menupunktet Eksporter for at eksportere de markerede tilmeldinger til Excel. 11
Opret fravær på en eller flere elever Fra tilmeldingslisten har du mulighed for at oprette fravær på en eller flere elever. Ved at oprette fravær giver du elevens grundskole og holdansvarlige besked om, at eleven har været fraværende til sit brobygnings- eller introduktionsforløb. Denne oplysning kommer desuden til at ligge i den unges kontaktbog. Denne oplysning kan også registreres i den unges kontaktbog af grundskole og ungdomsuddannelse, alt efter hvem der først får viden om, at eleven er fraværende. Du skal starte med at markere den eller de elever, som du skal oprette fravær for. Dette gøres ved at sætte flueben udfor de ønskede elever i venstre side af listen. Husk igen, at det er meget vigtigt, at det er tilmeldinger du har søgt ud ikke hold. Der kan kun oprettes fravær fra tilmeldingslisten. Herefter trykker du på menupunktet Fravær og ser følgende billede: Her kan du vælge, hvilken dato fraværet har fundet sted, samt vælge fra listen, hvilken fraværstype der er tale om. Desuden kan du knytte en kommentar til fraværet. Herefter trykker du på Gem fravær. BEMÆRK: På denne måde opretter du fravær for alle de unge du har på listen nedenunder. Fra ovenstående side kan du også vælge at oprette fravær på personerne enkeltvis dette gøres ved at trykke på blyanten under Opret/Slet. Når fraværet er oprettet ser billedet sådan ud bemærk at fraværet kan slettes igen ved at trykke på skraldespanden: 12
Tilmeld elev På Brobygning.NET kan man tilmelde elever på to måder. Enten via en holdliste eller via Min Konto => Tilmeld elev. Fra holdlisten kan man trykke på ikonet, som forestiller en blyant. Ikonet vil være gråtonet, hvis der ikke kan foretages tilmeldinger til holdet. Herefter vises følgende billede: BEMÆRK: Koordinatoren kan vælge, at der ikke kan foretages tilmeldinger til holdet, hvis det står med status Koordineres. I så fald vil billedet se således ud: Da du foretager tilmeldingen via holdlisten, vil det hold, som du trykkede udfor i holdlisten, være foruddefineret som det eleven skal meldes til. Det kan du selvfølgelig altid ændre ved at slette holdets navn og søge efter et andet. Du søger efter et andet hold ved blot at begynde at taste et andet. Bemærk at der kun søges efter hold, som ligger i det valgte datospænd, som altid vil stå foruddefineret til indeværende skoleår. Datofelterne har dermed ikke noget at gøre med, hvornår eleven skal på brobygning. 13
Herefter skal du indtaste elevens CPR-nummer og trykke på Enter elevens oplysninger vil nu fremgå øverst i feltet: Inden tilmeldingen er færdig, skal du vælge et forløb fra listepilen. Ved at trykke på spørgsmålstegnet kan du få hjælp til, hvilket forløb du skal vælge. Afslut med Opret. På nøjagtig samme måde tilmelder du elever fra Min konto => Tilmeld elev. Her vil holdet dog ikke stå foruddefineret, som det gjorde ved tilmelding via holdlisten. Tilmelding med prioriteter Når du tilmelder en elev til et brobygningshold kan du også indberette elevens prioriteter. Bemærk: Det er kun muligt at indberette prioriteter, når der er tale om et hold, som er oprettet med prioriteter dvs. brobygningshold, som har en holdkode, der starter med BM (Brobygning Med prioritet). Vær opmærksom på at en elev kun kan have en enkelt tilmelding i den pågældende periode. Når en elev tilmeldes et hold med prioriteter, bliver de to bjælker under det første hold aktive her kan der så vælges 2. og 3. prioritet: 14
Tilmeld klasse Under menupunktet Min Konto finder du Tilmeld klasse. Via denne funktion kan du tilmelde en hel klasse til et hold på en gang. Når du kommer ind på siden skal du først skrive, hvilken skole der er tale om. Herefter findes de klasser, som optræder på skolens skolekode i UVvej. Det vil sige hvis en elev fx går i 9A, men ved en fejl står til at gå i 9AA i UVvej, så vil 9AA også ligge på listen over klasser på skolen. Her er det naturligvis vigtigt at give forvaltningen besked om, at klassebetegnelsen skal rettes for at komme rigtigt ind i UVvej og dernæst rigtigt ind i Brobygning.NET.: 15
Ved at trykke på listepilen udfor Valgte klasser folder listen over mulige klasser sig ud. Her kan du trykke på Fravælg alle eller Vælg alle du kan også markere klasserne enkeltvis. De klasser du markerer, kommer med videre i processen. Fortsæt ved at trykke på Hent elever : Du ser nu følgende billede, hvor du i bunden kan vælge/fravælge alle. Bemærk at Brobygning.NET kigger efter de elever, som er overført til programmet hver nat dvs. de elever, som aktuelt står til at gå på skolen i UVvej. Dette sker dog IKKE på testsitet, så her vil du opleve, at der står flere elever på listen, end der går på skolen. Dette bliver løst, når siden lægges i produktion. Tryk herefter på Tilmeld valgte elever : 16
