Udbudsstrategi for valgperioden 2010-2013 i Norddjurs Kommune Kommunalbestyrelsen har udarbejdet en udbudsstrategi, der blandt andet indeholder en oversigt over hvilke driftsområder, hvor det overvejes at anvende udbud i valgperioden 2010-2013. Det fremgår af 62 i kommunestyrelsesloven og den tilhørende vejledning, at udbudsstrategien skal indeholde: en oversigt over de områder som kommunalbestyrelsen påtænker at udbyde i valgperioden en angivelse af kommunalbestyrelsens mål for konkurrenceudsættelse, herunder særligt udbudsegnede opgaver en beskrivelse af de initiativer, der vil blive taget i anvendelse for at nå kommunalbestyrelsens mål for øget konkurrenceudsættelse. Udbudsstrategien afløser den nuværende servicestrategi og udbudspolitik, og der er således ikke længere et krav om, at kommunen skal have en udbudspolitik. Kommunalbestyrelsen har dog valgt, at samle alle relevante hensigtserklæringer vedrørende udbudsforretninger i udbudsstrategien, og derfor er den gældende udbudspolitik for Norddjurs Kommune indarbejdet i udbudsstrategien. Udbudspolitikken skaber en god gennemsigtighed overfor såvel borgere og medarbejdere som potentielle leverandører. Samtidig sikres det, at der er fokus på området. Udbudspolitik (Vedtaget af Kommunalbestyrelsen i 2007 som en del af servicestrategien) I en tid med øget behov og ændrede vilkår for de offentlige opgavers varetagelse skal Norddjurs Kommune hele tiden sikre sig, at opgaverne løses bedst muligt under de til enhver tid værende økonomiske rammer. Det kræver en fortsat udvikling og tilpasning. Norddjurs Kommune har det fulde ansvar for løsningen af kommunens opgaver uanset om opgavevaretagelsen sker ved egne medarbejdere eller ved udlicitering. I Norddjurs Kommune vurderes udviklingen nøje. Er der oplagte muligheder for at overlade driften af kommunens virksomhed til en ekstern leverandør undersøges dette konkret. Det bør nævnes, at udlicitering ikke er et mål i sig selv. Målet er den størst mulige nytte af de økonomiske ressourcer på både kort og lang sigt, og konkurrencen via udbud af opgaver kan være et af midlerne til at nå dette. Ved udbud vil kommunalbestyrelsen lægge følgende generelle regler / principper til grund: Personalepolitik. Ved gennemførelsen af udbud og udlicitering skal ledelsen på alle niveauer sikre, at den nødvendige og relevante information gives så tidligt som muligt til medarbejdere. Medindflydelses- og medbestemmelsesaftalen i Norddjurs Kommune lægges til grund.
Lovgivningen om virksomhedsoverdragelse regulerer de situationer, hvor en opgave går fra en offentlig myndighed over til en privat virksomhed. Der er i lovgivningen givet regler om personalets retsstilling i forbindelse med virksomhedsoverdragelse. Disse regler indebærer, at den private virksomhed umiddelbart indtræder i de rettigheder og forpligtigelser, der bestod på overdragelsestidspunktet i henhold til de kollektive overenskomster og aftaler m.v. Det sociale ansvar / Sociale klausuler. Norddjurs Kommune kan i forbindelse med udbud stille krav om, at den kommende leverandør varetager de samme sociale forpligtelser, som Norddjurs Kommune har på de respektive områder. Det kan eksempelvis være elevuddannelse, aktivering, fleks- og skånejob, integration, revalidering og jobtræning. Arbejdsmarkedsklausuler (Vedtaget af Kommunalbestyrelsen februar 2010) Ved udbud af bygge- og anlægsopgaver og ved udbud af tjenesteydelser i Norddjurs Kommune, skal der altid være en klausul om at danske overenskomstforhold skal følges. Offentlighed. I Norddjurs Kommune lægges der vægt på åbenhed og indsigt overfor borgerne og offentligheden. Dette gælder også udbudsforretninger. Der kan dog undtages