GUIDE TIL PLANETS BRUGERADMINISTRATION Side 1 af 17
INDHOLD Introduktion 3 Log ind 3 Overblik 5 Søg efter bruger 6 Hovedgruppen og adgang til moduler 6 Opret gruppe 8 Opret bruger 8 Rediger bruger 11 Flyt bruger 12 Rediger relation 12 Log ud 14 Introduktion til administration af brugere 15 Rollen Administrator 15 Rollen Koordinator 15 Roller og rettigheder 15 Introduktion til rollerne i PlaNet 16 Rollen Bruger 16 Rollen Planlægger 16 Rollen Supervisor 16 Brugerroller og relationer 17 Side 2 af 17
INTRODUKTION Guiden hjælper dig i gang med at anvende PlaNets brugeradministration. Brugeradministrationen er udviklet til PC/Mac og skal åbnes i browseren Google Chrome. LOG IND Start med at åbne linket: https://planet.arosii.com/admin i Google Chrome. Dialogen Authentication Required kommer frem på skærmen se Screenshot 1. Her skal du indtaste dit brugernavn og kodeord. Screenshot 1: I eksemplet her er brugernavnet testgruppeadmin@arosii.dk Side 3 af 17
Herefter åbnes brugeradministrationen: Screenshot 2: PlaNets Brugeradministration Side 4 af 17
OVERBLIK Dette afsnit giver et hurtigt overblik over funktionerne i brugeradministrationen. Screenshot 3: Brugeradministrationen med markering af de vigtigste elementer med rødt. Her er gruppen BM-testgruppe åben. A. Under overskriften Grupper vises de grupper du har adgang til at administrere. Den valgte gruppe er markeret med en hvid kant i venstre side. På Screenshot 3 er gruppen BM-testgruppe valgt. B. Når der er sat flueben i Vis brugere i undergrupper listes alle brugere fra gruppen du står på og alle grupper under denne i alfabetisk rækkefølge. C. Viser hvilke roller brugeren har fået tildelt. På Screenshot 3 har Dorthe Nielsen rollene Bruger og Planlægger. Dvs. at hun er en bruger som kan planlægge for sig selv. D. Ikonet viser at brugeren har en relation til en anden bruger. Ikonet vises med + antal brugere der er en relation til, som ikke kan ses på skærmen. Ønsker man at se alle personer som Side 5 af 17
brugeren har en relation ti,l skal man klikke på knappen Rediger relationer. E. Viser de funktioner du har adgang til i brugeradministrationen. Opret gruppe, Rediger gruppe, Opret bruger, Rediger bruger og Rediger relationer. SØG EFTER BRUGER På Screenshot 3 er søgefunktionen i PlaNets brugeradministrationen markeret med F. Når du indtaster et søgeord og trykker på tasten Enter på dit tastatur, søges der automatisk efter brugere som matcher dine søgekriterier, i den folder du har åben. Ønsker du også at søge i undergrupper, skal du sætte flueben i Vis brugere i undergruppe, markeret med B på Screenshot 3. Tryk på knappen Ryd, hvis du vil foretage en ny søgning. Tips til søgning : Indtast kun en del af brugerens navn eller del af mail-adresse, da søgningen opfatter hvert punktum og @ som adskillelse af ord. Det betyder, at man søger efter flere ord og derfor kan få mange søgeresultater tilbage. HOVEDGRUPPEN OG ADGANG TIL MODULER Hovedgruppen, som i eksemplet her er BM testgruppe, er placeret øverst i hierarkiet. Ved at klikke på Rediger gruppe vises dialogen Rediger gruppe. På dialogen Screenshot 4 kan du se hvilke moduler i PlaNet BM testgruppen brugere som standard har adgang til. BM-testgruppe har som standard adgang til modulet Planlægning og Kontakt. Modulet Mestring med symbolet kan der købes adgang til. Screenshot 4: BM-testgruppe har som standard adgang til modulet Planlægning og Kontakt. Modul-indstillingen for hovedgruppen nedarves til dennes undergrupper. Dvs. at BM-testgruppes undergruppe Strikkegruppe også som standard har adgang til Planlægning og kontakt. Nedarvede rettigheder vises med. Side 6 af 17