I næste billede skal du vælge, hvilket hold eleverne skal meldes til. Husk at holdet skal ligge inden for det datospænd, der står defineret i felterne. Tryk i feltet for at få den lille kalender frem, for at vælge et andet datospænd. Søg derefter efter holdnavnet ved at indtaste navnet på holdet, vælg holdet og vælg hvilket forløb der er tale om. Herefter trykker du på Opret : Når tilmeldingen er oprettet vil du se følgende billede her kan du se, at tilmeldingen er oprettet under fanebladet Status. Bemærk, at siden ikke guider dig væk fra dette billede. For at komme videre på siden kan du fx trykke på Min konto eller Søg. 17
18
Se sendte emails Under menupunktet Min Konto ligger en mulighed, som hedder Sendte emails. Her kan du altid se, hvad du har sendt af e-mails fra programmet. Du kan fx vælge at indtaste en datospænd og trykke på Opdater så ser du de e-mails du har afsendt i det valgte interval: I listen kan du også se indholdet i den mail du har sendt fra programmet. Hvis du har sendt en e-mail fra programmet med en vedhæftet fil, kan du se navnet på filen i indholdet men du kan ikke åbne den vedhæftede fil. Derfor er der lavet en ny mulighed under Min Konto => Opsætning : 19
Ved at sætte flueben ved Sæt mig CC hvor emails er vedhæftet et dokument vil du modtage en e-mail i din egen mailbox, hvor den sendte fil er vedhæftet. På den måde kan du altid se og finde tilbage til de filer, som er sendt via programmet. Det er helt op til dig selv, hvorvidt du ønsker at benytte denne løsning. Husk at trykke på Gem, hvis du har ændret i overstående billede. I ovenstående billede kan du fx også indsætte en e-mail signatur, som altid kommer på de e- mails, som du sender fra systemet såfremt der er flueben i Anvend signatur på emails. Også her skal du huske at trykke på Gem, hvis du har foretaget rettelser. 20
Se kontaktbøger Under Min konto => Kontaktbogen => Kontaktbøger (sidste 7 dage) kan du se de kontaktbøger, som har fået tilføjet indhold de sidste 7 dage: Ved at trykke på det lille ikon ude til højre, som ligner en tekstboks, kan du se, hvad det er der er blevet oprettet i kontaktbogen og du kan selv tilføje noget i kontaktbogen. Du kan også definere dit eget datospænd i datofelterne og trykke på Opdater, hvorefter alle kontakter oprettet inden for dette interval bliver vist på listen. Find kontakter Under Min konto => Kontakter finder du oplysninger på alle brobygningskontakter i din region. På den måde har du mulighed for hurtigt at finde frem til kontaktoplysninger på en koordinator, ungdomsuddannelse, grundskole eller vejleder i regionen, og maile til vedkommende direkte fra programmet: 21
For at maile til en af kontakterne skal du blot trykke på den lille kuvert til højre for personen. Herefter vises følgende billede, hvorfra mailen kan sendes: 22
Overførsel af elever fra UVvej til Brobygning.NET Hvis eleven ikke kommer frem med korrekt skole og klasse, når elevens cpr-nummer er indtastet ved tilmelding, kan du søge vedkommende ud i UVvej og herefter vælge Filer => Eksporter data til => Overfør de viste unge til Brobygning.NET. Almindeligvis sker der en automatisk overførsel hver nat. I tilfælde, hvor ændringer straks ønskes tilgængelige i Brobygning.NET, kan ovenstående procedure anvendes. Brobygning.NET elevernes side Som elev skal man ikke logge ind på Brobygning.NET, men blot trykke på den ønskede kommune i landkortet: 23
Herefter bliver eleven guidet ind på en søgeformular, som ligner den du selv bruger på Brobygning.NET. I denne søgeformular kan eleven finde frem til de brobygnings- og introduktionstilbud, som ligger i regionen: Når eleven har søgt nogle hold ud, vises en holdliste. Her kan eleven sætte flueben ud for de hold, som vedkommende er interesseret i. Herefter vælges Udskrifter => Kursushæfte, som danner en PDF-fil over de tilbud, som er vinget af: 24
Ved at trykke på luppen vises holdbeskrivelsen. På Brobygning.NET findes også menupunkter, som guider eleven ind på www.minvejleder.dk og www.minuddannelse.dk Husk at gøre eleverne opmærksomme på, at de altid kan finde deres tilmeldinger og holdbeskrivelser inde på www.minuddannelse.dk i holdbeskrivelsen vil de fx kunne finde oplysninger om, hvor og hvornår de skal møde. 25