fra aktindsigt, når det er af væsentlig økonomisk betydning for den person eller virksomhed, oplysningen angår. I tvivlstilfælde indhentes der en udtalelse fra den, hvis interesse kan være til hinder for, at begæringen om aktindsigt imødekommes. Udbudsregler. Såfremt kommunalbestyrelsen træffer beslutning om gennemførelsen af udbud, foretages dette i overensstemmelse med principperne i statens udbudscirkulære. Norddjurs Kommune har desuden udarbejdet lokale retningslinjer, der er strammere en statens. Der henvises til der særskilte dokument vedrørende retningsliner for udbud af rådgivningsopgaver samt bygge- og anlægsopgaver. Udfærdigelse af udbudsmaterialet. Udbudsmaterialet skal indeholde en fyldestgørende specifikation af den udbudte opgave, herunder kvalitetsniveau og serviceniveau der skal være på området fremover. I det følgende oplistes forhold, som typisk skal indgå i udbudsmaterialets specifikationer (oplistningen er ikke udtømmende): Omfanget og afgrænsningen af den tilbudte opgave. Tekniske, kontraktmæssige, kvalitets- og kvantitetsmæssige krav, servicekrav, personalepolitiske krav og arbejdsmiljømæssige krav. Oplysninger om, hvorvidt Norddjurs Kommune selv byder på opgaven. Kontraktperiodens længde. Opfølgningskrav og udviklingskrav. Kriterier, som Norddjurs Kommune vil lægge vægt på ved udvælgelse af såvel leverandør som ydelse. Forhold omkring virksomhedsoverdragelse. Krav om oplysninger om leverandørens økonomiske forhold. Generelle krav i forbindelse med frit leverandørvalg.
Tidsfrister for afgivelse af bud. Orientering om de principper, der vil blive anvendt, når eksterne tilbud sammenlignes og når der sammenlignes med eget bud / kontrolbud. Procedurer for opfølgning af kvalitet og aktivitet. Udbudsmaterialet skal desuden være så grundigt gennemarbejdet og specificeret så nøje, at udbudsmaterialet og tilbuddet som helhed skal kunne udgøre den endelige kontrakt. Mangler der væsentlige ting i udbudsmaterialet, eller ønsker Norddjurs Kommune at lave væsentlige ændringer, vil konsekvensen være, at der skal udbydes på ny. Kvalitetsopfølgning Norddjurs Kommune ønsker en løbende og konstruktiv dialog med leverandører. For at sikre et godt grundlag for dialog, skal kravspecifikationerne angive hvilken kvalitetsopfølgnings- og kontrolmetode og konkrete redskaber, der skal anvendes og med hvilken frekvens. Redskaberne til kontrol kan bl.a. være følgende: Stikprøver Besigtigelse/faglige vurderinger Brugerundersøgelser Behandling af klager Ekstern konsulentbistand Fælles kontrol Etablering af brugergrupper eller styregrupper med repræsentation fra både leverandør og kommune Egenkontrol hos leverandør Registrerings- og opfølgningsprocedurer Stikprøver Brugerundersøgelser Behandling af klager Udbudsstrategi Norddjurs Kommune vil løbende overveje hvilke områder, hvor udbud/ konkurrenceudsættelse kan give en billigere eller bedre opgaveløsning. Norddjurs Kommune sender på nuværende tidspunkt flere driftsopgaver i udbud, som eksempel kan nævnes rådgivningsopgaver vedrørende anlæg. Sådanne opgaver sendes i vidt omfang i udbud hos eksterne leverandører, i stedet for at der ansættes kommunalt personale til at løse disse opgaver. I budget 2011-2014 har Norddjurs Kommune på områderne løn, IT, og bogholderi valgt at undersøge mulighederne for at indgå samarbejde med andre kommuner frem for ud-