Screenshot 5: Undergruppe med nedarvede rettigheder - vises med gråt flueben og tekst. Vælger du på gruppeniveau at fjerne adgang til moduler fx Kontakt vil dette blive vist med igennem på alle brugere i gruppen og dennes undergrupper. Se Screenshot 6. og slå Screenshot 6: Modulet Kontakt her slået fra for gruppen Strikkegruppen. Valgboks med kryds og tekst bliver rød. Bemærk, at fravalg af moduler sat direkte på brugere ikke bliver påvirket af ændringer på gruppeniveau. Symbolerne betyder: Modulet er slået til på øverste gruppeniveau. Modulet er nedarvet fra gruppeniveau. Modulet er slået fra på gruppe- eller brugerniveau. Modulet kan tilkøbes. Side 7 af 17
OPRET GRUPPE Klik på knappen Opret gruppe dialogen Opret gruppe popper op. Se Screenshot 7. Screenshot 7: Indtast det ønskede navn på gruppen i dialogen. REDIGER GRUPPE Vælg gruppen du ønsker at ændre - klik på knappen Rediger gruppe dialogen Rediger gruppe popper op. Se Screenshot 8. Screenshot 8: I dialogen kan du ændre navnet på gruppen, samt de moduler gruppens brugere har adgang til. Her kan modulet Mestring også slås til for gruppen. Her kan du vælge at skifte navnet på gruppen, samt ændre hvilke moduler du ønsker gruppens brugere skal have adgang til. Bemærk at et gråt flueben eller kryds betyder der ikke er valgt noget, og derfor gælder indstillingen for gruppen over. OPRET BRUGER Klik på knappen Opret bruger - dialogen Opret bruger popper op. Se Screenshot 9. Her har du mulighed for at vælge hvilke brugerroller og moduler brugeren skal have adgang til. Side 8 af 17
Screenshot 9: Dialogen Opret bruger hvor bl.a. brugerroller og adgang til moduler kan sættes. Side 9 af 17
Screenshot 10: Obligatoriske felter som skal udfyldes, er markeret med rød tekst. På Screenshot 10 kan du se hvilke felter det er obligatorisk at udfylde. Vi anbefaler at brugerens e-mailadresse anvendes som brugernavn, for at sikre at brugernavnet er unikt og til at huske. Grå ikoner ved moduler betyder at rettigheden fra gruppen bruges. Disse kan overstyres for den enkelte bruger efter ønske. Bemærk, at felterne Kundenr. og Udløbsdato ikke skal udfyldes. Udfyldes Udløbsdato for en bruger, vil brugeren fra den angivne dato ikke længere have adgang til PlaNet-appen. Side 10 af 17
REDIGER BRUGER Vælg brugeren du ønsker at redigere. På Screenshot 11 er brugeren Louise Andersen valgt. Screenshot 11: Brugeren Louise Andersen er valgt. Klik på knappen Rediger bruger dialogen se Screenshot 12 popper op. Screenshot 12: Her er det brugeren Louise Andersen som skal opdateres. Side 11 af 17
Her er det bl.a. muligt at deaktivere brugeren ved at fjerne fluebenet i feltet Aktiv, tildele roller, tildele moduler og ændre kodeord. Bemærk, at af sikkerhedsmæssige årsager er det ikke muligt at se eksisterende kodeord. Glemmer brugeren sit kodeord, er de nødt til at få et nyt. FLYT BRUGER Vælg brugeren som vist på Screenshot 11, side 11. Træk brugeren så langt til venstre på skærmen som muligt. Brugeren bliver gennemsigtig og du kan se en hvid markering som følger med når du flytter brugeren hen over en gruppe. Når den hvide markering er ud for den gruppe du ønsker at flytte brugeren til, slipper du brugeren. Brugeren vil nu være placeret i den valgte gruppe. REDIGER RELATION Vælg brugeren du ønsker at oprette eller redigere relationer for. Klik på knappen Rediger relationer dialogen se Screenshot 13 popper op. Side 12 af 17
