18.01 1 Bestyrelsesmøde tirsdag den 9. januar 2018 kl. 17.00 Deltagere: Formand Dan Christensen Næstformand Bendt E. Nielsen Sekretær Peter Kragballe Bestyrelsesmedlem Tom Sørensen Karin Jørgensen Bettina Grumsen Anders Nielsen Direktør Anders Rønnebro Dagsorden: 1. Godkendelse af dagsorden 2. Protokol * 3. Revisionsprotokol 4. Byggeri 5. Indstilling a. Stop for stuelejemålsovertagelse af værelse på 1. sal i afd. 10* 6. Indstilling til Dispositionsfonden a. Lån samt ydelsesstøtte til dækning af udgifter til betonskader i garageanlæg i afd. 29* b. Lån til dækning af fremrykning af udskiftning af vinduer mv. i afd. 53* c. Tilskud til etablering af badeværelser i afd. 04* 7. Udvalg 8. Beslutning om diverse renter i 2017* 9. Nyt fra administrationen 10. Eventuelt 1. Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt. 2. Protokol Blev godkendt fra mødet den 5.12.2017 3. Revisionsprotokol Der var intet nyt
18.01 2 4. Byggeri Bestyrelsen gennemgik status over igangværende projekter og projekter under forberedelse ud Fra de udleverede bilag Afd. 65 Æblelunden Indflytning er sket ultimo november - 1. december 2017 Der pågår udbedring af udestående mangler i boligerne Afd. 67 Risskovbrynet Granskning af hovedprojekt pågår bla. Med ekstern bistand. Der er i granskningen afdækket en række fejl og mangler i projektmaterialet, som rettes op i nden licitationen kan igangsættes. Det kan konstateres, at udgifterne til ekstern granskning er meget godt givet ud, da opretningen af de konstaterede fejl og mangler i udbudsmaterialet vil betyde en betragtelig reduktion i omfanget af uforudsete omkostninger i byggefasen. En foreløbig vurdering er, at vi sparer ekstraomkostninger der minimum svarer til 10 gange udgifterne til ekstern granskning. Afd. 66 Skæring Bæk Projektforslaget er på baggrund af granskningen blevet tilrettet og er godkendt som grundlag for myndighedsprojekt og hovedprojekt Afd. 24 Skovgårdsparken Der er indgået aftale om at udskifte MgO pladerne Afd. 25 Klostervangen Der er ansat en beboerkoordinator i projektet pr. 1. januar 2018. Beboerkoordinatorens primære opgave er at sikre den løbende dialog med og information til beboerne både i den afsluttende projektering og særligt når udførelsen igangsættes. Beboerkoordinatoren har fast arbejdssted i projektlejligheden Afd. 37 Fjældevænget Med udgangspunkt i erfaringerne fra afd. 25, er det besluttet allerede nu at tilrettelægge en kommunikationsstrategi, hvilket er igangsat. Der igangsættes i løbet af februar udarbejdelse af en vision for projektet i samarbejdet med beboerrepræsentanter. Både udlejningen, økonomi og driften inddrages i visionsarbejdet. På baggrund af visionen udarbejdes et ideoplæg som grundlag for det videre arbejde frem mod dispositionsforslag og oplæg til helhedsplanen. Dette forventes afsluttet inden udgangen af 2018. Afd. 2 Tordenskjoldsgade Der arbejdes med at engagere totalrådgiver og udarbejde skema A til Århus Kommune. Projektering forventes igangsat i februar 2018 med henblik på opstart af byggeri primo 2019.