bud. I budgettet er også vedtaget en indlicitering af Entrepenørgården, her forventes en øget konkurrenceudsættelse af driftsopgaver på vej og park området. I den kommende periode vurderes ligeledes muligheder for, at indgå i samarbejde med private leverandører på udførelse, finansiering og drift af kommunale opgaver, de såkaldte OPP-projekter (Offentlig-Privat-Partnerskab). De område som i første omgang skal vurderes er bygningsvedligeholdelse, vejvedligeholdelse og vejbelysning. Norddjurs Kommunen har en geografisk udfordring i forhold til udbud, både som udkantskommune, og pga. lange afstande fra øst til vest i kommunen. Disse forhold har betydning for de muligheder som Norddjurs Kommune har ved udbud af kommunale opgaver. Der har i en årrække været en udfordringsret for private, men kommunen er endnu ikke blevet udfordret. På frit-valgsområdet er der også kun ganske få private leverandører, der har søgt om at blive godkendt. Alligevel er der en lang række kommunale driftsopgaver, hvor Norddjurs Kommune skønner at det hensigtsmæssigt at undersøge mulighederne for udbud eller at gennemføre udbud inden for de kommende år. I nedenstående oversigt er oplistet de driftsopgaver, der påtænkes udbudt / markedsprøvet i 2011-2013, samt de opgaver, der har været i udbud / markedsprøvet i 2010. Udover de opgaver, der fremgår af nedenstående oversigt, har kommunen en lang række vare- og tjenesteydelser, og anlægsopgaver, der allerede sendes i udbud. Vedlagt som bilag, ses en liste over de vare- og tjenesteydelser, der har været i udbud i perioden 2007-2010. Oversigt over udbudsopgaver Opgaver der påtænkes udbudt / markedsprøvet i funktionsperioden, eller som allerede er udbudt. Udbudsår Forventet effekt / økonomisk potentiale Bemærkninger Redningsberedskab Udbud i 2010 Ydelser park og vej* 6 % Adm. af lejemål Ydelser park og vej* 6 % Færgefart Kørsel herunder: 2011 2012 2013 Grenå-Anholt Færge. Al kørsel i kommunen skal optimeres og evt. via udbud og / eller intern koordination på tværs af områderne. Kørsel af børn til specialskoler* Kørsel handicap, og sygekørsel x x x 10% Bus- og taxakørsel til specialskoler. Indsatsområde i budget 2011-2014. Bus og taxikørsel undersøge mulighederne for at konkurrenceudsætte området
Kollektiv trafik / telebuskørsel Varetages af Midttrafik og området udbydes derfor hver år. Aktiveringsprojekter X Sprogundervisning Udbud i 2010 Praktisk hjælp og personlig pleje Ingen (frit valg) Levering af mad (frit valg) Ingen Revision* Ingen Udbud i 2010 Bank* x Ingen Udbud i 2007, benyttelse af option for 2011, derfor først udbud i 2012. Rengøring* Den enkelte aftaleenhed afgør om rengøringsopgaven skal i udbud IT programmer* x x x Udbud sker i prioriteret rækkefølge (behandlet i økonomiudvalget 28/9-10): 1. i fællesskab med andre kommuner evt. via KOMBIT. 2. ved benyttelse af SKI-rammeaftaler. 3. via egne udbud. Af praktiske hensyn foretages der ikke udbud af samtlige programmer i samme år. Løn & bogholderi 1% Samarbejde med andre kommuner undersøges. IT-drift og support 1% Samarbejde med andre kommuner undersøges Adm. vedr. miljøbeskyttelser 5 % Bygningsvedligehold Vejvedligehold Vejbelysning Undersøge muligheder for samarbejde med private leverandører (OPP partnerskaber offentlig private partnerskaber) om vedligehold/renovering og efterfølgende drift af systemerne. Noter: Særlige udbudsegnede opgaver er markeret med * - vurderingen er foretaget på baggrund af en analyse foretaget af Rambøll Management i 2008 og Dansk Byggeri. Initiativer til at nå opnå en øget konkurrenceudsættelse Norddjurs kommune har en central indkøbsfunktion, der fungerer som konsulent ved udbudsforretninger på varekøb og tjenesteydelser. Rådgivning vedrørende øvrige udbudsforretninger varetages af direktørområderne. Der inddrages også eksterne konsulenter i forbindelse med udbud, når det skønnes nødvendigt. For at opnå en ensartet gennemførelse af udbud i Norddjurs Kommune er der udarbejdet særskilte retningslinjer, der skal sikre dette.