Screenshot 13: Her skal relationer for brugeren Dorte Nielsen opdateres. A. Relationer Viser brugerens relationer til andre brugere i PlaNet. Det er her muligt at fjerne relationer ved at klikke på knappen Fjern og derefter klikke på OK knappen. B. Opret relationer Under overskrifterne Gruppe, Undergruppe og Andre grupper finder du de brugere som det er muligt at knytte en relation til. Er brugeren tildelt rollen Bruger som Dorte Nielsen i eksemplet her, vil alle med rollen Planlægger, som Dorte endnu ikke har en relation til, blive vist som mulige kandidater. Side 13 af 17
LOG UD Klik på knappen Log ud. Når du er logget ud, vil du stadig kunne se PlaNets brugeradministration i browseren, men du vil ikke kunne foretage handlinger før du logger ind igen. Se Screenshot 14. Screenshot 14: Brugeradministrationen vises i baggrunden efter Administratoren Nicolaj Mikkelsen er logget ud. Side 14 af 17
INTRODUKTION TIL ADMINISTRATION AF BRUGERE Administrationen af brugere kan håndteres på flere niveauer: Organisationsniveau hvor man administrerer alle brugere i organisationen. Her anvendes rollen Administrator Gruppeniveau - hvor man har ansvaret eller mulighed for at administrere brugerne i fx en afdeling eller et team. Til dette formål benyttes rollen Koordinator Begge roller er nærmere beskrevet i dette kapitel. ROLLEN ADMINISTRATOR Brugere der tildeles rollen Administrator: Har adgang til alle grupper under gruppen Administratoren er oprettet I. Kan oprette og redigere grupper Kan oprette, redigere og deaktivere brugere Kan tilføje og fjerne relationer mellem brugere Kan flytte brugere mellem grupper ROLLEN KOORDINATOR Brugere der tildeles rollen Koordinator kan lige nu det samme som Administrator. Se afsnittet Rollen Administrator. ROLLER OG RETTIGHEDER I Table 1 kan du få et overblik over roller og rettigheder i brugeradministrationen. Administrator/Koordinator: Grupper Brugere Relationer Opret X X X Rediger X X - Flyt - X - Deaktiver - X - Slet - - X Table 1: Roller og rettigheder i PlaNets Brugeradministration Side 15 af 17
INTRODUKTION TIL BRUGERROLLERNE I PLANET I PlaNet er der pt. tre roller, som en bruger kan tildeles: Bruger Planlægger Supervisor Brug af rollerne og relationer mellem rollerne er nærmere beskrevet i dette kapitel. ROLLEN BRUGER Brugere som tildeles rollen Bruger: Kan med modulet Planlægning o Se egen ugeplan o Se godkendte aktiviteter o Markere aktiviteter og huskelister som udført Kan med modulet Kontakt o Kommunikere med tilknyttede Planlæggere Kan med modulet Mestring o Administrere egne mål o Se egen progression for mål Bemærk at hvis en Bruger også tildeles rollen Planlægger, kan brugeren planlægge aktiviteter for sig selv. ROLLEN PLANLÆGGER Brugere der tildeles rollen Planlægger kan: Kan med modulet Planlægning o Oprette, redigere og slette aktiviteter for tilknyttede brugere med rollen Bruger Kan med modulet Kontakt o Kommunikere med Bruger og andre støttepersoner (Planlæggere) tilknyttet Brugeren o Kommunikere med brugere med rollen Supervisor Kan med modulet Mestring o Administrere mål for tilknyttede brugere med rollen Bruger o Se progression for mål for tilknyttede brugere med rollen Bruger ROLLEN SUPERVISOR Brugere med rollen Supervisor kan: Det samme som Planlæggere. Supervisor har implicit relation til alle brugere i gruppen. Side 16 af 17
Bemærk, at Supervisor skal placeres i den gruppen denne skal være Supervisor for og kan kun se brugerne i gruppen. BRUGERROLLER OG RELATIONER I Table 2 er det vist hvilke brugerroller der kan laves relationer mellem i PlaNet. Rolle Bruger Bruger/Planlægger Planlægger Supervisor Bruger Bruger/Planlægger X X Planlægger X X Supervisor Table 2: Brugerroller og relationer Side 17 af 17