18.01 3 Afd. 4 Skovkanten Der er planlagt en tredje workshop den 20. februar og ekstraordinært afdelingsmøde d. 20. marts 2018. 5. Indstilling afd. 10 Indstilling om: Stop for stuelejemålsovertagelse af værelse på 1. sal i afdeling 10 Det er i dag muligt for stuelejemålene i afdeling 10, at overtage et værelse på 1. sal og dermed tilføje flere m² til stuelejemålet. Administrationen indstiller følgende: Tilladelse til at lade stuelejemål overtage et værelse på 1. sal og dermed udvide lejemålets m² annulleres, da det ikke er en optimal indretning af afdelingens lejemål med nedenstående argumenter taget i betragtning. Hvis der skal etableres adgang ti værelset fra hovedtrappen i opgangen, er der kun plads til et dør hul på 70 cm i bredden. Dvs. den frie dørbredde bliver under 60 cm., hvilket er særdeles uhensigtsmæssigt i en bolig. Muligheden for at tillægge værelset vil også kunne ske via en intern trappe, hvilket vil forringe anvendelsen af både stuelejemål og det i forvejen meget lille værelse på 1. sal. En ændring af boligens afgrænsning mod hinanden kræver, at der sikres en brandmæssig adskillelse. Det betyder, at væggene i værelset skal udføres som brandvægge både de eksisterende vægge og de dørhuler, der lukkes til. Begge løsninger vil ligeledes indebære betydelige ændringer i det elektroniske system, og det eksisterende varmesystem af hensyn til afregning af forbrug. Repræsentantskabet bliver orienteret om ændringen. Bestyrelsen bevilgede indstillingen på betingelse af at afdelingsbestyrelsen i afd. 10, Skovfaldet godkender ovennævnte 6. Indstillinger til dispositionsfonden Anmodning fra: Afd. 29, Højhus Langenæs Indstilling om: Lån fra Dispositionsfonden samt ydelsesstøtte til dækning af udgifter til betonskader i garageanlæg Afdelingen har problemer med vand i deres garageanlæg og der er desværre ikke afsat penge til renovering af garageanlægget på afdelingens PV. Udgiften til renoveringen forventes at koste kr. 6.500.000 og afdelingen har ikke mulighed for at finansiere noget via afdelingens PV, så de har et lånebehov på kr. 6.500.000
18.01 4 Såfremt afdelingen kan få et 10 årigt 2% dispositionsfondslån med ydelsesstøtte, kan afdelingen forhøje henlæggelse om 10 år svarende til ydelsen på dispositionsfondslånet. I modellen er der indarbejdet en huslejestigning i perioden på i alt 5,5%. Der søges om dispositionsfondslån på kr. 6.500.000 samt en samlet ydelsesstøtte på kr. 598.500 i alt. Såfremt hele eller dele af afdelingen sælges, skal tilskud fra boligorganisationen tilbagebetales. Boligorganisationen forbeholder sig ret til at tinglyse nærværende betingelse. Bestyrelsen bevilgede indstillingen Anmodning fra: Afd. 53, Bushøjen Indstilling om: Lån fra Dispositionsfonden til dækning af fremrykning af udskiftning af vinduer mv. Afdelingen har på afdelingsmødet i 2017 besluttet at fremrykke udskiftning af vinduer og terrassedøre til 2018. De er meget utætte og af dårlig kvalitet, og det er et højt ønske for beboerne, at få det udført i 2018 I budgettet er der indarbejdet et beløb på 5.835.000, og et lånebehov på 1.000.000 (30 årig kreditforeningslån) svarende til en ydelse på kr. 60.700 i 30 år. Den forventede merudgift på projektet er kr. 1.665.000, dvs. projektet forventes at koste i alt kr. 7.500.000. Hvis den ekstra udgift på kr. 1.665.000 afholdes af afdelingen i 2019, kan beløbet tages af afdelingens opsparede PV, men da de i 2025 har et lånebehov til tag, vil det betyde, at de så skal optage et højre lån på det tidspunkt, så derfor anbefaler administrationen, at afdelingen får bevilliget et 2% dispositionsfondslån med ydelsesstøtte, dog kun med en løbetid på 10 år. Ydelsen på sådan et lån er på kr. 111.400 pr. år i 10 år, men når de 10 år er gået, SKAL ydelsen på kr. 111.400 forhøje årets henlæggelser, som så vil betyde de kan bruge den henlæggelse til tag på det tidspunkt håber taget kan holde længere end forudsat. Der søges om dispositionsfondslån på kr. 1.000.000 samt en samlet ydelsesstøtte på kr. 210.700 i alt. Såfremt hele eller dele af afdelingen sælges, skal tilskud fra boligorganisationen tilbagebetales. Boligorganisationen forbeholder sig ret til at tinglyse nærværende betingelse. Bestyrelsen bevilgede indstillingen Anmodning fra: Afdeling 04, Skovkanten Indstilling om: Tilskud fra Dispositionsfonden til etablering af badeværelser
18.01 5 Afdelingen har for en del år siden fået lavet bad i de store lejemål, ved inddragelse af areal i soveværelset. De lejemål der stadig mangler at få lavet badeværelser, er de små lejemål, og det vil blive uhensigtsmæssigt, at inddrage noget af deres soveværelse, så beboerne har på et workshop besluttet at arbejde videre med 2 modeller. Model 1 inddrage bagtrappen og få lavet små badeværelser på 2 m² Model 2 få bygget en karnap på, og derved udvide det eksisterende antal bolig m². Beslutning om hvilken af ovennævnte modeller der skal vælges, skal ske ved afstemning på et ekstraordinært afdelingsmøde i marts måned. Afdelingen har sparet 7.182.000 kr. op på deres PV (dog først til forbrug i 2026), men det beløb er desværre langt fra stort nok. Forventet udgift: Model 1 kr. 17.646.000 (indarbejdet tilskud dispositionsfonden kr. 1.645.000 fælles trækningsret kr. 564.000) Model 2 kr. 25.599.788 (indarbejdet tilskud dispositionsfonden kr. 1.880.000 fælles trækningsret kr. 705.000) Forventet huslejestigning i gennemsnit pr. måned: Model 1 kr. 428 Model 2 kr. 1.083 Administrationens holdning til ovennævnte modeller, er at model 2 er den mest holdbare løsning for afdelingen, men stigningen pr. måned bliver meget stor og man kan forvente at beboerne på det ekstraordinære afdelingsmøde vælger model 1 pga. huslejen ikke stiger så meget. I ovennævnte huslejestigning er der indarbejdet de tilskud, som organisationsbestyrelsen tidligere har besluttet, at de vil bevillige til afdelinger uden badeværelser, men administrationen vil anbefale organisationsbestyrelsen, at yde et yderligere tilskud til model 2, såfremt beboerne vælger den løsning, da det vil gøre boligerne mere attraktive for nuværende og fremtidige beboer. Der har lige været en 3 værelses lejlighed uden bad ledig, og den har været tilbudt til rigtig mange, før der var en beboer, der sagde ja. Huslejeniveauet er allerede højt i afdelingen, specielt når der ikke er badeværelser i alle lejemål. Husleje pr. m2 er i gennemsnit kr. 789 pr. 1/1 2018. Administrationen anbefaler følgende tilskud Hvis model 1 vælges: Tilskud fra dispositionsfonden fastholdes til kr. 1.645.000 svarende til kr. 35.000 pr. lejemål Tilskud fra fælles trækningsret fastholdes til kr. 564.000 svarende til kr. 12.000 pr. lejemål Forventet huslejestigning i gennemsnit pr. måned kr. 428 Hvis model 2 vælges: Tilskud fra dispositionsfonden kr. 2.820.000 svarende til kr. 60.000 pr. lejemål Tilskud fra fælles trækningsret kr. 1.175.000 svarende til kr. 25.000 pr. lejemål Forventet huslejestigning i gennemsnit pr. måned kr. 651 Såfremt hele eller dele af afdelingerne sælges, skal tilskud fra boligorganisationen tilbagebetales. Boligorganisationen forbeholder sig ret til at tinglyse nærværende betingelse. Bestyrelsen bevilgede model 2 tilskud fra dispositionsfonden kr. 2.820.000 svarende til kr. 60.000 pr. lejemål.
18.01 6 7. Udvalg Jubilæumsbog Dan Christensen orienterede Jubilæumsfest Dan Christensen orienterede Håndbog for beboervalgte Dan Christensen orienterede om, at håndbog for beboervalgte bliver revideret i 8 uge Effektiviseringsproces Dan Christensen orienterede om, at flere opgaver bliver løst af egne folk i driften 5. og 10. kreds Dan Christensen orienterede om fællesmøde mellem kreds 5 og10 repræsentanter Fritidsudvalg Karin Jørgensen orienterede Beboernyt Bettina Grumsen orienterede 8. Beslutning om diverse renter 2017 Anders Rønnebro fremlagde forslag til regnskab 2017. Endelig rente på mellemregninger forrentning af egenkapitalen, årsresultat (forventet) samt tilskud til afdelingerne. Endelig rente på mellemregningen: Den endelig beregning viser, at afdelingerne skal have 2,78 %. I 2017 har der været renteudgifter mv. på kr. 2.327.984 samt renteindtægter mv. på kr. 33.838.506. Det betyder at der samlet skal udbetales kr. 31.510.521 i rente til boligafdelingernes mellemregning samt boligorganisationens egenkapital fratrukket den bundne del. Forrentning af egenkapitalen: Årets resultat: Tilskud til afdelingerne: Egenkapitalen forrentes med 2,78 %. Boligorganisationen har kr. 404.024.266 som skal forrentes det giver en rente på kr. 11.230.286. Dette beløb vil ikke kunne ses i regnskabet, men indgår i resultatet som boligorganisationen har i 2017. Vi forventer at boligorganisationen får et overskud på ca. 10,3 millioner. 0 kr. pr. bolig. Bonusrente på 0,00 % (svarende til kr. 0)
18.01 7 9. Nyt fra administrationen Anders Rønnebro orienterede: Sekretariatet Ny sekretariatsleder Vivi Hofsted ansat pr. 1.1.2018. Afd. 12 Retssag udsat til 1. maj 2018. 10. Eventuelt Der var intet nyt Næste møde i bestyrelsen er den 6. februar 2018 Peter Kragballe Referent